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“Plan de mejora para la creación de un Programa de capacitación.”

Tema del proyecto

Realización de un plan de mejora que nos lleve a la creación de un programa de

capacitación para ayudantes generales en, con el fin de brindarles las
competencias necesarias para el desempeño de su trabajo; y así realizar un
producto con calidad de manera eficiente y eficaz.

Introducción
La falta de habilidades, capacidades y competencias del personal de AC fue un
factor importante que influyó en un descenso del desempeño de la empresa en
los meses recientes. Como parte de la respuesta a esta problemática se espera
llevar a cabo la realización de un plan de mejora que lleve a un aumento del
desempeño laboral y la calidad del producto en la empresa.
Basados en que los beneficios de un programa de capacitación son el de
mejorar las capacidades de los empleados para realizar su trabajo y aumentar
la eficiencia, se planea realizar un análisis de las fortalezas, oportunidades,
debilidades y amenazas (FODA) de la empresa para hallar la estrategia más
adecuada para la realización del programa de capacitación.
Planteamiento del problema
Un ayudante general es aquel empleado que realiza diferentes actividades
dentro de la empresa; ya sea de operario de producción, ayudante de
mecánicos o almacenista, y forma parte de la estructura que mueve a AC hacia
el cumplimiento de sus objetivos y metas. Ya que son una parte indispensable
de la fuerza laboral; cuando su desempeño es afectado, este repercute en la
calidad de nuestro producto y en la eficacia de nuestros procesos.
Después de observar un incremento en reprocesos y desperdicios, en las
diferentes áreas y procesos de la empresa, así como una baja en la calidad del
producto se llegó a la conclusión de que la mala capacitación del personal es
uno de los factores principales que afectan esta problemática.
Basados en una capacitación informal, en AC el empleado aprende la realización
de sus tareas llevándolas a cabo, esta capacitación se realiza durante las
primeras semanas del empleado en su puesto de trabajo y nunca se realiza
alguna evaluación sobre lo aprendido o su desempeño después de realizada la
capacitación debido al incremento de producción que ha ocurrido en los últimos
años y la falta de tiempo del personal asignado para realizar la evaluación.
Recordando las dimensiones que describen la cultura organizacional, AC era
una empresa que valoraba la atención al detalle, con el fin de crear un producto
de calidad que sobresaliera en el mercado; cambios en el entorno externo,
como la creciente demanda, ha orillado a la empresa a cambiar su enfoque:
orientación hacia los resultados, esto junto el aumento de producción provoca
que los empleados quieran realizar más actividades y productos sin fijarse si
sus actividades se hacen de la manera correcta.
Objetivo del proyecto
La realización de un plan de mejora para la creación de un programa de
capacitación exclusivo para los ayudantes generales de AC que provea al
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empleado con las capacidades requeridas para sus quehaceres diarios, así
como también que el programa le presente a la empresa un indicativo sobre la
validez de la capacitación; esto con el fin de que haya un aumento en el
desempeño laboral, la calidad del producto y una disminución en reprocesos y
desperdicios generados.
Con este programa de capacitación para ayudantes generales se busca que el
obrero tenga las habilidades y conocimientos plenos para la ejecución de sus
actividades con el fin de realizar un trabajo eficiente, eficaz y de forma segura.
Marco teórico
AC, AC deshidratadora; fue fundada en 1967 con el fin de abastecer una
demanda creciente de productos deshidratados. La empresa cuenta con 200
trabajadores y la creciente demanda en el mercado exige que estos tengan las
habilidades y capacidades necesarias para el aumento en la producción y las
nuevas exigencias de la empresa.
Según Robbins y Coulter (2010) la calidad de la organización depende mucho
de la gente que se contrata y se mantiene, el tener empleados competentes es
indispensable para que haya éxito en la empresa. Las prácticas laborales de
alto rendimiento se comprometen él mejoramiento del conocimiento, las
habilidades y capacidades de los empleados.
Cuando hay señales de un descenso en el desempeño laboral puede
manifestarse con disminución en la producción, una calidad baja del producto,
accidentes y tasas elevadas de desperdicios o rechazos; y puede ser un
indicativo que las habilidades de los empleados necesitan afinarse (Robbins,
2013)
En AC la capacitación que recibe un ayudante general se lleva a cabo durante
un mes y es de manera informal. De acuerdo con Robbins (2004) el 70 por
ciento del aprendizaje del trabajo es de esta manera ya que no tiene estructura
ni planeación, por lo que es más fácil de adaptarse a situaciones e individuos
para enseñar y mantener actualizados a los trabajadores. En realidad, la mayor
parte de la capacitación informal no es otra cosa que la ayuda mutua que se
prestan los trabajadores.
Como se ve con Robbins y Coulter (2010) existen varios métodos tradicionales
de capacitación aparte del utilizado en AC que se podrían llegar a implementar
debido a que son los más fácil de adaptarse al ambiente de la empresa. La
rotación de puestos, donde los empleados trabajan en diferentes puestos
dentro de un área en particular, exponiéndolos a distintas tareas, y el
mentoreo y entrenamiento, donde los empleados trabajan con un empleado
experimentado quien les proporciona información y soporte.
La capacitación también se debe evaluar para saber cuánto aprendieron los
participantes, si están utilizando sus nuevas habilidades, y si el programa de
capacitación alcanzó los resultados deseados. La mejor forma de evaluar a los
trabajadores es de manera escrita, con una evaluación o cuestionario simple
que nos permita averiguar si alcanza el desempeño deseado para la empresa.
La manera de evaluar al programa de capacitación es ver un cambio en los
indicadores ( producción, calidad del producto, accidentes y desperdicios o
rechazos).

