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101 Maneras de hacer más, ¡con menos estrés!
Consejos de Administración del Tiempo
1 2

Identifica las Comienza por

actividades en tu día establecer objetivos
que consumen tu alcanzables
tiempo Aún los más sencillos objetivos
pueden contribuir con tus
Mantén algún control sobre
habilidades de administración
cuánto tiempo dedicas a leer
del tiempo. Define algún
e-mails, a navegar en Internet
objetivo sencillo -como por
y a hablar por teléfono.
ejemplo, no leer los e-mails
Estos son algunos de los personales durante el horario
más conocidos “ladrones laboral (durante una semana)
de tiempo”. Una vez que o archivar la correspondencia
identifiques cuánto tiempo le el mismo día que llega en
dedicas a estas actividades, lugar de apilarla. Una vez que
seguramente podrás “ahorrar” alcances alguno de estos
algo de tiempo en estas áreas. pequeños y simples objetivos,
podrás continuar con algo más
ambicioso. Para cuando te
des cuenta, ¡el problema de
administración del tiempo será
algo del pasado!

3
Define un plan
para la administración
de tu tiempo
¿Por qué? Simplemente porque, tal vez,
tus esfuerzos no se noten
hasta que comiences a realizar
el seguimiento del progreso
que irás logrando. Puedes crear
un pequeño esquema con el plan
que te haz propuesto y ubicarlo
en tu escritorio –en algún lugar
fácilmente visible. Completa allí
qué planeas hacer y cuándo
realizaste esa actividad. Esto
te permitirá ver rápidamente
qué necesitas hacer. Además,
en la medida en que vayas
completando cada uno de los
ítems, sentirás gran satisfacción.
Esto redundará en motivación
para continuar con el plan
previsto y muy pronto serás
un experto en productividad
y administración de tu tiempo.

4
Encuentra el sistema
de administración
del tiempo que Utiliza la opción de
se adapte a tu recordatorios
necesidad de tu calendario
Tendrás que llevar el control de Ya sea que uses el calendario
tus objetivos de alguna manera. del Outlook, Google u otro
Ya sea en tu computadora, en tu sistema de correo electrónico
agenda, en tu calendario, en tu o tu Smartphone, utiliza la
Smartphone, en fin, de la manera función de alarmas. Te ayudará
que mejor te convenga. La clave a recordar qué has planeado
es encontrar algo que te resulte para un determinado bloque de
adecuado. Lo importante es tiempo.
mantener sólo un sistema ya que
tener sistemas diferentes para las
cosas de la oficina y las cosas de
casa muchas veces nos induce a
confusión.

6
Dedica algunos
minutos cada
mañana a revisar
7
Delega todo lo
tu listado de tareas
posible
Decide primero qué necesitas
hacer durante el día. Si necesitas pasar por la
Luego, prioriza los ítems que tintorería, llenar el tanque de
absolutamente debes hacer. Es nafta y parar en la verdulería
importante realizar esto cada camino al trabajo, considera
mañana para adquirir el hábito pedirle a tu esposo o esposa
de priorizar. Ha sido demostrado que realice alguna de esas
que si logras hacerlo durante 21 actividades por ti. A veces,
días, habrás adquirido el hábito. solicitar un poquito de ayuda
Por lo tanto, mantén la rutina puede ahorrarte muchos dolores
y en unas pocas semanas lo de cabeza y liberar tiempo en
estarás haciendo de manera tu agenda para que las cosas
automática cada mañana. fluyan sin problemas.

Comienza
una rutina y
9
comprométete
con tu agenda
Rutina y agenda – dos palabras
que la mayoría de le gente le
disgustan – son las dos palabras
No pierdas tiempo
más importantes cuando se esperando
trata de administrar eficazmente Un tema particular por el cual
el tiempo. Necesitas establecer mucha gente se queja es el
una rutina y una agenda, y tiempo dedicado a esperar. En
necesitas proponerte cumplir lugar de simplemente esperar
con ello cuanto sea posible. a que el médico te atienda o
Hazte un favor: involucra a que cambien el aceite de tu
a toda tu familia. Si todos auto, llévate algo para hacer
son concientes de qué se mientras esperas. Podrías llevar
espera que hagan, las cosas tu lista de tareas, o tu chequera
funcionarán sin inconvenientes. si necesitas revisar los saldos o
cualquier otra cosa que puedas
hacer mientras esperas.

10 11

Comprende de qué Jamás permitas

se trata realmente que el trabajo
la administración interfiera con tu
del tiempo necesario tiempo
Administrar el tiempo no de inactividad
significa solamente saber Sea que necesites tomarte
exactamente a qué dedicas los fines de semana, o una
tu tiempo – significa encontrar hora por la mañana para ir al
formas de cambiar tu rutina gimnasio, o algunas horas para
para ser lo más productivo ver televisión, tómate el tiempo
posible. Significa no necesario para recargar tu
comprometerse más de lo energía. De esta manera serás
posible. Significa mantener más efectivo. Marca o bloquea
cierto balance. Este balance el tiempo necesario para tu
es la clave para lograr hacer esparcimiento y comprométete
las cosas más importantes con ello de la misma manera
primero, sin dejar de lado el que lo haces con cualquier otra
tiempo necesario para actividad laboral.
disfrutar de tu vida.

