MATRIZ DE OBS

Regional: Centro
Cliente: Casalimpia S.A.
Responsable (Gestor): Lina Riveros, Luis Alba, Alejandro Martha
Responsable (Gestor Lider): Ana Castro, Sandra Venegas Y Cristhian Cardenas
Responsable (Gerente): Joaquin Araque Mora

Revisión a los procesos de Operaciones, Nómina, Facturación y CESO

Alcance: evaluación del Control Interno, evidenciando la oportunidad y pertinenc
internos. Evaluacion importante y relevante a tener en cuenta en la revis

Para la ejecucion de la revision, fue solicitada la informacion y docum

Muestra: mismos en el mes de abril y mayo, se realizò una prueba de recorrido e
paso e impacto en cada uno de los procesos.

NOMBRE DE INFORME O FECHA DEL CONSECUTIVO

AUDITORIA INFORME DEL INFORME

CESO – Central de
Junio de 2019
Soporte Operativo

CESO – Central de
Junio de 2019
Soporte Operativo

CESO – Central de
Junio de 2019
Soporte Operativo

CESO – Central de
Junio de 2019
Soporte Operativo
CESO – Central de
Junio de 2019
Soporte Operativo

CESO – Central de
Junio de 2019
Soporte Operativo

CESO – Central de
Junio de 2019
Soporte Operativo

FACTURACION
Junio de 2019

FACTURACION
Junio de 2019

FACTURACION
Junio de 2019

FACTURACION
Junio de 2019

NOMINA Junio de 2019

 NOMINA Junio de 2019

NOMINA Junio de 2019

NOMINA Junio de 2019

NOMINA Junio de 2019

OPERACIONES
Junio de 2019

OPERACIONES
Junio de 2019
 MATRIZ DE OBSERVACIONES

mpia S.A.
veros, Luis Alba, Alejandro Martha
stro, Sandra Venegas Y Cristhian Cardenas
Araque Mora

n a los procesos de Operaciones, Nómina, Facturación y CESO – Central de Soporte Operativo, en cuanto a la identificació
ión del Control Interno, evidenciando la oportunidad y pertinencia de la implementacion de los controles, enfocados a minimiza
s. Evaluacion importante y relevante a tener en cuenta en la revision posterior de pruebas sustantivas a estos procesos.

ejecucion de la revision, fue solicitada la informacion y documentacion de los meses de enero, febrero y marzo del año 2019
en el mes de abril y mayo, se realizò una prueba de recorrido en los dias 09 y 23 de abril, 23 de mayo, evidenciando la trazabi
mpacto en cada uno de los procesos.

OBSERVACIÓN

En el proceso Central de Soporte Operativo (CESO) no se evidencian documentados los procedimientos en dond
evidencie el paso a paso de los controles a ejecutar, las funciones de quienes pertenecen al proceso, los perm
obtenidos, y demás acciones determinantes que hacen parte de la cotidianidad del proceso.
Se evidencia que la información reportada por los supervisores, jefes de proyectos, jefes de operaciones o desde
procesos, al CESO (Central de Soporte Operativo), como novedades, solicitudes, información final, entre otros
realizan mediante correo electrónico.
Las novedades que afectan la nómina y la facturación de la empresa, son reportadas por los supervisores de los contra
al CESO (Central de Soporte Operativo) de manera directa en el caso de que el supervisor no tenga algún jefe
proyectos o jefe de operaciones asignado; siendo estos los responsables de la recopilación y reporte de las novedades
que se encuentre determinada esta disposición en algún procedimiento interno y/o se genere algún control adicional
confirme la veracidad de la información reportada.

