Encabezado: Análisis e investigación de una organización empresarial

Título del documento: formativa correlacional primera entrega-segunda entrega

Nombre de los integrantes: Gustavo Alfonso Julio Álvarez, Miller Alberto Moreno Lozano,

Olga Elisa Ortegón Malagón, Oscar Fabián Forero Velandia.

Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Fecha de entrega del documento

07/02/2019

Título

Notas del Autor

Número de Grupo Asignado N°20

Nombre del Tutor: Bernardo Roberto Montejo Moreno

Facultad de ciencias administrativas económicas y contables

Contacto: Mail: offorero1@poligran.edu.co – oscarfabian5@hotmail.com

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INDICE

Índice……………………………………………………………………………………...2
Introducción……………………………………………………………………………….3
1. Primera entrega…………………………………………………………………………4
1.1 Información de la empresa…………...……………………………………………….4
1.2 Tipos de estructura…………………………………………………………………….7
1.3 Concepto de cadena de valor...…………………………………………………………8
1.4 Tipo de configuración……………………………………………………………........10
2. Segunda entrega………………………………………………………………………...12
2.1 Recursos humanos….………………………………………………………………….12
2.2 Información y tecnología...…………………………………………………………….17
2.3 Finanzas...…………………...…………………………………………………………24
2.4 Orígenes de cambio organizacional…………………………………………………....27
3. Tercera entrega……………………………………………………………………….....30
3.1. La aplicación de los 9 pasos para implementar el cuadro de mando integral según la
investigación realizada…………………………………………………………………….30
3.2. Sugerencias para evitar las consecuencias de la implantación de la estrategia y como
contrarrestar el miedo al cambio…………………………………………………………..36
Conclusiones………………………………………………………………………………38

Referencias………………………………………………………………………………...39

Investigaciones restantes…………..……………………………………………………....34

Introducción
 3

En el presente proyecto de investigación buscaremos desarrollar habilidades

gerenciales estratégicas que nos permitirán estar en la capacidad de actuar dentro del contexto

empresarial, adquiriendo competencias y aplicando herramientas de carácter técnico

implementadas a una empresa en particular estudiando más profundamente su organigrama,

observando sus características principales, sus estructuras y modelos de organización los

cuales nos permitirán realizar un análisis estratégico. Observaremos oportunidades, amenazas,

fortalezas y debilidades para poder conocer el funcionamiento, diseño de estrategias,

desarrollo de sostenibilidad, entorno, estrategias de cualquier organización.

Adicional a ello conocer los recursos y capacidades con los que cuenta la compañía Para

identificar adecuadamente las fortalezas y debilidades, es recomendable hacer una relación de

todos los puntos básicos y todos aquellos que representen un atributo de valor o una ventaja

competitiva, realizando un análisis más profundo.

Primera Entrega
1. Información de la empresa
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Nombre de la empresa: Previsora S.A

Tipo legal de la organización: La Previsora S.A. es una sociedad de economía mixta del

orden nacional, sometida al régimen de las empresas industriales y comerciales del Estado.

Cuenta con personería jurídica y autonomía administrativa, está vinculada al Ministerio de

Hacienda y Crédito Público y es vigilada por la Superintendencia Financiera de Colombia.

Fecha de constitución: La Previsora S.A. Compañía de Seguros nació el 6 de agosto de

1954 bajo el nombre "Compañía de Seguros y Empleados Públicos".

Razón social: Sociedad anónima. La Previsora S.A. Compañía de Seguros

Objeto social: Celebrar y ejecutar contratos de seguro, coaseguro y reaseguro que amparen

los intereses asegurables que tengan las personas naturales o jurídicas privadas, así como los

que directa o indirectamente tenga la Nación, el Distrito Capital de Santafé de Bogotá, los

departamentos, los distritos, los municipios y las entidades descentralizadas de cualquier

orden, asumiendo todos los riesgos que de acuerdo con la ley puedan ser materia de estos

contratos. Además, la compañía podrá celebrar contratos de reaseguro con personas,

sociedades o entidades domiciliadas en el país y en el exterior y aceptarles o cederles riesgos

de cualquier clase.

Número de trabajadores: 851

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Sector: En la actualidad, La Previsora S.A. está constituida como una de las principales

entidades del sector asegurador colombiano, contando con un amplio portafolio de productos

en ramos de seguros generales, patrimoniales y de personas y prestando sus servicios con una

amplia presencia nacional.

Reseña histórica:

La empresa se fundó el 6 de agosto de 1954 con el nombre de “Compañía de Seguros y

Empleados Públicos”, contando con un capital de $2.000.000 y un objeto social bastante

reducido, puesto que solo podía obtener contratos de seguro y reaseguro.

En 1958 cambió su razón social a la actual bajo el nombre de “La Previsora S.A. Compañía

de Seguros”. En 1962 el gobierno nacional da la orden de contratar todos los seguros y

bienes del estado. Así ampliando su objeto social en 1976 incluyendo la vida y accidentes

sobre funcionarios públicos; donde la empresa no solo aseguraría los bienes de la nación y

los organismos adscritos, sino también de los distritos especiales, departamentos, municipios

y empresas vinculados económicamente a estos.