12
Establece un tiempo todos los días para
trabajo ininterrumpido
Sea cual sea la tarea en la que tienes trabajar, prioriza tener
cada día un bloque de tiempo para trabajar ininterrumpidamente
en ese asunto.
Si esto resulta imposible para ti, al menos intenta minimizar las

interrupciones cuanto sea posible.
Este tiempo te permitirá enfocarte en hacer las cosas que tienes

que hacer y la sensación de haberlo logrado contribuirá de tal
manera que serás más productivo durante el resto del día.

13

Lleva el control de
tus actividades diarias
Por una semana, lleva contigo
un cuaderno y anota todo lo que
haces en el transcurso del día.
Esto es muy útil ya que te permitirá
tener un punto de referencia a
partir del cual tendrás claro en
que áreas deberás esforzarte
para administrar mejor el tiempo.
Esta información te permitirá
identificar los puntos obvios en
los cuales pierdes tiempo (podría
ser que fuiste al supermercado
tres veces en la semana o que te
pasaste diez minutos todos los días
buscando las llaves del auto, etc.)
Cuando efectivamente ves a qué
le dedicas tu tiempo, fácilmente
podrás mejorar.

14 15

Comparte tu Determina qué

desarrollo de es lo más
habilidades de importante
administración Si estás trabajando sobre la
del tiempo administración del tiempo en
el trabajo, identifica cuáles
Prácticamente todo el mundo son las funciones más críticas
lucha con la administración dentro de tu posición o rol. Si
del tiempo. Encuentra amigos estás trabajando en ello y tienes
o colegas que también estén inconvenientes en el manejo de
trabajando en ello y habla sobre las tareas de tu hogar, determina
tus logros, tus dificultades y tus cuales actividades son las más
descubrimientos. importantes.
Como con cualquier otra cosa, Arma una lista con las
tener un grupo de contención prioridades definidas. Esto te
es una manera excelente permitirá fácilmente tomar una
de incrementar las decisión cuando debas dejar
posibilidades de éxito. algo de lado.

16 17

Nunca te preguntes Identifica

si sientes ganas de tu horario de
hacer algo alto desempeño
Todos nos enfrentamos a Todos tenemos diferentes
cosas en la vida que no momentos en el día en el que
tenemos ganas de hacer y si somos más eficientes. Presta
dedicáramos menos tiempo a atención a los momentos
no querer hacerlas y más en los que logras hacer más
tiempo a hacerlas, ¡piensa cosas y luego asegúrate de
cuanto más productivos utilizar ese tiempo para las
seríamos! Por lo tanto, tareas más importantes.
la próxima vez que Si eres más efectivo durante
te sorprendas pensando en la mañana, haz el esfuerzo
las pocas ganas que sientes de llegar temprano a la oficina.
de hacer tal o cual cosa, Si encuentras que el mejor
¡simplemente hazla! Evita momento para ti es por la
perder tu valioso tiempo tarde, podría ser una buena
pensando en que no sientes idea ir a trabajar más tarde
ganas de hacerlo. y retrasar un poco el
horario de finalización.

18
Toca cada papel solamente una vez

Este es un gran truco de administración del tiempo: tocar cada
papel una sola vez. Toma una decisión al respecto la primera vez
que lo tomas en tus manos; o lo archivas, o lo tiras. Si lo logras,
inmediatamente notarás que el tiempo que dedicas a buscar
cosas entre pilas de papeles disminuye considerablemente.
19
Sé flexible.
Si encuentras que tu agenda
está colmada o totalmente desbordada,
sé realista y acepta que muchas veces
no puedes terminar algo en un solo día.
No lograrás nada torturándote al respecto.

En lugar de eso, dedica algún tiempo a comprender
por qué estás tan ocupado y a buscar de qué
manera puedes eliminar algunas cosas.

20

No olvides
dedicar tiempo
para ti
Asegúrate de asignar en tu
agenda algo de tiempo personal
en algún momento cada día.
Aunque sean unos pocos minutos

es importante no dejar esto de lado.
Ya sea que quieras salir a caminar,

ver tu programa de televisión
favorito o darte un largo baño
relajante, dedícate algo de tiempo.
No consideres que esto es tiempo
perdido. Recuerda que tomar cierto
tiempo para recargar tu energía
te permitirá ser más productivo
y eficiente en otras tareas
que debes completar.

21

La tecnología debe ser una ayuda,

no una molestia
Aprende a utilizar tus dispositivos electrónicos,
sea tu Smartphone o tu ordenador.
Muchas veces cambiamos un equipo por otro más nuevo y

pasamos más tiempo intentando comprender cómo funciona que
terminando una tarea concreta que debemos realizar. Lo mismo
sucede con los calendarios electrónicos
y otras maravillas tecnológicas.
A veces, el viejo papel y lápiz son la mejor opción.

22

23
Mantén tu bandeja
de entrada del
correo electrónico
ordenada
Cuando lees un e-mail toma Aprende a
alguna decisión al respecto. utilizar los filtros
Si es SPAM (correo no deseado),
elimínalo. Si lo respondiste y no
antiSPAM en tu
necesita ser archivado, elimínalo correo electrónico.
y si es importante archívalo.
En esta época la mayoría de la
Pero no dejes que tus e-mails
gente dedica mucho tiempo a
se acumulen en tu bandeja de
filtrar su e-mail para determinar
entrada hasta que tienes cientos
qué es SPAM.
de ellos para procesar. Esto
te tomará demasiado tiempo Los filtros antiSPAM pueden
y puede ser una fuente de eliminar varios minutos
ansiedad el simple hecho de por día que podrás
saber que tienes por delante un dedicar a otras cosas.
trabajo semejante.

