Código P-GR-16

PROCEDIMIENTO REQUISITOS DE AMBIENTE,

SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO PARA Versión 1
CONTRATISTAS Fecha 01/11/2018

1. OBJETIVO

Establecer las obligaciones y responsabilidades en materia de Ambiente, Seguridad y

Salud en el Trabajo, para Contratistas que presten sus servicios a la empresa, con el fin
de cumplir los requisitos legales vigentes, los contractuales y los del sistema de gestión.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los contratistas que presten sus servicios en la
empresa y hará parte integral del Contrato que se suscriba entre las partes.

Este procedimiento complementa el Instructivo de Subcontratos que maneja el Área

Técnica para la Selección, Evaluación y Gestión de los contratistas.

3. DEFINICIONES

Accidente Laboral: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por
causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una
perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte. Es también accidente de
trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o
contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y
horas de trabajo. Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca
durante el traslado de los trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de
trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el empleador. También se
considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función
sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente
se produzca en cumplimiento de dicha función. De igual forma se considera accidente de
trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades recreativas, deportivas o
culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la
empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales
que se encuentren en misión.

AFP: Administradora de Fondo de Pensiones.

ARL: Administradora de Riesgos Laborales.

Capacitación: Para efectos de esta norma, es toda actividad realizada en una empresa o
institución autorizada, para responder a sus necesidades, con el objetivo de preparar el
talento humano mediante un proceso en el cual el participante comprende, asimila,
incorpora y aplica conocimientos, habilidades, destrezas que lo hacen competente para
ejercer sus labores en el puesto de trabajo.

Certificado de aptitud: Concepto médico de ingreso, periódico, post incapacidad y/o de

retiro dado como resultado de los exámenes ocupacionales.

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Certificado de competencia laboral: Documento otorgado por un organismo certificador

investido con autoridad legal para su expedición, donde reconoce la competencia laboral
de una persona para desempeñarse en esa actividad.

Certificado de capacitación: Documento que se expide al final del proceso en el que se

da constancia que una persona cursó y aprobó la capacitación necesaria para
desempeñar una actividad laboral. Este certificado no tiene vencimiento.

Condiciones de trabajo: Características reales de seguridad o inseguridad de equipos,

herramientas, procesos y demás elementos del ambiente laboral que rodea a los
trabajadores y que contribuyen a mantener o desmejorar su salud.

Enfermedad laboral (EL): Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la

exposición a factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el
trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma
periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una
enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la
relación de causalidad con los factores de riesgo ocupacionales será reconocida como
enfermedad laboral, conforme lo establecido en las normas legales vigentes.

EPS: Entidad Promotora de Salud.

EPP o EPI: Elemento(s) de Protección Personal.

Equipos certificados: Documento que certifica que un determinado elemento cumple

con las exigencias de calidad de un estándar nacional que lo regula y en su ausencia, de
un estándar avalado internacionalmente. Este documento es emitido generalmente por el
fabricante de los equipos.

Equipo de protección contra caídas certificado: Equipo que cumple con las exigencias
de calidad de la norma nacional o internacional que lo regula, sin que este último pueda
ser menos exigente que el nacional.

Estándar o procedimiento de trabajo seguro: El paso a paso para realizar una

actividad o proceso de manera segura, estableciendo las normas de seguridad.

Incidente. Eventos relacionados con el trabajo, en los que ocurrió o pudo haber ocurrido
lesión o enfermedad independiente de su severidad, o víctima mortal. Los incidentes
pueden ser de dos tipos.
a. Los de tipo casi-accidente: son aquellos en que no se presentó una lesión, enfermedad
o víctima mortal y
b. Los de tipo accidente: son aquellos en donde se presencia lesión, enfermedad (sin
importar su severidad) es por eso que un incidente puede ser un accidente o un casi-
accidente.

Inducción: Proceso de transmisión de conocimientos ya establecidos en la Organización,

necesarios para el desarrollo de su trabajo.
Medio ambiente: Conjunto de factores externos o internos, físicos, sociales y biológicos,
que determinan el modo de ser y de vivir de los individuos.

