INFORME DE AUDITORÍA

EMPRESA:

PROPÓSITO DE LA AUDITORÍA:
1. Verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la NTC-ISO 9001.
2. Evaluar la eficacia de los procesos del sistema de gestión de calidad y los documentos.
3. Identificar las posibilidades de mejoramiento.
4. Verificar la mejora continua de los procesos
5. Verificar la eficacia continua del SGC

ALCANCE DEL SGC: Servicios de entretenimiento humano de adultos.

ALCANCE GEOGRÁFICO:

REPRESENTANTE DEL SGC: Ingeniero Franshescoli de Liberato

EXCLUSIONES:
7.5.2: Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio
7.3: Diseño y Desarrollo

Código CIIU: D2519

AUDITOR LÍDER: Pedro Reader Nonconform

CRITERIOS A EVALUAR: ISO 9001:2008, Manual de Calidad MC-GG-01 versión 03, Procedimientos del
SGC xxxx
ACTIVIDADES DESARROLLADAS DURANTE LA AUDITORÍA:
Se realizó el análisis de la información previa y se preparó el plan de auditoría el cual fue aprobado por la
organización.

Se verificaron la totalidad de los requisitos aplicables a cada proceso de acuerdo con lo indicado en los
criterios establecidos.

Se evidenció que la no conformidad emitida por ICONTEC en la última auditoría no se pude cerrar con
eficacia porque no se ha logrado la implementación de las competencias.

Se estableció con la organización que los hallazgos de auditoría se denominarían:

No Conformidad, a cualquier desviación encontrada con relación a los criterios establecidos en la norma
ISO 9001:2000 y la documentación implementada.
Aspecto a Mejorar, cualquier hallazgo que estando relacionado con los requisitos normativos o de
capacidad de los procesos pero que no corresponde a desviaciones a requisitos.

La toma de evidencias se realizó de forma aleatoria y en algunos casos se utilizó muestreo para
determinar el número de evidencias para el análisis.

REPORTE DE RESULTADOS
El reporte de resultados tiene la siguiente presentación:
 Los hallazgos individuales
 No Conformidades
 Aspectos a Mejorar
 Aspectos Positivos
 Análisis de los hallazgos respecto a los objetivos trazados
 Análisis de riesgo de los hallazgos con relación al SGC
HALLAZGOS INDIVIDUALES

