CONTROL Y GESTION DOCUMENTAL

DILIA BUELVAS OSPINO

ESTUDIANTE

JOSE LUIS LOBO

DOCENTE

UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO

SANTA MARTA

D.T.C.H

2019
CONTROL Y GESTION DOCUMENTAL
La gestión documental consiste en controlar de un modo eficiente y sistemático la
creación, la recepción, el mantenimiento, la utilización y la disposición de los documentos.
Se puede decir que la gestión documental abarca el ciclo de vida completo de los
documentos es decir, el tratamiento secuencial y coherente que se le da a los
documentos desde que se produce o reciben desde la distintas unidades hasta el
momento en que son eliminados o conservados, en función de su valor testimonial o
histórico.

Los objetivos de un SGD son los siguientes:

 Coordinar y controlar las actividades específicas que afecten a la creación, la

recepción, la ubicación, el acceso y la preservación de los documentos.

 Custodiar y recuperar la documentación que se genera de un modo eficaz.

 Garantizar el buen funcionamiento de la organización y el cumplimiento de la

legislación vigente.

El control y la gestión documental son de gran relevancia debido a que proporcionan

apoyo interno en la toma de decisiones para el trabajo diario además de asegurar una
preservación adecuada del patrimonio histórico y documental de la organización. Así
mismo, tiene un importante papel en la calidad y la imagen de la organización, puesto
que:

 Evita la pérdida de la documentación, ya que todos los documentos están

integrados e identificados en un único sistema.

 Evita la pérdida de tiempo en la recuperación de la documentación.

 Permite el control de accesos y de seguridad de la información de los documentos,

e impide que terceras personas accedan a los contenidos.

 Establece un ciclo de vida de la documentación y posibilita su destrucción de un

modo seguro y certificado.
 Establece la colaboración entre los diferentes órganos de la institución para una
óptima gestión del SGD.

Por otra parte es fundamental resaltar la importancia de los archivos dentro de la gestión
documental debido a que estos, recopilan, conservan y difunden información registrada,
generada o recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que
ésta realiza. Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel o
cualquier otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos cintas o
discos de computadoras, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas, películas,
pinturas, mapas, etc.
A continuación se mencionara algunos conceptos referentes al tema:

 Archivo central. Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento

de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos
una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.

Archivo General de la Nación. AGN

 Archivo de gestión. Archivo de la oficina productora que reúne su documentación

en trámite, sometida a continuautilización y consulta administrativa.
 Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados
conforme a los principios y procesos archivísticos.
 Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de
Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o
expropiación.
 Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
 Asunto: Contenido de una unidad documental generado por una acción
administrativa.

Base de Datos Registro de Comunicaciones. BDRC

 CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los

documentos para su almacenamiento y preservación.
 CATÁLOGO: Es el instrumento de consulta que describe de manera exhaustiva
los documentos (expedientes, tomos, legajos, unidades documentales)
seleccionados de una serie o asunto, o parte de ella, que traten de un mismo
asunto, que por su valor histórico o demanda de consulta así lo amerite.
 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
 CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Fase del proceso de organización documental,
en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con
la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series
y/o asuntos).
 DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en
cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente,
o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención
Documental y/o Tablas de Valoración Documental.
 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
 ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS: Es la destrucción de los documentos que han
perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen
valor histórico o que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología.
 EXPEDIENTE DOCUMENTAL: Conjunto de documentos relacionados con un
asunto, que constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por
un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina
productora en la resolución de un mismo asunto.
 FONDO DOCUMENTAL: Totalidad de las series documentales de la misma
procedencia o parte de un archivo que es objeto de conservación institucional
formada por el mismo archivo, una institución o persona.
 INVENTARIO DOCUMENTAL: Es el instrumento que describe la relación
sistemática y detallada de las unidades de un fondo, siguiendo la organización de
las series documentales. Puede ser esquemático, general, analítico y preliminar.
 ORDENACIÓN DOCUMENTAL: Ubicación física de los documentos dentro de las
respectivas series en el orden previamente acordado.
 ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Conjunto de acciones orientadas a la
clasificación, ordenación y descripción de los documentos de una institución, como
parte integral de los procesos archivísticos.
 PATRIMONIO DOCUMENTAL: Conjunto de documentos conservados por su
valor sustantivo, histórico o cultural.
 PRODUCCIÓN DOCUMENTAL: Generación de documentos en las instituciones,
en cumplimiento de sus funciones.
 RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de operaciones de verificación y
control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o jurídica.
 RETENCIÓN DOCUMENTAL: Es el plazo en términos de tiempo en que los
documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal
como se consigna en la tabla de retención documental.
 SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y
contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como
consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Instrumento archivístico esencial que
permite la racionalización de la producción documental y la institucionalización del
ciclo vital de los documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las
entidades, estas, deben ser elaboradas y adoptadas para la implementación del
Programa de Gestión documental, siguiendo las etapas y demás aspectos
contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002.
 TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL: el conjunto de la documentación
producida antes de la aprobación y aplicación de la Tablas de Retención
Documental (TRD) en los Archivos de Gestión, se denomina, técnicamente, fondo
acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado será la
Tabla de Valoración Documental (TVD).
 TRANSFERENCIA DOCUMENTAL: Remisión de los documentos del archivo de
gestión al central y de este al histórico de conformidad con las tablas de retención
documental adoptadas.
 TRAMITE DE DOCUMENTOS: Curso del documento desde su producción o
recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.