Formulario de Requerimientos

Sistema BCG

Santiago, junio del 2019

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2. Historial de cambios y aprobación

HISTORIAL DE CAMBIOS Y APROBACIÓN

Fecha Responsable Cambios Aprobado por

10/07/2019 Daniel Esparza Versión inicial 1

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Contenido
2. Historial de cambios y aprobación .................................................................................................. 2
3. ANTECEDENTES ............................................................................................................................... 4
4. Abreviaturas y acrónimos................................................................................................................ 5
Ecenario actual .................................................................................................................................... 6
Costos Inventario ............................................................................................................................ 6
Ecenario actual ......................................................................................Error! Bookmark not defined.
Recaudación .................................................................................................................................... 7
Costos mensuales de mermas......................................................................................................... 7
Rrhh ................................................................................................................................................. 8
Asistencia Capacitación ................................................................................................................... 8
Carga de metas................................................................................................................................ 9
Certificado de inducción ................................................................................................................. 9
Comunicación ................................................................................................................................ 10
Intervenciones............................................................................................................................... 10
Visitas del mes ............................................................................................................................... 11
Requerimientos ................................................................................................................................. 12
Resultados gestionables local (RGL).............................................................................................. 12
Costos mermas .............................................................................................................................. 13
Costos Inventario .......................................................................................................................... 13
Recaudación .................................................................................................................................. 13
RRHH ............................................................................................................................................. 13
Asistencia Capacitación ................................................................................................................. 13

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3. ANTECEDENTES
El presente documento tiene por finalidad describir los requerimientos iniciales, para la
construcción del software BCG (bono cumplimiento gestión), el documento aclarar los
requerimientos y proceso entregados por gerencia para el desarrollo del software BCG.

Los módulos principales que se describirán en este documento son los siguientes:
 Resultados gestionables local (RGL)
 Costo dif Inventarios
 Recaudación
 Costo Mermas
 RRHH
 Asistencia a Capacitación

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4. Abreviaturas y acrónimos
 OK: Correcto
 KPI: Indicadores
 IVD: Informe venta diaria
 FTP: Transferencia de archivos
 FRC: Formulario reclamo cliente

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Ecenario actual
Realizaremos una breve descripción del proceso que participan en la obtención de
los parámetros que son necesarios para realizar el bono BCG que son Costos
Inventario, Recaudación, Costos mermas, Carga de asistencia bono BCG,
Rrhh, Carga de metas, Certificado de inducción, Comunicación,
Intervenciones, Visitas del mes.
En cada proceso se realiza una evaluación que retorna 1 resultado y en ocasiones 2
resultados, Con los números obtenidos podemos realizar el cálculo necesario para
obtener un porcentaje y con el porcentaje obtenido podemos calcular la ponderación
del bono correspondiente al área de operaciones (QF-Supervisor-Sub generante).

A continuación, se nombrarán los distintos procesos que participan actualmente en

el proceso del bono BCG y una descripción de la tarea del proceso.

Costos Inventario
El proceso consiste en descargar un documento Excel (costos de inventarios)
después del cierre de existencias de la aplicación sisfar y obtenemos los parámetros
necesarios para calcular el bono costo diferencias de inventarios.
El proceso consiste en sumar todos los ajustes de inventario físico y todos los
ajustes por reconteo de inventario físico por cada local, Luego se suma ajuste por
inventario físico y ajuste por conteo inventario físico por cada local, obtenemos el
indicador costo de diferencias de inventario, que afecta al químico, supervisor y área
de operaciones.
Cabe señalar que el químico, supervisor y el área poseen diferentes ponderaciones.

Se valida cual fue el último mes del inventario y se saca un % de la perdida y

obtenemos el bono costo de inventario.

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Recaudación
Es este proceso consiste se validar información entrega por locales.
Carpeta de respaldo FTP: se valida que los documentos físicos ya sea deposito, nota
de crédito, facturas, z y pagos adicionales del local se suban al FTP (carpetas
compartidas).

IVD (Informe venta diaria): se valida que la cuadratura digital este correcta, ya sea
deposito, nc, facturas, z y pagos adicionales del local.

Una vez obteniendo los 2 resultados se promedian los % y luego se ponderan y

obtenemos la calificación final.

Costos mensuales de mermas

El proceso consiste en descarga el documento (traspasos a bodega 95.) que se
encuentra en la aplicación llamada sisfar.
Se cruza la información con locales y se agrega un ítem en la planilla Excel FRC
(formulario reclamo cliente) y el motivo (deteriorado, vencimiento o sin
información) luego se envía la información control gestión.
Control de gestión realiza el calculo del monto de merma + inventario rotativo
sumando ambos resultados por local y obtenemos el total y realizamos la
ponderación.