Tabla 1. NO CONFORMIDADES
ÍTEM HALLAZGO NO CONFORME NUMERAL
No se evidencia el control de los documentos Web y Catálogos de producto de
acuerdo con lo establecido en el procedimiento de control de documentos y
registros.
Se evidencia que el documento MC-GG-04 se encuentra en una versión que no
corresponde a la identificada en el sistema.
1 No es coherente para la mezcla ALA-292 el valor de dureza establecido en las 4.2.3
especificaciones técnicas ET-DT-53 vs lo indicado en el catálogo de productos
publicado en el website.
se evidenció que el proceso utilizó un memorando para el cambio del valor de
traslapo el cual está establecido en el documento NO-GP-13 pero no se realizó el
trámite de cambio de documentos de acuerdo con lo indicado en el procedimiento
de control de documentos
No se establecen en los criterios de control de registro para las formulaciones y
desarrollo de productos
No se establecen en el procedimiento de control de registro las metodologías de
control y acceso a la información que se encuentra en medios tecnológicos
2 No se evidencia el registro en las ordenes de salida de almacén FR-GM-09/01 de 4.2.4
los solicitados por, autorizado por y entregado por de acuerdo con lo planificado
Para el registro de los controles de temperatura, ancho y velocidad en el
tratamiento de lonas por dipping o fricción, no se utilizó el registro FR-GC-17 de
acuerdo con lo establecido en el plan de seguimiento y medición del producto PS-
GP-06.
ÍTEM HALLAZGO NO CONFORME NUMERAL
Para los planes relacionados con la implementación de prueba de reometría y la
3 exclusión al 7.3 de ISO, no se planificaron las acciones necesarias para garantizar 5.4.2
que todos los requisitos del sistema se manutuviesen conformes
No se evidencia la identificación de las competencias del jefe de compras.
No se evidencia la toma de acciones para mejorar las competencias del personal
4 con base en las necesidades del SGC de acuerdo con lo establecido en el 6.2.2
procedimiento de formación Pr-RH-05
No se evidencia la evaluación de periodo de prueba del cargo jefe de gestión de
compras de acuerdo con lo indicado en el procedimiento PR-RH-03
Para los problemas visuales relacionados con la humedad en el ambiente que
genera vejigas en el producto y en el almacenamiento de las lonas el cual está
4 6.4
identificado en el acta de revisión gerencial No. 9, no se tiene establecido un plan
de acción para eliminar dicha causa
La especificación establecida en el documento ET-DT-36 de adhesión no
5 corresponde a lo establecido en el plan de seguimiento y medición del producto 7.1
PS-GP-05.
No se evidencia el registro de la revisión de los requisitos del producto asociados
6 7.2.2
a la página web y a los catálogos.
Se evidencia que los métodos de prueba de producto no hacen referencia a
7 sistemas normalizados por lo cual no es posible asegurar el grado de confiabilidad 7.5.1
de las pruebas.
En el plan de seguimiento PS-GP-04 se establece que el operario pesador
diligencia el formato FR-GC-17. Se evidenció que el operario pesador no registra
ningún dato actualmente, es una responsabilidad del inspector de calidad.
8 7.5.1
Se evidenció que se utiliza una especificación de espesor de cubierta con base en
el color el cual no tiene establecido parámetros planificados de control y
corresponde a una variable de control de producción y producto.
No se evidenció el rollo de lona 135080506-4-1 el cuales de acuerdo con la
9 7.5.5
programación de producción.
Se evidencia la calibración de las balanzas que se catalogan como críticas para el
10 7.6
control de producto.
No se cuenta con una planificación de las herramientas estadística que soporte
los análisis de datos de tendencia asociadas a las variables de control de proceso
11 8.1
establecidas en todos los todos los documentos de planificación de la realización
del producto.
No se evidencia que la programación de las auditorías internas se establezca con
12 base en la importancia y el estado de los procesos durante el 2007 y 2008 de 8.2.2
acuerdo con lo indicado en el procedimiento PR-GC-06 “Auditorías Internas”
ÍTEM HALLAZGO NO CONFORME NUMERAL
No se evidencia que los cierres de las acciones correctivas y preventivas se
hagan por eficacia.
No se evidencia la planificación e implementación de acciones relacionadas con
los datos obtenidos de satisfacción del cliente.
No se evidencia la planificación e implementación de acciones para disminuir los
13 costos de mantenimiento. 8.5
No se evidencia el cierre eficaz de la AC No. 570 de acuerdo con lo indicado en el
procedimiento PR-GC-03 “Acciones Correctivas y Preventivas”
Se cerró la AC, del plan 436 sin haber verificado que todo el programa se haya
implementado en todos los cargos

