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FTC-45-1-03-02 Control Info Doc SisBibl PDF
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Sistema Bibliotecas
FTC-45-1-03-02
FECHA PUBLICACIÓN 16/12/2016
MACROPROCESO NIVEL 1 NIVEL 2
Sistema de Gestión del Sistema de
Efectividad Institucional Sistema de Calidad Institucional
Bibliotecas
Tabla de Contenido
1. OBJETIVO ..................................................................................................................................... 2
2. ALCANCE ...................................................................................................................................... 2
3. NORMATIVIDAD .......................................................................................................................... 2
3.1. Directrices ........................................................................................................................... 2
3.2. Lineamientos ....................................................................................................................... 2
3.2.1. Generales .................................................................................................................... 2
3.2.2. Versiones de los Documentos .................................................................................... 3
4. RESPONSABILIDADES................................................................................................................... 3
4.1. Responsable del Proceso..................................................................................................... 3
4.2. Responsabilidades ............................................................................................................... 3
5. DESCRIPCIÓN DE FASES ............................................................................................................... 4
5.1. Documentos Internos .......................................................................................................... 4
5.1.1. Creación de un Documento o Formato ...................................................................... 4
5.1.2. Modificación/actualización de documentos o formatos .......................................... 4
5.1.3. Revisión y Aprobación de la información documentada .......................................... 4
5.1.4. Actualización de los Listados Maestros ..................................................................... 4
5.1.5. Derogación de información documentada ................................................................ 5
5.1.6 Publicación de información documentada ................................................................ 5
5.2. Codificación de Documentos............................................................................................... 5
6. DEFINICIONES .............................................................................................................................. 6
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................................................. 7
8. RIESGOS ....................................................................................................................................... 7
9. CONTROL DE CAMBIOS ............................................................................................................... 7
10. APROBACIÓN ............................................................................................................................... 7
1. OBJETIVO
2. ALCANCE
El documento aplica para todos los documentos que son generados y controlados por el Sistema de
Bibliotecas. Incluye las fases de creación o modificación de un documento, su codificación, revisión,
aprobación y distribución.
3. NORMATIVIDAD
3.1. Directrices
Norma ISO 9001:2015, numeral 7.5 Información documentada.
3.2. Lineamientos
3.2.1. Generales
Todos los empleados del Sistema de Bibliotecas que elaboren un documento perteneciente
a la metodología de documentación de procesos, deben ceñirse al presente proceso para el
control de la información documentada.
Las nuevas versiones de los documentos serán oficiales al momento de ser publicadas en la
carpeta de Documentos SGC en SharePoint. Toda documentación bajo el marco anterior se
entenderá por oficial y vigente.
El repositorio oficial de toda la documentación generada en la documentación de procesos,
es el sitio de SharePoint del Sistema de Bibliotecas.
En la construcción/actualización de diagramas de flujo o de fichas técnicas y procesos, los
subprocesos o procedimientos no serán incluidos en la descripción de actividades pero
deben referenciarse en la sección de Documentos Internos, de la ficha de documentación
de procesos.
El Listado Maestro de Documentos y el Listado Maestro de Registros son los documentos
oficiales en los cuales se consultan los documentos y formatos, respectivamente, que han
sido creados y controlados por parte del Sistema de Bibliotecas y su Sistema de Gestión de
Calidad.
Para dar alcance al proceso de Control de Información Documentada, se estableció el
proceso de Control de Registros.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Responsable del Proceso
Coordinador de Calidad
4.2. Responsabilidades
Coordinador de Calidad
5. DESCRIPCIÓN DE FASES
5.1. Documentos Internos
5.1.1. Creación de un Documento o Formato
Las áreas podrán crear documentos y/o formatos que incidan en los procesos del SGC, tales
como: manuales, instructivos, políticas, guías, protocolos, entre otros. La codificación e
inclusión de los mismos en los Listado Maestros será responsabilidad del Coordinador de
Calidad. El código asignado a un documento y/o formato lo identifica de forma unívoca y no
se varía en las sucesivas revisiones y/o modificaciones, las cuales se indican mediante el
número de versión o edición que no se considera parte del código de identificación.
Esto se establece con el fin de evitar que se trabaje sobre versiones desactualizadas que
propicien la duplicidad de documentos; además porque requerimos conocer dichas
actualizaciones para poder registrar dicha información en los Listados Maestros, los cuales
deben estar actualizados.
De igual manera, los documentos que deban ser derogados, ya sea por el cambio de versión
o porque ya no aplican para un proceso, deberán ser notificados al Coordinador de Calidad
quien hará el control de la carpeta de Documentos Derogados ubicada en Documentos SGC
en Share Point.
La publicación de los documentos del SGC estará a cargo del Coordinador de Calidad, quien
emitirá la comunicación pertinente de los cambios, publicaciones y actualizaciones de los
mismos, a quienes les competa.
Para la estructura de la codificación, por favor remitirse a la ficha técnica de Control de Documentos
de la Dirección de Planeación y Evaluación
6. DEFINICIONES
Formatos: Son aquellos formularios utilizados para almacenar, en este caso, los registros. Un
formato no se considera registro hasta que es diligenciado o tramitado.
7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8. RIESGOS
OPERATIVO
Trabajar con versiones derogadas de la información documentada.
Utilizar información documentada que no esté controlada por el Sistema de Gestión de Calidad.
9. CONTROL DE CAMBIOS
VERSIÓN ACTUALIZACIÓN FECHA
Elaboración 05/12/2016
0
Publicación 16/12/2016
10. APROBACIÓN
NOMBRE CARGO FECHA