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Error Crítico 6 Proyectando Diapositivas que Nadie Recuerda

En una presentación, la audiencia recuerda en promedio alrededor del 10 por ciento de lo que
se dice y el 20 por ciento de lo que se lee en las diapositivas proyectadas. Sin embargo, cuando
el presentador dice detalles y muestra esos detalles en diapositivas bien diseñadas, la
retención por parte de la audiencia puede llegar a cerca del 50 por ciento.2 Qué tan cerca del
50 por ciento llegue esta retención depende de qué tan bien diseñadas estén las diapositivas.
Mientras que la discusión para el Error Crítico 5 se centró en cómo formatear las diapositivas
para que el nivel de retención sea alto, la discusión de este error crítico se centra en qué
colocar en las diapositivas para que la audiencia retenga lo que es más importante recordar.
Como se mencionó, si un presentador trata de colocar todos los detalles de la obra en las
diapositivas, entonces el presentador abruma a la audiencia, y la audiencia termina reteniendo
poco. Por esa razón, los presentadores tienen que ser selectivos sobre lo que incluyen.
Desafortunadamente, muchos presentadores colocan información relativamente poco
importante en las diapositivas y, al hacerlo, dejan fuera los detalles que la audiencia realmente
necesita. Entonces, ¿qué información debe incluir? La respuesta está en las razones para
proyectar diapositivas en primer lugar. Una razón importante para incluir diapositivas es
mostrar imágenes que son demasiado complicadas para explicarlas con palabras. Una segunda
razón importante es hacer hincapié en los resultados clave. Dadas estas dos razones, es fácil
ver que las diapositivas deben incluir las imágenes y los resultados más importantes de una
presentación. Sin embargo, una tercera razón para incluir diapositivas es revelar la
organización de la presentación. Al hacer que la audiencia conozca la organización de la
presentación, el presentador mantiene a la audiencia más relajada porque el
la audiencia sabe dónde están en la presentación. Como no les preocupa dónde están, pueden
concentrarse más en lo que comunica el presentador.
Mostrar imágenes clave
Antes de que el reloj de tiros se convirtiera en parte del baloncesto universitario, algunos
equipos trataban de frenar los partidos haciendo que los jugadores continuaran regateando y
pasando hasta que tuvieran una canasta segura. En estos juegos, la multitud contraria a
menudo cantaba:"Aburrido, aburrido, aburrido". Perforación-que describe las diapositivas
creadas por muchos científicos e ingenieros en una presentación científica. En tales
presentaciones, el presentador tiene una pila de diapositivas, cada una con un encabezado de
frase críptica y luego una lista de balas y subbalas. El efecto de tal presentación en la audiencia
es hipnótico, como el balanceo repetitivo del reloj de un hipnotizador. Las imágenes son una
forma de hacer que las diapositivas sean atractivas. Además, debido a que muchas imágenes
son difíciles de comunicar sólo con el habla, debe aprovechar la oportunidad que le brinda una
presentación para mostrar las imágenes clave de su trabajo. El cerebro procesa la información
visual mucho más rápido que el texto, 400.000 veces más rápido según algunos
investigadores.3 Para una presentación sobre la disminución del número de tigres siberianos,
las imágenes a incluir podrían ser una fotografía de un tigre en estado salvaje, un mapa que
muestre el rango de tigres hace cincuenta años, tal como se muestra en la actualidad, y un
gráfico de barras que muestre la disminución del número en los últimos cien años. En
situaciones en las que no se puede pensar en una imagen, se debe considerar la posibilidad de
tener al menos una tabla con palabras y números en lugar de sólo una lista de frases, porque la
tabla mostraría las relaciones de esas palabras y números. Otra razón para incluir imágenes es
que la audiencia recordará las imágenes mucho más tiempo que las palabras. Piense en los
recuerdos de su primera infancia. En lugar de las palabras que la gente te dice, es mucho más
probable que recuerdes imágenes: camisas blancas colgando de una línea, el dálmata de un
vecino tirado en el césped, un columpio de neumático atado a un manzano. De la misma
manera, cuando la audiencia trata de recordar una presentación, es mucho más probable que
las imágenes que usted ha proyectado sean recordadas. Considere la diferencia entre las
diapositivas de mapeo superior e inferior en la Figura 4-16. Aunque la diapositiva superior
tiene muchas más palabras, esta diapositiva comunica mucho menos que la inferior. Note que
la mayoría de las palabras en el cuerpo de la diapositiva superior son innecesarias. Por
ejemplo, cada presentación tiene una Introducción y una Conclusión. Además, la palabra
Antecedentes no proporciona suficiente información para ayudar a la audiencia. Además, la
audiencia ya debe saber si las preguntas se harán al final. Las palabras más importantes de
esta diapositiva son las que indican lo que ocurrirá en medio de la presentación.
