Sigma

“Este documento NO debe imprimirse (Directiva Presidencial 04 de 2012), asegúrese de consultar la versión
vigente en https://sig.unad.edu.co”
CÓDIGO:
INSTRUCTIVO PARA LA DETERMINACIÓN DEL CONTEXTO I-1-4-14
INSTITUCIONAL EN LA GESTIÓN AMBIENTAL
VERSIÓN:
2-05-02-2018
PROCEDIMIENTO RELACIONADO: GESTIÓN AMBIENTAL
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CONTENIDO
1. JUSTIFICACIÓN ........................................................................................................................... 2
2. OBJETIVO .................................................................................................................................... 2
3. GLOSARIO ................................................................................................................................... 2
4. GENERALIDADES DE LA ACTIVIDAD ........................................................................................ 3
5. CONTEXTO DE LA UNAD EN LA GESTIÓN AMBIENTAL. .......................................................... 3
5.1. DETERMINACIÓN DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES ................................................... 3
5.2. DETERMINACIÓN DE LOS FACTORES EXTERNOS E INTERNOS. ...................................... 4
5.3. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS STAKEHOLDERS. 15
“La impresión de este documento se considera COPIA NO CONTROLADA”.

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1. JUSTIFICACIÓN
Este instructivo es una herramienta institucional que proporciona las herramientas a utilizar para
comprender el contexto institucional de cada una de la Sedes de la Universidad Nacional Abierta y a
distancia en y comprender las necesidades de y expectativas de las partes interesadas (stakeholders)
en materia de gestión ambiental.
2. OBJETIVO
Determinar los métodos a utilizar en el Componente de Gestión Ambiental para determinar el contexto
institucional, las necesidades y expectativas de los stakeholders de la UNAD y sus riesgos asociados
en el contexto de la gestión ambiental
3. GLOSARIO
a) Parte Interesada (stakeholder): Persona u organización que puede afectar, verse afectada, o
percibirse como afectada por una decisión o actividad.
EJEMPLO: clientes, comunidades, proveedores, entes reguladores, organizaciones no

gubernamentales, inversionistas, empleados.
NOTA 1: “Percibirse como afectado” significa que esta percepción se ha dado a conocer a la
organización.
b) Condición ambiental: Cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficiosos, como

resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una organización.
c) Riesgo: Efecto de la incertidumbre.
NOTA 1: Un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo.
NOTA 2: es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la

comprensión o conocimiento de un evento, su consecuencia o su probabilidad.
NOTA 3: Con frecuencia el riesgo se caracteriza por referencia a “eventos” potenciales y

"consecuencias", o a una combinación de estos.
NOTA 4: Con frecuencia el riesgo se expresa en términos de una combinación de las

consecuencias de un evento (incluidos cambios en las circunstancias) y la “”probabilidad”
asociada de que ocurra.

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4. GENERALIDADES DE LA ACTIVIDAD
Con el fin de contextualizar cada una de las sedes o centros de la UNAD en las cuales se implementarán
las acciones del Componente de Gestión Ambiental, se deben tener en cuenta las cuestiones internas
y externas, así como las necesidades y expectativas de sus partes interesadas que son de importancia
para conseguir los resultados esperados en la gestión ambiental y poder determinar los riesgos y
oportunidades asociados a estos.
5. CONTEXTO DE LA UNAD EN LA GESTIÓN AMBIENTAL.
Es el punto de partida para la planificación del Componente de Gestión Ambiental en el cual se resalta
la importancia y la necesidad de entender la situación contextual de cada una de las Sedes o Centros
de la Universidad, de tal forma que realmente se adapten las acciones a las necesidades y condiciones
de estas sedes o centros. Además de esto, es necesario conocer como los desafíos internos y externos
pueden afectar a su capacidad para cumplir con los objetivos dispuestos en materia ambiental y cuales
generan riesgos y oportunidades que se deben abordar.
Para establecer el Contexto Institucional se han determinado tres fases, la primera es la determinación
de las condiciones ambientales, el segundo la comprensión de los factores externos e internos y la
tercera determinación de las expectativas y necesidades de los stakeholders (partes interesadas),
todas estas enmarcadas en la gestión ambiental institucional.
5.1. DETERMINACIÓN DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES
La primera fase para determinar el contexto de la organización, es conocer muy bien las Condiciones
Ambientales de cada una de las Sedes o Centros de la UNAD, estás están enfocadas en la situación
de las instalaciones (infraestructura) y gestión ambiental previa de las mismas en un periodo de tiempo
determinado. Las Condiciones a tener en cuenta son:
 Condición geográfica territorial

 Condiciones ambientales del entorno
 Características generales de la sede
 Generación de residuos sólidos
 Manejo de los residuos peligrosos y especiales
 Uso del agua
 Vertimientos
 Uso de la energía y combustibles
 Consumo de papel
 Saneamiento básico
 Actividades que se desarrollan
 Otras condiciones aplicables.

