BI y Logística

Por Óscar Alonso

Jefe de Proyecto de Lantares

Abstract

En el actual entorno económico internacional, marcado para la globalización de los

mercados, la concentración y una altísima competitividad, el rol de la logística se ha
reconocido como un aspecto extremadamente importante en la estrategia de nego-
cio, esto ha conducido a muchas compañías a externalizar sus actividades logísticas a
proveedores de estos servicios, los conocidos como Third Party Logistics (3PL).

La gestión de la cadena de suministro (Suply Chain Management) se ha convertido en

un arma competitiva básica, en este sentido las 3PLs juegan un papel crítico siendo
vistos como aliados estratégicos que proveen de una sustanciosa ventaja competitiva.

Para gestionar con efectividad la cadena de suministro de sus clientes, las 3PLs nece-
sitan analizar constantemente los datos recogidos de diferentes fuentes y convertirlos
en información.

Herramientas de BI como el datawarehousing, OLAP y los cuadros de mando pueden

ayudar significativamente a alcanzar este objetivo ofreciendo una vista unificada de
la cadena de suministro completa.

La evolución de la logística como una función estratégica

La logística ha llegado a ser reco-

nocida como una función distinti-
va con el surgimiento de sistemas
masivos de producción.

La cadena de suministro era vista

como una cadena secuencial de
actividades extremadamente es-
pecializadas siendo el papel de la
logística asegurar la disponibili-
dad de todos los materiales nece-
sarios en cada paso del proceso.

Hasta la llegada de la filosofía

japonesa de fabricación y distri-
bución (lean manufacturing,
just-in-time y kaizen) el am-
biente de trabajo era relativa-
mente estable, con la adopción
de estas técnicas la SCM se ha
convertido en un papel clave en
la diferenciación de la compañía
y la creación de valor añadido. Figura 1: prioridades competitivas a lo
largo del tiempo

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La creciente importancia de la velocidad y flexibilidad muestra una sucesión de priori-
dades competitivas a lo largo del último cuarto de siglo, si bien durante los 70 la
prioridad era el coste, durante los 80 fue la calidad, en los 90 fue la velocidad en la
entrega, actualmente la flexibilidad es uno de los valores más importantes (incluso el
principal) de una cadena de suministro competitiva.

Para lograr esta flexibilidad, la información tiene que fluir libremente a través de la
cadena de suministro, ya que el rendimiento de la cadena de suministro necesita ser
analizado y mejorado constantemente para asegurar su supervivencia.

El ímpetu de la competencia y la creciente complejidad de la función logística ha lle-

vado a numerosas compañías a externalizar las actividades logísticas tales como el
transporte y la gestión de los inventarios a proveedores externos, pero todavía exis-
ten compañías que creen que la logística es demasiado crítica como para dejarla en
manos de terceras partes.

Para ganarse la confianza de estos clientes, las 3PL se constituyen como partners
claves del cliente y su cadena de suministro y tienen que compartir de manera efecti-
va la información y el conocimiento con estos. En este sentido el concepto de trazabi-
lidad es cada vez más importante, por ejemplo en el caso de la industria alimenticia,
se hace primordial la capacidad de reconstruir el camino de un determinado produc-
to a lo largo de la cadena de suministro para detectar donde se han producido inci-
dencias y lotes problemáticos, no sólo por razones éticas o de mercado sino desde el
1 de enero de 2005 por imperativo legal (reglamento (CE) nº 178/2002).

Business Intelligence y la industria logística

El entorno cambiante de la logística provoca que las 3PL se encuentren en un es-

tado de transición en donde deben añadir más y más servicios a su cartera a me-
dida que los clientes demandan soluciones más integradas llevando nuevos para-
digmas a la SCM.

Hoy día se está camino de una optimización de flotas y de recorridos, que permita
ajustar la oferta a la demanda. Máxime cuando los nuevos parámetros obligan a
prestar servicios puerta a puerta, rápidos, regulares, fiables y seguros.

Las nuevas oportunidades aparecidas han conducido al mercado a una transforma-

ción de los conceptos logísticos tradicionales y lo están dirigiendo hacía una nueva
era de logística digital. Para ellos las 3PL deben utilizar los nuevos sistemas de infor-
mación que permiten aumentar la productividad, reducir los costes y una mejor
coordinación de las actividades, ofreciendo trazabilidad y seguimiento a sus clientes.
Sin embargo esta ventaja competitiva es difícil de mantener a los largo del tiempo, y
obliga a una mejora continua de los procesos, pasando a ser vital la capacidad de
analizar todas las actividades de la función logística de una manera integrada.