Después de la apertura económica y la entrada en vigor de la ley 45 de diciembre de 1990, se

eliminó la obligación de las entidades estatales de contratar con la empresa el aseguramiento

de sus bienes, lo que la obligó a incursionar en el sector privado y competir con las demás

empresas del sector. En 1994 tuvo la adquisición de Seguros Tequendama de Vida llegando a

ser la accionista mayoritaria en 1995 tras una negociación con el Banco Popular, finalmente

la empresa fue absorbida en su totalidad en 1999.

 6

En la actualidad La Previsora está constituida como una de las principales empresas del

sector asegurador en Colombia, contando con un gran portafolio en seguros generales,

patrimoniales y de personas prestando sus servicios con amplia cobertura nacional.

Misión: Apoyar la administración de riesgos a través del aseguramiento de las entidades

estatales y del mercado privado, con personal altamente calificado, aliados estratégicos y una

red de oficinas con cobertura nacional.

Generar tranquilidad, confianza y bienestar a los clientes, valor para los accionistas, y

desarrollo social mediante la inversión de nuestras utilidades por parte del Gobierno

nacional.

Visión: Previsora en 2021 consolidará su liderazgo en el aseguramiento del sector estatal y

se posicionará en el mercado privado medio y será reconocida por su rentabilidad, mediante

procesos eficientes, transformación digital y cultura de servicio al cliente.

Objetivos corporativos:

 Volcar masivamente la compañía hacia el cliente

 Fortalecerse empresarialmente y modernizarse tecnológicamente
 Fortalecer y desarrollar su talento humano
 Optimizar los procesos y estructura de costos
 Promover una cultura de resultados
 Cambiar la imagen corporativa
2. Tipo de estructura:
Revisando el organigrama de la compañía (el cual está más adelante) su estructura es

principalmente en línea media, y se evidencia por las diferentes presidencias y

subgerencias que tiene esta organización.

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Ventajas Desventajas
Resuelve algunos problemas de las Puede ser costosa.
estructuras funcionales.
Ayuda al manejo de las grandes cantidades Disminuye la innovación.
de información manejadas en la compañía.
Estandarización de productos. Se pueden presentar muchos objetivos.
Control riguroso sobre las divisiones Depende de metas cuantificables.
Descentralización limitada Desplazamiento de metas sociales por
metas económicas.

3. Determinar, utilizando el concepto de valor las actividades primarias y de apoyo

(Portero) plasmar en un esquema y sintetizar por qué se define de esa manera

Revisoría fiscal
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Actividade Control interno

MARGEN
s de apoyo
Recursos humanos
Contratación y recursos físicos (Outsourcing)
Tecnología de la información
Actividade Logística Operacione Logística de Marketing Servici
s de entrada s/ salida y ventas o
primarias fabricación
Inversione Procesos Indemnizacion Negocios Call
s judiciales es estatales center
Reaseguro Áreas Licitacione Canale
s técnicas s s de
Coaseguro Mercado y servici
s publicidad o al
Sucursales cliente
a nivel
nacional

La cadena de valor de Portero se definió de forma en que las actividades

consideradas principales y más importantes de la empresa se incluyen dentro de las

actividades primarias y aquellas que son de apoyo y outsourcing, pero, que no son

relacionadas al objeto principal de la empresa se indican como actividades secundarias.

Actividades primarias:
 Logística de entrada: se considera todo lo relacionado a inversiones, reaseguros y

coaseguros que son los contratos y negociaciones más grandes que maneja la

organización.
 Operaciones: aquello relacionado con los procesos legales y judiciales para poder

asegurar clientes y para realizar el pago de indemnizaciones; aquí también se

encuentra la parte técnica donde se maneja todo lo relacionado a SOAT, accidentes

y muertes.
 Logística de salida: Cuando ya se realizan las indemnizaciones y se cumple al

cliente con el cubrimiento de las pólizas adquiridas con la empresa.

 Marketing: cubre todo el proceso de ventas y vinculaciones a nivel nacional.
 9

 Servicio: Se encuentra con el apoyo por parte de call center y el seguimiento con

los clientes una vez adquiridas las pólizas.

Actividades secundarias:

 Revisoría fiscal: Por ser una empresa de economía mixta y manejada por el estado

está en constante control por parte de la revisoría fiscal y del gobierno nacional.
 Control interno: Donde están los especialistas que ayudan a revisar todo el tema de

riesgos que pueda tener la empresa.

 Recursos humanos: Apoya a la organización con el proceso de selección por

mérito y la capacitación del personal.

