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UNIDAD TEMÁTICA: IV Gestor de base de datos: Access. Amieva Flores Cynthia Rocio 2RV1201702
UNIDAD TEMÁTICA: IV Gestor de base de datos: Access. Amieva Flores Cynthia Rocio 2RV1201702
UNIDAD TEMÁTICA: IV
Gestor de base de datos: Access.
Amieva Flores Cynthia Rocio
2RV1201702

4.1. Las bases de datos en Access.

4.1. Las bases de datos en Access. Una base de datos es una herramienta para recopilar

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. Las bases de datos pueden almacenar información sobre personas, productos, pedidos u otras cosas.

Partes de una base de datos de Access

Tablas Formulario Informes Consultas Macros Modulos
Tablas
Formulario
Informes
Consultas
Macros
Modulos

4.1.1Elementos esenciales: la ventana de trabajo.
4.1.1Elementos esenciales: la
ventana de trabajo.
4.1.1Elementos esenciales: la ventana de trabajo. 1° Barra de titulo Es la barra en donde se

1° Barra de titulo Es la barra en donde se encuentran el nombre de las presentaciones de Access. En ella están las opciones comunes de Windows:

Minimizar, maximizar y cerrar.

2°Barra de Menú Es la barra donde se encuentra unas opciones que a seleccionarlas , se encuentran sub-menues, que contienen todas las opciones, funciones y comandos para trabajar con Microsoft Access.

funciones y comandos para trabajar con Microsoft Access. 3°Barra de Herramientas Contienen diferentes iconos, que

3°Barra de Herramientas Contienen diferentes iconos, que nos permiten ejecutar directamente las funciones y comandos más usados en Access, esta sufre variaciones de acuerdo a la situación o al objeto seleccionado. Estas opciones también se encuentran en la barra de Menú

4°Área de trabajo Access Es el sector en donde se abrirán las ventanas de trabajo, por ejemplo: Las bases de datos, formularios, informes, etc.

por ejemplo: Las bases de datos, formularios, informes, etc. 5°Barra de estado Nos muestra una breve

5°Barra de estado Nos muestra una breve reseña de la acción de determinado comando. Puede indicarnos también qué operación podemos realizar a continuación. Si llevamos el señalador del mouse (sin pulsar) sobre un determinado botón-herramienta, podremos leer allí una breve descripción de su funció.

6°Ventana de bases de Datos Esta ventana contiene las opciones para crear una base de datos, esta incluyen: Tablas, Formularios, Consultas, Informes, páginas, macros y módulos. Que son las herramientas necesarias que contienen una base de daros.

Consultas, Informes, páginas, macros y módulos. Que son las herramientas necesarias que contienen una base de

7° El botón de Microsoft Office reemplaza el menú Archivo y está situado en la esquina superior izquierda de estos programas de Microsoft Office.

reemplaza el menú Archivo y está situado en la esquina superior izquierda de estos programas de
4.1.2.Los objetos de trabajo de Access: tablas, formularios, informes, consultas. Tablas Una tabla de base

4.1.2.Los objetos de trabajo de Access: tablas, formularios, informes, consultas.

Tablas

de Access: tablas, formularios, informes, consultas. Tablas Una tabla de base de datos es similar en

Una tabla de base de datos es similar en apariencia a una hoja de cálculo en cuanto a que los datos se almacenan en filas y columnas. Por ende, es bastante fácil importar una hoja de cálculo en una tabla de base de datos. La principal diferencia entre almacenar los datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos es la forma en la que están organizados los datos.

de datos es la forma en la que están organizados los datos. Formularios Los formularios permiten
de datos es la forma en la que están organizados los datos. Formularios Los formularios permiten
Formularios Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y

Formularios

Formularios Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar
Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar
Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar

Los formularios permiten crear una interfaz de usuario en la que puede escribir y modificar datos. Los formularios a menudo contienen botones de comandos y otros controles que realizan distintas tareas. Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en las hojas de datos de la tabla.