Al revisar una novedad de servicios suplementarios cobrables que generan mayor valor a la factura del cliente, alleg
al CESO (Central de Soporte Operativo) del día 23 de abril de 2019, por el supervisor del contrato; fue evidenciado
el personal de esta área, realiza la verificación de la misma indagando vía telefónica al proceso comercial, sobre
condiciones del contrato, el personal asignado y las horas estipuladas para ejecución del mismo, para identificar si
novedad es procedente o no para reportarla al proceso de facturación, sin que estos datos se encuentren registrado
una base de datos determinada y fiable, aunado a la insuficiencia de datos, dejando en una llamada la veracidad d
información, sin que además se deje algún registro fiable de dicha verificación y/o control llevado.
Uno de los parámetros de la entidad, es que las novedades de personal sean reportadas al CESO (Central de Sop
Operativo), por los supervisores de contratos, quienes consolidan y reportan en máximo tres días siguientes
ocurrencia de la novedad, situación que no se realiza de manera estricta dentro de estos tiempos, sin que ademá
evidencien documentadas de manera formal dichas disposiciones.

Fue evidenciado que las novedades de personal de limpieza y cafetería, mantenimiento, y servicios especializa
reportadas por los supervisores de los contratos, al CESO (Central de Soporte Operativo), no pueden ser validadas co
la información de los clientes, para evidenciar si la novedad es procedente o no, en cuanto a la característica u ocas
esto gracias a que no se evidencia una base de datos completa y fiable que contenga información de los contratos
clientes.

Dentro de los reportes de novedades de personal que los supervisores deben entregar al CESO (Central de Sop
Operativo) se encuentran los descuentos por inasistencias de los operarios a su jornada laboral o parte de ella, pr
conciliación con los clientes, novedad que afecta tanto la liquidación y pago de la nómina, como descuento en la fac
del cliente; y en trazabilidad realizada a estos dos procesos, fue evidenciado que en varias ocasiones no se repo
dichas novedades, ya que la nómina fue pagada al empleado con normalidad y solo hasta que el cliente ge
devolución de la factura, indicando dicha situación como causalidad, se evidencia la novedad.
No se evidencia que el proceso de facturación cuente con la documentación formal de los controles ejecutados e
quehacer diario, dejando en las personas que realizan las labores "memoria del cargo".

Según fue evidenciado las novedades que afectan la facturación son recibidas por dos vías de entrada siendo una mi
fuente de información, las reportadas por los jefes de proyectos o jefes de operaciones y las reportadas por el CE
(Central de Soporte Operativo), disposición que no se evidencia en un procedimiento documentado en donde ademá
determine el alcance y responsabilidad de cada proceso o persona, así como los tiempos de entrega y reporte.

En el momento de firma de un contrato de prestación de servicios el proceso comercial emite la información de

condiciones pactadas al proceso de facturación, mediante "la planilla de ejecución" a través de correo electrónico, la
es consultada de manera mensual por el encargado de realizar la prefactura y posterior factura; proceso que denota va
falencias:

- Al ser consultada de manera mensual "la planilla de ejecución", de manera manual, abre la posibilidad de qu
presenten errores en la transcripción.
- Al no encontrase los datos de "la planilla de ejecución" parametrizados o relacionados en el Software, no es pos
generar la trazabilidad y/o revisión de las novedades de trabajos suplementarios cobrables recibidas por el jefe
proyecto o el jefe de operaciones, para la generación de factura al cliente, sino que al generar la prefactura al cliente
él, quien indica la aceptación o no.
- El hecho de generar una prefactura al cliente y depender de su revisión y aprobación para la generación de la fact
denota un reproceso administrativo que lleva a la pérdida de tiempo y dinero, entre las personas que realizan el proc
de facturación, mensajería, papelería, tiempos para facturar y por ende tiempos para el pago del cliente y gestión
cobro de cartera.

Fue evidenciado que la Jefe de facturación es la encargada de analizar y validar los incrementos de los salarios especi
de los operarios (diferentes a salario mínimo) de manera anual, función y responsabilidad que no se encue
documentada dentro del respectivo manual de funciones y/o procedimiento del proceso que lidera esta persona.

