PLAN DE GESTION DE INTERESADOS

DAYAN ALEJANDRA GONZALEZ MONTEJO

LIVETH ANDREA MONTEJO TOVAR

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTA D.C. SEGUNDO SEMESTRE - 2019

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Tabla de contenido

Índice de tablas ........................................................................................................ 2

4.10. Plan de gestión de interesados. .................................................................. 3

4.10.1 Objetivos y alcance del plan................................................................. 3

4.10.2 Identificar a los interesados ................................................................. 3

4.10.3. Plan de involucramiento. ...................................................................... 5

4.10.4. Gestionar el involucramiento de los interesados. ................................. 8

4.10.5. Monitorear del involucramiento de los interesados. ............................. 9

Anexo 1. Matriz de registro de interesados .................................................... 10

Anexo 2. Análisis de causa-raíz de la situación actual de los interesados ..... 11

BIBLIOGRAFÍA....................................................................................................... 12

Índice de tablas

Tabla 1. Lista preliminar de identificación de interesados.

Tabla 2. Matriz de categorización Interés/poder

Tabla 3. Matriz de interesados

Tabla 4. Matriz de evaluación de involucramiento

Tabla 5. La matriz de estrategias de involucramiento

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4.10. Plan de gestión de interesados.

A continuación se muestran los cuatro procesos que intervienen en el plan de los

interesados.
Identificar a los interesados del proyecto
Planificar la gestión de los interesados
Gestionar el involucramiento de los interesados
Controlar el involucramiento de los interesados

4.10.1 Objetivos y alcance del plan

El objetivo del plan de interesados es definir las estrategias necesarias para

involucrar a todos los interesados, así como controlar de manera eficaz sus expectativas,
durante la vida del proyecto.
El alcance comprende los requerimientos necesarios para realizar una buena gestión
de los interesados del proyecto.

4.10.2 Identificar a los interesados

Para la identificación de los interesados, nos apoyamos de una herramienta que nos
permite realizar el análisis de los interesados dependiendo de su interés y poder en el
proyecto, con estas herramientas se recopila toda la información de cada uno y se genera
un análisis más profundo y de una forma más acertada.
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LISTA PRELIMINAR DE INTERESADOS

IDENTIFICACION CLASIFICACION
NIVEL
ROL EN EL INTERNO/
CODIGO NOMBRE EMPRESA LOCALIZ. DE
PROYECTO EXTERNO
APOYO
V001 Patrocinador- Gerente General EYC Bogotá Patrocinador Alto Interno
V002 Director de proyectos EYC Bogotá interesado Alto Interno
V003 Líder de mantenimientos EYC Bogotá interesado Alto Interno
V004 Coordinador de obras EYC Bogotá interesado Alto Interno
V005 Personal administrativo y financiero EYC Bogotá interesado Bajo Interno
V006 Mecánicos EYC Bogotá interesado Alto Interno
V007 Operadores EYC Bogotá interesado Alto Interno
Nivel
V008 Proveedores Varias nacional Contratista Bajo Externo
Nivel
V009 Clientes Varias nacional Afectados Alto Externo

Tabla 1. Lista preliminar de identificación de interesados.

Fuente: Propia.

Posteriormente con estos datos, se realiza la matriz de categorización de

poder/interés para identificar las primeras estrategias de involucramiento a aplicar.

Figura 1. Categorizacion de los interesesados.

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Fuente Propia
IDENTIFICACION CLASIFICACION

CODIGO NOMBRE INTERES PODER

V001 Patrocinador- Gerente General Alto Alto

V002 Director de proyectos Alto Alto
V003 Líder de mantenimientos Alto Bajo
V004 Coordinador de obras Alto Alto
V005 Personal administrativo y financiero Bajo Bajo
V006 Mecánicos Alto Bajo
V007 Operadores Alto Bajo
V008 Proveedores Bajo Bajo
V009 Clientes Alto Alto

Tabla 2. Matriz de categorización Interés/poder

Fuente propia.

Lo anterior nos deja deducir

Tabla 3. Matriz de interesados se muestra en el Anexo 1.

4.10.3. Plan de involucramiento.

A partir de la evaluación y clasificación de los interesados se puede generar la matriz

de evaluación de involucramiento donde se observa la participación actual de los
interesados y la que se desea.

MATRIZ DE EVALUACION DE INVOLUCRAMIENTO

INTERESADOS PARTICIPACION
SE
CODIGO NOMBRE DESCONOCE NEUTRAL LIDER
RESISTE APOYA

V001 Patrocinador- Gerente General A D

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V002 Director de proyectos A D

V003 Líder de mantenimientos AD

V004 Coordinador de obras A D

V005 Personal administrativo y financiero A D

V006 Mecánicos A D

V007 Operadores A D

V008 Proveedores A D

V009 Clientes A D

Tabla 4. Matriz de evaluación de involucramiento

Fuente Propia

A continuación se presenta el análisis de causa - raíz para analizar los motivos que
inciden en la falta de involucramiento de algunos interesados y de esta forma
proporcionar estrategias para el involucramiento de los mismos.