Desarrollo del proyecto

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Figura 1. Estructura Organizacional de AC.

AC es una empresa que cuenta con una estructura de burocracia, cuenta con
tareas operativas rutinarias, márgenes estrechos de control y toma de
decisiones que siguen la cadena de mandos que ha dado resultados eficientes a
la hora de realizar sus actividades.

Su estructura funcional está organizada por departamentos basada en un

modelo funcional, como se muestra en la Figura 1. Este modelo resulta ser
apropiado ya que como Amaru (2009) menciona, la empresa es pequeña, no
hay mucha diversidad de los productos que se realizan, sus operaciones están
en una misma área geográfica y el director general de la empresa tiene pleno
control de la dirección que tiene la organización y puede ver si las actividades
de esta están encaminadas hacia los objetivos y metas de la misma.
La formalización, la cual nos indica el grado en que las tareas de una
organización están estandarizadas (Robbins, 2004) esta muy presente en AC,
como característica de su estructura burocrática donde las reglas y
regulaciones están formalizadas. Los procesos no están completamente
estandarizados, pero si se tiene descripciones de puestos explicitas, manuales,
instructivos, procedimientos y políticas con el fin de unificar la forma de
trabajar, lo cual a permitido la obtención un producto de calidad de manera
eficiente.

En AC la mayor parte del tiempo su autoridad es centralizada, ya que aunque

los gerentes toman decisiones , la mayoría de ellas son realizadas por el
director general o el subdirector. Como Robbins (2013) lo menciona la
centralización – descentralización es una cuestión de grados de aplicación, ya
que no existe alguna empresa que este completamente centralizada así como
tampoco existe ninguna que sea puramente descentralizada.

Desde hace dos años la empresa obtuvo una certificación lo que transformo la
administración de la empresa por completo, la organización paso de una
planeación informal a la realización de diferentes planes estratégicos para la
certificación de varios de sus procesos. Después de este cambio, AC ahora lleva
a cabo un número variado de planes, ya sea estratégicos, funcionales u
operacionales para poder estar al día con las exigencias que el mercado, la ley
y los clientes solicitan. Según lo visto en la materia, se puede ver que la
planeación que se lleva, se realiza de manera correcta, se realizan diagnósticos,
se tienen los objetivos y metas, se buscan las estrategias adecuadas para la
realización de los planes, se proporciona un presupuesto y un tiempo limite, y
se realizan las evaluaciones necesarias para ver si la implementación de las
estrategias es la adecuada y se llevo a cabo las metas y objetivos propuestos.