Tabla 2. ASPECTO A MEJORAR

ÍTEM ASPECTO A MEJORAR NUMERAL
La identificación de la interrelación de los procesos, con el fin de evitar que datos
del flujo de comunicaciones o subproductos no se identifiquen y se pierda la
trazabilidad del proceso. Así mismo, se evita que se incluyan salidas y entradas
1 4.1
relacionadas con el mismo proceso. Ejemplo: en la caracterización MC.GG.05 no
se establece como entrada a la actividad el documento de orden de producción.
En la caracterización de
Estructurar el modelo de ISO 9001 para la gestión informática debido a su alta
2 4.1
influencia en el SGC y el ciclo de vida de la producción.
La revisión de la norma ISO 15489 para gestión documental y de la norma del
archivo general de la nación con el fin de mejorar el control de la documentación
3 empresarial para todos los sistemas de gestión voluntarios como legales esto 4.2
evitaría la pérdida de información necesaria para soportar conceptos legales
especialmente asociados a la gestión humana.
La metodología para identificar las necesidades de información y de metodologías
documentadas con el fin de evitar la implementación de métodos documentados
4 4.2
cuando no son necesarios para los procesos y el no implementarlos cuando
generan un riesgo alto por su inexistencia.
Las metodologías para identificar y acceder a fuentes internas y externas de
información con el fin de que sea sistemática dichas consultas y disminuyan las
5 4.2
cargas operativas en la investigación de la información tales como de normas
técnicas, requisitos legales entre otros.
La metodologías para convertir la información que se recolecta en el día a día en
conocimiento útil para la organización, con esto se anticipan a la pérdida de datos
6 claves que serían propios de las competencias adquiridas por los colaboradores 4.2
en su existencia en la organización y permitiría que los nuevos colaboradores
aprendieran de forma rápida las buenas prácticas en las operaciones.
ÍTEM ASPECTO A MEJORAR NUMERAL
La metodología para evaluar los beneficios del uso de la información con el fin de
7 mejorar la gestión de la información y valorar las necesidades de modificación o 4.2
actualización de documentos y formatos
La metodología para identificar y administra los documentos obsoletos que por su
naturaleza no se deben eliminar. Con esto se garantiza una trazabilidad en calidad
8 de producto o necesidades administrativas futuras cuando son amparadas bajo 4.2
requisitos establecidos en fechas pasadas y que demuestran su cumplimiento
para dichas fechas.
La minimización de documentos impresos cuando estos ya se tramitan por medio
de software con el fin de evitar costos por administración de documentos. Ejemplo:
Se evidencia que el documento de orden de salida de almacén se diligencia
9 4.2
nuevamente en el programa de software y vuelve y se imprime, estos dos
documentos pasa a contabilidad y vuelven a transcribirse. Esto se puede eliminar
a un solo paso a través de sistemas de información CG-Uno
El control documental de los planos relacionados con infraestructura locativa,
industrial y tecnológica con el fin de mantener actualizada la información cuando
10 4.2
se presentan cambios en la infraestructura y que puede inferir en cumplimientos
relacionados con aspectos legales más allá de los relacionados con la Calidad.
Identificar si es necesario mantener separados los formatos de Quejas y de
Reclamos ya que la naturaleza es la misma, con esto se minimiza el uso de
11 formatos. Así mismo, se pude considerar la necesidad de imprimir dichos formatos 4.2.4
dada la aplicación que pueda tener en forma automática en el software de gestión,
con respuestas al cliente en medios tecnológicos o utilizando la Website.
La metodología para trazar el esquema de medición desde los propósitos
organizacionales (visión, objetivos estratégicos) pasando por la política de calidad,
objetivos de calidad, objetivos que deben cumplir los procesos, los indicadores
12 asociados a los objetivos y las variables de control de proceso junto con las 5.4.1
técnicas estadísticas asociadas. Con esto se logra ver la coherencia de la
medición y permite que los indicadores de proceso cuando se requieran tengan un
impacto en la visión institucional.
La metodología para identificar los cambios en el SGC con el fin de que soporten
13 5.4.2.b
las metodologías de programación de auditorías internas y Acciones de mejora
Utilizar las herramientas administrativas de AP y Planificación del Cambio para la
ampliación futura del alcance del SGC hacia la comercialización con el fin de
14 5.4.2
adecuar la nueva línea al SGC y tener evidencias de aplicación cuando sea
