UNIDAD PROFESIONAL INTERDISCIPLINARIA DE INGENIERIA Y

CIENCIAS SOCIALES Y ADMINISTRATIVAS.

“PROPUESTA DE UN SISTEMA INFORMÁTICO PARA

LA GESTION DE ALMACEN DE LA ABARROTERA
MILENIO S.A. DE C.V.”

T E S I N A

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE :

LICENCIADO EN CIENCIAS DE LA INFORMÁTICA

P R E S E N T A N :

L A U R A C A R D O S O D E L A L U Z

MIGUEL ALEJANDRO MENDOZA CORTÉS

R A F A E L V E R G A R A A G U I L A R

QUE PARA OBTENER EL TÍTULO DE :

LICEN CI ADO EN AD M INIST R ACIÓN IND UST RI A L

P R E S E N T A :

N O R M A AN G E L I C A L Ó P E Z S AL I N A S

QUE PARA OBTENER EL TITULO DE :

I N G E N I E R O I N D U S T R I A L

P R E S E N T A :

J O A B R A M I R E Z S A N T I A G O

MÉXICO DF 2010
ÍNDICE
RESUMEN............................................................................................................................................ i

INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................. ii

CAPÍTULO I. MARCO METODOLÓGICO. ..................................................................................... - 1 -

1.1 Problema. .................................................................................................................................. - 1 -

1.2 Objetivo General. ...................................................................................................................... - 1 -

1.3 Objetivos Específicos. ............................................................................................................... - 1 -

1.4 Hipótesis. ................................................................................................................................... - 1 -

CAPÍTULO II. ANTECEDENTES DEL COMERCIO ABARROTERO. ............................................ - 3 -

2.1 La industria del comercio abarrotero. ........................................................................................ - 3 -

2.1.1 Particularidades de los grupos minoristas. .................................................................... - 3 -

2.1.2 El impacto de la modernización y el comercio tradicional. ............................................ - 5 -
2.1.3 Crecimiento por grupo y clase de actividad en la década de los años 80. ................... - 6 -
2.1.4 Crecimiento por grupo y clase de actividad en la década de los años 90. ................... - 8 -

2.2 Antecedentes de la empresa Milenio S.A. de C.V. ................................................................ - 11 -

2.2.1 Organigrama. ............................................................................................................... - 12 -

2.2.2 Misión de la Empresa. ................................................................................................. - 12 -
2.2.3 Visión de la Empresa. .................................................................................................. - 12 -
2.2.4 Filosofía de la Empresa. .............................................................................................. - 13 -
2.2.5 Servicios de la Empresa. ............................................................................................. - 13 -

CAPÍTULO III. GESTIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS. ........................................................ - 17 -

3.1 Sistema de Gestión de Almacenes (SGA). ............................................................................. - 17 -

3.2 Características y beneficios de un Sistema de Gestión de Almacén. .................................... - 18 -

3.3 Funciones de un SGA. ............................................................................................................ - 19 -

3.3.1 ¿Qué debe hacer? ....................................................................................................... - 19 -

3.3.2 Más allá del SGA. ........................................................................................................ - 19 -

3.4 Ventajas del uso de un SGA. ................................................................................................. - 20 -

3.5 Almacén................................................................................................................................... - 21 -

3.5.1 Finalidad del almacenaje. ............................................................................................ - 21 -

3.5.2 Principios Básicos en el Área de Almacenamiento. .................................................... - 22 -
 3.5.3 Motivos de la existencia de almacenes. ...................................................................... - 23 -

3.6 Tipos de almacén. ................................................................................................................... - 24 -

3.7 Inventario. ................................................................................................................................ - 25 -

3.7.1 Concepto de Inventario. .............................................................................................. - 25 -

3.7.2 Objetivos. ..................................................................................................................... - 27 -

3.8 Administración de inventarios. ................................................................................................ - 27 -

3.8.1Técnicas de administración de inventarios. ................................................................. - 28 -

3.8.2 Costos del inventario. ........................................................................................................... - 28 -

3.8.3 Finalidad de la administración de Inventarios. ............................................................ - 31 -

3.8.4 Minimización de la inversión en inventarios. ............................................................... - 31 -
3.8.5 Afrontando la demanda. .............................................................................................. - 32 -
3.8.6 Importancia. ................................................................................................................. - 32 -

3.9 Tipos de Inventarios. ............................................................................................................... - 33 -

3.10 Características y Análisis del Inventario. .............................................................................. - 37 -

3.10.1 Tipos de Conteo para existencias Físicas. ................................................................ - 38 -

3.10.2 Método PEPS. ........................................................................................................... - 39 -
3.10.3 Ubicación de las existencias. .................................................................................... - 41 -
3.10.4 Código de ubicación. ................................................................................................. - 41 -

CAPÍTULO IV. SISTEMAS INFORMÁTICOS. .............................................................................. - 43 -

4.1 Sistema Informático................................................................................................................ - 43 -

4.2 Sistemas Informáticos de Almacenes. .................................................................................... - 44 -

4.3 Planificación de Recursos Empresariales (ERP). ................................................................. - 46 -

4.3.1 Componentes de un ERP. ........................................................................................... - 51 -

4.3.2. Características. ........................................................................................................... - 53 -
4.3.3 Ejemplos de ERP......................................................................................................... - 54 -
4.3.4 Módulos ERP. .............................................................................................................. - 60 -
4.3.4.1. Clasificación de Sub Módulos: ................................................................................ - 65 -

4.4 Funcionalidades Especiales del ERP. .................................................................................... - 66 -

CAPÍTULO V. PROPUESTA DEL SISTEMA INFORMÁTICO (SIGA). ........................................ - 68 -

5.1 Justificación. ............................................................................................................................ - 68 -

5.2 Variables de estudio ................................................................................................................ - 68 -

5.3 Beneficios. ............................................................................................................................... - 74 -

5.4 Situación Actual. ...................................................................................................................... - 74 -

5.5 Sistema Informático SIGA. ...................................................................................................... - 75 -

5.5.1 Especificaciones técnicas ............................................................................................ - 75 -

5.5.2 Instalación de la aplicación SIGA ................................................................................ - 79 -
5.5.3 Funcionamiento del sistema SIGA. ............................................................................. - 80 -

5.6 Requisitos y costo. .................................................................................................................. - 89 -

CONCLUSIONES. ......................................................................................................................... - 90 -

BIBLIOGRAFÍA.............................................................................................................................. - 93 -

GLOSARIO .................................................................................................................................... - 95 -

ANEXOS........................................................................................................................................ - 97 -
RESUMEN.

El presente trabajo de investigación, se llevo a cabo dentro del comercio abarrotero abordando
dos temas principales; Sistemas de Gestión de Almacenes (SGA) y sistemas informáticos. Dentro
de la investigación se contemplaron los antecedentes históricos de la industria abarrotera, así
como su crecimiento y evolución en todos sus ámbitos, tales como el tecnológico y el
administrativo, que son precisamente la base de la propuesta del Sistema Informático de Gestión
de Almacén (SIGA) para la empresa abarrotera Milenio S.A de C.V. El objetivo propone un sistema
informático, mediante el análisis de la operación actual para eficientizar la gestión del almacén ya
que la ausencia de un sistema informático en el área de almacén de la abarrotera Milenio S.A. de
C.V; le ha ocasionado deficiencia en sus tiempos de respuesta, la correcta salida de productos e
ineficiencia en la solicitud de productos a proveedores.

Los pasos que se desarrollaron fueron los siguientes: Análisis de los antecedentes de la industria
del comercio abarrotero, La descripción de la operación de las funciones del área de almacén de la
Abarrotera Milenio S.A. de C.V., Estudio general del área de almacén e inventarios, El uso del
método PEPS como base para la operación del almacén, Investigación a detalle de los sistemas
ERP´s, Desarrollo del sistema informático de gestión del almacén y las conclusiones de la
propuesta desarrollada.

Mediante la observación no participante se realizó el registro sistemático válido y confiable del

comportamiento del área de almacén en un periodo de tiempo de una semana; obteniendo por
resultado la propuesta de un sistema informático que pretende mejorar la gestión de la operación
del almacén específicamente en el inventario de la Abarrotera Milenio S.A. de C.V.

i
INTRODUCCIÓN.
Durante las últimas dos décadas la industria del comercio abarrotero ha crecido
considerablemente, como una alternativa para la adquisición de productos que se centran en la
canasta básica, y los de consumo secundario.

Existe una evolución del concepto de enormes establecimientos que hoy mismo se conocen como
supermercados entre éstos hay muchos, pero el desarrollo que se ha dado tanto tecnológico como
su manejo ha permitido a las tiendas fundadoras, que se ven beneficiadas con la implementación
de la administración a pequeña escala. Esto se verá a detalle en el capitulo uno.

La situación actual de la abarrotera Milenio S.A. de C.V. Se obtiene como respuesta que los
procesos en sus operaciones del almacén no son los adecuados, además de que no cuenta con un
sistema informático que le apoye a mejorar su operación en el almacenaje, debido a esto se hace
la propuesta del sistema informático SIGA para eficientizar la gestión del almacén. Esto se verá a
detalle en el capitulo uno.

Dentro de la Industria del comercio abarrotero la parte medular es la gestión de almacén, el cual es
una especialidad dentro del conjunto de funciones relativas al aprovisionamiento y distribución de
productos; encuadradas en el área de logística. Dentro de este universo de actividades, con sus
diferencias sectoriales, la gestión ha desarrollado sistemas de trabajo que permite generalizar
modelos de gestión, construidos con la aplicación de métodos matemáticos, con el objeto de
optimizar los costos de logística y el nivel de servicio de ésta. Un estudio de los modelos de gestión
en sistemas informáticos adecuados para lograr una información estructurada, suficiente y
oportuna. El responsable debe conocer el funcionamiento de estos sistemas, pues son la
herramienta de trabajo. Lo que implica el manejo de productos stock ubicados dentro del almacén
en espera de su posterior empleo, lo que permite surtir regularmente a quienes lo consumen, sin
importarles las discontinuidades que llevan consigo la fabricación o los posibles retrasos en las
entregas por parte de los proveedores.

La gestión de inventarios; que varían en razón de su consumo o la venta de cada artículo que los
componen, da lugar al movimiento de las existencias por ingresos de nuevas cantidades y salida
de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los materiales y la generación de
utilidades en función de dicha rotación.

ii
Es difícil que el mercado pueda ofrecer los productos que la empresa solicita en el momento
preciso en la cantidad y calidad adecuadas y al menor costo. La necesidad de almacenar surge de
equilibrar la producción y la demanda. Esto se verá a detalle en el capitulo tres.

Es indudable que el entorno competitivo empresarial, requiere de promover los procesos y

actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más
fuertes competidores. Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las
tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus
procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de
paquetes de software empresariales tales como el ERP con el cual los directivos de las compañías
esperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la
generación de sus productos y servicios.

Hoy más que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y
centralización de su información; esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus procesos y
estrategias de negocios. Los ERP son una solución robusta para aquellas empresas que buscan
una solución universal a la centralización de su información.

La implementación de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja, ya que implica

rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve
complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo; además de inversión de
tiempo.

En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica

inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio
temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar que el grado de
experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.
Esto se verá en el capitulo cuatro

Los siguientes temas están basados en la propuesta del proyecto estos son: antecedentes de la
empresa, la gestión de almacén e inventarios y los sistemas informáticos los cuales comprenden la
organización de la empresa, el concepto de gestión de almacén, sistema de gestión de almacén
(SGA), almacén, inventarios, sistema, sistema informático y ERP. Para de aquí partir con la
descripción de cada uno ejemplificando sus funciones, ventajas, tipos etc. Y al final se puede ver el
diseño del sistema SIGA que se realizó con base a los resultados de la guía de observación así
como el estudio de todos los temas descritos en este trabajo. Esto se verá en el capitulo cinco.

iii
CAPÍTULO I. MARCO METODOLÓGICO.

La empresa Abarrotera Milenio S.A de C.V inicio operaciones en el mes de Mayo del año 2000, en
un principio contaba con 200 productos y a la fecha cuenta con más de 1000 productos.
En la operación diaria se observó un problema en la ubicación y control de mercancías en el
almacén, debido a que no se realiza una bitácora de entradas y salidas.
En la solicitud de productos y mercancía, no se tiene un stock actualizado, lo que representa
solicitar productos que no se requieren y esto genera costos innecesarios para la empresa.

1.1 Problema.

Actualmente la ausencia de un Sistema Informático en el área de Almacén de la abarrotera Milenio

S.A. de C.V.; ocasiona deficiencia en la gestión del almacén.

1.2 Objetivo General.

Proponer un Sistema Informático mediante el análisis de la operación actual para eficientizar la

Gestión del Almacén.

1.3 Objetivos Específicos.

Describir la industria del comercio abarrotero.

Describir la operación de la Abarrotera Milenio S.A. de C.V.
Describir las funciones del área de almacén de la abarrotera Milenio SA de CV
Estudios de los diferentes Modelos de Gestión de Almacenes.
Estudios de los Sistemas Informáticos de Gestión de Almacenes

1.4 Hipótesis.

Mediante un Sistema Informático se mejoraría la Gestión de la operación del Almacén de la

Abarrotera Milenio S.A. de C.V.

1.5 Justificación.

-1-
En la abarrotera Milenio S.A de C.V. se detectó una brecha de oportunidad en su alineación con
las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave en el área de almacén generando
herramientas que proporcionen información precisa en el inventario, con el fin de tomar las mejores
decisiones en sus procesos y estrategias de negocios, para la planificación asignación y control de
los recursos del almacén.
La administración del almacén e inventario requiere de la reingeniería para obtener información
estructurada en la recepción del almacenamiento y movimiento en el almacén hasta el punto de
consumo de cualquier producto por lo que se hace necesario una redistribución de localidades del
inventario, hasta desarrollar un método eficiente destinado a gestionar la operación del almacén
así como un método de distribución para asegurar que los productos estén disponibles en tiempo y
forma.
Con base en los resultados obtenidos del análisis de administrativos e ingeniería se diseñará la
propuesta de un sistema informático que modelará y automatizará la gestión del almacene
inventarios que optimizarían sus procesos como una solución universal a la centralización de su
información estructurada eficiente y oportuna.

-2-
CAPÍTULO II. ANTECEDENTES DEL COMERCIO ABARROTERO.

Durante las últimas dos décadas la industria del Comercio abarrotero ha crecido
considerablemente como una alternativa de adquisición de producto que se centran en la canasta
básica y los de consumo secundario.

Se ha presenciado una evolución del concepto a enormes establecimientos que hoy mismo se
conocen como supermercados entre éstos hay muchos, pero el desarrollo que se ha dado tanto
tecnológico como de manejo de éstos ha permitido a las tiendas fundadoras de éste gran concepto
ahora se vean beneficiadas con la implementación de la administración a pequeña escala.

Beneficiándose de sus enormes predecesoras ahora las pequeñas Tiendas de Abarrotes

permitirán establecerse con un mayor conocimiento de administración de recursos tanto como en
Personal como tecnológico, permitiendo así el incremento de utilidades resultado del decremento
de mermas/desperdicios, retrasos de entrega o salida del producto, por mencionar algunas.

La importancia del presente capítulo se centra en el impacto de la transformación del comercio

tradicional minorista al comercio minorista moderno de grandes cadenas de franquicias,
provocando una desventaja competitiva y tecnológica en su actividad empresarial.

2.1 La industria del comercio abarrotero.

La reciente etapa de cambios estructurales en la economía mexicana propiciados por el nuevo

patrón de acumulación orientado hacia la liberalización de los mercados ha manifestado
transformaciones en la actividad comercial al detalle, fundamentalmente en los grandes
establecimientos comerciales, en las tiendas departamentales y las especializadas, los cuales
integran al grupo moderno. Lo contrario se registra en un grupo tradicional que como su nombre
lo indica permanece con las características que lo ha definido desde décadas anteriores.

2.1.1 Particularidades de los grupos minoristas.

La actividad comercial minorista a nivel nacional manifestó en las décadas de los años 80´s y 90´s
una estructura por dos grandes grupos: el moderno y el tradicional. Además de lo ya mencionado
la particularidad que define al primero es el uso de la tecnología aplicada en la organización y
administración de la empresa, la infraestructura, la mercadotecnia, el control en el acopio y la

-3-
distribución de bienes directamente por la empresa detallista, además de su grado de autoservicio.
En función de ello, su eficacia radica en sus bajos costos de operación debido precisamente al
eficiente uso de los recursos tecnológicos y humanos.

Las características esenciales de los comercios minoristas tradicionales son el casi o casi nulo uso
de tecnología en todos los ámbitos y la ausencia total de autoservicio, es decir en este tipo de
establecimientos el servicio al cliente es proporcionar en la mayoría de los casos por su propietario
ó por algún trabajador.

Sin embargo es importante destacar que las unidades comerciales tradicionales han permanecido
en el universo del comercio detallista como las de mayor aportación en el número de
establecimientos y en la captación de personal ocupado en las dos décadas en estudio. Incluso se
puede afirmar que este grupo concentro más del 80 % de los trabajadores comerciales en lo que
ha representado el 95 y 99 % de las tiendas del país de 1980 a 1999. El crecimiento constante en
el número de unidades tradicionales de tipo minorista obedece, en gran medida, al poco capital
que se requiere para su inversión ya que la mayoría de las veces, se ubican en la casa-habitación
de sus propietarios, además de la alta generación de autoempleos que ello implica. Esta
característica lo conduce también a una posición muy endeble del mercado, lo cual se refleja en
constante entrada y salida de recursos del mismo. Una ventaja más para la instalación del micro
negociante es el escaso conocimiento de la actividad empresarial; no es necesario conocer el
comportamiento del mercado en gran escala ni contabilidad u otros servicios; solo se necesita
tener los grados mínimos de escolaridad pues ofrece exclusivamente bienes de consumo básico,
que el mismo propietario demanda y consume de forma directa.

Las clases de actividad comercial más representativas de este grupo son los abarrotes (que
2
operan en un área de ventas de 20 a 50m ) y las misceláneas (que funcionan en una superficie
2
todavía menor, de 10 a 20m ).

Las micros y pequeñas tiendas especializadas son comercios que se ven afectados por el
desarrollo de las grandes cadenas, al establecer departamentos dedicados a las ventas de
productos similares a los que ofrecen las primeras.

El consumidor ante la garantía de encontrar en un mismo lugar todos o casi todos los bienes y
servicios necesarios como ropa, alimentos, electrodomésticos, zapatos, farmacia, regalos,
fotografía, bancos, tortillería, panadería, juguetería, etc., acude, por lo general, a un gran
establecimiento para adquirirlos ya que, además de encontrar gran variedad de bienes y servicios

-4-
en una sola unidad, le ofrece facilidades de pago para la adquisición de los artículos, por ejemplo,
ofertas diarias, ventas a crédito o a plazos prolongados, apartados con pequeños montos e
inclusive la entrega de los productos al domicilio particular del cliente, sin costo alguno.

2.1.2 El impacto de la modernización y el comercio tradicional.

La década de los años 90 fue de singular importancia para el comercio detallista. En México, dos
fenómenos vinieron a cambiar la forma de realizar las ventas en el comercio detallista: la
proliferación de las cadenas de tiendas en los formatos de mega mercados, hipermercados,
supermercados, bodegas, tiendas de conveniencia, clubes de membrecía y centros comerciales
por gran parte del territorio mexicano y la expansión de las tiendas de autoservicio y
departamentales a través de las alianzas comerciales. Las uniones se registraron, principalmente,
entre las grandes empresas mexicanas y sus similares extranjeras. De los estados que participaron
en esta dinámica comercial destacan Chihuahua, Jalisco, México, Nuevo León y Sonora. Algunos
ejemplos de estas asociaciones son Comercial Mexicana y Price Club (hoy Costco) en 1991, Cifra
y Wal Mart, (1991-1997) Gigante y Fleming (1992), Carrefour y Gigante (1994-1997), Kmart y
Liverpool (1994-1998), Auchan y Comercial Mexicana (1995-1996) (latina, 2009)

El reacomodo que se ha registrado al interior del grupo moderno derivado de las alianzas obedece
a gran parte de la competencia impuesta del exterior al permitir la entrada masiva de productos y
capitales extranjeros a partir de la apertura comercial. A su vez los inversionistas comerciales
foráneos han utilizado la asociación con sus homólogos mexicanos como una estrategia para
introducirse al mercado interno, que mantiene cautivo el comercio nacional, el cual a través de la
unión, forma parte de la nueva empresa que es resultado del enlace entre los integrantes del pacto
comercial.

