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PROCESO ADMINISTRATIVO
AUTOR: Ángela Cristina Ochoa Serrano
ÍNDICE
ÍNDICE
1. CONTROL
• Referencias
DESARROLLO
o Textos
o Figuras
GLOSARIO REFERENCIAS
Este material pertenece al Politécnico
Grancolombiano y a la Red Ilumno. Por ende, son
de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a
la Red Ilumno. Prohibida su reproducción total
o parcial.
02 -------
1. CONTROL
El
control
es
una
función
administrativa
estrechamente
ligada
a
la
función
de
planeación.
Es
la
etapa
en
la
que
se
comparan
los
planes
con
los
resultados
para
validar
el
cumplimiento,
analizarlos
e
identificar
desviaciones
frente
a
las
que
hay
tomar
acciones
para
corregir.
El
dicho
que
dice
que
más
vale
prevenir
que
lamentar
es
muy
válido,
y
se
debe
actuar
con
esa
Comparación
filosofía;
el
mejor
control
es
aquel
que
aplica
antes
de
iniciar
el
proceso.
Ejemplo,
se
está
Medición
del
del
Identificación
Establecer
Aplicación
de
pensando
en
iniciar
el
proceso
productivo
de
un
día
normal
de
trabajo,
es
importante
revisar
que
desempeño
desempeño
de
estándares correctivos
las
máquinas
estén
con
el
mantenimiento
al
día
a
fin
de
evitar
parar
la
producción
y
generar
real real
vs.
desviaciones
planeado
retrasos
que
afectan
al
cliente.
El
control
tiene
elementos
que
coinciden
con
la
planeación,
como
la
relación
con
lo
planeado
para
su
verificación,
la
medición
para
su
cuantificación,
las
desviaciones
para
descubrir
las
diferencias
en
la
ejecución
y
los
correctivos
para
ajustar
y
redireccionar.
1.1. El
proceso
de
control
Se
puede
definir
el
control
organizacional
como
el
proceso
sistemático
por
medio
del
cual
los
gerentes
regulan
las
actividades
de
la
empresa
para
hacer
que
sean
consistentes
con
las
Las
técnicas
y
los
mecanismos
de
control
son
en
esencia
los
mismos
que
los
de
planeación.
Con
expectativas
establecidas
en
los
planes
y
que
logren
todos
los
estándares
de
desempeño
independencia
de
lo
que
se
quiere
controlar,
donde
quiera
que
sea
—lugar,
factor,
aspecto,
predeterminados.
persona,
proceso,
situación—,
hay
un
proceso,
y
como
el
control
está
muy
relacionado
con
las
demás
funciones
gerenciales,
por
constituir
la
única
forma
de
conocer
si
el
rumbo
de
la
organización
es
el
apropiado
y
poder
tomar
medidas
correctivas
en
caso
contrario,
es
importante
revisar
las
etapas
que
llevan
a
su
ejecución.
• Establecer
los
estándares
de
desempeño
Los
estándares
de
desempeño
son
un
conjunto
de
normas
que
se
establecen
para
hacer
mediciones
concretas
del
nivel
de
desempeño;
por
ejemplo,
la
calidad
para
mantener
una
cartera
sana,
la
calidad
en
los
procesos
o
un
buen
nivel
de
apalancamiento.
Estos
estándares
constituyen
un
marco
que
orienta
la
evaluación
de
los
procesos
de
gestión
empresarial.
Se
trata
de
seleccionar
los
puntos
críticos
dentro
del
marco
de
la
planeación
en
lo
que
se
realizará
la
medición
a
fin
de
conocer
cómo
va
el
proceso.
Inicia
estableciendo
estándares
contra
los
que
se
compararán
los
resultados
de
las
actividades
organizacionales.
• Responder
a
las
desviaciones
En
donde
sea
posible,
los
estándares
deben
crearse
de
manera
que
puedan
ser
cotejados
Antes
de
identificar
dónde
ocurren
las
desviaciones,
se
corrigen,
y
es
este
el
punto
donde
el
contra
mediciones
reales.