Las compañías que adopten procesos logísticos con sistemas de BI experimentarán

una evolución continuada desde la mejora de las funciones de soporte a la organiza-
ción (tales como la gestión de los recursos humanos y financieros) pasando por la
mejora de sus servicios, a través de un análisis en profundidad con informes de las
diversas funciones implicadas en los mismos, hasta la oferta de información basada
en servicios tecnológicos basados en Reports Análisis específicos y Cuadros de Man-
do, de su cadena de suministro. Para ayudar a sus clientes a incrementar su capaci-
dad de respuesta y conocimiento de sus actividades, que permitan la toma de deci-
siones para conseguir los objetivos propuestos.

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La mejora del servicio reúne procesos clave en la función logística tales como:

Gestión del almacenaje, uno de los servicios básicos ofrecidos por las 3PL
incluyendo la gestión del inventario, cross-docking, picking, etc. En este sentido
los sistemas de BI pueden ayudar ofreciendo:
Análisis del inventario: incluyendo inventarios por suministrador, por
tipo de material, etc. para un período de tiempo o en un punto determinado
del tiempo.
Análisis del rendimiento del almacén: comparando el rendimiento de
varios almacenes utilizando Key Performance Indicators (KPI) como la pre-
cisión del picking, el porcentaje de cargas a tiempo.
Determinar los costes de almacenaje: dependiente de las dimensiones
de los productos y de sus requisitos de manipulación.
Análisis del picking: permitiendo mejorar significativamente la eficiencia
del almacén determinando los productos que tienden a tener picking juntos
para agrupar estos productos durante su ubicación.
Gestión del transporte, este es un complejo proceso que necesita de la
optimización de rutas y entregas que utiliza varios modos de transporte y pagos
de servicios para reducir los costes totales de transporte significativamente. Posi-
bles aplicaciones de los sistemas de BI en esta área son:
Evaluación del rendimiento de los transportistas: utilizando factores
tales como las entregas a tiempo, el coste, la utilización de estándares, etc.
utilizándose estos análisis para la elección en futuros proyectos.
Análisis de los costes de los modos de transporte: pudiendo ayudar
a seleccionar modos de transporte efectivos respecto al coste y compañías
externas para los proyectos.
Planificación de la capacidad: como por ejemplo detectando a los
transportistas que vuelven vacíos después de la entrega.
Análisis del rendimiento de camiones y conductores: monitorizar el
rendimiento de conductores, camiones y otros vehículos a lo largo del tiem-
po ayuda a mantener los vehículos y mejora el rendimiento de los conducto-

Las compañías que han alcanzado la mejora en los procesos anteriores pueden ofre-
cer más y mejor información basada en los sistemas transaccionales ya existentes,
los sistemas de BI pueden aprovechar los datos creados por esta infraestructura para
ofrecer valiosos servicios adicionales a los clientes tales como la visibilidad de la ca-
dena de suministro, forecasting, análisis ad-hoc, y Cuadros de Mando:

Visibilidad de la cadena de suministro, un gran número de compañías han

hecho de la visibilidad de la cadena de suministro un prioridad básica, típicamente
la fecha de pedido y la fecha de carga están disponibles en diferentes sistemas
transaccionales ambos datos se pueden recoger en un datawarehouse con lo que
la trazabilidad y el seguimiento puede ser ofrecido.
Estos sistemas de visibilidad deben incluir capacidades de gestión de eventos que
puedan notificar a los individuos adecuados cuando ocurran determinadas situacio-
nes que afecten a sus procesos de toma de decisiones.
Forecasting: sofisticados modelos de predicción de la demanda y la entrega
pueden ser generados utilizando los datos disponibles de los movimientos del in-
ventario ayudando significativamente a optimizar la red logística.
Análisis ad-hoc: para poder ser socios estratégicos de negocio, las 3PL deberí-
an ofrecer a los clientes conocimiento perteneciente a su cadena de suministro,
este conocimiento puede ser mostrado en forma de reports o análisis creados a
partir de los datos capturados.

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 Cuadros de mando: la gestión corporativa involucra varias actividades realiza-
das por la dirección media y alta de la compañía y el papel que juegan los siste-
mas de BI es ofrecer a estos los reports y análisis necesarios para su toma de de-
cisiones siendo una posible aplicación la creación de un Cuadro de Mando logístico,
uno de los planteamientos de gestión más extendidos postulado por Kaplan y Nor-
ton en el cuadro de mando integral.

Cuadro de mando de la cadena logística

Mientras que la visibilidad en tiempo real y la gestión de los eventos es esencial en la

SCM, la capacidad de generar métricas y sistemas de soporte a la toma de decisiones
son necesarios para una mejora continua.