Los bienes extranjeros provienen en mayor medida de Asia y son ofrecidos al consumidor
mexicano con muy poca calidad y a precios muy bajos en comparación con sus similares del país;
la calidad no es un factor relevante, por lo que su penetración se debe, esencialmente, a su costo.
El empresario del país, ante esta situación, trata de adaptarse a las normas competitivas impuestas
por el comerciante extranjero mediante la modernización de sus instalaciones, mejores
promociones de venta, técnicas de mercadeo, etc. O bien, de hacer frente a su nueva coyuntura
comercial por conducto de las asociaciones con el capital comercial foráneo.

Entre algunas de las ventajas que obtienen los inversionistas comerciales externos de las
asociaciones están que México les ofrece un potencial de demanda compuesto por más de 100

-5-
millones de habitantes; ante ello visualizan un mercado nuevo y con grandes posibilidades de
crecimiento continuo en palabras de los propios empresarios, esos mercados están creciendo
mucho más rápido que los del resto del mundo, el rendimiento de América Latina es enormemente
superior al que se puede lograr con EE.UU. o Europa, asimismo la carencia de restricciones como
las que se aplican en Europa y Estados Unidos de América al crecimiento de las grandes tiendas
departamentales y de autoservicio por frenar el desarrollo del micro y pequeño negocio comercial.
Las alianzas comerciales han acentuado las diferencias entre los grupos moderno y tradicional. El
proceso de innovación que ha implicado este fenómeno solo ha sido posible para grandes
compañías, las cuales conservan y adoptan todas las ventajas que ofrecen la modernización. El
micro y pequeño comerciante, ubicado en las actividades de abarrotes y misceláneas, continúa
subsistiendo con productos que pertenecen prácticamente al consumo básico y con destino a la
población de escasos recursos. Es importante destacar que en EE.UU. y Francia son las naciones
de donde proceden las innovaciones comerciales que se han extendido por todo el globo
terráqueo. En México ha sido muy importante la influencia gala en el área departamental (pues
tienen el mérito de ser el país donde surgieron los almacenes y las tiendas departamentales, así
como el formato de hipermercados) y estadounidense en las tiendas de autoservicio (se le atribuye
en la década de los años 30 del siglo pasado, la creación de los supermercados, que
revolucionaron toda la actividad comercial hasta entonces practicada).

2.1.3 Crecimiento por grupo y clase de actividad en la década de los años 80.

Las condiciones de operatividad del comercio al por menor en 1980 por grupo fueron las
siguientes: el tradicional represento el 99.6% de los establecimientos, el personal empleado fue de
aproximadamente 82% y el capital invertido en relación con el total del minorista fue de 63% lo
cual permite apreciar que el número de comercios tradicionales, en conjunto, son muy
representativos para la actividad comercial en general al contribuir, en proporciones mayores al
grupo moderno, en algunas variable macroeconómicas como ingresos por ventas y valor agregado.
A las unidades modernas correspondió 44% de ingresos generados por el comercio al por menor.

A cada uno de los establecimientos de este grupo, en promedio, le pertenecieron 115 939 pesos
anuales; en las compras de mercancías, participaron con 44.4% en cuanto al valor agregado
registraron solo 29% del comercio al por menor, la reproducción al valor agregado promedio por
establecimiento del grupo moderno fue de 22 185 pesos anuales. El crecimiento sostenido del
comercio al por menor, el número de establecimientos y personal ocupado. Estuvo esencialmente
en función del micro y pequeño empresario.

-6-
Dentro del grupo de comercios tradicionales, en 1980 se localizaron los de abarrotes, misceláneas
y ultramarinos con el mayor número de establecimientos y personal ocupado. Estas clases de
actividades también fueron representativas dentro del total de comercio al por menor (ver Tabla 1).

Este subgrupo de micros y pequeños negocios contribuyo con 39% de los establecimientos
comerciales y 28% del empleo generado por el comercio minorista; los ingresos obtenidos por las
ventas de mercancías fueron de 7% y sus compras de 8% del total del comercio al menudeo. Los
montos en inversión fija cuantificaron 4% que significo 765 174 pesos anuales. El valor agregado
representó 13%. Su margen de comercialización fue de 0.37 centavos y la productividad por
trabajador, 154 por año.

Con estos datos se observa como el sector tradicional exteriorizó, en su giro comercial más
numeroso, la tendencia de crecimiento constante en establecimientos, personal ocupado y una
significativa participación en los ingresos por ventas, valor agregado y mercancías compradas. Con
ello se percibe a este como parte fundamental de la unidad comercial que conforman los dos
grupos.

Tabla 1. Características del comercio al por menor en México, 1980

Características del comercio al por menor en México, 1980

(porcentajes)

Establecimientos Personal Venta de Capital Valor Mercancías

comerciales Ocupado mercancías Invertido agregado compradas

Total de actividad
comercial 100.0 100.0 100.0 100.0 100.0 100.0

Comercio al por mayor 5.0 20.0 45.0 54.0 57.0 54.0

Comercio al por menor 95.0 80.0 55.0 46.0 43.0 46.0

Abarrotes, ultramarinos y
misceláneas 39.0 28.0 7.0 4.0 13.0 8.0

Autoservicio 0.6 6.0 16.0 17.0 19.0 20.0

Grandes almacenes y
tiendas de departamentos 0.3 4.7 8.0 13.0 14.0 9.0

Nota: Las tres actividades comerciales no comprenden 100% del comercio minorista, son sólo las más representativas para
el grupo moderno y el tradicional, según sea el caso.
Fuente: INEGI. VIII Censo Comercial, 1981. México, INEGI, 2002

-7-
En contraste del grupo moderno sobresalen las tiendas de autoservicio, supermercados, grandes
almacenes y tiendas de departamentos que representan alrededor del 1% de los establecimientos
del comercio al por menor. Los empleado creados fueron de 11%, menos de la mitad de lo que
generaron los abarrotes y misceláneas, los cuales constituyen solo una parte del comercio
tradicional.

Debemos tener presente que la modernidad implica adquirir, de manera constante, la tecnología de
vanguardia que incluye herramientas para la creación de necesidades de producto ante el
consumidor, como la publicidad y los servicios profesionales especializados que imperan en cada
momento especifico, es decir se manifiesta la actualización continua en la operatividad de la gran
empresa comercial y el rezago en los mercados tradicionales, sobre todo las actividades
mencionadas.

En el ámbito nacional la ubicación de los comercios de ambos grupos en 1980 se centro en el

Distrito Federal que ocupó el primer lugar con 21.2% de establecimientos al por menor y 24% de la
generación de empleos, fue seguido del estado de México (9.5%) y en tercera posición se colocó
Jalisco (34 500 negocios que representaron 6.5%).Además, con los estados de Veracruz de
Ignacio de la Llave, Puebla, Guanajuato, Michoacán de Ocampo, Nuevo León, Oaxaca,
Tamaulipas formaron el grupo con mayor crecimiento en el número de unidades comerciales
reuniendo casi 70% de comercios al por menor en el país. Las mismas localidades concentraron la
mayor densidad demográfica del territorio mexicano anual de 2.4% de 1970 a 1980 y en el estado
de México fue de 6.5%; por lo tanto se puede decir que el factor demográfico en ascenso eleva la
demanda de bienes de consumo para los dos grupos comerciales, lo que resulta uno de los
factores determinantes para la instalación, ubicación y funcionalidad de las empresas comerciales.

2.1.4 Crecimiento por grupo y clase de actividad en la década de los años 90.

En esta etapa el impulso a la economía neoliberal exhibió sus efectos. El comercio al por menor
también se vio inmerso en las secuelas del nuevo modelo de acumulación en México; el grupo
moderno cuantificó cambios sustanciales, favorecidos por la competencia impuesta por las
cadenas internacionales que operaron directamente en el país. La competencia consistió en
vender una mayor variedad de productos, con calidad y a un precio menor que los comercios,
además de propiciar las facilidades de adquisición del producto a crédito y con amplio margen de
tiempo para solventar la deuda. (Gastelum, 2005). La estructura comercial que se había mantenido
en mayor medida con capitales mexicanos se encontró dividida entre los empresarios comerciales
nacionales y extranjeros con el propósito de obtener los mercados cautivos de los primeros. Este
proyecto se hizo viable con las alianzas realizadas entre ambos.

-8-
En este contexto comercial, la estructura de los grupos moderno y tradicional se conforma igual
que en la década anterior, de acuerdo con los tamaños micro, pequeño, mediano y grande. En este
último se expresan los cambios originarios en el periodo, como fue la asociación entre empresarios
comerciales nacionales y extranjeros. La directriz expresada por los dos grupos en esa década
presentó la misma pauta en la de los 90, es decir el grupo tradicional registro 99.4% del número
de establecimientos que conformaron el comercio al por menor desde 1993 hasta 1998, y
emplearon 84% de la población ocupada; los medianos y grandes ocuparon el resto.

La inversión en capital fijo y valor agregado correspondió a 51% del comercio al por menor en los
medianos y grandes. La aportación superior en valor agregado fue para los grandes con 47%. La
contribución más pequeña fue de los micros con 23%; entre estos y los pequeños tuvieron 49% de
la inversión de la actividad al detalle. Lo anterior permite deducir la importancia que ha
representado para el comercio al por menor durante las décadas de los años 80 y 90, la existencia
del comercio tradicional. Los establecimientos más representativos de este grupo por su número de
unidades y personal ocupado fueron los abarrotes ultramarinos y misceláneas igual que en la
década anterior (ver Tabla 2)

-9-
 Tabla 2. Participación del comercio al por menor en México ,1998

Participación del comercio al por menor en México ,1998

(porcentajes)

Establecimientos Personal Venta de Capital Valor Mercancías

comerciales Ocupado mercancías Invertido agregado compradas

Total de actividad comercial 100.0 100.0 100.0 100.0 100.0 100.0

Comercio al por mayor 8.0 23.0 50.0 50.0 49.0 50.0

Comercio al por menor 92.0 77.0 50.0 50.0 51.0 50.0

Abarrotes, ultramarinos y
misceláneas 33.0 23.0 7.0 6.0 3.4 10.0

Comercio no alimenticio en
establecimientos especializados 38.2 34.2 20.0 33.0

Supermercados, tiendas de
autoservicio y almacenes 1.8 9.5 20.0 20.0 25.0 17.0

Tiendas de departamentos y
almacenes 0.2 2.3 3.0 3.0 13.0 4.0

Comercio no alimenticio en
establecimientos especializados 0.2 5.3 13.0 8.0

Nota: Las tres actividades comerciales no comprenden 100% del comercio minorista, son sólo las más representativas para
el grupo moderno y el tradicional, según sea el caso.
Fuente: INEGI. VIII Censo Comercial, 1981. México, INEGI, 2002

Su contribución en el comercio al por menor fue de 33% en el número de unidades y de 23% en el

persona la ocupado. En promedio, cada comercio tradicional empleó a 1.7 trabajadores en 1998.
En cambio el grupo moderno actuó con 30 591 grandes negocios en los cuales se emplearon
alrededor de 509 090 personas; esto es 2.2% en unidades comerciales y 17% en ocupaciones. En
promedio, se emplearon 17 personas por cada gran establecimiento. Respecto al monto en
compras de bienes fijos, los supermercados invirtieron 25% del total del comercio al por menor,
las tiendas departamentales y los almacenes, 13% igual que los establecimientos especializados,
en conjunto representaron poco más de la mitad de la inversión comercial al por menor. En la
actividad de comercios no alimenticios especializados, la mayor cantidad pertenece al comercio
tradicional, donde se ubica 91.5% de las unidades. En 1998, los ingresos por las ventas de las
mercancías favorecieron más a los supermercados y tiendas de autoservicio con 20% del total.
Dentro del grupo moderno, esta actividad es la que obtuvo mayores ingresos por la realización de
sus productos: las tiendas de departamentos y los almacenes contribuyeron con 3%; los abarrotes

- 10 -
y ultramarinos colaboraron con 7%; así como los supermercados y autoservicios generaron el 23
por ciento.

Esta situación se aprecia más al observar las visitas que realizan las personas a los distintos
mercados por semana; en 1993 los consumidores acudieron 13 veces en una semana a la tienda
de abarrotes mientras que al supermercado fueron 6.6.veces; cinco años después se comprimieron
ambas 5.6 al supermercado y 11.4 a la tienda de abarrotes.

En general, se puede decir que en la década de los 90 el grupo moderno proyecto una tendencia
de crecimiento en casi todos sus formatos; los supermercados registraron, en promedio una tasa
de crecimiento anual de 8.8%; los años de mayor dinamismo fueron 1990 (con una tasa de 9%),
1991, (21%)y 1992 (14%).

En las dos décadas analizadas el comercio minorista y sus dos grupos estructurales se observó la
misma tendencia de crecimiento. El tradicional elevo sus números de unidades y el personal
ocupado; mientras que en el gran comercio se observaron directrices de crecimiento constante en
las mismas clases de actividades. (Gastelum, 2005)

2.2 Antecedentes de la empresa Milenio S.A. de C.V.

Abarrotera Milenio S.A de C.V. está ubicada en el municipio de Tlalnepantla Estado de México en
la Av. Rio de los Remedios y la Calle Estrella. Es una empresa Mexiquense fundada en 1970
dedicada a la comercialización de abarrotes a nivel mayoreo y menudeo en la región.

Surge legalmente en el año 2000 como su nombre lo indica, pero en la realidad es que este
negocio tiene ya más de 30 años en actividad, en su inicio era una pequeña tienda y esta a su vez
ha pasado de generación en generación, hasta que llego la administración actual quien se ha
puesto como objetivo modernizar en todos los aspectos la Abarrotera.

La actual administración se ha preocupado siempre de ofrecer los más altos estándares de calidad
en productos y servicios. Día a día se esfuerzan por trabajar junto con los empleados, clientes y
proveedores, creando relaciones de valor agregado para lograr el mayor beneficio común.
Comprometidos con el desarrollo económico de la región, día a día brindan el servicio a sus más
de 3000 clientes. Abarrotera Milenio ha expandido sus relaciones comerciales hacia diferentes
sectores y actualmente trabajan para empresas privadas, y algunos colegios, en la entrega de
despensas y paquetes que denominan “econopacs”.

- 11 -
2.2.1 Organigrama.

El siguiente organigrama constituye la expresión de la estructura de la organización, la división de

funciones, niveles jerárquicos, y responsabilidad de los canales formales de la comunicación entre
las diversas partes de la compañía. (Ver Fig. 2)

Figura2: Organigrama de la Abarrotera Milenio S.A. de C.V.

Gerencia
General

Compras Ventas Contabilidad

Almacén

Fuente: Elaboración propia.

2.2.2 Misión de la Empresa.

Brindar un excelente servicio, con responsabilidad y calidad, en la distribución de abarrotes, dentro

de un marco legal, social y de desarrollo sostenible que permita la superación organizacional en
beneficio de los clientes, proveedores y asociados de la empresa.

2.2.3 Visión de la Empresa.

Consolidar la excelencia en el servicio a nuestros clientes, en la oferta de más y mejores

soluciones de abastecimiento, satisfaciendo todas sus necesidades de crecimiento y desarrollo
comercial. Afianzar y desarrollar alianzas estratégicas con empresas líderes, para incrementar la
penetración de mercado, y generar modelos comerciales con fines de expansión.

- 12 -
2.2.4 Filosofía de la Empresa.

En Abarrotera Milenio estamos comprometidos a brindar a nuestros clientes atención profesional y

de calidad, basando nuestra forma de trabajo en principios básicos:

 Honestidad:
Transparencia en todas nuestras actividades, en la forma de ser y en la forma de actuar.

 Calidad:
Utilizar nuestras mejores cualidades y buscar el mejor resultado. Superar las expectativas
nuestros clientes.

 Servicio:
Dar a nuestros clientes, la confianza de nuestro trabajo y de la empresa a la que
representamos.

 Trabajo:
Cada integrante de nuestra empresa cumple con lo suyo en el tiempo y el momento
oportuno.

 Compromisos:
Identificarnos con el cliente y sus necesidades procurando ofrecerle productos y servicios
que le aporten beneficios y utilidades.

 Confianza:
Brindarle a nuestro cliente el mayor respaldo en cuanto a la atención y servicio,
comprometiéndonos a día con día a ofrecer lo mejor de nosotros.

 Responsabilidad:
Respaldamos nuestras acciones siempre con la finalidad de ofrecer lo mejor a nuestros
clientes.

2.2.5 Servicios de la Empresa.

En Abarrotera Milenio brinda un trato cordial a todos los clientes, y les ofrece los siguientes
servicios:

- 13 -
  Atención personalizada en ventas.

 Entrega de la mercancía en la puerta de domicilio o negocio dentro de la zona, de Lunes a

Domingo de 8am-8pm.

 Armado de despensas para empresas y hogares donde usted elije los productos que
desea incluir.

Productos que ofrecen:

El catálogo se conforma por más de mil productos en cerca de 100 líneas de mercancías
diferentes, que abarcan las categorías de abarrote seco, belleza e higiene personal, limpieza y
mantenimiento para el hogar, medicamentos OTC (farmacéuticos que no requieren receta médica)
y otros productos complementarios. (Ver tabla 3)

- 14 -
Tabla 3. Catálogo de productos

Articulo Articulo Articulo Articulo Articulo

Accesorios Blanqueadores Desodorantes Hojas para rasurar OTC

Aceites comestibles Bolsas desechables Detergentes Huevo en caja Sales

Aceitunas Botanas Dulces y golosinas Jabones de tocador Salsas

Bronceadores y
Aderezos bloqueadores Embutidos en lata Jabones de lavandería Sardinas

Aguas embotelladas Cafés Encendedores Jarabes Semillas

Alimentos infantiles Cajetas Enjuagues bucales Jugos enlatados Servilletas

Alimentos para
mascotas Carbón para el hogar Especias Lácteos Shampoo

Almidón para planchar Cepillos dentales Extractos Leches Sopas

Suavizantes
Antisépticos Cereales Fijadores para cabello Licores de ropa

Aromatizantes Cerillos Flanes Limpiadores Tés

Artículos para el Tintes para el

cuidado personal Cervezas Focos Linternas cabello

Artículos escolares y Toallas

de oficina Chiles en conserva Frijol para preparar Lubricantes higiénicas

Artículos fotográficos Chocolates Frutas en conserva Mariscos en conserva Velas

Artículos para fiesta

desechables Chocolates de mesa Galletas Mayonesas Veladoras

Artículos de higiene Verduras en

para bebé Cigarros Gelatinas Media y pantimedias conserva

Atoles Consomés Gomas de mascar Mermeladas Vinagres

Atunes Control de plagas Grenetina Miel

Azúcar Cosméticos Guisados en lata Modificadores de leche

Baterías Cremas dentales Harinas Moles en frasco

Bebidas isotónicas Cremas para rasurar Hielo Mostaza

Fuente: elaboración propia

Uno de los puntos en el que más ha puesto énfasis es en la automatización de su almacén a través
de un sistema informático. Dadas las necesidades actuales, resulta casi imposible de competir con
las franquicias como: Oxxo, Seven Eleven, Extra, etc. Y como sabemos todas estas franquicias
cuentan con su sistema informático (Ver Fig. 1).

- 15 -
Figura. 1. Ejemplos de franquicias abarroteras.

- 16 -
CAPÍTULO III. GESTIÓN DE ALMACÉN E INVENTARIOS.