24

Mantén más de
una lista de tareas 25
En lugar de tener una sola,
enorme lista, opta por armar
Distingue entre
un sistema de listas. De esta pequeños y grandes
manera, tendrás todo más y proyectos
mejor organizado. Además,
claramente si tienes un listado Claramente, los grandes
enorme de tareas por hacer, proyectos requieren muchas
al leerlo instantáneamente te pequeñas tareas a completar y
sentirás abrumado. los pequeños proyectos tal vez
incluyan sólo una acción.
Los sistemas de listas subdivididas
son una gran alternativa. Podrás Mantén un control de las tareas
genera listas por categorías: asociadas a cada proyecto.
lista de cosas para hacer hoy,
Al desglosar los grandes
lista de proyectos generales,
proyectos en tareas más
lista de temas delegados o que
pequeñas y manejables verás
esperan respuestas de terceros,
más explícitamente el
listas detalladas de acciones a
progreso que vas logrando.
realizar por proyecto, etc.

26

Utiliza el método ABC para priorizar.

Puedes utilizar el método en el cual los proyectos “A” son
importantes porque contribuirán al éxito en el largo plazo.
Los proyectos “B” son importantes pero no urgentes
y los proyectos “C” son los que sería bueno hacer
cuando tengas tiempo.
Siempre comienza con las actividades marcadas con “A” y

desglósalas en otras acciones más pequeñas para poder terminarlas
más rápidamente. Luego pasa a las tareas o proyectos “B” y
finalmente – si tienes tiempo – a las tareas marcadas con “C”.

27

Mide las tareas

de acuerdo a
su urgencia e
importancia
¿No estás seguro cómo priorizar
todas las cosas que tienes
que hacer? Mira cada tarea y
determina cuan urgente y cuan
importante es.
Aunque algo sea importante,

puede no ser urgente. Y, sólo
porque algo no es importante,
no significa que no sea urgente
(o que tenga alguna fecha
particular de vencimiento).
El lugar más lógico para

comenzar es por realizar las
que son tanto urgentes como
importantes.

28

No permitas que las emociones negativas

te impidan completar una tarea.
Si te encuentras con que tus emociones te impiden completar una
tarea, dedica algún tiempo a determinar las causas y busca formas
de aliviar esos sentimientos para que puedas conseguir hacer lo que
tienes que hacer.

29

Escucha audio libros

sobre superación personal
Hay muchos y diferentes libros
que están actualmente disponibles
en formato MP3.
Los audio-libros son ideales

para escuchar mientras
te trasladas de un lugar
a otro, incluso mientras sales
a caminar o haces ejercicio.
Busca aquellos que puedan

brindarte consejos y técnicas
de administración del tiempo.
Aunque puedas no estar

100% del tiempo concentrado
en escuchar, irás incorporando
consejos que escuches
más atentamente en
ciertos momentos.

30 31
¡Organízate! Aprende a
Los estudios demuestran que identificar cosas
la gente organizada toma que consumen
menos tiempo buscando ítems
importantes y más tiempo
tu tiempo.
completando tareas. Algunas cosas a las que debes
Cómprate elementos para prestar atención pueden ser:
archivar bien tus documentos fracaso en planear de manera
y papeles. Todo tipo de apropiada, reuniones no
contenedores de organización previstas ni agendazas, tareas
como bandejas, fuelles, administrativas básicas que
carpetas, tarjeteros, etc. serán podrías delegar, interrupciones
de gran utilidad. Puede ser un de naturalezas varias (inclusive
trabajo considerable realizar llamados telefónicos), etc.
una primera gran organización Una vez identificadas, podrás
general pero te sorprenderás trabajar para evitarlas y mejorar
al ver el tiempo que ahorrarás mejor tu tiempo en el futuro.
después.

32

Define una agenda para cada reunión

Al definir los objetivos y temas a tratar en todas las reuniones,
todos los involucrados tendrán bien claro que temas se discutirán
y cual es el objetivo del encuentro. Inclusive, en las reuniones en
las que realices lluvias de ideas o sesiones de brainstorming,
es mejor anunciar de antemano el tiempo que dedicarán
y que todos estén de acuerdo con ello.
Ciertas limitaciones generan reuniones más productivas.

33

Define un cronograma
para los proyectos en equipo
Cuando tienes que supervisar un equipo de trabajo, es crítico que
todos sepan cual es su rol y cuales sus responsabilidades para lograr
completar el proyecto. De esta manera, dedicarás más tiempo a
trabajar y menos tiempo a explicar lo que cada persona tendría que
estar haciendo y cuando deben hacerlo.
Un cronograma claro compartido por todo el equipo de trabajo

permite que cada integrante vaya trabajando de manera
independiente en sus áreas de responsabilidad y logren
completar el proyecto en tiempo y forma.

34

Define tus objetivos

y prioridades cada
semana
35
Los objetivos y las prioridades
cambian. Lo que hoy puede ser
importante tal vez la semana
próxima no lo sea. Por lo
tanto, debes estar dispuesto a
cambiar el foco de atención Limpia tu escritorio
ocasionalmente.
En el trabajo o en casa, el
Evaluar cada semana consumidor de tiempo número
qué cosas son importantes uno es un escritorio en el cual
te permitirá ajustar las tareas más del 20% de su superficie se
que realizarás y estarás encuentra cubierta
siempre enfocado en
lo más importante. Despeja tu escritorio y verás
inmediatamente como mejora tu
productividad.