Desafortunadamente, en esta diapositiva superior, como en tantas otras diapositivas de
mapeo para presentaciones, estas palabras no son memorables. La diapositiva inferior, sin
embargo, hace que esas palabras sean memorables al anclarlas con imágenes. Es mucho más
probable que estas imágenes sean recordadas por la audiencia a lo largo de la presentación,
especialmente si las imágenes se repiten al principio de las secciones correspondientes (como
lo fueron en esta presentación de un diseño de filete para álabes de turbina). La diapositiva de
mapeo no es la única diapositiva que se beneficia de las imágenes. Todas las diapositivas,
incluyendo la diapositiva de título y la diapositiva de conclusión, se vuelven más memorables
cuando se incluye una imagen o icono clave. En la Figura 4-17 y en la Figura 4-18 se presentan
ejemplos de diapositivas de la porción central de la presentación del filete. La Figura 4-17
muestra la forma de un filete para una aleta de turbina, y la Figura 4-18 muestra un diseño
para un experimento en un túnel de viento usado para probar la efectividad de esos diseños
de filetes en la prevención de vórtices de borde de ataque y de herradura.
Mostrando resultados clave
Además de mostrar las imágenes clave de la presentación, las diapositivas deben mostrar los
resultados clave. Si lo que usted dice y muestra tiene el potencial de aumentar el recuerdo
para la audiencia al 50 por ciento, usted ciertamente quiere colocar los resultados más
importantes de la presentación en sus diapositivas. Por ejemplo, la Figura 4-19 muestra
resultados computacionales que predicen que un filete prevendrá el vórtice en forma de
herradura y retrasará el vórtice de paso. Otro ejemplo aparece en la Figura 4-20, que presenta
evidencia experimental de que el diseño de un filete evita que se forme un vórtice de borde de
ataque en la unión de la aleta de la turbina y la pared final. Al mostrar cada una de estas
diapositivas con un proyector de computadora, el presentador podría comenzar mostrando la
diapositiva sin la imagen de la derecha. Entonces el presentador podría traer esa imagen una
vez que la audiencia estuviera orientada hacia la imagen de la izquierda.
Mostrar la organización de la presentación
Además de presentar las imágenes clave y los resultados clave en sus diapositivas, debe utilizar
diapositivas para mostrar la organización de la presentación. Al mostrar la organización de la
presentación, usted facilita a su audiencia la comprensión de cómo los detalles de las
diapositivas encajan en la gran pantalla.
foto de la presentación. Con ese entendimiento, la audiencia puede catalogar la información
más fácilmente y luego recordarla más fácilmente. En un conjunto bien diseñado de
diapositivas de presentación, varias diapositivas sirven para revelar la organización de la
presentación:
Diapositiva de título Diapositiva de mapeo (mostrando secciones del medio) Primera
diapositiva para cada sección de la diapositiva de conclusión del medio.