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Para determinar el estado de cada una de estas condiciones, se cuenta con el Formato para la
Determinación de Condiciones Ambientales de Sede o Centro en la UNAD (F-1-4-11), el cual debe
actualizarse en cada periodo dentro de las acciones de planificación del Componente de Gestión
Ambiental.
5.2. DETERMINACIÓN DE LOS FACTORES EXTERNOS E INTERNOS.
La segunda fase para determinar el contexto de la organización está enfocada en caracterizar los
Factores Externos e Internos que pueden afectar la gestión ambiental institucional de cada una de las
sedes o centros de la UNAD. Estos factores son:
CONTEXTUALIZACIÓN DEL FACTOR

FACTORES EXTERNOS DESCRIPCIÓN DEL FACTOR EXTERNO
EXTERNO
¿Cómo afecta a la gestión ambiental
institucional el sistema democrático del
Sistema democrático
país, si existe una democracia o una
autocracia?
¿Cómo afecta a la gestión ambiental
institucional la estabilidad política si en
Estabilidad Política
este momento existe estabilidad o cambios
fuertes políticos regionales?
¿Si se encuentra en periodo de cambios
POLÍTICOS
de gobierno locales, regionales o
Cambios gubernamentales
nacionales, esto cómo afecta a la gestión
ambiental institucional?
¿Existen subsidios o subvenciones que
Subsidios y contribuciones vigentes afecten a la institución, y esto como afecta
su gestión ambiental?
¿Los tratados de libre comercio firmados
Tratados de libre comercio como han afectado a la institución y a la
gestión ambiental institucional?
¿Actualmente el país se encuentra en
recesión económica o en estabilidad
Ciclos Económicos (recesión - estabilidad) económica, como han afectado estas
situaciones a la institución y su gestión
ambiental?
¿Actualmente existen políticas económicas
como reformas tributarias? Y ¿como estas
Políticas económicas del gobierno
han afectado a la institución y su gestión
ambiental?
ECONÓMICOS ¿El gasto gubernamental actual en
educación permite incluir costos
Gasto gubernamental
ambientales?, ¿esto cómo afecta a la
¿El aumento o disminución del producto
Tasa de crecimiento económico (PIB per-
interno bruto, como afecta a la institución y
cápita)
a su gestión ambiental?
¿El aumento del salario en la actualidad
Costos laborales (nivel salarial) como ha afectado a la institución y su
gestión ambiental?
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¿En la región ha aumentado o disminuido

la tasa de desempleo?, ¿esto cómo ha
Tasa de desempleo
afectado a la institución y a su gestión
ambiental?
¿El aumento en la inflación como ha
Tasa de inflación afectado a la institución y a su gestión
¿La Sede o Centro se encuentra en Zona
Niveles de urbanización rural o urbana, y esto como afecta la
¿Las costumbres y el nivel de consumo y
de la población local han cambiado los
Cambios en los estilos de vida
últimos 5 años?, ¿cómo esto afecta la
¿Los ingresos de la población local han
aumentado o han disminuido?, ¿cómo esto
Cambios en el nivel de ingresos
afecta a la institución y su gestión
ambiental
¿En qué estrato social se encuentra
ubicada la sede?, ¿sus alumnos a que
Estratos sociales
estratos sociales pertenecen?, ¿esto cómo
afecta a la gestión ambiental institucional?
¿La población del municipio o distrito
donde se encuentra la sede o centro ha
Niveles demográficos
aumentado o ha decrecido?, ¿esto cómo
SOCIALES afecta la gestión ambiental institucional?
¿La sede o centro se encuentra en zona
afectada por el conflicto armado
Conflicto armado
actualmente o en el pasado?, ¿esto cómo
afecta la gestión ambiental institucional?
¿La sede o centro se encuentra en un
municipio o distrito donde se desarrolle
Actividades extractivistas minería o actividades de yacimientos de
hidrocarburos?, ¿esto cómo afecta la
¿Existe o no cultura ambiental promovida
por el gobierno en el municipio donde se
Nivel cultural
ubica la sede?, ¿esto cómo afecta la
¿Existen movilizaciones (protestas)
continuas o transitorias en el municipio o
Movilidad social distrito por temas de interés ambiental?,
¿esto cómo afecta la gestión ambiental
institucional?
¿El municipio o distrito donde está ubicada
la sede o centro tiene un nivel alto de
industrialización?, ¿depende de economía
Nivel de industrialización
básica (agricultura, ganadería)? ¿es
TECNOLÓGICOS
mixto?, ¿cómo esto afecta la gestión
Un entorno que promueva la innovación de las ¿La promoción de las Tecnologías de la
TIC Información y la comunicación y la
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aplicación de las mismas como influye en

