Manual de Procedimientos de Administracion de Documentos PDF

MANUAL DE PROCESO PCGRA-RE-AD
NOMBRE DEL PROCESO:

ÁREA: ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
CONTENIDO: CONTROL DE CAMBIOS
MANUAL DE PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

APROBACIÓN DEL DOCUMENTO
Fecha: Firma:
Coordinador de Gestión
Diseño y/o modifico Candelaria Cantillo Junio de 2015
Documental
Fecha: Firma:
Coordinador de Gestión Junio de 2015
Revisó Diahann Palmer
Integral
Fecha: Firma:
Gerente Administrativo
Aprobó Ricardo Newball Junio de 2015
y Financiero
REVISIONES Y CAMBIOS AL DOCUMENTO

Fecha de la Revisión Cambio efectuado Solicitado por Firma
Se modifica la caracterización del proceso,

24 de Abril de 2014 incluyendo los numerales aplicables de la NTC
Integral
18001:2004
NOMBRE DEL PROCESO:

Se modifica la caracterización del proceso y los

indicadores teniendo en cuenta que se elimina el Coordinador de Gestión
10 de Junio de 2015
indicador relacionado con gestión de acciones Integral
generadas por auditoria.
Se realiza modificación y actualización de la

manera como se desarrolla en la actualidad las Coordinador de Gestión
25 de Enero de 2016
actividades de recepción y despacho en cuanto al Documental
sello de recibido y numerador de radicado.
NOMBRE DEL SUBPROCESO:
ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. DEFINICIONES
2.1. ADMINISTRACION DEL ARCHIVO

2.1.1. Documentos que deben archivarse
2.1.2. Documentos que no deben archivarse
2.2. CORRESPONDENCIA RECIBIDA
2.2.1 Correspondencia Personal.
2.2.2 Correspondencia General.
2.3 DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
2.3.1 Correspondencia Externa.
2.3.2 Correspondencia Interna.
2.4 ARCHIVO ACTIVO
2.5 ARCHIVO CENTRAL
2.6 ARCHIVO INACTIVO O HISTÓRICO
2.7 PAPELES FUNDAMENTALES
2.8 PAPELES IMPORTANTES
2.9 PAPELES ÚTILES
2.10 PAPELES NO ESENCIALES
2.11 PLANOTECA
2.12 IDENTIFICACIÓN
2.13 VALORACIÓN
CONTENIDO
2.14 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

2.15 PRODUCTORES DOCUMENTALES
3. SIMBOLOGIA
4. DIAGRAMA DE PROCESO
5. CARACTERIZACIÓN
6. CONFORMACIÓN DEL PROCESO
7. TABLA DE INDICADORES
8. ESTADISTICAS
9. RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
9.1 DOCUMENTOS
9.1.1 Flujograma de procedimiento
9.1.2 Descripción del procedimiento
9.2 FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO
9.2.1 Flujograma de procedimiento
9.2.2 Descripción del procedimiento
9.3 Documentos referenciados
9.3.1 Formatos de control
9.3.2 Otros documentos
10. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
10.1 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO

CONTENIDO
10.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

10.3 DOCUMENTOS REFERENCIADOS
10.3.2 Otros documentos
11. DEVOLUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

12. CONSULTA Y CONTROL DE DOCUMENTOS

CONTENIDO: DESCRIPCIÓN Y FLUJOGRAMA Página 1 de 9
1. INTRODUCCIÓN
Este manual contempla las normas y procedimientos para el recibo, tramitación, despacho y archivo de la correspondencia y
documentos de PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIÉLAGO S.A. E.S.P
2. DEFINICIONES
2.1. ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO
2.1.1. Documentos que deben Archivarse.

Los artículos 19 y 54 del Código de Comercio de Colombia ordenan que se debe guardar toda la vida de la empresa, lo siguiente:
Copiador de Correspondencia
Todos los documentos de Contabilidad, Libros, Comprobantes, etc.
Hojas de Vida del Personal.
2.1.2. Documentos que no deben Archivarse. Cartas remisorias que no impliquen valores (recibidas o despachadas)
Tarjetas sociales,
Tarifas que no estén vigentes
Cotizaciones vencidas
Acuso de recibo
Boletines inoficiosos
Colillas de chequeras
Folletos en general
Documentos que no requieran una acción ejecutiva
Nada que esté a lápiz, puesto que no tiene valor jurídico
Circulares
2.2. CORRESPONDENCIA RECIBIDA
 Toda correspondencia dirigida a PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIÉLAGO S.A. E.S.P. o al personal que constituye la
empresa.
2.2.1. Correspondencia Personal.