La diapositiva de título contiene información clave: el título de la presentación en letras
grandes, el nombre y la afiliación del orador, una imagen clave de la obra y un icono de la
afiliación. Contrasta esta diapositiva con la del título (mostrada en la Figura 2-3) que Morton
Thiokol envió a la NASA en su intento fallido de posponer el lanzamiento del transbordador
espacial Challenger el 28 de enero de 1986. La diapositiva de Morton Thiokol contenía un
título, pero ese título no reflejaba el propósito último de la presentación: retrasar el
lanzamiento. Además, el nombre de Morton Thiokol, los nombres de los ingenieros que
solicitaron el retraso y el logotipo de Morton Thiokol no aparecían en la diapositiva. Por esa
razón, esta diapositiva de título no tenía la autoridad que debería tener. Otra diapositiva clave
que revela la organización de una charla es la diapositiva de mapeo de la presentación. En la
presentación de muestra de la Figura 4-21, esta diapositiva presenta las categorías de métodos
que se discutirán en la presentación. A diferencia de las diapositivas de mapeo típicas, esta
diapositiva de mapeo hace mucho más que enumerar las tres categorías de métodos. Esta
diapositiva también muestra el proceso para llevar el carbón a la planta, quemar el carbón y
emitir los gases de combustión. Estas imágenes proporcionan al orador muchas oportunidades
de trabajar en la información de fondo y, por lo tanto, de dejar que esta organización clave se
deslice hacia arriba durante un período de tiempo más largo. Con tanta frecuencia en las
presentaciones típicas, la diapositiva de mapeo se proyecta durante sólo unos segundos, lo
que no es tiempo suficiente para que la audiencia memorice la lista de temas. Otras
diapositivas clave que revelan la organización son las primeras diapositivas para las diferentes
partes del centro. El centro de esta presentación
se dividió en tres categorías de métodos. Por esa razón, la primera diapositiva para cada
categoría debe indicar a la audiencia que está ocurriendo una transición importante. Estas tres
diapositivas, también mostradas en la Figura 4-21, lo hacen tanto con palabras repetidas
(métodos de precombustión, métodos de combustión y métodos de postcombustión) como
con imágenes repetidas. Para una sección larga, la primera diapositiva es a menudo una
diapositiva de mapeo para esa sección, como en el caso de las primeras diapositivas para la
sección sobre métodos de precombustión y la sección sobre métodos de postcombustión. Una
diapositiva de organización final es una diapositiva de conclusión. La diapositiva de conclusión
debe ayudar a señalar a la audiencia que el final de la presentación está a la mano. Además, la
diapositiva de conclusión debe enfatizar los resultados clave de la presentación. En la
presentación de la muestra de la Figura 4-21, la diapositiva de conclusión enfatiza los
resultados del criterio más importante de la evaluación: la efectividad de cada método para
reducir las emisiones de dióxido de azufre. Es cierto que existen otros criterios como el costo,
pero los resultados de esos criterios secundarios podrían repetirse en el discurso para que los
resultados de este criterio más importante reciban el mayor énfasis. En sus diapositivas de
conclusión, muchos presentadores desafortunadamente se resignan a usar listas con viñetas.
Como se muestra en la Figura 4-22, las conclusiones pueden ser presentadas de una manera
más memorable. Esta presentación comparó dos métodos computacionales para simular la
forma en que una persona puede detectar el sonido de una estructura vibratoria. Los dos
métodos (el método exhaustivo y el método de descomposición de valor singular (SVD)) se
compararon con respecto al número de cálculos necesarios y la precisión de las simulaciones.
El uso de las balanzas en esta diapositiva de conclusiones hizo que las comparaciones fueran
más memorables que si el presentador simplemente hubiera enumerado los dos resultados.
Por cierto, cuando esta presentadora, Aimee Lalime, estaba lista para las preguntas de esta
presentación, hizo que apareciera la palabra"Preguntas" en la parte inferior de esta
diapositiva. Esa estrategia le permitió seguir proyectando la diapositiva de conclusiones
durante el período de preguntas en lugar de proyectar una diapositiva de preguntas
desechables, como desafortunadamente hacen muchos presentadores. Para una presentación
corta, como en una conferencia, debe limitarse a una diapositiva de conclusión. Una vez que la
audiencia ve u oye la "conclusión", asume que está al final. Como sostiene mi esposa11, una
segunda diapositiva de conclusiones pone a prueba la paciencia de la audiencia, y la
impensable tercera diapositiva de conclusiones la agota.
Error crítico 7
No tiene en cuenta la ley de Murphy
La leyenda cuenta que un nuevo profesor de física en una escuela del Medio Oeste quería
impresionar a los estudiantes con su enseñanza.2 En su primer semestre, solicitó enseñar una
de las grandes secciones de física de primer año. Celebrado en una enorme sala de
conferencias, cada período de clase consistió en una conferencia sobre un tema principal y
luego una demostración de un principio asociado con ese tema. Para el período de clase que
discutió el movimiento en un avión, el nuevo profesor se negó a usar la mesa de aire de seis
pies que todos los demás usaban. En cambio, hizo que los técnicos le construyeran algo el
doble de grande. Asimismo, para el período de clase sobre las leyes de Newton, se negó a usar
la balanza de resorte de sobremesa que todos los demás usaban; hizo que los técnicos le
construyeran algo mucho más grande.
