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Cómo administrar el tiempo de manera efectiva

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Cómo administrar el tiempo de manera efectiva. Doc umento para descargar. Febrero 2010
© Bogotá Emprende. P rohibida la reproducción total o parcial bajo c ualquier forma. 1
 Tabla de contenido

1. ¿Qué es el tiempo? 3

2. ¿En qué inviertes tu tiempo? 3

3. Identificación de roles 3

4. Recolección de Información 3

5. Problemas más comunes a la hora de administrar el tiempo 4

6. ¿Cómo aprovechar más el tiempo? 4

6.1 Establecer claramente metas y objetivos 4

6.2 Organizar y programar todas las actividades 4

6.3 Delegación eficaz 5

6.4 Controlar las interrupciones 5

7. Herramientas para potenciar la administración del tiempo 5

7.1. Matriz de la Administración del tiempo 6

7.2. Planeción de tareas inteligentes (SMART) 8

7.3. Ejercicio Práctico 8

8. Claves para lograr reuniones eficientes

9. Resumen de estrategias para potenciar la administración del tiempo 10

10. Características de las personas que administran el tiempo de manera efectiva 10

11. Referencias Bibliográficas 11

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1. ¿Qué es el tiempo?

Por ser el tiempo un asunto abstracto, es difícil definirlo, sin e mbargo es algo con lo cual
tenemos que ver todos los días. El tie mpo es “e l período durante el cual continúa una acción o
un proceso”, según e l diccionario. El tie mpo es sólo una medida, una dimensión. Y si esto es así,
entonces cuando habla mos de la administración del t ie mpo, el proble ma no está en éste, sino
en la administración de nosotros mismos.

2. ¿En qué inviertes tu tiempo?

Según los expertos las horas del día deberían estar distribuidas de la siguiente manera:

El día debería dividirse en 6 horas por actividad

6 horas para dormir

6 horas para cuidar su cuerpo (alimentarse, hacer ejercicio,
asearse)
6 Horas para trabajar
6 horas para divertirse (leer, practicar un hobby, aprender algo
nuevo, estar en familia o solo…)

3. Identificación de roles

Para poder acercarnos a la inversión de tie mpo que esta mos haciendo en nuestra vida cotidiana
es muy importante identificar los diferentes roles en los que actua mos como personas, es decir,
rol de padre, rol de hijo, rol de esposo(a), rol de a migo, rols de profesional, entre otros.
Después de ident ificar estos roles, debemos determinar una meta o un propósito para cada uno
de los roles, periorizar las actividades en se mana o días y crear unos compromisos que debemos
cumplir. Esta sería la primera ayuda para poder e mpezar a administrar el t ie mpo de manera
efectiva.

4. Recolección de Información

Otra herramienta que permite ayudar a la buena administración del tie mpo, es la recolección
permanente de información, es decir, tener claro el listado de las cosas que tenemos pendientes
para realizar. Esto permite ade más de disminuir el estrés que nos genera tener cosas
pendientes y los olvidos y postergación de actividades, realizar un cronogra ma organizado y
adecuado para la ejecución de estas actividades pendientes.

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5. Problemas más comunes a la hora de administrar el tiempo

Dentro de los proble mas más comunes a la hora de administrar el tie mpo son:

Excesivo flujo de papeles

Poca o nula planeación en los estimados de tie mpo que van a necesitar para el desarrollo
de una actividad, para transportarse, para resolver situaciones o tomar decisiones.
Pretender realizar muchas tareas de manera desorganizas en un tie mpo corto.
No saber decir no a las distracciones externas.
Confundir prioridades trabajando en cosas de segunda o tercera importancia, dejando lo
urgente para después.
Establecer metas diarias por encima de la capacidad de cumplirlas.
No preocuparse por registrar los compromisos y actividades, lo que impide administrar
eficientemente el tie mpo.
No planear e l tie mpo, en muchos casos, limita la posibilidad de generar alternativas de
soluciones factibles y la posibilidad de seleccionar la vía de acción más efectiva.

6. ¿Cómo aprovechar más el tiempo?

La única manera en la cual pode mos redimir nuestro tie mpo es aprovechando lo más posible el
que nos queda. Algunas estrategias para optimizar a l máximo el tie mpo, son:

6.1. Establecer claramente metas y objetivos

Sin objetivos claros y definidos es imposible clasificar actividades y determinar prioridades. Para
valorar si el tiempo ha sido bien aprovechado o mal gastado, debe considerarse en función de la
consecución de los objetivos planteados. Lo más difícil en la clasificación de las actividades es
decidir cuáles son importantes y cuáles son las que llevan al cumplimiento de los objetivos. Los
asuntos realmente importantes rara vez son urgentes y los asuntos más urgentes rara vez son
importantes.