la gestión ambiental institucional?
¿Existen proyecciones de cambios
tecnológicos en el municipio o distrito
donde se ubica el centro, cambio de
iluminación pública, ampliación de las
Cambios tecnológico futuros
redes de comunicación, impulso de nuevas
tecnologías verdes, entre otras?, ¿cómo
afectan estas la gestión ambiental
institucional?
¿En el municipio o distrito donde se ubica
el centro o sede la tendencia en el manejo
de los equipos eléctricos y electrónicos es
Tasa de obsolescencia
repararlos para alargar su vida útil o
desecharlos inmediatamente?, como estos
afectan la gestión ambiental institucional?
¿Los cambios en la internet como
ampliación de la cobertura, uso de redes
Cambios en internet sociales e invención de nuevas
metodologías de comunicación?, ¿cómo
afectan la gestión ambiental institucional?
¿La generación de nuevas aplicación y
masiva conexión a internet de los equipos
Cambios en tecnología móvil
móviles?, ¿cómo afectan la gestión
¿Cómo las condiciones del entorno
contempladas en el Formato para la
Determinación de Condiciones
Condiciones ambientales del entorno Ambientales de Sede o Centro en la UNAD
(F-1-4-11) afectan la gestión ambiental
institucional?
¿La ubicación de la sede o centro cumple
Cumplimiento del Plan de Ordenamiento o no con lo establecido en el Plan de
Territorial Ordenamiento Territorial?, ¿cómo esto
¿El municipio o distrito donde está ubicada
la sede o centro cuenta con PGIRS, relleno
ECOLÓGICOS sanitario, o botaderos a cielo abierto?,
Manejo integral de los residuos convencionales ¿cuenta con políticas de separación de
municipales residuos recuperables, cuenta con centros
de reciclaje y asociaciones de recicladores
de oficio?, ¿cómo esto afecta la gestión
¿El municipio o distrito donde está ubicado
la sede o centro cuenta con una empresa
recolectora de residuos peligrosos, cuanta
con depósito de residuos de construcción y
Manejo integral de los RESPEL en el municipio
demolición (RCD), cuenta con un relleno
de seguridad para disposición final a nivel
local o regional?, ¿cómo esto afecta la

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¿La adopción de las políticas y programas

del gobierno local, regional y nacional, así
Políticas y programas ambientales del gobierno como la adopción de los objetivos de
desarrollo sostenible como afectan la
¿El municipio o distrito donde se encuentra
la sede o centro cuenta con planes de
Preocupación sobre el cambio climático adaptación al cambio climático o similar?,
¿cómo esto afecta la gestión ambiental
institucional?
¿Existe alguna regulación que promueva a
Regulación sobre el uso de energías
nivel nacional, regional o local el uso de
alternativas
energías alternativas?
¿Existe algún tipo de Licencia ambiental
Licencias que afecte la gestión ambiental
institucional?
¿La legislación ambiental general (Ej: Ley
99 de 1993) y especifica (Ej: Decreto 1076
Leyes de protección al medio ambiente
de 2015) como afecta la gestión ambiental
institucional?
¿La sede o centro se ubica o no dentro de
un área protegida o con regulación
Sectores protegidos o regulados
ambiental específica?, ¿cómo afecta esto
¿Existen regulaciones ambientales (zonas
LEGALES de ribera, zonas verdes obligatorias etc.)
para predios debido a la ubicación en el
Regulación de predios
municipio o distrito donde está ubicada la
sede o centro?, ¿cómo esto afecta la
¿Se han adoptado tratados internacionales
ambientales (Ej.: Montreal, Kioto, Paris,
Adopción de tratados internacionales
etc.)?, ¿cómo esto afecta la gestión
¿Existen incentivos tributarios por la
implementación de prácticas ambientales?,
Impuestos: tasas e incentivos
¿cómo esto afecta la gestión ambiental
institucional?
CONTEXTUALIZACIÓN DEL FACTOR