Figura 2. Análisis de causa-raíz se presenta en el anexo 2.

Por último, con la información obtenida del análisis causa-raíz se buscan las
estrategias para realizar el involucramiento de los interesados al proyecto como se
muestra en la tabla a continuación.

MATRIZ DE ESTRATEGIAS DE INVOLUCRAMIENTO

INTERESADOS PARTICIPACION

SITUACION SITUACION
CODIGO NOMBRE RAZONES ESTRATEGIAS
ACTUAL DESEADA
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Tiene más
Involucrarlo realizando
ocupaciones y esos
Patrocinador- Gerente informes mensuales
V001 Neutral temas los delega al Apoya
General para involucrarlo más
líder de
con el proceso.
mantenimiento
Su trabajo va as Realizar informes
enfocado al área semanales para
V002 Director de proyectos Neutral Apoya
administrativo que involucrarlo más con
al de campo el proceso.
Es quien maneja Trabajar de la mano
Líder de todo el área de con todos los
V003 Líder Líder
mantenimientos mantenimientos y departamentos de la
maquinaria organización.
Involucrarlos más con
el desarrollo del
Aunque su trabajo
proceso de tal forma
es en campo
que cuando lleguen los
V004 Coordinador de obras Neutral delega al líder de Apoya
equipos no se
mantenimiento el
presentes
tema.
contratiempos de
último momento
Capacitar 1 vez al año
Personal No entienden nada
de los procesos que se
V005 administrativo y Desconoce del tema, y no les Apoya
financiero
manejan en la
interesa.
organización.
Involucrarlos más con
el desarrollo del
Están dentro del
proceso de tal forma
V006 Mecánicos Apoya proceso y apoyan Líder
que cuando lleguen los
las actividades
equipos la atención
sea eficaz
Involucrarlos de tal
forma que puedan ir
haciendo
Solo les importa mantenimientos
V007 Operadores Neutral que sus equipos Apoya preventivos a las
lleguen operativos. máquinas y evitar al
máximo los
mantenimientos
correctivos.
Involucrarlos en los
No son parte de la procesos para tener
organización una oportuna y eficaz
V008 Proveedores Desconoce entonces se Apoya atención, en el
enteran del asunto momento de
pocas veces. eventualidades e
imprevistos.
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Conocen del tema

cuando se Comunicación asertiva
V009 Clientes Neutral Apoya
perjudica el avance al o largo del proyecto.
de la obra.

Tabla 5. La matriz de estrategias de involucramiento

Fuente propia.

4.10.4. Gestionar el involucramiento de los interesados.

Con la información obtenida de la matriz de estrategias se exponen a continuación

las herramientas y técnicas que se utilizaran para fusionar el involucramiento y las
estrategias que se resumen en habilidades blandas y comunicación asertiva con los
interesados, a continuación las técnicas a utilizar.
Patrocinador- Gerente General, se debe crear una comunicación continua para fomentar
su interés acerca del proceso y su participación, si bien no en toma de decisiones, si se
puede convertir en un apoyo al proceso.
Director de proyectos se debe crear una comunicación continua para fomentar informar
acerca del proceso y su apoyo al mismo, no solo administrativamente sino
operativamente.
Líder de mantenimientos, se debe gestionar comunicación asertiva para que este
continúe con la posición de líder que lo ha caracterizado en el proceso.
Coordinador de obras, se debe crear un canal de comunicación al inicio de cada
proyecto, enterándole del estado real de los equipos y así, fomentar su interés acerca
del proceso y la necesidad de su apoyo en cuanto a recursos financieros para las
reparaciones o mantenimientos pertinentes.
Personal administrativo y financiero, Por intermedio de la comunicación con la
coordinación de obra, buscar que el personal administrativo conozca los procesos y así
tratar de tener con ellos un aliado y no una barrera, lograr una posición de apoyo o
mínimamente neutral.
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Mecánicos, fomentar una comunicación continua y permitir que aporten sus ideas sea
por experiencias vividas, o conocimientos para que de esta forma se sientan parte del
proceso y se apropien de una posición líder.
Operadores se debe crear una comunicación continua permanente o diaria para motivar
su interés acerca del proceso y su participación si bien no en toma de decisiones, si se
puede convertir en un líder del proceso.
Proveedores, comunicación continua y a través de la información suministrada por
mecánicos y operadores ir adelantando pedidos de insumos y repuestos.
Clientes, Mantener comunicación y buena relación con ellos para que adopten una
posición de apoyo, evitar que ellos desconozcan el estado real de los equipos.

4.10.5. Monitorear del involucramiento de los interesados.

Por intermedio de la matriz de involucramiento se hará una verificación frecuente de

las brechas que inicialmente se establecieron en el plan de involucramiento, para medir,
asegurar e identificar si la posición de los interesados cambio después de aplicar la
gestión, que es la idea fundamental de los 4 procesos expuestos a lo largo de todo el
plan de interesados, esta revisión nos llevara a las herramientas de la situación actual y
a tomar decisiones o alternativas para revisar nuevamente el comportamiento de los
interesados.

