www.cees-colombia.

com

TIPS PARA PRESTAR SERVICIOS DE SEGURIDAD EN EL SECTOR

ESTATAL
Teniendo en cuenta que en el sector PUBLICO O ESTATAL se maneja diferentes aspectos
operacionales que implican la participación del personal de los esquemas de seguridad asignado a
las entidades, hemos establecido los siguientes TIPS

ASPECTOS GENERALES existen normas generales aplicables para la optimización de la seguridad en

las instalaciones como son:

1. Todo el personal externo que permanezca dentro de las instalaciones, deberá portar en
lugar visible la ficha o adhesivo correspondiente al área a la cual se autorizó su ingreso.
(Según esté establecido por la entidad o sede), El cual deberá ser verificado por los servicios
de vigilancia de cada una de las sedes.
2. Cualquier elemento que sea portado, debe ser revisado y registrado a la entrada y salida de
las instalaciones de la Entidad. Para las revisiones de personal y elementos se deberá utilizar
las herramientas electrónicas existentes que permitan llevar a cabo este tipo de controles
sin que haya contacto físico.
3. Únicamente se autoriza el ingreso de menores en horario laboral y bajo la responsabilidad
del padre o la madre, quien lo debe registrar en la minuta respectiva.
4. Recomendar a los funcionarios y contratistas, especial cuidado con los objetos personales
dejados sin seguridad sobre escritorios, mesas de reunión, comedores, salas de juntas,
baños; que por su carácter de personal será responsabilidad de su guarda y cuidado.
5. Esta bajo la responsabilidad de los funcionarios y contratistas los elementos personales que
se tengan en el puesto de trabajo.
6. Se deberá restringir el ingreso en tiempo, sitio y horario al personal de vendedores,
mensajeros, lustradores de calzado, asesores bancarios y comerciales; con el objeto de
adelantar actividades diarias dentro de las instalaciones y solo obedecerán a campañas
programadas por las áreas de bienestar de personal. Y bajo ninguna situación podrán
deambular libremente dentro de las instalaciones.
7. El ingreso de mascotas o de electrodomésticos de propiedad de funcionarios, visitantes o
contratistas, no está permitido.
8. La actividad de mendicidad no debe ser permitida dentro de las instalaciones de la Entidad.
9. Todos los vehículos que ingresen a las instalaciones de la Entidad, deberán ser revisados
cuidadosamente por el personal de vigilancia y sus ocupantes plenamente identificados y
registrados.
10. El uso de parqueaderos será únicamente para personas que estén autorizadas.
11. Personal en estado de embriaguez no podrá ingresar a las instalaciones de la Entidad.
12. El ingreso de personal armado a las instalaciones de la Entidad no está permitido,
exceptuando el personal de vigilancia contratado con arma. Las situaciones especiales con
personal que porte armas deben ser coordinado directamente con la persona o funcionario
asignado y responsable de esta actividad por la entidad.
 www.cees-colombia.com

Además de las medidas anteriores, se podrán implementar medidas de acuerdo a las condiciones y
situaciones particulares de cada una de las entidades o las sedes y ellas serán de estricto
cumplimiento con el objeto de garantizar un mejor funcionamiento de la Entidad y disminuir los
riesgos de vulnerabilidad que afectan la seguridad física de la Entidad.

CONDICIONES ESPECÍFICAS PARA EL ACCESO DE FUNCIONARIOS: para el ingreso de funcionarios

cada entidad deberá, en coordinación con el responsable del servicio de vigilancia y seguridad de la
empresa que presta sus servicios; establecer las medidas a tomar en este aspecto, dentro de estas
se debe tener en cuenta las siguientes:

1. Cuando por necesidades del servicio se requiera laborar los fines de semana o festivos, el
jefe del área directamente deberá tramitar la solicitud de ingreso antes de las 15:00 horas
de los días viernes o el último día hábil de la semana al área encargada de la seguridad de
las dependencias o quien haga las veces de supervisor del contrato de vigilancia y seguridad
privada, la autorización de ingreso relacionando los funcionarios, fecha y horario en que
laboraran. Lo anterior debido a que el jefe inmediato es el responsable de las labores
realizadas en dicha permanencia.
2. La utilización y porte del carné de funcionario, será de obligatorio y permanente porte en
lugar visible, y será el personal de vigilancia quien tendrá como función verificarlo al ingreso
y permanencia dentro de las instalaciones.
3. La verificación de autorizaciones de ingreso de funcionarios a las instalaciones en días y
horarios no laborales, se deberá efectuar sobre la consulta de la misma previo visto bueno
del superior inmediato.
4. Todo hecho que ocurra dentro de las instalaciones de la Entidad, el vigilante de turno deberá
informar inmediatamente al responsable de la seguridad de la entidad, para tomar las
medidas correctivas de lo acontecido.
5. El área supervisora de servicio de vigilancia y seguridad privada deberá coordinar con el área
de personal el suministro de la información correspondiente a las novedades que requieran
controles especiales.
6. En sistema de control de horario hecho mediante lectoras de código de barras durante los
fines de semana, deberá estar soportado por las autorizaciones de ingreso escritas y
emitidas por el jefe inmediato. No se aceptarán autorizaciones diferentes, ni verbales.
7. Al ingreso de funcionarios, se deberá permitir la revisión por parte del personal de vigilancia
de todos los paquetes, maletines bolsos, computadores, y demás elementos que sean
portados.

CONDICIONES ESPECÍFICAS PARA EL ACCESO DE USUARIOS Y/O VISITANTES

1. El ingreso y permanencia de personal ajeno a la Entidad antes o después del horario

establecido para atención al público, no se debe permitir, salvo casos especiales para lo cual
el área responsable de esta permanencia deberá tramitar solicitud y autorización del área
encargada de la supervisión del contrato de vigilancia y seguridad privada.
 www.cees-colombia.com

2. Antes de autorizar su ingreso a las instalaciones, el personal de vigilancia deberá confirmar

las solicitudes de ingreso con la oficina de destino, y luego si efectuar su identificación y
registro.
3. No se deben conceder autorizaciones de ingreso permanente para personal ajeno a la
Entidad. En caso de ser requerida, esta deberá ser renovada mensualmente.
4. Las empresas contratistas deberán mantener diariamente actualizados los listados de
personal, a su vez deberán portar permanentemente en lugar visible el carnet que los
identifique.

ENTRADA Y SALIDA DE PAQUETES

1. La entrada y salida de elementos, enseres y demás elementos de inventario se permitirá

con autorización del jefe del área respectiva.
2. Todo paquete que ingrese o sea retirado de las instalaciones, debe ser revisado y registrado.
3. Antes de recibir o manipular correspondencia o paquetes diferentes a los usuales,
comuníquese con el remitente con el objeto de verificar sus características y procedencia.
4. Los servicios de vigilancia no podrán recibir, ni almacenar estos elementos bajo ninguna
condición

ENTRADA Y SALIDA DE VEHÍCULOS

Para tener en cuenta, los vehículos para las entidades oficiales los clasificamos en cuatro (4)
categorías:

1. Vehículos oficiales de la Entidad

2. Vehículos de propiedad de los funcionarios
3. Vehículos de visitantes en general
4. Vehículos de trasteos y mantenimiento

La importancia del control para el ingreso y salida de los vehículos para todos es la misma, debe
realizarse sobre la totalidad de los vehículos cuantas veces sea necesario, a diferencia del ingreso
de las personas. Los vehículos que se encuentren en los estacionamientos deben ser revisados en
sus condiciones de permanencia, haciendo las anotaciones respectivas (ventanas abiertas, puertas
sin seguro, puertas de baúl abiertas, elementos de valor en su interior), así como también si presenta
fallas que afecten el ambiente laboral (escapes de humo, alarmas encendidas etc.).

El personal de vigilancia deberá exigir la ocupación permanente del conductor dentro del vehículo
que ocasionalmente se encuentre estacionado cerca a nuestras instalaciones.

Los vehículos de los funcionarios deben ser registrados con anticipación para efectos de ejercer el
control respectivo mediante el sistema que elija la empresa (ficha, tarjeta de proximidad, lector
digital, etc.) y la utilización de los parqueaderos.

Solo se permitirá el ingreso de vehículos de visitantes autorizados.

 www.cees-colombia.com

Se debe emplear el sistema de control de ingreso y salida de vehículos, el cual debe quedar
registrado en el libro de minuta.

Salvo en casos especiales plenamente autorizados y con las medidas de control y seguridad
respectivas, se permitirá el ingreso al parqueadero de taxis, motos y bicicletas.