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No conformidad: Cualquier desviación respecto a las normas, prácticas, procedimientos,

reglamentos, desempeño del sistema de gestión etc.

Partes interesadas: Individuos o grupos interesados en o afectados por el desempeño en

Seguridad Salud Ocupacional de una organización.

Permiso de trabajo: Permiso otorgado por personal calificado para la realización de

tareas de alto riesgo (Alturas, Excavaciones, Espacios Confinados, Trabajos en Caliente).

PIPMA: Programa de Implementación del Plan de Manejo Ambiental presentado al

cliente.

Plan estratégico de seguridad vial: Es el instrumento de planificación que oficialmente

consignado en un documento contiene las acciones, mecanismos, estrategias y medidas,
que deberán adoptar las diferentes entidades, organizaciones o empresas del sector
público y privado existentes en Colombia, encaminadas a alcanzar la Seguridad Vial como
algo inherente al ser humano y así evitar o reducir la accidentalidad vial de los integrantes
de sus compañías, empresas u organizaciones y disminuir los efectos que puedan
generar los accidentes de tránsito.

PMA: Plan de Manejo Ambiental, presentado al cliente o a una autoridad ambiental.

Reinducción: Proceso implementado para perfeccionar las habilidades del personal.

Deber realizarse mínimo cada año.

Responsable SST: Responsable de diseñar e implementar el Sistema de Gestión de

Seguridad y Salud en el Trabajo, cuyo perfil debe cumplir lo establecido en la legislación
vigente.

Trabajador autorizado: Trabajador que posee el certificado de capacitación de trabajo

seguro en alturas o el certificado de competencia laboral para trabajo seguro en alturas.

SGSST: Sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: consiste en el desarrollo de

un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora, continua y que incluye la política, la
organización, la' planificación, la aplicación, la evaluación, la auditoría y las acciones de
mejora con el objetivo de anticipar, reconocer, evaluar y controlar los riesgos que puedan
afectar la seguridad y la salud en el trabajo.

Subcontratista: Persona natural o jurídica que ejecuta actividades parciales dentro de un

proyecto de la Organización.

4. RESPONSABILIDADES

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Gerente
• Hacer cumplir los requisitos del presente procedimiento.

Director de Proyectos
• Hacer cumplir los requisitos del presente procedimiento.
• Dar a conocer los requisitos SSTMA a los posibles contratistas durante la
negociación.

Subcontratos
• Hacer cumplir los requisitos del presente procedimiento.
• Solicitar los documentos SSTMA para ser evaluados durante la selección del
contratista.
• Dar a conocer los requisitos SSTMA a los posibles contratistas durante la
negociación.
• Retroalimentar al contratista en caso de incumplimiento.
• Verificar que se realice la evaluación y se apliquen las sanciones de acuerdo a
este.

Director de áreas, procesos o proyectos

• Hacer cumplir los requisitos del presente procedimiento.
• Dar a conocer los requisitos SSTMA a los posibles contratistas durante la
negociación.
• Retroalimentar al contratista en caso de incumplimiento.
• Verificar que se realice la evaluación y se apliquen las sanciones de acuerdo a
este.

Ingeniero de Costos
• Dar a conocer los requisitos SSTMA a los posibles contratistas durante la firma del
contrato.
• Aplicar los descuentos de acuerdo a las sanciones aplicadas.

Responsable SST/Ambiental
• Hacer seguimiento al cumplimiento de las normas, procedimientos e instructivos
aplicables a los contratistas.
• Realizar las inspecciones necesarias para verificar el cumplimiento al sistema de
gestión SSTMA.
• Imponer notas de campo o las evidencias en caso de incumplimientos.
• Evaluar mensualmente al contratista e imponer las sanciones requeridas.

Contratistas
• Dar estricto cumplimiento a lo descrito en el presente procedimiento.

