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Análisis de Procesos
Análisis de Procesos
2007
HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS
PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
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HERRAM. ADMINISTRATIVAS PARA LA SOLUCIÓN DE PROBLEMAS P. Reyes / Sep. 2007
CONTENIDO
1. Introducción
2. Diagrama de afinidad
3. Diagrama de interrelaciones
4. Diagrama de árbol
5. Diagrama matricial
6. Matrices de prioridad
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1. INTRODUCCIÓN
Diagrama de afinidad:
o Organiza grandes cantidades de información
Gráfica doble de interrelaciones:
o Muestra los enlaces de causas y efectos entre aspectos relacionados
Diagrama de árbol:
o Diagrama los niveles de destalle para alcanzar un objetivo principal y los objetivos
secundarios relacionados
Diagrama Matricial:
o Muestra las relaciones y correlaciones entre ideas
Matrices de prioridad:
o Asigna prioridades a asuntos, tareas o posibles opciones con base en criterios
conocidos
Gráficas de Programa de Decisión de Procesos (GPDP):
o Revela cadenas de eventos y planes de contingencia
Diagrama de redes y actividades:
o Desarrolla u programa para tareas complejas
A PLICACIONES
Las herramientas para la mejora continua se emplean de manera ideal en los casos siguientes:
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Planeación de contingencia
Ayudar a una organización a pasar de la manera antigua de pensar a otras formas más
novedosas de hacerlo
Realizar una selección final de una lista de opciones
Evaluar opciones de diseño de producto
Es posible emplear las nuevas herramientas para la mejora continua en varias fases del diagrama de
mejora es posible emplear más de una en cada paso y se deberá elegir la herramienta correcta para
el trabajo.
2. D IAGRAMA DE AFINIDAD
Es una herramienta que se emplea para organizar grandes cantidades de información agrupando los
aspectos de la misma con base en relaciones clave entre ellos; también se conoce como método KJ.
Cuando se emplea este diagrama, se organizan las ideas o áreas generales de problemas para
adquirir la comprensión de un problema o asunto complejo, así como para identificar las causas
potenciales de un problema. La herramienta ayuda a mejorar el compromiso y el apoyo del equipo.
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P ASOS
1. Reunir el equipo y elegir un líder.
a. El equipo deberá consistir en 5 o 6 personas que estén relacionados con el
problema.
2. Establecer el asunto o problema en forma de pregunta.
3. Realizar una tormenta de ideas respecto al problema o aspecto y registrarla en fichas de
trabajo.
a. Sólo una idea por tarjeta
b. Máximo siete palabras por tarjeta
c. Cada tarjeta deberá contener un sustantivo y un verbo
4. Desplegar las tarjetas en una mesa grande o muro.
5. Acomodar las tarjetas en pilas similares o por “familias”.
6. Crear tarjetas de encabezado
7. Dibujar el diagrama de afinidad
a. Trazar un círculo en torno a cada agrupamiento y conectar este con la tarjeta de
encabezado
b. El diagrama queda completo cuando el equipo alcanza el consenso y etiqueta el
diagrama con el nombre del equipo y la fecha
8. Discutir el diagrama de afinidad
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Una gráfica doble de interrelaciones es una herramienta gráfica que se emplea para organizar
problemas o aspectos complejos y que implican muchas variables, se emplea para estudiar las
relaciones entre los elementos de un problema e identificar las causas raíz o las soluciones, es
similar al diagrama de afinidad en la medida que el proceso de construcción de una gráfica doble
interrelaciones es creativo.
Ayuda a identificar las causas potenciales de un problema. A diferencia del diagrama de causa y
efecto, la gráfica permite que el equipo de solución de problemas observe al mismo tiempo
muchos efectos y trace la relación entre dichos efectos y varias causas.
P ASOS
1. Reunir el equipo y elegir un líder.
2. Poner el asunto o problema en forma de pregunta.
a. Es posible elegir dicho asunto o problema de las siguientes fuentes:
- El aspecto clave o la tarjeta de encabezado más crítica de un diagrama de
afinidad.
- La declaración de efecto de un diagrama de causa y efecto
- El aspecto clave de un diagrama de árbol
- Un aspecto clave identificado por el equipo
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4. D IAGRAMA DE ÁRBOL
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Un diagrama de árbol (diagrama sistemático) es una técnica que se emplea para buscar la forma
más apropiada y eficaz de alcanzar un objetivo específico. Esta herramienta gráfica de diagrama
los diversos niveles de detalle, estos representan acciones (o tareas) que siguen rutas lógicas
para implantar un objetivo amplio. Al implantar los puntos detallados de acción, se crea un efecto
de dominio que lleva al logro del objetivo principal.
Cuando se trabaja sobre un objetivo amplio, un diagrama de árbol ayuda a orientar tareas
específicas, es posible emplearlo para planear la implantación de una solución detallada en
forma ordenada. El diagrama de árbol funciones para dividir un aspecto u objetivo más complejo.
P ASOS
1. Reunir un equipo apropiado.
2. Elegir la declaración de objetivo.
c. Es posible elegir dicho asunto o problema de las siguientes fuentes:
- El aspecto clave o la tarjeta de encabezado más crítica de un diagrama de
afinidad.