Se considera como tal, toda la que venga dirigida con nombre propio de persona y la que a criterio del encargado de la
correspondencia tenga carácter privado o personal.
2.2.2. Correspondencia General.

Se entiende por Correspondencia y Documentos Generales de PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIÉLAGO S.A. E.S.P., aparte
de los antes citados, las cartas laborales que presentan los trabajadores sobre licencias, permisos, vacaciones, traslados,
solicitudes de préstamo, ascensos y demás que vienen dirigidos a ella o a cualquiera de sus dependencias y son atendidos por el
encargado de la Oficina de Administración de Documentos y Archivo.
2.3. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA
 Se refiere a toda carta o documento que sea dirigida a personal externo o interno de la empresa.
2.3.1. Correspondencia Externa.

Se utiliza cuando la comunicación es dirigida a personas o entidades diferentes a PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIÉLAGO S.A.
E.S.P.
2.3.2. Correspondencia Interna.

Se utiliza para comunicaciones entre las dependencias de PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIÉLAGO S.A. E.S.P. para tratar
asuntos importantes de los cuales debe quedar constancia permanente en el Archivo Central, como comprobación o historia de la
Empresa.
2.4. ARCHIVO ACTIVO
 Archivos fácilmente accesibles que son reservados para los documentos que son consultados con frecuencia.
2.5. ARCHIVO CENTRAL
 Documentación cuya consulta es menor. Los archivos centrales se conservan dentro de carpetas diseñadas para esta
documentación y se colocan en sentido vertical en anaqueles que van identificados con el nombre del área a que pertenecen.
Dentro de estas carpetas los legajos van colocados en orden cronológico y cada uno lleva un índice detallado de su contenido.
2.6. ARCHIVO INACTIVO O HISTÓRICO
 Documentos han dejado de emplearse para fines administrativos o legales, pero si lo requieren deben conservarse como patrimonio
histórico o cultural.
2.7. PAPELES FUNDAMENTALES
 Aquellos esenciales para la existencia de PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIÉLAGO S.A. E.S.P. o irremplazables si desaparecen.
2.8. PAPELES IMPORTANTES
 Facilitan la rutina de la empresa y son reemplazables a alto costo.
2.9. PAPELES ÚTILES
 Son de utilidad temporal y se pueden reemplazar a mediano costo.
2.10. PAPELES NO ESENCIALES
 Material no útil para la empresa.
2.11. PLANOTECA
 Lugar donde se archivan planos.
2.12. IDENTIFICACIÓN
Permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis.
2.13. VALORACIÓN
Establecimiento de valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de la fases de archivo.
2.14. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Listados de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o recibidos éstos por una unidad administrativa en
cumplimiento de sus funciones) a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo.
2.15. PRODUCTORES DOCUMENTALES
Funcionaros que generan documentos dentro de la organización.

3. SIMBOLOGIA
SIMBOLOGÍA
TERMINAL
Indica el inicio y terminación de un procedimiento
OPERACIÓN / ACTIVIDAD.
Representa la acción operativa o acciones a realizar una actividad
relativa a un procedimiento.
DECISIÓN.
Indica un punto dentro del flujo en el que son posibles varios caminos
alternativos.
DOCUMENTO.
Representa cualquier tipo de documento que se utilice, genere, reciba o
salga de un procedimiento
DOCUMENTO CON VARIAS COPIAS.

Representa cualquier tipo de documento de se utilice, genere, reciba o
salga de un procedimiento en el cual el numero de estos indica el
numero de copias del mismo documento.
MULTIDOCUMENTO.
Representa varios tipos de documentos distintos adjuntados que se
utilicen, generen, reciban o salgan de un procedimiento.
PREPARACIÓN O CONECTOR DE PROCEDIMIENTO.
Indica la conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio
a fin para continuar con el descrito.
CONECTOR FUERA DE PAGINA.
Representa una conexión con otra pagina en la que continua el
diagrama de flujo.
CONECTOR DENTRO DE PAGINA.

representa la conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con
otra parte lejana del mismo.
SISTEMA INFORMÁTICO.
Indica el uso de un sistema informatico en el procedimiento.
FLUJO O DIRECCIÓN DE LAS ACTIVIDADES.