36 37

No postergues Aprende a decir

Si ves que debes hacer algo, “NO”
hazlo ahora en lugar de pasar
Si alguien te solicita algo que
mucho tiempo pensando sobre
no puedes o no quieres hacer,
por qué hay que hacerlo o por
¡utiliza la palabra no!
qué no lo has hecho aún.
Seguramente, si eliminas ese
Utiliza la
tiempo dedicado a pensar al
respecto, a re-programar
palabra
tiempo para hacerlo, etc.
podrías tener la tarea
NO
completada y archivada.
Simplemente
Hazlo
Encontrarás cierta dificultad
al principio pero una vez que
comiences a hacerlo verás los
beneficios y rápidamente
lo incorporarás.

38
Limita la cantidad
de reuniones a las
que asistes
39
Define un objetivo
Muchas veces, las reuniones de largo plazo
nos hacen perder demasiado
tiempo. Por lo tanto, haz cuanto Un gran objetivo general te
esté a tu alcance para reducir ayudará a desarrollar objetivos
al máximo la cantidad de más pequeños de corto plazo
reuniones en las que participas. que sean más fácilmente
alcanzables.
A veces, podrás delegar la
asistencia en alguna otra Tener en mente metas más
persona o solicitar una minuta pequeñas es muy importante
de la reunión; en particular para planificar tu día.
si el tema en cuestión no Simplemente, desglosa un
es de suma importancia gran objetivo en tareas más
para tus actividades. pequeñas y manejables.

40

41
Incluye en tu
agenda metas
relacionadas con
la gestión del
tiempo Finaliza cada día
Por ejemplo, incluye en tu lista preparado para
de quehaceres que quieres 15 comenzar
minutos al final de cada día
para organizarte para el día
el siguiente
siguiente. Al final de cada día laboral,
asegúrate de que tu escritorio
Al hacer de la gestión está ordenado y que al menos,
del tiempo una prioridad has comenzado la lista de
encontrarás que pronto se tareas para el día siguiente.
convierte más en un hábito
que en una tarea. Esto hará que tu mañana sea
más tranquila y te permitirá
comenzar tan pronto como
llegues.

42

No pierdas tiempo
al teléfono.
En general, muchas llamadas
telefónicas provocan un gran
desperdicio de tiempo. Intenta
minimizar este problema planificando
las llamadas que debas hacer con
tiempo y realizando varias llamadas
seguidas en lugar de hacerlas
distribuidas a través del día.
Intenta establecer un límite

de tiempo para cada llamada y
cúmplelo tanto como te sea posible.
A menudo, permitir que la persona
a quien llamarás sepa de antemano
que será una llamada breve es lo
único que hace falta. Simplemente,
comienza diciendo “Solo tengo
unos minutos para hablar…” o
“Este es solo un llamado breve
para decirte que…”.

43

Determina los
momentos del día
en los que eres
44
menos efectivo Minimiza el estrés
Todos tienen momentos de quitando del medio
baja actividad, es simplemente las tareas pequeñas
natural. Al reconocer cuáles son
los tuyos puedes planear El estrés habitualmente surge
tu almuerzo y otros momentos de la lista de tareas que aún
libres durante esos períodos tienes pendientes y no de las
menos eficientes. cosas que ya has completado.
A menudo una pausa es todo Minimiza el estrés realizando

lo que necesitas para despejar las tareas más pequeñas o
tu mente, para que puedas simples de tu lista.
retomar una tarea con un mejor Una vez que tengas un flujo de
enfoque. tareas estarás preparado para
enfrentar cuestiones mayores y
más complejas.

45

Deja de
perder tiempo
46
buscando cosas Mantén un
Mucha gente desperdicia
archivero
innecesariamente el tiempo, organizado
cada día, buscando cosas.
Al menos una vez al mes, revisa
Al organizar mejor tu hogar tus archiveros para asegurarte
o lugar de trabajo sabrás que tus archivos están
exactamente dónde están organizados de la manera
las cosas en lugar de tener más eficiente para con tus
que buscarlas. Esto liberará hábitos y que contienen
más tiempo para trabajar información útil y completa.
en las cosas que
Elimina viejo papeleo y cosas
deben hacerse.
que ya no tienen utilidad. Esto
Ciertamente, organizarse simplificará y acelerará
lleva un tiempo al principio. el hallar lo que necesites
Pero una vez que te cuando lo necesites en lugar
acostumbres a este hábito, de tener que descifrar archivos
tu vida será más fácil. irrelevantes y papeleo inútil.

47

Organiza tus
documentos y
papeles
Si encuentras que tus carpetas
de archivo están explotando
de papeles, es hora de
implementar una nueva
estrategia para archivar.
Intenta utilizar códigos de

colores para que sean fáciles
de encontrar. O crea
subcarpetas. Simplemente
utiliza un archivero con divisores
más grandes para contener
subcarpetas de modo de
mantener todo junto.
Mantener tus documentos

organizados reducirá la
cantidad de tiempo
que empleas buscando
datos específicos.

48

Pregúntate: “¿es esta

una forma eficiente
49
de usar mi tiempo?” Establece agendas
Hacer esto puede recordarte
realistas para
que hay otras prioridades completar proyectos
a las que deberías atender
Cuando trabajes con una
en lugar de lo que estás
agenda, intenta identificar
haciendo actualmente.
tempranamente dónde puede
haber problemas.
Agregar algo de tiempo es

una buena idea cuando
puedes anticipar algún
problema. Si todo sale bien,
terminarás antes de tiempo.
Si hay algún problema, estarás
mejor preparado para resolverlo
y aún así terminar a tiempo.

