DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO ELECTRONICO SIMILITUD DIFERENCIA
Determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón a sus actividades o funciones
Toda la información generada,
enviada , recibida, almacenada o acumulada por medio electrónico, también se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos de gestión, central e histórico. En el documento de archivo:
El registro se encuentra en un medio cuya
información es accesible a través de la escritura manual y se mantiene en papel.
El contenido no se puede separar de su soporte, por
lo cual se garantiza la integridad de la información en el documento.
El valor documental se puede determinar por su
autenticidad, entre ellas por la firma. Los documentos se mantienen en carpetas tangibles, que se archivan en archivadores.
En el documento electrónico:
La información se recibe en un medio cuyos
Similitud en la organización de símbolos solo puede ser leídos por medio de la los documentos. computadora.
Tiene el mismo objetivo el cual Su contenido puede ser desglosado de su texto
es mantener la información original, para llevarse a otro documento, siendo así organizada y protegida, a fin de más fáciles de vulnerar su contenido alterándolos o que sea fácil su localización en el perdiendo la información. momento de que sea requerida la información. Los documentos se archivan en carpetas electrónicas o virtuales y se conservan en formatos Se debe disponer de los digitales. elementos necesarios de equipo espacio y personal para el La autenticidad del documento depende del desarrollo de la función programa en el cual se haya creado. archivística.
Igualmente se deben crear
archivos para clasificar la información, tanto la que se produce como la que se recepciona.