PROYECTO GRUPAL

GESTION DE TRANSPORTE Y
DISTRIBUCIÓN

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano
BÁSICAS

Segundo Bloque Gestión de transporte y Distribución

Segunda entrega

Presentado por:

Harold Andrés Parra Gómez

Código: 1621022050 haparrag@poligran.edu.com

Andrea Yineth Grisales Diaz

Código: 1421021579 Yagrisales@poligran.edu.com

Shirley Andrea Bedoya Valencia

Código: 1611020536 Shbedoya@poligran.edu.com

Julián Andrés Duarte Alférez

Código: 1621023648 juduarte@poligran.edu.com

Fabio Andrés Fierro

Código: 1611023662 fafierro1@poligran.edu.co

Tutor:

Cortes Guerrero Jhonatan

Institución universitaria politécnico gran colombiano

Facultad de ingeniería y ciencias básicas

Tecnología en logística
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Modalidad virtual

Junio de 2019
Contenido
1 Planeación Del Proyecto 3
1.1 Introducción 3
1.2 Justificación 3
1.3 Objetivo General 4
1.4 Objetivos Específicos 4
1.5 Metodología 4
2 Ejecución del proyecto 5
2.1 Descripción del caso fortipasta 5
2.2 Aplicación y desarrollo de las metodologías 7
2.2.1 Diagrama de pescado o diagrama de ishikawa 7
2.2.2 los 5 por qué? 8
2.3 Diagnóstico de la problemática 8
2.4 Planteamiento de alternativas de solución 9
2.4.1 Evaluación del personal: 9
2.4.2 Análisis del personal 10
2.4.3 Evaluación de las etapas de implementación del sistema WMS 10
2.4.4 Inspección del proceso 12
2.4.5 Pronóstico de la demanda 12
3 Evaluación del proyecto 13
3.1 Criterios de evaluación e indicadores 13
Bibliografía 16
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1 Planeación Del Proyecto

1.1 Introducción

El presente proyecto tiene como finalidad analizar de forma objetiva la problemática

que se presentó en la empresa fortipasta por cuenta de una serie de falencias que se dieron

durante la implementación de la herramienta de sistema de gestión de almacenes WMS

(Warehause Management System) y plantear posibles soluciones en el sistema de logística

y distribución en la empresa; apoyados en los conocimientos adquiridos durante el

transcurso del módulo.

1.2 Justificación

Los costos logísticos (planeación, compras, costos de pedido, almacenamiento y

transporte) tienen gran importancia dentro de una organización. Por tal razón es

fundamental optimizar los recursos, costos y gastos de la compañía, ya que la

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administración adecuada del almacenamiento y la distribución de los productos logran

reforzar la competitividad de la empresa.

Este proyecto busca así proponer diferentes metodologías como el diagrama espina de

pescado y los cinco por qué, mediante los cuales lograremos identificar las causas de una

problemática que se presentó durante la implementación de la herramienta WMS en la

empresa fortipasta y plantear soluciones de manera eficaz que contribuyan a la mejora en

procesos cruciales para la organización en lo que se refiere a todos los aspectos de la

implementación de nuevas herramientas para facilitar las actividades diarias de control de

inventarios, almacenamiento y distribución, con el fin de mantener un nivel de servicio

óptimo.

1.3 Objetivo General

Analizar la problemática que se presentó en la empresa fortipasta durante la

implementación de la herramienta WMS con el fin de definir alternativas de solución.

1.4 Objetivos Específicos

➢ Conocer y analizar la herramienta de gestión de almacenes WMS.

➢ Identificar las causas que dieron origen a la problemática en la empresa fortipasta

por medio de metodologías como la “espina de pescado” y “los 5 por qué".

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➢ Plantear soluciones oportunas y concretas para garantizar el buen funcionamiento de

la cadena de abastecimiento en la compañía.