La estructura burocrática sigue siendo un factor limitante en cuanto a la

dirección de los empleados en la empresa, como lo menciona Ayala (2013,
agosto 2), la estructura y las normas rígidas dan lugar a que los empleados
tengan poca participación en la toma de decisiones. Sin embargo este estilo
burocrático a funcionado en la empresa, los empleados han creado un ambiente
agradable para la realización de sus actividades provocando que desde el inicio
estos se sientan parte de la organización haciendo que la productividad y
satisfacción laboral sean factores estables dentro de esta; y aunque existe un
problema de ausentismo y rotación, este se atribuye a características
intrínsecas de la materia prima.
Para tratar de mitigar los altos comportamientos de ausentismo y rotación, la
dirección elaboro un plan de bono de remuneración para los empleados que
laboren la temporada completa. Este plan junto con varios programas de
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incentivos como el del empleado del mes, el reconocimiento de productividad,

cupones y concursos son parte de la estrategia creada por la dirección y
recursos humanos para aumentar la motivación del trabajador.

Los controles implementados en AC para ver el desempeño de la empresa y si

esta esta logrando los objetivos y metas propuestos son en su mayoría
auditorias, se llevan a cabo al menos dos auditorias de revisión internas, a parte
de las diferentes auditorias que los clientes realizan a la empresa, en estas
podemos ver si los puntos de control y los procesos están en funcionamiento o
si es necesario algún cambio o acción correctiva. También se realizan juntas
trimestrales y mensuales para ver los puntos básicos de cada departamento, se
verifica la productividad, la rentabilidad, las quejas de clientes, el numero de
ventas, las bajas de empleados y el numero de accidentes que han ocurrido en
la planta, todos estos indicadores del desempeño de la misma. Estos
marcadores sirven de pauta para ver si es necesario alguna acción que
encamine a la empresa hacia los objetivos de esta, su misión y sus metas.
Durante una de las revisiones de control se logro observar un incremento en
reprocesos y desperdicios en las áreas de producción y almacén, así como una
baja en la calidad del producto y una disminución en la producción ocasionando
problemas con el abastecimiento de productos y atrasando los pedidos de
algunos clientes, por lo que se identificaron 3 metas que se deben realizar para
el siguiente trimestre:
 Disminución en el número de reprocesos y un aumento en la producción.
 Lograr la máxima satisfacción del cliente con entregas a tiempo y en
forma.
 Mantener la calidad del los productos que fabricamos para seguir siendo
la mejor opción de nuestros clientes.
Con estas metas en mente se realizo un análisis FODA para poder formular la
mejor estrategia y lograr cumplir nuestras metas para el próximo trimestre.

FORTALEZAS
F1. Se cuenta con trabajadores de
mandos medios capacitados, con
experiencia y comprometidos con
la empresa
MATRIZ FODA: F2. Nuevo personal de recursos
planificación estratégica humanos dedicado solo a la
AC contratación de personal y nuevo
ingeniero de procesos dedicado a
la capacitación del personal
DEBILIDADES
D1. Aumento en la rotación de
personal
D2. Personal agotado por aumento
en las horas de trabajo, afectando
la calidad d su trabajo,
disminuyendo producción y
aumentando reprocesos.

F3. Mejoras en instalaciones y

D3. Personal nuevo poco
equipos que ayudan a simplificar
capacitado
tareas de producción y almacén
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OPORTUNIDADES ESTRATEGIA FO ESTRATEGIA DO

O1. Poca competencia en el
mercado por lo que hay
adquisición de nuevos clientes Uso de nuevas plataformas en
Mejoras en las instalaciones y el
internet para facilitar la
personal existente se dedicaran
O2. Oportunidad de nuevos contratación de personal.
productos para aumentar la a la implementación de los
Uso de nuevos equipos facilitara
variedad de nuestro mercado nuevos procesos para los
la producción de productos
nuevos productos
aumentando la producción.
O3. Uso de nuevas tecnologías