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Rrhh
El proceso comienza descargando el documento de asistencia de geovictoria, luego
se modifica el documento si corresponde y se envía a control de gestión

Control de gestión trabaja la información luego obtiene el indicador asistencia y el

indicador carga de turno por cada local se promedia los resultados luego realizamos
la ponderan.
Asistencia Capacitación

El proceso consiste en capacitar un cierto porcentaje de personas al mes, luego se

ingresa la nota de evaluación y asistencia de capacitación.
Se promedian los porcentajes obtenidos luego se ponderan.
Se registra la información en un documento Excel.

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Carga de metas
El proceso consiste enviar metas mensuales unos días antes que acabe el mes,
cliente encargado de realizar el proceso aclara que es necesario modificar por lo
menos una vez al mes la meta enviada, motivos ajustes de metas.

Documento Excel de metas.

Certificado de inducción
El proceso consiste en la entrega de un libro de capacitación del personal, pero ese
libro ya que no existe, cliente encargado de realizar este proceso indica que libro de
capacitación no se entrega hace un año y medio, por lo cual se entrega siempre el
100% de la nota para calcular el bono BCG.
Se obtiene el porcentaje y luego se pondera.
Documento Excel de certificado de inducción.

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Comunicación
El proceso consiste en realizar reuniones de los supervisores con su equipo de
trabajo, se organizan y planifican, se envía la planificación a Eduardo Galarce,
siempre se entrega el 100% se informa que este proceso no se rastrea y el supervisor
valida la información.
Se obtiene el porcentaje luego se pondera.

Intervenciones
El proceso consiste en el ingreso de información proporcionada por químico de
local, el químico entrega un documento todos los lunes de cada semana antes de las
12 pm y contiene la información de logro de ventas de la semana.
Se promedia mensual dependiendo si envió la información. Cliente encargado del
proceso indica que siempre se entrega la información.
Se obtiene el porcentaje y se pondera.
Documento Excel Intervenciones.

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Visitas del mes
El proceso consiste en recibir la información que entrega el supervisor de las visitas
realizadas.
El indicador de nota de las visitas se toma de forma trimestral, se realiza 1 vez por
cada 3 meses si el supervisor realiza la visita pronosticada se entrega el 100% por
los 3 meses ya que solo se realizan visitas 1 vez cada 3 meses.
Se obtiene el porcentaje luego se pondera.

Documento Excel visitas del mes

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Requerimientos
Se describen los requerimientos por cada proceso que participaran en el bono BCG
2.0. Se detallan los requerimientos entregados y solo participaran los siguientes
procesos (Resultados gestionable de local (RGL) tipo comercial peso 70%, Costo de
mermas tipo comercial peso10%, costo diferencias inventario tipo comercial peso
5%, Recaudación tipo gestión peso 5%, RRHH tipo gestión peso 5% y Asistencia
capacitación tipo gestión peso5%) solo participan 6 procesos y en cada proceso se
obtiene un cumplimiento por cada indicador y ese porcentaje se pondera al peso que
tiene el indicador, luego se suma los porcentajes podemos obtener resultado final,
los procesos que no fueron nombrados quedan fuera de la nueva versión del bono
BCG 2.0.
Ponderaciones.

Los procesos nombrados son los necesarios para calcular el bono BCG 2.0

Resultados gestionables local (RGL)

El nuevo proceso consiste en cruzar el presupuesto y venta real, ponderación tipo
comercial peso 70%.
El presupuesto lo creara control de gestión un mes antes que comience el año,
tomando en consideración los siguientes parámetros (venta real - costo de venta
(venta real -remuneraciones (venta real -gastos fijos locales) obtenemos presupuesto
/ venta real (vendido durante el mes) = equivalente al 70% de la parametrización del
bono BCG.
Se desea incorporar este nuevo proceso para alinear el pago de bonos a la realidad
de la empresa, cabe señalar que el proceso mejora el cálculo del bono BCG.

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Costos mermas
El proceso costos de mermas se mantiene solo cambia la ponderación tipo gestión
peso 10%.
Se requiere automatizar el proceso mejorando el flujo de la información.

Costos Inventario
El proceso costo inventario se mantiene solo cambia la ponderación tipo comercial
peso 5%.
Se requiere automatizar el proceso este nos ayudara a realizar los cálculos y mostrar
los resultados en tiempo real y de forma eficiente además de realizar gestión de la
información histórica del proceso.

Recaudación
El proceso recaudación se mantiene solo cambia la ponderación tipo gestión peso
5%.
Se requiere automatizar el proceso mejorando el flujo de la información que nos
ayudara a realizar gestión.

RRHH
El proceso Rrhh se mantiene solo cambia la ponderación tipo gestión peso 5%.
Se requiere automatizar el proceso mejorando el flujo de la información que nos
ayudara a realizar una mejor gestión, se plantea obtener la información de una forma
mas eficiente.

Asistencia Capacitación
EL proceso asistencia de capacitación solo se obtendrá un parámetro que
corresponde a la asistencia. La ponderación también cambia tipo gestión 5%.

Se requiere automatizar el proceso logrando el ingreso de la información que nos

permitirá realizar gestión sobre ella.

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