- La declaración de efecto de un diagrama de causa y efecto
- El aspecto clave de un diagrama de árbol
- Un aspecto clave identificado por el equipo
3. Generar los encabezados de primer nivel del árbol.
a. Como punto de inicio, usar los siguientes tres encabezados de primer nivel del
árbol
- Si el objetivo es un aspecto clave de un diagrama de afinidad, usar las
tarjetas de encabezado. Si el objetivo es la tarjeta crítica de encabezado,
usar las tarjetas bajo tal encabezado
- Si el objetivo es una causa o efecto raíz de una gráfica doble de
interrelaciones, usar las tarjetas que llevan a ella
- Si el objetivo es un aspecto clave identificado por el equipo, realizar una
tormenta de ideas cuyo enfoque sea la implantación
4. Completar el diagrama de árbol bajo cada encabezado principal.
5. Revisar el diagrama de árbol terminado.
5. D IAGRAMA M ATRICIAL
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Los diagramas matriciales son herramientas que se emplean para revelar las correlaciones entre
ideas, tares y responsabilidad y que aparecen en diversas formas matriciales, es posible emplear
estas herramientas para organizar y comparar dos o más conjuntos de artículos para mostrar
cuales de ellos están relacionados, asimismo pueden mostrar la fortaleza estadística y la
dirección de influencia de cada relación.
Los diagramas matriciales se emplean para mostrar la relación entre las tareas de un diagrama
de árbol y otras características o funciones, son herramientas de extrema flexibilidad, pueden
manejar cualquier tipo de contenido de información y comparar cualquier número de variables.
- Forma de L
- Forma de T
- Forma de Y
- Forma de X
- Forma de C
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Es posible crear diagramas matriciales para mostrar diversos tipos de relaciones, una forma de
usarlos es desarrollar las nuevas actividades contra lo que en ese momento hace una
organización, para desplegar una solución genérica.
P ASOS
1. Reunir a un equipo apropiado.
2. Elegir las consideraciones clave.
a. ¿Qué tipo de información se desea mostrar en la matriz?
3. Elegir la forma apropiada de la matriz.
a. Decidir el tipo de forma que permitirá obtener la mejor información:
- Forma de L: 2 consideraciones clave
- Forma de T: 3 consideraciones clave con relaciones directas e indirectas
- Forma de Y: 3 consideraciones clave con relaciones directas
- Forma de X: 4 consideraciones clave con relaciones directas e indirectas
- Forma de C: 3 consideraciones clave con relaciones simultáneas
4. Definir los símbolos de relación a emplear y crear una leyenda.
5. Concluir la matriz.
6. M ATRICES DE P RIORIDADES
Las matrices de prioridades son herramientas para tomas decisiones. Utilizando criterios
ponderados y acordados, se emplean tales herramientas para asignar prioridades a aspectos,
tareas u opciones posibles. Se basan en la combinación de un diagrama de árbol y uno matricial.
Pueden ayudar a reducir el número de opciones; de modo que sea posible tomar decisiones con
mayor facilidad, debido a que las matrices de prioridades proporcionan un enfoque lógico a la
elección de un conjunto de opciones, son ideales para elegir un problema para que lo ataque el
equipo y estrechar una lista de soluciones potenciales para un problema.
P ASOS
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Cambiar fecha de
reunión
Reservar sala de Sala de reuniones no
reuniones disponible
Reservar otro sitio
Rentar equipo
audiovisual
Planeación de una Verificar equipo Equipo audiovisual no
reunión audiovisual disponible
Reservar otro sitio
Banquete no
Ordenar a otro
disponible
proveedor
Efectuar los
arreglos de
alimentación
Solicitar un menú
distinto
Menú no
disponible
= Seleccionado Ordenar otro proveedor
= No factible de banquetes
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Una gráfica de programa de decisión del proceso (GPDP) es una herramienta dinámica de
planeación que se emplea para diagramar en forma sistemática todas las posibles cadenas de
eventos para alcanzar un objetivo amplio o para implantar una solución compleja.
Se enumeran todos los eventos concebibles y una contramedida apropiada en este flujo
cronológico, se emplea este método cuando existe incertidumbre en un proceso de implantación,
cuando el problema u objetivo es único o desconocido.
Las gráficas de programa de decisión del proceso se clasifican por las herramientas que se
emplea:
GPDP “planeado por adelantado”: anticipan lo “inesperado” antes de la implantación
verdadera. Se efectúa una tormenta de ideas de todas las distintas posibilidades y se
elaboran planes de contingencia con anticipación.
GPDP en tiempo real: se desarrollan alternativas durante la implantación.
Se emplea una GPDP para describir de manera sistemática una solución u objetivo complejos,
otro propósito es probar teorías durante la implantación de una solución compleja.
P ASOS
1. Reunir el equipo apropiado.
2. Elegir el flujo básico de implantación.
3. Elegir el formato de la gráfica.
4. Establecer el objetivo principal.
5. Enumerar los pasos del proceso.
6. Determinar contramedidas.
7. Evaluar las contramedidas.
- Evaluar las contramedidas y marcarlas en la forma siguiente
= Seleccionada
= No factible
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P ASOS
1. Reunir el equipo apropiado.
a. Los miembros del equipo deberán conocer a fondo las tareas y subtareas
2. Identificar todas las tareas que requiere el proyecto.
3. Determinar la secuencia de actividades.
4. Calcular el tiempo que se requiere cada actividad.
5. Calcular la ruta crítica del proyecto.
6. Calcular la fecha más tardía de inicio y más temprana de conclusión de cada subtarea.
7. Calcular la holgura total.
8. Diseñar el diagrama de redes de actividades.
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