El Mapeo de procesos AS IS / TO BE es una herramienta de gestión que ayuda en la

descripción y la mejora de los procesos internos de la organización. ... El mapeo de

procesos AS IS es la definición de la situación actual del proceso

. Justificación de Business Process Management (BPM)

En términos generales puede decirse que cuando nos encontramos con las siguientes
situaciones de la vida real se hace necesario un proyecto de BPM:

1. Los procesos existentes y actuales deben ser rediseñados y/o mejorados en su rendimiento
con apoyo de tecnología.

2. Levantar y documentar procesos actuales, con la finalidad de automatizarlos u otros fines

como por ejemplo preparar una certificación de ISO 9000.

3. Introducir un nuevo proceso en la organización.

4. Nuestra propuesta de trabajo

Para poder garantizar unos óptimos resultados de un proyecto de Business Process

Management (BPM), Scholarium SAS lleva a cabo las siguientes fases:

a. Levantamiento del Proceso

En primer lugar se debe recoger la información sobre cómo está organizado el flujo de trabajo.
Esto se realiza con la ayuda de técnicas de moderación, talleres, entrevistas, recolección de
documentación, etc. Para esto en el proceso a levantar se debe:

i. Delimitar claramente de procesos anteriores o posteriores

ii. Describir los servicios que produce para los clientes y qué prioridad tiene desde el punto de
vista de los objetivos empresariales

iii. Representar tanto el flujo de trabajo como Ios roles que intervienen en cada uno de los
pasos, los recursos que se utilizan y los sistemas de información que lo apoyan

b. Documentación del Proceso

El conocimiento adquirido en la etapa de levantamiento se documenta en un modelo de

procesos que refleja la situación actual. La documentación resultante comprende los diagramas
de los flujos, fichas de descripción, políticas de negocio y procedimientos que se utilizan para
ejecutar el trabajo.

c. Análisis de mejora

Teniendo como base la documentación del proceso en su estado actual “AS IS”, se plantearán
una serie de posibles escenarios que permitan definir un modelo esperado o como debe ser
“TO BE”

d. Implementación del Proceso

Abarca la puesta en marcha del modelo técnico por medio de un Process Engine o una Suite
de BPM (en inglés: Business Process Management Suite, BPMS). El resultado final de la
implementación técnica del proceso en la situación actual (As is) automatizado y documentado,
corresponde con el modelo de proceso deseado (To be).