PROCEDIMIENTO Código:

GA.PR.XX
GENERAL DE COMPRAS
Versión: 01

PROCESO: Fecha:
DD/MM/AAAA

Tabla de contenido
1. OBJETIVO ............................................................................................................................................ 2
2. ALCANCE ............................................................................................................................................. 2
3. REFRENCIAS ........................................................................................................................................ 2
4. DEFINICIONES ..................................................................................................................................... 2
5. PROCEDIMIENTO ................................................................................................................................ 2
5.1. Responsabilidades .......................................................................................................................... 2
5.2. Pronósticos de subcontrataciones y compra ................................................................................. 2
5.3. Petición y comparación de ofertas. ................................................................................................ 3
5.4. Contenido de los documentos de compras .................................................................................... 3
5.5. Aceptación de los pedidos.............................................................................................................. 4
5.6. Selección y evaluación de proveedores ......................................................................................... 4
6. Registros ............................................................................................................................................. 5

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1. OBJETIVO

Crear criterios de gestión para la adquisición de bienes y servicios que cumplan las expectativas de las
áreas solicitantes.

2. ALCANCE

Este procedimiento se aplica al abastecimiento de recursos materiales que cumplan con las
especificaciones de calidad, técnicas, plazos y precios determinados para los productos de Aplanchados
y Alimentos Doña Chepa SAS y a las actividades subcontratadas correspondientes.

3. REFRENCIAS

ISO 9001 – 2015

4. DEFINICIONES

Compras: Acción de adquirir un producto o servicio a cambio de un coste determinado.

Materiales: Son tipos de materia con características específicas.

Subcontratación: Es un proceso donde una organización encarga sus tareas externas a otra
especializada en esa área.

Proveedores:

5. PROCEDIMIENTO

5.1. Responsabilidades

En la gestión de subcontratación y de compras de servicios o materiales, pueden intervenir los

siguientes funcionarios:

 Gerente general: Equipos e inversiones

 Jefe de producción: Servicios o materiales destinados en el área de producción
 Jefe de planta: Servicios o materiales destinados en la planta, actividades de
mantenimiento.

5.2. Pronósticos de subcontrataciones y compra

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 Antes de comenzar la producción el jefe de producción identifica la materia prima y los

servicios necesarios para la estimación de las subcontrataciones y las compras a efectuar.
Los pronósticos se aproximan a las necesidades reales de la producción y se hacen para
iniciar las consultas con proveedores.

 La empresa debe suplir necesidades de producción fuera de lo programado cuando:

-Es preciso reponer stock en el almacén.

-Las necesidades de producción lo precisan.
-Un encargo concreto de un cliente así lo requiere.
-Un programa de provisión transmitida por los clientes.

5.3. Petición y comparación de ofertas.

 Hacer las gestiones pertinentes para pedir ofertas de materiales o subcontratación

preferiblemente a los proveedores que están en la lista habitual de proveedores que tiene
la organización o que pertenezcan a la zona donde se está trabajando.

 Es importante realizar un formato para comparar las ofertas recibidas.

5.4. Contenido de los documentos de compras

 Cuando se haya elegido el proveedor, El jefe de producción o el jefe de planta pasa los
datos a administración y allí se procede a establecer el pedido según el contrato oportuno.
 Se debe incluir en los contratos o en los pedidos según se proceda los datos siguientes:

- Identificación de la provisión (denominación, descripción) y del proveedor seleccionado.

- Detalles en catalogo (materiales), en oferta o en otros documentos entregados por el
proveedor.
- Cantidad en unidades de aprovisionamiento
- Destino de suministros
- Fecha de emisión
- Plazo de entrega
- Formas de pago
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 Cuando se requiera certificados de calidad, instrucciones para materiales o subcontratación,

las solicitudes se colocan en el contrato.
 Incluir en los contratos clausulas ambientales y también de seguridad y salud oportunos.
A el jefe de producción se le debe presentar controles operacionales con respecto al ambiente
y a residuos para su revisión y seguimiento.
 El área de administración es la encargada de archivar y seguir todos los contratos de los
pedidos sin importar quien haya causado la necesidad, estos contratos de pedidos deben ser
firmados por el encargado ya sea el jefe de producción o el jefe de planta.
 Una copia del pedido debe quedar en manos del responsable de la compra para hacer más
fácil la prestación de servicios o recepción de materiales.

5.5. Aceptación de los pedidos

 Los responsables del pedido son los encargados de su recepción atendiendo las instrucciones
de recepción aplicables.
 Cuando se tenga el recibo del proveedor en administración debidamente aceptado o sea que
no haya ninguna inconformidad se procede a comprobar con la factura de pago del
subcontratista para continuar con el pago.
 El área de administración debe tener archivos de ofertas abiertas por parte de los proveedores
a precios establecidos porque se puede usar de base para cualquier pedido que se origine.
 En la recepción del pedido se debe inspeccionar que no vaya a afectar la calidad del producto
final.

5.6. Selección y evaluación de proveedores

 Los proveedores deben cumplir con los siguientes criterios:

- Los productos deben cumplir con los requisitos exigibles legalmente como con lo que la
producción lo necesita.
- Los productos deben llegar en las condiciones y plazos establecidos.
- Las condiciones económicas tienen que ser competitivas
- Los proveedores deben cumplir con los criterios de evaluación del desempeño como apto.
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 Para la subcontratación de servicios el jefe de producción debe tener en cuenta los siguientes
criterios:
- Disponer de las características necesarias que requiera la empresa.
- Debe disponer los medios suficientes para cumplir los trabajos en la forma y plazo
establecidos.
- Contar con la documentación administrativa que se les exige.
- También deben cumplir con la evaluación del desempeño como apto.
 Los proveedores se deben evaluar continuamente, mediante el análisis de no conformidades
que nacen por los suministros o servicios.
La clasificación tiene estas categorías apto o no apto utilizando los siguientes criterios:

- Es no apto cuando una empresa presenta no conformidades y nunca lo corrige.

Es importante realizar evaluaciones para ver el comportamiento de los proveedores y

subcontratistas, mirando las no conformidades y las acciones correctivas formuladas por parte de ellos
y así optar por medidas oportunas.

6. Registros

REGISTRO RESPONSABLE
Comparativo de ofertas Jefe de producción, jefe de planta
Pedido Administración
Petición de suministro Administración
Evaluación del desempeño Gerente
Documentación requerida Administración
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