Conecta los símbolos indicando el orden o secuencia de las
actividades.
4. DIAGRAMA DE PROCESO
PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
RECEPCIÓN DE Coordinador de gestión documental

CORRESPONDENCIA
DESPACHO DE
Coordinador de gestión documental
CORRESPONDENCIA
DEVOLUCIÓN DE
Coordinador de gestión documental
CORRESPONDENCIA
CONSULTA Y CONTROL Coordinador de gestión documental

DE DOCUMENTOS
5. CARACTERIZACION
6. CONFORMACIÓN DEL PROCESO

Entradas Procedimiento Salidas
Documento externo Recepción de Correspondencia Entrega a la persona o

Matriz Ambiental PDGRA-RE-AD-RC área interesada
(Coordinador de gestión documental) Registro en sistema
)
Documento interno Despacho de Correspondencia Entrega a la persona o
Matriz Ambiental PDGRA-RE-AD-DC entidad interesada
(Coordinador de gestión documental) Registro en sistema
Documento no Devolución de Correspondencia Archivo o envío de la

entregado PDGRA-RE-AD-DV correspondencia
Matriz Ambiental (Coordinador de gestión documental)
Solicitud de documento Consulta y Control de Documentos Entrega y archivo de

PDGRA-RE-AD-CCD documento
(Coordinador de gestión documental)
7. TABLA DE INDICADORES
Nombre del Objetivo del Índice Unidades Meta Responsable Frecuencia de Frecuencia de Sentido
indicador indicador en que del calculo toma de datos Análisis
se
expresa
Oportunidad en Minimizar el Fecha y hora de la entrega de la correspondencia - Horas 12 horas Coordinador de Semanal Mensual Decreciente
la entrega de la tiempo de Fecha y hora de la recibo de la correspondencia gestión
correspondencia entrega de la documental
correspondencia
a cada una de
las
dependencias
de la empresa
8. ESTADISTICAS
 Número de cartas tramitadas mes.- año

 Número de cartas recibidas mes -año
 Nivel de correspondencia Tramitada
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PCGRA-RE-AD-RC
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO:
RECEPCION DE CORRESPONDENCIA
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.

Fecha: Firma:
Diseño y/o modifico Candelaria Cantillo Julio de 2013
Documental
Fecha: Firma:
Coordinador de Gestión Julio de 2013
Integral
Fecha: Firma:
Aprobó Ricardo Newball Julio de 2013
y Financiero

Se modifica el procedimiento incluyendo el envío
escaneado de la correspondencia a cada secretaria
para su agilización, además del sello de anulado en
Coordinador de Gestion
15/Noviembre de 2011 caso de correspondencia equivocada y anulación del
Documental.
radicado.
Se eliminan además varias actividades que no se
realizaban.
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PCGRA-RE-AD-RC

Se modifica el procedimiento, teniendo en cuenta que

los pasos a seguir no son los mismos, se ha modificado
04 de Julio de 2013 la manera como se llevaban a cabo, incluyendo el sello
Documental
de asignación, el escaneado de los documentos, el
paso a la gerencia general o a la gerencia encargada
MANUAL DE PROCEDIMIENTO PDGRA-RE-AD-RC
9. RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
9.1. DOCUMENTOS
9.1.1. Flujo grama de procedimiento
PUNTO DE PUNTO DE
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO RESPONSABLE
DESCRIPCIÓN CONTROL
INICIO
Recibo de Coordinador de
A
correspondencia Gestion Documental
¿Viene dirigida a
NO SI Proactiva Aguas del
Archipiélago S.A.
E.S.P.?
No se realiza la Coordinador de
B
recepción Gestion Documental
FIN
Radicado y f irma de Coordinador de

C
recibido Gestion Documental
Escaneado de los Coordinador de

D
documentos Gestion Documental
Ingreso al sistema de Diligenciamiento

Coordinador de
la correspondencia E de f ormato
Gestion Documental
recibida FGRA-RC-01
Colocacion del sello Coordinador de

F
de asignación Gestion Documental
Entrega a la Gerencia
General o Gerencia Coordinador de
G
Encargada para su Gestion Documental
revisión
Pagina 1 de 1
VERSION: 03 VIGENCIA: Julio de 2013

PUNTO DE PUNTO DE
Viene de pagina 1
Devolucion de
documentos a gestion
Gerencia General H
documental para su
asignación
NO SI
¿La clasificación es
correcta?
Corrección en el Coordinador de
I
sistema Gestion Documental
Impresión de "Listado Impresión de

Coordinador de
de correspondencia J formato "FGRA-
Gestion Documental
recibida" RC-01"
NO SI
Es urgente?
Colocacion del sello

K
de urgente
Envio de
Coordinador de
correspondencia L
Gestion Documental
escaneada y en fisico
Pagina 2 de 3

PUNTO DE PUNTO DE
Viene de pagina 2
NO SI ¿La correspondencia
si compete a esa
gerencia?
Devolución de la
documentación a la
Coordinador de
of icina de M
Gestion Documental
Administración de
Documentos
Corrección en el
Coordinador de
sistema y en la hoja N
Gestion Documental
de recibo
Entrega del
documento a la Coordinador de
O
Gerencia Gestion Documental
correspondiente
Diligenciamiento
Coordinador de
Firma de Control P de f ormato
Gestion Documental
FGRA-RC-01
NO SI ¿La correspondencia
requiere respuesta?
Pasa a procedimiento
Coordinador de
despacho de Q
Gestion Documental
correspondencia
Tramite de Secretaria de
R
Correspondencia Gerencia
FIN

