PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE

21-04-2014/V1
PERSONAL

PROCEDIMIENTO
PARA LA SELECCIÓN DE PERSONAL

REGISTRO DE CAMBIOS

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VIGENCIA/ VERSIÓN NUMERAL DESCRIPCION U ORIGEN DEL CAMBIO
No.

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PERSONAL

1. OBJETIVO
Determinar de manera precisa los pasos a seguir para la selección de personal
administrativo de la institución con el fin de garantizar la escogencia de personal idóneo
y competente.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para todos los procesos de selección de personal
administrativo que se lleven a cabo en la institución.

3. RESPONSABLE
El Director de Gestión Humana y el Coordinador de Vinculación, seguimiento y
evaluación son los responsables cumplir, hacer cumplir y mantener actualizado este
procedimiento.

4. DEFINICIONES:

4.1 Candidato: Persona aspirante a ocupar un cargo.

4.2 Perfil de Cargo: Condiciones específicas que debe cumplir una persona para
ocupar un cargo, en cuanto a educación, formación, experiencia y habilidades.

4.3 Pruebas psicotécnicas: Cuestionarios diseñados para reflejar el nivel de las

aptitudes específicas y las capacidades de un candidato, como los rasgos de su
personalidad, intereses, o valores personales, de una manera objetiva.

4.4 Encargo: Movilidad laboral que tiene por objeto asignar a un empleado, de la
institución, las funciones y responsabilidades de un cargo diferente al que desempeña;
por un lapso de tiempo determinado, sin desprenderse de las funciones de su propio
cargo.

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4.5 Traslado de Personal: Movilidad laboral que tiene por objeto asignar a un
empleado las funciones y responsabilidades de un cargo diferente al que ocupa, de
manera permanente.

5. POLITICAS:

5.1 Anualmente, la Junta Directiva de la institución, aprobará la Planta de Personal, para el

año siguiente.

5.2 Las solicitudes de creación de cargos nuevos, las realizará la Rectora, a la Junta
Directiva de la institución. La solicitud de cargos nuevos debe estar acompañada por el
“Manual del funciones” respectivo.

5.3 No se iniciará proceso de selección para proveer cargos que no estén creados y
aprobados por la Junta Directiva de CECAR.

5.4 Previo proceso de selección, la Rectora tendrá la potestad de autorizar la contratación

de personal hasta por dos meses, para llenar vacantes o para para suplir necesidades
de supernumerarios de acuerdo a la necesidad del servicio.

5.5 La Rectora tendrá la potestad para realizar encargos a empleados internos, sin
desprenderse de las funciones de su propio cargo, para desempeñar las funciones de
un cargo vacante, que por su naturaleza no pueda quedar acéfalo, mientras se realiza
el proceso de selección.

5.6 Cuando se pueda proveer un cargo con un empleado ya vinculado, después del
respectivo análisis de cumplimiento de los requisitos para ocupar el cargo, se procederá
a realizar el Traslado de personal, previa autorización de la Rectora.

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6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

6.1 Identificación de necesidades de provisión de cargos: Una vez aprobada la Planta

de personal, el Director de Gestión Humana identifica las necesidades de provisión de
cargos y establece la prioridad de contratación, de acuerdo a la naturaleza del cargo y
la necesidad del servicio.

6.2 Solicitud de inicio de procesos de selección: Una vez identificadas y definidas las
necesidades de provisión de cargos el Director de Gestión Humana a través de un
correo electrónico solicita al Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación,
iniciar los procesos de selección indicando los cargos, y tipo de contratación.

Nota1: Cuando se trata de cargos nuevos, el Coordinador de Vinculación, seguimiento

y evaluación, se asegura de contar con la aprobación de la creación del cargo por parte
de la Junta Directiva.

Nota 2: Cuando se trate de contrataciones por dos meses, el Coordinador de

Vinculación, seguimiento y evaluación, se asegura de contar con la aprobación de la
Rectora, para iniciar el proceso de selección.

6.3 Reclutamiento: El reclutamiento de hojas de vida se realiza teniendo en cuenta lo

siguiente:

6.3.1 Reclutamiento Interno: En primera instancia se toma en cuenta cubrir la vacante con
empleados ya vinculados, analizando las capacidades y méritos del personal y los
requerimientos del cargo. Cuando el cargo vacante no se pueda ocupar por un
empleado ya vinculado, se procede con el reclutamiento externo.

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6.3.2 Reclutamiento externo: El Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación,

revisa el banco de hojas de vida que reposan en la oficina de Gestión Humana, en
medio físico y digital.

Si no se obtiene el candidato deseado, procede a publicar la vacante en el portal de

empleos de la institución, en otras páginas de empleo, o en los diarios de mayor
circulación a nivel local y/o nacional, según sea necesario.

6.4 Análisis de las Hojas de Vida y Preselección: El Coordinador de Vinculación,

seguimiento y evaluación, analiza las hojas de vida que recibe para verificar el
cumplimiento del perfil del cargo en cuanto a educación, experiencia y formación.
Teniendo en cuenta esto, pre-selecciona de tres (3) a cinco (5) candidatos para que
participen en el proceso.

6.5 Entrevista Psicológica: El Coordinador de Vinculación Seguimiento y Evaluación

realiza la entrevista psicológica, aplicando un cuestionario prediseñado, para indagar
acerca de aspectos personales, corroborar los datos relacionados en la hoja de vida del
candidato y evaluar la competencia en el ingreso. En este proceso pueden identificarse
necesidades de formación. Esta información queda consignada en el “Formato de
entrevista/ identificación de competencias en la selección”

6.6 Aplicación de pruebas psicotécnicas y técnicas: Se realizan pruebas psicotécnicas

de personalidad, y las demás pruebas técnicas, que sean necesarias para identificar las
competencias actuales y potenciales de los candidatos. La aplicación de pruebas
psicotécnicas la realiza el Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación, con el
apoyo del laboratorio de Psicometría de la institución.

6.7 Entrevista con el Jefe Inmediato: El Jefe inmediato realiza una entrevista técnica en
la que indaga sobre las características y competencias específicas necesarias para
desempeñar el cargo. El entrevistador se comunica telefónicamente o envía un correo

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electrónico al Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación para dar a conocer

su concepto de los entrevistados, incluyendo las necesidades de formación detectadas.

6.8 Análisis de Resultados y decisión: Con la información obtenida en el proceso, para

los candidatos preseleccionados, el Coordinador de Vinculación, seguimiento y
evaluación, se reúne con el Director de Gestión Humana, le hace una retroalimentación
sobre todas las etapas surtidas del proceso, y sus resultados de tal manera que se
facilite la toma de decisión para la escogencia del candidato a ocupar la vacante.

6.9 Informe de Selección: Una vez se toma la decisión del candidato seleccionado, el
Coordinador de Vinculación, seguimiento y evaluación elabora un “Informe de
Selección” en el que se plasman los resultados del proceso, para la presentación del
candidato a la Junta Directiva.

6.10 Presentación a la Junta Directiva: El “Informe de Selección” del seleccionado

junto con su hoja de vida y sus soportes, son presentados por la Rectora, a la Junta
Directiva para la aprobación de la contratación.

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
N/A

8. REGISTROS
 Hojas de Vida con soportes
 Informe de Selección

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Elaborado por Aprobado por

Nombre José Javier Buelvas González Piedad Martínez Carazo

Cargo Director de Gestión Humana Rectora

Firma Original Firmado Original Firmado

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