Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

Docente:
EDWIN LOPEZ

SENA
BOGOTA, D.C
NOVIEMBRE, 2018
Actividad de aprendizaje 7

Evidencia 4: Propuesta “Caso pio pio y más pio”

 INTRODUCCION
Con el presente trabajo queremos dar a conocer las diferentes dificultades dentro de una
empresa para mejorar su funcionamiento y saber que aéreas debemos manejar y como es
su organización para que todo marche de modo correcto y no tener inconvenientes con los
clientes internos ni externos, dar a conocer que todo personal que labore dentro de la
empresa debe estar calificado para hacer parte de cualquier aérea donde sea requerido y
que los empleados deben adaptarse fácilmente a las políticas de la empresa.
Trabajaremos en torno al tema del caso de la productora y comercializadora de pollo pio
pio y mas pio, donde se analizan casos puntuales de falta de información, políticas claras
en los procesos, falta de compromiso de los mismos empleados desde sus aéreas de trabajo.

Caso un día en pio pio y más pio

Efectuar un diagnóstico acerca de las fallas presentes en cada una de las

áreas mostradas en el caso propuesto para la evidencia.

 En el área de Inventarios este no está actualizado a tiempo, lo cual hace que el

personal de ventas se comprometa con una venta que tiene inventario en el sistema,
pero no es real porque el dato que se toma no está actualizado.
 La persona encargada de recibir los pedidos realizados por los vendedores debe
contar con un programa adecuado para realizar la captura de éstos y que le realice
la respectiva proyección para saber si cuenta con la cantidad necesaria de los
productos, de no ser así poder informar de manera inmediata al vendedor para que
 le informe al cliente y saber si le sirve otro producto o si se aplaza el pedido para
el día siguiente.
 El acceso al inventario de los productos se debe hacer por medio del sistema y de
esta manera trabajar de una manera óptima para cumplir con las necesidades del
área de ventas.
 Los vendedores deben contar con la tecnología adecuada para tener acceso al
inventario y así ofrecer a los clientes productos que se puedan despachar y no
ofrecer productos que no estén disponibles o que no se cuenten con las unidades
necesarias lo cual generaría incumplimiento a los clientes.
 En el área de distribución no cuenta con las mejores estrategias de distribución, se
presentan situaciones donde a un cliente se le llegan 2 veces en diferente vehículo
el mismo día, lo que hace ineficiente las entregas, en resumidas cuentas, es pérdida
de tiempo.
 Los pedidos deben ser despachados tomando en cuenta el tipo de cliente, hora de
entrega del pedido y ubicación geográfica.
 Al tomar en cuenta los parámetros anteriores para la programación de las rutas esto
hará que los pedidos lleguen a tiempo a los clientes por lo tanto no se incumpla
con la entrega y por ende las devoluciones de mercancía disminuirían.
 Perdida de uno de los clientes más importantes y más grandes, debido a la falta de
compromiso; cuando llegamos tarde, el pedido va incompleto o con referencias
trocadas.
 No hay una trazabilidad de rutas de entregas de pedidos.
 Se nota que al tener varias personas como responsables de la recepción y posterior
entrega de los pedidos se pierde el área de alistamiento se pierde el compromiso
por esta labor, dando como resultado un mal desempeño de los empleados; por lo
tanto se debe cambiar esto nombrando a una sola persona en ésta labor y colocando
un horario diferente a esta persona para que pueda cumplir a cabalidad dicha labor
(ejemplo del horario seria de 2 de la tarde a 10 de la noche). En este horario podría
recibir todos los pedidos, programarlos y posteriormente entregarlos directamente
al personal de alistamiento para que no quede ningún cliente por fuera de las rutas
 de entrega. Al haber una sola persona en esta labor no podría evadir
responsabilidades como sucede actualmente en esta empresa.
 Falta de control en el área de despachos pues se envías pedidos dos veces, otros
pedidos se dejan de enviar a los clientes, y en otros casos se envían productos que
no ha solicitado el cliente.
 La comunicación entre las áreas de la empresa es casi nula, o no existe por esta
razón tantos problemas con el cumplimiento.
 Los empleados muestran poco compromiso con el desempeño de sus funciones lo
que hace que la compañía funcione de manera incorrecta y pierda cliente.
 Falta de control en la recepción de los pedidos y posterior entrega de éstos al área
de alistamiento.
 Turno de alistamiento y despacho en el turno de la noche, que se compone de un
supervisor, facturador y un grupo de cinco personas encargados del despacho, no
dejan un informe de lo pendiente, lo facturado, para que el turno de la mañana
tenga conocimiento y no haya demoras, retrasos, entre otros inconvenientes.
 Falta de capacitación del personal en todas las áreas que intervengan en el proceso
para no causar traumas en caso de que alguien tenga un problema.
 Perdida de uno de los clientes más importantes y más grandes, debido a la falta
de compromiso; cuando llegamos tarde, el pedido va incompleto o con referencias
trocadas.