5. DESARROLLO

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5.1 REQUISITOS PARA LA SELECCIÓN E INGRESO

5.1.1 Requisitos para le selección de Contratistas

Los Contratistas serán evaluados de acuerdo a lo estipulado en el Instructivo –

Subcontratistas, en donde se establecen los criterios establecidos por la empresa para el
ingreso, pero adicional se debe exigir lo siguiente:

TIPO DE CONTRATISTA SELECCIÓN

y
(Transportes de

de

Mano de Obra
Especialistas

Especialistas

Suministros

maquinaria)
escombros,

Transporte
Naturales)
(Personas

(Personas
Jurídicas)

Vigilancia
REQUISITO

Personal
material
HV del Responsable SST para el diseño e
implementación del SG SST de acuerdo al perfil de la
X
legislación vigente, contrato con vinculación laboral y
contacto.
Evaluación Anexo Técnico Resolución 1111 de 2017 X X
Sistema de Gestión de Seguridad y salud en el
Trabajo
- Manual del Sistema de Gestión
- Procedimientos de trabajo seguro aplicables a la
actividad a realizar
X X
- Matriz de peligros y riesgos
- Acta de conformación del Copasst o Vigía
- Acta de conformación CCL o Vigía
- Procedimiento para la investigación de Accidentes
Laborales
Licencia de Salud Ocupacional de la IPS que le
X X X X
realizará los exámenes médicos ocupacionales
Certificación de Afiliación de la empresa a la ARL X X X X
Plan estratégico de seguridad vial y copia del radicado
X X
de ante la entidad de transportes
Resultado de la evaluación del PESV X X
Afiliación a empresa de transporte y presentar el
X
certificado de movilización de personal.
PIN de inscripción ante la secretaría de ambiente X

La presentación de estos documentos es indispensable para la selección del Contratista,

una vez realizado el contrato, el Contratista debe recibir Copia de este Documento y el
Anexo de Tabla de Sanciones SSTMA.

5.1.2 Requisitos para el Ingreso de Contratistas

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Una vez el Contratista es Seleccionado, debe presentar los siguientes documentos en el

Proyecto, antes del Ingreso del personal, debe realizarse con mínimo dos días antes del
ingreso para poder revisar y validar la documentación.

TIPO DE CONTRATISTA INGRESO

Transporte de
de material y

Mano de Obra
Especialistas

Especialistas

(Transportes
Suministros

escombros)
Naturales)
(Personas

(Personas
Jurídicas)

Vigilancia
Personal
REQUISITO

Relación del personal que va a ingresar X X X X X

Copia de la Afiliación o certificado de la misma a
X X X X X X
AFP, EPS, ARL.
Notificación a RRHH para afiliación a ARL
X
(Independientes)
Último pago de seguridad social del personal
X X X X X X
antiguo.
Copia del concepto de aptitud de los
trabajadores, como mínimo debe presentar
Examen Médico, Visiometría y Audiometría, si
X X X X X X
van a realizar trabajo en Alturas, el respectivo
concepto de Aptitud para alturas, el examen
tiene una validez de un año.
Para trabajadores que realicen trabajo en
alturas (1.5 m por encima o por debajo de la
superficie) deben presentar certificado de X
aptitud para alturas y certificado de curso
avanzado en alturas vigente.
Los Contratistas que realicen trabajo en alturas
deben tener un Coordinador certificado como
X
coordinador de Alturas y presentar el certificado
vigente
Formato de entrega de Dotación y/o Elementos
X X X X
de protección Individual
Relación de vehículos y maquinaria a ingresar X X
Copia de la Cédula del Operador o Conductor X X
Licencia de conducción X X
Certificados de idoneidad del operador y
X X
registros de capacitación en seguridad vial.
Certificado de importación de la maquinaria. X X
Revisión técnico-mecánica vigente para
X X
vehículos.
Tarjeta de propiedad. X X
Último mantenimiento realizado X X
SOAT. X X

El contratista debe entregar esta información al Responsable SST del Centro de Trabajo
donde va a ingresar, quien recibe, revisa y avala los documentos, si están completos
programa al personal para la Inducción.

