Unidad 3.

Administración de Comunicaciones Oficiales

Actividad: Informe “Administración Documental”

Descripción:

Tras la realización de las actividades anteriores en este momento, se ha logrado

reflexionar, contextualizar y apropiar los conceptos más representativos que
permiten reconocer y asimilar la definición de administración, los pasos para la
administración documental, principios y normas archivísticas aplicados en los
procesos técnicos de recepción y despacho de comunicaciones oficiales, las
disposiciones de la Norma Icontec 185, las comunicaciones internas y
documentación para recepción y despacho de documento y el embalaje de los
mismos.

Para cumplir con esta evidencia, es importante haber revisado, leído y comprendido
el material de estudio de esta unidad.

1. En este documento usted debe entregar un informe del paso a paso para la
recepción o radicación, registro, distribución o embalaje de cinco
documentos de diferente contexto.
 DOCUMENTOS RECEPCIÓN O RADICACIÓN REGISTRO DISTRIBUCIÓN O EMBALAJE

1. BASE DE Las bases de datos se remontan a la En informática, o concretamente En la base de datos de distribución
DATOS Antigüedad donde ya existían en el contexto de una base de se almacenan metadatos y datos del
Es una bibliotecas y toda clase de registros. datos relacional, un registro historial de todos los tipos de
colección de Además también se utilizaban para (también llamado fila o tupla) replicación y transacciones de
información recoger información sobre las representa un objeto único de replicación transaccional.
organizada cosechas y censos. Sin embargo, su datos implícitamente En muchas ocasiones, una sola
de forma que búsqueda era lenta y poco eficaz y no estructurados en una tabla. En base de datos de distribución resulta
un programa se contaba con la ayuda de máquinas términos simples, una tabla de suficiente. No obstante, si varios
de ordenador que pudiesen reemplazar el trabajo una base de datos puede publicadores utilizan un único
pueda manual. imaginarse formada de filas y distribuidor, considere la posibilidad
seleccionar columnas o campos. Cada fila de de crear una base de datos de
rápidamente Posteriormente, el uso de las bases de una tabla representa un conjunto distribución para cada publicador.
los datos se desarrolló a partir de las de datos relacionados, y todas De esta forma, se garantiza que los
fragmentos necesidades de almacenar grandes las filas de la misma tabla tienen datos que pasan por cada base de
de datos que cantidades de información o datos. la misma estructura. datos de distribución son distintos.
necesite. Una Sobre todo, desde la aparición de las Para especificar una base de datos
base de datos primeras computadoras, el concepto Un registro es un conjunto de de distribución para el distribuidor,
es un sistema de bases de datos ha estado siempre campos que contienen los datos puede utilizar el Asistente para
de archivos ligado a la informática. que pertenecen a una misma configurar la distribución. Si es
electrónico. repetición de entidad. Se le necesario, especifique bases de
Las bases de asigna automáticamente un datos de distribución adicionales en
datos número consecutivo (número de el cuadro de diálogo Propiedades
tradicionales registro) que en ocasiones es del distribuidor
se organizan usado como índice aunque lo
por campos, normal y práctico es asignarle a
registros y cada registro un campo clave
archivos. para su búsqueda.

2.CATALOGOS Inicialmente, tras la Constitución de Autor Los catálogos se renuevan con