Establecer las posibles soluciones para los problemas identificados,

contemplando:

 Los funcionarios de la empresa trabajan de acuerdo a sus criterios personales y no

con las normas de un manual de funciones por cada puesto de trabajo.
 Tener el número de personas necesarias para poder cumplir con todo lo requerido
por el área de ventas, mercadeo y logística.
 Crear una planeación a través de un organigrama de tareas y tiempos de ejecución.
  Replantear el sistema de distribución, de tal forma que sea posible o más fácil realizar
una medición constante de desempeño frente a los clientes.

 Replantear nuestro sistema de transporte y desarrollar mecanismo de seguimiento al

cliente, que permitan conocer las necesidades reales del cliente, conocer sus
inconformidades. Seguramente identificando las rutas críticas, nuestros clientes
objetivo se crearían rutas especializadas, es decir, contar con una ruta para casinos,
donde su tiempo de recepción es corto, para lo cual le podríamos llegar a tiempo; otra
ruta para T a T, así llegamos temprano a aquellas zonas rojas, ya que si no iniciamos
temprano el vehículo podría ser víctima de asalto, otro sistema de distribución para
clientes especiales, clientes varios.
 Se deben establecer procedimientos en cada una de las áreas, al igual que cada
empleado debe tener claro sus funciones y sobre todo tener claro las prioridades de
cada uno de los puestos.
 Se debe establecer el número necesario de personas para recibir los pedidos realizados
por los vendedores y así no dejar ningún pedido por fuera o no enviar el mismo dos
veces.
 Capacitar a todo el personal empezando por las áreas de ventas, despachos y
Transporte.
 Los vendedores deben negociar con algunos clientes para ampliar los horarios de
entrega o correr algunos para la tarde, debido a que la mayoría se deben entregar entre
8:00 a.m. y 10:00 a.m., pues, a todos no les podemos llegar en el mismo período de
tiempo, para ello tendríamos que contar con vehículos exclusivos para cada cliente y
eso es realmente imposible sin tener sobre costos muy elevados.
 Es necesario plantear directrices, planes de trabajo, diseñar procesos y procedimientos
en cada puesto de trabajo, sensibilizar sobre el flujo del proceso y sobre todo, hacerlo
cumplir; plantear políticas organizacionales y replantear funciones de los
colaboradoras para equilibrar cargas y sobre todo crear estrategias que conlleven a
mejorar el funcionamiento del área y de la compañía.
 Sería importante que en los puestos de trabajo haya rotación, para que todos estén en
 la capacidad de asumir ciertas funciones de las áreas de trabajo claves y así no sería
traumática la operación al momento de faltar un colaborador.
 Los empleados no muestran sentido de pertenencia por nada de la empresa, así que
realizan sus labores de manera poco comprometida y no les importa cometer errores,
lo que hace de vital importancia la intervención del área de Talento Humano para ver
si se tiene el personal necesario y si son las personas idóneas para dichos cargos.
 Se debe establecer responsabilidades a cada cargo al igual que se deben hacer
reuniones para capacitar al personal y se concienticen de la responsabilidad que cada
uno tiene para la compañía.
 Tener en constante capacitación a la persona encargada de la facturación para evitar
al máximo el error de confusión en algún ITEM de los productos ofrecidos.
 Recolectar información del histórico de ventas que permita desarrollar e implementar
un pronóstico de la demanda, esto nos permitirá conocer el mercado, tener claro el
comportamiento de las referencias y/o preferencias del consumidor, adicional será de
gran utilidad para el manejo de inventario, que puede darse por familias de referencias,
de esta manera le daremos a nuestros clientes el producto que necesita, en la cantidad
que requiere y el día que lo necesita.
 Se deben establecer dos personas que sean las responsables de la verificación de los
pedidos y posterior entrega del pedido al área de despachos (una persona para el día y
otra en la noche) y de no cumplir tengan claro que serán los responsables de las
devoluciones de manera económica.
 Un sistema como SAP a través del cual se manejan todos los procesos en línea,
informes, inventarios, facturación, a través de transacciones para cada área que hace
parte del proceso y en el cual se le puede dar una trazabilidad a los pedidos y ver el
estado en el que este, al igual los pagos de los clientes, clientes fuertes y significativos
es decir que son ya clientes fijos que hay que priorizar, todo manejado desde una
plataforma que esté disponible en línea para que así pueda ser consultada en tiempo
real y no permita retrasos o se les pueda priorizar a tiempo.