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Ningún trabajador puede ingresar al Proyecto, sin recibir la Inducción y sin entregar la
documentación anteriormente descrita, el incumplimiento conlleva a las Sanciones
descritas en el Anexo al Contrato.

Siempre que el Contratista Ingrese personal debe cumplir lo estipulado en este

numeral.

5.1.3 Notificación de los requisitos al Contratista

Cuando se realice el contrato, es necesario notificarle al Contratista los requisitos SSTMA,

lo cual debe realizarlo el responsable de la elaboración del contrato, ya sea el Ingeniero
de Costos o el responsable de Subcontratos, para esto debe hacerle entrega al
Contratista del Formato Requisitos SSTMA para los Contratistas.

5.2 REQUISITOS PARA EL SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN

Una vez el Contratista ingresa, debe presentar una documentación periódica, cumplir las
normas y procedimientos establecidos por la empresa la cual debe ser evaluada de
acuerdo a su desempeño.

5.2.1 Documentación a entregar mensualmente

Una vez el Contratista ingrese, debe entregar el día 5 de cada mes o en las fechas
establecidas por el cliente los documentos relacionados a continuación, la entrega tardía
de esta información conlleva a las sanciones establecidas en el contrato.

TIPO DE CONTRATISTA ENTREGAS MENSUALES

Transporte de
de material y

Mano de Obra
Especialistas
Especialistas

(Transportes
Suministros

escombros)
Naturales)
(Personas

(Personas
Jurídicas)

Vigilancia
Personal

REQUISITO

Relación de personal activo en el mes X X X X X X

Relación de novedades del personal en el mes
X X X X X X
(Ingresos, Retiros, Traslados)
Planillas de pagos de Seguridad Social (EPS,
ARL, AFP) de todo el personal pagado en las X X X X X X
fechas establecidas por la ley.
Copia de desprendibles de pago de salarios
X X X X X X
firmada por los trabajadores.
Certificados de exámenes de aptitud en caso de
requerirse (Cuando se realicen los exámenes X X X X X X
periódicos)
Para el personal trasladado en el periodo
- Carta de traslado con el proyecto y sitio al que X X X X X X
fue trasladado

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TIPO DE CONTRATISTA ENTREGAS MENSUALES

Transporte de
de material y

Mano de Obra
Especialistas
Especialistas

(Transportes
Suministros

escombros)
Naturales)
(Personas

(Personas
Jurídicas)

Vigilancia
Personal
REQUISITO

Para el personal retirado en el periodo

- Copia de la Liquidación
- Certificado de examen de retiro, carta de X X X X X X
renuncia a este derecho.
- Copia del Paz y Salvo

Investigación de los accidentes presentados en

X X X X X X
el mes
Certificación de revisor fiscal o contador sobre
el pago de seguridad social, salarios, X X X X X X
prestaciones sociales y parafiscales.
Certificaciones de escombreras y de
X
proveedores de material, en caso que aplique
Listado de vehículos y maquinaria activa en el
X
periodo

Planilla de equipos y maquinaria en las horas de

trabajo realizados durante el periodo, la fecha
X
y/o horas acumuladas en el periodo, horómetro
actual, último y próximo mantenimiento.

Evidencias de los mantenimientos realizados en

X X
el mes.

5.2.2 Aportes a Seguridad Social

La seguridad social debe ser pagada en las fechas establecidas en la legislación vigente,
el atraso en el pago de esta lleva a sanciones económicas proporcionales a los días de
atraso. Los Plazos establecidos por la legislación vigente se relacionan a continuación:

Día Hábil Dos últimos dígitos del NIT o

documento de identificación
2° 00 al 07
3° 08 al 14
4° 15 al 21
5° 22 al 28
6° 29 al 35
7° 36 al 42
8° 43 al 49
9° 50 al 56
10° 57 al 63
11 ° 64 al 69
12° 70 al 75

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Día Hábil Dos últimos dígitos del NIT o

documento de identificación
13° 76 al 81
14° 82 al 87
15° 88 al 93
16° 94 al 99

El contratista que realice actividades en Plantas, Obra o Taller debe estar afiliado a Clase
de Riesgo V y hacer los aportes de acuerdo al riesgo.