La Gestión de Almacén es una especialidad dentro del conjunto de funciones relativas al

aprovisionamiento y distribución de productos, encuadradas en el área de logística. Dentro de este
universo de actividades, con sus diferencias sectoriales, la Gestión ha desarrollado sistemas de
trabajo que nos permite generalizar modelos de gestión, construidos con la aplicación de métodos
matemáticos, con el objeto de optimizar los costes de logística y el nivel de servicio de ésta. Un
estudio de los modelos de gestión en sistemas informatizados adecuado para lograr una
información estructurada, suficiente y oportuna. El responsable debe conocer el funcionamiento de
estos sistemas, pues son la herramienta de trabajo, ue implica el manejo de productos Stock
ubicados dentro del almacén en espera de su posterior empleo, más o menos próximo que permite
surtir regularmente a quienes lo consumen, sin importarles las discontinuidades que lleva consigo
la fabricación o los posibles retrasos en las entregas por parte de los proveedores.

Sin dejar fuera la importancia que se tiene en los inventarios; que varían en razón de su consumo o
la venta de cada artículo que los componen, da lugar al movimiento de las existencias por ingresos
de nuevas cantidades y salida de estas a solicitud de los usuarios, produciendo la rotación de los
materiales y la generación de utilidades en función de dicha rotación.

Es difícil que el mercado pueda ofrecer los productos que la empresa solicita en el momento
preciso en la cantidad y calidad adecuadas y al menor costo. La necesidad de almacenar surge de
la necesidad de equilibrar la producción y la demanda. (Gutierrez, 2007)

3.1 Sistema de Gestión de Almacenes (SGA).

Concepto Sistemas de Gestión de Almacenes: Este proceso puede ser mediante un SGA, Sistema
de gestión de Almacenes o (por sus siglas en Ingles WMS)
Un SGA es un programa informático destinado a gestionar la operativa de un almacén.
Para ser considerado como tal, y no una simple gestión de stocks, el programa no sólo ha de
gestionar las ubicaciones de los productos, sino también los movimientos de los operarios y de las
máquinas encargadas de la manutención de los artículos (Ver Figura 3).

- 17 -
 Figura. 3 Flujo de movimientos en almacén

Fuente. mypyme.com.mx

WMS es la solución de tener una visión de las existencias actuales y futuras, organizar el trabajo,
alinear los recursos y satisfacer los requisitos de los clientes optimizando los procesos de
distribución para asegurar que los productos sean repartidos en tiempo y forma. El resultado es
una mejora en la gestión de su cadena de suministro con la máxima satisfacción desde la
recepción de materiales hasta la entrega efectiva al cliente.

Es una solución de software avanzada para empresas de fabricación, distribución, minoristas,

proveedores de logística de terceros.
El WMS permite priorizar las tareas, implementar estándares de productividad e incrementar la
eficiencia de logística. Con la capacidad de ser integrado con cualquier Sistema de planeamiento
de la empresa. o por sus siglas en ingles ERP, el sistema Enterprise Resource Planning;
Compartiendo su solución ERP inventarios, movimientos de entrada y salida y entregas a clientes,
etc. compartiendo información sobre locaciones de inventario, lotes de productos, caducidades de
inventario y fechas de vencimiento desde y hacia el ERP. (Coopers, 2007).

3.2 Características y beneficios de un Sistema de Gestión de Almacén.

El Sistema de Gestión de Almacenes WMS ayuda a:

 Reducir las existencias en el inventario de 5 a 20%

 Aumentar la productividad de trabajo en el almacén de 15 a 40%
 Mejorar la exactitud de envío a los clientes de 2 a 5%

 .Incrementar la exactitud de existencias a un 99 % a nivel de ubicación

 Reducir costos de explotación directos e incrementar el ingreso neto.

- 18 -
  Integrarse con los ERP.

3.3 Funciones de un SGA.

Control de nivel de stock del almacén a nivel de existencia-ubicación. Es la función por excelencia
del SGA, tener perfectamente controlados los inventarios. Gestión a tiempo real. Es una función
imprescindible

Trazabilidad. El uso del SGA brinda la trazabilidad dentro del almacén. La trazabilidad que puede
considerarse como un factor competitivo para el cliente.
Planificación, asignación y control de la carga de trabajo de los recursos del almacén.
Reportar información necesaria para la toma de decisiones. (Morato, 2008)

3.3.1 ¿Qué debe hacer?

1. Versatilidad frente a los diferentes almacenes. Tipologías de unidad de carga. Tipo de

pedidos de cliente.
2. Gestión de las ubicaciones del almacén.
3. Perfecta integración con el ERP-SGA-ERP.
4. Perfecta integración con otros elementos hardware (impresoras, etc.)
5. Soporte de tecnologías de identificación (Código de barras)
6. Implementación de técnicas logísticas, como el cross docking, picking, etc)
7. Intercambio de información (stock-status, EDI)
8. Integración tracking.
9. Organización del transporte. Colas /carga de trabajo.

3.3.2 Más allá del SGA.

(Ver Figura 4)

 Integración Mensajería y workflow.

 Integración con sistema Business Inteligence.

 Publicación en portal.
 Albaranes: gestión documental.

- 19 -
 Figura 4. Ciclo de trabajo de un SGA

Fuente. mypyme.com.mx

3.4 Ventajas del uso de un SGA.

 Reduce el efecto de la rotación de personal.

 Aumenta la versatilidad de los operarios

 La fiabilidad y productividad de los operarios es alta desde el primer día.

 Ratios de productividad precisos.

 Fiabilidad en el stock de materias primas e intermedias.

 Información clara y detallada de stocks y tendencias.
 Planificación fiable.

 Imputación y control de costes más fiable.

 Facilita la toma de decisiones.

 Reducción de las tareas administrativas.
 Reducción de costes. Reducción del espacio necesario.

 Mejor determinación del retorno de la inversión.

 Incremento del servicio, reducción de las rupturas de stock.

 Reducción de los plazos de entrega.

 Plazos fiables.
 Mejora en la relación con clientes y proveedores.
 Fiabilidad del stock a tiempo real.
 Fácil planificación de necesidades.

- 20 -
  Reducción de obsolescencias.

 Disminución de devoluciones. (Morato, 2008)

3.5 Almacén.

El común denominador es que todos están experimentando cambios.

El Almacenaje es un área crítico para el servicio al cliente. Desafortunadamente muchos no
entienden esto ni el rol del almacenaje, por lo que se requiere un enfoque más activo, donde el
servicio al cliente sea medido, evaluado y manejado dentro del almacén.

El cliente siempre espera el producto correcto por lo tanto el almacén constituye una herramienta
importante para satisfacción del cliente.

Concepto de almacén: El almacén es un lugar o espacio físico en que se depositan las materias
primas, el producto semiterminado, el producto terminado a la espera de ser transferido al siguiente
eslabón de la cadena de suministro. Sirve como regulador del flujo de mercancías entre la
disponibilidad y la necesidad de fabricantes, comerciantes y consumidores (Schwarz, 2005)

3.5.1 Finalidad del almacenaje.

Consiste en acercar los productos, lo mas posible al punto donde se realiza el consumo,
teniéndolos dispuestos para que, en el momento que tenga lugar la demanda, esta se pueda
satisfacer rápidamente.
El desabastecimiento de un mercado puede ocasionar importantes pérdidas tanto como la
disminución de ventas como por el deterioro de la imagen del producto.
Esto supone la realización de ciertas tareas en el área de almacén:

1) Recepción: El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o
demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización.

Las condiciones que impiden el flujo rápido son:

a) Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.
b) Medios de Manejo de Materiales Deficiente.
c) Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada.

- 21 -
El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corta
posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que estas se pasan del
vehículo del proveedor al almacén ya que todo estancamiento innecesario eleva el costo del
producto.

2) Almacenamiento: Es la custodia de los productos, en condiciones apropiadas, para el suministro

al proceso de fabricación- distribución- venta, evitando el deterioro del material y permitiendo la
realización de inventarios de control.

3.5.2 Principios Básicos en el Área de Almacenamiento.

El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y

controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la
administración, la producción o al venta de artículos o mercancías, es importante hacer hincapié en
que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrad y salida, o sea una rápida rotación.

 Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo
en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las
existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas son despachadas.

 Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de recepción y
entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.

 Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera
de reducir los costos de la mano de obra.

 Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una
ocasión más para estropearla.

 El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe
representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación.

 El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares
al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes
de artículos.

 El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de
distribución en el opuesto.
Si el espacio es muy limitado o crítico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo
siguiente:

 Una mejor ubicación de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.

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  Una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema
de almacenamiento diversificado.

 Reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estanterías movibles o en bloques.

 Eliminación del almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén.
Reducción de existencias por medio de los sistemas y fórmulas en el estudio de control de
inventarios. (Gutiérrez, 2007)

3.5.3 Motivos de la existencia de almacenes.

Los almacenes se consideran redituable para un negocio según el apoyo que preste a las
funciones productoras de utilidades: producción y ventas, de ahí derivada la importancia de su
existencia:

1) Cuando existe un desequilibrio en los ritmos de aprovisionamiento y de la producción

2) En la distribución.
En cuanto se refiere a éste último punto:

a) Cuando hay un desequilibrio en los ritmos de la producción y del consumo.

b) Cuando existe un desequilibrio en el tiempo del período de consumo y el de la producción.
c) Cuando las zonas de consumo se encuentran alejadas de las de producción.

El almacenaje es una labor unida a una mano de obra intensiva en la industria, existiendo una gran
oportunidad para mejorar la productividad de los almacenes y la calidad correspondiente por medio
de un activo seguimiento y con programas de entrenamiento y educación para los trabajadores de
estas dependencias.

La presión para computarizar el almacén es grande y es también una clave importante para
mejorar el tiempo de respuestas de los pedidos, pero el nivel de entendimiento de la necesidad, los
beneficios y los requerimientos es bajo. La administración debe tener cuidado en adoptar la
computarización y hacerlo después de que los objetivos y expectativas de las computadoras estén
claramente definidas y sobre todo entendidas.

Los almacenes están continuamente presionados por la competencia, las presiones para
perfeccionar el Justo a Tiempo en los inventarios están aumentando pero al mismo tiempo la

- 23 -
variedad de los productos se incrementa, algunos almacenes aumentan sus inventarios pero otros
los reducen, el común denominador es que todos están experimentando cambios.

3.6 Tipos de almacén.

El almacenaje es una labor unida a una mano de obra intensiva en la industria, existiendo una gran
oportunidad para mejorar la productividad de los almacenes y la calidad correspondiente por medio
de un activo seguimiento y con programas de entrenamiento y educación para los trabajadores de
estas dependencias, es por eso que el almacén puede ser una empresa manufacturera,
distribuidora, o una tienda de productos de consumo, los almacenes se pueden diferenciar según:

 Almacenes Industriales:
Comprende el conjunto de almacenes de una industria para almacenar las materias primas y los
productos terminados. Dentro de estos almacenes industriales tenemos:

 Almacén de Materia Prima:

Almacena las materias primas que intervienen directamente en la composición de los productos
terminados.

 Almacén de Productos Semi-elaborados:

Dedicado al almacenamiento de los materiales que han sufrido algunas transformaciones en el
proceso productivo.

 Almacén de Productos Terminados:

Destinados al almacenamiento de productos para ser suministrados o entregados a los clientes.

 Almacén de Aprovisionamiento en General:

Para almacenamiento de insumos que intervienen indirectamente en la fabricación, tal es el caso
de combustibles, aceites, lubricantes, material de embalaje.

 Almacén de Distribución:
Destinados a almacenar y vender artículos, productos, colocados a disposición del consumidor.

 Depósitos:

- 24 -
Lugar concebido y equipado para las mercaderías colocadas en depósitos por trato entre el
depositante y el depositario, esto normalmente corresponde al concepto de Almacenera. No hay
que confundir con aquel que normalmente se utiliza para guardar los bienes que ya no se utilizan,
es decir, los obsoletos, se guarda sin criterio sin orden; esto es el concepto de depósito. (Gutierrez,
2007)

3.7 Inventario.

La base de toda empresa comercial es la compra y ventas de bienes y servicios; de aquí viene la
importancia del manejo de inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la
empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del periodo
contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

El inventario tiene como propósito fundamental proveer a la empresa de materiales necesarios,

para su continuo y regular desenvolvimiento, es decir, el inventario tiene un papel vital para
funcionamiento acorde y coherente dentro del proceso de producción y de esta forma afrontar la
demanda.

Algunas personas que tengan relación principal con los costos y las finanzas responderán que el
inventario es dinero, un activo o efectivo en forma de material. Los inventarios tienen un valor,
particularmente en compañías dedicadas a las compras o a las ventas y su valor siempre se
muestra por el lado de los activos en el balance general.

3.7.1 Concepto de Inventario.

Se conforman con el material o los suministros que se guardan para uso o ventas futuras. Por lo
general se trata de bienes terminados que esperan el pedido de un cliente. Sin embargo, también
pueden ser bienes o materiales que esperan ser producidos o convertidos en artículos terminados
para un cliente.

El inventario es el conjunto de mercancías o artículos que tiene la empresa para comerciar con
aquellos, permitiendo la compra y venta o la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo
económico determinados. Deben aparecer en el grupo de activos circulantes. Es uno de los activos
más grandes existentes en una empresa. El inventario aparece tanto en el balance general como
en el estado de resultados. En el balance General, el inventario a menudo es el activo corriente
mas grande. En el estado de resultado, el inventario final se resta del costo de mercancías

- 25 -
disponibles para la venta y así poder determinar el costo de las mercancías vendidas durante un
periodo determinado.

Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o
para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los
inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos
terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser
consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios;
empaques y envases y los inventarios en tránsito.

El inventario se refiere por definición a las existencias de todo artículo o recurso usado por una
organización de cualquiera de las siguientes formas:
• Materias primas
• Artículos en proceso
• Artículos terminados
• Partes componente
• Suministros

Los inventarios existen para permitirle a las empresas cumplir con los requerimientos de los
clientes. También existen usualmente para suavizar el flujo de bienes en el proceso de producción,
especialmente hacia los centros de trabajo dependientes. La razón principal de su existencia es la
protección contra la incertidumbre de los proveedores. El inventario también permite la utilización
realista y máxima de equipos y personal.

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la

importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la
empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período
contable un estado confiable de la situación económica de la empresa. (Morante, 2008)

La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas de contabilidad
de mercancías, porque la venta del inventario es el corazón del negocio. El inventario es, por lo
general, el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de
mercancías vendidas, son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta su principal función y la
que dará origen a todas las restantes operaciones, necesitaran de una constante información

- 26 -
resumida y analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas
principales y auxiliares relacionadas con esos controles Para una empresa mercantil el inventario
consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta en el curso regular del comercio; es
decir la mercancía vendida se convertirá en efectivo dentro de un determinado periodo de tiempo.
El termino inventario encierra los bienes en espera de su venta (las mercancías de una empresa
comercial, y los productos terminados de un fabricante), los artículos en proceso de producción y
los artículos que serán consumidos directa o indirectamente en la producción. Esta definición de
los inventarios excluye los activos a largo plazo sujetos a depreciación, o los artículos que al
usarse serán así clasificados.

3.7.2 Objetivos.

Proveer o distribuir adecuadamente los materiales necesarios a la empresa. Colocándolos a

disposición en el momento indicado, para así evitar aumentos de costos perdidas de los mismos.
Permitiendo satisfacer correctamente las necesidades reales de la empresa, a las cuales debe
permanecer constantemente adaptado. Por lo tanto la gestión de inventarios debe ser atentamente
controlada y vigilada.

3.8 Administración de inventarios.

Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotación y evaluación del inventario de

acuerdo a como se clasifique y que tipo reinventario tenga la empresa, ya que a través de todo
esto determinaremos los resultados (utilidades o pérdidas) de una manera razonable, pudiendo
establecer la situación financiera de la empresa y las medidas necesarias para mejorar o mantener
dicha situación.

Los inventarios más comunes son los de: materias primas, productos en proceso y productos
terminados. La administración de los inventarios depende del tipo o naturaleza de la empresa, no
es lo mismo el manejo en una empresa de servicios que en una empresa manufacturera.

También depende del tipo de proceso que se use: producción continua, órdenes específicas y
montajes o ensambles. En procesos de producción continua las materias primas se adquieren con
anticipación y el producto terminado permanece poco tiempo en el inventario.

En procesos de órdenes específicas la materia prima se adquiere después de recibir el pedido o la

orden y el producto terminada prácticamente se entrega inmediatamente después de terminado.

- 27 -
En método de producción por proceso de montaje requiere, en general, más inventarios de
productos en proceso que los sistemas continuos pero menos que los procesos por órdenes.

Sin embargo la administración del inventario, en general, se centra en 4 aspectos básicos:

1) ¿Cuantas unidades deberían ordenarse (o producirse) en un momento dado?

2) ¿En qué momento debería ordenarse (o producirse) el inventario?,
3) ¿Que artículos del inventario merecen una atención especial?,
4) ¿Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos de los inventarios?

3.8.1Técnicas de administración de inventarios.

Los métodos comúnmente empleados en el manejo de inventarios son:

 El sistema ABC.
 El modelo básico de cantidad económico de pedido CEP.
 EL SISTEMA ABC

Una empresa que emplea esté sistema debe dividir su inventario en tres grupos: A, B, C. en los
productos "A" se ha concentrado la máxima inversión. El grupo "B" está formado por los artículos
que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la inversión. Al grupo "C" lo componen en su
mayoría, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequeña inversión. La división
de su inventario en productos A, B y C permite a una empresa determinar el nivel y tipos de
procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los productos "A" debe ser el más
cuidadoso dada la magnitud de la inversión comprendida, en tanto los productos "B" y "C" estarían
sujetos a procedimientos de control menos estrictos. (Ramirez, 2007).

3.8.2 Costos del inventario.

La meta de la administración de inventarios consiste en proporcionar los inventarios que se

requieren para mantener las operaciones al más bajo costo posible.
Hay dos categorías de costos asociados con el inventario - (1) el costo para mantener el inventario,
y (2) el costo de no tener inventarios.
El costo de mantener inventario incluye el costo de materiales por unidad; el costo de pedidos o de
reaprovisionamiento; y los costos de mantener y llevar el inventario.

- 28 -
Cuando la empresa también produce los materiales que necesita para la producción, el costo de
reaprovisionamiento es substituido por el costo para configurar máquinas o realizar el cambio de
actividades.

Los costos de mantenimiento y sostenimiento generalmente incluyen los costos de almacenaje,

seguros contra incendio y robo, y administración de bodegas.

El costo intangible relacionado con el mantenimiento de inventarios es la pérdida de oportunidad

asociada con inversión en inventarios que se podría aprovechar en otras actividades redituables.
Los costos de no mantener inventario están relacionados principalmente con la pérdida de buena
voluntad de los clientes y de réditos perdidos en caso de escasez o falta de suministros, sin
mencionar la posibilidad de dichos incidentes se hagan públicos a clientes potenciales

Costos totales del inventario:

Costos de mantenimiento: Comprende los costos de almacenamiento, de capital y de depreciación

(mermas y desusos).
Para determinarlo se debe calcular primero el costo porcentual por año por el mantenimiento. Para
su cálculo debemos tomar en cuenta lo siguiente:

Inventario promedio = A = unidades por orden / 2 = (S/N)/2

S = unidades que se van a comprar todo el año
N = el número de compras que se hacen
P = precio de compra
C = costo porcentual por año por el mantenimiento del inventario.

Para calcular C se toman todos los costos como son: costos de financiamiento (costo de capital
inversión promedio en el inventario), almacenamientos, seguros, mermas. Estos se suman y se
dividen entre la inversión promedio del inventario.

(A*P)
Ya calculando C, para determinar el costo total de mantenimiento sería:
CTM = costo total de mantenimiento = C*P*A
Costos de ordenamiento: Estos son los costos de colocar una orden y de recibirla (normalmente
son costos fijos independientemente del tamaño de la orden).