El control de la cadena de suministro se debe llevar a cabo recopilando una serie de

indicadores y metas alineados con la estrategia y los objetivos estratégicos, reunidos
de forma sencilla para poder obtener la información necesaria, tanto cuantitativa co-
mo cualitativa, y de esa manera mantener el control de las operaciones.
La pregunta a responder es: ¿se gestiona correctamente la cadena en cuanto a alma-
cenes, transporte y distribución?, como resultado las compañías pueden encontrar
fallos en alcanzar los objetivos de rendimiento, lentitud en las reacciones a proble-
mas, incapacidad en realizar análisis rápidos a la raíz de los problemas y errores en
la colaboración interna a lo largo de la organización.

Para la construcción del cuadro de mando logístico, se describen a continuación un

conjunto de medidas a título de ejemplo que permiten identificar las ineficiencias pa-
ra cada una de las diferentes áreas en que se divide la cadena logística:

Coste del almacén sobre ventas: esta medida nos indica el coste de gestión
almacén/almacenes y su impacto en la cifra de negocio.
Productividad del almacén medido: como volumen movido por persona o por
unidad de tiempo y que permite conocer la utilización y la rentabilidad de recursos
en el almacén.
Rotación del inventario de producto acabado: esta medida permite detectar
una ineficiente coordinación de las áreas de distribución y producción.
Coste de gestión de pedido: que apoya a la gestión de costes basados en acti-
vidad y sirve para tomar decisiones como el tamaño mínimo de pedido, por ejem-
plo.
Desviación entre inventario real y teórico: permite medir la calidad de la ges-
tión de la información relacionada con el inventario.
Porcentaje de mermas: como elemento para valorar efectos de stocks excesivos.
Calidad de servicio de proveedores: mide la calidad de nuestros proveedores,
evaluada con los parámetros concretos para cada caso en función de los elemen-
tos críticos.
Cumplimiento de entregas de proveedor: sirve para analizar el cumplimiento
de fechas de los proveedores así como el impacto de esos cumplimientos / incum-
plimientos en el servicio al cliente.
Valoración de la calidad en el transporte: valorado en función de los pará-
metros críticos de cada caso concreto.
Coste frente a coste presupuestado del transporte (sobrecoste): esta me-
dida nos permite conocer la correcta gestión desde el punto de vista económico de
transporte.
Coste frente a coste presupuestado de distribución (sobrecoste): esta
medida nos permite conocer la correcta gestión desde el punto de vista económico
de la distribución.

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 Cumplimiento de entregas al cliente (delivery performance): sirve para
analizar la calidad de servicio al cliente.

Igualmente, en cualquier proyecto de cuadro de mando resulta interesante realizar

un estudio de benchmarking con empresas del mismo sector de los que se puedan
extraer conclusiones interesantes.

Estos sistemas de scorecarding mejorarán espectacularmente la capacidad de las

compañías en alcanzar sus objetivos de rendimiento, las métricas de rendimiento se-
rán ampliamente distribuidas a lo largo de la organización facilitando la colaboración
entre los equipos logísticos, serán accesibles vía web pudiendo compartir las métricas
claves con suministradores ó clientes, permitirán a los usuarios ganar en conocimien-
to adicional y determinar las causas de los problemas facilitando las reacciones rápi-
das a los problemas y el análisis de la información en los distintos niveles de la com-
pañía para la toma de decisiones.

Casos

Paul Hoy, director del sector de la fabricación en Cognos, señala que “el acceso inme-
diato y flexible la información es crucial para operar en una cadena de suministros
logísticos eficiente. Cognos BI mejora la visibilidad en toda la organización, lo que a
su vez ayuda a mejorar la rentabilidad y maximizar la atención al cliente”. Y añade:
“todas las firmas de logística saben cuán importante es ser capaz de transportar bie-
nes de forma eficiente para conservar la ventaja competitiva. Para conseguirlo, hay
que poseer la inteligencia de negocio necesaria para tomar decisiones documentadas
y la posibilidad de identificar con certeza las tendencias”.

Conclusión

La adopción de sistemas de BI en los procesos logísticos permiten reducir significati-

vamente los costes, aumentan la velocidad en la cadena de suministro y aumentan el
beneficio orientando la logística a los clientes.

Para poder competir en este mercado, estas compañías se ven obligadas a mejorar
continuamente sus servicios existentes, añadir nuevos servicios basados en las tec-
nologías de la información y hacer sus funciones organizativas internas más efecti-
vas. Sistemas de BI como el datawarehousing pueden ayudar significativamente a
alcanzar estos objetivos.

Reconocer la necesidad de una solución de BI y Cuadros de Mando, es sólo el primer

paso. El verdadero reto es hacerlo parte integral del proceso de toma de decisiones,
es de vital importancia tener unos objetivos de negocio claros para el proyecto con
un soporte total por parte de la dirección de la compañía.

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