FACTORES INTERNOS DESCRIPCIÓN DEL FACTOR INTERNO
INTERNO
¿Existe un nivel bueno o malo de cultura
ambiental en el Centro (Conocimiento de la
Cultura empresarial
política, objetivos y programas de gestión
ambiental)?
MODELO ¿Existen manuales o códigos de conducta
EMPRESARIAL Adopción de códigos de conducta Unadista donde se incluyan temas de
gestión ambiental?
¿Cómo afecta la Internacionalización de la
Nivel de internacionalización UNAD con su sede en Florida a la gestión

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¿Qué tan alto o bajo es el nivel de la

institución para adaptarse a las situaciones
Nivel de resilencia adversas o cambios surgidos y como
afecta esto a la gestión ambiental
institucional?
¿La Estructura Organizacional actual de la
Nivel de jerarquización UNAD como afecta la gestión ambiental
institucional?
¿El ser una institución pública como se
Pertenencia al sector publico
ESTRUCTURA
¿El ser una IES como afecta en la gestión
ORGANIZACIONAL Carácter de Institución de Educación Superior
¿El Nivel de la implicación de la Alta
Dirección de la UNAD está influyendo de
Nivel de implicación de la alta dirección
qué forma en la gestión ambiental
institucional?
¿EL grado de automatización de los
servicios en la UNAD (Gobierno en línea,
Grado de automatización del servicio
ley anti tramites, campus virtual etc.) afecta
¿Qué tan diversos son los servicios
Grado de diversificación de los servicios ofrecidos por la universidad, como afecta
esto la gestión ambiental institucional?
¿Todos los servicios son precios por
PROCESO
personal docente y administrativo de la
PRODUCTIVO
Grado de externalización de los servicios UNAD, cuántos son prestados por terceros
y cuales, en que afecta esto la gestión
¿Todos los proveedores de la UNAD
tienen conocimiento de las políticas
Grado de implicación de los proveedores ambientales, se exigen clausulas
ambientales en la contratación, esto como
¿El nivel de personal asistencial, técnico,
profesional y especializado de la UNAD es
Nivel de cualificación de los empleados alto con respecto a sus cargos, en que
influye esto en la gestión ambiental
institucional?
¿Se tiene un bajo o alto nivel de
conciencia ambiental en los empleados,
Nivel de concienciación de los empleados
RECURSOS HUMANOS como se afecta la gestión ambiental
institucional?
¿El nivel de rotación del personal
vinculado a la gestión ambiental es bajo o
Nivel de rotación en la plantilla
alto, en que afecta la gestión ambiental
institucional?
¿Existen incentivos a los empleados por
Incentivos a los empleados
participar o proponer prácticas?
¿Las instalaciones de la sede o centro son
INSTALACIONES
Antigüedad de las instalaciones y equipos nuevas, antiguas, y que tanto influye esto
FÍSICAS Y
en la gestión ambiental institucional?

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CONDICIONES ¿La sede o centro cuenta con planos

AMBIENTALES arquitectónicos, sanitarios, eléctricos,
Información de planos de las instalaciones estos están actualizados o desactualizado,
como esto afecta la gestión ambiental
institucional?
¿La sede o centro se encuentra en un área
de difícil o fácil acceso, es rural o urbana,
Condición geográfica territorial
esto como afecta la gestión ambiental
institucional?
¿Cómo se afecta la gestión ambiental
institucional en este aspecto teniendo en
cuenta los resultados del Formato para la
Generación de residuos solidos
Ambientales de Sede o Centro en la UNAD
(F-1-4-11)?
Manejo de los residuos peligrosos y especiales
(F-1-4-11)?
Uso del agua
(F-1-4-11)?
Vertimientos
(F-1-4-11)?
Uso de la energía y combustibles
(F-1-4-11)?
Consumo de papel
(F-1-4-11)?
Saneamiento básico
(F-1-4-11)?

