MANUAL DE COBRANZA

EN DESARROLLO

Manual de cobranza versión 2019 1

 1. Generales

La finalidad de este manual es proporcionar a los ejecutivos de cobranza la información requerida para
el cumplimento de sus actividades, propiciando una cartera sana para las finanzas del grupo.

1.1 Misión

Mantener los estados de cuenta en orden y la cobranza en tiempo y forma sin saldos vencidos.

1.2 Objetivo

Lograr recuperación de cartera vencida en 70 % semanal mínimo, ideal 100 %

1.3 Organigrama

Gerencia Nacional de
Comercialización

Gerente de
División comercial

Asesor Atención a
Administración In house
comercial clientes

Mensajero

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1.4 Descripción de puesto
Perfil de acuerdo a formato correspondiente ubicado en el apéndice 1 de este manual; aplicación de
pruebas correspondientes por parte del proveedor de recursos humanos.

1.5 Herramientas

1.5.1. Conocimientos
Antes de iniciar a desarrollar su actividad, deberá acreditar la capacitación de inducción de acuerdo
al siguiente temario.

I. INFRAESTRUCTURA DEL GRUPO AMERICA

 Oficinas operativas y su función
 Oficinas comerciales y su función
 Valores agregados
 Procesos operativos
 Certificaciones
 Empresas hermanas

II. INTRODUCCIÓN AL DESPACHO ADUANERO

 Participantes en el despacho aduanero.
 Recinto fiscal y fiscalizado
 Art. 35 de la Ley Aduanera.

III. PROCESO DEL DESPACHO ADUANERO EN SUS DIVERSOS TRÁFICOS

 Tráficos aduaneros
 Regímenes aduaneros.
 Proceso de despacho aduanero en tráfico marítimo, terrestre, aéreo,
 intermodal y sus particularidades más relevantes.

IV. TARIFA Y CUENTA DE GASTOS

 Pago de contribuciones y aprovechamientos y sus formas de pago
 Estructura general de los gastos operativos
 Estructura de la tarifa global del grupo.

1.5.2. Tencnológicas
Utilizará la siguientes herramientas y plataformas para registro y control de la información en general.

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 Smartphone con datos moviles
 ATP – Apéndice 3
 SADTA – Apéndice 3

2. Proceso
ETAPA OBJETIVO PROCESO METRICA PERIODO EVALUACIÓN

2.1 Bitácora Conocer los saldos Determinar cuáles son El Coordinador

(Resumen de globales de los los clientes morosos Mensual Nacional de
Saldos comitentes al inicio del para ejecutar las cobranza. Es
Corporativos) mes. acciones pertinentes. responsable de
revisar, mantener,
aprobar, controlar e
implementar este
documento.
2.2. Consultar - Conocer los saldos Descargar cada uno de Descargar Estados de El Gestor de
Estados de totales de cada uno de los Estados de Cuenta cuenta. cobranza analizara
cuenta en los comitentes. Digitales de los Todas las empresas con Quincenal la información para
SADTA. - Detectar Saldos comitentes con saldos saldos a cargo. conocer los saldos
Vencidos. a cargo. vencidos por
operativa de los
comitentes.

2.2 Enviar - Analizar los saldos por Realizar el envío de Envío del estado de El Gestor de
Estados de operativas y detectar correo electrónico, cuenta. cobranza
Cuenta los saldos vencidos haciendo uso de todas Todas las empresas con retroalimentará la
Digitales. para trabajar en su las herramientas y saldos vencidos. Quincenal parte de
recuperación. habilidades obtenidas, observaciones
según para cada caso. SADTA
“seguimiento de
cobranza”.