9.1.2. Descripción del procedimiento
A. RECIBO DE LA CORRESPONDENCIA. La correspondencia dirigida a PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIÉLAGO S.A. E.S.P., y
recibida en Oficina de Administración de Documentos para ser capturado en la base de datos, se ordena para posterior conocimiento
de la Gerencia General ó Gerencia encargada y luego ser repartida a las diferentes dependencias o personas de acuerdo con el
horario y recorrido establecido así:
 Al medio día se ingresa al sistema la correspondencia recibida en la sede del LEDA entre las 8:00 a.m. y la 11:30 a.m.; la cual se
entrega en la oficina de administración de documentos ubicada en la sede administrativa quien entrega a la Gerencia General ó
Gerencia encargada para que sea revisada y una vez se recibe se inicia el proceso de repartición por dependencias.
 Al finalizar la tarde se ingresa al sistema la correspondencia recibida en la sede del LEDA entre las 2:00 p.m. y las 5.30 p.m.; la cual se
entrega en la oficina de administración de documentos ubicada en la sede administrativa quien entrega a la Gerencia General ó
Gerencia encargada para que sea revisada y una vez se recibe se inicia el proceso de repartición por dependencias.
 Por lo anterior, queda prohibido al personal de la Empresa recibir correspondencia que venga dirigida a la misma sin haber efectuado
el correspondiente trámite en la Oficina de Administración de Documentos. Se exceptúan las facturas que ingresan directamente por
Almacén, las resoluciones que se entregan directamente a la Gerencia General, donde se comienza su tramitación y después pasa
para registro a la Oficina de Administración de Documentos.
B. NO SE REALIZA LA RECEPCIÓN. En caso de que la correspondencia no venga dirigida a PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIÉLAGO
S.A. E.S.P., o a ningún integrante de la misma entidad, ésta no es recibida.

C. RADICADO Y FIRMA DE RECIBIDO. El coordinador de gestión documental asigna el sello de recibido y el número de radicado a la
correspondencia recibida y coloca su firma en el mismo. (ver figura 1).
D. ESCANEADO DE LOS DOCUMENTOS. Se escanean todos los documentos con sus anexos para posteriormente ser enviados a las
gerencias encargadas.
E. INGRESO AL SISTEMA DE LA CORRESPONDENCIA RECIBIDA. Si la correspondencia es urgente, ésta es descargada en el

sistema, inmediatamente ingresa a la empresa, para llevar control de dicha radicación, se diligencia la base de datos Control de Ingreso
de Correspondencia, registrando el formato FGRA-RC-01.
F. COLOCACION DEL SELLO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA (ASIGNACION). Una vez se ingresa la correspondencia al
sistema, el coordinador de gestión documental coloca un sello de asignación el cual tiene campos para registrar a quien se le asigna
dicho documento.
G. ENTREGA A LA GERENCIA GENERAL O GERENCIA ENCARGADA PARA SU REVISIÓN. La correspondencia, previa clasificación,
se le da traslado a la secretaria de gerencia general quien se encarga del paso directo de la misma a la Gerencia General en caso de
que exista una Gerencia encargada se le da paso directo desde gestión documental a dicha gerencia para su asignación.
H. DEVOLUCION DE DOCUMENTOS A GESTION DOCUMENTAL PARA SU ASIGNACIÓN. Una vez los documentos son asignados por
la gerencia general o por la gerencia encargada se devuelven a gestión documental para que distribuyan según lo establecido en el
sello de asignación. (ver figura 2).
I. CORRECCIÓN EN EL SISTEMA. En caso de encontrar errores en la clasificación de la correspondencia, se ingresa al sistema y se

elaboran las modificaciones respectivas.

J. IMPRESIÓN DE "DISTRIBUCIÓN DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA". Se imprime el formato “Listado de correspondencia

recibida” FGRA-RC-01, en donde se relaciona la correspondencia previamente clasificada.
K. COLOCACIÓN DEL SELLO DE URGENTE. Se le coloca el sello de urgente a la correspondencia anteriormente catalogada como
urgente (ver figura 3).
L. ENVIO DE CORRESPONDENCIA ESCANEADA Y EN FISICO. La correspondencia anteriormente escaneada se envía a la gerencia

encargada además se envían los documentos en físico.
M. DEVOLUCIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN A LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. Si se verifica que la