Cuando las actividades importantes han sido identificadas es necesario jerarquizarlas de acuerdo
con un orden de prioridades y esta priorización depende del papel que la actividad cumple en el
logro de los objetivos.

6.2. Organizar y programar todas las actividades

Para administrar efectivamente el tiempo no basta con clarificar objetivos y prioridades sino que
se requiere también de una progra mación cuidadosa de actividades.

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Programar las actividades que se deben realizar es determinar qué debe llevarse a cabo,
cuándo, cómo, quién, con qué y en dónde deben efectuarse para poder lograr los objetivos del
puesto que desempeña.

6.3. Delegación eficaz

La delegación es una de las herramientas más útiles para lograr más fácilme nte la
administración del tie mpo. Delegar es el acto de transferir autoridad y responsabilidad de una
persona o grupo a otra. La delegación efectiva facilita el trabajo del líder y aumenta la
productividad en la organización, a la vez que ayuda en la formación de nuevos líderes, pero lo
más importante es que le proporciona tie mpo al líder para otras cosas que sólo él puede
realizar. Además genera confianza y compromiso. La de legación se basa en cuatro principios:

• Delegue sin evadir la responsabilidad

• De instrucciones claras
• Registre y tenga control
• Asegúrese que los medios son suficientes

6.4. Controlar las interrupciones

Las interrupciones son elementos que ocasionan pérdida de tiempo. Lla madas telefónicas,
visitas sin previa cita, reuniones y atención de problemas, son algunas de ellas. Si son lla madas
telefónicas o si son visitas inesperadas, fíltrelas mediante la ayuda de la secretaria, o limite el
tiempo de acuerdo con la situación. Si se trata de reuniones de trabajo, puede resolver esta
interrupción dejando un t ie mpo en su agenda sin progra mar para atender estas interrupciones.

7. Herramientas para potenciar la administración del tiempo

Descubra en qué malgasta el tiempo. Saber qué es en lo que más invierte tie mpo y si es
realmente honeroso para su empresa puede darle luces para la manera como va a organizar su
plan de actividades de un modo mucho más productivo. Ingéniese un formato de registro de
sus actividades para tener un cuadro más realista sobre lo que usted hace.

Fije objetivos de administración del tiempo. Lo realmente importante dentro del tema de
gestión del tiempo es cambiar conductas, no cambiar el tie mpo. Póngase como objetivo cambiar
sus comporta mientos para conseguir todos los objetivos que se fija a usted mismo. Por lo tanto,
usted necesita no solamente establecer objetivos y revisarlos a lo largo del tiempo y ver si esta
cumpliendo. Habitúese a fijar límites de tie mpo para las actividades.
Por ejemplo, recibir visitantes, leer correspondencia y responder e mails puede consumir su día
entero si usted lo permite. En lugar de eso, ponga un límite de una hora diaria para esa tarea y
apéguese a ese límite.

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Cree nuevos hábitos1

Es posible adoptar nuevas maneras de hacer las cosas desarrollando nuevos hábitos. Hay que
empezar por adoptarlos, empezando por uno en particular, el hábito de actuar ahora. Hágalo
ahora, en el momento en que una idea positiva cruce su me nte para probar un método nuevo
de hacer su trabajo.

Para saber manejar mejor el tie mpo se deben crear nuevos hábitos. Para ello, construya una
lista diaria de cosas para hacer y refiérase a ella frecuentemente.

Puede listar las cosas para hacer usando un calendario de planificación. Durante la primera
revisión de su planificador en la mañana, haga una lista de todo lo que tiene que hacerse
durante ese día. Mantenga la lista relativamente corta, por ejemplo, de 5 a 10 cosas que
atender, de tal forma que pueda tener éxito al completar toda su lista.

Sea realista acerca de lo que se puede realizar en un día y recuerde programar algún tiempo
personal incluyendo una actividad o tiempo individual como uno de los ítems. Haga una lista de
acciones específicas en vez de conceptos vagos.

7.1. Matriz de la Administración del Tiempo

Para poder tener una buena administración del tie mpo es importante priorizar las tareas que se
tienen pendientes, para ello existe la Matriz de la Administración del Tie mpo.

En el día a día, básicamente dedicamos nuestro tiempo a uno de los cuatro bloques de
actividades:

Matriz de la administración del tiempo

Urgente No urgente
II.
I. Actividades:
Actividades: Prevención
Crisis Construir relaciones
Importante
Proble mas apre miantes Reconocer nuevas
Proyectos cuyas fechas vencen oportunidades
Planificación recreación
III. IV.
Actividades: Actividades:
Interrupciones Trivialidades
No importante Correo Ajetreo inútil
Algunas reuniones Algunas cartas
Informes Pérdidas de tie mpo.
Actividades populares Actividades agradables
Tomado de: Stephen Covey “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”.