 Contratación y recursos físicos: Apoyan a la organización con las licitaciones y

manejo de la documentación y archivo a nivel nacional por medio de outsourcing

y consorcios intermediarios.
 Tecnología de la información: Brinda el soporte para plataformas y bases de datos.
4. Tipo de configuración:
Para determinar el tipo de configuración de la empresa de acuerdo con los planteamientos

de Henry Mintzberg, primero se revisa como se encuentra actualmente estructurada la

empresa en estudio.
Revisando el organigrama se puede evidenciar que la estructura de la empresa cuenta

con características de más de uno de los tipos de configuración planteados por Henry

Mintzberg, pero, por su cobertura geográfica y su amplitud en el portafolio de servicios

se acerca más a lo planteado en la estructura o modelo divisional. Henry Mintzberg

plantea que el modelo divisional “los directores de línea media1 ejercen una presión

para concentrar el poder en sus propias unidades” (Universidad de Chile, 1999). Este

parámetro o característica se puede evidenciar en la cantidad de subgerencias y

1
Línea media: “la cadena de altos gerentes hasta supervisores de contacto, como capataces que van desde la
cumbre estratégica hasta el núcleo operativo y que se forma a medida que la organización crece y aumenta la
necesidad de ejercer supervisión directa.” (Carlos, 1999) recuperación web: https://docplayer.es/14430807-
Modelo-de-las-configuraciones-de-henry-mintzberg-profesor-carlos-ramirez-guerra.html
 10

gerencias con las que cuenta la organización, generando así una especia de jerarquía por

área. Además de lo mencionado anteriormente se denota una mayor presión en la línea

media según lo planteado por Mintzberg:

(Organización diversificada o holding – Mintzberg)

Es una configuración que se suele presentar en empresas grandes y antiguas (La

Previsora cumple con esta característica) y como ejemplos se toman a las empresas del

sector bancario e instituciones financieras, siendo así La Previsora una empresa de

economía mixta la cual pertenece al estado al contar con sucursales en todo el país,

también cumple con la característica de tener una gerencia dependiendo del tipo de

seguro, por ejemplo: el área de seguros de vida cuenta con una gerencia diferente al

área de seguros para automóviles.

Segunda Entrega
2.1. Recursos humanos inventario que comprenden la información
 11

Número de trabajadores:

 Composición por género: De acuerdo a la tabla presentada por la empresa en su

informe para el año 2018, se puede observar que la participación femenina en la

compañía es superior a la masculina con un total de 539 mujeres mientras que se

cuenta con una cantidad de 312 hombres. Ahora si se compara son el sector de seguros

a nivel nacional se mantienen los porcentajes de la clasificación que muestra la tabla

frente a las demás empresas del gremio:

 12

Índice de la rotación de la mano de obra:

Dada la fórmula donde: A: Personas contratadas D: Personas desvinculadas en el periodo

F1: Número de trabajadores al inicio del periodo F2: Número de trabajadores al final del

periodo

Tenemos que:
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 Nota: las cifras de desvinculación fueron proporcionadas directamente por el

sindicato de la compañía Sintraprevi y ASDECOS.

Como se conoce un índice de rotación de personal que se encuentre entre un 5% y un 15%

es considerado normal (Colsubsidio, 2016) y el resultado del cálculo realizado con Previsora

nos generó un 9.74% lo que nos indica que la rotación de personal en la compañía está dentro

de lo normal. Dentro de la historia de la compañía ha habido factores que han llevado a que

este índice estable, pues la labor realizada por los sindicatos de Previsora después del despido

masivo que hubo en el periodo del año 1999 al año 2000, se generó gran inconformismo

llevando a la empresa a procesos judiciales con empleados y viéndose obligada al reintegro de

muchos de ellos. Otro factor que se puede considerar es que las vinculaciones directas con la

compañía son realizadas por mérito lo que impide que los despidos a funcionarios directos

sean frecuentes a menos que estos estén relacionados con sanciones disciplinarias, fraude o

algún delito.

Costo de la mano de obra sobre los costos totales de la compañía:

 Costo total de operación

En Previsora seguros la gerencia de talento humano ejecuta diferentes procesos para

gestionar, motivar y retener el personal de la compañía. Por lo cual día a día tramita

beneficios para sus colaboradores, entre los cuales tienen:


Auxilio
Póliza de hospitalización y
cirugía
Créditos educativos
Créditos hipotecarios
Auxilios de anteojos
Auxilios odontológicos
Póliza de vida grupo
Póliza para gastos
funerarios
Póliza de vida, deudores e
incendio y terremoto
Reembolso de gastos
notariales
 Salarios:
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Descripción Valor
Para los funcionarios y su $4.639.388.223
Núcleo familiar, incluyendo padres.
Durante el 2018, en promedio
estuvieron afiliados a la póliza de salud
1971 personas.
100 % condonables para los $2.010.134.562
funcionarios y su núcleo familiar
incluyendo hijos
Otorgados por la compañía a sus $3.562.529.282
funcionarios con tasa de interés de
7.5% efectivo anual.
Previsora otorgó a sus $149.439.920
funcionarios y pensionados 209
auxilios para gafas o cirugía
Previsora otorgó a sus $39.483.916
Funcionarios 54 auxilios para gafas o
cirugía.
Cubre el riesgo de muerte del $375.192.183
trabajador por valor de 130 SMMLV
En caso de fallecimiento del trabajador, $96.000.000
padres, hijos y cónyuges.
Para los funcionarios que $57.000.000
adquieran crédito hipotecario
con la compañía, se les subsidia el 50%
del valor de las mencionadas pólizas
Para los funcionarios que $64.443.500
adquieren vivienda y la hipoteca esté a
favor de la compañía
 15

El aumento del salario en la organización es equivalente a la variación anual del

IPC, están los salarios para cargos de la línea media, presidencia, especialistas,

técnicos, auxiliares y temporales. Se paga un subsidio mensual de transporte a los

empleados quienes devengan un salario no mayor al SMMLV y un subsidio mensual

para almuerzo. En la siguiente tabla se puede observar la clasificación de los salarios

según el cargo y el respectivo incremento durante el periodo 2015-2016.