Las novedades de personal, allegadas al proceso de nómina por el CESO (Central de Soporte Operativo), demues
errores de datos y/o valores, aun cuando deben llegar depuradas y validadas.
Dentro de los reportes de novedades de personal que le entregan los supervisores al CESO ( Central de Sop
Operativo), ha relacionado empleados inactivos o no reporta el total de los mismos debido a la rotación de personal y
desactualización de los centros de costo.
Fue evidenciado que los soportes de las incapacidades no sean allegados de manera oportuna por los trabajadore
proceso de nómina, dejando en el momento de la liquidación de nómina el registro de "ausencia de incapacidad".
Se evidencian diferencias de los datos de la planilla PILA, en cuanto a nombres de EPS (Entidad Promotora de Salu
AFP (Administradora de Fondo de Pensiones), contra la información registrada en la matriz en Excel llevada po
proceso de seguridad social.

Dentro de la matriz de Identificación y Evaluación del Riesgo de la entidad se evidencian trece (13) contr
determinados para el proceso de nómina, se validó que el total de control y/o riesgos no se encuentran documentado
son soportadas con las firmas de los responsables (elaboración, revisión y aprobación) para que actué como un contro

Pesé a que fue evidenciado que Casalimpia S.A., cuenta con el procedimiento para prestación de servicios
mantenimiento técnico locativo MT-PD-01, no fue evidenciado que dentro de este se describan las activida
específicas tales como; visitas a clientes, visitas de supervisores, requerimientos para mantenimiento, entre otros.
En validación a los soportes de las actas de visita de los supervisores a los clientes de Casalimpia S.A, en el form
llamado "Notificación de Encuesta" se evidenció, que en el contenido del documento no se registran las actividades
fueron supervisadas, cuáles fueron las observaciones resultantes de la visita, cuáles son los aspectos a mejorar y/o
seguimiento, entre otros datos relevantes que generan valor agregado al proceso de supervisión y control de
actividades y procesos; así como se evidenciaron actas sin firma o sin registro fotográfico de la labor realizada.
 Código:KRM-GA-F-013
Versión: 002
Fecha: 09/05/2019

ficación, documentación, eficacia y

nimizar riesgos y cumplir objetivos

o 2019, y durante la revision de los

trazabilidad de las novedades en su

En el seguimiento fue:
SUBSANADO
 MATRIZ DE OBS

Regional: Centro
Cliente: Casalimpia S.A.
Responsable (Gestor): Lina Riveros, Luis Alba, Alejandro Martha
Responsable (Gestor Lider): Ana Castro, Sandra Venegas Y Cristhian Cardenas
Responsable (Gerente): Joaquin Araque Mora

Revisión a los procesos de Operaciones, Nómina, Facturación y CESO

Alcance: evaluación del Control Interno, evidenciando la oportunidad y pertinenc
internos. Evaluacion importante y relevante a tener en cuenta en la revis

Para la ejecucion de la revision, fue solicitada la informacion y docum

Muestra: mismos en el mes de abril y mayo, se realizò una prueba de recorrido e
paso e impacto en cada uno de los procesos.

NOMBRE DE INFORME O FECHA DEL CONSECUTIVO

AUDITORIA INFORME DEL INFORME

CESO – Central de
Junio de 2019
Soporte Operativo

CESO – Central de
Junio de 2019
Soporte Operativo

CESO – Central de
Junio de 2019
Soporte Operativo

CESO – Central de
Junio de 2019
Soporte Operativo
CESO – Central de
Junio de 2019
Soporte Operativo

CESO – Central de
Junio de 2019
Soporte Operativo

CESO – Central de
Junio de 2019
Soporte Operativo

FACTURACION
Junio de 2019

FACTURACION
Junio de 2019

FACTURACION
Junio de 2019

FACTURACION
Junio de 2019

NOMINA Junio de 2019

 NOMINA Junio de 2019

NOMINA Junio de 2019

NOMINA Junio de 2019

NOMINA Junio de 2019

OPERACIONES
Junio de 2019

OPERACIONES
Junio de 2019
 MATRIZ DE OBSERVACIONES

mpia S.A.
veros, Luis Alba, Alejandro Martha
stro, Sandra Venegas Y Cristhian Cardenas
Araque Mora

n a los procesos de Operaciones, Nómina, Facturación y CESO – Central de Soporte Operativo, en cuanto a la identificació
ión del Control Interno, evidenciando la oportunidad y pertinencia de la implementacion de los controles, enfocados a minimiza
s. Evaluacion importante y relevante a tener en cuenta en la revision posterior de pruebas sustantivas a estos procesos.

ejecucion de la revision, fue solicitada la informacion y documentacion de los meses de enero, febrero y marzo del año 2019
en el mes de abril y mayo, se realizò una prueba de recorrido en los dias 09 y 23 de abril, 23 de mayo, evidenciando la trazabi
mpacto en cada uno de los procesos.