correspondencia no debe ser tratada en esa dependencia, ésta es devuelta a la Oficina de Administración de Documentos para su
posterior distribución a la Gerencia Correspondiente.
N. CORRECCIÓN EN EL SISTEMA Y EN LA HOJA DE RECIBIDO. Se corrige la modificación en el sistema y en la hoja de recibido.
O. ENTREGA DEL DOCUMENTO A LA GERENCIA CORRESPONDIENTE. Corregido el destino del documento, éste es entregado a la
Gerencia a la que le compete el asunto.
P. FIRMA DE CONTROL. Para mantener el control de la correspondencia ya distribuida se toma el recibido en el formato “ Listado de
correspondencia recibida” FGRA-RC-01
Q. PASA A PROCEDIMIENTO “DESPACHO DE CORRESPONDENCIA”. Si la correspondencia requiere respuesta, se inicia el

procedimiento “Despacho de Correspondencia”

R. TRÁMITE DE LA CORRESPONDENCIA. El Coordinador de Gestión Documental descargará diariamente la correspondencia que le

sea devuelta y mantendrá actualizada la base de datos con el objeto de que en cada punto de control pueda ser consultado el
Recordatorio de Correspondencia y se haga eficaz el proceso de tramite de la correspondencia recibida.

9.2. FACTURAS Y CUENTAS DE COBRO

9.2.1. Flujo grama de procedimiento
PUNTO DE PUNTO DE
INICIO
Ingreso de la Factura o Coordinador de Gestión

A
Cuenta de Cobro Documental
Colocación del sello de Coordinador de Gestión

B
recibido Documental
Radicación de la factura o Coordinador de Gestión

C
cuenta de cobro Documental
Ingreso de la Factura o Diligenciamiento

Cuenta de Cobro en el D del formato
Documental
sistema "FGRA-RC-04"
Impresión de "Informe de Impresión del
factura o cuenta de cobro E formato "FGRA-
Documental
recibido" RC-04"
Pasa la factura a compras F
Documental
Adjunta a la factura los Coordinador de

G
soportes necesarios Compras
Pasa a procedimiento "Egreso

Area de contabilidad H
pago a proveedores"
FIN

9.2.2. Descripción del procedimiento
A. INGRESO DE LA FACTURA O CUENTA DE COBRO. El proveedor entrega la factura a la Oficina de Administración de Documentos
ubicado en el Barrio los almendros Manzana 9, Casa 12.
B. COLOCACIÓN DEL SELLO DE RECIBIDO. Si la factura o cuenta de cobro cumple las especificaciones exigidas, se le a ingreso
colocándole el sello de recibido, en el cual se especifica que se recibe pero ni implica aceptación para pago. (figura 1).
C. RADICACIÓN DE LA FACTURA O CUENTA DE COBRO. ingresada la factura o cuenta de cobro se coloca el sello de radicado en
lugar visible al frente y lado derecho, o al reverso al lado izquierdo, en la primera página de la factura o cuenta de cobro recibida para
registrar.
D. INGRESO DE LA FACTURA O CUENTA DE COBRO EN EL SISTEMA. El Coordinador de Gestión Documental lleva un registro único
para el control de facturas y cuentas de cobro que ingresan a la empresa por medio del formato “Registro de Facturas y Cuentas de
Cobro Recibidas” FGRA-RC-04 en la base de datos Control de Ingreso de Correspondencia.
S. IMPRESIÓN DE "INFORME DE FACTURA O CUENTA DE COBRO RECIBIDO". Se imprime el formato “informe de factura o cuenta
de cobro recibido” FGRA-RC-04.
E. PASA LA FACTURA A COMPRAS. Una vez recepcionadas y radicadas las facturas el Coordinador de Gestión Documental la pasa
directamente a la Coordinadora de compras para su debido trámite, quien debe firmar el recibido de las facturas o cuentas de cobro
entregadas.

F. ADJUNTA A LA FACTURA LOS SOPORTES NECESARIOS. El coordinador de compras se encarga de comunicarse con los
funcionarios que estén relacionados con las facturas recibidas para que estos le entreguen los soportes necesarios para empezar el
procedimiento de egreso-pago a proveedores.
G. PASA A PROCEDIMIENTO EGRESO – PAGO A PROVEEDORES. Luego de recibida la factura o cuenta de cobro, procede a efectuar
el procedimiento Pago a Proveedores.
9.3. POLITICAS GENERALES
En caso de que un documento no sea para PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIELAGO y haya sido recibido y radicado, se
debe poner el sello de anulado y se procede a eliminar la radicación del mismo.
9.4. Documentos referenciados
9.4.1. Formatos de control