 Beneficios: Dentro de los cuales están la bonificación por antigüedad, los beneficios de

corto plazo cuyo pago es liquidado en el término siguiente de los 12 meses en que los

empleados hayan prestado los servicios, esto incluye todo lo relacionado a salarios,

sueldos, comisiones por ventas, contribuciones de seguridad social, auxilios de

alimentación, primas, beneficios no monetarios como seguros en salud y programas de

bienestar, fondos de préstamos a empleados para educación, ausencias compensadas

(vacaciones e incapacidades) y auxilios educativos.

 16

También cuenta con beneficios a largo plazo de los cuales el derecho se adquiere una

vez hayan pasado doce meses; se encuentran los beneficios por terminación los cuales

son proporcionados a causa de la terminación del periodo de empleo antes de la fecha

normal de retiro, o la decisión del empleado de aceptar una oferta de beneficios a

cambio de la terminación de un contrato de empleo. Y los beneficios post empleo que

básicamente son acuerdos formales e informales, en los que la entidad se compromete

a entregar beneficios a uno o más empleados tras la terminación de su periodo laboral.

 Prestaciones: Dentro de las prestaciones otorgadas por la compañía encontramos las

primas las cuales se encuentran la prima de navidad y vacaciones, las cuales se pagan

aun cuando el empleado ya no laboré con la compañía y no haya disfrutado de sus

vacaciones.

2.2. Información y tecnología:

Uso de TICs: Respecto al uso de TICs Previsora cuenta con el respaldo de ConverTIC el

cual es un proyecto respaldado por el Ministerio de las TIC el cual el fin de promover

procesos de independencia en el acceso al mundo digital por parte de las personas con

discapacidad visual y baja visión, así ayudando al objetivo del Ministerio y su política de

“El futuro digital es de todos”.

Mercadeo y operaciones virtuales: Tipo de página web: La página web de la compañía

es de carácter tanto comercial como transaccional. En la parte comercial se encuentra toda

la información relacionada al portafolio de servicios de la compañía y en cuanto a la parte

transaccional están las formas de pago para sus clientes, servicios a sus funcionarios

(plataformas) y accesos a los proveedores para diferentes trámites.

 17

Dentro del portafolio se puede ver una clasificación de acuerdo al tipo de cliente donde

encontramos que en la parte comercial está todo lo relacionado a los productos y servicios

que la compañía ofrece para empresas privadas y clientes particulares.

Se puede observar cómo en cada clasificación está el listado de paquetes de seguros

ofrecidos a los clientes mostrando calidad en la información brindada por el portal.

 18

De esta manera se evidencia que el portal web de la compañía cuenta con los

parámetros informativos y normativos para una eficiente interacción con el usuario,

conservando la imagen corporativa. La información está bien segmentada y concisa

separando en su portafolio los seguros para el estado de los privados y personales, donde

se evidencia que para las entidades estatales más que un portafolio de productos y

servicios está la normativa a la cual se deben acoger para su adquisición, así brindando un

soporte casi que jurídico al cliente.

 19

En cuanto a las características como portal transaccional cuenta con plataformas para

pagos, realización de trámites, información pública y de transparencia.

Se complementa con una sección de trámites para sus proveedores donde está todo el tema

de factura electrónica (proyecto que se piensa aplicar en toda Colombia), certificados y

también todo lo que es apoyo a los funcionarios de la organización por medio de las

plataformas destinadas allí para el uso de la mesa de servicio y SARLAFT.

 20

Interacción con el cliente: La previsora dispone de los siguientes medios de

comunicación para la interacción y comunicación con sus clientes: Contact center,

boletines, folletos, línea telefónica, correo electrónico, también, dentro del portal web se

puede observar que cuenta con las opciones de chat en línea y video llamada con

funcionarios de la compañía.

Otra forma con la que cuenta la compañía para interacción con sus clientes son sus

redes sociales en Facebook, Twitter e Instagram. A continuación, se encuentra dentro de su

 21

portal todo lo relacionado a servicio al cliente evidenciando que es una empresa que tiene

un buen uso de las TICs y facilita la información a sus clientes de manera muy sencilla en

su página web.