Puede crear una base de datos sin usar formularios con tan solo modificar los datos en
Informes Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por
Informes Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por

Informes

Los informes se usan para dar formato a los datos, resumirlos y presentarlos. Por lo general, un informe responde a una pregunta específica como: "¿Cuánto dinero recibimos de cada cliente este año?" o "¿En qué ciudades residen nuestros clientes?". A cada informe se le puede dar formato para presentar la información de la manera más legible posible

Consultas

la información de la manera más legible posible Consultas Las consultas pueden realizar diversas funciones en

Las consultas pueden realizar diversas funciones en una base de datos. La función más común es recuperar datos específicos de las tablas. Los datos que quiere ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única hoja de datos.

ver generalmente están distribuidos en varias tablas y las consultas le permiten verlos en una única

4.1.3. Navegación entre los registros de una tabla

Para trabajar con registros, tendrás que introducir datos en las celdas. Si necestas ayuda introduciendo

Para trabajar con registros, tendrás que introducir datos en las celdas. Si necestas ayuda introduciendo datos en tus registros, puedes revisar nuestra lección

datos en tus registros, puedes revisar nuestra lección Ocasionalmente, cuando introduzcas información en un
datos en tus registros, puedes revisar nuestra lección Ocasionalmente, cuando introduzcas información en un
datos en tus registros, puedes revisar nuestra lección Ocasionalmente, cuando introduzcas información en un
datos en tus registros, puedes revisar nuestra lección Ocasionalmente, cuando introduzcas información en un
datos en tus registros, puedes revisar nuestra lección Ocasionalmente, cuando introduzcas información en un

Ocasionalmente, cuando introduzcas información en un registro, aparecerá una ventana avisando que la información que has introducido no es válida.

información en un registro, aparecerá una ventana avisando que la información que has introducido no es
información en un registro, aparecerá una ventana avisando que la información que has introducido no es

4.2. Creación y modificación de base de datos.

Al abrir Access, la vista Backstage muestra la pestaña Nuevo. La pestaña Nuevo ofrece varias formas de crear una base de datos:

Una base de datos en blanco Puede empezar desde cero si quiere. Se trata de una buena opción si se tienen requisitos de diseño muy concretos o datos existentes que hay que adaptar o incorporar.

Una plantilla que se instala con Access

Considere la

posibilidad de usar una plantilla si va a iniciar un nuevo proyecto y quiere adelantar trabajo. Access incluye varias plantillas instaladas de manera predeterminada.

Una plantilla de Office.com

Además de las incluidas en

Access, puede encontrar otras muchas plantillas en Office.com. Ni siquiera tiene que abrir un explorador, las plantillas están disponibles en la pestaña Nuevo.

en Office.com. Ni siquiera tiene que abrir un explorador, las plantillas están disponibles en la pestaña

4.2.1 Crear una base de datos: a partir de una base en blanco, a partir de una plantilla, a partir de una tabla existente.

Hay tres opciones para agregar un registro nuevo a una tabla:c

Opción 1 En el grupo Registros de la pestaña Inicio, haz clic en la opción Nuevo.

registro nuevo a una tabla:c Opción 1 En el grupo Registros de la pestaña Inicio ,

Opción 2 En la barra de navegación de registros, ubicada en la parte inferior de la ventana, haz clic en el botón Nuevo registro.

de la ventana, haz clic en el botón Nuevo registro . Opción 3 Simplemente comienza a

Opción 3 Simplemente comienza a escribir en la fila bajo el último registro agregado.

en el botón Nuevo registro . Opción 3 Simplemente comienza a escribir en la fila bajo

4.2.2.Definición de campos

Un campo en Microsoft Access es una pieza de información relacionada con una persona o cosa. Los campos relacionados se agrupan juntos para formar un registro. En una base de datos, donde se almacena la información con respecto a información de los empleados de una empresa, un registro sería la información relacionada a un solo empleado. Un campo, por ejemplo, sería la información específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de seguridad social.

específica sobre el empleado, tal vez el nombre, la fecha de contratación o el número de

4.3. Trabajar con registros de tablas y base de datos

4.3. Trabajar con registros de tablas y base de datos Para escribir datos correcta y rápidamente

Para escribir datos correcta y rápidamente en una base de datos de Access, resulta útil para entender algunos de los conceptos básicos sobre el funcionamiento de una base de datos. La información en las secciones siguientes explica algunos de los principios básicos de estructura y diseño que controlan cómo introducir datos