AMENAZAS ESTRATEGIA FA ESTRATEGIA DA

A1. Mala temporada para la

cosecha de materia prima.
Capacitación de nuevo personal Contratar nuevo personal para
A2. Aumento en el costo de para el uso de las mejoras en aumentar el numero de plantilla
materia prima, por lo que se tiene los equipos para disminuir el lo que bajara el numero de
que adquirir materia prima de tiempo de proceso de la horas de trabajo por turno,
calidad inferior aumentando el materia prima, aumentar la evitando fatigar al trabajador y
tiempo de proceso de esta. producción y satisfacer la así aumentar la productividad y
A3. Aumento en el numero de demanda de nuevos pedidos. disminuir los reprocesos.
pedidos urgentes sin margen de
anticipación para producir el
producto o abastecer los
almacenes

Propuesta de mejora

Se planea implementar una estrategia de defensa para una disminución en las

debilidades de la empresa con la creación de un programa de capacitación para
ayudantes generales para que en un lapso de 3 meses se puedan cumplir las
metas propuestas.

El programa de capacitación implementara el uso de la rotación de puestos y el

mentoreo y entrenamiento como métodos de capacitación del personal, con
estos se pretende exponer al personal nuevo a las diferentes actividades que se
realizan en el proceso junto a personal experimentado para que aprendan las
habilidades y competencias necesarias soportándose en personal con mas
experiencia para realizar los diferentes trabajos que hay en la planta.
El nuevo ingeniero en procesos se dedicara a la creación de ayudas visuales y la
creación de procedimientos que permitan el aprovechamiento de las nuevas
mejoras en las instalaciones de la planta y en los equipos para todo el personal
de la planta; así como también se encargara de realizar cuestionarios
especializados que permitan ver si el personal ya a adquirido las habilidades y
competencias necesarias para la realización de sus tarea como medida de
verificación del programa de capacitación.

La implementación del plan de mejora a través del programa de capacitación de

ayudantes generales se enfocara en estos 3 puntos para la disminución de las
debilidades de la empresa y el aprovechamiento se sus fortalezas para el
cumplimiento de las metas.
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 El aumento en el número de plantilla de la planta disminuirá el número

de horas de trabajo por turno lo que evitara el agotamiento del personal
y con la capacitación del personal se vera una mejora en el rendimiento
de este, provocando un aumento es su productividad y evitara los errores
en su trabajo lo que bajara el numero de reprocesos.
 La capacitación del personal en el aprovechamiento de las mejoras en
los equipos y las instalaciones facilitara los procesos y aumentara la
producción por lo que se podrá cumplir en tiempo y forma con los
pedidos de los clientes.
 La capacitación del personal implementara las habilidades del trabajador
para el procesamiento de la materia prima de menor calidad con la que
se tiene que trabajar, aumentando el rendimiento de la materia prima y
manteniendo la calidad de nuestros productos.

Figura 2. Propuesta de estructura organizacional

Creo que aunque la estructura y la organización de la planta han resultado

efectivas hasta este momento, creo que una cambio en la departamentalización
de la planta podría resultar en una mayor eficacia en el flujo de las actividades
que se realizan.

En la Figura 2. Se puede observar el organigrama propuesto para la mejor de la

organización de la planta, esto, junto con un cambio en el modelo de
organización por uno mas orgánico podría resultar en una mejora. El aumento
de la descentralización de la autoridad y en el flujo libre de la información junto
con la creación de equipos multijerarquicos y multidisciplinarios que trabajen en
conjunto con el nuevo organigrama propuesto podría mejorar la eficacia y
eficiencia de la planta.

El involucrar gerentes y lideres a la organización de la planta podría influir en el

personal de staff y en los trabajadores para que se alcance las metas de la
organización. Como se menciona en Robbins (2004) involucrar a los empleados
en la toma de decisiones, delegar autoridad y mostrar interés en los empleados
y en la realización del trabajo son características principales que los lideres
muestran y que logran aumentar la productividad de la organización.

Esta nueva propuesta de organización podría ser un factor importante que

ayude en la implementación del programa de capacitación propuesto para la
realización de las metas y objetivos propuestos en AC ,así como también podría
ayudar en la disminución de las debilidades que la empresa tiene en este
momento, como la rotación y el ausentismo del personal; la nueva estructura
podría ayudar en la mejora del flujo de los procesos para aumentar la
productividad de la empresa.