Redes y almacenamiento: Como se identificó anteriormente en la primera entrega, dentro

de la cadena de valor el área de tecnología de información es considerada una actividad de

apoyo a la compañía ya que no está relacionada directamente a su objeto en social, pero es

de gran importancia para Previsora ya que la magnitud de información que se maneja y se

controla es bastante grande y toda la información nacional se encuentra almacenada en

Bogotá. Normalmente esta parte esta manejada por BPOs quienes brindan un servicio de

asesoría y acompañamiento mayormente en la parte de archivo y gestión documental de la

compañía. Durante el año 2018 se realizó la renovación de los tres principales dispositivos

para distribución de tráfico nacional de datos, lo que ha permitido mayor seguridad y

velocidad en los sistemas de información, Igualmente, se invirtieron esfuerzos en hacer

mantenimiento correctivo y evolutivo a los principales sistemas de información, logrando

poner en producción mejoras y nuevas funcionalidades para el negocio tales como el

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sistema que administra y gestiona los procesos judiciales de la compañía, el rediseño del

flujo del proceso de indemnizaciones de seguros generales sobre el sistema OnBase.

La compañía cuenta con un sistema de intranet donde se maneja el tema de mesa de

ayuda, soluciones a funcionarios, el proyecto de Previsora crece donde se realiza la

capacitación a funcionarios, comunicación con las áreas de nómina y la descarga de los

respectivos informes de área. Respecto a los servidores la compañía cuenta con servidores

propios, pero tiene el soporte de que los BPOs que apoyan el área de tecnología también

tienen servidores lo cual es de gran ayuda para la salvedad de la información.

Software y hardware: Se cuenta con el software de OnBase para facilitar el acceso de

información por parte de los BPO a los funcionarios y la elaboración de documentos para

correspondencia interna y externa; también está la integración del sistema Core SISE y

sistema de información ISOAT (recaudo por SOAT), la desmaterialización del SOAT y la

emisión masiva, la optimización del proceso de depuración de reserva pasando de ser

totalmente manual, el aseguramiento de la calidad del proceso de recaudo de pólizas a

través del portal de pagos PayU (La Previsora Seguros, 2018). Además de estos

aplicativos como toda empresa Previsora cuenta con las licencias y software de ofimática

para el cumplimiento de las tareas de sus funcionarios, software como Isolucion, y el CISE

que es donde se constituyen las reservas para cada siniestro y se graba toda la información

y continuidad a cada uno de ellos.

Frente al Hardware durante los últimos años la compañía ha tenido una serie de

reestructuraciones donde se han adquirido nuevos equipos de oficina y se ha realizado el

respectivo mantenimiento a los servidores, también, se tiene el apoyo del AGN para el uso

de máquinas y dispositivos de digitalización para la documentación de la compañía.

 23

Operaciones (áreas que hacen uso de tecnología): Realmente el uso de tecnología se ve

reflejado en cada una de las áreas y de diferentes maneras, encontramos que en las áreas

técnicas las labores dependen casi que en su totalidad de los sistemas de OnBase y Cise,

así como de la información almacenada en los servidores. En el área documental el uso de

las tecnologías se refleja con el tema de digitalización y bases de datos enlazadas a los

usuarios de la compañía por medio de la intranet; respecto al área de servicio al cliente se

utilizan todas las redes y sistemas para atención al usuario.

2.3. Finanzas: Descripción de la técnica de costeo:

Previsora por ser una compañía de economía mixta y perteneciente al estado, su

técnica de costeo está vigilada por la normatividad establecida por la Contaduría General de la

Nación donde se cita que “La Contaduría General de la Nación no ha emitido normatividad

específica relacionada con un sistema de costos en particular, pero ha desarrollado en el

Régimen de Contabilidad Pública las normas técnicas relativas a las cuentas de actividad

financiera, económica, social y ambiental, y retomó en el nuevo Plan General de

Contabilidad Pública adoptado mediante la Resolución 355 de 2007, en el numeral 9.1.4.4.,

las normas técnicas de los costos de producción, las cuales contemplan el establecimiento de

un sistema de costos para las entidades públicas que presten servicios individualizables que

produzcan bienes, ya sea que estén destinados para la venta, se suministren de manera

gratuita o a precios económicamente no significativos.” (Procuraduría General de la Nación).

Lo que indica que a pesar de ser un ente de control no hay ningún método específico para estas

entidades, puesto que si este se realizara se debería realizar por sector dependiendo de las

empresas del estado.

Al momento La Previsora utiliza las técnicas de costeo total y el costeo basado en actividades.
 24

Retorno sobre la inversión ROA año 2018

Retorno sobre activos ROE año 2018:

Durante el año 2018 la meta para el indicador ROE de Previsora era de un 8% llegando

solo a un 3.8%, esta meta se vio afectada por el crecimiento de siniestralidad (Cumplimiento,

Manejo, Responsabilidad Civil y SOAT). El principal impacto en la siniestralidad acumulada

fue ocasionado por los siniestros atípicos, con una afectación en PyG de $20.717 millones, lo

cual incrementó la siniestralidad en cuatro puntos porcentuales) por lo que superó el estimado

de 58.2% llegando a un 67.2%. Siendo este el principal factor que afectó la rentabilidad.