4.3.1 Modificación de tablas y campos: propiedades

Cuando se crea una base de datos, almacenar los datos en tablas, listas de filas

Cuando se crea una base de datos, almacenar los datos en tablas, listas de filas y columnas basadas en el asunto. Almacenar los elementos de información que desee hacer un seguimiento de los campos (también denominados columnas).

desee hacer un seguimiento de los campos (también denominados columnas). Es importante elegir cuidadosamente los campos.
desee hacer un seguimiento de los campos (también denominados columnas). Es importante elegir cuidadosamente los campos.

Es importante elegir cuidadosamente los campos.

Es importante elegir cuidadosamente los campos.
hacer un seguimiento de los campos (también denominados columnas). Es importante elegir cuidadosamente los campos.
Un campo tiene determinadas características. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que identifica el

Un campo tiene determinadas características. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que identifica el campo dentro de una tabla. Un campo también tiene un tipo de datos que se ha elegido para que coincida con la información que se almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar con esos valores, así como la cantidad de almacenamiento de espacio para establecer un lado de cada valor. Cada campo tiene también asociado un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características de apariencia o el comportamiento del campo. Por ejemplo, la propiedad formato define el diseño de la presentación de un campo, es decir, ¿cómo debería aparecer cuando aparezca.

formato define el diseño de la presentación de un campo, es decir, ¿cómo debería aparecer cuando
formato define el diseño de la presentación de un campo, es decir, ¿cómo debería aparecer cuando

4.3.2. Tipos de datos

Tipos básicos

Formato

Se usa para mostrar

Texto

Valores alfanuméricos cortos, como un apellido o una dirección. Nota: Desde Access 2013, se ha cambiado el nombre del tipo de datos Texto por Texto corto.

Número, Número grande

Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que hay un tipo de datos independiente para moneda.

Moneda

Valores monetarios.

Sí/No

Los valores y los campos Sí y No solo pueden contener uno de los dos valores.

Fecha y hora

Valores de fecha y hora para los años 100 a 9999.

Texto enriquecido

Texto o combinaciones de texto y números a las que se puede dar formato mediante controles de color y fuente.

Campo calculado

Los resultados de un cálculo. El cálculo debe referirse a otros campos en la misma tabla. Para crear el cálculo se usa el Generador de expresiones. Nota: Los campos calculados aparecieron por primera vez en Access 2010.

Datos adjuntos

Imágenes adjuntas, archivos de hoja de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivos admitidos para los registros en la base de datos, similar a adjuntar archivos a los mensajes de correo.

Hipervínculo

Texto o combinaciones de texto y números que se almacenan como texto y se usan como una dirección de hipervínculo.

Memo

Bloques extensos de texto. Un uso típico de un campo Memo sería una descripción detallada de un producto. Nota:

Desde Access 2013, se ha cambiado el nombre de los tipos de datos Memo por Texto largo.

Búsqueda

Muestra una lista de valores que se recuperan de una tabla o consulta, o un conjunto de valores especificados al crear el campo. Se inicia el Asistente para búsquedas y se puede crear un campo de búsqueda. El tipo de datos de un campo de búsqueda es Texto o Número, dependiendo de las opciones que se seleccionen en el asistente.

Los campos de búsqueda tienen un conjunto adicional de propiedades de campo, que se encuentran en la pestaña Búsqueda del panel Propiedades del campo.

Número Formato Se usa para mostrar General Números sin formato adicional exactamente como se almacenan.
Número Formato Se usa para mostrar General Números sin formato adicional exactamente como se almacenan.

Número

Número Formato Se usa para mostrar General Números sin formato adicional exactamente como se almacenan.
Número Formato Se usa para mostrar General Números sin formato adicional exactamente como se almacenan.

Formato

Se usa para mostrar

General

Números sin formato adicional exactamente como se almacenan.

Moneda

Valores monetarios generales.

Euro

Valores monetarios generales almacenados en el formato de la UE.

Fijo

Datos numéricos.

Estándar

Datos numéricos con decimales.

Porcentaje

Porcentajes.

Científico

Cálculos.