 FGRA-RC-01: Listado de correspondencia recibida
 FGRA-RC-04: Informe de factura o cuenta de cobro recibido
9.4.2. Otros documentos
 Figura 1: Sello de Recibido
 Figura 2: Sello anulado
 Figura 3: Sello Urgente

 Figura 4: Numerador de radicado
 Figura 5: Sello de asignación

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PDGRA-RE-AD-DC
DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

Fecha: Firma:
Diseño y/o modifico Candelaria Cantillo Noviembre de 2011
Documental
Fecha: Firma:
Coordinador de Gestión Noviembre de 2011
Integral
Fecha: Firma:
Aprobó Ricardo Newball Noviembre de 2011
y Financiero

Se modifica la primera actividad teniendo en cuenta Coordinador de Gestion

21/ Noviembre de 2011
que no se utiliza copiador, únicamente original. Documental

10. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

10.1. FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO
PUNTO DE PUNTO DE
INICIO
Elaboración del documento Funcionario A
Coordinador de
Radicación del documento B
Gestión Documental
NO SI ¿La correspondencia es enviada

por courier?
Entrega del documento a la Coordinador de

C
empresa de envíos Gestión Documental
Recepcion de guia por parte de Coordinador de

D
la empresa de envios Gestión Documental
Coordinador de
Entrega al mensajero E
Gestión Documental
Devolucion de copia del

documento firmado por el Mensajero F
interesado
Coordinador de
Archivo de documentos G
Gestión Documental
FIN
VERSION: 02 VIGENCIA: Noviembre de 2011

10.2. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
A. ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO. El funcionario elabora el documento a enviar en papel con logotipo en letra ARIAL 12.
Para comunicación y correspondencia informal, los funcionarios de la Empresa utilizan el sistema Out Look, que trabaja bajo el
Windows.
Nota: En la elaboración de las comunicaciones generadas por las diferentes dependencias, se debe tener en cuenta que el nombre del
remitente y del destinatario debe ir de forma uniforme, y que la distribución de los espacios se debe realizar teniendo en cuenta el
contenido del oficio.
B. RADICACIÓN DEL DOCUMENTO. El funcionario radica el documento en la Oficina de Administración de documentos donde es
asignada la fecha y el número, el cual es colocado a continuación de los códigos de dependencia y asunto, este código es ascendente,
cronológico e inicia su consecutivo cada año, el cual es descargado en la base de datos Control de Ingreso y Despacho de
Correspondencia.
C. ENTREGA DEL DOCUMENTO A LA EMPRESA DE ENVÍOS. El Coordinador de Gestión Documental relaciona la correspondencia en
bitacora
D. RECEPCION DE GUIA POR PARTE DE LA EMPRESA DE ENVIOS. La empresa de envíos hace entrega de la guía al coordinador de
gestión documental como comprobante del despacho del envío.
E. ENTREGA AL MENSAJERO. Si el documento no es enviado por Courier, se le entrega al mensajero para que este lo lleve hasta la
persona externa interesada.

F. DEVOLUCION DE COPIA DEL DOCUMENTO FIRMADO POR EL INTERESADO. El mensajero devuelve el documento firmado por la
persona externa interesada en el documento, dejando así constancia de la entrega.
G. ARCHIVO DE DOCUMENTOS. El Coordinador de Gestión Documental archiva los documentos entregados por la empresa de Courier
o por el mensajero.
10.3. DOCUMENTOS REFERENCIADOS
 N/A
10.3.2. Otros documentos
 Anexo 1: Modelo de cartas

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PDGRA-RE-AD-DV
DEVOLUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

Fecha: Firma:
Diseño y/o modifico Candelaria Cantillo Marzo de 2011
Documental
Fecha: Firma:
Coordinador de Gestión Marzo de 2011
Integral
Fecha: Firma:
Aprobó Ricardo Newball Marzo de 2011
y Financiero

DEVOLUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

DEVOLUCION DE CORRESPONDENCIA
11. DEVOLUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

PUNTO DE PUNTO DE
INICIO
Entrega de la correspondencia
a la oficina de administracion Courie A
de documentos
Coordinador de
Verificacion de la direccion Gestión B
Documental
NO SI
¿La direccion es correcta?
Coordinador de
Informe al remitente que su
Gestión C
correspondencia fue devuelta
Documental
Coordinador de
Correcion de la direccion Gestión D
Documental
Envio nuevamente la
Courie E
correspondencia
FIN
A. ENTREGA DE LA CORRESPONDENCIA A LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. El Courrier después de entregar

la correspondencia devuelve a la Oficina de Administración de Documentos aquella que no pudo ser entregada.
VERSION: 01 VIGENCIA: Marzo de 2011

DEVOLUCION DE CORRESPONDENCIA
B. VERIFICACIÓN DE LA DIRECCIÓN. Se verifica la dirección a la cual fue enviada la correspondencia.
C. INFORME AL REMITENTE QUE SU CORRESPONDENCIA FUE DEVUELTA. El Administrador de Documentos informa al funcionario
remitente del documento, que éste fue devuelto.
D. CORRECCIÓN DE LA DIRECCIÓN. Si se verifica que la dirección está errada, se corrige y se le entrega nuevamente al courrier.
E. ENVÍO NUEVAMENTE DE LA CORRESPONDENCIA. El Courier envía nuevamente la correspondencia al destinatario.

