Actividad principal Fecha Tareas

2/28/2019 Observación

3/1/2019 Entrevista

3/2/2019 Flujograma
 3/3/2019 Analisis
información
recolectada

Recolección de datos y creación 3/4/2019

de instructivo sobre el registro de
ordenes de pago presupuestales

Del 5 al 6 de
marzo

Del 7 al 8 de
marzo
 Construcción
borrador de
Del 11 al 13 instructivo sobre
de marzo pagos
presupuestales

Del 13 al 14
de marzo
 Descripción Avance
A las 2:00pm nos acercamos estrategicamente a la
persona encargada del registro y autorización de las
ordenes de pago de egresos presupuestales para
capturar la mayor cantidad de información a través de la
tecnica de la observación a la cual le dedicamos 2 horas
donde registramos cada uno de los eventos que le
sucedian a simple vista.
100%

Para esta ocasión teniamos planteada la entrevista con el

titular del proceso pero tomamos la decisión de primero
reunirmos con nuestro tutor Alirio Guzmán un
funcionario con mas de 30 años de trayectoria en el
Sena, con el fin de determinar la bases del proyecto de
la creación de instructivos de las funciones del area de la
Tesorería para identificar gracias a su experiencia las
verdaderas necesidades del area.
100%

Para esta fecha teniamos estipulado la realización de un

flujograma, el cual no pudimos realizar porque nos
faltaba la entrevista con el titular encargado del registro
y autorización de las ordenes de pago de egresos
presupuestales y para no imponernos de manera
arbitraria procedimos a solicitarle a nuestro jefe
inmediato Oscar Javier Castro, le comentara al grupo
sobre el proyecto que vamos a desarrollar con el fin de
brindarles la oportunidad de organizar sus actividades de
tal manera que nos puedan atender en determinado 0%
momento.
Para este dia teniamos el analisis de la información 100%
recolectada pero obviamente el tema se corrio debido a
que aun no habiamos realizado la entrevista pero en
horas de la tarde logramos entrevistar al titular del
proceso a documentar y procedimos a realizarla
tardamos un total de 2 horas hablando sobre el tema.

Pedimos ayuda nuevamente a nuestro tutor Alirio

Guzman sobre documentos base o antecedentes que nos
ayudaran a darle estructura al instructivo, para esto nos 100%
suministro diferentes guias generadas y publicadas por el
Ministerio de Hacienda además realizamos una
invetigación a traves del aplicativo compromiso de
gestión documental del Sena para identificar información
que nos fuera util, tambien indagamos a traves de la web
sobre la diferente normatividad que deberia regir el
desarrollo del instructivo.
Analizamos la información recolectada en la entrevista
con el titular del proceso y comezamos a cruzarla con la
documentación base suministrada por nuestro tutor
Alirio Guzman, ademas de la adquirida de fuentes
secundarias como el internet y el aplicativo Compromiso
de la entidad.

Dimos inicio a la contrucción del instructivo partiendo en

primera instancia con el paso a paso expuesto por la
titular del proceso y formamos una primera estructura.
A la titular del proceso le llego la información para
registro de otras de sus actividades "Registro ordenes de
pago presupuestales a Beneficiario final y Registro
ordenes de pago presupuestales con traspaso a
pagaduria" contruimos las guias partiendo de ejemplos
reales.

A la titular del proceso le llego la información para

registro de otras de sus actividades "Registro orden de
pago de servicios publicos con instrucciones de pago y
Registro orden de pago con endoso" contruimos la guia
partiendo de un ejemplo real.

En esta oportunidad construimos la guia para la

generación de unos cupones a traves del boton de pagos
del Sena para el pago de lo que llamamos "Sena
proveedor sena y el Registro del ingreso de un titulo
valor a la entidad"

Contruimos la guia para la verificación del estado de las

ordenes de pago ceradas en SIIF Nación
Contruimos la guia para descargar una relación de pagos
de un tercero
Nos reunimos en dos ocasiones con nuestro tutor Alirio
Guzman para mostrarle el avance del documento que
estamos construyendo y nos realizo una
retroalimentación bastante constructiva con el animo de
mejorar en enfoque o la orientación del instructivo
 Problemas identificados Evidencias
Los datos mas relevante que encontramos con la
observación fueron:
* La actividad que le demanda mayor tiempo
según observamos fue la de la atención al
cliente via telefonica y presencial, ya que
durante el tiempo que la acompañamos
notamos que recibio un aproximado de 5
llamadas donde con una sola tardo 20 minutos y
tuvo una reunión con abogados y personas de
control interno para tratar un requerimeitno
sobre los pagos a unos consorcios.

Notamos aun mas la necesidad del area de

contar con un instructivo dedicado
especificamente a las funciones del Grupo de
Tesoreria, al verla como una herramienta de
apoyo para la mejora de los procesos que estan
actualmente muy arraigados a los titulares
encargados de desarrollarlos, la idea es que
cualquier empleado de la Tesoreria este en
capacidad de desarrollar cualquier función del
area asi esta no sea su especialidad.

Nuestro jefe envio un correo a los contratistas y

funcionarios del area para informarles sobre el
desarrollo de nuestro proyecto, lo cual sembro
cierto malestar en ellos por considerarlo
erradamente como una espcie de auditoria lo
cual aclaramos inmediatamente para hacerles
comprender que los intructivos que buscamos
desarrollar se haran buscando crear una
herramienta de apoyo para el area mas que para
identificar si se esta o no cumpliendo con las
actividades asignadas.
La persona encargada nos dio la información
paso a paso del desarrollo de sus funciones
logrando responder a la pregunta del ¿qué y
cuales funciones desarrollaba? Ahora faltaba
responder el ¿como las realizaba? y notamos
que definitivamente no podria mostrarnos todo
en una sola entrevista ya que por ejemplo tenia
muchas actividades que desarrollaba no todos
los dias sino en momentos especiales del mes
por lo que le solitamos que apenas le llegara la
información para desarrollarlas nos avisara con
anterioridad para poder
hacer las guias de los registros en
el aplicativo finaancieron SIIF Nacion con casos
reales

Notamos que nos faltaba docuementarnos mas

sobre cada uno de los procesos desde la teoria
para posteriormente pasar a la practica ya que
muchas de las transacciones se realizan de
manera operativa en el sofware pero existe todo
un contexto teorico que encierra cada uno de
los proceso.

Notamos que teniamos un gran dilema en

cuanto a la estructura como tal del desarrollo
del contenido de los intructivos ya que muchos
procesos se desprenden de otros y estan todos
de cierta manera comunicados entre si.
*Nos colaboro con temas de redacción
*Nos hablo sobre las definiciones en las cuales
debiamos responder al ¿qué es?y no al ¿como
se hace?
*Sobre el contenido nos mostro un mejor
camino para la contrucción del paso a paso del
domumento.
*Inicialmente el proyecto estaba orientado a la
construcción de varios instructivos y notamos
gracias a la asesoria de nuestro tutor que
aunque las funciones del area son desarrolladas
por diferentes personas todas se encuentran
entrelasadas siendo lo mejor contruir un solo
instructivo donde se tuviese en cuenta todas las
funciones de la Tesoreria en lugar de
encasillarlas segun el cargo, ya que finalmente la
idea principal del la contrucción del instructivo
es que cualquier empleado de la Tesoreria
pueda realizar cualquiera de las funciones de se
desarollan en el area