Cuando llegó el momento de demostrar el movimiento de un péndulo, dejó a un lado el
péndulo de sobremesa que usaban todos los demás y pidió que se monte un gancho en el
techo de la sala de conferencias. Luego había atado al gancho una pelota medicinal: una de
esas de cuero pesado
pelotas que los atletas de los años 50 sacudían para hacer ejercicio. La bola medicinal se fijó de
manera que pudiera oscilar libremente de una pared a otra. Llegó el día de la clase de péndulo,
y el nuevo profesor asistente comenzó diciendo que iba a realizar un experimento que lo
pondría en peligro físico. Aunque dijo que podría resultar gravemente herido en el
experimento, afirmó que no lo había practicado porque estaba tan seguro de que las leyes de
la física lo mantendrían a salvo.
Así que, después de una discusión preliminar sobre la trayectoria del péndulo, su período, y
sus velocidades mínima y máxima, el nuevo profesor tiró de la pelota medicinal hacia una
pared de la habitación y se subió a una escalera de tijera. Con la espalda contra la pared, el
profesor sostuvo la pelota medicinal contra su barbilla y dijo que iba a soltarla con velocidad
cero y que cuando volviera a esta posición, según las leyes de la física, la velocidad volvería a
ser cero. Bueno, el objetivo de este nuevo profesor había sido atraer a los estudiantes, y
mientras se paraba en la parte superior de la escalera con la enorme pelota contra su barbilla,
sin duda los tenía ocupados. Cuando el profesor soltó la pelota, ésta se balanceó a través de su
arco alcanzando una velocidad máxima en el punto más bajo del arco y subiendo casi hasta
tocar la pared más alejada. Entonces la pelota comenzó su trayectoria de retorno.
Aparentemente, como el nuevo profesor no había practicado esta demostración, no estaba
preparado para ver la enorme pelota que se dirigía hacia él. Según los estudiantes en la sala,
aunque sus ojos se agrandaron, se negó a saltar. En vez de eso, se preparó, pero al hacerlo,
debió inclinarse un poco hacia delante. Lo que el nuevo profesor asistente terminó
demostrando no fue tanto el movimiento de un péndulo, sino la conservación del momento
porque los estudiantes vieron que una gran masa (la bola medicinal) con poca velocidad
golpeaba una pequeña masa (la cabeza del nuevo profesor asistente) y le impartía una
velocidad relativamente rápida. La cabeza del nuevo profesor asistente se echó hacia atrás y se
golpeó contra la pared, cayendo inconsciente al suelo.
Por un momento, nadie en la clase se movió. Luego, algunos estudiantes se apresuraron a
ayudar al nuevo profesor. Más tarde, cuando llegaron las sales aromáticas y el profesor
recobró la conciencia, la clase se alejó lentamente. La demostración de este profesor siguió a
la Ley de Murphy, que fue nombrada en honor a Edward A. Murphy, Jr. un ingeniero que
trabajó en experimentos con trineos de cohetes para la Fuerza Aérea de los Estados Unidos en
1949.3 A lo largo de los años, la Ley de Murphy ha tomado muchas formas. En cuanto a las
presentaciones, la forma más adecuada es: "Lo que puede salir mal, saldrá mal, y en el peor
momento posible". Los ejemplos de la Ley de Murphy abundan en presentaciones. Un ejemplo
ocurrió en una demostración por Microsoft Corporation de su versión Office XP de
PowerPoint. La presentación tuvo lugar antes de que los profesionales técnicos y los
trabajadores del gobierno se apiñaran en el Centro MCI en Washington, D.C. Durante la
demostración, el programa se estrelló, bloqueando la computadora.4 Otro ejemplo de la Ley
de Murphy que reinaba durante una presentación ocurrió con una firma de arquitectos que se
había ofrecido para el diseño de un nuevo estadio de béisbol en Milwaukee. La firma, que
tenía su sede en Milwaukee, tenía un diseño similar a la cúpula del cielo en Toronto, en la que
el techo podía replegarse en los días soleados y cerrarse en los días lluviosos. En la
presentación del diseño propuesto, la firma se propuso demostrar el movimiento de la
cubierta sobre su modelo tridimensional del estadio. Esta demostración fue planeada para la
culminación de la presentación y fue acompañada por "The Star Spangled Banner". Con la
música sonando fuerte y el público concentrado en la bella maqueta del estadio, el
presentador accionó el interruptor para que el techo se abriera. No ha pasado nada. "The Star
Spangled Banner" siguió sonando, y el público siguió concentrado en la bella modelo, pero el
techo no se retrajo. El presentador intentó todo
que podía, pero la demostración falló. Como es de esperar, en la dura competencia por el
contrato, esta firma de arquitectos no ganó la licitación.5 La Ley de Murphy no sólo causa
estragos durante las demostraciones, sino que también causa daño mientras los presentadores