N/A

MANUAL DE PROCEDIMIENTO PDGRA-RE-AD-CCD
CONSULTA Y CONTROL DE DOCUMENTOS
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

Fecha: Firma:
Diseño y/o modifico Candelaria Cantillo Marzo de 2011
Documental
Fecha: Firma:
Coordinador de Gestión Marzo de 2011
Integral
Fecha: Firma:
Aprobó Ricardo Newball Marzo de 2011
y Financiero


12. CONSULTA Y CONTROL DE DOCUMENTOS


A. SOLICITUD DE CONSULTA DE DOCUMENTOS. El funcionario solicita la consulta de documentos, el archivo sólo puede ser
consultado por el personal de PROACTIVA AGUAS DEL ARCHIPIÉLAGO S.A. E.S.P. y por funcionarios de la misma área.
B. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL JEFE DE DEPENDENCIA. Cuando un funcionario requiere consultar un documento de una
dependencia distinta a la suya, el Coordinador de Gestión Documental solicitará la autorización para sacar la fotocopia con el visto
bueno del jefe de área o secretaria y lo entrega a la persona solicitante. Lo cual no se puede evidenciar en la oficina de Administración
de Documentos debido a que dichas copias se las lleva la persona que las solicitó. El personal de Administración de Documentos tiene
la debida discreción en su manejo y evita colocar documentos en lugares en donde puedan ser leídos por personas ajenas a la empresa
o por quien no está autorizado para consultarlos.
C. DILIGENCIAMIENTO DE “AFUERA”. Para efectuar las consultas al Archivo de Gestión y Central el Administrador de Documentos
diligencia la respectiva tarjeta de “AFUERA” FGRA-CCD-01 y lleva un control sobre los documentos prestados. El responsable del
archivo no presta por ningún motivo y sin excepción, legajos o documentos sin que el interesado haya firmado previamente la tarjeta de
AFUERA. La única manera de tener el archivo actualizado y funcionando con plena responsabilidad y control, es manejando los
documentos cuidadosamente ya que ellos conforman el patrimonio de la empresa.
D. REEMPLAZO DEL DOCUMENTO POR LA TARJETA AFUERA. El documento o legajo retirado del archivo es reemplazado por la
Tarjeta de “AFUERA' ó por una ficha que señale que el documento ó legajo se encuentra prestado, hasta su devolución. De esta forma
se mantiene actualizado el archivo aún cuando los documentos estén en poder de otras personas.
E. ENTREGA DE COPIA DE DOCUMENTO. Si el funcionario requiere copia del documento el Coordinador de Gestión Documental le
entrega un ejemplar.

F. DEVOLUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS A LA OFICINA DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS. Luego de consultados los

documentos se devuelven a la oficina de Administración de Documentos.
G. REEMPLAZO (EN EL ARCHIVO) DE LA TARJETA AFUERA POR LOS DOCUMENTOS. Sin excepción, toda información, ingreso o
retiro de documentos debe hacerse por conducto del encargado de su manejo; las comunicaciones que están pendientes o en consulta
son colocadas inmediatamente en su lugar respectivo.
Nota: Para el control de los documentos consultados y los existentes en administración de documentos, es necesario que cuando se
entregue legajo y/o documento para custodia en esta área, el responsable de estos remita el formato FGRA-CCD-02, el cual es usado para
hacer transferencia documental del archivo activo al archivo central.
 FGRA-CCD-01: Tarjeta AFUERA
 FGRA-CCD-02: Transferencia documental

MANUAL DE PROCESOS PDGRA-RE-AD
NOMBRE DEL SUBPROCES:

Firma:
Diseño y/o modifico Candelaria Cantillo
Documental
Firma:
Integral
Firma:
Gerente Administrativo y
Aprobó Ricardo Newball
Financiero


CONTENIDO: FORMATOS Y ANEXOS
FGRA-RC-01: Listado de correspondencia recibida

FGRA-RC-04: INFORME DE FACTURA Y CUENTAS DE COBRO RECIBIDO

FGRA-DC-01: INFORME DE CORRESPONDENCIA DESPACHADA

FGRA-DV-01: Listado de correspondencia u oficios

FIGURA 1: Sello de recibido
FIGURA 2: Sello urgente
FIGURA 3: Sello anulado

FIGURA 4: Sello de radicado
FIGURA 5: Sello de Asignación

 FGRA-CCD-01: Tarjeta AFUERA
GERENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA CODIGO VERSION VIGENCIA

