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La contabilidad debe reflejar una imagen fiel de la realidad económica de la empresa. Sin
embargo, las herramientas informáticas no siempre son capaces de asegurar la fiabilidad de
los datos al 100 %. ¿Cómo asegurar que cada operación que hemos introducido en nuestro
sistema ha quedado reflejada fielmente en la contabilidad?
Habitualmente los sistemas están preparados para procesar un volumen muy elevado de
transacciones (facturación, cobros, pagos, anticipos, renovaciones y compensaciones de
cartera, prórrogas, impagos…) y estas operaciones se registran automáticamente a partir de
una configuración previa. Por tanto, al registrar una operación, debería contabilizarse
automáticamente de forma correcta, dejando reflejada en la contabilidad la realidad de la
cartera pendiente.
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También puede ocurrir que se modifique la configuración del ERP, de forma que las
operaciones se introduzcan de forma incorrecta o se contabilicen de forma incorrecta. Aunque
se vuelva a configurar correctamente podemos tener datos incoherentes. El daño se agrava
cuando el volumen de operaciones es elevado y transcurre el tiempo sin que se haya
detectado el error.
Los mecanismos de prevención muchas veces deben vale la pena que sean redundantes. En
este caso más vale prevenir que curar, ya que una cartera descuadrada durante meses con
seguridad traerá muchos dolores de cabeza.
Control por parte del usuario. El usuario debe tener herramientas para controlar en todo
momento si la cartera está cuadrada con la contabilidad. Para ello debe disponer de utilidades
donde se pueda consultar la cartera de cobros y pagos en una fecha determinada y la
contabilidad a esa misma fecha. La consulta debe dar como resultado el importe total de
efectos en cartera para cada cliente, y los saldos contables de las cuentas del cliente y de
efectos en cartera que pertenecen al cliente. Por tanto, un asiento contable a una cuenta de
efectos en cartera necesariamente debe llevar asociado el cliente, para poder identificar los
saldos individualmente y así cuadrarlos con la cartera. Además debe facilitar el detalle de la
cartera y el detalle contable, o proporciona acceso al mismo, para que el proceso sea más
sencillo.
Control instantáneo. Al registrar cada operación, se comprobará para todas las cuentas
contables que intervienen en el asiento, su saldo contable y el saldo que tiene el
cliente/proveedor en cartera en ese momento. Si detecta un descuadre, lo notifica al
momento al usuario que ha registrado la operación con el objetivo de que la revise y corrija si
es necesario. Opcionalmente podría recibir un correo electrónico también el supervisor o
conjunto de usuarios establecido.
Si con una o dos de las medidas propuestas es suficiente, pueden desactivarse las otras, ya que
cada empresa posee sus automatismos y su forma de operar.
Equipo DATADEC
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