Fecha y hora

Formato

Se usa para mostrar

Fecha corta

Mostrar la fecha en un formato corto. Depende de la configuración regional de fecha y hora. Por ejemplo, 3/14/2001 para Estados Unidos.

Fecha mediana

Mostrar la fecha en un formato mediano. Por ejemplo, 3-Abr-09 para Estados Unidos.

Fecha larga

Mostrar la fecha en un formato largo. Depende de la configuración regional de fecha y hora. Por ejemplo, Miércoles 14 de marzo, 2001 para Estados Unidos.

Hora a.m. o p.m.

Mostrar la hora solo con un formato de 12 horas que responderá a los cambios en la configuración regional de fecha y hora.

Hora mediana

Mostrar la hora seguida A.M. o P.M.

Hora de 24 horas

Mostrar la hora solo con un formato de 24 horas que responderá a los cambios en la configuración regional de fecha y hora.

la hora solo con un formato de 24 horas que responderá a los cambios en la

Sí/No

Tipo de datos

Se usa para mostrar

Casilla

Una casilla.

Sí/No

Opciones de Sí o No.

Verdadero/Falso

Opciones de Verdadero o Falso.

Activar o Desactivar

Opciones de Activar o Desactivar

de Sí o No. Verdadero/Falso Opciones de Verdadero o Falso. Activar o Desactivar Opciones de Activar

4.3.3.Las claves principales

La clave principal suele ser uno o varios de los campos de la tabla. El contenido de este campo identifica cada registro del campo de manera única. De modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los campos de la clave principal.

De modo que no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en los

4.3.4. Relaciones entre tablas:

En una base de datos relacional, las relaciones permiten evitar los datos redundantes. Por ejemplo, si está diseñando una base de datos que realizará el seguimiento de información sobre libros, podría tener una tabla denominada "Títulos" que almacene los datos de cada libro, por ejemplo el título, la fecha de publicación y el editor. También hay información que podría desear almacenar sobre el editor, como su número de teléfono, dirección y código postal. Si fuera a almacenar toda esta información en la tabla "Títulos", el número de teléfono del editor se duplicaría para cada título que el editor imprimiera.

la tabla "Títulos", el número de teléfono del editor se duplicaría para cada título que el

Relaciones de uno a varios

Relaciones de uno a varios Relaciones de varios a varios Relaciones de uno a uno Este

Relaciones de varios a varios

Relaciones de uno a varios Relaciones de varios a varios Relaciones de uno a uno Este

Relaciones de uno a uno

Este tipo de relación no es común porque la mayor parte de la información relacionada de esta manera estaría toda en una tabla. Podría utilizar una relación de uno a uno para realizar las siguientes acciones:Dividir una tabla con muchas columnas. Aislar parte de una tabla por razones de seguridad. Almacenar los datos efímeros y que podrían eliminarse con facilidad eliminando la tabla. Almacenar la información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal.

4.4. Los formularios en Access.

El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.

que ser eficaces y poder especificar datos con precisión. Existen diversos modos de crear un formulario

Existen diversos modos de crear un formulario en una base de datos de escritorio de Access. En este artículo se indican algunos de ellos.

4.4.1. Creación y modificación de formularios.

Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario.

clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la pestaña

Formulario en blanco en Access

1° Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

2° En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.

que contienen los campos que quiera ver en el formulario. 3° Para agregar un campo al

3° Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.

NOTA: El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.

4° Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de presentación de formulariopara incluir en el formulario un logotipo, un título, números de página o la fecha y la hora.

5° Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic en Diseño y use las herramientas del grupo Controles.

Formulario dividido en Access

Para crear un formulario dividido con la herramienta Formulario dividido, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos. Después, en la pestaña Crear, haga clic en Más formularios y en Formulario dividido.

haga clic en Más formularios y en Formulario dividido . Access crea el formulario, en el

Access crea el formulario, en el que podrá realizar cambios de diseño. Así, por ejemplo, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos en caso necesario.

Formulario que muestre varios registros en Access

Un formulario de varios elementos (también denominado formulario continuo) resulta útil si se desea disponer de un formulario que muestre varios registros, pero que sea más personalizable que una hoja de datos. Para crearlo se usa la herramienta Varios elementos.