La descripción de los procesos

 Hacer una planeación de la producción en el nivel de las operaciones, que nos permita
 mantener el flujo de trabajo que se ajuste a las necesidades del mercado, que es la razón
que no se cumpla con la demanda y aprovechar al máximo la línea de producción.
Haciendo un breve resumen me doy cuenta que la comercializadora PIO PIO y MASPIO
es una empresa con muchos clientes los cuales exigen puntualidad, calidad y excelente
facturacion del producto comprado por este motivo hay que cumplirles porque ellos son
la razón de ser de la empresa. En el día a día del área de logística de la productora y
comercializadora PIO PIO y MAS PIO existen una serie de errores comunes en los cuales
son causa de no cumplir con el objetivo de tener las mercancías en el lugar adecuado y
en el menor tiempo posible, recordemos que para importar y exportar el área de logística
es de vital importancia.

Tiempos de respuesta requeridos por los clientes internos y externos

Para tiempos de respuesta tenemos el transporte y desarrollar mecanismos de seguimiento,
que permitan conocer las necesidades reales del cliente. Otro aspecto importante es
identificar las rutas críticas y nuestros clientes objetivos con la finalidad de crear rutas
especializadas, es decir, contar con una ruta para los casinos, donde su tiempo de recepción
es corto, para lo cual, podríamos llegar a tiempo, otra ruta T y T, así llegamos temprano a
aquellas zonas rojas, ya que si no iniciamos temprano el vehículo podría ser víctima de
asaltos, otro sistema de distribución para clientes especiales, clientes varios. Adicionalmente
los vendedores deben negociar con algunos clientes para ampliar los horarios de entrega o
cambiar algunos para la tarde, debido a que la mayoría tiene un horario de entrega entre las
8:00am y 10:00 am, pues, a todos no les podemos entregar la mercancía en el mismo periodo
de tiempo, para ello tendríamos que contar con vehículos exclusivos para cada cliente y eso
es realmente imposible sin tener sobre costos elevados. Es necesario e importante para la
empresa plantear directrices, planes de trabajo, diseñar manuales de procedimiento para cada
cargo, sensibilizar sobre el flujo del proceso y sobre todo hacerlo cumplir, plantear políticas
organizacionales y organizar las funciones de los colaboradores para equilibrar cargas y sobre
todo crear estrategias que conlleven a mejorar el funcionamiento del área y de la compañía.
Sería importante que en los puestos de trabajo haya rotación para que todos estén en la
capacidad de asumir ciertas funciones de las áreas trabajos claves y así no sería traumático
la operación al momento de faltar algún colaborador.
En tiempos estimados. Para que esto ocurra de la mejor manera, la empresa debe anticiparse
antes que el cliente nos llame a pedir, debemos ir a cada cliente antes que se les acabe el
producto, para que así nos dé tiempo de hacer una programación y así poder cumplirles a
todos. Se debe manejar como mínimo dos camiones para el transporte de los pedidos, uno
que haga la entrega según programación, y otro que haga entregas express, entregas rápidas
y sirva de apoyo al camión de la programación, esto elevaría los costos de operación de la
empresa, pero garantizaría la satisfacción de los clientes, y recomendación de los mismo por
las entregas oportunas. Dicho programa tendrá como ventaja que todos los pedidos
efectuados, y toda la información alimentada, arrojara en tiempo real, la estadística, de cómo
va la compañía, cuáles son los productos más pedidos, y así poder anticipar que se necesita
para solventar los requerimientos de los clientes externos e internos.