50

51
Se proactivo con
tu planeamiento
¿Tienes tendencia a dejar todo
para último minuto? ¡No eres
el único! Pero recuerda que
cuanto antes planees hacer las Elimina
cosas, mejor estarás.
distracciones para
Si eres proactivo acerca de poder concentrarte
hacer que las tareas sean
prioritarias con un par de días de Si eres el tipo de persona que
antelación a la fecha en se distrae fácilmente por el
que deben ser completadas, entorno, considera hallar un
serás más eficiente y tendrás lugar tranquilo para trabajar,
menos stress. de modo que puedas utilizar
tu tiempo más efectivamente.
Quizás también quieras
intentar usar auriculares, estos
minimizarán distracciones
tales como sonido de fondo,
televisión o teléfono.

52

Mantén una
lista en orden
53
cronológico
Cuando te sea posible, mantén
un listado semanal de reuniones,
juntas y obligaciones sociales
en orden cronológico. Una Desglosa tareas
buen software de agenda o
incluso un programa de planillas grandes en varias
de datos puede ayudarte a pequeñas y más
organizar y re-ordenar tu lista
como sea necesario. Hacer
manejables
esto te ayudará a siempre Las grandes tareas son
saber que es lo próximo y así agobiantes; por lo tanto es una
poder planear tu agenda de buena idea el desglosarlas en
acuerdo a ello. Si hay una fiesta partes más manejables, que
de cumpleaños el sábado, lo puedan hacerse de a poco,
sabrás de un vistazo y podrás en lugar de todo junto. Este es
recordar comprar un regalo un gran consejo, en especial
la próxima vez que estés en la para aquellos que tienden a
calle – en lugar de esperar dilatar las cosas.
hasta último minuto.

54

Recompénsate por
tus logros.
55
Utiliza la regla de
No hay nada más alentador
que recibir un premio por
los 90 segundos.
alcanzar una meta, ¡aún Utilizando la regla de los 90
cuando tú eres quien provee segundos te acostumbraras
la recompensa! Por ejemplo, a perder no más de 90 segundos
luego de terminar de limpiar en decidir si retener o no alguna
tu armario, toma un descanso pieza de papeleo, solucionar un
para ver tu programa favorito. problema, prevenir un potencial
O si te atienes a tus metas de problema o hacer una decisión
administración de tiempo por a corto plazo.
una semana, regálate ese par
de zapatos que has estado Esto logra que pequeñas tareas
deseando. que surgen inesperadamente
sean quitadas de en medio en
Si tienes algo por lo cual lugar de acumularse hasta ser
esforzarte, será un incentivo una enorme tarea.
extra para hacer las cosas.

56

Crea un plan para

tus quehaceres domésticos
¿Permites que las tareas del hogar se apilen hasta convertirse en
un enorme trabajo? Un día completo de limpieza es agobiante y
mucha gente tiende a permitir que pasen algunas semanas, porque
no pueden decidir por donde comenzar.
En lugar de eso, créate el hábito de hacer 2 o 3 tareas pequeñas

cada día.
Los 15 minutos aproximados que demores en hacerlo te ahorraran, a

la larga, incontables horas.

57

58
Intenta este método
para organizar
tu tiempo
La próxima vez que estés
planificando tu día, toma Recupera algo
un cuadrado de papel y de tu tiempo
divídelo en cuatro cuadrados
más pequeños. El de arriba Si siempre te quedas corto con
a la izquierda es para cosas el tiempo, puede ser una buena
importantes y urgentes. El de la idea contratar a alguien que te
derecha es para cosas no tan ayude con cosas como las de
importantes, pero sí urgentes. la casa, el jardín, las compras
El inferior izquierdo es para las o incluso dar una mano en la
cosas importantes pero no oficina.
urgentes y el de la derecha Esto liberará algo de tu tiempo
es para cosas que no son para tareas más importantes en
importantes ni urgentes. tu lista de cosas para hacer. ¡O
darte un merecido descanso!

59

Solo chequea tu
contestador
una vez al día
60
No permites
¿Cuántas veces al día interrupciones
revisas tu correo de voz?
Determina en qué punto de
que te saquen
cada día sería más efectivo de curso
chequear los mensajes
Si recibes un llamado en un
e intenta hacerlo
momento muy ocupado,
solo una vez al día.
pregunta si puedes devolver
Cuando lo revises, responde el llamado en otro momento,
a los llamados recibidos, cuando termines con la tarea
en lugar de dejar que que estás realizando. Toma
se amontonen. nota y recuerda realizar
ese llamado cuando
Este simple cambio puede, dijiste que lo harías.
potencialmente, ahorrarte
10 o 15 minutos por día.

61

Haz que el control

de gastos sea
62
rápido y sencillo Ten cuidado de no
Algo que puedes hacer para pasar por alto tareas
simplificar el control de gastos importantes por
es elegir un momento de la
semana para vaciar
falta de tiempo
tu billetera de las boletas Si decides eliminar tareas
semanales. En ese momento, de tu rutina, asegúrate de
archívalos apropiadamente. no eliminar tareas importantes
como el balance de tu
No solo te ahorrarás el tiempo
chequera o la comparación
de vaciar una billetera que
de tus recibos con tu resumen
explota de papeles, sino que a
de tarjeta de crédito.
la hora de revisar tus impuestos
tendrás todo lo necesario Estas tareas son, a menudo
en un solo lugar. pasadas por alto en pos del
ahorro de tiempo, pero a
la larga pueden costarte
mucho dinero.