OBSERVACIÓN

En el proceso Central de Soporte Operativo (CESO) no se evidencian documentados los procedimientos en dond
evidencie el paso a paso de los controles a ejecutar, las funciones de quienes pertenecen al proceso, los perm
obtenidos, y demás acciones determinantes que hacen parte de la cotidianidad del proceso.
Se evidencia que la información reportada por los supervisores, jefes de proyectos, jefes de operaciones o desde
procesos, al CESO (Central de Soporte Operativo), como novedades, solicitudes, información final, entre otros
realizan mediante correo electrónico.
Las novedades que afectan la nómina y la facturación de la empresa, son reportadas por los supervisores de los contra
al CESO (Central de Soporte Operativo) de manera directa en el caso de que el supervisor no tenga algún jefe
proyectos o jefe de operaciones asignado; siendo estos los responsables de la recopilación y reporte de las novedades
que se encuentre determinada esta disposición en algún procedimiento interno y/o se genere algún control adicional
confirme la veracidad de la información reportada.

Al revisar una novedad de servicios suplementarios cobrables que generan mayor valor a la factura del cliente, alleg
al CESO (Central de Soporte Operativo) del día 23 de abril de 2019, por el supervisor del contrato; fue evidenciado
el personal de esta área, realiza la verificación de la misma indagando vía telefónica al proceso comercial, sobre
condiciones del contrato, el personal asignado y las horas estipuladas para ejecución del mismo, para identificar si
novedad es procedente o no para reportarla al proceso de facturación, sin que estos datos se encuentren registrado
una base de datos determinada y fiable, aunado a la insuficiencia de datos, dejando en una llamada la veracidad d
información, sin que además se deje algún registro fiable de dicha verificación y/o control llevado.
Uno de los parámetros de la entidad, es que las novedades de personal sean reportadas al CESO (Central de Sop
Operativo), por los supervisores de contratos, quienes consolidan y reportan en máximo tres días siguientes
ocurrencia de la novedad, situación que no se realiza de manera estricta dentro de estos tiempos, sin que ademá
evidencien documentadas de manera formal dichas disposiciones.

Fue evidenciado que las novedades de personal de limpieza y cafetería, mantenimiento, y servicios especializa
reportadas por los supervisores de los contratos, al CESO (Central de Soporte Operativo), no pueden ser validadas co
la información de los clientes, para evidenciar si la novedad es procedente o no, en cuanto a la característica u ocas
esto gracias a que no se evidencia una base de datos completa y fiable que contenga información de los contratos
clientes.

Dentro de los reportes de novedades de personal que los supervisores deben entregar al CESO (Central de Sop
Operativo) se encuentran los descuentos por inasistencias de los operarios a su jornada laboral o parte de ella, pr
conciliación con los clientes, novedad que afecta tanto la liquidación y pago de la nómina, como descuento en la fac
del cliente; y en trazabilidad realizada a estos dos procesos, fue evidenciado que en varias ocasiones no se repo
dichas novedades, ya que la nómina fue pagada al empleado con normalidad y solo hasta que el cliente ge
devolución de la factura, indicando dicha situación como causalidad, se evidencia la novedad.
No se evidencia que el proceso de facturación cuente con la documentación formal de los controles ejecutados e
quehacer diario, dejando en las personas que realizan las labores "memoria del cargo".