Es
difícil
controlar
variables
que
no
se
pueden
medir
con
precisión.
control
se
visualiza
en
forma
sistemática
y
en
su
interrelación
con
el
resto
de
las
funciones
También
hay
que
tener
en
cuenta
que
las
empresas
pueden
operar
en
diversos
ambientes
administrativas.
Si
la
desviación
está
dentro
de
los
límites
establecidos,
no
se
necesita
ninguna
socioculturales,
tecnológicos,
políticos
y
económicos,
de
manera
que
los
estándares
pueden
acción
correctiva.
En
caso
contrario
se
debe
responder
con
acciones
correctivas.
no
ser
los
mismos
en
cada
región.
¿Cómo
se
pueden
corregir
las
desviaciones?
• Medir
el
desempeño
real
• Reedificando
los
planes
La
medición
se
realiza
directamente
con
los
estándares
en
forma
anticipada,
para
permitir
la
• Ajustando
las
metas
detección
de
desviaciones
antes
de
que
ocurran
y
evitarlas.
La
empresa
debe
decidir
qué
mide,
cuándo
lo
mide
y
con
qué
frecuencia
evalúa
los
resultados.
• Reasignando
actividades
y
tareas
Por
ejemplo,
una
empresa
que
fabrique
piezas
para
automóviles
podría
realizar
un
estudio
de
tiempos
y
movimientos;
establecer
la
producción
por
hora,
por
día
y
al
mes.
Al
revisar
Los
tipos
de
estándares
del
punto
crítico
son:
diariamente,
podrá
detectar
desviaciones
que
podrá
ajustar.
v Físicos
(miden
hora/hombre)
v Costos
(miden
los
costos
totales)
• Comparar
el
desempeño
real
con
los
estándares
v Capital
(mide
el
rendimiento
del
capital)
Este
paso
involucra
decisiones
sobre
cuáles
son
los
límites
aceptables
de
desviación
entre
lo
esperado
y
lo
obtenido.
v Ingresos
(miden
los
ingresos
por
ventas)
v Programas (miden la efectividad de la ejecución de los programas) • Permitir el examen histórico y estadístico para realizar comparaciones.
v Intangibles (miden la eficacia de lo que no es visible) • Ser aceptados y comprendidos por la fuerza de trabajo.
Otro
aspecto
importante
que
se
debe
tener
en
cuenta
es
la
frecuencia
con
la
cual
se
realizan
las
mediciones,
ya
que
esto
puede
ocasionar
una
gran
cantidad
de
datos
para
analizar
que
pueden
resultar
innecesarios.
La
decisión
debe
tomarse
de
acuerdo
con
el
tipo
de
variable
y
de
negocio.
Por
ejemplo,
examinar
la
cifra
de
ventas
de
un
almacén
de
automóviles
cada
hora
puede
ser
exagerado,
mientras
que
ver
este
mismo
dato
cada
mes
en
un
supermercado
puede
ser
un
dato
inútil
para
tomar
decisiones.
Los
elementos
o
variables
que
se
deben
medir
y
controlar
deben
cumplir
ciertos
requisitos:
• Estar
relacionados
con
la
estrategia
de
la
empresa.
Figura
2.
Costos
de
un
sistema
de
control
• Abarcar todos los pasos críticos de los procesos. Fuente: Visión Global (2013)
Es
decir,
hay
que
tener
en
cuenta
si
el
sistema
de
control
es
más
costoso
que
el
riesgo
de
obtener
Finalizado
el
proceso,
las
empresas
deben
realizar
un
control
de
calidad
del
producto
final
resultados
desviados
del
estándar
deseado.
Un
sistema
de
control
óptimo
debe
ser
tal
que
evite
para
corregir
defectos
que
no
fueron
detectados
antes,
y
ahí
sí
pueden
colocar
el
sello
de
los
costos
de
las
desviaciones
sin
encarecer
todo
el
proceso.
calidad.
Un
proceso
bajo
control
posee
alta
confiabilidad.