- 29 -
Costo total de ordenar = CTO = F*N
F = costo fijo por orden
N = número de órdenes colocadas en el año.
N Puede ser calculada. N = S / 2ª
Entonces, también se puede expresar el costo total de ordenar de la siguiente manera:
Costo total de ordenar = CTO = F * ( S / 2A )

Costos totales del inventario:

CTI = CTM + CTO = (C * P * A) + F (S / 2A) y si A = Q / 2 entonces

CTI = C * P * (Q / 2) + F * (S / Q)

El modelo de la cantidad económica de la orden: La cantidad económica de la orden es la cantidad

de inventario óptimo, o de costo mínimo, que debería ordenarse de la siguiente manera:

EOQ = 2FS / CP
EOQ = cantidad económica de la orden, o cantidad óptima que deberá ordenarse
F = costo fijo de colocar y recibir una orden
S = ventas anuales en unidades
C = costos anuales de mantenimiento expresados como un porcentaje del valor promedio del
inventario
P = precio de compra de los productos, es el precio al que compra la Empresa

Punto de reorden: El punto de reorden es el nivel de inventario que determina el momento en que
se debe colocar una orden: Punto de reorden = plazo de tiempo en semanas X consumo semanal

Mercancías en tránsito: Son los productos que se han pedido pero que aun no llegan y entran al
inventario Punto de reorden = plazo de tiempo X consumo semanal - mercancía en tránsito

Inventarios de seguridad: Es el inventario adicional que se mantiene para protegerse contra los
cambios en las ventas esperadas o demoras en la producción o en el abasto de los productos.
El mantener este inventario incrementa el inventario promedio que se tiene durante el año
y como consecuencia de esto también se aumenta el costo anual de mantenimiento del inventario

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Descuentos por cantidad: Cuando se ofrece un descuento por incrementar el número de piezas
compradas se deben tomar en cuenta dos aspectos:
1.- El costo de mantenimiento del inventario aumentará porque la inversión en el inventario se
aumenta
2.- se tiene un ahorro en los productos comprados al disminuir su precio: entonces se deben
comparar los resultados de estos dos aspectos para determinar si es conveniente aceptar el
descuento y comprar más cantidad

3.8.3 Finalidad de la administración de Inventarios.

La administración de inventario implica la determinación de la cantidad que deberá mantenerse, la

fecha en que deberán colocarse los pedidos y las cantidades de unidades a ordenar. Existen dos
factores importantes que se toman en cuenta para conocer lo que implica la administración de
inventario (Soto, 2006)

Existen varias nociones de inventario. Una corriente de opinión afirma que tener inventario es
inevitable dado que los costos de no tenerlo cuando los clientes lo demandan sobrepasa el costo
de afrontar dichos costos. La otra corriente de opinión dice con firmeza que el inventario es la raíz
de todos los problemas de producción. Dicho de otra forma, la presencia de inventario quiere decir
que la empresa esconde detrás de los niveles de inventario ciertas ineficiencias de la firma.
Este módulo se enfoca en la primera escuela de pensamiento. Si los inventarios no se pueden
eliminar totalmente y la producción sin existencias es una situación ideal, los inventarios deben
entonces por lo menos ser gestionados.

3.8.4 Minimización de la inversión en inventarios.

El inventario mínimo es cero, la empresa podrá no tener ninguno y producir sobre pedido, esto no
resulta posible para la gran mayoría de las empresa, puesto que debe satisfacer de inmediato las
demandas de los clientes o en caso contrario el pedido pasara a los competidores que puedan
hacerlo, y deben contar con inventarios para asegurar los programas de producción. La empresa
procura minimizar el inventario porque su mantenimiento es costoso.
Ejemplo:
Al tener un millón invertido en inventario implica que se ha tenido que obtener ese capital a su
costo actual así como pagar los sueldos de los empleados y las cuentas de los proveedores. Si el
costo fue del 10% al costo de financiamiento del inventario será de 100.000 al año y la empresa
tendrá que soportar los costos inherentes al almacenamiento del inventario.

- 31 -
3.8.5 Afrontando la demanda.

Si la finalidad de la administración de inventario fuera solo minimizar las ventas satisfaciendo

instantáneamente la demanda, la empresa almacenaría cantidades excesivamente grandes del
producto y así no incluiría en los costos asociados con una alta satisfacción ni la pérdida de un
cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando
un capital que se podría emplear con provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de
inventarios en términos de la opción entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes
y el costo de mantenimiento del inventario que se requiere. (Gutiérrez, 2007)

3.8.6 Importancia.

La administración de inventario, en general, se centra en cuatro aspectos básicos:

 Cuantas unidades deberían ordenarse o producirse en un momento dado.

 En qué momento deberían ordenarse o producirse el inventario.

 Que artículos del inventario merecen una atención especial.

 Puede uno protegerse contra los cambios en los costos de los artículos del inventario.
El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega pueden ser instantánea, se
debe contar con existencia del producto a las cuales se puede recurrir rápidamente para que la
venta real no tenga que esperar hasta que termine el cargo proceso de producción.

Este permite hacer frente a la competencia, si la empresa no satisface la demanda del cliente sé ira
con la competencia, esto hace que la empresa no solo almacene inventario suficiente para
satisfacer la demanda que se espera, si no una cantidad adicional para satisfacer la demanda
inesperada.

El inventario permite reducir los costos a que da lugar a la falta de continuidad en le proceso de
producción. Además de ser una protección contra los aumentos de precios y contra la escasez de
materia prima.

Si la empresa provee un significativo aumento de precio en las materias primas básicas, tendrá que
pensar en almacenar una cantidad suficiente al precio más bajo que predomine en le mercado,
esto tiene como consecuencia una continuación normal de las operaciones y una buena destreza
de inventario.

- 32 -
La administración de inventario es primordial dentro de un proceso de producción ya que existen
diversos procedimientos que va a garantizar lograr la satisfacción para llegar a obtener un nivel
óptimo de producción. Dicha política consiste en el conjunto de reglas y procedimientos que
aseguran la continuidad de la producción de una empresa, permitiendo una seguridad razonable
en cuanto a la escasez de materia prima e impidiendo el acceso de inventario, con el objeto de
mejorar la tasa de rendimiento. Su éxito va estar enmarcado dentro de la política de la
administración de inventario:

 Establecer relaciones exactas entre las necesidades probables y los abastecimientos

de los diferentes productos.

 Definir categorías para los inventarios y clasificar cada mercancía en la categoría

adecuada.

 Mantener los costos de abastecimiento al más bajo nivel posible.

 Mantener un nivel adecuado de inventario.

 Satisfacer rápidamente la demanda.

 Recurrir a la informática.

Algunas empresas consideran que no deberían mantener ningún tipo de inventario porque
mientras los productos se encuentran en almacenamiento no generan rendimiento y deben ser
financiados.
Sin embargo es necesario mantener algún tipo de inventario porque:
a. La demanda no se puede pronosticar con certeza.
b. Se requiere de un cierto tiempo para convertir un producto de tal manera que se pueda
vender.

Además de que los inventarios excesivos son costosos también son los inventarios insuficientes,
por que los clientes podrían dirigirse a los competidores si los productos no están disponibles
cuando los demandan y de esta manera se pierde el negocio. La administración de inventario
requiere de una coordinación entre los departamentos de ventas, compras, producción y finanzas;
una falta de coordinación nos podría llevar al fracaso financiero.
En tal sentido el primer paso que debe seguirse para determinar el nivel optimo de inventario son,
los costos que intervienen en su compra y su mantenimiento, y que posteriormente, en que punto
se podrían minimizar estos costos. (Besley, 2006)

3.9 Tipos de Inventarios.

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Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el almacén, por
medio de un registro detallado que puede servir también como mayor auxiliar, donde se llevan los
importes en unidades monetarias y las cantidades físicas. A intervalos cortos, se toma el inventario
de las diferentes secciones del almacén y se ajustan las cantidades o los importes o ambos,
cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta física. Los registros perpetuos son útiles para
preparar los estados financieros mensuales, trimestral o provisionalmente. El negocio puede
determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancías vendidas directamente de las
cuentas sin tener que contabilizar el inventario. El sistema perpetuo ofrece un alto grado de control,
porque los registros de inventario están siempre actualizados. Anteriormente, los negocios
utilizaban el sistema perpetuo principalmente para los inventarios de alto costo unitario, como las
joyas y los automóviles; hoy día con este método los administradores pueden tomar mejores
decisiones acerca de las cantidades a comprar, los precios a pagar por el inventario, la fijación de
precios al cliente y los términos de venta a ofrecer. El conocimiento de la cantidad disponible ayuda
a proteger el inventario.

Inventario Intermitente: Es un inventario que se efectúa varias veces al año. Se recurre por
razones diversas, no se puede introducir en la contabilidad del inventario contable permanente, al
que se trata de suplir en parte.

Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio económico,
generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situación patrimonial en
ese sentido, después de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.

Inventario Inicial: Es el que se realiza al dar comienzos a las operaciones.

Inventario Físico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de las
diferentes clases de bienes (mercancías), que se hallen en existencia en la fecha del inventario, y
evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada de las
existencias. Inventario determinado por observación y comprobado con una lista de conteo, del
peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado del stock
realmente poseído. La realización de este inventario tiene como finalidad, convencer a los
auditores de que los registros del inventario representan fielmente el valor del activo principal. La
preparación de la realización del inventario físico consta de cuatro fases, a saber:

Manejo de inventarios (preparativos)

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Identificación
Instrucción
Adiestramiento

Inventario Mixto: Inventario de una clase de mercancías cuyas partidas no se identifican o no

pueden identificarse con un lote en particular.
Inventario de Productos Terminados: Todas las mercancías que un fabricante ha producido para
vender a sus clientes.

Inventario en Transito: Se utilizan con el fin de sostener las operaciones para abastecer los
conductos que ligan a la compañía con sus proveedores y sus clientes, respectivamente. Existen
porque el material debe de moverse de un lugar a otro. Mientras el inventario se encuentra en
camino, no puede tener una función útil para las plantas o los clientes, existe exclusivamente por el
tiempo de transporte.

Inventario de Materia Prima: Representan existencias de los insumos básicos de materiales que
abran de incorporarse al proceso de fabricación de una compañía.

Inventario en Proceso: Son existencias que se tienen a medida que se añade mano de obra, otros
materiales y demás costos indirectos a la materia prima bruta, la que llegará a conformar ya sea un
sub-ensamble o componente de un producto terminado; mientras no concluya su proceso de
fabricación, ha de ser inventario en proceso.

Inventario en Consignación: Es aquella mercadería que se entrega para ser vendida pero él título
de propiedad lo conserva el vendedor.

Inventario Máximo: Debido al enfoque de control de masas empleado, existe el riesgo que el nivel
del inventario pueda llegar demasiado alto para algunos artículos. Por lo tanto se establece un
nivel de inventario máximo. Se mide en meses de demanda pronosticada, y la variación del
excedente es: X >Imax.

Inventario Mínimo: Es la cantidad mínima de inventario a ser mantenidas en el almacén.

Inventario Disponible: Es aquel que se encuentra disponible para la producción o venta.

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Inventario en Línea: Es aquel inventario que aguarda a ser procesado en la línea de producción.

Inventario Agregado: Se aplica cuando al administrar las existencias de un único artículo

representa un alto costo, para minimizar el impacto del costo en la administración del inventario, los
artículos se agrupan ya sea en familias u otro tipo de clasificación de materiales de acuerdo a su
importancia económica, etc.

Inventario en Cuarentena: Es aquel que debe de cumplir con un periodo de almacenamiento antes
de disponer del mismo, es aplicado a bienes de consumo, generalmente comestibles u otros.

Inventario de Previsión: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida.
Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los de previsión se tienen a la luz de una
necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.

Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado
de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en dicho lugar. Los inventarios de seguridad
concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuación de proveedores
debido a factores como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala
calidad no podrán ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a fluctuaciones inciertas
de la demanda.

Inventario de Mercaderías: Son las mercaderías que se tienen en existencia, aun no vendidas, en
un momento determinado.

Inventario de Fluctuación: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de

producción no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones en la demanda y la oferta
pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en
centros de trabajo cuando el flujo de trabajo no puede equilibrarse completamente. Estos
inventarios pueden incluirse en un plan de producción de manera que los niveles de producción no
tengan que cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.

Inventario de Anticipación: Son los que se establecen con anticipación a los periodos de mayor
demanda, a programas de promoción comercial o a un periodo de cierre de planta. Básicamente
los inventarios de anticipación almacenan horas-trabajo y horas-máquina para futuras necesidades
y limitan los cambios en las tasas de producción.

- 36 -
Inventario de Lote o de tamaño de lote: Estos son inventarios que se piden en tamaño de lote
porque es más económico hacerlo así que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.
Por ejemplo, puede ser más económico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en
grandes lotes para reducir costos de alistamiento ó pedido o para obtener descuentos en los
artículos adquiridos.

Inventario Estaciónales: Los inventarios utilizados con este fin se diseñan para cumplir mas
económicamente la demanda estacional variando los niveles de producción para satisfacer
fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de producción de
las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse
frecuentemente.

Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final del
periodo contable.

Inventario Permanente: Método seguido en el funcionamiento de algunas cuentas, en general

representativas de existencias, cuyo saldo ha de coincidir en cualquier momento con el valor de los
stocks.

Inventario Cíclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisión de operar según
tamaños de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios
de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden
a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.

3.10 Características y Análisis del Inventario.

Es necesario realizar un análisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar
cuáles son las etapas que se presentaran en proceso de producción, las comunes o las que se
presenta en su mayoría son:

 Materia Prima

 Productos en proceso
 Productos terminados

 Suministros, repuestos

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En caso de materia prima, esta es importada o nacional, si es local existen problemas de
abastecimiento, si es importada el tiempo de aprovisionamiento. La obsolencia de los inventarios,
tanto por nueva tecnología como por desgaste tiempo de rotación, tienen seguro contra
incontinencias, deberá realizarse la inspección visual de dicha mercadería. Se debe saber la forma
de contabilización de los inventarios. Correcta valorización de la moneda empleada para su
contabilización.
Se debe conocer la política de administración de los inventarios: con quienes se abastecen, que
tan seguro es, preocupación por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas
mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotación de
los inventarios fijada o determinada. Áreas involucradas en la administración ya sea el Gerente de
Producción, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc. Como se realiza el control
de los inventarios en forma manual o computarizada. Tecnología empleada.
Naturaleza y liquidez de los inventarios, características y naturaleza del producto, características
del mercado, canales de distribución, analizar la evolución y la tendencia.

3.10.1 Tipos de Conteo para existencias Físicas.

Para empezar la toma de inventario, es necesario realizar el conteo de existencias físicas de los
artículos, dicho conteo puede realizarse de dos maneras:

 Manual

 Con lectora portátil

Conteo de existencias de forma manual:
Para realizar el conteo de existencias físicas de forma manual debe:
Ejemplo:

 Imprimir el reporte auxiliar para la toma de inventario

 En el menú vaya a Inventario | Reportes | Inventario Físico

 Seleccione el reporte Auxiliar en toma de inventario
Haga clic en Imprimir
Reparta las hojas entre las personas que contaran el inventario
Las personas que contaran los artículos, deberán anotar las existencias de cada
artículo

Conteo de existencias con lectora portátil

También puede realizar el conteo de existencias y almacenarlo en una lectora portátil, con la
ventaja que la identificación del producto es usando el código de barras.

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Para realizar el conteo de existencias usando una lectora portátil:
Ejemplo:

 Este proceso varía para cada modelo de lectora

 Inicialice el archivo o la memoria de la lectora

 Para cada artículo:

 Pase por el escáner el código de barras

 Escriba la existencia del articulo usando el teclado de la lectora
 Al terminar descargue la información de la lectora en un archivo de texto

3.10.2 Método PEPS.

Costo de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS):

Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe llevar un registro del
costo de cada unidad comprada del inventario. El costo de la unidad utilizado para calcular el
inventario final, puede ser diferente de los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las
mercancías vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los primeros
costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se debe el nombre de Primeras
Entradas, Primeras Salidas. El inventario final se basa en los costos de las compras más recientes.
Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos productos que se
adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán aquellos productos comprados más
recientemente.

En cualquiera de los métodos las compras no tienen gran importancia, puesto que estas ingresan
al inventario por el valor de compra y no requiere procedimiento especial alguno. En el caso de
existir devoluciones de compras, esta se hace por el valor que se compro al momento de la
operación, es decir se la de salida del inventario por el valor pagado en la compra. Si lo que se
devuelve es un producto vendido a un cliente, este se ingresa al inventario nuevamente por el valor
en que se vendió, pues se supone que cuando se hizo la venta, esos productos se les asigno un
costo de salida según el método de valuación de inventarios manejado por la empresa.
Ejemplo:

El movimiento de inventarios para la empresa Manufactura Vitromex muestra la siguiente

información para el mes de Enero 2009 (Ver Tabla 4).

- 39 -
 Tabla 4. Movimiento de inventarios.

Fecha Movimiento Unidades Costo unitario

Ene-01 Inventario inicial 3.000 $20

Ene-04 Compras 1.700 $22

Ene-14 Compras 1.200 $24

Ene-26 Compras 1.500 $25

Ene-30 Ventas 4.700

Fuente. Vitromex

Calculando el costo de venta por medio del método PEPS (Ver tabla 5).
Tabla 5. Costo de venta por medio del método PEPS.

Método PEPS

Fecha Movimiento Unidades Costo Costo

Unitario total

Ene- 01 Inventario 3000 $20 $60000

Inicial

Ene- 04 Compras 1700 $22 $37400

Ene- 14 Compras 1200 $24 $28800

Ene- 26 Compras 1500 $25 $37500

Mercancía disponible 7400 $163700

Ene- 30 Inventario 2700 $66300

final

Costo de unidades vendidas 4700 $97400

Ultimas unidades compradas

Ene- 26 Compras 1500 $25

Ene-14 Compras 1200 $24

Fuente. Vitromex

- 40 -
3.10.3 Ubicación de las existencias.

Almacenar productos o materiales obliga al personal a conocer en cualquier momento el lugar

donde se encuentra cada uno de los artículos sin tener para ello, que recurrir a la memoria o a
recordar donde se puso cada artículo cuando ingresó.
Sin embargo se recurre a la memoria especialmente de los productos pequeños y con mayor
variedad recordando donde se puso cada artículo cuando ingresa al almacén.
En el capítulo de almacenes dijimos, que está distribuido en módulos y en él existen palets que
constituyen una unidad de carga de un determinado peso o tamaño donde se colocan de una
manera especial sobre su base. (Buker, 2005)

3.10.4 Código de ubicación.

La codificación es indispensable para la buena administración de un almacén de materiales así

como de productos terminados listos para la venta. Todo artículo debe tener un nombre y un
número que sirve de identificación en todas las áreas.
Existen dos codificaciones:

 El código del producto que lo tienen todos los productos y

 El código de producción que poseen las margarinas, detergentes, aceites. es decir los
de vencimiento rápido
El código del producto sirve para identificar a los productos y el código de producción o
vencimiento sirve; para realizar la rotación de la mercadería y evitar su deterioro. Ver vida útil de
productos terminados. (Sabater J. G., 2002)
Todas las operaciones en el sistema de información se realizan por el código del producto. Por
esto algunos productos, debido a su variedad, llegan con el código en sus empaques,
especialmente si son importados para evitar confusiones en el almacenamiento y en la entrega al
cliente.
Generalmente estos se llaman códigos de barras. (Ver Anexo -1- )
El código de vencimiento está formado de la siguiente manera
AA MM DD—T
o
VENCE: AA MM DD - T
Donde:
AA: Últimos dígitos del año de fabricación o vencimiento
MM: Dígitos del mes de fabricación o vencimiento

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DD: Dígitos del día de fabricación o vencimiento
T: Turno de producción

El código del producto está formada por dos campos el primero tendrá las 3 primeras letras del
nombre del producto; el segundo un número progresivo de 4 cifras, de la siguiente manera. (Ver
anexo 1)
ACE 0121 Detergente Ace x 24 kilos Bolsa
VIV 0122 Detergente Viva x 20 Kilos Bolsa
MAR0140 Aceite Maravilla x 12 Litros Botella (Gutierrez, 2007)

- 42 -
CAPÍTULO IV. SISTEMAS INFORMÁTICOS.

Es indudable que el entorno competitivo empresarial, requiere de promover los procesos y

actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más
fuertes competidores, debido a esto desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a
las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus
procesos. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de
software empresariales tales como el ERP con el cual los directivos de las compañías esperan
tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la generación
de sus productos y servicios. Claro ejemplo el uso de ERP´s para el manejo del Sistema de
Gestión de Almacén (SGA)

La implementación de un sistema de ERP por lo general es larga y compleja, ya que implica

rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve
complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo; además de inversión de
tiempo.