Para contratistas independientes, el Pago de ARL lo debe realizar directamente la

empresa, por ser de alto riesgo.

Para contratistas por prestación de servicios, el aporte a seguridad social debe ser por el
40% del valor contratado.

5.2.3 Entrega de Dotación y Elementos de Protección Individual

Dotación:

Todo personal del personal que sea vinculado por parte del contratista y gane has dos
salarios mínimos vigentes, debe recibir dotación de acuerdo lo establecido por la ley:

- Primera dotación: cuando ingrese al proyecto, esta corresponderá a la primera,

segunda o tercera entrega, dependiendo el mes de ingreso. Sin la dotación no se
autoriza el ingreso a laborar.

- Se debe entregar la dotación correspondiente al periodo en los meses de Abril,

Agosto y Diciembre.

- El trabajador al finalizar el año debe recibir como mínimo tres dotaciones.

- Se debe entregar copia de las entregas de dotación en los meses que por ley se
realizan las entregas.

- Los uniformes deben corresponder con el Manual de Identidad Visual del contrato
para el cual va a laborar.

- En caso de deterioro extremo de la dotación, se debe suministrar un uniforme

adicional.

- Es responsabilidad del contratista garantizar que sus trabajadores cuenten con la

dotación y la usen, de lo contrario los descuentos realizados por nuestros clientes
relacionados con este incumplimiento serán trasladados al contratista.

- Si el contratista no realiza la entrega de la dotación y el proyecto se ve afectado,

se le suministrará la dotación y se le realizará el descuento al contratista en el
respectivo corte.

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Elementos de Protección Individual:

A todo el personal que ingrese al proyecto, se le debe entregar y reponer los Elementos
de Protección Individual en el momento del ingreso y reponer de acuerdo al desgaste.

- Para el personal que gane más de dos salarios mínimos se le debe entregar
uniforme de acuerdo al riesgo y a lo establecido en el manual de identidad visual
para el contrato que laborará. Este debe reponerse de acuerdo al desgaste.

- Se debe entregar EPI de acuerdo a la actividad a realizar y reponer de acuerdo al

uso y el desgaste; es responsabilidad del contratista garantizar que sus
trabajadores cuenten con los EPI y los usen, de lo contrario los descuentos
realizados por nuestros clientes relacionados con este incumplimiento serán
trasladados al contratista.

- Si el contratista no realiza la entrega de lo EPI, se le suministrará los EPI y se le

realizará el descuento al contratista en el respectivo corte.

- Mensualmente el contratista debe entregar copia de las entregas de EPI.

Elementos de Protección Colectiva

Si el trabajador va a realizar una actividad de alto riesgo que requiere Elementos de

Protección Colectiva, el Contratista debe suministrarlos:

- Alturas: debe suministrar equipos para la protección contra caídas certificados y en

buen estado, debe entregar copia de las certificaciones al área de Gestión del
Riesgo.

- Para trabajos en espacios confinados, debe suministrar equipos para medición,

control y rescate debidamente certificados.

Los equipos de protección colectiva se establecen en los Instructivos de Trabajo Seguro

aplicables.

5.2.4 Investigación de Accidentes

Reporte: El contratista debe reportar de manera inmediata la ocurrencia del accidente,

debe entregar copia del Furat al Responsable SST, máximo dos días después de la
ocurrencia. Si el contratista no hace el reporte ante la Correspondiente ARL, el
Responsable SST del proyecto está en la obligación de hacerlo.

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Investigación: El contratista debe investigar los accidentes presentados de acuerdo a lo

establecido en la legislación vigente y entregar copia del informe de investigación, en la
información mensual.

Pago de incapacidades: El contratista debe cubrir el pago de la incapacidad al

trabajador relacionada con el accidente, debe entregar copia de este al Responsable SST.