utilizan equipos para proyectar las diapositivas aéreas. Louis, en la que un ingeniero comenzó
su presentación de treinta minutos colocando una transparencia en el retroproyector. Sin
saberlo, el presentador había dejado el papel de piel de cebolla, que no era transparente,
sobre la transparencia.6 Debido a que la reunión fue una reunión de revisión y debido a que
todos estaban compitiendo por la misma olla de fondos, la gente en la audiencia no estaba
inclinada a ayudarse unos a otros. Por esa razón, nadie le dijo nada al presentador sobre el
hecho de que no se proyectaba nada en la pantalla. El presentador no ayudó a su propia causa,
porque se paró al lado del techo, miró fijamente la hoja de papel y ni una sola vez miró detrás
de él para ver lo que se proyectaba. Usando un puntero, el presentador fue línea por línea a
través de un conjunto de ecuaciones en la hoja. Cerca de la parte inferior de la sábana, dijo:
"Como puedes ver...." Con ese comentario, las risitas sonaron en todo el público. El
presentador se detuvo, miró a la audiencia, se rió, y luego procedió con la segunda hoja de su
charla. Una vez más, el presentador miró fijamente la sábana y nunca miró detrás de la
pantalla. Unas cuantas veces más dijo: "Como puedes ver...", y cada vez el comentario
provocaba más risas. Así que duró unos quince minutos. Cada vez que dijo: "Como pueden
ver", el público se rió, y cada vez se detuvo, levantó la vista, se rió a sí mismo, y luego
procedió. Finalmente, después de una docena de hojas, se detuvo y preguntó a la audiencia:
"Bueno, chicos, ¿qué es tan gracioso?" Alguien gritó: "Mira la pantalla". Se dio la vuelta y vio
que la pantalla proyectaba una gran sombra negra.
Si hubiera pasado treinta segundos antes de la presentación probando sus diapositivas en el
retroproyector, se habría dado cuenta de su error. Aunque el paso parece tan obvio, el
número de presentadores que fallan en la ejecución de este sencillo equipo es asombroso.
Considere como otro ejemplo al profesor de ingeniería que hizo una presentación en una
reunión de revisión de Ohio de patrocinadores industriales. Cuando el profesor de ingeniería
colocó la primera diapositiva en el proyector, la diapositiva estaba al revés y al revés. Esta
audiencia, que fue más útil que la anteriormente mencionada de San Luis, amablemente
informó al profesor sobre el error. El profesor tomó la transparencia y la giró hacia arriba, pero
seguía estando al revés. El público se rió. En el tercer intento, el profesor colocó la diapositiva
correctamente. Con la siguiente transparencia, el profesor cometió exactamente el mismo
error, y nuevamente le tomó dos iteraciones para colocar correctamente la diapositiva. Esta
vez, el público no se rió. Aunque es difícil de creer, el profesor cometió el mismo error en las
veinte diapositivas de su presentación. En medio de esta presentación, uno de los
patrocinadores se volvió hacia otro y dijo: "Juro que si ese idiota vuelve a cometer el mismo
error con las diapositivas, me aseguraré de que su contrato no se renueve". Bueno, el profesor
siguió cometiendo el mismo error, y el contrato no fue renovado. Sin embargo, una tercera y
última historia (en realidad, tengo muchas más) ocurrió en una sesión informativa sobre una
oportunidad de financiación de la investigación. Utilizando un retroproyector, pero
directamente en su luz, el nuevo representante de la agencia de financiación revisó cada
diapositiva, punto por punto. Debido a que las listas en sus transparencias contenían un repaso
de las especificaciones del año pasado y porque la audiencia estaba cansada y un poco
cansada, nadie le dijo que toda la proyección se mostraba en una imagen indescifrable en la
parte delantera de su vestido rojo. Este representante continuó de esta manera durante unos
quince minutos, cuando un último en llegar a la reunión gritó: "Tú eres
bloqueando el proyector". El representante se disculpó y luego se movió unas 6 pulgadas hacia
un lado. El propósito de relacionar todos estos relatos de presentaciones que fueron
derribadas por demostraciones fallidas o equipos mal manejados no es para disuadirlo de
incorporar demostraciones o diapositivas proyectadas. Más bien, el propósito es hacerle
sensible a los obstáculos de su incorporación. Su decisión de incorporar o no demostraciones o
diapositivas debe tener en cuenta tres factores: (1) la complejidad de la demostración o la
dificultad para manejar el equipo de proyección; (2) la ganancia de la presentación en caso de
que la demostración tenga éxito o el proyecto de diapositivas; y (3) la pérdida de la
presentación en caso de que la demostración falle o las diapositivas no se proyecten. Si vale la
pena probar la demostración o si vale la pena proyectar las diapositivas, debe seguir adelante.