La salida del monitoreo finalmente será, la migración de brechas iniciales a brechas

menores los interesados en el nivel de interés que necesitamos ubicarlos del proyecto y
que el escenario de mejora expuesto en la gestión funciono y migro al resultado que se
quiere tener en el proyecto.
 Anexo 1. Matriz de registro de interesados

MATRIZ DE REGISTRO DE INTERESADOS

IDENTIFICACION EVALUACION CLASIFICACION

POTENCIAL

LOCALIZACION
ENTREGA

/EXTERNO
EMPRESA

INTERNO

INTERES
DE

PODER
ROLL EN EL REQUISITOS BLE DE
COD. NOMBRE EXPECTATIVAS INFLUENCIA
PROYECTO PRINCIPALES MAYOR
EN LOS
INTERES
RESULTADOS

Tener en buen estado de

Patrocinador-
V001 EYC Bogotá Patrocinador funcionamiento la Convertirse en una empresa pionera Alto Ejecución Interno Alto Alto
Gerente
maquinaria. y con credibilidad en el mercado.
Entregar proyectos a tiempo para
Director de Llevar equipos
V002 EYC Bogotá interesado crear lazos con los clientes y posibles Alto Ejecución Interno Alto Alto
proyectos competentes a las obras
trabajos futuros.
Líder de Lograr recursos para
Entregar a las obras equipos aptos
V003 mantenimiento EYC Bogotá interesado hacer mantenimientos Alto Inicio Interno Bajo Alto
para los trabajos
s preventivos y correctivos
Entregar proyectos a tiempo para
Coordinador Llevar equipos
V004 EYC Bogotá interesado crear lazos con los clientes y Alto Ejecución Interno Alto Alto
de obras competentes a las obras
posibles trabajos futuros.
Personal
V005 administrativo EYC Bogotá interesado Reparaciones Gestionar recursos para los Alto Ejecución Interno Bajo Bajo
y financiero económicas. procesos de la compañía.

V006 Mecánicos EYC Bogotá interesado Tener repuestos en Entregar al líder de mantenimientos Bajo Inicio Interno Bajo Alto
bodega. equipos apto para los trabajos

V007 Operadores EYC Bogotá interesado Máquinas que trabajen Tener rendimiento para lograr Bajo Ejecución Interno Bajo Alto
con eficiencia bonificaciones
Nivel
Varia
V008 Proveedores nacion Contratista Que surjan compras de Facturar a la compañía un tope Bajo Inicio Externo Bajo Bajo
s
al repuestos e insumos mensual
Nivel
Varia Finalizaci
V009 Clientes nacion Afectados Que los equipos cumplan Lograr rendimientos mayores y Bajo Externo Alto Alto
s ón
al con las programaciones tiempos de ejecución menores
Fuente Propia
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Anexo 2. Análisis de causa-raíz de la situación actual de los interesados

ANALISIS CAUSA-RAIZ DE LA SIUACION ACTUAL DE CADA INTERESADO

Patrocinador- Director de Lider de Coordinador de Personal Proveedores

Mecanicos Operadores Clientes
Gerente proyectos. mantenimiento obras. administrativo

Tiene otros Esta involucrado en los Esperan que el lider de Son medio Exige cumplimiento
procesos a cargo y proyectos mas Es el lider y lleva a Exige cumplimiento No muestran mantenimiento indiferentes ante el Su negocio es vender de los cronogramas
delega un administrativamente su cargo todo el de los cronogramas interes por el coordine repuestos antenimiento un bien o servicio. en las obras.
responsable. que operativamente. proceso. en las obras. proceso. materiales e insumos. preventivo.

En ocasiones
No se enteran de No le interesa el Cuando se hacen No buscan En ocasiones se
Se entera de los daños No recibe saltan a
los daños de la proceso, no solicitudes No tienen iniciativa soluciones aprovechan de la
de los equipos cuando oportunamente coordinadores y
maquinaria ni investiga los economicas altas frente a cosas que se practicas para urgencia y la necesidad
los clientes se quejan lo apoyo de los otros directores y se
tampoco de los antecedentes de para los procesos pueden solucionar. varadas de para cobrar costos mas
ponen en alerta. procesos. quejan con la
panes de accion. los daños. se molestan. maquinaria elevados.
gerencia.

No se le entregan No se le hace un No se hacen reuniones Nunca se ha No se hacen No se hacen

informes informe de los equipos No se les da
de planificacion para capacitado sobre reuniones capacitaciones sobre
gerenciales del antes de iniciar los informacion
buscar equipos el tema. semanales para mantenimienntos
proceso. proyectos. oportuna
disponibles y en buen conocer la preventivos.

Fuente propia
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BIBLIOGRAFÍA

Institute, P. M. (2017). Guia de los fundamentos para la direccion de proyectos. Newtown

Square, Pennsylvania: Project Management Institute, Inc.

Lledó, P. (2017). Administración de proyectos, El ABC para un Director de Proyectos

exitoso. USA: Pablolledó.

S.A.S, E. Y. (2010). EQUIPOS Y CIMENTACIONES S.A.S. Recuperado el 16 de 03 de

2019, de http://equiposycimentaciones.com.co