Cierre del Accidente: El contratista debe hacer seguimiento de las recomendaciones

dadas por la ARL, garantizando su cumplimiento, el seguimiento debe realizarse hasta el
cierre del Accidente, debe entregar copia del cierre del Accidente al Responsable SST.

5.2.5 Suministro de Hidratación

Es responsabilidad del Contratista el suministro de hidratación a su personal, el

incumplimiento a esta responsabilidad es causal de multa.

5.2.6 Cumplimiento a Procedimientos e Instructivos

El contratista debe acogerse a los procedimientos e instructivos de las áreas Ambiental y

Seguridad y salud en el trabajo, dándole estricto cumplimiento.

En caso de que la organización no cuente con algún procedimiento y el Contratista lo

tenga, se debe realizar un acta donde se avala el procedimiento.

El incumplimiento a las directrices y normas de seguridad de la empresa es causal de

notas de campo y sanciones de acuerdo a lo establecido en el contrato. Si los
incumplimientos son causales de descuentos por parte del cliente, estas serán
trasladadas proporcionalmente.

5.2.7 Maquinaria y vehículos

- Toda la maquinaria y vehículos que ingresen al proyecto deben contar con la

documentación de inicio y entregar la información mensual solicitada.

- La maquinaria y vehículos que ingresen deben pasar por una inspección inicial por
parte del Área de Maquinaria y Equipos para conocer su estado.

- La maquinaria y vehículos debe cumplir con los requisitos contractuales

establecidos por el cliente, año de fabricación.

- Toda maquinaria y vehículos deben contar con equipo para la atención de

emergencias (Botiquín y Extintor)

- Está prohibido la realización de mantenimientos y lavado en los frentes de trabajo.

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- Las máquinas y vehículos deben ser operadas únicamente por el operador

asignado.

- Todo incidente SST y Ambiental generado por algún vehículo o maquinaria debe
ser reportado al Responsable SST y Ambiental.

5.2.8 Consumo de alcohol, tabaco y drogas

La empresa ha prohibido el consumo en sus centros de trabajo de alcohol, drogas y

tabaco, por lo que se realizarán los siguientes controles:

- Si se encuentra a alguno de los trabajadores fumando se le realizará nota de

campo y se tendrá en cuenta para las sanciones.

- Se realizarán pruebas aleatorias de consumo de alcohol, si se encuentra uno de

los trabajadores positivo, se retirará de inmediato del frente de obra y el contratista
debe poner las sanciones, primera vez sanción de dos días, segunda vez, retiro
del trabajador del proyecto.

- Si se sospecha de consumo de sustancias psicoactivas, el Contratista debe

realizar las pruebas confirmatorias y aplicar las sanciones necesarias.

- Siempre que se encuentre a un trabajador bajo el consumo de tabaco, alcohol y

drogas, se impondrá una nota de campo al contratista.

5.2.9 Asistencia a capacitación y Actividades SSTMA

Es Obligación del Contratista suministrar el tiempo y el espacio para que su personal

asista a las actividades realizadas por el Área SSTMA, la no asistencia del personal
conlleva sanciones de acuerdo al contrato.

5.2.10 Inspecciones

Para garantizar el cumplimiento de las normas, procedimientos e instructivos, los

Responsable Ambiental y Responsable SST, realizarán inspecciones mensuales, es
responsabilidad del contratista autorizar el ingreso para las inspecciones e implementar
los correctivos correspondientes, se realizará inspección a:

- Elementos de protección individual y dotación.

- Elementos de Protección colectiva
- Campamentos y vestieres.
- Vehículos y Maquinaría
- Equipos para atención de emergencia.
- Frentes de obra.

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En caso de no atender las observaciones resultantes de las inspecciones se pondrán

notas de campo, dependiendo de la gravedad se impondrán las sanciones de acuerdo al
contrato.