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¿La UNAD tiene un Sistema de Gestión de

Calidad implementado y/o certificado como
Sistema de Gestión de la Calidad
esto afecta la gestión ambiental
institucional?
¿La UNAD tiene un Sistema de Gestión de
Ambiental implementado y/o certificado
Sistema de Gestión Ambiental
como esto afecta la gestión ambiental
PRACTICAS DE institucional?
GESTIÓN ¿La UNAD tiene un Sistema de Gestión de
IMPLANTADAS Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Seguridad y Salud en el Trabajo
trabajo implementado y/o certificado como esto
¿La adopción de prácticas como Ley de
transparencia, anticorrupción, gobierno en
Prácticas de buen gobierno línea, participación ciudadana, rendición de
cuentas etc., como afectan la gestión
Para caracterizar cada uno de los factores externos e internas que pueden influenciar la gestión
ambiental institucional, se cuenta con el Formato Matriz de Análisis de Factores Externos e Internos en
la Gestión Ambiental Institucional (F-1-4-29). En la cual cada uno de los factores se le dará un carácter
cualitativo dependiendo de su influencia en la gestión así:
 Negativo: Si el factor interno o externo puede convertirse o es un evidente riesgo o genera

alguna debilidad para la gestión ambiental institucional en el momento.
 Neutral: Si el factor interno o externo es indiferente para la gestión ambiental institucional en el
momento.
 Positivo: Si el factor interno o externo puede convertirse en un oportunidad o es una evidente
fortaleza para la gestión ambiental institucional en el momento.

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Después de determinar el carácter de cada uno de los factores, tanto externos como internos, de debe
realizar un análisis DOFA (Debilidad-Oportunidades-Fortalezas-Amenazas/Riesgos), para lo cual se
debe tener en cuenta la tendencia del carácter de cada factor de forma general.
Después de Realizar el Análisis DOFA, tanto de los factores externos como los internos, se dispone a
hacer el listado de cada uno de los temas identificados en estos: Se debe tener en cuenta que las
Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas/Riesgos para diferenciarlos en este paso se hace
de la siguiente forma:
Internos: Color Azul
Externos: Color Rojo

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Finalmente para enmarcar las estrategias globales, se agrupar las estrategias apuntando al cruce de
las Debilidades-Oportunidades-Fortalezas-Amenazas/Riesgos de la siguiente forma:
FO (Fortalezas – Oportunidades)
DO (Debilidades - Oportunidades)
FA (Fortalezas – Amenazas/Riesgos)
DA (Debilidades – Amenazas/Riesgos);
Entre paréntesis se señala cada uno de los factores DOFA que pueden ser maximizados o
minimizados con las estrategias globales planteadas.

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Ya determinados las estrategias globales se determinan los riesgos y oportunidades ya detectados,

estos pueden quedar igual de suscritos como se hizo en el listado DOFA correspondiente:
Teniendo los Riesgos y Oportunidades detectados, y las estrategias definidas, se procede a establecer
las acciones para abordar estos Riesgos y oportunidades siempre enmarcadas en las Estrategias, por
lo cual estas acciones se definen en la columna “ACCIONES DE LAS ESTRATEGIAS PARA
ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES”

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Estas acciones irán directamente a un Plan de Acción el cual se formulará a través del Sistema de
Seguimiento a Acciones de Mejora –SSAM, siguiendo los lineamientos del Instructivo para la
Formulación, Seguimiento y Medición de Planes de Acción de la Gestión Ambiental (I-1-4-5). el cual
tiene una metodología dispuesta para riesgos ambientales originados desde el Contexto, allí se
formulan las acciones ya determinadas.
Para finalizar el uso de esta herramienta, en la pestaña “ACTUALIZACIONES” del Formato en mención,
con el fin de hacer seguimiento y trazar la variabilidad de los resultados en el comportamiento de los
factores y de os riesgos y oportunidades, de igual forma se determina la fecha en que se realiza el
análisis y las modificaciones o actualizaciones de la Matriz.