En la mayoría de las empresas, se requiere reemplazar la infraestructura existente, lo que implica

inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio
temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar que el grado de
experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.

4.1 Sistema Informático.

Sistema: Conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un

determinado objeto.

Un sistema informático como todo sistema:

Es el conjunto de partes interrelacionadas, hardware, software y de Recurso Humano, Un sistema
informático típico emplea una computadora que usa dispositivos programables para capturar,
almacenar y procesar datos. La computadora personal ó PC, junto con la persona que lo maneja y
los periféricos que los envuelven; resultan de por sí un ejemplo de un sistema informático.
Incluso la computadora más sencilla se clasifica como un sistema informático, porque al menos dos
componentes (hardware y software) tienen que trabajar unidos. Pero el genuino significado de

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"sistema informático" viene mediante la interconexión. Muchos sistemas informáticos pueden
interconectarse, esto es, unirse para convertirse un sistema mayor (Joyanes, 2005)

Como ejemplo de sistema informático podemos citar el caso de un individuo manejando una
computadora personal a través de sus periféricos. También se clasificaría como sistema
informático a una computadora en sí misma, dado que los componentes de software y hardware
deben operar sistemáticamente.
Cuando varios sistemas informáticos se conectan entre sí, lógicamente se crea un sistema
informático de mayor tamaño el cual comparte recursos de variado tipo, como por ejemplo
impresoras por red, o conexión a Internet. Este tipo de conexiones varía en complejidad según
varios factores, dependiendo de la institución en cuestión, de la finalidad del sistema, etc.
Un problema que se da al interconectar sistemas informáticos entre sí es que quienes planifican los
mismos a veces no lo hacen pensando en la compatibilidad intersistémica, por lo cual los
protocolos de comunicación juegan un punto clave en tal tarea de interconexión. Estos protocolos
poseen un conjunto de reglas y de restricciones definidas pensando en que cualquier sistema
informático debería poder comunicarse con otro distinto.
Los sistemas informáticos de importantes instituciones conectadas a Internet son generalmente
fuertemente protegidos por expertos en seguridad informática, siendo atacados por crackers
cotidianamente ya sea por intereses meramente didácticos, por intereses políticos o de otra clase.
En el caso de las PC hogareñas, los llamados cyberdelincuente suelen diseñar formas de
penetración sobre todo con el fin de obtener algún rédito económico

4.2 Sistemas Informáticos de Almacenes.

Definición de Sistema informático. Un sistema informático es un conjunto de partes que funcionan

relacionándose entre sí con un objetivo preciso. Sus partes son: hardware, software y las personas
que lo usan. Por ejemplo, una computadora, sus dispositivos periféricos y la persona que la
maneja, pueden constituir un sistema informático

Un sistema informático puede formar parte de un sistema de información; en este último la

información, uso y acceso a la misma, no necesariamente está informatizada. Por ejemplo, el
sistema de archivo de libros de una biblioteca y su actividad en general es un sistema de
información. Si dentro del sistema de información hay computadoras que ayudan en la tarea de
organizar la biblioteca, entonces ese es un sistema informático. (Alegsa, 2009)

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El sistema informático de gestión: Tiene como principal objetivo controlar, coordinar y gestionar
todos los procesos que se desarrollan en un almacén, desde la información recibida por el ERP,
hasta el control de cada uno de los movimientos que han de realizar los elementos mecánicos o
eléctricos. Es el cerebro del cual dependen las decisiones y las reacciones.
Ejemplos:
Sistemas informáticos Utilizados actualmente para los almacenes:

Software Suite del almacén.Sistema de control completamente equipado del almacén escalable
para las necesidades de hoy y el crecimiento de mañana.
De controles sofisticados de la PC, a PLCs "inteligentes" a bordo, almacena por completo sistemas
de control, FKI Logistex trae su recurso completo de la ingeniería a los controles y al diseño de
software.
Los controles de la manipulación de materiales y los sistemas informáticos probados en práctica de
FKI Logistex ofrecen la tecnología marginal a los sistemas de las energías de manipulación de
materiales más modernos de hoy. Comenzando con los controles más simples del transportador y
avanzando a través del compaginador más avanzado y escogiendo sistemas, controles de FKI
Logistex e ingeniería de programas informáticos, investigación, y el plomo del desarrollo la industria
de la manipulación de materiales.

El sistema informático de gestión tiene como principal objetivo: controlar, coordinar y gestionar
todos los procesos que se desarrollan en un almacén, desde la información recibida por el ERP,
hasta el control de cada uno de los movimientos; que han de realizar los elementos mecánicos o
eléctricos. Es el cerebro del cual dependen las decisiones y las reacciones.
Software de gestión (por sus siglas en ingles SGA) (Buker, 2005)
El software de gestión, como órgano integrador de los sistemas de almacenamiento y distribución,
consiste en un conjunto de aplicaciones informáticas que interactúan entre ellas mediante
mecanismos de permeabilidad y protocolos de comunicación.
El SGA de Mecalux está desarrollado para que su implantación sea escalable en función de la
complejidad logística de la instalación. Está integrado por seis niveles predeterminados, que
admiten desde la nula personalización del software hasta determinadas adaptaciones del SGA.

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Las máquinas de almacenamiento automatizado de Kardex pueden proporcionar muchos
beneficios, entre ellos ahorro de espacio y una mayor productividad. Además, cuando estas
soluciones van acompañadas por software inteligente, los niveles de eficiencia alcanzados
generarán un alto ahorro en los costes y ayudan a tener un rendimiento de primer orden.
PowerPick®, la solución de software de Kardex, es única a la hora de ofrecer una amplia gama de
paquetes de software flexibles y hechos a medida para adaptarse a la forma de trabajar.
Como el sistema de gestión de existencias crece a la par de las necesidades, la modulabilidad del
software PowerPick® garantiza la flexibilidad futura y la protección de la inversión inicial. (Alegsa,
2009)

4.3 Planificación de Recursos Empresariales (ERP).

La evolución de los sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) se remonta a la

década de los 70, cuando se comienza a utilizar un software llamado MRP (Material Requirement
Planning), cuyo objetivo era planificar las operaciones de producción dentro de las compañías.

Sin embargo, en la actualidad dentro de los sistemas de planificación de recursos empresariales

(ERP) surgen productos que son enfocados específicamente de acuerdo a los negocios de cada
compañía comprometidas ya sean en la producción de bienes o servicios. Por lo que un sistema de
planificación de recursos empresariales constituye la base del desarrollo de los sistemas
especializados de gestión.

Concepto ERP. Planificación de Recursos Empresariales (por sus siglas en ingles ERP).
Es un conjunto de sistemas de información gerencial que permite la integración de ciertas
operaciones de una empresa, especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística,
el inventario, los envíos y la contabilidad. El ERP funciona como un sistema integrado. Toda la
empresa, sus sistemas y procesos pueden reunirse bajo un mismo esquema para beneficiar a toda
la organización.
Los ERP funcionan ampliamente en todo tipo de empresas y su selección depende de factores
como el tamaño de la empresa, el tipo de empresa, procesos, recursos, etc.
El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y
automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística,
producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa .

- 46 -
  Por otro lado, los ERP como "paquetes de sistemas configurables de información dentro
de los cuales se integra la información a través de áreas funcionales de la organización".
Los sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se
implantan con éxito trae una serie de beneficios importantes para las empresas. (Orton,
2004)

 La Planificación de Recursos Empresariales (ERP) es un sistema que permite coleccionar

y consolidar la información a través de la Empresa

 En el articulo "Critical Factors for Enterprise Resources Planning System Selection and
Implementation Projects within Small to Médium Enterprise" menciona que K.C. Laundon y
J.P. Laundon, (2000) definen al ERP como un sistema de administración de negocios que
integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeación, manufactura, ventas y
finanzas (esto se representa en la Fig.5. El software ERP planea y automatiza muchos
procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los
complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio

FINANZAS MANUFACTURACIÓN VENTAS

COMPRAS SISTEMA ERP R.H

CONTABILIDAD OTROS MÁS

Fig. 5. Ejemplo, Estructura de un ERP dentro

de una empresa
Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un
solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la
toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP
tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos.
La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la
información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información

Los ERP son una evolución de los sistemas MRP, los cuales estaban enfocados únicamente a la
planificación de materiales y capacidades productivas. Los ERP disponen de herramientas para
efectuar la planificación de los trabajos en planta.

- 47 -
Esta planificación se efectúa enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los
productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP más completos
ofrecen módulos para planificar a capacidad finita. Los ERP son el núcleo de otras aplicaciones
como pueden ser la Gestión de las relaciones con los clientes.
(Data Mining) Conversión de datos en información útil. (Hernández, 2007)

Ramiro Rodríguez (2003) en su tesis "ERP en la administración de proyectos de construcción"

menciona la importancia de que, para implementar un sistema ERP debe formarse un equipo con
las personas de mayor experiencia en sus áreas, generalmente se menciona que "sí las
compañías pueden operar el negocio como siempre sin la gente que ellos han puesto en los
equipos de implantación, entonces se ha seleccionado al personal equivocado para el proyecto
ERP".
El equipo debe incluir gente técnica (que sabe cómo trabajar con el sistema ERP) y gente de
negocios que entiende cómo opera la compañía, como se representa en la (Ver Fig. 7), aunque se
debe reconocer que de ambos es más importante el personal experto en el negocio. La persona
adecuada para administrar un proyecto de ERP debe conocer de ambas áreas (Rodríguez Ortega,
2009)

CONOCIMIENTO
CONOCIMIENTOS DE + DETALLADO SOBRE EL = ÉXITO DEL PROYECTO
SISTEMA ERP PROCESO DE NEGOCIO ERP

Fig. 7. Conocimiento en ERP es igual al éxito del proyecto

En resumen, los sistemas ERP unifican información de las diferentes áreas (finanzas, recursos
humanos, ventas, manufacturación, etc,) de la empresa en un solo lugar, haciendo más fácil la
toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y automatiza muchos procesos
con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre
los sistemas de las diferentes áreas del negocio.
La implementación de los ERPs no es fácil, se requiere de un largo período de implementación,
además de integrar varios factores que conlleven al éxito de la puesta en marcha. Todas las áreas
de la empresa juegan un papel importante, desde la alta dirección hasta el departamento de
Tecnologías de Información. Es importante que los usuarios estén convencidos de los beneficios
que se obtendrán con los ERPs, pues esto facilitará la implementación en la empresa.

- 48 -
Anteriormente sólo las grandes empresas podían adquirir este tipo sistemas, esto debido a los
altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeñas y medianas empresas están incursionando
en la implementación de dichos sistemas. (Gerald, 2003)

Al intentar los negocios ser más competitivos hoy en día, las pequeñas y medianas empresas
(Pymes) están queriendo aprovechar la tecnología y las aplicaciones de negocios, tales como los
sistemas ERP, para optimizar sus procesos de negocio y funcionar bajo una operación más
eficiente.

Por sus siglas, ERP (Enterprise Resource Planning) significa planeación de recursos
empresariales. Es un término de la industria informática que integra una amplia gama de
actividades soportadas por un software de aplicación multi-módulos que ayuda a los fabricantes u
otro tipo de empresas a administrar las partes importantes del negocio, incluyendo la planeación de
producción, compra de materia prima y partes, control de inventarios, interacción con proveedores,
atención a clientes y seguimiento de pedidos. Un sistema ERP también puede incluir módulos para
el control de los recursos humanos y financieros de la empresa. Por lo general, un sistema ERP
usa o está integrado a un sistema de base de datos relacional. La implementación de un sistema
ERP puede requerir una considerable actividad de análisis de procesos de negocios, capacitación
de personal y nuevos métodos de trabajo.

En términos prácticos, un ERP es un sistema integral que cubre todas las operaciones del negocio:
finanzas, contabilidad, manejo de inventarios, procesos de manufactura, recursos humanos,
comercialización, entre otros, que le permite al empresario y directivo conocer en cualquier
momento el estado de la organización.

El mercado de las Pymes se ha tomado mucho tiempo en adoptar esta tecnología. Los principales
proveedores de ERPs habían centrado su atención hasta hace unos meses en las grandes
corporaciones únicamente y sus soluciones resultaban demasiado costosas para las pequeñas y
medianas empresas. Las Pymes han tenido que arreglárselas con sus aplicaciones y paquetes
heterogéneos para diversas funciones, tales como la contabilidad o el control de la producción,
resultando en "islas de información". Estas aplicaciones no pueden ser escaladas para satisfacer el
crecimiento de las empresas, provocando una enorme frustración entre las Pymes. A la fecha, la
mayoría de las aplicaciones de negocios implementadas por las Pymes habían sido soluciones
costosas de mantener, aisladas, aplicaciones no integradas que no soportan el e-business. Con la
aparición del Internet como una plataforma segura y económica para operar transacciones de
negocios y la disponibilidad de una infraestructura de tecnologías de la información más accesible,

- 49 -
se está generando ahora una fuerte demanda de soluciones integrales para la administración de
negocios en el mercado de las Pymes.

Un buen sistema ERP para las pequeñas y medianas empresas necesita ofrecer lo siguiente:

 Un grupo de aplicaciones firmemente integradas con la contabilidad, ya que la contabilidad

es la columna vertebral del sistema ERP en su conjunto.
 Una implementación rápida y a bajo costo, ya que los retrasos y tiempos de implantación
excesivos afectan negativamente los resultados del negocio.

 Opciones flexibles en precios, paquetes e implementación, que permitan que las Pymes
vayan escalando en la implementación de aplicaciones de acuerdo a los propios
requerimientos del negocio.
 Accesibilidad a Internet y a dispositivos inalámbricos (wireless), hoy requisito esencial dada
la velocidad de los negocios y la necesidad de acceso en cualquier lugar y en cualquier
momento.

 Soporte local para consultoría e implementación, lo cual es crítico ya que las Pymes por lo
general no cuentan con suficientes recursos técnicos.

Las pequeñas y medianas empresas se están convirtiendo hoy en el blanco al que apuntan
muchos de los grandes proveedores de tecnología de la información. Y es que se trata de un
sector doblemente atractivo: la mayor parte de estas empresas se encuentra subequipada en
materia informática, al tiempo que el número de Pymes establecidas representa más del 90% de
todas las empresas de México. Podemos afirmar que se trata de un gran mercado para los
proveedores de ERP en el país, entre los que encontramos algunos como SAP, BaaN, PeopleSoft,
Oracle, Platinum, Solomon, generalmente orientados a la empresa mediana-grande y otros como
los Micro SIP, Computación en Acción y Aspel que han desarrollado sistemas que se adaptan a las
posibilidades y necesidades de prácticamente cualquier empresa pequeña o mediana. A su vez, la
relativa saturación en el segmento corporativo ha llevado a los grandes proveedores a diseñar
versiones a la medida de las Pymes, a precios más accesibles y con mucha de la funcionalidad de
sus soluciones para las grandes corporaciones.
Las Pymes tienen hoy a su disposición un sinnúmero de soluciones para administración del
negocio que pueden darles una ventaja competitiva dentro de su industria. Sin embargo, se deben
evaluar adecuadamente las opciones disponibles para asegurarse de que su inversión continúe
siendo productiva también en el futuro.

- 50 -
4.3.1 Componentes de un ERP.

El sistema de información de gestión está constituido por los procedimientos, personas y medios
técnicos que permiten capturar, tratar y difundir la información, de forma que pueda contribuir a la
toma de decisiones o a la puesta en práctica de dichas decisiones, es decir a la ejecución de
acciones concretas.

Los componentes de un sistema de información pueden ser clasificados en tres grupos:

 Las herramientas tecnológicas: hardware, software, base de datos, telecomunicaciones.
 Las personas

 Los procedimientos

En relación a las herramientas tecnológicas se debe señalar que, como ya se ha comentado

anteriormente, es importante matizar la función de “soporte” que las tecnologías de la información
juegan para la implantación de sistemas de información.

En este sentido, las tecnologías representan un ingrediente básico para la solución aunque no la
solución en sí misma. Los sistemas de información precisan las siguientes herramientas
tecnológicas:

Hardware.
Consiste en el equipamiento informático para llevar a cabo la entrada, proceso y salida de la
información. Los dispositivos de entrada incluyen teclados, lectores de cinta magnética, etc. Los
dispositivos de proceso incluyen la unidad central de proceso, memoria y almacenamiento. Existen
múltiples dispositivos de salida como impresoras y pantallas de ordenador. Sin ánimo de
profundizar en este tipo de recursos, podemos clasificar a los recursos de hardware en tres
grandes categorías:

 Ordenadores: además de los mini-ordenadores y main-frames utilizados desde hace varias

décadas, merece destacar la presencia habitual en los puestos de trabajo del ordenador
personal.

 Periféricos: los cuales incluyen toda una variada gama que abarca desde los elementos
más comunes de entrada, visualización, almacenamiento y distribución de datos e
información como pueden ser los teclados, módems, pantallas de rayos catódicos, cintas
magnéticas e impresoras de impacto hasta los elementos más sofisticados, tales como un

- 51 -
 escáner, pantallas de vídeo gigantes, discos compactos e impresoras láser y de inyección
de tinta, etc.
 Otro hardware, en especial el que permite la interconexión entre equipos informáticos.

Software.
Consiste en los programas e instrucciones que se dan al ordenador. Estos programas e
instrucciones permiten al ordenador procesar la información. Podemos clasificar el software en los
tres siguientes grupos:

 Software de sistemas; se trata de un componente estrechamente asociado al propio

hardware, que permite a éste operar y soportar software específico para las aplicaciones.

 Software de aplicación; que es el conjunto de programas que permitirán realizar las

funciones previstas para el sistema de información.
 Otro software; como pueden ser las herramientas de desarrollo, compiladores, software de
comunicaciones, etc.

Bases de datos.
Donde se encuentra organizada la información de la empresa. La base de datos de la organización
puede recoger hechos e información sobre clientes, empleados, ventas de competencia, etc.
Supone uno de los elementos claves para el sistema de información basado en T.I.

Telecomunicaciones.
Permiten a las organizaciones enlazar sistemas informáticos constituyendo redes. Las redes de
área local interconectan equipos en un entorno reducido, típicamente en una oficina o edificio.
Las redes de área amplia (WAN) pueden interconectar sistemas alejados mediante redes de
comunicación exteriores, habitualmente públicas.

El personal
Es el elemento más importante en la mayor parte de los sistemas de información basados en
ordenador. Podemos distinguir dos tipos de personas en relación al sistema de información:

 Personal específico del área de sistemas: incluye aquellas personas que gestionan,
desarrollan programas, y mantienen el sistema informático.

 Usuarios en general: directivos y usuarios en general que interaccionan de algún modo con
el sistema.
Lógicamente, los dos grupos descritos pueden presentar coincidencia en algún caso.

- 52 -
Los procedimientos.
Incluyen las estrategias, políticas, métodos y reglas que en general se aplican en el uso y gestión
del sistema de información.
En este documento nos centraremos en la parte de los sistemas de información referente a la
tecnología, más concretamente al software y a su parte de software de aplicación, que es donde
podemos englobar los ERP.

4.3.2. Características.

Hay tres características que distinguen a un ERP y eso es que son sistemas integrales, modulares
y adaptables:

Integrales. Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que
todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un
proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un
pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de
control de inventarios, de planeación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus
respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios
programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar
integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre
todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el
operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la
información no se manipula y se encuentra protegida.

Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se
encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus
procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se
encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del
cliente. Ejemplo: Ventas, Materiales, Finanzas, Control de Almacén, etc.

Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se
logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas
que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una
empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los fabricantes de ERP
deben enfrentar dos desafíos: adaptar técnicamente su producto para poder ejecutarse en
cualquier plataforma existente en el mercado y garantizar que el ERP se adecuará funcionalmente

- 53 -
a los procesos del negocio, cualquiera que sea el giro de la empresa. Esto último se logra ya sea
mediante la configuración de los módulos estándar (ventas, inventarios, tesorería), la
implementación de add-ons o módulos especializados (medios masivos, transporte, servicios
públicos, aeronáutica) o bien, por medio de desarrollos en el lenguaje propietario del ERP.
El mercado ofrece a las empresas opciones que varían no sólo en precio sino en integración,
plataformas soportadas y funcionalidad. Antes de iniciar el proceso de selección es muy importante
que la empresa tenga muy claro el objetivo por el cual está implantando un ERP y responda las
siguientes preguntas: ¿Cuál es el resultado que se espera? ¿De cuánto tiempo dispone la empresa
para alcanzar dicho objetivo? ¿Quiénes en la empresa conocen más a fondo los procesos?
¿Quiénes poseen la autoridad para modificar los procesos de uno u otro departamento?

Entre los ERP más conocidos se encuentran: JD Edwards (Estados Unidos), Baan (Holanda),
Oracle (Estados Unidos) y R/3 (Alemania). Este último es más conocido por el nombre de la
compañía que lo produce: SAP.

4.3.3 Ejemplos de ERP.

De sistemas que describen las funciones que llevan a cabo en un almacén ERP y de módulos de
un ERP

JD Edwards.
Oracle JD Edwards es un conjunto completo de aplicaciones comerciales modulares, previamente
integradas, específicas del sector, diseñadas para una rápida implementación y una fácil
administración. Es idealmente adecuado para las organizaciones que fabrican, construyen,
distribuyen, brindan servicios o administran productos o activos físicos.
Oráculos JD Edwards es un conjunto integrado de aplicaciones de software de planificación global
de recursos de la empresa que combina el valor del negocio, tecnología basada en estándares, y
experiencia en la industria en una solución de negocio con un bajo coste total de propiedad.

SAP.
SAP se funda en los años 70. Su nombre se forma con las siglas en alemán: “Sistemas,
Aplicaciones y Procesamiento de datos”. Actualmente ocupa el tercer lugar de ventas a nivel
mundial, aunque es el más conocido. El primer producto que SAP desarrolló, fue comercializado
bajo el nombre R/2. El dos significa los “niveles” en los que se implantaba el sistema: 1) servidor 2)
cliente. El sistema junto con la base de datos (conteniendo la información generada por los
procesos de la empresa) se encontraban instalados en una computadora central o servidor,

- 54 -
mientras que los usuarios se conectaban al sistema utilizando un programa especial en sus
computadoras personales, las cuales se vinculaban al servidor por medio de una red. Ese
programa especial se denomina cliente, como se cita en www.service.sap.com (Jacobs & Clay,
2000)

Siguiendo la evolución normal de cualquier sistema y atendiendo a las necesidades de sus

clientes, en la década de los 80, el R/2 se mejora para dar como resultado el R/3; el número 3,
indicativo de que ahora el sistema opera en tres niveles o capas: 1) servidor de base de datos, 2)
servidor de aplicación (donde residirá el programa exclusivamente) y 3) cliente.

Particular al caso de SAP, esta empresa cuenta con una red de soporte técnico o “helpdesk” con
presencia internacional y jerarquizada en tres niveles: nivel local, es aquel localizado en el mismo
país que el cliente y tiene un horario limitado; nivel regional, atendiendo a varios equipos de
soporte de nivel local y ofreciendo servicio donde el primer nivel no existe. Aunque su horario
también es limitado, en conjunto, por su ubicación geográfica, ofrecen servicio las 24 horas. Por
último se encuentra el soporte a nivel desarrollo que es directamente el equipo de personas
involucradas con el desarrollo y modificaciones a R/3.

 Soporte Local - México, Canadá, Colombia

 Soporte Regional (en América) - México y Centroamérica (ubicado en Ciudad de México),

Américas (ubicado en Foster City, Estados Unidos pero que proporciona soporte a toda
América), Asia (ubicado en Singapur), Andina (ubicada originalmente en Venezuela pero
se encuentra en proceso de mudarse a Puerto Rico) y Argentina (para el cono Sur).

 Soporte Desarrollo - Alemania.

Existen varias prioridades para clasificar los diferentes problemas que se presentan en la
implementación y en la operación de R/3, dependiendo del daño que representen, así, un problema
de prioridad media podría paralizar una parte de un proceso que puede efectuarse de otra manera
mientras que un problema de prioridad muy alta (o prioridad 1) paraliza la operación, por lo que la
empresa deja de producir e incurre en pérdidas financieras. En estos casos, el soporte se efectúa
en los centros regionales y el de desarrollo y cuenta con atención las 24 horas del día, incluyendo
fines de semana y días festivos.
Además de una estructura robusta de soporte, es importante mencionar la modularidad del
sistema. A menudo una empresa está interesada en implementar todos los módulos para poder

- 55 -
controlar la totalidad de sus procesos, resultando en un cambio que debe planificarse en varias
etapas. Lo más común es implementar los módulos básicos en una primera etapa y continuar (en
una segunda etapa) con la adición del área de recursos humanos, que incluye el control de la
nómina. Los módulos básicos son: SD (Sales & Distribution) que representa la fuerza de ventas
desde el momento que se genera un pedido e incluye la planificación de la distribución del
producto, MM (Material Management) que se encarga del manejo de los inventarios. Aunque este
módulo abarca parte del manejo de almacenes, plantas de producción y la producción en sí,
existen submódulos especializados para tal efecto: WM (Warehouse Management), PM (Plant
Management) y PP (Production Planning) respectivamente. FI (Finance), CO (Controlling) y TR
(Treasury) forman la estructura financiera, de costos y tesorería respectivamente. Asimismo, por la
parte tecnológica se encuentran el módulo Basis y el módulo de Desarrollo (también denominado
ABAP). El módulo Basis (o “base” como se le denomina con frecuencia) se encarga de asegurar el
funcionamiento adecuado por parte del sistema, logrando la simbiosis de equipo, sistema
operativo, aplicación, base de datos, redes y clientes.

R/3 se instala en un ambiente distribuido, es decir, se instala tres veces en uno o más servidores,
de manera que se tengan ambientes dedicados a una función. Así, se tiene una instalación
dedicada al desarrollo y configuración de la funcionalidad (DEV), otro para probar la interacción de
una configuración con los demás módulos (QAS). A su vez, este ambiente puede ser utilizado para
proporcionar entrenamiento. El tercer ambiente es el de producción (PRD) donde se plasma la
operación de la empresa, ya que contiene información real y “en vivo”. Una mala administración de
este servidor o bien la negligencia en cuanto la seguridad pertinente a este ambiente puede
ocasionar pérdida de información, retraso en la operación y pérdidas financieras, por ello, la
administración de los cambios que se realizan a través de los ambientes es de vital importancia.

A pesar de que R/3 es un sistema bastante completo, y que como principio básico es la empresa la
que debe adaptarse al sistema y no viceversa, en ocasiones es necesario expandir la funcionalidad
provista a un nivel no contenido por el sistema e inclusive a veces se requiere la creación de nueva
funcionalidad. R/3 provee los medios para que lo anterior suceda, ya que incluye su propio
lenguaje de programación, denominado ABAP/4. Para modificar o crear nuevos subprogramas
dentro de R/3 es necesario no sólo el conocimiento técnico, sino una licencia otorgada por SAP,
denominada “llave de desarrollador” sin la que cualquier esfuerzo de modificación resulta en vano
(www.service.sap.com).
Adicional a los módulos de funcionalidad, SAP provee Soluciones de Industria o IS (Industry
Solutions), es decir, módulos externos especializados a una industria específica, tales como IS-OIL
para empresas petroleras, IS-Utilities para empresas proveedoras de servicios básicos como agua

- 56 -
y energía eléctrica, IS-Retail para ventas al detalle IS-Media para medios masivos como periódicos,
televisoras y emisoras de radio. (www. sap.com) (Halmiton, 2003)

Ejemplos de ERP de software libre:

Adempiere. Es un proyecto guiado por la comunidad que desarrolla y soporta una solución de
código abierto para negocios del mismo nombre. Ofrece las funcionalidades de planificación de
recursos empresariales (ERP), administración de la relación con los clientes (CRM) y
administración de la cadena de suministro SCM. Basado originalmente en Compiere, es totalmente
libre de tecnologías propietarias, integrando Text para la generación de ficheros PDF y soportando
la base de datos PostgreSQL. Se encuentra en fase plenamente funcional. Adempiere está
licenciado bajo GPLv2 y cuenta con soporte comunitario y comercial.

AbanQ. Es un modular disponible para Linux, MAC OS X y Windows 2000/NT. Incluye su propia
plataforma de desarrollo rápido para adaptar la aplicación. Actualmente existen en continuo
desarrollo módulos integrados para facturación, almacén, gestión de tesorería, contabilidad
financiera, talleres de automoción, formación, tpv, control de producción (MRP) y además soporte
completo para códigos de barras. AbanQ (ex FacturaLUX) es software libre, aunque no gratuita,
dado que se vende con licencia GPL. Existe una versión lite, la cual no incluye algunos módulos.

CK-ERP. Incluye administración de la relación con los clientes (CRM). De código abierto, consta de
veinte módulos o aplicaciones que incluyen facilidades para la gestión de la contabilidad de la
empresa, pagos, ingresos, pedidos u órdenes de compra, gestión de ventas, cotizaciones
recibidas, gestión del punto de venta, gestión de recursos humanos o personal, gestión de
nóminas, gestión de contactos, entre otros. Su interfaz online, es bastante simple pero es
fácilmente adaptable a las necesidades de cualquier empresa. El sistema debe estar instalado en
algún sistema operativo que no sea Microsoft Windows, como Linux, Solaris, FreeBSD, OpenBSD,
PC-BSD, NetBSD, etc. Pero los clientes pueden estar en cualquier sistema operativo.

Compiere. Es un software libre realizado para el mercado anglosajón, por lo que encaja en muchas
de las necesidades legislativas europeas e hispanoamericanas. Necesita tecnología propietaria
para funcionar, concretamente ciertas librerías de generación de ficheros PDF usadas
internamente y la máquina virtual y bibliotecas de Sun Microsystems. Se encuentra en fase
plenamente funcional. Compiere está desarrollado bajo la licencia pública Compiere (CPL), que
permite el paso a privativo de dicho software transcurridos dos años desde su fecha de

- 57 -
lanzamiento. Es una solución 100% Java sobre base de datos Oracle, con servidor de aplicaciones
JBoss.

GNUe. Es un conjunto de aplicaciones al estilo de FacturaLux, también con licencia GPL, que
intentan suplir las necesidades de un ERP. Por estructura y diseño puede ser considerada un ERP
al uso, ya que persigue la integración, modularidad y adaptabilidad. Cada proyecto se desarrolla
completamente por separado y se enlaza posteriormente al resto, manteniendo una estructura
común central.

OasisErp. Es un software de gestión para pymes basado íntegramente en herramientas de

software libre bajo la licencia pública GPL y de libre distribución. Está desarrollado íntegramente en
España. Oasis ERP dispone de versiones para Windows (incluida Window7) y Linux. Está
desarrollado en PHP-GTK y sobre Base de datos PostgreSQL, incluye generador de informes
Agata_Report integrado en el paquete. Oasis ERP ha obtenido la certificación OPSOA (Open
Source Assessment) por parte del CESLCAM (Centro de Excelencia del Software Libre de Castilla
.
la Mancha). Oasis-infodauto Es una versión ampliada de OasisERP que incluye módulos para el
Sector de Automoción.

Openbravo. Es desarrollado como software libre y basado íntegramente en web. Está basado en
una versión antigua de Compiere con quien no mantiene compatibilidad actualmente. Dispone de
soporte para bases de datos PostgreSQL y Oracle. Se encuentra disponible en español y
actualmente se preparan localizaciones en varios otros idiomas. No dispone de clientes de
utilización que no sean a través de navegador web.

OpenERP. Es basado íntegramente en la licencia pública GPL y libremente descargable. Aunque

desarrollado inicialmente en Bélgica, existe traducción al español. OpenERP está orientado al uso
en las PYME, aunque dispone de módulos como gestión de proyectos o estadísticas, más
habituales de empresas de mayor tamaño. OpenERP se encuentra en estado funcional sobre
Linux y Windows, con más de 350 módulos en desarrollo. OpenERP internamente usa un modelo
de flujos de trabajo (workflow), con arquitectura en tres capas. Está desarrollado en Python, PyGTK
y sobre PostgreSQL y también tiene clientes en librería qt y un frontend web basado en
TurboGears. GestiCAM es una versión localizada en español de este ERP, promocionada bajo
Molinux, una distribución regional de Linux española.

OpenXpertya. Es de código abierto en español, bajo el patrocinio del Principado de Asturias y por
tanto, especialmente adaptado para la legislación y el mercado español e hispanoamericano.

- 58 -
Incluye solución de CRM y comercio electrónico a tres niveles (B2B, B2C, EDI) así como de todos
los módulos necesarios para su consideración como un ERP, incluyendo gestión de proyectos,
gestión de campañas, marketing, puntos de venta remotos y descentralizados, utilización por todos
los niveles de una franquicia, etc. openXpertya se encuentra en fase plenamente funcional. Todo el
código de openXpertya está desarrollado en J2EE por lo que es multiplataforma (independiente del
sistema operativo a nivel de servidor y de cliente) y está desarrollado en tres capas. La capa de la
base de datos es independiente desde la versión 2.0, anteriormente estaba limitada a trabajar
sobre Oracle. Todo el código de openXpertya es libremente descargable y está basado en la
licencia propia LPO, traducción legal de la CDDL (original de SUN) al español, y con posibilidades
de relicenciamiento bajo virtualmente cualquier otra licencia de software libre y expresamente bajo
LGPL.

Xendra. Es de código abierto, licenciado bajo GPL y adaptado a la legislación y el mercado

peruanos. Ofrece funcionalidades de planificación de recursos empresariales (ERP), administración
de la relación con los clientes (CRM) y administración de la cadena de suministro (SCM). Basado
originalmente en Adempiere, pero enfocándose a JBoss como servidor de aplicaciones y
PostgreSQL como base de datos. Tiene soporte comunitario y comercial.

Ejemplos de ERP de Software de propietario:

AdaptaPro ERP. Es un sistema desarrollado por DataPro (Venezuela). Permite planificar todos los
compromisos y obligaciones de una empresa (finanzas, recursos humanos, CRM (clientes) y
abastecimiento (proveedores)) e informar al usuario en forma proactiva el estatus de cada
componente planificado mediante un panel de avisos que muestra lo registrado, lo que se debe
realizar y lo que no se ejecutó. Su arquitectura abierta permite acceder al código fuente para crear
o diseñar tareas específicas de la empresa sin depender del fabricante del sistema.

ERP Naitiva. Es desarrollado por la empresa argentina fwf Sistemas S.R.L. Está compuesto por los
siguientes módulos: Contabilidad, Fondos, Cobranzas, Facturación, Compras, Importación,
Producción, Stock, Calidad, Sueldos, Supervisión y Mantenimiento. Existe una versión Industrial
Full, orientada a aquellas empresas industriales que desean implementar normas de calidad, una
versión Industrial Lite y una versión Comercial, ideal para aquellas empresas que no disponen de
procesos productivos.

Microsoft Dynamics AX. Es uno de los productos de software de planificación de recursos

empresariales (ERP) de Microsoft, perteneciente a la familia Microsoft Dynamics.

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Sigrid. Es desarrollado por la empresa Professional Software, dirigido a la gestión de empresas. Se
trata de una aplicación modular con tecnología 100% web. Dispone de los módulos de contabilidad
analítica y financiera, recursos humanos, control de almacenes, facturación, CRM, gestión
documental, la gestión de su web.

SysFox Business Sure. Desarrollado por la Empresa de Software FoxSoft Soluciones Informáticas
S.A.C.(Perú),enfocado a Pequeñas y Medianas Empresas, El Código Fuente esta Desarrollado en
Visual Basic 6.0 con Motor de Base de Datos SqlServer(Cliente/Servidor), Actualmente Cuenta con
15 Módulos Integrados.

W3-ERP. Software de planificación de recursos empresariales (ERP), tecnología 100% WEB.

Escalable y Modular. Comprende las áreas de: Ventas, Compras, Stocks, Logística, Producción,
Carteras, Contabilidad, TPV, PDAs, Radiofrecuencia, BI. Dispone de soluciones verticales:
Proyecto, Factura a origen, Mueble, Cerámica, Metalmecánico, Textil, Repuestos; desarrollado por
la empresa española USER-IT.

WorkPLAN. Es una gama de ERP desarrollado por Sescoi, para fabricantes, empresas y
departamentos que trabajan en base a proyectos y necesitan un software especializado.

Kontrol-IT. Software totalmente en tecnología Web enfocado a la gestión de los Departamentos de

IT. Incluye la gestión de Tickets de usuario, Gestión de Proyectos, Inventarios (SW y HW), Gestión
de Salas de Reuniones, Gestión financiera y otras funcionalidades pensadas en cubrir las
necesidades de los departamentos de IT. Al ser 100% web no es necesaria ninguna inversión en
equipos ni infraestructura.

4.3.4 Módulos ERP.

Módulo.
Es un sistema integrado de gestión que permite controlar todos los procesos que se llevan a cabo
en una empresa, a través de módulos

Cada módulo del ERP está diseñado para solucionar una necesidad crítica de cualquier negocio,
como a continuación se describe:
Ventas.

- 60 -
Este módulo tiene como objetivo general, cubrir las necesidades de la organización a través del
registro de las operaciones de venta realizadas por medio de diferentes esquemas de
comercialización, cotizaciones, facturación, ventas a consignación, ventas a público directo, etc.,
tanto de bienes como de servicios.

Punto de Venta.
Esta herramienta se utiliza para administrar las ventas generadas de un lugar específico, como las
de mostrador (notas de venta), cuyas operaciones deben ser registradas para llevar un óptimo y
acertado control de las mismas.

Servicios.
Permite registrar la información y actividades involucradas en la generación del servicio que presta
una empresa, así como el manejo fácil y seguro de las transacciones de servicio. Controla los
servicios generados por área sucursal o empresa, facilitando la administración de servicios internos
y externos.

Devoluciones.
Este módulo le permitirá tener una adecuada gestión de las devoluciones de producto generadas
por área sucursal o empresa, facilitando la consulta rápida de los movimientos de devolución
mediante la generación de reportes específicos.

Embarques.
El módulo de Embarques recibe entradas de información del módulo de Inventarios por medio de
los movimientos Orden de Traspaso, Transferencia y algún otro, que son utilizados para enviar la
mercancía entre almacenes y sucursales; el sistema permite generar embarques a partir de los
movimientos Orden de Compra y Requisición, así como la emisión inteligente de embarques
conforme a reglas de negocio establecidas según cliente, sucursal, localidad, etc. Le permitirá
tener la capacidad de emisión de orden de embarque en las transacciones mismas del sistema
(factura, remisión, envío interno de inventarios, etc.).

Inventarios.
El módulo de Inventarios controla las operaciones involucradas en la adquisición, transferencia y
salida de artículos del almacén optimizando los costos y proporcionando un manejo fácil y seguro
de las existencias.

Compras.

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Clasificación y registro de compras como son: compras nacionales (locales y foráneas) y las
internacionales (importación y exportación). Aplicación de gastos generados por las adquisiciones
de bienes o servicios, así como la corrección de precios incorrectos a través de la bonificación de
compra.

Importaciones.
El Módulo de Importaciones administra las compras que se hacen a proveedores de otros países,
este módulo administra toda la información relacionada con los pedidos, trámites en aduanas y
control de gastos diversos relacionados a la importación.

Gastos.
Este Módulo proporciona un control de todos los gastos generados en la empresa, a través de la
captura de información veraz, que permita tomar decisiones rápidas y eficaces para un mejor
manejo del dinero.

Cuentas por Cobrar.

El módulo de Cuentas por Cobrar se encarga de manejar la información de los documentos
pendientes de cobro y los pagos de los clientes a la empresa. La integración con los módulos de
Ventas, Tesorería, y Contabilidad asegura un flujo confiable y seguro de información entre los
departamentos involucrados en el control de las cuentas por cobrar.

Cuentas por Pagar.

Permite el registro y seguimiento a los movimientos que crean los pasivos derivados de la
activación comercial de la empresa, como la creación de registro de todo tipo de pagos, el registro
de anticipos y comprobación de pagos, así como la creación de pasivos por pagos a proveedores
tanto nacionales como de importación.