Costos asociados con la operación, que garanticen el flujo de bienes,

servicios y transacciones

No se tiene claro que tanto stock se debe tener de cada producto para poder responder con
los pedidos La mejor Forma de coordinar cada operación, inicialmente es la elaboración y
socialización de un manual de responsabilidades por rol, para que cada colaborador tenga
clara la importancia de su papel en la compañía. Se debe manejar una red en conjunto, con
un software que sea propio de la empresa, que muestre en tiempo real, los pedidos,
producido, stock de cada producto, estado de las entregas y documentación ligada al
proceso, como facturas y referencias. Para que este programa funcione es necesario que
cada colaborador en tiempo real alimente las bases de datos del programa con información
veraz a certera. Las personas encargadas de la atención al cliente y los pedidos, se deben
centran en alimentar el programa con los requerimientos de los clientes en tiempo real, sin
discriminar si son casinos, empresas o tiendas, todos los clientes son atendidos por la
empresa, y son prioritarios no importando su estatus económico.
Se debe encargar de ligar a los pedidos, la información concerniente con facturas, y
especificación de lo que se está entregando para que al momento de entrega el domiciliario
tenga todo a la mano para entregarlo al cliente, debemos actualizar en tiempo real, lo que
recibe de producción para que se vea reflejada la disponibilidad real del inventario en las
bodegas y estar pendiente de que cada dependencia haga su aporte al sistema para tenerlo
alimentado con información veraz para que se puedan ver reflejado de manera positiva el
trabajo en equipo con este programa logramos evitar que los colaboradores, no tengan
excusas para no hacer su función ya que se verá reflejada según su perfil, lo que la empresa
necesita.

Recomendar el uso de tecnologías de la información para actividades de

graficación, simulación y creación de sistemas de información, con la
respectiva descripción del software o sistemas empleados

El uso de las tecnologías contribuye al crecimiento económico y genera empleos como

resultados de mejoras en la productividad de las empresas y la creación de nuevas
industrias, las TIC dan un fuerte impulso para la adopción de nuevos métodos mas
eficientes de producción, asimismo la digitalización esta altamente relacionada con la
innovación y también fomenta el uso más inteligente y ecológico de los recursos humanos,
naturales y económicos, debido a lo anterior es de suma importancia que los programas
relacionados con Tecnologías de Información estén actualizados.
Impulsa también otros ámbitos de la economía como el sector de la logística y el transporte
para hacer llegar la mercancía al cliente de manera rápida y eficiente. Y el del marketing
digital para llegar al cliente y que conozca los productos, servicios y ecommerces. El de
la informática en cuestiones como la ciberseguridad en los pagos y de los datos aportados
a cada tienda, así como para la creación y desarrollo de las webs de venta on line, entre
otros.
Una vez cuente con todo lo anterior, realice la propuesta a través de los espacios de
trabajo colaborativo dispuestos para la evidencia y al final consolide la información en
un documento para ser enviado al instructor.

Por el carácter colaborativo de este trabajo tenga presente las indicaciones que se
refieren a continuación:

Nota: tenga presente que las pautas para realizar el trabajo en grupo son las mismas que
se describieron en las evidencias anteriores.

Desarrolle esta evidencia con sus compañeros a través de las opciones que ofrece la
herramienta Grupo de trabajo en la plataforma y publique el documento final en el
Blog del grupo. Uno de los integrantes debe enviar el trabajo por medio del enlace
dispuesto en plataforma.

Pasos para enviar la evidencia:

1. Clic en el título de la evidencia.
2. Clic en el grupo al que pertenece.
3. Clic en la herramienta Blog del grupo.
4. Clic en Crear entrada de blog.
5. Escribir el título y el mensaje de entrada con sus aportes, después dar clic en Publicar
entrada.
6. Explorar lo expuesto por sus compañeros(as) y compartir sus comentarios
constructivos dando clic en Comentario.
7. Redactar el comentario o aporte y dar clic en Añadir.
8. Cuando hayan terminado el desarrollo de la evidencia, repetir del paso 1 al 4 y
escribir el título Propuesta “Caso pio pio y más pio” grupo #” y en el mensaje de
entrada incluir el contenido del trabajo desarrollado; después dar clic en Publicar
entrada.
9. Uno de los integrantes del grupo debe enviar el trabajo por medio del enlace
dispuesto en plataforma Evidencia 7: Propuesta “Caso pio pio y más pio”.
Nota: esta evidencia es de carácter colaborativo. Recuerde revisar la guía de aprendizaje con
el fin de verificar que ha realizado todas las evidencias propuestas, saber cómo desarrollarlas
y entregarlas correctamente.
 Bibliografía
www.google.com
Material de apoyo del SENA