Esto
quiere
decir
que
en
forma
consistente
se
comporta
de
la
forma
en
que
se
ha
previsto
como
aceptable.
Entre
más
importante
o
crítico
sea
el
proceso,
más
alto
debe
ser
el
nivel
de
control
que
se
ejerce
sobre
este.
Igualmente,
el
grado
de
importancia
del
proceso
determinará
el
enfoque
del
sistema
de
control.
Se
puede
hacer
control
en
tres
momentos
de
todo
proceso:
Control preventivo
También
denominado
control
hacia
delante;
se
enfoca
en
los
recursos
materiales
y
financieros
que
constituyen
la
entrada
de
los
procesos.
Intenta
resolver
las
desviaciones
antes
de
que
se
conviertan
en
problemas
graves
más
adelante.
En
el
sector
salud,
por
ejemplo,
las
personas
deberían
hacerse
exámenes
de
rutina
para
prevenir
futuros
problemas.
Figura
3.
Sistema
de
control
Control
concurrente
Fuente:
Elaboración
propia
Se
lleva
a
cabo
simultáneamente
con
el
proceso
de
transformación
y
permite
comprobar
si
este
está
funcionando
correctamente.
En
las
empresas
manufactureras,
por
ejemplo,
durante
los
procesos
de
producción
se
debe
hacer
un
seguimiento,
un
control,
a
fin
de
evitar
que
el
La
mayoría
de
las
empresas
utilizan
sistemas
de
control
enfocados
en
las
diferentes
fases,
de
producto
pueda
salir
defectuoso
y
esperar
a
terminar
el
proceso
para
arreglarlo.
manera
que,
simultáneamente,
se
detectan
los
problemas
a
la
entrada,
durante
el
proceso
y
a
la
salida.
Normalmente,
a
medida
que
el
proceso
está
más
avanzado,
el
costo
de
las
desviaciones
es
mayor,
por
lo
que
se
hace
más
énfasis
en
el
control
preventivo.
Control
correctivo
Se
aplica
sobre
los
productos
terminados
o
las
salidas
del
proceso.
Se
conoce
como
control
de
retroalimentación
y
tiene
la
desventaja
de
que
a
menudo
no
detectan
todas
las
desviaciones
y
se
pueden
dejar
pasar
productos
o
resultados
no
conformes
que
pueden
llegar
a
manos
de
los
clientes
finales.
1.3. Estilos
de
control
• Determinar
los
puntos
clave
de
los
procesos
en
los
que
el
sistema
de
control
debe
enfocarse.
Existen
formas
de
ejercer
el
control
en
relación
con
la
cultura
de
la
organización
y
el
estilo
de
liderazgo
que
predomina
en
ella.
• Adoptar
una
filosofía
de
control
que
sea
consistente
con
el
estilo
gerencial,
la
cultura
organizacional
y
el
profesionalismo
de
las
personas.
• Control
burocrático
• Comprobar
la
efectividad
del
sistema
de
control
considerando
su
relación
con
la
estrategia
• Establecer
formas
de
pago
electrónico.
corporativa
y
su
grado
de
aceptación
dentro
de
los
miembros
de
la
organización.
Castigo Refuerzo que consiste en hacer que un comportamiento tenga consecuencias indeseadas.
Comparación
El
proceso
de
identificar
las
prácticas
sobresalientes,
los
procesos
y
los
estándares
en
otras
competitiva
compañías
y
adaptarlos
a
la
empresa
propia.
Control
concurrente
Un
mecanismo
para
recoger
información
sobre
las
deficiencias
en
el
desempeño
tan
pronto
como
ocurren,
lo
que
permite
eliminar
o
acortar
el
retraso
entre
la
acción
y
la
reacción.
Control
de
Un
mecanismo
para
vigilar
el
desempeño
de
los
insumos
y
no
de
los
productos
de
manera
anticipación
que
se
puedan
prevenir
o
minimizar
las
deficiencias
de
desempeño
antes
de
que
ocurran.
Control
de
producto
La
regulación
de
los
resultados
o
productos
de
los
trabajadores
por
medio
de
recompensas
e
incentivos.