En ese caso, sin embargo, usted debe encontrar maneras de minimizar la ocurrencia de la Ley
de Murphy.
Ensayando
Una de las mejores maneras de minimizar la ocurrencia de la Ley de Murphy en su
presentación es ensayar. En cada una de sus espectaculares demostraciones de alto voltaje,
Nikola Tesla ensayó por lo menos veinte veces.8 Ensayando, se aprenden las trampas que
podrían asustarlo en la actuación real. Por ejemplo, si cada uno de los tres presentadores que
manejaron mal el retroproyector simplemente hubieran practicado durante un par de
minutos, cada presentador habría evitado los errores que derribaron la presentación. De la
misma manera, si el profesor del Medio Oeste hubiera practicado con la pelota de medicina
montada en el péndulo, se habría dado cuenta de los problemas inherentes a esa
demostración (es decir, su propio miedo a la pelota) y habría vuelto a trabajar en el
experimento. Ensayar no es garantía de éxito. La firma de arquitectos que estaba compitiendo
por el contrato para el estadio de béisbol había practicado abrir y cerrar el techo varias veces
antes de la presentación de la gran propuesta. Además, Microsoft había practicado
indudablemente la demostración de su software XP varias veces antes de su presentación en el
Centro MCI. Sin embargo, aunque ensayar no garantiza el éxito, aumenta enormemente las
probabilidades. Por ejemplo, durante un ensayo con el sistema de proyección de mi
computadora, que tiene un control remoto para cambiar las imágenes, aprendí dos lecciones
importantes. En primer lugar, si el ordenador portátil se mueve durante la presentación, la
antena del mando a distancia puede desactivarse. En segundo lugar, aprendí que el simple
hecho de volver a conectar la antena no soluciona el problema: las diapositivas siguen
cambiando, pero lo hacen a un ritmo dolorosamente lento. Para que el sistema vuelva a
funcionar eficazmente, tengo que detener la presentación del programa de presentación y, a
continuación, eliminar una ventana oculta del ordenador que advierte de que la antena se ha
desconectado. Aprender estas dos lecciones me ha ahorrado mucho dolor y vergüenza en mis
presentaciones. Tengo cuidado de asegurarme de que la conexión entre la computadora
portátil y la antena sea segura, y en la única ocasión en que alguien movió mi computadora y
sin querer desconectó la antena, tomé las medidas necesarias para volver a poner el sistema
en marcha.