TARJETA AFUERA FGRA-CCD-01 2 Julio de 2013
Fecha Salida Descripcion del Doc/ o No. Radicado Estanteria No. Caja No. Carpeta Folios Nombre Responsable F Ingreso Firma Recibido
FGRA-CCD-02: Transferencia documental

C ANEXO 1
3 a 4 cm
MODELO CARTA
2 a 3 interlineas
Código dependencia- código asunto ( Consecutivo registrado por A.D.)

2 interlíneas
Al contestar citar:
2 interlíneas
Ciudad, (Fecha registrada por A.D)
4 a 6 interlíneas
Señor (a)
Nombre
Cargo
Entidad o Empresa
Dirección
Ciudad
2 interlÍneas
Asunto: Solicitud 2 a 3 cm
3 a 4 cm
2 interlÍneas
Línea de saludo
3 interlíneas
Contenido, teniendo en cuenta buena redacción y ortografía.
2 interlíneas
Línea de despedida ,
4 a 6 interlíneas
Nombres y apellidos del remitente

Cargo.
2 interlíneas
Anexo: Cuatro (seis hojas)
2 interlineas
Copia: Código de la dependencia, persona o entidad a quien se le envía copia
Nombre de quien proyecto.
2 a 3 cm

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MANUAL DE PROCESO PCGRA-RE-AD

NOMBRE DEL PROCESO:

MANUAL DE PROCESO DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS

REVISIONES Y CAMBIOS AL DOCUMENTO

Se modifica la caracterización del proceso,

REVISIONES Y CAMBIOS AL DOCUMENTO

Se modifica la caracterización del proceso y los

Se realiza modificación y actualización de la

2.1. ADMINISTRACION DEL ARCHIVO

2.14 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

6. CONFORMACIÓN DEL PROCESO

10. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

10.1 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO

10.2 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

11. DEVOLUCIÓN DE CORRESPONDENCIA

11.1 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO

12. CONSULTA Y CONTROL DE DOCUMENTOS

12.1 FLUJOGRAMA DE PROCEDIMIENTO

2.1. ADMINISTRACIÓN DEL ARCHIVO

2.1.1. Documentos que deben Archivarse.

2.2. CORRESPONDENCIA RECIBIDA

2.2.1. Correspondencia Personal.

2.2.2. Correspondencia General.

2.3. DESPACHO DE CORRESPONDENCIA

2.3.1. Correspondencia Externa.

2.3.2. Correspondencia Interna.

2.4. ARCHIVO ACTIVO

2.5. ARCHIVO CENTRAL

2.6. ARCHIVO INACTIVO O HISTÓRICO

2.7. PAPELES FUNDAMENTALES

2.8. PAPELES IMPORTANTES

 Facilitan la rutina de la empresa y son reemplazables a alto costo.

2.9. PAPELES ÚTILES

 Son de utilidad temporal y se pueden reemplazar a mediano costo.

2.10. PAPELES NO ESENCIALES

 Material no útil para la empresa.

 Lugar donde se archivan planos.

Permite reconocer la procedencia, caracterizar y describir la documentación motivo de análisis.

Establecimiento de valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de la fases de archivo.

2.14. TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

2.15. PRODUCTORES DOCUMENTALES

Funcionaros que generan documentos dentro de la organización.

DOCUMENTO CON VARIAS COPIAS.

CONECTOR DENTRO DE PAGINA.

FLUJO O DIRECCIÓN DE LAS ACTIVIDADES.

RECEPCIÓN DE Coordinador de gestión documental

CONSULTA Y CONTROL Coordinador de gestión documental

6. CONFORMACIÓN DEL PROCESO

Documento externo Recepción de Correspondencia Entrega a la persona o

Documento no Devolución de Correspondencia Archivo o envío de la

Solicitud de documento Consulta y Control de Documentos Entrega y archivo de

 Número de cartas tramitadas mes.- año

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS.

REVISIONES Y CAMBIOS AL DOCUMENTO

REVISIONES Y CAMBIOS AL DOCUMENTO

Se modifica el procedimiento, teniendo en cuenta que

Radicado y f irma de Coordinador de

Escaneado de los Coordinador de

Ingreso al sistema de Diligenciamiento

Colocacion del sello Coordinador de

VERSION: 03 VIGENCIA: Julio de 2013

Impresión de "Listado Impresión de

Colocacion del sello