Tesorería.
Se utiliza para registrar la información y actividades involucradas en los aspectos monetarios del
producto y/o servicio que manufactura y comercializa una empresa.

Contabilidad.
En el módulo de contabilidad permite la emisión de reportes contables, financieros y fiscales, así
como el control diario de movimientos, la administración contable de los ingresos y egresos,
facilitando la generación de cierres por sucursal o empresa.

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Comisiones y Destajos.
El Módulo de Comisiones y Destajos, permite definir el esquema de aplicación de los incentivos
que se ofrece a los Agentes Comerciales de la empresa. De esta forma, puede definirse la
Comisión a percibir por un Agente en función de múltiples criterios: Cliente de la Venta, Marca o
Grupo-Subgrupo de los materiales, e incluso puede definirse una comisión para un artículo en
concreto.

Atención a clientes.
Este módulo es de carácter informativo y permite conocer y evaluar el grado de satisfacción y
desempeño por parte de la empresa de los empleados, productos o servicios.

Atención a Proveedores.
Este módulo es de carácter informativo y permite conocer y evaluar el grado de satisfacción y
desempeño por parte de las relaciones comerciales entre los proveedores, productos o servicios.

Precios y costos.
Permite Registrar la información y actividades involucradas en el cambio de precios y costos a los
productos que manufactura o comercializa una empresa.

Control de calidad.
Este módulo puede trabajar en conjunto con el módulo de producción con el fin de dar avance al
proceso de manera que la materia prima quede liberada para iniciar el proceso de producción.

Servicios Internos.
Registra la información y actividades involucradas en los servicios dentro de la organización. Se
pueden capturar quejas, sugerencias, reportes, dudas, bitácoras, minutas, entre otros.

Atención a personal.
Se utiliza para registrar la información y actividades involucradas en la atención personal de los
empleados de la empresa.
Activos Fijos.
Permite a las organizaciones a controlar sus activos de forma práctica y avanzada a las exigencias
fiscales.

Caja Registradora.

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Le permite registrar la información de actividades involucradas en la comercialización y control de
productos o servicios que genera una empresa, tales como: ventas, transferencias, cortes,
ingresos, etc.

Mantenimiento.
Permite administrar todas las actividades relacionadas al cuidado de instalaciones, activos fijos e
infraestructura en general relacionadas con la actividad de la organización.

Taller.
Se utiliza para registrar la información y actividades involucradas en la generación del servicio
interno o externo que sea proporcionado por la organización, o que es prestado a una empresa.

Atención a Sucursales.
Se utiliza para registrar la información y actividades involucradas en la atención personal de los
empleados de las sucursales de la empresa, sus requerimientos y solicitudes.

Vales.
Este módulo le permite la emisión y control de vales, así como la emisión simultánea de vales a un
cliente específico controlando la circulación de los vales.

Planeador de órdenes.
La planeación le permite emitir de forma automática un movimiento de solicitud del material
requerido para la fabricación de los artículos en el módulo de compras, la planeación incluye todos
los artículos comprados o fabricados que se utilizan para satisfacer una demanda.

Producción.
Administra los requerimientos de producción de la empresa, controlando las fases del proceso y
manteniendo la información del status de cada producto al día.

Proyectos.
Por medio de la información recibida por parte del cliente, proveedor y empleados, se pueden
tomar decisiones que generen cambios en la organización, para eliminar errores, fallas, malos
servicios, o toda aquella situación que afecte un proyecto.

- 64 -
Control de Accesos.
Es una herramienta que le permitirá acondicionar sus computadoras como controladores de
entradas y salidas a fin de administrar las entradas y salidas de sus empleados.

Asistencia.
Este módulo le permitirá registrar las entradas y salidas de los empleados del centro de trabajo.
Nómina Automática:
Se utiliza para la administración y control de pagos al personal de la empresa, incluyendo el pago
de contribuciones e impuestos.

Recursos Humanos.
Gestiona e integra toda la información del personal, y de nóminas de cada empleado de su
empresa. El proceso funciona como el generador de información para los módulos de asistencias,
control de accesos y nóminas. Además almacena una lista de todo su personal, con la información
necesaria para su identificación. (Gerald, 2003)

4.3.4.1. Clasificación de Sub Módulos:

Finanzas
Submódulos:

 Contabilidad general

 Cuentas por pagar

 Cuentas por cobrar

 Contabilidad de costos
 Administración de activos
 Gestión de contratos

Ventas y Distribución
Submódulos:

 Logística y ejecución de Transportes

 Sistema de información de logística

Almacenes e Inventarios: Gestión de Materiales.

Submódulos:

- 65 -
  Gestión de Almacenes
 Gestión de Inventarios

Producción: Planificación de la producción.

Submódulos:
 Control de Piso

 Gestión de Fórmulas
 Aseguramiento de calidad

 Gestión del medio ambiente

Recursos Humanos HR (Recursos Humanos)

Submódulos:

 Administración de personal
 Desarrollo de Personal

 Nomina

Tecnología
Submódulos:
 Sistema de Corrección y Transporte

 Lenguaje nativo de SAP R/3 para programar (ABAP)

4.4 Funcionalidades Especiales del ERP.

A) Presupuestos: Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores
y términos financieros que debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas. Este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

B) Ubicaciones: Presenta la existencia total del artículo clasificando lo disponible de lo reservado;

indica además la ubicación exacta de dicho artículo dentro del almacén señalando el pasillo,
anaquel y estante.

C) Tipos de Costeo: Le permite elegir el tipo de costeo que desee manejar como por ejemplo:
Promedio, Estándar, Reposición, UEPS, PEPS.

- 66 -
D) Sistema Detallista: Sistema de control de inventario que establece cuánto debe haber en el
inventario en cantidad de dinero, es decir, no determina el número de unidades pero sí cuánto
debe haber en valor

Considerando la definiciones anteriores.

El sistema informático propuesto está basado en el módulo de Inventarios. (Bastos, 2005)

- 67 -
CAPÍTULO V. PROPUESTA DEL SISTEMA INFORMÁTICO (SIGA).

La propuesta del sistema informático (SIGA) se basa en los resultados obtenidos del análisis de la
guía de observación en donde se contemplan todas las variables que afectan a la abarrotera
Milenio S.A de C.V. Así como el desarrollo del sistema y el funcionamiento enfocado al inventario
del almacén, siempre tomando en cuenta la visión y misión de la empresa.

5.1 Justificación.

La abarrotera Milenio tiene como misión brindar un excelente servicio, con responsabilidad y
calidad, en la distribución de abarrotes. La gestión de almacén es la función dentro del conjunto de
funciones relativas al aprovisionamiento y distribución de productos, encuadradas en el área de
logística que hasta el momento no cuentan en la abarrotera Milenio. Por ello el sistema de gestión
de almacenes (SIGA) tiene su justificación cuando las ineficiencias del almacén se hacen
presentes en entradas, salidas, tiempos de reabastecimiento y son de manera manual y en la
actualidad no existe un sistema automatizado que apoye la administración de las existencias,
pedidos, venta del día, mensual, etc.

Debido a lo anterior esto surge la necesidad de desarrollar un replanteamiento del manejo del
almacén, tomando en cuenta las deficiencias detectadas dentro de la abarrotera Milenio S.A. de
C.V. dando como resultado la reestructura de los espacios confinados del almacén, el manejo
del inventario llevado actualmente de una forma manual a un sistema desarrollado en un
lenguaje de programación para ayudar a llevar el control de una forma confiable y precisa.

En las distintas cadenas abarroteras como: Oxxo, Seven Eleven, Extra, etc., cuentan con la
automatización de su almacén a través de un sistema informático, resulta casi imposible competir
con las franquicias; como sabemos todas estas franquicias cuentan con su sistema informático,
gracias al crecimiento y abaratamiento de las actuales tecnologías y herramientas de
programación es factible la construcción de una base de datos que ayude con la gestión del
inventario teniendo como resultado un ahorro de tiempos en la gestión de pedidos, existencias,
ventas, etc.

5.2 Variables de estudio

- 68 -
A continuación se muestran las variables que tomamos en cuenta para nuestro análisis de
investigación (ver tabla 6).

Tabla 6: Variables de Estudio

Variables Dimensiones Indicadores Ítems

Gestión de almacén e Proceso Finalidad 1. Pertenecen al comercio

inventarios Principios minorista Tradicional

Tipos 2. Con que tecnología

cuentan
3. Cuál es el nivel del
conocimiento de la
actividad empresarial
4. La abarrotera tiene
desventajas tecnológicas
respecto al comercio
minorista moderno
5. Actualmente la
abarrotera cuenta con un
Método eficiente
destinado a gestionar la
operativa de un almacén e
inventarios en tiempo real.
6.Existe algún método de
distribución para asegurar
que los productos estén
disponibles en tiempo y
forma

7 La Toma de decisiones
en la Gestión de
Almacene e Inventarios,
se realizan con base en la
planificación, asignación y
control de los recursos del
almacén

Almacén Finalidad 1. La abarrotera tiene

Principios almacén o el producto se

Tipos va directamente al
mostrador
2. Qué tipo de material
almacenan
3. Los productos están

- 69 -
 bien diferenciados
4. Es correctamente la
ubicaciones de los
productos
5. La capacidad instalada
es suficiente
6. El espacio maniobra de
mercancías es el
adecuado
7. El manejo de la
mercancía es óptimo
8.Cuentan con una
adecuada planeación del
área de recepción de
mercancía
9. Es adecuado el manejo
de la información de la
mercancía que entra al
almacén
10. Los empleados tienen
el correcto entrenamiento
para la utilización del
almacén ¿Cuántas
personas son?

Inventario Administración 1. Cuentan con un método

Técnicas para la gestión del

Costo inventario
2. Se realizan reportes
Finalidad
para el control del
Tipos
inventario
Características
3. Se conoce la cantidad
Método
exacta de existencias de
producto en tiempo real.
4. Como se realiza el
inventario y con que
frecuencia
5. Se satisface
inmediatamente la
demanda de los clientes
6. Las cantidades de
producto están en
continuo movimiento ó
permanecen estáticas

- 70 -
 7. Se evita el deterioro de
mercancías
8. ¿Qué necesidades
tienen?
9. ¿Una vez detectadas
que plan de acción
tomaran?

Sistemas Informáticos Sistemas Tipos 1. La abarrotera cuenta

Componentes con un sistema
informático para modelar
Módulos
y automatizar la gestión
Sistemas Informáticos de Tipos
del almacén e inventarios
Almacenes Componentes
2. La abarrotera se vería
Módulos beneficiada si contara con

Planificación de Recursos Tipos un ERP para optimizar

Empresariales (ERP) sus procesos en el área
Componentes
de almacén e inventarios.
Módulos
3. que modulo es el
adecuado para la Gestión
de Almacén de
Inventarios.
4.cuales son necesidades
en el área de almacén.
5. Una vez detectadas
que acción tomar.

Esta es la guía de observación que se utilizó para el caso de estudio.

Guía de Observación para la “Abarrotes Milenio S.A de C.V”

Nombre del Observador: Norma López

Fecha: 03/ Octubre/ 2009

Desempeño a evaluar: Gestión del almacén e inventario.

INSTRUCCIONES: Observe si la ejecución de las actividades que se enuncian las realiza el

capacitando que se está evaluando y marcar con una “X “el cumplimiento o no en la columna

- 71 -
correspondiente, así mismo es importante anotar las observaciones pertinentes.

REGISTRO DE
No Acciones a evaluar CUMPLIMIENTO OBSERVACIONES
SI NO NA

1 Pertenecen al comercio minorista Tradicional X

2 Cuentan con tecnología informática X

3 Es elevado el nivel del conocimiento de la X

actividad empresarial

4 La abarrotera tiene desventajas tecnológicas X

respecto al comercio minorista moderno

5 Actualmente la abarrotera cuenta con un Método X

eficiente destinado a gestionar la operativa de un
almacén e inventarios en tiempo real.

6 Existe algún método de distribución para X

asegurar que los productos estén disponibles en
tiempo y forma

7 La Toma de decisiones en la Gestión de X

Almacene e Inventarios, se realizan con base en
la planificación, asignación y control de los
recursos del almacén.

9 Qué tipo de productos almacenan Perecederos y no

perecederos.

10 Los productos están bien diferenciados (los que X

necesitan refrigeración, los caducos, los no
perecederos, los frágiles)

11 Es correctamente la ubicaciones de los productos X

12 La capacidad instalada es suficiente X

13 El espacio maniobra de mercancías es el X

adecuado

14 El manejo de la mercancía es óptimo X

15 Cuentan con una adecuada planeación del área X

de recepción de mercancía

- 72 -
16 Es adecuado el manejo de la información de la X
mercancía que entra al almacén

17 Los empleados tienen el correcto entrenamiento X 2 personas

para la utilización del almacén ¿Cuántas
personas son?

18 Cuentan con un método para la gestión del X

inventario

19 Se realizan reportes para el control del inventario X

20 Se conoce la cantidad exacta de existencias de X

producto en tiempo real.

21 Como se realiza el inventario y con qué X Es visual y es

frecuencia semanal, o se anotan
los productos que se
agotan antes.

22 Se satisface siempre inmediatamente la X

demanda de los clientes

23 Las cantidades de producto están en continuo X A veces están

movimiento estáticas

24 Se evita el deterioro de mercancías X No existe un sistema

de ubicación para los
almacenes, lo que
origina que la
búsqueda de los
materiales en
almacén sea lenta,
originando demoras y
retraso en la atención
de los clientes

25 La abarrotera cuenta con un sistema informático X

para modelar y automatizar la gestión del
almacén e inventarios

26 La abarrotera se vería beneficiada si contara con X

un ERP para optimizar sus procesos en el área
de almacén e inventarios.

- 73 -
27 ¿Qué necesidades tienen? Necesitan un sistema
informático que
automatice y optimice
las operaciones
derivadas del
almacén e
inventarios

28 ¿Una vez detectadas que plan de acción Evaluar la

tomaran? rentabilidad de un
sistema informático
que eficientize el
área de almacén e
inventarios

5.3 Beneficios.

Los beneficios de implementar un Sistema de Gestión de Almacén e Inventarios serán dar acceso
a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos), fiabilidad en el
stock de materias primas e intermedias, información clara, detallada, tendencias de consumo,
planificación y control de costos, facilitando la toma de decisiones; además se reducen los
siguientes puntos:

 Tareas administrativas.
 Costos.
 Espacios necesarios.
 Plazos de entrega.

Teniendo como resultado la mejora en la gestión del almacén en la abarrotera Milenio S.A de C.V.

5.4 Situación Actual.

La industria Abarrotera Milenio S.A de C.V, pertenece al comercio minorista tradicional, no cuenta
con tecnología informática, el nivel de conocimiento de la actividad empresarial es mínimo, tiene
desventajas tecnológicas respecto al comercio minorista moderno.

- 74 -
Actualmente no cuenta con un método eficiente destinado a gestionar la operativa de un almacén e
inventarios en tiempo real, no tiene un método de distribución para asegurar que los productos
estén disponibles en tiempo y forma.

La toma de decisiones en la gestión de almacén e inventarios, se realiza por sensaciones y no con

base en la planificación, asignación y control de los recursos del almacén, los productos que se
almacenan son perecederos, no perecederos y estos están diferenciados de los que necesitan
refrigeración, los caducos, los no perecederos y frágiles; sin embargo no se les da la correcta
ubicación.
La capacidad instalada es suficiente sin embargo no es correcto su acomodo, el espacio de
maniobra de mercancías no es el adecuado así como el manejo de las mismas. No cuentan con
una adecuada planeación del área de recepción de mercancía, no es adecuado el manejo de la
información de la mercancía que entra al almacén, los dos empleados no tienen el correcto
entrenamiento para la utilización del almacén, no cuentan con un método para la gestión del
inventario, no se realizan reportes para el control del inventario, no se conoce la cantidad exacta de
existencias de producto en tiempo real, el inventario se hace de forma visual y se hace
semanalmente por lo que no siempre se satisface siempre inmediatamente la demanda de los
clientes, las cantidades de producto no están en continuo movimiento y no se evita el deterioro de
mercancías ya que su almacenaje no es el correcto.
La abarrotera no cuenta con un sistema informático para modelar y automatizar la gestión del
almacén e inventarios y se vería beneficiada si contara con un ERP para optimizar sus procesos en
el área de almacén e inventarios.

5.5 Sistema Informático SIGA.

En este subtema se describe de forma general la instalación y el funcionamiento del sistema SIGA.

5.5.1 Especificaciones técnicas

Dado que este programa se desarrollo basado en la tecnología y Frameworks de Microsoft es

indispensable que se cuente con las siguientes aplicaciones instaladas:

 WindowsInstaller3_1
 DotNetFX35
 CrystalReports10_5

Sin estos Frameworks no es posible el funcionamiento del sistema.

- 75 -
Estos Frameworks vienen incluidos en el CD anexo a este manual.

Configurando el ODBC.

Es necesario configurar un ODBC para poder cargar la información del reporte en las siguientes
imágenes se muestra como realizar la configuración:
1. Abrimos el panel de control

2.- Una vez abierto el panel de control dar doble clic sobre “Herramientas administrativas”

- 76 -
3.- Una vez desplegada la sección de herramientas administrativas, buscar la opción “Orígenes de
datos ODBC” y dar doble clic sobre él.

4.- Ya que dimos clic sobre orígenes de datos ODBC, nos abrirá la pantalla de configuración como
se muestra en la siguiente pantalla, aquí se tiene que seleccionar “MS Access Database” y dar clic
en el botón configurar.

- 77 -
5.- Una vez habiendo dado clic en el botón de configurar nos desplegara una pantalla en la que
procederemos a seleccionar la base de datos que queremos utilizar para el sistema, en nuestro
caso esta base de datos es llamada “almacen.mdb” y se deberá ubicar en la raíz del sistema
ejemplo “c:\almacen.mdb”, para hacer esto, damos clic en el botón “Seleccionar”

6.- Una vez hecho clic en seleccionar se nos desplegara la pantalla de exploración de archivos
donde nosotros tendremos que ubicar la ubicación “c:\” en donde se encuentra nuestra base de

- 78 -
datos “almacen.mdb”, tendremos que seleccionar la bd y una vez seleccionada dar clic en el botón
“Aceptar”

7.- Por último tenemos que dar clic en el botón “Aceptar” de todas las ventanas abiertas.

5.5.2 Instalación de la aplicación SIGA

1.- Copiar la carpeta “Release” en el escritorio de Windows, esta carpeta es proporcionada en el

CD anexo bajo el directorio SIGA.

- 79 -
2.- Copiar la base de datos “almacen.mdb” que de igual forma se encuentra en el CD anexo bajo la
carpeta “SIGA” a la unidad raíz del sistema, generalmente “c:\”

5.5.3 Funcionamiento del sistema SIGA.

1.- Para iniciar la aplicación se necesita abrir la carpeta Release que se encuentra en el escritorio,
una vez abierta dar clic derecho sobre “siga” y a continuación dar clic sobre “Ejecutar como
administrador”

- 80 -
2.- Al hacer clic sobre esta opción nos pedirá permiso para proseguir con la ejecución del sistema a
la cual tenemos que acceder.

Nota: El paso 1 y 2 solo aplica para sistemas superiores a XP, para sistemas XP solo hacer doble
clic sobre “siga”.

3.- Una vez abierta la aplicación se muestra el menu del sistema el cual consiste entres elementos
“Existencias” el cual muestra un informe completo del almacen, “Empresa” El cual guarda
información sobre proveedores y “Producto” el cual es la parte de administrar las entradas y salidas
del inventario

- 81 -
4.- Al hace clic sobre el botón “Entrar” de la parte de Existencias nos muestra el siguiente informe.

Este reporte nos presenta una gráfica en la cual podemos ver cuál es el producto que está
arrojando más ganancias por la venta del mismo.
5.- Al dar clic sobre el botón “Entrar” de la sección Empresa nos presenta la siguiente pantalla.