Flujo de efectivo:
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Respecto a la liquidez de acuerdo a las notas de los Estados financieros, la compañía

mantiene su efectivo y equivalente de efectivo en instituciones Financieras con calificaciones

AA+ y AAA. Así cumpliendo con una administración del riesgo en liquidez con el objetivo de

mitigar y disminuir la posibilidad de una iliquidez temporal que afecte negativamente los

resultados de la compañía La compañía cuenta con un modelo interno, que permite conocer la

situación de liquidez de la Compañía, mediante proyecciones de caja, adicionalmente, se

estresa el modelo para validar situaciones extremas. Mediante la valoración de este riesgo se

observa que Previsora mantiene un nivel adecuado de liquidez que contribuye a atender

adecuadamente las obligaciones.

Cadena de valor y procesos: Dentro de los procesos de la compañía en los cuales la

compañía se enfoca en generar valor son los directamente relacionados con las actividades

primarias, debido a que son los procesos directamente vinculados a su razón social. No

obstante, con un análisis más profundo dentro de la organización se está generando valor en

algunos procesos como lo es el de digitalización que lo hace en calidad gracias al apoyo que

hay por parte del Archivo General de la Nación.

Valor por diferenciación o costos: Se encuentra que Previsora genera valor tanto por costos

como por diferenciación. Dentro de la generación de valor se observa que a pesar de no ser

una empresa correspondiente a la industria o a la fabricación de productos, se distingue por la

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implementación de tecnología de punta en el sector asegurador con las reestructuraciones que

se han realizado durante los últimos años en tema de atención al usuario.

En la generación de valor por diferenciación está la calidad en los procesos, en este caso la

calidad de las pólizas brindadas por la compañía. Servicio postventa que se presta a los

clientes que adquieren las diferentes pólizas, el posicionamiento en el mercado por ser

reconocida como la única aseguradora de carácter público en el país, lo cual brinda más

confiabilidad en los clientes.

2.4. Orígenes del cambio organizacional:

En la compañía durante los últimos años se han enfrentado diferentes cambios, que han

originado su evolución en el sector asegurador colombiano.

Tecnológico: Se realizaron diferentes proyectos para mejorar el manejo de la información

dentro de la organización y para la optimización de sus procesos; entre ellos:

Gestión Documental Corporativa Fase I Correspondencia: con el cual se completó la

estabilización y monitoreo a la herramienta tecnológica que soporta el flujo de la

correspondencia a nivel nacional (Onbase). Se completaron las pruebas sobre las mejoras

desarrolladas en la herramienta y se pusieron en operación. Se reforzó el plan de capacitación

a usuarios foco a nivel nacional.

Evaluación y selección de la mejor alternativa Core: Como resultado de la consultoría

realizada con la firma Price Waterhouse Coopers se concluyó que para realizar un cambio del

sistema Core, la compañía requiere estar mejor preparada a nivel tecnológico y de procesos.

Por tal motivo se decidió cerrar el proyecto contando con los entregables que permitan retomar

más adelante los esfuerzo adelantados en esta etapa, mientras se cumple con los requisitos
 27

establecidos para garantizar la efectividad en un proyecto de la envergadura del cambio de

core.
Lago de Datos Fase I: Se logró Diseñar el lago de datos (Data Lake) de la Previsora,

incluyendo la definición del proceso de implementación, las recomendaciones sobre la

arquitectura tecnológica requerida y la definición de la metodología para la explotación de

información.
Factura electrónica: Aún en implementación busca definir el modelo de emisión y recepción

de factura electrónica, a través de una solución tecnológica con un proveedor autorizado por la

DIAN, dando cumplimiento a lo establecido en la normatividad. Y Garantizar la

estabilización del flujo de emisión y recepción de factura electrónica en la compañía.

Por rediseño:

Modelo de gestión basado en arquitectura empresarial: Aun en implementación busca definir y

diseñar la Arquitectura empresarial de la Previsora, así como su modelo de gestión, el cual

deberá permitir alinear Negocio, datos, procesos, aplicaciones e infraestructura tecnológica

con la estrategia de la compañía, evaluando las capacidades requeridas en cada dominio para

apalancar el desarrollo de los objetivos estratégicos.

Dirigido a las personas:

Definición y sensibilización de la cultura organizacional: se logró definir nueva cultura

organizacional que apalanque la ejecución de la estrategia corporativa y sensibilizar a todos

los miembros de la organización, estableciendo una identidad y personalidad organizacional

enfocada a los retos estratégicos; definiendo estrategias que permitan comunicar y sensibilizar

a los colaboradores la cultura organizacional definida.

Basado en las tareas:

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El origen de tipo BASADO EN TAREAS ha tenido un impacto positivo en la organización,

mejorando la herramienta tecnológica, ayudando a esta a soportar el nuevo modelo de

operación, orientando las actividades de gestión a preparar a los equipos para dicho cambio.

También ayudo a establecer el marco metodológico para la gestión de procesos, los cuales

también deben estar orientados con las buenas prácticas y estándares internacionales,

alineando el mapa de procesos de acuerdo al modelo PCF, implementando a su vez el gobierno

de los activos necesarios para la gestión de los procesos. Esta clase de origen también

contribuyo al mejoramiento de la eficiencia, eficacia y control de la administración sobre la

gestión de los distintos procesos de la compañía, mediante la implementación de un modelo

para la operación de la gerencia.