63

Prepara por la
noche, lo que
64
harás en la mañana
Si te encuentras perdiendo
mucho tiempo en buscar las
llaves del auto, la billetera
y otros esenciales, es una
buena idea el desarrollar Programa tu
el hábito de poner tus alarma 15 minutos
cosas juntas en un mismo
lugar, siempre el MISMO más temprano
lugar, cada noche
antes de acostarte. Esto te dará tiempo para
desayunar, si habitualmente te
En la mañana cuando estés lo salteas.
apurado será la diferencia
entre comenzar el día bien También te dará tiempo para
o, ¡con un dolor de cabeza! sentarte y priorizar las tareas
de tu lista del día.

65

Identifica una
lista de las 3
66
Elije tus
prioridades pasatiempos
más altas de tu cuidadosamente
lista para el día
Los pasatiempos son
Coloca esas tres al principio importantes; igualmente en
de la lista. Haz todo lo posible la mayoría de los casos,
para finalizar esas tres tareas requieren un compromiso.
cada día, y descubrirás que en
realidad estás logrando hacer
más cosas, ya que sentirás que Si estás pensando
estás logrando muchísimo, en comenzar
simplemente al finalizar esas un nuevo pasatiempo,
tres tareas más importantes. determina uno o dos de
tus pasatiempos que ya
no te interesen. Considera
abandonarlos para tener más
tiempo que dedicar al nuevo.

67 68

Consolida Crea listados

tus elementos especiales para las
tecnológicos tareas complejas
¿Tienes un celular? ¿Una laptop? que realices
¿Estás DEMASIADO conectado? frecuentemente
Intenta consolidar tu información Por ejemplo, si frecuentemente
en un solo equipo que viajas por trabajo o placer,
puedas llevar contigo. mantén un listado a mano con
las cosas que debes hacer
Más aún, aprende cómo
antes de irte. Si tienes tarjetas
sincronizar toda tu información
de identificación que debes
para que no debas
tener contigo, guárdalas todas
replicar cosas.
juntas y en un lugar específico.
Incluye en tu lista recordatorios
para retener tu correo, detener
la entrega de papeleos e
incluso llamar a los vecinos para
informarles que no estarás y por
cuánto tiempo.

69

Apóyate en tu
contestador
automático
70
¿Las llamadas te distraen Crea una
permanentemente de lo que
estás haciendo? Un contestador
lista de acción
automático bien utilizado puede Si frecuentemente vas a
ser una excelente solución. reuniones, conferencias u otras
Personaliza los mensajes según actividades donde tomes notas
tus necesidades. Informa en el y colectes información, planea
mensaje con que frecuencia lo revisar inmediatamente esa
verificas o si es mejor enviarte un documentación y arma una
correo electrónico, etc. lista de acciones que tomarás
en respuesta a la reciente
Tu contestador automático
actividad.
debe ser un aliado y ayudarte
a evitar constantes Revisa documentos, volantes
interrupciones debido a y papeleo recibido, y guarda
llamados telefónicos. solo lo importante.

71 72

Consolida tareas
lo más posible Revisa tus e-mails
Por ejemplo, a menos que sea en horarios
una emergencia, no vayas a específicos del día
la ferretería por un solo artículo.
Lo mismo se aplica al correo, Determina algunos horarios
la librería, el mercado y específicos, por ejemplo a
la tintorería. primera hora de la mañana,
luego del almuerzo y justo antes
Todos pasamos por momentos de terminar el día, para revisar
en los que debemos ir a algún tus e-mails laborales.
lado por un solo motivo, pero
puedes ahorrar mucho tiempo Evita revisar e-mails personales
juntando varias diligencias por más de una vez al día y
salida. respóndelos inmediatamente
de ser posible.
Simplemente arma una lista de
todo lo que falta hacer, para no No solo tendrás menos correo
olvidar nada. para revisar luego sino que
además evitarás olvidar
responder algún
mensaje importante.

73

Cuando envíes un
e-mail, siempre
utiliza un “asunto”
74
No te permitas
apropiado procrastinar
La mayoría de las personas
Todos eventualmente
simplemente presionan el botón
procrastinamos, posponemos
de responder cuando contestan
o dilatamos lo que debemos
a un e-mail, pero hacer eso
hacer para evitar tareas
puede dificultar el hallarlo
que no disfrutamos, pero
luego. ¡Especialmente si varios
cuando tienes algo que
mensajes van y vienen!
simplemente no puede
En lugar de ello, incluye un esperar, solo hazlo.
asunto apropiado para que
En principio, te lo quitas de
sepas qué contiene ese
tu lista de tareas pendientes
mensaje.
y por otro lado, no perderás
tiempo innecesariamente
pensando en lo que
deberías estar haciendo.

75 76

No te asignes
Registra tareas demasiado tiempo
“pendientes” para completar las
en tu agenda tareas.
Estos son temas que no Hay un viejo dicho que indica
sucederán hasta más que “cualquier tarea o proyecto
adelante, o hasta que puede extenderse hasta tomar
alguien más haga el tiempo que has dedicado
algo específico. a completarlo”. Esto es una
absoluta verdad. Un buen plan
Marca estos temas en tu
es reducir el tiempo que le
agenda para recordar
asignas a una tarea específica,
revisar el progreso del
hasta que determines la
mismo o para incluir la tarea
cantidad justa de tiempo.
en una futura lista de cosas
para hacer. A veces, esto puede no salir
tal como esperamos pero
en la mayoría de los casos
hallarás algo de tiempo extra
en tu agenda como resultado.