1° En el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contiene los datos que desee ver en el formulario.

Access crea el formulario y lo abre en la vista Presentación. En esta vista

datos. Así, puede ajustar el tamaño de los cuadros de texto para que quepan los datos.

2° En la pestaña Crear, haga clic en Más formularios > Varios el puede formulario realizar mientras cambios de visualiza diseño los en elementos.

Más formularios > Varios el puede formulario realizar mientras cambios de visualiza diseño los en elementos

Formulario que contenga un subformulario en Access

Formulario que contenga un subformulario en Access A menudo, cuando trabaja con datos relacionados almacenados en

A menudo, cuando trabaja con datos relacionados almacenados en tablas distintas, necesita ver los datos de varias tablas o consultas en el mismo formulario. Los subformularios son un buen modo de lograrlo. Dado que existen varios modos de agregar un subformulario según las necesidades

Formulario de navegación en Access

Un formulario de navegación es, simplemente, un formulario que contiene un control de navegación. Este tipo de formularios constituye un enorme aliciente en cualquier base de datos, pero crear uno resulta especialmente importante si tiene previsto publicar una base de datos en la web, ya que el panel de navegación de Access no se muestra en un explorador.

de navegación de Access no se muestra en un explorador. 1° Abra la base de datos

1° Abra la base de datos a la que vaya a agregar un formulario de navegación.

2° En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Navegación y elija el estilo de navegación que desee.

4.4.2. Utilización de controles

Controles le permiten ver y trabajar con datos en la aplicación de la base de datos. El control de uso más frecuente es el cuadro de texto, pero otros controles incluyen botones de comando, etiquetas, casillas de verificación y controles de subformulario/subinforme.

Controles se pueden dependiente, independiente o calculados:

Control dependiente Un control cuyo origen de datos es un campo en una tabla o consulta se denomina controles dependientes. Utilizar controles dependientes para mostrar valores que proceden de los campos de la base de datos. Los valores pueden ser texto, fechas, números, valores Sí/No, imágenes o gráficos. Por ejemplo, un cuadro de texto que muestra los apellidos de un empleado podría obtener esta información desde el campo Apellido de la tabla Employees.

Control independiente Un control que no tiene un origen de datos (por ejemplo, un campo o expresión) se denomina un control independiente. Use los controles independientes para mostrar información, imágenes, líneas o rectángulos. Por ejemplo, una etiqueta que muestra el título de un formulario es un control independiente.

Control calculado Un control cuyo origen de datos es una expresión, en lugar de un campo se denomina control calculado. Especifique el valor que desea usar como origen de datos en el control mediante la definición de una expresión. Una expresión puede ser una combinación de operadores (por ejemplo, = y + ), nombres de controles, nombres de campo, funciones que devuelven un único valor y valores constantes. Por ejemplo, la siguiente expresión calcula el precio de un artículo con un descuento del 25% multiplica el valor en el campo de precio unitario por un valor constante (0,75).

de un artículo con un descuento del 25% multiplica el valor en el campo de precio

4.4.3. Formularios avanzados

Un subformulario es un formulario que se inserta en otro. El formulario contenedor se denomina formulario principal, y el formulario contenido en un formulario se llama subformulario. Una combinación de formulario y subformulario se denomina a veces formulario jerárquico, formulario maestro/detalles, o formulario principal/secundario.

subformulario se denomina a veces formulario jerárquico, formulario maestro/detalles, o formulario principal/secundario.

Termino

Definición

Control de subformulario

Control que inserta un formulario en otro. El control de subformulario se puede considerar como una "vista" de otro objeto de la base de datos, ya sea otro formulario, una tabla o una consulta. El control de subformulario proporciona propiedades que permiten vincular los datos presentados en el control a los datos del formulario principal.

Propiedad Objeto origen

Propiedad del control de subformulario que determina el objeto que se muestra en el control.

Hoja de datos

Representación simple de datos en filas y columnas, similar a una hoja de cálculo. El control de subformulario muestra una hoja de datos cuando su objeto de origen es una tabla o consulta, o bien, cuando su objeto de origen es un formulario cuya propiedad Vista predeterminada está establecida en Hoja de datos. En estos casos, el subformulario se denomina a veces hoja de datos u hoja secundaria de datos en vez de subformulario.