1.5 Metodología

Una de las metodologías a utilizar para dar solución al problema de fortipasta es el

diagrama de pescado, consiste en representar las causas que explican un problema,

permitiendo tomar medidas de acción en las causas que tienen mayor porcentaje de

problemas, esta estructura identifica el efecto que es el problema y las causas que explican

el comportamiento, así mismo las causas tiene subcausas que ayudan a tomar acciones para

corregirlas fallas que se presentan

Otra metodología a utilizar: ¿Los 5 por qué? es una técnica que basa en realizar 5

preguntas para verificar la causa-efecto que se puede generar en un problema determinado,

la finalidad de esta metodología es determinar la raíz de la falla y poder llegar a una

solución de forma eficaz, este proceso consiste en verificar el paso a paso del problema
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para analizar las causas que lo ocasionaron ya que con cada pregunta y respuesta se va

profundizando para llegar al punto de inicio del problema, es por esto que esta metodología

nos ayudaría a llegar al centro del problema que se está presentando con el caso Fortipasta.

2 Ejecución del proyecto

2.1 Descripción del caso fortipasta

Empresa multinacional que llego a Colombia en los años 50s, su principal planta

quedo en Cali por su posición geográfica, inicio con presencia en 13 países, pero después

de reevaluar los costos y por la globalización a nivel mundial planteando varias estrategias,

para el año 2004 quedaron 7 plantas con mayores ganancias.

Colombia quedo como centro de la región andina. Ecuador, Perú y Bolivia fueron cerradas,

después de esto se le da inicio a la primera fase simplificar el negocio por medio de la

estrategia SKUs por medio de esta hubo un gran incremento en el inventario de dólares

viéndose reflejado en el aumento en ventas y de esta forma duplicar su compra de material

y mano de obra, la sede principal de fortipasta no daba abasto para poder tener todo a

tiempo y llegar de forma exitosa a sus clientes finales en los diferentes países, su estrategia

aunque había servido para aumento de ventas no contaba con la planta necesaria para suplir
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las necesidades sin afectar el servicio, esto se ve reflejado con mayor intensidad en

operaciones de cargue poniendo en riesgo el producto final.

El paso para seguir era optimizar la operación de las bodegas, por este motivo se realizaría

cambio de herramientas por una más eficiente impactando en el tiempo de minimización de

cargue y numero de posiciones dentro de la bodega, este nuevo proyecto se denominó

“Positrones” el cual consistía en la implementación de una herramienta de gestión de

almacenes denominada WMS (Warehause Management System).

La problemática que encontramos en la empresa es falta de control de todas las áreas

encargadas por la falta de tiempo y personal capacitado para cada uno de los puestos,

después de la salida en vivo y ver el gran caos en la bodega, por medio de auditorías se dan

cuenta del mal manejo que se le ha dado a el nuevo proyecto se encontraron cosas tales

como usuarios compartiendo claves, posiciones que aparecían como vacías cuando

realmente estaba la mercancía pero ninguno de los encargados realizo revisión alguna

sabiendo que es una herramienta nueva que está en prueba por el poco tiempo que se tubo

para su implementación, productos que al momento de despechar no encontraban. Las

falencias que se encontraron en el nuevo proyecto son: Conformación en el equipo de

trabajo personas que aún no tenían el conocimiento ni experiencia, presión con poco tiempo

para capacitación y pruebas en tiempo no real, post implementación y soporte a usuarios

finales.
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2.2 Aplicación y desarrollo de las metodologías

2.2.1 Diagrama de pescado o diagrama de ishikawa

MANO DE OBRA ORGANIGRAMA

FALTA DE INCUMPLIMIENTO
CAPACITACION FECHAS

PERSONAL ABANDONA
PRESTAR USUARIOS PROYECTO
Mal uso de
herramienta
POCA CAPACIDAD COORDINADORES NO WMS
SUPERVISAN
MALA DISTRIBUCION
DESCONOCIMIENTO
HERRAMIENTA
BODEGAS
ALMACENAMIENTO CONTROL

En esta metodología podemos determinar la causa- efecto para identificar la raíz del

problema con la implementación de la herramienta WMS en el caso fortipasta. Como

podemos observar, se evidencia cada causa potencial, así como a la categoría que pertenece.

Con esta metodología podremos identificar los principales problemas para poder plantear

soluciones asertivas.

2.2.2 los 5 por qué?