Es la lista ordenada o 1812 y la Ley Moyano de 1857, el
clasificada que se hará material escolar comercializado está
sobre cualquier tipo de constituido principalmente por
objetos (monedas, bienes material de papelería, formularios y
a la venta, documentos, registros para uso de los maestros. En
entre otros) o en su el último tercio del siglo XIX y debido
Signatura información de
edición espera estimada
Biblioteca localización
número de copias disponibles
año de publicación título
regularidad, incorporando las
últimas novedades de la producción
de la empresa. Con respecto a las
características materiales de estas
piezas gráficas, es necesario
considerar diferentes aspectos.
defecto personas y a la influencia de determinadas
también catálogo será corrientes pedagógicas provenientes
aquel conjunto de de Europa asistimos a la aparición de
publicaciones u objetos recursos pedagógicos como eran los
que se encuentran carteles y abecedarios móviles,
clasificados normalmente mapas y láminas de botánica,
para la venta. anatomía y otras disciplinas. Junto a
estos primeros materiales, y bajo el
mismo epígrafe de “Material escolar”
encontramos mobiliario y enseres
para las clases, este mobiliario se
componía básicamente de pupitres de
diferentes modelos, mesas y sillas
para el maestro, crucifijos e imaginería
sagrada para las salas de clase,
tinteros y cuadernos de caligrafía. El
catálogo “Antonio Pérez 1930” ilustra
este hecho.
Además de la información de
registro del catálogo, cada item
puede contener información de
contenidos con valor añadido.
Una vez que se ha localizado un
item concreto en la lista de
resultados, se puede
seleccionar la visualización de
los detalles completos del item,
guardar el item como parte de
una bibliografía personalizada,
recomendar la compra del item
por la biblioteca, comprar el item
en una librería electrónica o
llevarse en préstamo una
versión electrónica del item.
Estas publicaciones pueden tener
diferente número de páginas, a partir
de cuatro, de acuerdo con las
posibilidades y las dimensiones de
cada compañía. Los tamaños
estándar son: 5 ½ "x 8 ½ ", 8 ½ "x
11", 11"x 17", si bien también es
posible realizar piezas con tamaños
y formatos poco convencionales
para atraer aún más la atención de
los clientes. Existen también
diferentes técnicas de
encuadernación -cosida, con espiral,
con canutillo o peine, con adhesivo,
con grapas, con tapa blanda o dura-
. En cuanto a la impresión, suele
realizarse a cuatro colores para
aprovechar al máximo las
posibilidades de promoción
ofrecidas por las fotografías (de
todos modos, también pueden
hacerse catálogos en blanco y negro
o con un solo color). Por otro lado, el
tipo de papel que se utiliza depende
de la clase de catálogo que se
desee, siempre de acuerdo con las
posibilidades presupuestarias de
cada empresa.
Realmente son piezas
fundamentales para la promoción y
la venta de productos y servicios, ya
que gracias al espacio disponible, se
pueden incluir muchas imágenes y
textos explicativos, con todos los
detalles que los clientes necesitan
conocer para elegir qué comprar.
Además, si su diseño y la calidad
fotográfica o de ilustración son
buenos, resultan sumamente
atractivos para los lectores.
Representan a la compañía y ponen

3.BIBLIOGRAFIAS
Publicaciones editadas en
algún periodo específico.
Publicaciones
mencionadas o
relacionadas con una obra
particular (una bibliografía
de este tipo, a veces
llamada «lista de
referencia», tendría que
aparecer normalmente al
final de cualquier artículo
de literatura científica).
4.LIBROS
Un libro es una obra
compuesta por un conjunto
de hojas de papel o de otro
material, encuadernadas y
protegidas con una tapa o
cubierta,
El término ha evolucionado
semánticamente a lo largo de los
siglos convirtiéndose en una palabra
polisémica, pues no siempre los
nuevos sentidos han desplazado a los
precedentes concediendo a la palabra
una ambigüedad que se mantiene
hasta hoy. Siguiendo un orden
cronológico, éstos son los significados
que se han adjudicado a bibliografía,
desde el etimológico "copiar libros con
la mano": "escribir libros", en el
sentido material de "composición,
redacción de libros" (Siglo XII);
"descripción de libros", "lista de libros"
(ambos desde el siglo XVII);
"conocimiento de los antiguos
manuscritos" (Siglo XVIII); "ciencia de
las bibliotecas" (Siglos XVIII-XIX);
"Ciencia del libro" (Siglo XIX) y, por
último "parte de la Documentación que
se ocupa de los impresos" (Siglo XX
A lo largo de la historia, los libros han
pasado de ser pergaminos
manuscritos o pintados, a ser
volúmenes impresos gracias a la
invención de la imprenta por Johannes
Gutenberg, alrededor de 1440.
Actualmente, además, el libro está
experimentando una revolución en el
paso al formato digital, lo que hoy se
conoce como libro electrónico, o en su
adaptación al formato sonoro, cuando
sus productos y servicios a
disposición constante del cliente.
Los datos bibliográficos
necesarios para la elaboración
de la referencia se toman de la
portada, principalmente,
Complementándose con la
cubierta,
Contraportada, colofón, etc.
Incluye los siguientes elementos:
Autor
Año de publicación
Título
Subtítulo, cuando es relevante
Número de edición, si no es la
primera.
Mención del traductor (opcional)
Mención del editor intelectual
(opcional)
Lugar de publicación
Editorial
Páginas o volumen
Serie comercial (debe incluirse si
tiene número
PASO 1: El Registro de la obra Venta en el entorno del autor.
en el Registro de la Propiedad
Intelectual Venta en formato papel en
librerías y bibliotecas
PASO 2: Editar el libro,
conseguir el ISBN y el número de Venta en formato papel por Internet.
Depósito Legal.
Venta en formato digital (e-book).
PASO 2.bis: La Edición Digital
Promoción de libros.
PASO 3: Publicación de la obra