Llegada Temprana
Otro paso importante para mitigar los efectos de la Ley de Murphy es llegar temprano a la
presentación. Cuando enseñaba en la Universidad de Wisconsin, tenía que dar una gran
conferencia cada semestre en un auditorio a unos 150 alumnos de último curso. Esta sala tenía
un sistema de proyección que funcionaba desde una computadora dentro de la sala, y cada
semestre llevaba dos discos de computadora (traje dos en caso de que uno fallara). Durante
los primeros cuatro semestres, todo lo que
funcionó bien. Aunque revisé las diapositivas cada semestre (continuamente reviso mis
presentaciones), las cuatro presentaciones se realizaron sin problemas. Para la presentación
en el quinto semestre, sin embargo, me tiraron por un bucle. Cuando cargué mi presentación
en la computadora del auditorio y abrí el archivo, me sorprendió ver que cada letra de mi
presentación había sido reemplazada por una pequeña caja. En otras palabras, el tipo de letra
que había usado para esta presentación (Arial Narrow) había sido removido de la máquina. El
público, que ya se estaba filtrando, no conocía mi oscuro secreto, porque esta maravillosa sala
estaba equipada de tal manera que no tenías que proyectar lo que había en la computadora a
la vista hasta que quisieras hacerlo. Como había llegado diez minutos antes, tuve la
oportunidad de resaltar todas esas diapositivas y reemplazar mi tipo de letra por una en la
máquina, Arial. Debido a que Arial es significativamente más ancho que Arial Narrow, tuve que
afinar algunos de los cuadros de texto. Aunque eso me llevó un poco de tiempo, estaba listo
para irme cuando sonó la campana y el público esperaba que lo hiciera. Lo que me salvó de la
vergüenza en esa presentación fue mi temprana llegada a la sala de conferencias (garantizado,
traer mi propia computadora portátil o traer mis propias fuentes en el disco habría evitado el
problema). Por cierto, en esa misma sala de conferencias, he visto a los presentadores irritar al
público porque estos llegaron justo cuando sonaba la campana y descubrí que algo inesperado
había sucedido. En algunos casos, sus tipos de letra habían sido eliminados de la computadora
como el mío. En otros casos, sus discos de computadora no funcionaban. En otros casos, sus
ordenadores portátiles no tenían las conexiones adecuadas con el proyector. En todos esos
casos, los oradores pusieron a prueba la paciencia de un centenar de espectadores. Pocas
escenas en las presentaciones científicas son tan dolorosas como cuando llega el momento de
la presentación, la gran multitud se calla y enfoca su atención en el orador, y el orador está
trabajando frenéticamente en su computadora, sin estar preparado para comenzar.
Contabilidad de lo peor
Normalmente, unos días antes de una presentación, cuando tengo mi estructura y mis
diapositivas proyectadas, me imagino lo que haría si ocurriera lo peor. A menudo, me imagino
esta pesadilla mientras estoy corriendo al mediodía o paseando a mis perros. Al imaginar lo
peor, no me estoy volviendo loco al pensar en el fracaso; más bien, estoy tratando de idear un
plan en caso de que el equipo falle. Tal pensamiento es una buena preparación. Por ejemplo,
en una presentación ante setenta y cinco personas en uno de los laboratorios nacionales, yo
había solicitado un sistema de proyección por ordenador. Esta presentación ocurrió cuando la
tecnología de los proyectores informáticos era nueva. Yo era escéptico sobre el
funcionamiento del equipo porque nunca había usado un equipo así en este laboratorio. Por
esa razón, había diseñado la presentación de tal manera que podía darla sólo con mis
limosnas. Claro que pasó lo inesperado: El técnico en computación se fue de vacaciones el día
antes de que yo llegara para hablar, y la persona de apoyo no recibió noticias de mi solicitud
hasta cinco minutos antes de la presentación. Para las setenta y cinco personas hacinadas en la
sala, comencé la presentación a tiempo usando los folletos. Quince minutos más tarde, la
computadora estaba funcionando, pero esos importantes minutos, así como la paciencia de la
audiencia, no se habían perdido.
Imaginar problemas potenciales es un buen ejercicio, pero imaginar lo peor es aún mejor.
Aprendí esta lección mientras dirigía un taller de seis horas en un laboratorio nacional
diferente. El primer problema que ocurrió fue que algunos folletos que solicité para ser
enviados al lugar de la presentación en California llegaron a mi casa en Virginia. Este obstáculo
no era un problema tan grande porque simplemente podía empacar esos folletos en una
maleta. Sin embargo, como mi maleta ya era demasiado grande para llevarla en el avión, tuve
que revisarla. El segundo problema fue que la aerolínea perdió esa bolsa y no llegó a San José,
California, con mi vuelo. Como la presentación era al día siguiente, tuve que empezar la
presentación sin los folletos. También tuve que hacer la presentación con la ropa que llevaba
puesta en el avión; había llegado tarde por la noche cuando todas las tiendas de ropa estaban
cerradas. Hacer la presentación con la misma ropa que llevaba en el avión no fue un problema,
ya que para el viaje en avión llevaba ropa profesional. Por supuesto, la ropa no se sentía
fresca, pero esa era más mi percepción que la del público. El segundo problema que encontré
para esta presentación fue que el sistema de proyección computarizado en el lugar tenía una
bombilla quemada. Nunca había usado un proyector como este, que estaba en una gran caja
negra con una extraña disposición de cables. Afortunadamente, como es mi costumbre, llegué
treinta minutos antes de la presentación y tuve tiempo de cambiar la bombilla.