1. ¿Por qué no funciono la herramienta WMS? -> Por el mal uso que se le dio a la

herramienta debido a falta de pruebas en tiempo real

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2. ¿Por qué la mano de obra fue uno de los principales inconvenientes? -> Por falta de

conocimiento en el manejo de la herramienta.

3. ¿Por qué no se cumplió el organigrama? -> Por falta de organización entre los

coordinadores de las diferentes áreas

4. ¿Por qué no se posee un control adecuado en las bodegas? -> Por falta de personal para

cada área, falta de pruebas

5. ¿Por qué no coincide la información? -> Por mala utilización de la herramienta,

direccionamiento incorrecto, personal no capacitado.

2.3 Diagnóstico de la problemática

En las metodologías escogidas podemos observar que el problema de fortipasta radica

en los siguientes aspectos:

1. Falta de organización en cada área

2. Falta de capacitación para los trabajadores

3. Personal escogido como coordinadores no tienen ni el conocimiento ni experiencia

suficiente

4. Incumplimiento organigrama

5. deficiencia en el control en las bodegas

6. Falta de personal
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7. Falta de apoyo directivos

8. Mala comunicación

Al momento de la implementación de la herramienta WMS, en las reuniones

realizadas por el equipo de trabajo no se tuvo en cuenta posibles inconvenientes que se

pudieran generar durante la implementación de la herramienta, en las reuniones siguientes

donde ya era notorias las fallas, no hubo plan de acción inmediato para dar control a los

inconvenientes evidenciados y de esta manera seguir con el transcurso adecuado de lo que

se tenía previsto.

2.4 Planteamiento de alternativas de solución

2.4.1 Evaluación del personal:

La evaluación se realizará en el mismo centro de trabajo; evaluación en situación real de

trabajo. En este caso se realizarán pruebas de conocimientos, las cuales miden la capacidad del

evaluado con respeto al manejo de la información, no solo lo conceptual, si no cómo esta siendo

utilizada dicha información para dar soluciones a situaciones específicas. Así mismo, se realizarán

pruebas de desempeño, estas permiten diagnosticar los procedimientos, la técnica y el producto

establecidos en los criterios del desempeño del perfil, en esta prueba el trabajador debe demostrar

sus capacidades reales de desempeño práctico en una situación laboral real.

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2.4.2 Análisis del personal

Implica que los colaboradores accedan a pasar por un proceso de evaluación para

comparar o medir su desempeño, conocimientos, habilidades y actitudes de acuerdo con la

unidad de competencia del perfil ocupacional que desempeña. Esto le permite a la

compañía diagnosticar si la persona es idónea o no para realizar la función a su cargo. Le

permite orientar y asesorar a las personas evaluadas sobre aquellas brechas existentes en su

desempeño y que requieran capacitación y/o mayor practica laboral.

La manera de llevar a cabo esta alternativa es con la realización de reuniones periódicas

entre las diferentes áreas donde cada una debe exponer con un informe el seguimiento que

se está haciendo y las posibles fallas que se hayan presentado en este periodo.

2.4.3 Evaluación de las etapas de implementación del sistema WMS.

Se puede observar que al inicio de la implementación del sistema WMS se realiza la

creación del equipo de trabajo para este procedimiento; aquí encontramos la primera

falencia pues se incorpora personal con poca experiencia en el manejo de estos temas y con

educación y capacitación diferente donde en este proceso no se ve la necesidad de aplicar

esta clase de conocimientos.

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Seguidamente se observa el no movimiento y el no costo adicional, se realiza la propuesta

de contratación de nuevo personal para dedicarse de lleno a la implementación del sistema

donde se observa negación por parte de altos mandos y sobre carga a su personal con

actividades cotidianas en su labor y con actividades de implementación del sistema. Una

vez creado el equipo de trabajo y pasar la primera etapa de la implementación la cual

consistía en capacitación sobre el sistema se llega a Colombia a iniciar la segunda etapa con

levantamiento de información donde se empiezan a ver las consecuencias de sobre carga de

actividades pues Andrés Caicedo abandona el proyecto por el no tiempo y la negación de

altos mandos en la contratación de nuevo personal.

Se observa el atraso en los tiempos definidos para cada etapa pues se retrasan las tareas por

falta de personal.