requerido por el organismo Certificador.
La metodología para evaluar las competencias de los auditores con el fin de que
15 se tenga instrumentos de medición válidos con base en las competencias y 6.2.2
criterios de evaluación definidos en el acta de evaluación de auditores.
Estudio de cultura organizacional con el cual se soportan las metodologías para
16 6.2.2
establecer el plan de desarrollo y el programa para mejorar la toma de conciencia
ÍTEM ASPECTO A MEJORAR NUMERAL
Las metodologías para medir la satisfacción del personal basado en el
17 mejoramiento y aplicación de las metodologías del SGC con esto se apoyarán 6.2.2
mejor los programas de desarrollo organizacional
La metodología para identificar las competencias con base en la experiencia del
personal, los conocimientos específicos, las habilidades de liderazgo, las
herramientas de planeación y mejora, la visión de empresa, el plan estratégico, los
18 6.2.2
cambios organizacionales entre otros conceptos con el cual se aseguraría un
modelo sistémico que permita mantener la evolución de las competencias
organizacionales y la necesidad de desarrollarlas en el personal
La implementación de una herramienta de software para la gestión del
mantenimiento con el cual se pueda administrar los recursos y tener a disposición
19 6.3
la información rápida de la historia del mantenimiento así como la posibilidad de
implementar los predictivos necesarios.
La identificación en el plan de control PS-GP-06 del registro FR-GP-10 donde se
20 7.1
registran los datos de velocidad en el tratamiento de lonas por dipping o fricción.
La metodología para planificar la auditoría con base en identificación de los
21 requisitos evaluados con el fin de permitir verificar posterior a la auditoría si el 8.2.2
auditor evaluó todos los requisitos aplicables al proceso.
La identificación del control sobre los tiempos de entrega que permita medir la
22 oportunidad de entrega. De acuerdo con lo establecido en el plan de seguimiento 8.2.3
y medición
No se cuenta con una metodología que permita establecer la tendencia de los
23 resultados de los procesos en el tiempo y con el cual se pueda apoyar la 8.4
programación de auditorías
Se debe mejorar el análisis de la eficacia en el cierre de las AP y AC generadas
desde auditorías internas o el análisis propio de los procesos a través de una
24 8.4
metodología que permita establecer el impacto o el riesgo por la no eficacia del
cierre.
La identificación en las metas de eficacia basándose en el concepto del
25 mejoramiento continuo con el fin de evitar mediciones de muy corto plazo y que no 8.4
permitan evidencia el logro continuo del desempeño de la gestión.
Las metodologías que permitan conocer las tendencias de problemas y causas
raíz con lo cual se podrían disminuir el número de acciones a implementar ya que
26 se podrían determinar pocas fuentes para varios problemas. Así mismo, se 8.4
podrían detectar la repetitividad de los problemas durante el tiempo y establecer el
grado de eficacia de las acciones tomadas.
La metodología para análisis de causa raíz ya que actualmente se evidencia
27 estudios con búsqueda de causa inmediata, con esto se podrán tener mejores 8.5
planes de acción y asegurarán la eliminación de las causas.
Establecer en los análisis de causas y planes de acción los costos de falla real o
28 8.5
potencial con el fin de evidenciar la eficiencia del sistema.
ÍTEM ASPECTO A MEJORAR NUMERAL
La metodología para identificar en los planes de acción la totalidad de actividades
29 que aseguren que al implementar cada acción se implementen o realicen las 8.5
actividades del SGC.
Implementar la metodología de análisis de riesgo de las acciones de mejora con lo
30 cual se podría soportar mejor los planes de acción y se evita que al implementar 8.5
un plan se puedan generar posibles errores nuevos no previstos para el SGC.
En la descripción del proceso es importante que se identifique los métodos de
seguimiento y control o tipo de información que es importante para evidencia las
31 ---
tendencias de los procesos. Con el fin de que estas metodologías se mantengan y
no dependan de la persona encargada en su momento.
La redacción de los problemas, las causas y los objetivos de los planes de acción
32 ---
de mejora con el fin de poder aumentar el logro de objetivos
La aplicación de las 5S en los almacenamientos tanto en producción como en
33 áreas asignadas para la gestión con esto se asegura un flujo oportuno de los ---
procesos productivos y se mejora la percepción de calidad en la empresa
La sustentación sobre el principio de procesos para almacén de materias primas
34 ----
ya que no establece actividades de planeación.