78

77 Planifica tus
llamados
Intenta “quitar”
la tarea que menos telefónicos
disfrutas de tu lista, para localizar
a las personas
¡lo más temprano en sus oficinas
posible cada día! Estudios han demostrado que
De esta manera no pasarás el la mayoría de las personas
están en sus oficinas entre las
día tratando de evitar hacerlo y
8:30 a.m. y las 11:30 a.m. Por lo
pensando en el.
tanto, intenta planificar tiempo
Así, podrás tachar uno de los para llamadas telefónicas
ítems de tu lista, algo que todos durante la mañana cuando
definitivamente disfrutamos. más probablemente hallarás
al destinatario. De lo contrario
tendrás que dejar mensaje y
cuando ellos respondan es
probable que te distraigan de
alguna otra tarea importante.
¡O acabarán dejándose
mensajes uno al otro
durante días!

79

Revisa tus mensajes

a diario cuando no
80
estés en la oficina
Cuando estés fuera de la
oficina, o de vacaciones,
revisa tu correo de voz y/o
e-mail al menos una vez al día.
Ten los números de
Esto te ahorrará gran cantidad
de tiempo cuando regreses a la
teléfono a mano.
oficina o tu casa. Ten una pequeña agenda
con tus números importantes
siempre contigo. O inclúyelos
en tu celular si lo prefieres,
marcándolos como favoritos.
De esta forma, cuando debas

realizar un llamado importante
no necesitarás perder tiempo
tratando de encontrar el
número, o llamando a otros
para solicitarlos.

81
Siempre lleva
un anotador
en tu bolso,
82
Elimina los asientos
auto o bolsillo extra en tu oficina
De esta manera, cuando se te o lugar de trabajo
ocurre algo que debes hacer
o algo que quieres o necesitas Esto ayudará a minimizar
recordar, podrás escribirlo y las interrupciones, y si eres
tenerlo siempre a mano. interrumpido deberás ponerte
de pie para hablar con quien
haya entrado. Esto hará
que permanezcan de pie y
minimizará el tiempo de la
interrupción.

83
No dejes mensajes
Si realizas un llamado y el
84
destinatario no se encuentra, De ser posible, trata
intenta preguntar cuando será
un mejor momento para volver
de llegar al trabajo
a llamar en lugar de dejar un antes que los demás
mensaje para que devuelvan o quedarte hasta
el llamado. Esto es mejor que
tener a alguien llamando en un más tarde
mal momento para ti, y es muy Esto te dará más tiempo de
fácil poner un recordatorio en tranquilidad en el que
tu agenda para llamar en otro puedas completar tu trabajo.
momento. Y difícilmente seas interrumpido
por compañeros o llamados
telefónicos durante el
horario extendido.

85

Utiliza un sistema
para tener el control
86
de lo que hay Ocasionalmente
que hacer toma tiempo para
Intenta mantener una ficha rever tus notas
por día, ubicando la fecha en y para revisar
la esquina superior derecha
antes de escribir cualquier otra
su prioridad
cosa en la ficha. En esta ficha, Esto te permitirá recordar hacia
registra las primeras tres cosas donde te estás dirigiendo, y ver
que deben hacerse durante el si realmente estás progresando
día, y si queda espacio registra hacia tus metas. Puede que
que más hiciste durante ese también descubras que tus
día. Luego, archiva la ficha en prioridades han cambiado
un fichero al final del día. Esta con el tiempo, y que necesitas
es una excelente forma de asignar alguna nuevas metas.
recordar lo que debes hacer Al hacer esto podrás mantener
y lo que ya has hecho tu enfoque en las tareas más
cualquier día. importantes.

87

Dedica 15 minutos
al planeamiento
antes de acostarte
Solo lleva quince minutos de
planeamiento en la noche
antes de acostarte para
reducir significativamente el
planeamiento que necesitarás
realizar a la mañana siguiente.
Date el tiempo necesario para

priorizar, y para determinar
qué deberás tener
a mano para el día
siguiente. Probablemente
notes que antes de acostarte
estás más tranquilo y te es
más fácil enfocarte en
planear que lo que
estás en la mañana,
cuando estás preocupado
por comenzar tu día.

88

No crees un sistema
elaborado muy
89
Haz una lista de
difícil de seguir tus metas más
Cuántos más obstáculos importantes
debas atravesar para que tu
sistema de administración del Siéntate y decide cuales
tiempo funcione, más tiempo son realmente las cosas más
te consumirá. En lugar de eso, importantes para ti. ¿Criar niños
concéntrate en un sistema saludables? ¿Trabajar hacia
simple que funcione para ti. un ascenso? ¿Ayudar a otros?
Si eso es una lista diaria de Entonces evalúa cada tarea
tareas escrita en lápiz y papel contra esa lista de metas. Si una
entonces eso es lo que deberás tarea no te acerca a una de
usar. La clave es hallar que es tus metas, elimínala o guárdala
más efectivo para mantenerte para un día lluvioso cuando
encaminado y continuamente tengas tiempo extra. Seguro
usando el sistema hasta que el baño necesitas pintura,
convertirlo en un hábito... pero no es una prioridad si tienes
tan poco tiempo que comes
comida rápida cada noche.