Según fue evidenciado las novedades que afectan la facturación son recibidas por dos vías de entrada siendo una mi
fuente de información, las reportadas por los jefes de proyectos o jefes de operaciones y las reportadas por el CE
(Central de Soporte Operativo), disposición que no se evidencia en un procedimiento documentado en donde ademá
determine el alcance y responsabilidad de cada proceso o persona, así como los tiempos de entrega y reporte.

En el momento de firma de un contrato de prestación de servicios el proceso comercial emite la información de

condiciones pactadas al proceso de facturación, mediante "la planilla de ejecución" a través de correo electrónico, la
es consultada de manera mensual por el encargado de realizar la prefactura y posterior factura; proceso que denota va
falencias:

- Al ser consultada de manera mensual "la planilla de ejecución", de manera manual, abre la posibilidad de qu
presenten errores en la transcripción.
- Al no encontrase los datos de "la planilla de ejecución" parametrizados o relacionados en el Software, no es pos
generar la trazabilidad y/o revisión de las novedades de trabajos suplementarios cobrables recibidas por el jefe
proyecto o el jefe de operaciones, para la generación de factura al cliente, sino que al generar la prefactura al cliente
él, quien indica la aceptación o no.
- El hecho de generar una prefactura al cliente y depender de su revisión y aprobación para la generación de la fact
denota un reproceso administrativo que lleva a la pérdida de tiempo y dinero, entre las personas que realizan el proc
de facturación, mensajería, papelería, tiempos para facturar y por ende tiempos para el pago del cliente y gestión
cobro de cartera.

Fue evidenciado que la Jefe de facturación es la encargada de analizar y validar los incrementos de los salarios especi
de los operarios (diferentes a salario mínimo) de manera anual, función y responsabilidad que no se encue
documentada dentro del respectivo manual de funciones y/o procedimiento del proceso que lidera esta persona.

Las novedades de personal, allegadas al proceso de nómina por el CESO (Central de Soporte Operativo), demues
errores de datos y/o valores, aun cuando deben llegar depuradas y validadas.
Dentro de los reportes de novedades de personal que le entregan los supervisores al CESO ( Central de Sop
Operativo), ha relacionado empleados inactivos o no reporta el total de los mismos debido a la rotación de personal y
desactualización de los centros de costo.
Fue evidenciado que los soportes de las incapacidades no sean allegados de manera oportuna por los trabajadore
proceso de nómina, dejando en el momento de la liquidación de nómina el registro de "ausencia de incapacidad".
Se evidencian diferencias de los datos de la planilla PILA, en cuanto a nombres de EPS (Entidad Promotora de Salu
AFP (Administradora de Fondo de Pensiones), contra la información registrada en la matriz en Excel llevada po
proceso de seguridad social.

Dentro de la matriz de Identificación y Evaluación del Riesgo de la entidad se evidencian trece (13) contr
determinados para el proceso de nómina, se validó que el total de control y/o riesgos no se encuentran documentado
son soportadas con las firmas de los responsables (elaboración, revisión y aprobación) para que actué como un contro

Pesé a que fue evidenciado que Casalimpia S.A., cuenta con el procedimiento para prestación de servicios
mantenimiento técnico locativo MT-PD-01, no fue evidenciado que dentro de este se describan las activida
específicas tales como; visitas a clientes, visitas de supervisores, requerimientos para mantenimiento, entre otros.
En validación a los soportes de las actas de visita de los supervisores a los clientes de Casalimpia S.A, en el form
llamado "Notificación de Encuesta" se evidenció, que en el contenido del documento no se registran las actividades
fueron supervisadas, cuáles fueron las observaciones resultantes de la visita, cuáles son los aspectos a mejorar y/o
seguimiento, entre otros datos relevantes que generan valor agregado al proceso de supervisión y control de
actividades y procesos; así como se evidenciaron actas sin firma o sin registro fotográfico de la labor realizada.
 Código:KRM-GA-F-013
Versión: 002
Fecha: 09/05/2019

ficación, documentación, eficacia y

nimizar riesgos y cumplir objetivos

o 2019, y durante la revision de los

trazabilidad de las novedades en su

En el seguimiento fue:
SUBSANADO