Tabla 3. ASPECTOS POSITIVOS

ÍTEM ASPECTO A MEJORAR NUMERAL
La metodología de planeación financiera la cual se hace sobre el modelo de
1 estudio de punto crítico con lo cual se asegura la supervivencia en el caso de 6.1
cambios fuertes en la economía.
La integración del personal y el plan de entrenamiento de cargos de sucesión con
anticipación con el cual se garantizará en el tiempo que los nuevos colaboradores
2 6.2
seguirán manejando los principios y valores establecidos por la organización para
garantizar al cliente la calidad esperada
El deseo permanente de los colaboradores por mejorar el sistema de gestión de la
3 compañía basándose en la calidad ofrecida tanto al cliente externo como al interno 6.2
con esto se logra mantener la unión de criterios y el fortalecimiento institucional
El pensamiento de mantenimiento de la compañía en el tiempo con lo cual se
4 asegura a la región de la permanencia de los puestos de trabajo y el ingreso de ---
recursos necesarios para mantener la calidad de vida
Los avances obtenidos a través de las herramientas tecnológicas con lo cual se
pretende en tiempo corto minimizar el índice de tareas que generan alto costo de
5 6.3
operación y permite a los colaboradores mejorar el seguimiento y control de los
procesos
El mínimo número de reclamos y el cumplimiento a entregas evidenciado con lo
6 ---
cual se enaltece los principios de la calidad en cumplimiento de requisitos
La metodología de informes de gerencia con el cual se puede hacer trazabilidad
7 5.6
en el tiempo de los análisis y acciones implementadas

JUSTIFICACIÓN DE LAS EXCLUSIONES

De acuerdo con los resultados encontrados durante la auditoría, debido a que los métodos de ensayo no
están soportados en normas técnicas reconocidas y sus prácticas no se han validado, no es posible
excluir el numeral 7.5.2 validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio.
De acuerdo con el trabajo realizado para la nueva referencia de bandas resistente al fuego y las prácticas
utilizadas para la modificación de los productos diseñados, no es posible excluir la totalidad de los
requisitos establecidos en el numeral 7.3 Diseño y Desarrollo ya que las modificaciones a los diseños se
encuentran establecidas en el numeral 7.3.7.

Es de anotar que los datos de reclamos y no conformes permiten inferir que las prácticas establecidas
para diseñar, modificar o planificar los productos han sido eficaces pero requiere de la oportunidad de
organizar dicha información para el futuro de la organización.

APLICACIÓN DE REQUISITOS LEGALES Y REGLAMENTARIOS

La empresa no tiene definido por legislación colombiana para el producto disposiciones legales o
reglamentaria para la fecha de la auditoría interna. Se recomienda el aprovechar las prácticas actuales
de gestión tanto de documentación como de planificación para apoyar las actividades de implementación
de los modelos de gestión ISO 14001, OHSAS 18001, ISO 28000, ISO 27001. En estos casos las
necesidades legales y reglamentarias son amplias y la organización debería garantizar las buenas
prácticas que conlleven a la demostración del cumplimiento de la legislación.
ANÁLISIS DE RESULTADOS
De acuerdo con los resultados encontrados durante la auditoría interna, los objetivos trazados para la
auditoría y la política de calidad de la organización se evidencia que:

Gráfico 1. Comportamiento de las No Conformidades

El mayor problema encontrado se encuentra concentrado en tres tipos de requisitos de gestión:

La gestión documental
La gestión de competencias laborales
La gestión de la producción
Gráfico 2. Comportamiento de los Aspectos a Mejorar

El mayor aspecto por mejorar se encuentra concentrado en cuatro tipos de requisitos de gestión:
La Gestión documental
La gestión de competencias laborales
Los análisis de datos
Las acciones de mejora

Si se agrupan los aspectos por mejorar y las no conformidades asociadas a los requisitos de gestión se
encuentra que la Gestión Documental y la Gestión por Competencias son las que mayor impacto están
generando al sistema y para el cual es importante establecer acciones importantes para eliminarlas.