Tercera Entrega
3. La aplicación de los 9 pasos para implementar el cuadro de mando integral según la

investigación realizada.
1. Definición de misión, visión y valores corporativos.
Misión: Apoyar la administración de riesgos a través del aseguramiento de las entidades

estatales y del mercado privado medio, con personal altamente calificado, aliados

estratégicos y una red de oficinas con cobertura nacional.

Generar tranquilidad, confianza y bienestar a los clientes, valor para los accionistas, y

desarrollo social mediante la inversión de nuestras utilidades por parte del Gobierno

Nacional.
 29

Visión: Previsora en 2021 consolidará su liderazgo en el aseguramiento del sector estatal y

se posicionará en el mercado privado medio y será reconocida por su rentabilidad,

mediante procesos eficientes, transformación digital y cultura de servicio al cliente.

Valores corporativos: La Previsora S.A. cuenta con un Código de Ética que establece los

principios éticos y valores, y define las obligaciones y prohibiciones que deben guiar la

conducta de los accionistas, miembros de la Junta Directiva, Directivos, empleados y

grupos de interés de la Compañía.

2. Análisis del entorno y la organización (DOFA):

Oportunidades Amenazas Fortalezas Debilidades

Beneficios fiscales Privatización de Buena imagen de la Falta de coordinación
empresas en empresa entre diferentes áreas
Colombia
Automatización de Entrada de Trayectoria en el Desacuerdos entre el
operaciones competidores mercado asegurador gobierno corporativo y
extranjeros los sindicatos
Capacidad Incertidumbre Amplia ubicación Inconvenientes en el
financiera del política geográfica cruce de información de
Estado algunas bases de datos
Acceso a la Cambios en el Respaldo económico
información virtual entorno – aumento por parte del Estado
de siniestralidad
Poca cultura del Calidad y cobertura
seguro en la sociedad de las pólizas

3. Definición de la estrategia: La previsora S.A. orienta sus operaciones bajo un plan

estratégico denominado “una sola voz” para los años 2017 a 2021. Este plan se enfoca en el

direccionamiento estratégico (misión, visión y temas estratégicos), Balance score card (mapa

estratégico corporativo, objetivos corporativos, indicadores, metas e iniciativas), desdoblamientos

(mapas estratégicos para cada una de las áreas, alineados con los objetivos corporativos).
 30

El el año 2017 el plan genero resultados positivos con miras a las metas generales de 2018 con los

siguientes indicadores:

-El 58% de los indicadores del mapa corporativo lograron las metas establecidas para el 2017 con un

cumplimiento general del mapa del 86,7%.

-La perspectiva financiera presentó un cumplimiento del 95,4%.

-La perspectiva cliente y mercado presentó un cumplimiento del 87,7%.

-La perspectiva de Procesos internos presentó un cumplimiento del 52,8%.

-La perspectiva aprendizaje y desarrollo presentó un cumplimiento del 99,9%.

4. Definición de los objetivos y los indicadores de evaluación y seguimiento.

CATEGORIA REVISION APLICACIÓN OBJETIVO

Dar pleno alcance a la misión y

Planeación Rendimiento a nivel visión de la Previsora
estratégica general de la previsora Anual
soporte de las áreas funcionales
Rendimiento de las áreas que conllevaran a la consecución
Estructuración funcionales que de metas (revisoría fiscal ,control
Funcional componen a la previsora Mensual/semestral interno, auditoria)
que los empleados de la previsora
trabajen en pro de la consecución
Rendimiento Individual
de los objetivos aumentando la
de los empleados,
calidad de los servicios ,productos
equipos , productos
y procesos
Planeación Operativa ,servicios y procesos semanales/diarios

5. Definición de los objetivos, indicadores estratégicos de gestión

INDICADOR FORMULA PERIODICIDAD

 31

Lealtad de nuestros encuesta de satisfacción del cliente - cuestionario de lealtad

clientes anual
índice de desempeño calificación ponderada en la evaluación de desempeño laboral
laboral anual

numero de desvinculaciones/total planta ocupada

tasa rotación personal mensual

numero de regulatorios atendidos /número de desarrollo de

gestión de desarrollos regulatorios registrados
regulatorios mensual
gestión de desarrollo numero de desarrollos op atendidos /número de desarrollo
operativo op registrados mensual
gestión de desarrollos en numero de desarrollos del sector atendidos /número de
el sector desarrollos del sector asignados mensual

gestión de desarrollos numero de desarrollos deseables atendidos/número de

deseables desarrollos deseables registrados mensual

6. Diseño del mapa estratégico.

7. Definición de los rangos de control:

 32

Dentro de la perspectiva financiera están los indicadores de EBITDA el cual se revisa de

forma mensual mediante la fórmula: Resultado Técnico después de Gastos de Operación +

Depreciación + Amortización + Impuestos + Resultado Financiero (del portafolio de gestión)

+/- Cambio fluctuación en tasa de cambio + Otros gastos financieros. También tenemos el

índice combinado y el índice de cumplimiento de primas devengadas que también se controlan

cada mes.