5. TESIS
Una tesis es una
conclusión, proposición,
opinión o teoría que se
mantiene con
razonamientos. Una tesis
es también un trabajo de
carácter científico,
habitualmente para
obtener el título de doctor
en una universidad.
se trata de audiolibros para no
videntes.
En este sentido, el libro ha sido para la
humanidad sumamente importante,
pues es el instrumento por excelencia
para preservar y trasmitir
conocimientos, creencias y cultura,
tanto a través del tiempo como del
espacio.
La noción de tesis forma parte la
dialéctica, una teoría filosófica
desarrollada por Georg Wilhelm
Friedrich Hegel. En este caso, la tesis
es una proposición que se da por
verdadera hasta el surgimiento de la
antítesis, otra proposición que la
contradice. El proceso dialéctico entre
la tesis y la antítesis concluye con la
síntesis, la proposición resultante que
supera la contradicción y genera una
nueva tesis.
En el ámbito musical también se hace
uso del término que ahora estamos
analizando. Así, tenemos que
subrayar que este se emplea para
referirse a todo aquel golpe de
movimiento que se realiza con la
mano con el claro objetivo de ir
marcando el compás durante la
interpretación de una composición
determinada.
1. Llenar la solicitud de La secuencia de escritura de una
autorización de tema de tesis.* tesis en general comienza por la
2. Kardex certificado que avale parte central, continúa por las
el 80% de créditos o certificado conclusiones y termina por la
de estudios Introducción. Lo más fácil es
3. 3 fotografía óvalo adherible, siempre escribir la metodología,
ropa clara, fondo blanco. que es Totalmente descriptiva y no
4. Elaborar el Protocolo/ requiere de argumentaciones
Proyecto de Tesis, mayores. Lo
considerando los siguientes Más difícil es justificar conclusiones
puntos: a partir de los resultados, pero de
*Consultar en línea o en la eso se trata una investigación.
coordinación (Formato 1)
HOJA DE PRESENTACIÓN
Nombre de la Institución,
Nombre de la Unidad
Académica, Nombre de la
Licenciatura.
Título del proyecto, Nombre del
alumno. Lugar y fecha.
ELEMENTOS DEL
PROTOCOLO
1. Área del tema
2. Delimitación del tema (Título
Tentativo)
3. Objetivos de la Investigación
 Generales
Particulares
4. Planteamiento del problema
5. Justificación del tema
6. Hipótesis de trabajo
7. Marco teórico
8. Índice tentativo
9. Metodología de la
Investigación
10. Bibliografía
11. Cronograma de trabajo

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Recomendaciones:

• Estudiar el material del programa de la unidad 3: Administración de

comunicaciones oficiales.
• Leer el material interactivo para la unidad 3: Administración de
comunicaciones oficiales.
• Leer l material complementario la unidad 3.
• Citar y referenciar cuando emplea material de diferentes fuentes.
• Descargar la actividad dirigiéndose al botón del menú principal Actividad 3/
Evidencia 3: Informe “Administración Documental” y dar clic en Descargue
aquí la actividad de aprendizaje unidad 3, la cual contiene la descripción
detallada de esta.

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“Administración Documental” , ubicado en el botón Actividad 3 / Evidencia 3:
Informe “Administración Documental”
 Criterios de evaluación
Realiza con precisión y rapidez los procesos de radicación, registro y
distribución de las comunicaciones oficiales, utilizando herramientas
tecnológicas y/o manuales.
Determina con facilidad el embalaje de los envíos, teniendo en cuenta las
políticas institucionales
Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por la instructora.