De acuerdo con los propósitos de auditoría se tiene que:

1. Verificar el cumplimiento de las disposiciones establecidas en la NTC-ISO 9001.
a. El cumplimiento del modelo de gestión está siendo impactado de manera importante por
las prácticas relacionadas en la gestión documental especialmente en el área técnica o de
producción.
b. No se ha establecido el modelo de gestión por competencias con lo cual las metodologías
para identificar, desarrollar y evaluar a los colaboradores basado en las competencias no
se está ejecutando al 100% de la población objetivo.
2. Evaluar la eficacia de los procesos del sistema de gestión de calidad y los documentos.
a. La eficacia de los procesos se está logrando gracias al cumplimiento de los objetivos
trazados aunque se ha establecido la necesidad de mejorar las técnicas de medición de
los procesos.
3. Identificar las posibilidades de mejoramiento.
a. Se han establecido los aspectos por mejorar identificados en las tablas de Aspecto a
Mejorar para cada uno de los requisitos.
4. Verificar la mejora continua de los procesos
a. La mejora continua de los procesos no se está dando en todos los procesos ya que se
tienen que generar metas de continuo seguimiento e incremento de metas. Sin embargo
se han establecido mejoras que ha permitido a la empresa minimizar los no conformes y
los reclamos del cliente.
5. Verificar la eficacia continua del SGC
 La eficacia del SGC no se ha concretado en alguno de los indicadores establecidos
durante los últimos años, esto evidencia que las acciones establecidas para mejorarlo no
han sido tampoco eficaces.

ANÁLISIS DE RIESGO
Objetivos

numerales cumplir las

SUMATORIA NC y a disminuir aumentar la realizar
aumentar mantener la generar metas en evaluar las
mejorar los satisfacción pagos
las ventas competitividad rentabilidad cada competencias
reclamos del cliente oportunos
proceso

37 4.2 4 8 4 4 3 1 4 9
69 6.2 12 12 4 3 6 1 6 25
70 7.5.1 12 16 8 12 9 1 6 6
48 8.4 6 16 3 4 4 1 6 8
58 8.5 16 16 3 4 4 1 6 8

SUMATORIA 50 68 22 27 26 5 28 56

Tabla 4. ANÁLISIS DE RIESGOS

 MATRIZ DE CONSECUENCIA
Nivel Descripción Detalle
no hay efectos en el SGC o
1 insignificante
perdidas finaneras
el impacto económico o al
2 menor
SGC es bajo
Requiere de atención a través
3 moderada
de AC
Impacta directamente los
4 mayor
objetivos
pérdidas financieras y caída
5 catastrófica
del SGC

Tabla 5. MATRIZ DE CONSECUENCIAS

MATRIZ DE POSIBILIDAD
Nivel Frecuencia Detalle
1 rara vez una vez en 6 años
2 Improbable una vez en 3 años
3 Posible una vez por año
4 Probable mensual
5 Casi Seguro Día a Día

Tabla 6. MATRIZ DE POSIBILIDAD

De acuerdo con el análisis los requisitos que más generan riesgo al cumplimiento de objetivos está en las
competencias laborares y en programación de la producción y la prestación del servicio.

Los objetivos que más son afectados por los requisitos no conformes y por mejorar son el aumento de la
competitividad y de las ventas.

CONCLUSIONES DE AUDITORÍA INTERNA

Si bien el SGC no está revistiendo de un impacto alto en los clientes, si debe mejorar en la productividad
mediante el aumento de las herramientas tecnológicas, el control documental y el aseguramiento de la
gestión por competencias.

Es importante que se analice nuevamente la exclusión del requisito de Diseño y se analice la oportunidad
de la aplicación del numeral 7.3.7 de la norma junto con las prácticas adecuadas para garantizar el éxito
del diseño y desarrollo de los productos o sus modificaciones.

Pedro Reader Nonconform

AUDITOR LÍDER
C.C. xxxxsx