El Gerente y/o el
Coordinador
Nacional de
Cobranza proveerá
apoyo y acciones
correctivas.
2.3 Cobranza Obtener información Se brinda un plazo Llamada Telefónica. El Gestor de
Telefónica. adicional no recibida después de haberse Empresas sin cobranza
vía correo electrónico enviado el estado de retroalimentación vía retroalimentará la
sobre la programación cuenta para que el electrónica. 10 días parte de
de pagos de los comitente pueda observaciones
comitentes. responder con su plan SADTA
de pagos, de lo “seguimiento de
contrario se realiza una cobranza”.
llamada para obtener
dicha información.
El Gerente y/o el
Coordinador
Nacional de
Cobranza proveerá
apoyo y acciones
correctivas.

Manual de cobranza versión 2019 4

3. Procesos administrativos

3.1 Cobranza.

3.1.1 Se recibe Bitacora de Cobranza Mensual del Corporativo.

3.1.2 Se consulta en SADTA el estado de cuenta semanal de los clientes.

3.1.3 Se descarga y almacena el archivo digital.

3.1.4 Se desarrolla correo electrónico, se adjunta archivo digital y se envía al comitente.

(Quincenal).

3.1.4.1 Se agregan Observaciones en SADTA (Seguimiento de Cobranza).

3.1.5 El Cliente Responde correo enviándonos comprobante de pago o bien proporcionándonos

su programación de pagos. (Se envían los pagos al Contralor de Ingresos de la operativa que
corresponda para su aplicación).

3.1.5.1 Se agregan Observaciones en SADTA (Seguimiento de Cobranza).

3.1.6 Si no se recibe respuesta vía electrónica por parte del cliente se contacta de nuevo 10 días
hábiles después a través de una llamada Telefónica.

3.1.6.1 Se agregan Observaciones en SADTA (Seguimiento de Cobranza).

3.1.6.2 El Cliente nos hace llegar su programación de pagos o comprobante de pago (Se envían
los pagos al Contralor de Ingresos de la operativa que corresponda para su aplicación).

3.1.6.3 Se agregan Observaciones en SADTA (Seguimiento de Cobranza).

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 4. Políticas

Equipo de transporte.

o Hará uso del vehículo utilitario asignado por la genrencía de cada división comercial. El
uso de los mismos se regirá por lo siguiente:
 El vehículo deberá de ser regresados a la empresa al finalizar el día.
 El suministro de combustible será controlado por el área administrativa.
 Se deberá llevar un registro de kilometraje/combustible.
 El mantenimiento preventivo correrá a cargo de la empresa, siendo
responsabilidad de la administración la programación y control del mismo. Se
señala la forma de mantenimiento correctivo, porque hay fallas que son
imperceptibles y que se suscitan igual que las perceptibles. Además, es
importante aclarar que el auto asignado a ventas no deberá ser usado por otros
departamentos o empresas, ya que siendo así, la responsabilidad en caso de
presentarse mantenimiento correctivo será difícil o imposible fincarla.
 El deducible por siniestro, se cubrirá 100% por el usuario, en aclaración cuando el
usuario no es responsable del siniestro no se le imputara ningún concepto y se le
apoyará para la solución del problema.
 Las fallas por el mal uso y conservación del equipo será responsabilidad del
usuario.
 Vestimenta y cuidado personal.

A continuación se señala el tipo de vestimenta que deberá portar el personal de las oficinas comerciales
de nuestra empresa.
Oficina Personal Vestimenta

Hombre Traje y corbata

Vallejo
Mujer Traje sastre

Hombre – Ventas Pantalón de vestir, saco y camisa

Hombre – Administración Uniforme corporativo
Querétaro Hombre - Mensajero Uniforme corporativo
Mujer – Ventas Traje sastre
Mujer – Administración Uniforme corporativo
Mujer - Mensajero Casual corporativo
Hombre – Ventas Pantalón de vestir, saco y camisa
Hombre – Administración Uniforme corporativo
Monterrey Hombre - Mensajero Uniforme corporativo
Mujer – Ventas Traje sastre
Mujer – Administración Uniforme corporativo
Mujer - Mensajero Casual corporativo

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