Se reemplaza el integrante del equipo de trabajo sin verificar sus capacidades y sin hacer

proceso de selección y se sigue observando en la etapa 3 el retraso en tiempos definidos, se

propone aplazar la salida en vivo, pero no es posible.

Se realizan actividades para cumplir mas no para seguir paso a paso y ejecutar de manera

óptima el sistema y esto se observa porque el personal seleccionado no tiene la capacitación

suficiente sobre el programa y solo quiere cumplir informes.

El inventario en el sistema no concuerda con el físico, no se encuentran en la ubicación que

se posee en el sistema, no aparece producto entre otros.

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2.4.4 Inspección del proceso

Para ello se requiere de un seguimiento continuo del proceso y a los colaboradores de

fortipasta con el fin de que el personal involucrado no tenga inconvenientes de poder

trabajar en el sistema WSM; para ello los integrantes de Positrones realizaran conferencias

en diferentes turnos con el fin de no parar la producción. También se llevarán a cabo

inspecciones sin previo aviso para verificar que la operación en la bodega esté funcionando

correctamente, así como tomar los respectivos correctivos del personal que no haya

comprendido completamente el proceso.

2.4.5 Pronóstico de la demanda

Mediante las estadísticas de venta que se manejan de los años anteriores en Fortipasta, se

debe realizar constantemente un pronóstico de demanda, el cual contempla de igual forma

el movimiento que se ha venido teniendo en tanto en los últimos periodos como

actualmente, esto permite que la compañía mitigue gastos por un manejo erróneo de

inventario, bien sea por exceso o por déficit.

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3 Evaluación del proyecto

3.1 Criterios de evaluación e indicadores

- Examinar el personal indicando las fortalezas y debilidades para

saber si se cuenta con el nivel necesario para emprender el

proyecto central.

- Identificar las debilidades del personal para mitigar riesgos a la

Análisis del personal hora de llevar acabo la implementación del sistema.

- Divulgación sobre el nuevo sistema que la compañía pretende

implantar para que todo el personal hable el mismo idioma y este
al tanto de la nueva herramienta para alcanzar los objetivos.

- Capacitación continua y reiterada sobre el sistema WMS

- Retroalimentación diaria en el proceso de migración.
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- Evaluar el personal que se capacito y realizo proceso de

aprendizaje completo del sistema WMS.

- Eficiencia en el uso de los recursos tecnológicos del sistema para

Evaluación del
personal WMS

- Calidad técnica en el trabajo realizado por los operarios y técnicos.

- Auditorías internas por parte de expertos en el sistema WMS

- Evaluar los niveles de rotación de personal para minimizar costos

de entrenamiento.

- Grado de satisfacción por el servicio recibido por parte de los

clientes.
Evaluación de las
etapas de - Frecuencia de quejas por mal servicio
implementación del
sistema WMS - Agilidad en la solución de quejas y reclamos por parte del cliente.
Planificación exhaustiva para la migración de datos del inventario
- al nuevo sistema

-
Analizar la relación costo beneficio en la implementación de esta

ERP

- Ajustar los sistemas de control de salida de mercancías

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- Implementar sistemas de control eficientes en el proceso de

despacho y distribución de mercancías.

- Inspección visual, toma de datos para realizar la respectiva

evaluación a cada trabajador

Inspección del
proceso - Información plasmada en las conferencias para las capacitaciones

- Reinducciones

- Informes de la evolución del proceso

Se especificará un tiempo específico de entregas

-
Entrega satisfactoria Se hará la recopilación adecuada e idónea de datos necesarios para así
al consumidor final ejecutar correctamente cada etapa y cumplir con calidad y tiempo
-
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- Después de realizado el pronóstico se hará una validación de los