5.3 REQUISITOS PARA EL RETIRO

Una vez el contratista se retire del Proyecto debe presentar los documentos relacionados
a continuación, la entrega de estos es indispensable para el pago del último corte y la
retegarantía:

TIPO DE CONTRATISTA RETIRO

y
de

de

Mano de Obra
Especialistas

Especialistas

Suministros

escombros)
(Tranportes

Transporte
Naturales)
(Personas

(Personas
Jurídicas)

Vigilancia
REQUISITO

Personal
material
Certificación de la ARL, donde conste el cierre
de los accidentes laborales, en caso de no
X X X X X X
tener accidentes Certificación donde conste
que no ocurrieron accidentes en el periodo.

Paz y Salvo expedido por Ministerio de Trabajo. X X X X X X

Paz y Salvo SST donde certifique que el
contratista, se encuentra a paz y salvo por X X X X X X
concepto de pagos de honorarios
Paz y Salvo SSTMA X X X X X X
Certificado de contador público o revisor fiscal
si aplica, de pago de aportes a seguridad social
y parafiscales, desde que el subcontratista
X X X X X X
inició en el proyecto hasta la terminación del
mismo, relacionando el total del personal que
trabajó.
Carta de permanencia del personal en la
compañía o documentos de retiro
X X X X X X
(Liquidaciones, notificación de examen de retiro
y paz y salvo)
Última planilla de pago de seguridad social X X X X X X

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5.4 PROCESO DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS CONTRATISTAS

Sanciones

Los contratistas pueden ser Sancionados Económicamente por incumplimientos de los

Requisitos de Ambiente, Seguridad y Salud en el Trabajo, relacionados con:

- Incumplimientos en el proceso de ingreso al personal

- Incumplimientos en el proceso de ingreso de maquinaria y vehículos
- Incumplimientos en los plazos establecidos para el pago de seguridad social
- Incumplimiento en los pagos de honorarios, incapacidades, parafiscales.
- Incumplimientos en los plazos para la entrega de la documentación mensual
- Incumplimientos por el reporte y la investigación de los accidentes.
- Incumplimientos por la entrega y uso de la dotación y/o elementos de protección
personal.
- Incumplimiento por los equipos de protección colectiva y/o de emergencias.
- Incumplimientos en la implementación de trabajo seguro
- Incumplimiento en la implementación de procedimientos ambientales.
- Incumplimiento de normas de seguridad.

Las sanciones están establecidas ene l anexo 2 del contrato.

Evaluación

- El responsable de costos debe solicitar la evaluación del Contratista el día 5 de

cada mes a los responsables SST, Ambiental y Técnico, evaluando el mes
anterior, y entregarla de manera escaneada a Subcontratos.

- Antes de hacer el corte mensual de obra, el Ingeniero de costos aplicará las

sanciones del Anexo 2 del Contrato, Tabla de Sanciones y Multas Oferentes
(Contratistas); por incumplimientos Ambientales, de Seguridad y Salud en el
Trabajo.

- En caso de sanciones deben ir las evidencias del incumplimiento (Notas de

Campo, Oficios, Correos, fecha de pago de la seguridad social).

- El responsable de Costos debe realizar los descuentos en el corte correspondiente

al mes evaluado en el Acta de descuentos.

Seguimiento

La empresa realiza seguimiento al contratista mediante:

- Inspecciones planeadas o no planeadas

- Visitas y recorridos
- Auditorías
- Solicitud de documentación.
- Evaluaciones mensuales
- Notas de campo

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6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

CODIGO DESCRIPCIÓN
I-PR-02-01 Instructivo Subcontratos
F-GP-05-12 Lista maestra de subcontratistas.
F-GP-05-04 Evaluación de Contratistas
N/A Contrato
N/A Anexo 2 Tabla de sanciones y multas
F-GR-15-02 Paz y Salvo SSTMA
F-GR-15-01 Formato De notificación de requisitos SSTMA

7. CONTROL DE CAMBIOS

VERSIÓN FECHA CAMBIO ELABORO REVISO APROBO

1 01/11/2018 EMISION DEL DOCUMENTO N/A Coordinador Director G.
SST-MA Riesgo.

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