- 82 -
El mensaje que vemos es una validación que hace el sistema cada que se entra para comprobar si
existe o no información ya guardada en la base de datos.
Solo damos clic en el botón “Aceptar” y proseguimos.

- 83 -
Para insertar un nuevo registro llenamos los campos con la información correspondiente a los
datos del proveedor que queremos dar de alta y damos clic en el botón nuevo lo cual nos arrojará
el resultado de que un registro ha sido insertado validando la operación.

Así mismo el sistema cuenta con la opción del borrado de datos la cual se ejecuta una vez
seleccionado un proveedor y dando clic en el botón “borrar

- 84 -
Al dar clic en borrar nos solicitara la confirmación del borrado del registro como se muestra a
continuación.

Damos clic en la confirmación y el proveedor será eliminado del sistema

6.- Al dar clic sobre el botón “Entrar” en la sección Producto nos arroja la siguiente pantalla

- 85 -
Esta pantalla funciona en base a los cuadros de texto entrada y salida, si ingresamos algún valor
en el cuadro de texto “Entrada”, el sistema verificara en la base de datos si se trata de un producto
nuevo o de un producto que ya existe, si se trata de un producto nuevo es necesario llenar los
campos “Precio” y “Cantidad”. Si se trata de un producto que ya existe el sistema interpreta que
solo se quieren agregar ítems al almacén por lo que solo es necesario indicar en el campo
“cantidad” cuantos elementos nuevos se están agregando al almacén, Ver imágenes siguientes.

Añadiendo 10 productos.

- 86 -
Confirmando la operación:

Validada la operación de carga:

Si el usuario ingresa texto en Salida el sistema interpreta que se trata de una venta y de igual
manera pide que se llene el campo cantidad con el numero de productos a vender, una vez hecho
esto y dando clic en el botón aceptar el sistema calcula la ganancia por el producto vendido y
descuenta las unidades que salen del almacén.

- 87 -
Confirmamos la operación y el sistema nos marca el total de la venta.

Este es el funcionamiento básico del sistema SIGA, el cual puede explotarse de tal manera de
controlado al 100% el inventario del almacén. (La imagen y presentación de las pantallas puede
variar en el producto final).

- 88 -
5.6 Requisitos y costo.
Para la instalación del sistema SIGA se requiere lo siguiente:
Equipo de Cómputo con:
Los componentes de un sistema de información que pueden ser clasificados en tres grupos:

 Las herramientas tecnológicas: hardware, software, base de datos, telecomunicaciones.

 El personal
 Los procedimientos

Características del equipo para instalación:

 Sistema Operativo 98, 2000, XP, Vista, 7.

 Memoria RAM de 1 GB
 Disco duro mínimo de 1 GB

Opcional: Pistola de códigos de barras.

El costo de este proyecto al mercado es de $ 5,000.00 cinco mil pesos. Este costo fue con base al
promedio en el mercado.

Contenido del paquete:

 CD Autoejecutable (programa SIGA-Modulo de Inventario)

 Manual de usuario
 Lector de código de barras (EAN) tipo pistol

- 89 -
CONCLUSIONES.

La propuesta es un Sistema Informático para la Gestión de Almacén, se logró a través del análisis
de la operación actual del área de almacén de la abarrotera Milenio S.A. de C.V; mediante la
aplicación de herramientas como la observación y el estudio de las variables del área sujeta a
investigación, se desarrolló un sistema informático para eficientizar la gestión del almacén.

De acuerdo a los estudios realizados por el INEGI; en las últimas dos décadas se manifestó la
transformación tecnológica, operativa y administrativa de la actividad comercial tradicional
minorista en grandes franquicias con estrategias de negocio sólidas y prestigio en el servicio. Por
tal motivo la empresa abarrotera Milenio S.A de C.V. cobró conciencia de la imperiosa necesidad
de modernizarse, visualizando la oportunidad la revitalización de la gestión del almacén, puesto
que el beneficio se verá reflejado en el control de inventarios, la redistribución de la zona de
almacenaje, los tiempos de abastecimiento, recepción y entrega disminuirán considerablemente
así como la satisfacción de sus clientes en el servicio mediante un sistema informático para
mejorar sus operaciones.

Se sabe que la gestión de almacén e Inventarios ha permitido generalizar modelos de gestión

construidos con la aplicación de métodos matemáticos con el objetivo de optimizar costes de
logística y el nivel de servicio. Este se apoya del programa Sistema de Gestión de Almacén (WMS)
destinado a gestionar la operativa de un almacén. WMS es la solución de tener la visión de las
existencias actuales y futuras, organizar el trabajo, alinear los recursos y satisfacer los requisitos
de los clientes, ayuda a reducir las existencias en el inventario, aumentar la productividad en el
trabajo, reducir costos de explotación directos e incrementar el costo neto. Las ventajas que se
obtienen con este son: la reducción de la rotación del personal, fiabilidad en el stock de materias
primas e intermedias, reducción de costes, fácil planificación de necesidades, disminución de
devoluciones, información clara y detallada de stocks y tendencias.

En él área de almacén se debe tener un producto terminado en espera de ser transferido al

siguiente eslabón de la cadena de suministro, su finalidad consiste en acercar el producto lo más
posible al punto donde se realiza el consumo, dispuesto en el momento que tenga lugar la
demanda y así satisfacerla rápidamente. Dentro de sus actividades está la recepción y el
almacenamiento. Como primer paso del almacén al utilizar el método PEPS se dará la salida al
inventario de aquellos productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios
quedarán aquellos productos comprados recientemente y que por medio de un código de producto
y de producción se pueden identificar y ver si sirven para realizar la rotación de mercancía y así

- 90 -
evitar su deterioro. También se deben de colocar los artículos de mayor demanda más al alcance
de las puertas de recepción y entrega para reducir el recorrido, reducir movimientos tiempos y
maniobras, una mejor ubicación de los medios de almacenamiento y la reducción de las
existencias. Existen varios tipos de almacenes como los industriales, de materia prima, de
distribución, de productos terminados, etc.

Dentro del almacén el inventario se tiene como la conformación de materiales o suministros que se
guardan para uso o ventas futuras por lo general son bienes terminados para un cliente. La
gestión consiste en mantener la fecha en que deben colocarse los pedidos y las cantidades de
unidades a ordenar. El inventario permite ganar tiempo ya que ni la producción ni la entrega
pueden ser instantáneas, debe de contarse con una existencia del producto a la cual se recurre
rápidamente para que la venta real no tenga que esperar hasta que se termine el proceso de
producción. De esta manera se puede hacer frente a la competencia ya que la demanda no se
puede pronosticar con certeza, como se puede ver en el capitulo tres.

Para empezar con la toma de inventario es necesario realizar el conteo de existencias físicas de
los artículos, el cual se puede realizar de dos maneras: manual y con lectora portátil. De acuerdo al
conocimiento que se adquirió en general de la gestión del almacén e Inventarios fué propuesto
como herramienta de apoyo un sistema informático.

Actualmente hay varios sistemas informáticos que se utilizan para la gestión de almacenes su
principal objetivo es controlar, coordinar y gestionar todos los procesos que de desarrollan en un
almacén. Son el cerebro del cual dependen las decisiones y las reacciones. Estos pueden ser
integrados en la Planificación de Recursos Empresariales (ERP) el cual es conformado por varios
sistemas de información gerencial que permite la unión de ciertas operaciones de una empresa,
especialmente las que tienen que ver con la producción, la logística el inventario, los envíos y la
contabilidad. Su selección depende de factores como el tamaño de la empresa, el tipo, procesos,
recursos, etc. Se divide en varios módulos y submódulos ejemplo: inventarios, compras,
embarques, importaciones, servicios, etc. Todo esto se menciona el capitulo tres.

Con base en los resultados obtenidos del análisis de las operaciones del área de almacén de de la
abarrotera Milenio S.A. de C.V, se desarrolló el sistema informático SIGA, el cuál proporcionará la
mejor alternativa de solución que responderá a las necesidades derivadas de la gestión de
almacén, mediante la óptima manipulación del módulo de inventarios.
SIGA es un sistema integral de gestión del almacén, que está diseñado para modelar y
automatizar la mayoría de procesos en la abarrotera en el área de almacén. Su misión es facilitar la

- 91 -
planificación de todos los recursos de la abarrotera. Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus
desventajas, de los beneficios más comunes e importantes se pueden mencionar:

 Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales

 Integración entre las funciones de las aplicaciones
 Reduce los costos de gerencia
 Incrementa el retorno de inversión
 Fuente de Infraestructura abierta

Mediante el análisis y el estudio de la operación del almacén de la abarrotera Milenio S.A de C.V.
se determino que su situación actual no es favorable y se encuentra en desventaja con respecto a
sus competidores, por lo que con la propuesta se mejoraría la operación en el área de almacén.

- 92 -
BIBLIOGRAFÍA.
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- 94 -
GLOSARIO

Almacén: Subproceso operativo concerniente a la guarda y conservación de los productos con los
mínimos riesgos para el producto personas y compañía optimizando el espacio físico del almacén.

Cross-docking: En Logística el Cross-docking corresponde a un tipo de preparación de pedido (una

de las funciones del almacén logístico) sin colocación de mercancía en stock, ni operación de
picking. Permite transitar materiales con diferentes destinos o consolidar mercancías provenientes
de diferentes orígenes.
En sentido estricto el cross-docking se hace sin ningún tipo de almacenaje intermedio. Evitar las
operaciones de almacenamiento permite reducir el plazo necesario a las operaciones logísticas. Es
porque este sistema es utilizado especialmente, para los productos frescos o la prensa, por
grandes distribuidores. Su intención es también acordar con los proveedores una preparación de la
mercancía para reducir costes de recepción, almacenaje y preparación. Así, una otra ventaja de
este sistema reside en la reducción del coste de almacenamiento y de posesión del stock.

EDI: El intercambio electrónico de datos (en inglés Electronic Data Interchange o EDI), es un
software Middleware que permite la conexión a distintos sistemas empresariales como ERP o
CRM. El Intercambio Electrónico de Datos puede realizarse en distintos formatos: EDIFACT
(Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport), XML, ANSI ASC X12,
TXT, etc.

ERP: Siglas en Ingles que se utilizan para señalar a la Planificación de Recursos Empresariales.
Es un sistema estructurado que busca satisfacer la demanda de soluciones de gestión empresarial,
basado en el concepto de una solución completa que permita a las empresas unificar las
diferentes aéreas de productividad de la misma.

Gestión de almacén: Es un proceso de la función logística que trata la recepción. Almacenamiento

y movimiento de cualquier material, (materias primas, semielaborados, terminados), dentro de un
mismo almacén hasta el punto de consumo así como el tratamiento e información de los datos
generados.

Hardware: Termino en Ingles que hace referencia a cualquier componente físico tecnológico, que
trabaja e interactúa de algún modo en la computadora. No solo incluye elementos internos como el
disco duro CD ROM, disquetera, sino que también hace referencia al cableado, circuitos, gabinete,

- 95 -
etc. E incluso hace referencia a los elementos externos como la impresora, el mouse, teclado,
monitor y demás periféricos.

Inventario: Es el conjunto de mercancías ó artículos que tiene la empresa para comerciar con
aquellos, permitiendo la compra y venta ó la fabricación primero antes de venderlos, en un periodo
económico determinados.

Método PEPS: Primeras Entradas Primeras Salidas. Este método consiste básicamente en darle
salida del inventario a aquellos productos comprados más recientemente.

Picking: Se denomina así, en el campo de la Logística, al proceso de recogida de material

extrayendo unidades o conjuntos empaquetados de una unidad de empaquetado superior que
contiene más unidades que las extraídas. En general cuando se recoge material abriendo una
unidad de empaquetado. Puede ser un picking de unidades cuando se extraen productos unitarios
de una caja, o un picking de cajas, cuando se recogen cajas de una paleta o de un contenedor,
también llamado Packing.

Sistema Informático: Es un conjunto de partes que funcionan relacionándose entre sí con un

objetivo preciso.

Sistema: Conjunto de elementos dinámicamente relacionados entre formando una actividad para
alcanzar un objetivo operando sobre datos / energía / materia para proveer información/ energía/
materia.

Software: Es todo programa o aplicación o programado para realizar tareas especificas.

Tracking: El tracking óptico es el control de los parámetros (posición, orientación y zoom) de una
cámara en función de características extraídas de la imagen para mantener un determinado objeto
en movimiento dentro del campo de visión.

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ANEXOS.

Simbologías
Los siguientes tipos de código de barras están disponibles en el control ABarcode ActiveX:
Lineales

Codabar
También conocido como Código 2 de 7, USD-4, o NW-7 en Japón, es un sistema de longitud
variable bastante antiguo (1972) utilizado principalmente en librerías, bancos de sangre y servicios
de mensajería.
Permite codificar los dígitos numéricos más seis caracteres especiales (- $ : / . +), con longitud
variable. Otros caracteres son ignorados por ABarcode.
Requiere un caracter de inicio y uno de final, que pueden ser A, B, C o D, seleccionables con las
propiedades CodabarStartChar y CodabarStopChar.
No requiere dígito de control, pero ABarcode calculará uno tipo módulo 16, si así se le indica con la
propiedad AddCheckDigit.

Code 11
También conocido como USD-8, es utilizado principalmente en el etiquetado de equipamiento de
telecomunicaciones.
Permite codificar con longitud variable, los dígitos numéricos y el signo -. Otros caracteres son
ignorados por ABarcode.
Utiliza internamente (nunca se refleja en el texto) un dígito de control obligatorio tipo módulo 11.
Debido a su poca seguridad, permite agregar un segundo dígito de control mediante la propiedad
Code11TwoCheckDigits, recomendable para códigos de más de 10 caracteres de longitud.

Code 128
Es una de las simbologías más flexibles y seguras. Permite codificar, con longitud variable, los
primeros 128 caracteres ASCII. Caracteres fuera de este rango son sustituidos por espacios.
Dispone de 3 juegos de codificación (A, B, C) más algunos códigos internos de control que le
permiten cambiar de uno a otro juego dentro del código de barras, para así conseguir los 128
caracteres. Además el juego C codifica los dígitos numéricos por pares, consiguiendo un código
más compacto en muchos casos. ABarcode permite seleccionar el sistema a utilizar mediante la

- 97 -
propiedad Code128CharSet, pero si dentro del código se encuentra algún caracter no soportado
por el juego seleccionado por el usuario, igual cambiará para poder simbolizarlo. Por ello lo más
recomendable es utilizar la opción Auto.
Internamente calcula y añade un dígito de control, que nunca es representado en el texto.
Si necesita insertar caracteres de control dentro del código, utilice los siguientes: FNC1 = ASCII
185 (¹), FNC2 = ASCII 178 (²), FNC3 = ASCII 179 (³), y FNC4 = ASCII 188 (¼).

Code 39 - Code 39 Extendido

Es la simbología más popular fuera del retail, por ser alfanumérica, de longitud variable, y no
requerir mucha resolución (es utilizada incluso con impresoras de matriz de puntos).
Soporta dígitos numéricos, letras mayúsculas (sólo alfabeto inglés) y 7 caracteres especiales (- .$ *
/ + % y espacio) en su versión básica. La versión extendida soporta los primeros 128 caracteres
ASCII.
Nota: el caracter * está reservado para indicar el inicio y final del código. No lo incluya usted
(mucho menos en medio de un código) pues ABarcode lo hace automáticamente.
El dígito de control, tipo módulo 43, es opcional. ABarcode lo calcula y lo añade si se le indica con
la opción AddCheckDigit.

Code 93
Code 93 es similar al Code 39 Extendido en tanto permite simbolizar también, con longitud
variable, los primeros 128 caracteres ASCII, pero lo hace en forma más segura.ya que utiliza dos
dígitos de control internos.
También requiere más resolución ya que utiliza 4 anchos de barra distintos.

EAN 13
Es una simbología numérica de longitud fija 13 dígitos, utiliza en el retail fuera de América del
Norte.
El dígito final es el de control, y es obligatorio para que el código pueda ser reconocido. ABarcode
verifica si es el dígito de control válido, y si no lo es, añade el correcto. ABarcode completará con
ceros a la izquierda su código hasta alcanzar los 13 dígitos requeridos.Con la opción
EANUPCAddOn se imprime el suplemento de 2 o 5 dígitos utilizado en libros, revistas y diarios.

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 EAN 8
Es una versión reducida (8 dígitos) del EAN 13, utilizada en el retail para productos pequeños y de
alto consumo, también fuera de América del Norte.
El último dígito debe ser el de control, por lo tanto ABarcode lo verifica y si no es válido añade el
correcto.

Entrelazado 2 de 5
En inglés Interleaved Two out of Five (abreviado ITF), se trata de un código numérico de longitud
variable, pero que debido a su arquitectura siempre contiene un número par de dígitos. Por ello
ABarcode la añadirá un cero a la izquierda si fuera necesario.
El dígito de control (módulo 10) es opcional. ABarcode puede calcularlo por usted con la opción
AddCheckDigit.
En la industria suele emplearse un código ITF de 14 dígitos para etiquetar las unidades de
embalaje, el cual puede rodearse de un marco de soporte (Bearer Bar) para identificarlo. ABarcode
permite imprimir dicho marco con la opción ITF14BearerBars, con el ancho indicado en
ITF14BearerBarsWidth.

Postnet
Utilizado por el Servicio de Correos de los EUA (USPS) para la clasificación del correo, este código
numérico utiliza un ancho fijo de barras y espacios, codificando la información según la altura de
las barras.
Postnet permite codificar los códigos postales de 5 dígitos, el código ZIP+4 que es el código postal
más el código de zona de 4 dígitos (total 9 dígitos), y también el Delivery Point Code (DPC) que es
el anterior más 2 dígitos con el punto de entrega.
ABarcode calcula y añade el dígito de control interno requerido.

Royal Mail
También conocido como RM4SCC (Royal Mail 4-State Customer Code), es el código utilizado en el
Reino Unido para la clasificación del correo. Al igual que el Postnet codifica por la altura de las
barras, que tienen un ancho fijo.
UCC/EAN 128
No es una simbología en si misma sino un estandar definido por EAN (European Article
Numbering) y UCC (Uniform Code Council) utilizando la simgología Code 128. Para diferenciarlo
de un Code 128 normal, se utiliza un caracter especial FNC1 al inicio, que ABarcode inserta
automáticamente por usted.

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El estandar define la forma de codificar varios campos de datos en un solo código de barras, lo que
consigue anteponiendo a cada campo un identificador. Algunos campos pueden ser de longitud
variable, por lo que requieren un caracter de control al final para indicar donde terminan. Esto se
consigue insertando un FNC1 (¹), excepto si el campo es el último.

UPC-A
Es el utilizado en el retail en América del Norte. Muy parecido al EAN13 pero con un dígito menos,
el primero de los cuales suele ser cero.
También permite imprimir el suplemento de 2 o 5 dígitos con la opción EANUPCAddOn.

UPC-E
Se trata de la versión reducida del UPC-A, para productos de pequeño tamaño.
Su estructura obliga a que sea "traducible" a un UPC-A, por lo que ABarcode intenta la traducción y
si no es correcto no lo imprime.
Admite también el suplemento EANUPCAddOn.
Bidimensionales

Code 16K
Este código bidimensional está basado en el Code 128, no en vano es del mismo autor. Consiste
en varias filas (de 2 a 16) de códigos lineales apilados, con 5 caracteres por fila.
La altura de cada fila viene determinada por el parámetro YDimension, recomendado como mínimo
8.

PDF417
Simbología de alta densidad que permite albergar más de 1000 caracteres en un sólo código de
barras.
La altura de las barras se establece con la propiedad YDimension, recomendado 3.
Incorpora un sistema de corrección de errores que permite que el código sea escaneado incluso
cuando parte del mismo se ha deteriorado. Para establecer el nivel de corrección utilice la
propiedad PDFEccLevel, teniendo en cuenta que cuanto más elevado, más espacio dentro del
código es utilizado para corrección de errores. El valor predeterminado es Auto, con el que
ABarcode aplica un nivel u otro dependiendo de la longitud del código.
El número de filas y columnas puede ser ajustado con las propiedades PDFColumns (de 1 a 30) y
PDFRows (de 3 a 90) o puede dejarlos en cero para que ABarcode las distribuya automáticamente

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