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5.3. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS

STAKEHOLDERS.
La tercera y última fase para determinar el contexto es establecer el impacto de las partes interesadas
(stakeholders) y sus necesidades y expectativas en cuanto a la gestión ambiental institucional. Los
stakeholders son:
GRUPO DE INTERÉS STAKEHOLDERS
Alta dirección
Vicerrectores, Decanos, Directores, Gerentes, Jefes de Oficinas
Asesoras y Coordinadores
PERSONAL UNADISTA
Funcionarios Administrativos
Docentes
Contratistas de Apoyo a la gestión
Aspirantes
Estudiantes
CLIENTES
Egresados
Empresas del sector público y privado
Empresas proveedores de materiales e insumos
PROVEEDORES Proveedores de servicios ambientales
Proveedores de servicios, equipos e infraestructura
PARES Instituciones de Educación Superior
Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenibles, Secretarías de
Ambiente, Corporaciones Autónomas Regionales
ENTIDADES DE CONTROL Contraloría General de la Republica
Ministerio de Educación Nacional
Procuraduría
Asociaciones no gubernamentales y organizaciones de voluntarios

COMUNIDADES LOCALES
Grupos ecologistas
Asociaciones de vecinos
Radio y televisión
MEDIOS DE COMUNICACIÓN Publicaciones científicas
Prensa nacional y local
Empresa de acueducto y alcantarillado
EMPRESAS PRESTADORAS DE Empresa de aseo
SERVICIOS PÚBLICOS Empresa de gas natural
Empresa de energía eléctrica
Con el fin de determinar el impacto sobre la gestión ambiental de los stakeholders y sus necesidades

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y expectativas se cuenta con el Formato Matriz para la Determinación de las Necesidades y

Expectativas de los Stakeholders en la Gestión Ambiental Institucional (F-1-4-30).
El Nivel de Impacto se mide con las variables de Poder e Interés de cada uno de los stakeholders
sobre la gestión ambiental institucional, valorando cualitativamente de la siguiente forma:
VALORACIÓN PODER INTERÉS
El Stakeholder solicita información periódica
El Stakeholder tiene la autoridad puede tomar específica sobre la gestión ambiental
decisiones que cambien la planificación, institucional para control legal o toma de
Alto
beneficien o perjudiquen la Gestión Ambiental decisiones, o es de interés incluirlo en la
Institucional gestión ambiental institucional para la mejora
de la gestión.
El stakeholder ha solicitado alguna vez
información específica sobre la gestión
El Stakeholder puede influenciar los cambios
ambiental institucional pero esta no se hace de
Medio benéficos o no de la gestión ambiental
forma periódica, o posiblemente se pueda
institucional
incluir en la gestión ambiental institucional para
la mejora de la gestión
El Stakeholder nunca ha solicitado información
El Stakeholder no tiene ningún tipo de
sobre la gestión ambiental institucional, o es
Bajo autoridad o influencia en las decisiones de la
indiferente si se incluye en la gestión ambiental
gestión ambiental institucional
institucional.
Según el Nivel de Impacto Seleccionado, se clasifica el impacto de cada uno de los stakeholders
teniendo en cuenta la siguiente tabla:

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PODER INTERÉS CLASIFICACIÓN ¿CÓMO?

Según los resultados que vayan
arrojando las actualizaciones
Bajo Bajo SIN PROBLEMA 'Monitorear por si cambia de categoría'
del Formato Matriz para la
Determinación de las
Necesidades y Expectativas de
los Stakeholders en la Gestión
Bajo Medio SIN PROBLEMA 'Monitorear por si cambia de categoría' Ambiental Institucional (F-1-4-
30)
A través de los diferentes
Bajo Alto MITIGANTE ´Mantener Informado´ medios establecidos en la
Matriz de Comunicaciones
definida en el Manual del
Medio Bajo MITIGANTE ´Mantener Informado´ Componente de Gestión
Ambiental (M-2)
Medio Medio ATENCIÓN 'Mantener Satisfecho' Respondiendo oportunamente a
las solicitudes realizadas y
Medio Alto ATENCIÓN 'Mantener Satisfecho' comunicándolas a través de los
diferentes medios establecidos
en la Matriz de Comunicaciones
Alto Bajo ATENCIÓN 'Mantener Satisfecho' definida en el Manual del
Componente de Gestión
Ambiental (M-2)
Alto Medio CUIDADO 'Tratar como requisito legal y otros requisitos Siguiendo los estipulado en el
Instructivo para la Identificación
y Evaluación de Requisitos
Alto Alto CUIDADO 'Tratar como requisito legal y otros requisitos Legales y Otros Requisitos
Aplicables a la Gestión
Ambiental (I-1-4-3)
Una vez clasificado cada uno de los Stakeholders y su impacto sobre la gestión ambiental institucional,
se procede a definir las Necesidades y Expectativas de cada uno de ellos si las tienen, estas
necesidades y expectativas se pueden obtener por diferentes medios tales como:
 Comunicaciones oficiales
 Requisitos Normativos
 Experiencia previa de los sistemas de gestión
 Revisión documental previa
Las Necesidades y Expectativas que se encuentren Clasificadas con el Impacto “CUIDADO 'Tratar
como requisito legal y otros requisitos”, se deben incluir manejar según los Estipulado en el
Instructivo para la Identificación y Evaluación de Requisitos Legales y Otros Requisitos Aplicables a la
Gestión Ambiental (I-1-4-3).