PROCEDIMIENTOS ESPECIALES VIGILANCIA Y SEGURIDAD PRIVADA

El personal de vigilancia debe tener en cuenta los siguientes procedimientos para los siguientes
casos:

COMUNICACIÓN CON REDES DE APOYO Y SOLIDARIDAD CIUDADANA

Su funcionamiento es sencillo y efectivo, cuando se presenta algún acontecimiento que altere o que
pueda alterar la seguridad ciudadana, los vigilantes que se encuentran asignados a los esquemas
de seguridad de la entidad, se deben comunicar de manera inmediata con el radio-operador de la
empresa de vigilancia, quien valida la información y se comunica con la central de la Policía como
usuario de la RED DE APOYO dejando los registros correspondiente para la información y evaluación
de la misma.

Con la participación del líder de puesto, deberá identificar el cuadrante al cual pertenece, brindando
información al personal Policial integrante del mismo sobre hechos, conductas o delitos que
permitan la prevención o disuasión de delitos que afecten la seguridad ciudadana en las
instalaciones y sector aledaño.

OPERACIONES JUDICIALES

El personal de vigilancia debe tener en cuenta lo siguiente en caso de allanamientos y/o órdenes de
captura impartidas por autoridades judiciales competentes:

1. Antes de permitir el ingreso de las personas que van a realizar el captura, u operación
judicial, las personas se deben identificar y mostrar la orden emitida por los organismos de
seguridad (Policía Nacional, Fiscalía).
2. Registre en el libro de minutas los datos completos, con números de cédulas, de todas las
personas que participarán en el procedimiento.
3. Informe inmediatamente a la empresa de vigilancia, con el fin de que ésta a su vez confirme
la veracidad del procedimiento a través de la RED DE APOYO DE LA POLICÍA NACIONAL.
4. El coordinador de sede por parte de los servicios de seguridad deberá estar presente y
acompañara permanentemente la realización de diligencias judiciales, si no es permitido
deberá dejar el registro correspondiente en la minuta.

ATENCIÓN A PERSONAL DE LAS EMPRESAS DE SERVICIO PÚBLICO

 www.cees-colombia.com

Se debe tener en cuenta lo siguiente en caso de atención al personal de las empresas de servicios
públicos:

1. Confirmar directamente con la empresa si estas personas son trabajadores de ellos y si la

orden de trabajo es veraz y se encuentra vigente, se debe revisar el carné actualizado, la
orden y la labor del personal de las empresas de servicios públicos (ingeniero, técnico,
lector, etc.).
2. Verificar la veracidad de la actividad con la oficina encargada dentro de la Entidad.
3. El Lider del servicio de vigilancia deberá acompañar y conducir a las personas hasta el sitio
donde se realizará la labor y estar pendiente durante la realización de la actividad.
4. Revisar los implementos y herramientas que ingresan confrontándolas a la salida. Y dejando
los registros correspondientes en la minuta
5. Registrar en el libro de minuta los datos completos, con números de cédulas, de todas las
personas que participaran en la labor de servicio, mantenimiento o arreglo. Tanato al
ingreso como a la salida de los mismos.

PERSONAS SOSPECHOSAS

Los vigilantes deben asumir actitudes disuasivas o de alerta, cuando observen la comisión de actos
delictivos en los alrededores del lugar donde están prestando sus servicios, dando aviso inmediato
a la autoridad, de manera que pueda impedirse o disminuir sus efectos.

ACCESO A SITIOS RESTRINGIDOS

El acceso o tránsito en sitios restringidos, deberá ser controlado por los servicios de vigilancia y su
autorización deberá ser dada físicamente por el jefe del área respectiva.

PUNTOS DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

En los puntos de atención al ciudadano se deberá tener en cuenta:

1. Estos estarán cubiertos por personal de vigilancia y seguridad, respaldado por la utilización
de los elementos electrónicos y logísticos requeridos para cada entidad según las
necesidades establecida en el análisis de riesgo.
2. Para el caso de puntos de atención ubicados dentro de las sedes de la Entidad, se dispondrá
de puntos de ingreso independientes para funcionarios y para usuarios.
3. Se deberá realizar rotaciones permanentes de vigilantes dentro de las sedes, con el fin de
evitar su rutina y familiarización en el sitio, con los funcionarios y con los visitantes.
4. Se deberá vocear a los visitantes en relación a los cuidados de seguridad personal que deben
tener en cuenta, con los elementos personales, esto debido a que personas inescrupulosas
(delincuentes) aprovechan las multitudes en los puntos de contactos para efectuar hurtos.