90 91

Combina
actividades Hazlo ahora
Siempre que te sea posible, Seguramente has escuchado
completa dos actividades el viejo dicho “¿Por qué hacer
al mismo tiempo. hoy lo que puedes dejar para
mañana?”. Si esto te recuerda
Si viajas al trabajo, pasa ese a ti entonces ponte como meta
tiempo oyendo sesiones de el hacer las cosas AHORA en
entrenamiento grabadas. lugar de postergarlas. Si estás
Mientras esperas que tus niños hablando con alguien y te
terminen la clase de natación dicen “Llámame en la semana
completa tu lista de tareas. y lo hablamos” responde
O paga tus cuentas mientras diciéndoles “Hagámoslo
miras tu programa favorito de ahora y ahorrémonos otro
televisión. llamado.” Hacer esto te
evitará desperdiciar tiempo
¡Al combinar estas tareas haces
innecesariamente en hacer
más en menor tiempo!
distintos llamados. De otra forma
una tarea que debería tomar
solo un par de minutos terminará
tomando un cuarto de hora.

92

Mantente atento
a las cosas que
estás haciendo
una y otra vez
93
Baja la velocidad
Por ejemplo, ¿siempre te No sientas que debes estar
detienes a buscar un mismo siempre corriendo para hacer
número de teléfono en tu las cosas. Ser productivo no
agenda? Agrégalo a tus significa ir rápido. La clave es
favoritos. ¿Estás constantemente utilizar tu tiempo sabiamente
buscando tus llaves? Pon un para completar las tareas
gancho junto a la puerta. Al más importantes.
eliminar estos grandes ladrones
de tiempo te creas más tiempo Si debes correr como un lunático
en tu agenda para completar para hacer las cosas entonces
tareas más importantes. necesitas priorizar y enfocarte
solo en algunas pocas cosas
cada día. Al hacer las cosas
más importantes primero,
sentirás menos necesidad
de apresurarte.

94 95

Completa la tarea No seas demasiado

que menos te localizable
agrade, primero Teléfonos celulares, Whatsapp,
correo electrónico, redes
En casi toda lista de tareas hay
sociales… parece no haber fin
algo que no quieres hacer. En
a la tecnología que supone
lugar de empujarlo hacia el
facilitar nuestras vidas. En
final de la lista y gastar tiempo y
realidad tienden a hacer más
energía preocupando por ello –
ecléctica la vida. ¿Te suena
¡simplemente hazlo!
esto familiar? Tienes todas
Te sentirás fantástico una vez tus diligencias planeadas y a
que lo hayas quitado de en medio camino recibes una
medio y todo lo demás parecerá llamada en tu celular de alguien
fácil en comparación. pidiendo que pares y busques
otra cosa. Todo tu plan debe
ser re-organizado. Es útil para la
persona que se liberó de hacer
esa tarea, ¡pero no lo es tanto
para ti! Cuando tengas tareas
importantes para completar
bien podrías apagar tu celular o
dejarlo en casa.

96

Deja tiempo en tu
agenda para eventos Halla la forma de
97
imprevistos dedicar más tiempo
Nunca es buena idea llenar tu a tus tareas de
día por completo. mayor importancia
Nunca sabes que emergencia, La mayoría de las personas
oportunidad o imprevisto solo dedica una cuarta parte
aparecerá que requiera tu de su tiempo en las tareas
atención. que consideran de mayor
Deja un poquito de espacio importancia.
para estas cosas y así no se Toma el tiempo de monitorear
convertirán en una causa de cuánto es lo que le dedicas a las
estrés. tareas más importantes. Luego
busca formas de mejorar esto a
un tercio o incluso a la mitad de
tu tiempo.
Serás significativamente más

productivo.

98 99
Realiza algunas
cosas antes de Utiliza el método
abrir tu e-mail de comunicación
Para la mayoría de las personas, más eficiente
el e-mail es un gran ladrón de
tiempo. Y usualmente agrega A menos que puedas tipear
ítems a tu lista de tareas. varios cientos de palabras por
minutos, el e-mail no es un
Así que, en vez de revisar tu método de comunicación tan
correo electrónico a primera eficiente.
hora de la mañana, comienza
el día completando algunas Si necesitas discutir algo con
tareas. alguien llámalo o háblale cara
a cara. Habitualmente, puedes
lograr en pocos minutos lo que
tomaría días de e-mails yendo y
viniendo.

100

Enfócate en una tarea a la vez

Seguro que puedes manejar varias tareas al mismo tiempo, pero
la realidad es que nunca serás tan productivo si estás tratando
de hacer más de una cosa por vez.
Enfócate en la tarea que tienes entre manos y complétala antes

de comenzar otra.

101

Aplica estos consejos durante 21 días

Recuerda que toma sólo 21 días que algo se transforme
en un hábito.
Son tan sólo tres semanas de dedicación y atención a

las rutinas de administración del tiempo para que estas
acciones se conviertan en hábitos.
Luego, simplemente las realizarás naturalmente

y sin esfuerzo.
¡Harás más, con menos estrés!

¿Necesitas ayuda para organizarte?

Consigue YA tus Checklists
¡Organízate!


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Toca cada papel solamente una vez

No lograrás nada torturándote al respecto.

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Aunque sean unos pocos minutos

Ya sea que quieras salir a caminar,

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La tecnología debe ser una ayuda,

Muchas veces cambiamos un equipo por otro más nuevo y

A veces, el viejo papel y lápiz son la mejor opción.

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Utiliza el método ABC para priorizar.

Siempre comienza con las actividades marcadas con “A” y

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Mide las tareas

Aunque algo sea importante,

El lugar más lógico para

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No permitas que las emociones negativas

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Escucha audio libros

Los audio-libros son ideales

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