Desafortunadamente, incluso con una bombilla cambiada, el proyector no proyectaba mis
diapositivas, porque no estaba recibiendo una señal de mi computadora. Aparentemente, este
tipo de proyector requería un software especial para funcionar con mi ordenador portátil. Por
suerte, el sitio tenía un segundo proyector al final del pasillo, este es de otro tipo.
Desafortunadamente, alguien se había ido con el cable que iba a conectarse a mi ordenador.
Para situaciones de emergencia como ésta, había traído algunas transparencias para poder
comenzar mi presentación. Como el tiempo para la presentación había comenzado y la sala
estaba llena, comencé mi presentación con estas transparencias mientras mi anfitrión del
laboratorio buscaba frenéticamente un cable. Hablé despacio porque sólo tenía una hora de
transparencias para un taller de seis horas.
Después de cincuenta minutos, cuando me quedé con sólo un par de transparencias, mi mala
suerte cambió. Mi anfitrión encontró un tercer proyector, este con cable y sin necesidad de
software especial en mi ordenador. Así que pude volver a cambiar a mi ordenador. Además,
durante la pausa del almuerzo, la aerolínea informó que habían localizado mi bolso. A diez
minutos del taller, la aerolínea entregó la bolsa, tiempo suficiente para que yo pudiera
distribuir las hojas informativas a los participantes antes de que se fueran. Mi evaluación al
final de este taller fue que había tenido suerte. Por lo general, los desastres no ocurren por
una sola razón, sino por una serie de razones. Consideremos un caso mucho más grave que
una presentación fallida: el hundimiento del Titanic y la pérdida de más de 1500 personas. En
el caso del Titanic, las razones del desastre fueron numerosas: Al parecer, el capitán había
querido establecer un récord de velocidad para el viaje; el mar estaba inusualmente tranquilo,
de modo que los vigías no podían ver las olas golpeando el iceberg; los vigías habían perdido
sus binoculares y tenían que confiar en sus ojos sin ayuda; el piloto no golpeó la cabeza del
iceberg (lo que muchos creen que habría permitido que el Titanic se mantuviera a flote
durante varias horas), sino que lo golpeó con un golpe de vista de pájaro que causó muchos
más daños en el casco; la tripulación no había practicado el llenado o el descenso de los botes
salvavidas; a primera hora de la tarde, los operadores inalámbricos del Titanic habían
reprendido al operador inalámbrico del California, el barco más cercano, por enviarles una
advertencia sobre el hielo (los operadores del Titanic estaban ocupados enviando mensajes
a Nueva York); la operadora inalámbrica de California, rechazada por las operadoras del
Titanic, se fue a dormir temprano, menos de una hora antes de que se desatara el iceberg.9
Esta serie de acontecimientos podría hacer que fracasara incluso la presentación mejor
preparada. Aunque usted podría ensayar, llegar temprano y anticipar lo peor, probablemente
encontrará en su carrera por lo menos una serie de circunstancias en las que la Ley de Murphy
reinará. En tal situación, usted debe mantener la calma y, como hizo Michael Faraday,
mantener el control de la situación. Michael Faraday realizó muchos experimentos en sus
conferencias y por lo tanto asumió muchos riesgos. Su habilidad para experimentar impresionó
incluso a los mejores científicos de su tiempo, incluyendo a Joseph Henry. Aún así, los
experimentos de Faraday no eran inmunes a la Ley de Murphy. Como comentó el biógrafo de
Faraday, Geoffrey Canter, Faraday tenía "un aparente dominio total de sí mismo y, por lo
tanto, de los procedimientos. Esto no quiere decir que los experimentos a veces no
funcionaban como se esperaba, pero en tales ocasiones podía aprovechar el aparente fracaso
y no perder el control de la situación.