En la perspectiva cliente y mercado está el índice de satisfacción de aliados estratégicos el

cual se calcula semestralmente de la siguiente manera: "(Número de aliados estratégicos

satisfechos/Total de aliados estratégicos encuestados) x100. Aliados satisfechos: encuestas

con calificación igual o superior a 8/10. Incluye agentes y agencias. Se consolida información

de expedición e indemnizaciones.

También se cuenta con un índice para medir el porcentaje de participación en el mercado el

cual es calculado de forma trimestral de la siguiente forma (Total Primas Emitidas Previsora /

Total Primas de Mercado Asegurador) * Ramos en que compite Previsora -Incluye SOAT

(Fasecolda).

Dentro de la perspectiva de procesos internos se tienen indicadores para diagnosticar la

reducción del tiempo en los procesos de suscripción y emisión y para medir el cumplimiento

en promesas de valor los cuales se miden de forma trimestral y mensual respectivamente.

Finalmente, dentro de la perspectiva de aprendizaje y desarrollo se cuenta con un indicador

anual para el tema de cultura empresarial, e indicadores mensuales para todo lo relacionado

con el desarrollo tecnológico y transformación digital.

Para el diseño de los anteriores indicadores la compañía se basa en el siguiente criterio:

 33

8. Ejecución del plan de acción de la compañía:

El plan de acción de la compañía se ejecutaría desde el punto de vista financiero por medio de

creación de valor para el accionista y la sociedad, por el indicador de “Ebitda de gestión”,

puesto que esta dimensión se ve afectada por la volatilidad del dólar, que ocasionó que se

afectaran las reservas de Terremoto (títulos en dólares). Frente a esto, la entidad adelanta una

estrategia defensiva del portafolio blindando este tipo de afectaciones con una cobertura más

agresiva.

En cuanto al tema de los procesos internos se ejecutaría en el siguiente orden:

 Actualización de los procesos en cuanto a los cambios en la estructura organizacional.

 Actualización y soporte en el monitoreo a 44 indicadores propios de los procesos.
 Elaboración del diagnóstico y plan de mejoramiento para la Sucursal Centro de

Servicios Masivos.
 Elaboración del autodiagnóstico del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en la

compañía.
 Análisis de cargas laborales en la Gerencia de SOAT por centralización de las

operaciones del ramo, para optimizar el recurso humano en el proceso

 34

 Gestionar los planes acción por áreas para las notas de mejora propuestas en la

auditoría al Sistema de Gestión de la Calidad realizada por Icontec.

 Seguimiento a los planes sectorial e institucional de la compañía.
 Apoyo en el desarrollo de los proyectos organizacionales que adelanta la compañía en

la diagramación de los flujos de procesos, entre ellos: indemnizaciones, reservas y

gestión documental.
 Apoyo en la formalización y la divulgación de la documentación por medio de la

herramienta Isolución.
 Apoyo a los procesos en el desarrollo de las actividades del sistema de gestión de

calidad dando, cumpliendo a los requisitos establecidos en la ISO 9001:2015, para

satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios internos y externos.

En la parte de clientes y mercado se busca implementar la estrategia con la búsqueda de

nuevos aliados productivos y garantizando el crecimiento de primas.

Y en la perspectiva de aprendizaje y desarrollo la compañía lo ejecuta por medio de su

herramienta tecnológica creciendo la cual hace parte de la Universidad Corporativa

Previsora gestionando programas de formación continua para el mejoramiento de las

competencias y capacidades laborales.

2. Sugerencias para evitar las consecuencias de la implantación de la estrategia y como

contrarrestar el miedo al cambio.

2.1. Plan de acción que permita minimizar el impacto de la implementación de la

estrategia al interior de la organización

Se sugiere siempre antes de cada cambio que se desee realizar en la compañía avisar con

anterioridad no menor a un mes a las áreas afectadas y a sus empleados, con el uso de un
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cronograma para capacitaciones y la habilitación de los cursos virtuales en la universidad

corporativa.

2.2. Una estrategia que motive a los miembros de la organización a alinearse al cambio y

ser un elemento gestor de su implementación.

Esta estrategia seria implementada por parte del área de recursos humanos incentivando la

cultura organizacional por medio de diferentes actividades, así como se resaltará la

importancia de la empresa en sector asegurador en el país y el por qué se debe realizar dicho

cambio. Otra forma es un con un aumento simbólico en los beneficios que tiene la compañía

para sus empleados.

Conclusiones:

Al inicio de esta actividad tuvimos muchas expectativas de como acercarnos para desarrollar

el trabajo propuesto de la manera, más cercana a lo requerido. Por lo cual el grupo en conceso
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aportamos cuales serían los fundamentos y la manera más ideal para desarrollar los puntos

requeridos.
Durante el desarrollo pudimos darnos cuenta que en la empresa que trabajamos se establece de

una manera muy organizada dentro del sector financiero, aportando a la economía del país,

fortaleciendo la parte social, política y cultural.

Adicional a ello nos pudimos establecer y comunicar de una manera más profesional gracias a

los diferentes recursos educativos los cuales nos fortalecieron aún más nuestro conocimiento,

permitiéndonos ser más integrales y objetivos en las diferentes actividades propuestas.

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