Propiedad Vincular campos secundarios

Propiedad del control de subformulario que especifica los campos del subformulario que lo vinculan al formulario principal.

Propiedad Vincular campos principales

Propiedad del control de subformulario que especifica los campos del formulario principal que lo vinculan al subformulario.

del control de subformulario que especifica los campos del formulario principal que lo vinculan al subformulario.

4.5. Los informes en Access

Un informe es un objeto de base de datos que se usa para mostrar y resumir datos. Los informes proporcionan una manera de distribuir o archivar instantáneas de los datos, ya sea mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación a otros formatos de archivo.

datos, ya sea mediante su impresión, su conversión a archivos PDF o XPS, o su exportación

ELEMENTOS

Encabezado del informe Esta sección se imprime una vez al principio del informe. El encabezado del infórmese usa para ofrecer información que normalmente aparecería en una página de portada, como un logotipo o un título y una fecha. El encabezado del informe se imprime antes del encabezado de página.

Encabezado de página Esta sección se imprime al principio de cada página. Por ejemplo, para repetir el título del informe en todas las páginas se utiliza el encabezado de página.

Encabezado de grupo Esta sección se imprime al principio de cada nuevo grupo de registros. Use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del grupo. Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para imprimir el nombre del producto.

Por ejemplo, en un informe que se agrupa por producto, use el encabezado de grupo para

Detalle Esta sección se imprime una vez porcada fila del origen de registros. En ella se colocan los controles que constituyen el cuerpo principal del informe.

Pie del grupo Esta sección se imprime al final de cada grupo de registros. Los pies de grupo se usan para imprimir información de resumen para un grupo. Puede tener varias secciones de pie de grupo en un informe, en función de cuántos niveles de agrupación haya agregado.

Pie de página Esta sección se imprime al final de cada página. Los pies de página se utilizan para imprimir números de página o información sobre cada página.

Pie del informe Esta sección se imprime una vez al final del informe. Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de resumen de todo el informe.

Los pies del informe se utilizan para imprimir totales de los informes u otra información de

4.5.1. Creación y modificación de informes

PASO 1

Elegir un origen de registros El origen de registros de un informe puede ser una tabla, una consulta con nombre o una consulta incrustada. El origen de registros debe contener todas las filas y columnas de datos que se vayan a mostrar en el informe.

Si los datos deseados se incluyen en una consulta o tabla existente, seleccione la tabla o

consulta en el panel de navegación y continúe con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe.

Si el origen de registros no existe aún, siga uno de estos procedimientos:

1. Continúe con el Paso 2: Elegir una herramienta de informe y use la herramienta Informe en blanco, o bien.

2. Cree las tablas o consultas que contienen los datos que desea usar, selecciónelas en el panel de navegación y continúe con el Paso 2:Elegir una herramienta de informe.

Para obtener más información sobre cómo crear tablas o consultas, vea los artículos Introducción a las tablas o Introducción a las consultas. Para obtener más información acerca de la creación y selección de orígenes de registros, vea el artículo sobre cómo establecer el origen de registros para un informe.

PASO 2:

Elegir una herramienta de informe Las herramientas de informes se encuentra en la ficha Crear de la cinta de opciones, en el grupo Informes. En la siguiente tablas e describe brevemente la función de cada una de estas herramientas:

en el grupo Informes. En la siguiente tablas e describe brevemente la función de cada una

PASO 3:

Crear el informe

1. Haga clic en el botón de la herramienta que desea usar. Si aparece un asistente, siga los pasos en él y haga clisen Finalizar en la última página.

Access muestra el informe en vista Presentación.

2. Aplique formato al informe hasta que obtenga el aspecto deseado:

Para cambiar el tamaño de los campos y etiquetas, selecciónelos y arrastre los bordes hasta que alcancen el tamaño deseado. Para mover un campo, selecciónelo (así como su etiqueta, si estápresente) y, a continuación, arrástrelo a la nueva ubicación.Haga clic con el botón secundario en un campo y use los comandosdel menú contextual para combinar o dividir celdas, eliminar oseleccionar campos, así como para realizar otras tareas de formato.Además, se pueden usar las características descritas en las siguientessecciones para hacer que el informe sea más atractivo y legible.