resultados obtenidos a partir de la implementación de plan de acción a
corregir

SCORECARD CASO FORTIPASTA

INDICADOR PARA MEDIR % DE
ALTERNATIVA EL AVANCE DE LA META ESPERADA PARA EL CUMPLIMIENTO DEL
DE SOLUCION SOLUCION INDICADOR INDICADOR OBSERVACIONES
con el primer filtro
de la persona que
persona idónea para el el análisis del personal se realice de 100% con la está haciendo el
Análisis del cargo de selección y de forma asertiva y dando a conocer selección y análisis análisis es el paso a
personal esta forma proporcionar que son personas idóneas para cada adecuado del la evaluación del
el 100% de los cargos cargo personal personal y
contratación
adecuada
tener candidatos
Selección del personal 100% con el
Cada uno de los integrantes de tanto externos como
con el 100% de cumplimento de la
fortipasta este 100% comprometido internos para la
capacidades para cada capacidad,
Evaluación del con el cumplimiento y el objetivo de evaluación y según
uno de los cargos experiencia y
personal la empresa, con el conocimiento y la conocimiento y
personas con el conocimiento
experiencia necesaria para tener experiencia tomar la
conocimiento y la adecuado para cada
éxito mejor decisión para
experiencia uno de los cargos
la empresa
ya con el personal
idóneo para cada
todas las áreas 98% con personal
cargo y personal
encargadas en el proceso Con el personal completo y completo y
Evaluación de completo en cada
de cada una de las etapas capacitado cada una de las etapas capacitado se debe
etapas de área se seguirán las
de WMS cumplir al 100% del WMS se podrán llevar con éxito cumplir cada etapa
implementación etapas con sus
con sus objetivos, metas en el tiempo y control esperado de la
respectivos tiempos
y tareas propuestas implementación
y resultados
esperados
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con los
99% con la mano de coordinadores en su
obra calificada, área la inspección
Los coordinadores estar
tener la seguridad de que el etapas de será profunda así no
100% pendientes en el
Inspección del inventario y los demás procesos implementación ocurrirá ningún tipo
proceso de cada área y
proceso están siendo satisfactorios y con el completas y de error en el nuevo
así brindar resultados
cumplimiento requerido seguimiento por los sistema en las
satisfactorios
coordinadores de entregas y estafas
cada área que se estaban
realizando
la razón de ser de
99% llegada del
Entregas cumplir con la totalidad toda empresa son
todos los clientes totalmente producto final a los
satisfactorias al al 100% de pedidos sus clientes con
satisfechos tanto con tiempos como clientes en tiempo
consumidor entregados a tiempo y en clientes satisfechos
con el producto esperado y con la
final perfectas condiciones la empresa tendrá
calidad de siempre
éxito

CONCLUSIONES

En este proyecto tras determinar de manera puntual las causas que dieron origen a la

problemática originada en la empresa fortipasta durante la implementación de un sistema

de gestión de almacenaje y de resolver estas de forma técnica empleando una metodología

causa raíz como la herramienta espina de pescado y los cinco ¿por qué?, que de forma

pragmática nos ilustra el análisis profundo entre problema/necesidad; se estableció un

diagnostico que define la forma correcta de efectuar un cambio dentro de una cadena de

suministro y que generen valor de acuerdo a su objetivo principal y a su organización.

En este proceso se encuentran las debilidades y el grado de importancia en la toma de

decisiones y de la claridad en las estrategias a implementar para no cometer errores como el

caso mencionado, es importante resaltar que una empresa debe tener una evaluación

exhaustiva en los flujos de información y procesos como también capacitación y

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entrenamiento eficiente para su equipo de trabajo, contar con un sistema de gestión de

calidad idóneo orientado a una mejora continua y así encontrar nuevas oportunidades de

negocio.

9. Bibliografía

Garcia Di Motoli , J. (Agosto de 2011). Preparación de Pedidos de Mercancías. Obtenido

de

BlogSpot: http://pedidosdemercancias.blogspot.com.co/search?updated-min=2011-01-

01T00:00:00-08:00&updated-max=2012-01-01T00:00:00-08:00&max-results=1

Ortega Guzman, M. A. (2013). Alistamiento de mercancia. Obtenido de Club ensayos:

http://clubensayos.com/Temas-Variados/Alistamiento-De-Mercancia/1036598.html

Pablo, J. (24 de Abril de 2011). El concepto de envase y packaging. Obtenido de Blogspot:

http://mercadotesinatamayo2009.blogspot.com.co/2011/04/el-concepto-de-

envaseypackaging.html