Control
de
Un
mecanismo
para
recoger
información
sobre
las
deficiencias
en
el
desempeño
después
retroalimentación
de
que
ocurren.
Control
del
La
regulación
del
comportamiento
y
las
acciones
de
los
trabajadores
durante
sus
labores
comportamiento
diarias.
Control
normativo
La
regulación
de
los
comportamientos
y
decisiones
de
los
trabajadores
por
medio
de
valores
y
creencias
compartidas
en
toda
la
organización.
Control
objetivo
El
uso
de
mediciones
observables
del
comportamiento
del
trabajador
o
de
los
productos
Liderazgo
Aquel
que
crea
un
escenario
de
sensibilización
para
concientizar
y
aceptar
el
cambio
con
el
para
evaluar
el
desempeño
e
influenciar
en
este.
transformacional
propósito
de
que
los
trabajadores
puedan
ver
más
allá
de
sus
propias
necesidades
e
intereses
por
el
bien
del
grupo.
Criterio
Norma
con
la
que
se
establece
un
juicio
para
tomar
una
decisión.
Líderes
carismáticos
Aquellos
que
proporcionan
oportunidades
de
desarrollo
para
sus
trabajadores,
están
éticos
abiertos
a
la
crítica
positiva
y
negativa,
reconocen
las
contribuciones
de
los
demás,
comparten
información
y
tienen
estándares
morales
que
enfatizan
en
los
intereses
Empoderamiento
Sensación
de
motivación
intrínseca
en
la
que
los
trabajadores
perciben
que
su
trabajo
tiene
primordiales
del
grupo,
la
organización
o
la
sociedad.
impacto
y
significado
y
ellos
se
sienten
capaces
y
competentes
para
actuar
con
autodeterminación.
Líderes
carismáticos
Aquellos
que
controlan
y
manipulan
a
sus
trabajadores,
hacen
lo
que
es
mejor
para
ellos
no
éticos
mismos
y
no
para
la
organización,
quieren
escuchar
solamente
alabanzas,
comparten
Estándares
Base
de
comparación
para
medir
si
varios
elementos
del
desempeño
organizacional
son
solamente
la
información
que
les
conviene
y
tienen
estándares
morales
que
anteponen
su
satisfactorios
o
no.
interés
personal
antes
que
el
de
los
demás.
Estilo
de
liderazgo
La
forma
en
que
un
líder
se
comporta
hacia
sus
seguidores.
Motivación
El
conjunto
de
fuerzas
que
inicia,
dirige
e
impulsa
a
las
personas
a
persistir
en
su
esfuerzo
por
alcanzar
una
meta.
Liderazgo
El
proceso
de
influenciar
a
otros
para
lograr
los
objetivos
de
un
grupo
o
una
organización.
Necesidades
Los
requerimientos
físicos
o
psicológicos
que
deben
existir
para
la
supervivencia
y
el
bienestar
de
una
persona.
Liderazgo
de
apoyo
Aquel
en
el
que
el
líder
es
amistoso
y
accesible,
se
preocupa
por
los
trabajadores
y
su
bienestar
y
los
trata
como
iguales
dentro
de
un
clima
de
cordialidad.
Posición
de
poder
El
grado
en
el
que
los
líderes
tienen
la
capacidad
de
contratar,
despedir,
recompensar
o
castigar
a
los
trabajadores.
Liderazgo
directivo
Aquel
en
el
que
el
líder
deja
saber
a
sus
trabajadores
precisamente
lo
que
se
espera
de
ellos,
les
da
lineamientos
específicos
para
realizar
sus
tareas,
programa
el
trabajo
y
establece
los
estándares
de
desempeño,
y
logra
que
las
personas
sigan
esos
estándares,
Rasgos
Características
relativamente
estables,
como
las
habilidades,
los
motivos
psicológicos
y
los
reglas
y
regulaciones.
patrones
consistentes
de
comportamiento.