1
Adaptado de: www.aulafacil.com/gestiontiempo/curso

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Los dos factores que definen una actividad son lo urgente y lo importante.

Urgente significa que necesita una atención inmediata. Las cosas urgentes actúan sobre
nosotros, el timbre del teléfono es urgente, por ejemplo; las materias urgentes son por lo
general muy visibles, nos presionan, recla man nuestra atención.

La importancia tiene que ver con los resultados, si es algo importante, realiza una aportación a
nuestra misión, a nuestros valores, a nuestras metas de a lta prioridad.

Las cuestiones que son importantes pero no urgentes requieren más iniciativa, más
proactividad, tenemos que actuar para no dejar pasar la oportunidad, para hacer que las cosas
ocurran. Si no tenemos una idea clara de lo que es importante, de los resultados que deseamos
obtener en nuestras vidas, con facilidad nos veremos desviados hacia la respuesta ante lo
urgente.

Los resultados de vivir en el cuadrante I son:

Estrés, agotamiento, administración de las crisis.

Hay otras personas que dedican mucho tie mpo a l cuadrante III, urgente pero no importante
pensando que están en el cuadrante 1, continua mente reaccionan a las cosas urgentes
suponiendo que también son importantes.

Las personas que dedican su t ie mpo casi exclusiva mente a los cuadrantes III urgente pero no
importante y IV no urgente no importante llevan vidas básica mente irresponsables.

Las personas efectivas permanecen fuera de los cuadrantes III y IV, porque, urgentes o no, no
son importantes.

El cuadrante II es el corazón de la administración personal efectiva, trata de las cosas que son
no urgentes, pero sí importantes, por ejemplo: construir relaciones, planificación de largo
alcance, el mantenimiento preventivo, la preparación, todas esas cosas que sabemos que hay
que hacer, pero que sole mos e ludir, porque no son urgentes.

Las personas efectivas no se orientan hacia los problemas, sino hacia las oportunidades.
Alimentan las oportunidades y dejan morir de inanición a los problemas. Piensan
preventivamente, tienen auténticas crisis del cuadrante I pero su número es comparativamente
más pequeño.

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7.2. Planeación de tareas inteligentes

Para poder definir metas a corto, mediano y largo plazo existe la herra mienta SMART:

Al utilizar esta herramienta se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

¾ Los Objetivos que se propongan deben ser específicos, entre más detallados sean, más
fácil será también determinar las acciones a seguir para su cumplimiento.
¾ Las acciones en lo posible deben ser medibles en el tie mpo, para poder tener claro el
seguimiento y su proceso de ejecución.
¾ Los tie mpo deben ser reales, se deben estudiar con detenimiento para no
comprometerse a algo que no se podrá cumplir.

7.3. Ejercicio práctico:

Algunos pasos para desarrollar una lista de prioridades:

Tome dos hojas de papel.

Encabece una de ellas con el rótulo TENGO QUE HACER, y la otra con un CONVIENE
QUE HAGA.
En la hoja rotulada TENGO QUE ponga una lista sola mente de aquellas cosas que deba
hacer hoy.
En la otra hoja, bajo el rótulo CONVIENE QUE HAGA escriba todas aquellas cosas que
cree que deben hacerse, que sienta como dignas de llevarse a cabo.
Archive la lista correspondiente al CONVIENE QUE HAGA para futuras referencias.
Ejecute punto por punto lo anotado en la hoja titulada TENGO QUE.

8. Claves para lograr reuniones eficientes2

Los pasos a seguir para organizar una reunión son:

A. Identifique las metas y objetivos de la reunión:

¿Qué desea lograr en la reunión?

Considere cuánto tie mpo tiene.
¿Qué cantidad de trabajo guarda re lación con el tie mpo que tiene?

2
Adaptado de: Community Culture and the Environment: A Guide to Understanding a Sense of Place, U.S. Environmental. Protection
Agency. En: http://www.oac.state.oh.us/gra ntsprogs/BuildingCommunitiesSpa nish/Pasos_para_R ealizar_Reuniones_Efectivas.pdf

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 B. Elija los participantes adecuados:

Invite y publicite anuncie la reunión en forma anticipada de modo que el los invitados
sepan que se va a realizar y tenga el tiempo suficiente para planificarla. Piense en cuáles
son las mejores formas de informar a la gente sobre la reunión (por eje mplo,
invitaciones por escrito, correo electrónico, lla madas por teléfono).

C. Elabore una agenda:

De ser pertinente, sería bueno distribuir la agenda antes de la reunión.