4.5.2. Utilización de controles en los informes

El objeto Control representa un control de un formulario, un informe o una sección que están dentro de otro control o adjuntos a otro control.

Implicitly refer to NewData control in Controls ' collection. Me!NewData

Use if control name contains space. Me![New Data]

Performance slightly slower. Me("NewData")

Todos los controles de un formulario o un informe pertenecen a la colección Controls del objeto Form o Report. Los controles de una sección en concreto pertenecen a la colección Controls de esa sección. Los controles de un control de pestaña o de un control de grupo de opciones pertenecen a la colección Controls de ese control. Un control etiqueta asociado a otro control pertenece a la colección Controls del control. Al hacer referencia a un objeto Control determinado de la colección Controls, es posible hacer referencia a la colección Controls tanto implícita como explícitamente.

4.5.3. Informes avanzados

Los informes de Microsoft Access son resúmenes de la información de la base de datos que puedes consultar en pantalla o mediante el uso de una impresora. Los informes pueden ser una simple lista de los registros de una tabla, o los más complejos que incluyen varias tablas, resumen de totales y tablas o gráficos. Determina qué campos y tablas contienen la información que necesitas, y utilizar el asistente de informes o la ventana de diseño de informes para crear para crearlos.

que necesitas, y utilizar el asistente de informes o la ventana de diseño de informes para
que necesitas, y utilizar el asistente de informes o la ventana de diseño de informes para

4.6. Las consultas en Access

4.6. Las consultas en Access Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de
4.6. Las consultas en Access Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de

Las consultas son una forma de buscar y recopilar información de una o más tablas para conseguir información detallada de una base de datos. Al crear una consulta en Access 2010, defines condiciones específicas de búsqueda para encontrar, exactamente, la información que deseas

4.6.1. Creación y modificación de consultas

Paso 1:

Selecciona la pestaña Crear que se encuentra en la parte superior de la Cinta de opciones y haz clic en el comando Diseño de consulta.

de opciones y haz clic en el comando Diseño de consulta . Paso 2: Access abrirá
de opciones y haz clic en el comando Diseño de consulta . Paso 2: Access abrirá

Paso 2:

Access abrirá la vista Diseño de consulta. Verás que en la pantalla aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Allí, verás una lista con el nombre de cada una de las tablas de tu base de datos. Selecciona la tabla en la que deseas ejecutar la consulta y, luego, haz clic en el botón Agregar.

Paso 3: La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel de relación
Paso 3:
La tabla seleccionada aparecerá como una pequeña ventana en el panel de relación de
objeto. Allí, verás una lista con los nombres de los campos de la tabla. Haz doble clic sobre
los campos que consideres que van a arrojar los datos que deseas que aparezcan en
los resultados de la consulta. En este ejemplo, vamos a informar sobre la promoción a
personas que viven en Houston. Por ello, vamos a incluir los campos: Nombres, Apellidos,
Mail, Ciudad y Código Zip.

Paso 4:

Establece los criterios de búsqueda. Para ello, haz clic en la fila Criterios del campoque deseas filtrar. Al escribir los criterios en más de un campo, los resultados de la consulta serán los datos que cumplen con los criterios fijados por ti. Debes tener en cuenta que a la hora de escibrir los criterios, estos deben ir entre comillas como por ejemplo "Houston"

deben ir entre comillas como por ejemplo " Houston " Paso 5: Después de haber establecido

Paso 5:

Después de haber establecido los criterios de tu búsqueda, haz clic en el botón Ejecutar que se encuentra en la Cinta de opciones.

Paso 6:

Los resultados de la consulta se mostrará en la vista Hoja de datos, que es parecida a una tabla. Si deseas guardar esta consulta, haz clic en el comando Guardar que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido, cámbiale el nombre y haz clic en el botón Aceptar.

que se encuentra en la Barra de herramientas de acceso rápido , cámbiale el nombre y

4.6.2. Consultas avanzadas.

4.7. Importación y exportación de

datos.

4.8. Herramientas de base de datos