Situación Problémica

Soy parte del equipo ejecutor y cuando se está desarrollando un proyecto para implementar un
SIG, aparece para el equipo ejecutor la tarea más importante de todas: identificar como se
enfrentan los problemas del día a día de la empresa, detalles sobre tareas específicas (como
reaccionamos a los requerimientos cambiantes de nuestros clientes, mejores prácticas, atención
al cliente, seguridad de los empleados), etc. Esta información es trascendental para la definición
del sistema, pero no queda reflejada en ningún sitio ya que, en la inmensa mayoría de los casos
solo queda en el “conocimiento popular” de los miembros de la empresa que están todo el día
en el desarrollo de sus actividades. Esto plantea una serie de problemas:

• No hay una máxima fija para todos. La información queda recogida por cada miembro
de la empresa a su libre interpretación por lo que al final tenemos varias verdades muy
parecidas sobre el mismo asunto.
• Si un miembro de la empresa se va, entonces la información se pierde.
• Con el tiempo las cosas se olvidan y se degrada la información.

¿Entonces la solución sería dejar reflejada la información en documentos? Esta sería la opción
más lógica pero también plantea una serie de problemas de peso:

• El sistema de información varía de forma y de tamaño con mucha rapidez, por lo que
mantener actualizada la documentación resulta difícil. Y no solo el problema es mantenerlo
“actualizado” es que encima todos los miembros de la empresa tendrían que volver a leerlo
TODO “rápido” y con mucha frecuencia.
• Es una tarea difícil documentar porque hay que expresarse de una manera que no sea
demasiado tediosa (el lector se cansará de leer) y que no sea demasiado abreviada (el lector
no se enterará).

Al final, la opción que toman normalmente las empresas es ¿Por qué documentar si le puedo
preguntar a alguien?

El equipo ejecutor del SIG se plantea algunos interrogantes para abordar este problema de la
manera más efectiva y eficiente:

 ¿Qué debo documentar y qué no, de acuerdo a la exigencia normativa?

Debo documentar Manuales, Políticas, Procedimientos, Instructivos, Procedimientos y Registros

y Evidencias

 ¿Qué información deben contener los documentos del SIG?

Deben contener información legal, información de la organización, información de sus procesos.

 ¿Cuáles es la estructura de esta documentación?

1. Manual de la calidad,

2. Procedimientos o planes,
3. plan de la Calidad;

4. Instructivos,

5. Formatos y Registros

 ¿Existen normas y leyes que deba cumplir y me ayuden a documentar?

LA ISO 10013, ISO 9001, ISO 14001, ISO 18001, LEY 594 DE 2000.

 ¿es necesario utilizar un software para la gestión documental?

Si es necesario, es útil y de acuerdo a la empresa, y su tamaño, permite agilizar y encontrar los

documentos e información que se requiera, y en el menor tiempo posible.