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Estas necesidades o expectativas pueden ser una o varias dependiendo del Stakeholder, y los
resultados de las mismas se deben tener en cuenta para Determinar Riesgos y Oportunidades, los
cuales pueden ya estar definidos en los Riesgos y oportunidades determinados en la Fase 2 del
Contexto (Ver Capítulo 5.2 del presente documento). Los riesgos y Oportunidades deben ser descritos
en el mismo formato establecido.
Teniendo los Riesgos y Oportunidades detectados, se procede a establecer las acciones para abordar
estos Riesgos y Oportunidades, por lo cual estas acciones se definen en la columna “ACCIONES PARA
ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES”

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Estas acciones irán directamente a un Plan de Acción el cual se formulará a través del Sistema de
Seguimiento a Acciones de Mejora –SSAM, siguiendo los lineamientos del Instructivo para la
Formulación, Seguimiento y Medición de Planes de Acción de la Gestión Ambiental (I-1-4-5), el cual
tiene una metodología dispuesta para riesgos ambientales originados desde el Contexto, allí se
formulan las acciones ya determinadas.
MODIFICACIONES O ACTUALIZACIONES AL INSTRUCTIVO

VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN RESUMIDA DEL CAMBIO
0 29-06-2017 Primera versión emitida.
1 08-09-2017 Se actualiza la Determinación de Riesgos a través del Contexto
Organizacional tanto de factores externos e internos cómo de
Stakeholders, así como las necesidades y expectativas que se
tratan como requisitos legales y otros requisitos.
2 05-02-2018 Se determina un espacio para redactar las acciones para abordar
riesgos y oportunidades dentro de los documentos relacionados
con el contexto, y así dar más linealidad con los planes de acción a
formular.

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EJEMPLO: clientes, comunidades, proveedores, entes reguladores, organizaciones no

b) Condición ambiental: Cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o beneficiosos, como

c) Riesgo: Efecto de la incertidumbre.

NOTA 1: Un efecto es una desviación de lo esperado, ya sea positivo o negativo.

NOTA 2: es el estado, incluso parcial, de deficiencia de información relacionada con la

NOTA 3: Con frecuencia el riesgo se caracteriza por referencia a “eventos” potenciales y

NOTA 4: Con frecuencia el riesgo se expresa en términos de una combinación de las

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5. CONTEXTO DE LA UNAD EN LA GESTIÓN AMBIENTAL.

5.1. DETERMINACIÓN DE LAS CONDICIONES AMBIENTALES

 Condición geográfica territorial

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5.2. DETERMINACIÓN DE LOS FACTORES EXTERNOS E INTERNOS.

CONTEXTUALIZACIÓN DEL FACTOR

¿En la región ha aumentado o disminuido

aplicación de las mismas como influye en

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¿La adopción de las políticas y programas

CONTEXTUALIZACIÓN DEL FACTOR

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¿Qué tan alto o bajo es el nivel de la

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CONDICIONES ¿La sede o centro cuenta con planos

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¿La UNAD tiene un Sistema de Gestión de

 Negativo: Si el factor interno o externo puede convertirse o es un evidente riesgo o genera

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Internos: Color Azul

Externos: Color Rojo

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Ya determinados las estrategias globales se determinan los riesgos y oportunidades ya detectados,

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5.3. DETERMINACIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LOS

GRUPO DE INTERÉS STAKEHOLDERS

Asociaciones no gubernamentales y organizaciones de voluntarios

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y expectativas se cuenta con el Formato Matriz para la Determinación de las Necesidades y

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PODER INTERÉS CLASIFICACIÓN ¿CÓMO?

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MODIFICACIONES O ACTUALIZACIONES AL INSTRUCTIVO

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