La agenda debería entregar la siguiente información:

Declaración de metas y objetivos para la reunión.
Lista de acciones a seguir, cosas que le ayudarán a lograr sus metas y objetivos.
Lista de participantes por adelantado, con roles y responsabilidades (líder, facilitador,
secretario).
Logística: ¿qué?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿por cuánto tie mpo?

D. Revise la agenda y las normas básicas:

Las normas básicas son importantes de modo que todos se sientan cómodos para
participar activamente en el debate.

Por ejemplo:
La reunión comenzará y terminará en forma puntual.
Sólo una persona hablará a la vez.
Los participantes escucharán activa mente al expositor.
Los te mas que no se relacionen con la agenda serán aplazados para otro debate.

E. Planifique tie mpo suficiente para desarrollar el trabajo durante la reunión, contemple que
haya tiempo para:

Generar ideas
Debatir
Tomar decisiones o lograr consensos
Cerrar el debate
Determinar los pasos a seguir (de ser necesario, acuerde una reunión futura).

F. Desarrolle y distribuya un resumen de la reunión:

Este documento ayudará a los participantes de la reunión a recordar qué se ha debatido

y decidido en e lla. Debería haber un secretario que tome notas durante la reunión para
mantener un registro histórico de los debates.

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 G. Evalúe la reunión, pregúntese:

¿Se abordaron todos los puntos de la agenda?

¿Asistió la gente adecuada a la reunión?
¿Se tomaron y aprobaron decisiones?
¿Tiene claros los siguientes pasos que es necesario seguir?

H. Hágale seguimiento a los compromisos, responsables, tiempos y presupuestos

establecidos dentro del desarrollo de la reunión:

¿Se cumplieron las metas y objetivos?

¿Que ha faltado para cumplir con tie mpos?
¿Qué se puede mejorar o ca mbiar dentro de l desarrollo de las tareas?

9. Resumen de estrategias para potenciar la administración del tiempo

• Especificar clara mente mis metas

• Hacer una lista de las cosas que tengo que hacer en e l día
• Tener claras cuales son mis prioridades
• Terminar tareas sin que me interrumpan
• Adquirir nuevas responsabilidades y ser cuidadoso de no asumir de masiados
compromisos
• Estimar adecuadamente e l tie mpo que requiero
• Mantener en orden mi lugar de trabajo
• Asegurarme de no realizar trabajos que otro ya esté ejecutando
• Clarificar cuales son mis responsabilidades y las de mis colegas
• Organizarse utilizando recordatorios (post-it, grabaciones, outlook, agendas etc)
• Relacionar actividades para dedicar un tie mpo a desarrollarlas (lla madas, salidas,
oficina, etc)
• Ser flexible con el uso de l tie mpo
• Ser inflexible con la determinación del tie mpo que le dedicará a las cosas
• Realizar recolección permanente ∪ Eliminar información
• Llevar a cabo revisiones y seguimientos periódicos para alinearse con su meta

10. Características de las personas que administran el tiempo de manera efectiva

• El 80% de los asuntos que llegan al escritorio los manejan en forma inmediata, los
eliminan si no tiene ninguna utilidad, los delegan si es el caso y los toman bajo su
control si lo consideran necesario.
• Recopilan toda la información existente sobre el tema en cuestión, e invitan a una mesa
de trabajo a los involucrados y expertos en la materia de la e mpresa.
• Delegan con claridad y precisión para asegurase que se ha comprendido lo asignado.
• Establecen los objetivos de las decisiones que se tomen.
• Establecen los posibles cursos de acción que permitan alcanzar los objetivos en e l tie mpo
más corto.
• Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias positivas y negativas.

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 • Analizan y eligen la que parece la mejor opción en cada caso.
• Llevan un control de lo delegado, mediante informes sobre lo realizado, para asegurase
que se están logrando los resultados planeados.
• Dan seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.

11. Referencias Bibliográficas

• Administración del t ie mpo:

www.geocities.com/perfilgerencial/administracion_del_t ie mpo.html

• Community Culture and the Environment: A Guide to Understanding a Sense of Place,

U.S. Environmental. Protection Agency. En:
http://www.oac.state.oh.us/grantsprogs/BuildingCommunitiesSpanish/Pasos_para_Realiz
ar_Reuniones_Efectivas.pdf

• www.conocimientosweb.net
www.conocimientosweb.net/zip/article1806.html+%22Los+estimados+de+tie mpo+que
+suponen%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co

• www.aulafacil.com
www.aulafacil.com/gestiontie mpo/curso/Lecc5.htm+%22es+posible+adoptar+nuevas+
maneras+de+hacer+las+cosas+desarrollando+%22&hl=es&ct=clnk&cd=1&gl=co

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