Liderazgo
orientado
Aquel
en
el
que
el
líder
propone
metas
desafiantes,
tiene
grandes
expectativas
de
los
Recompensa
Aquella
que
es
tangible
y
visible
por
los
demás
y
que
el
trabajador
recibe
como
respuesta
a
al
logro
trabajadores
y
demuestra
confianza
en
que
asumirán
su
responsabilidad
y
pondrán
su
extrínseca
su
desempeño.
mejor
esfuerzo
para
obtener
los
resultados.
Recompensa
Aquella
que
proviene
naturalmente
de
realizar
una
actividad
por
el
solo
hecho
de
hacerla.
Liderazgo
Aquel
en
el
que
el
líder
consulta
a
sus
trabajadores
para
conocer
sus
sugerencias
y
intrínseca
participativo
opiniones
antes
de
tomar
decisiones.
Refuerzo
El
proceso
de
cambiar
el
comportamiento
mediante
el
cambio
en
las
consecuencias
que
lo
siguen.
Retroalimentación
Información
acerca
de
la
calidad
del
desempeño
de
manera
que
la
persona
reconoce
si
ha
Pérez-‐Carballo
Veiga,
J.
F.
(2006).
Control
de
la
gestión
empresarial
(6ª
ed.).
Madrid,
España:
ESIC.
del
desempeño
tenido
progreso.
Teoría
de
la
equidad
Aquella
que
establece
que
las
personas
estarán
más
motivadas
si
reconocen
que
son
Remisión
a
fuentes
complementarias
tratadas
justamente.
Alfonso
Almeida,
M.
del
M.
(2008).
Herramientas
para
el
control
de
la
empresa
por
parte
del
accionista:
los
códigos
de
buen
gobierno
e
internet.
Pecunia,
6,
29-‐51.
Recuperado
de:
Teoría
de
la
Aquella
que
propone
que
las
personas
estarán
motivadas
en
la
medida
en
que
crean
que
expectativa
sus
esfuerzos
las
llevarán
a
un
buen
desempeño
y
que
este
será
retribuido
con
http://revpubli.unileon.es/ojs/index.php/Pecvnia/article/view/698
recompensas
atractivas.
Almirón
Arévalo,
V.;
Tikhomirova,
A.;
Trejo
Toriz,
A.
C.,
y
García-‐Ramírez,
J.
M.
(2015).
Liderazgo
transaccional
vs.
liderazgo
transformacional.
ReiDoCrea,
4
(1),
24-‐27.
Recuperado
de:
Teoría
del
refuerzo
Aquella
que
propone
que
el
comportamiento
es
una
función
de
sus
consecuencias
y
que
aquellos
comportamientos
seguidos
por
una
consecuencia
positiva
ocurrirán
con
mayor
http://digibug.ugr.es/bitstream/10481/34629/6/AlmironArevalo_V4_Art4.pdf
frecuencia.
Armendáriz
Lasso,
E.
(2008).
Gerente
vs
líder.
Ciencia
UNEMI,
1(1),
48-‐49.
Recuperado
de
http://www.unemi.edu.ec/ojs/index.php/cienciaunemi/article/view/171
Carrasco
Mantero,
M.
A.,
y
Lepe
Pavón,
R.
(2013).
Motivación
de
logro
y
motivación
hacia
la
práctica
de
la
actividad
físico-‐deportiva.
ReiDoCrea,
2(1),
163-‐168.
Recuperado
de
http://digibug.ugr.es/bitstream/10481/27757/1/ReiDoCrea-‐Vol.2-‐Art.22-‐Carrasco-‐
Lepe.pdf
Castañeda
Parra,
L.
I.
(2014).
Los
sistemas
de
control
interno
en
las
Mipymes
y
su
impacto
en
la
efectividad
empresarial.
En
Contexto,
(2).
Recuperado
de:
http://ojs.tdea.edu.co/index.php/encontexto/article/view/139
LISTA
DE
FIGURAS
Visión
Global
(2013).
S.
t.
[fotografía].
Recuperado
de:
http://www.visionglobal.info/wp-‐
content/uploads/2013/12/Calculando-‐calculadora-‐640x360.jpg