La importancia de los archivos

Los archivos son esa información que podemos recopilan, conservan y difundir, y
generada ó recibida por una entidad, grupo o persona en función de las
actividades que ésta realiza. Dicha información puede estar contenida en
documentos sobre papel ó cualquier otro soporte: medios legibles por equipos
mecánicos o electrónicos, discos duros de una computadora, etc. Los archivos
constituyen parte esencial de los recursos de información de un país, por cuanto
en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo histórico de su
misión, funciones y actividades. Su importancia se podrá comprender a partir del
valor que tiene para: la administración, la investigación, la comunidad, el desarrollo
económico, social, científico y tecnológico, el fomento de la cultura y la
consolidación de la identidad nacional. Por razones de orden práctico se explicará
cada componente, no sin antes advertir que no es posible determinar los límites
entre uno y otro, toda vez que en conjunto son interdependientes. Es necesario
que cada la entidad que conforme el área del archivo debe legalmente tener
personal especializado en manejo del mismo y este personal debe regirse por
algunas leyes y decretos que existen en Colombia y que hablan sobre la
organización del archivo. En el archivo esta implícita la tecnología, ya que las tics
estan inmersas con el fin de agilizar los procesos archivísticos de tal manera que
los documentos primarios de valor temporal los organiza y conservan y los ponen
al uso de las personas que lo requieran.

Con esto concluimos la gran importancia que tiene los archivos ya que con ellos
podemos promover el conocimiento, custodian y preservan nuestra memoria,
difunden nuestro patrimonio histórico, dan acceso a los ciudadanos, son garantía
de Protección de datos y Propiedad Intelectual, impulsan la investigación histórica
y científica, apoyan la gestión documental de las organizaciones, apoya a la
transparencia y a la rendición de cuentas, además dan agilidad en la localización
de la información…