Tipos de sistemas de información

Pirámide de tipos de sistemas de información

En las empresas existe una pirámide organizacional que podemos materializar en un
organigrama, es decir en una jerarquía de posiciones o cargos donde unos reportan a
otros. En ella podemos identificar 3 niveles bien diferenciados: el nivel estratégico, el nivel
gerencial y el nivel operativo. Cada uno de estos niveles está compuesto por personas
cuyo trabajo tiene características específicas.

El nivel operativo está compuesto por trabajadores que ejecutan procesos de negocio. Los
procesos de negocio son secuencias de pasos que se deben cumplir para obtener algo de
valor para la organización. Por ejemplo, podemos decir que el proceso de Compras en una
empresa puede estar compuesto por un primer paso que consiste en la generación de una
solicitud de compras por parte de las áreas que necesiten de la intervención del área de
Compras para la adquisición de un bien o servicio. El siguiente paso (ejecutado ya por un
integrante del área de Compras) podría ser el pedido de cotización a posibles proveedores
de ese bien o servicio. El tercer paso sería el envío de la orden de compra al proveedor
seleccionado. Siguientes pasos de ese mismo proceso de negocio podrían ser la recepción
de materiales (el proveedor entrega los bienes en el depósito de la empresa compradora),
la recepción de la factura del proveedor, el pago al proveedor, etc. De manera análoga a lo
que hicimos con este proceso de Compras, podríamos identificar y describir todos los
restantes procesos de negocio de una empresa, y podríamos concluir que una empresa es
un conjunto de procesos de negocio. Los procesos de negocio son eventos horizontales
que atraviesan las fronteras de las distintas áreas funcionales que componen la
organización. Los trabajadores que llevan a cabo estos procesos de negocio son personas
que pertenecen al nivel operativo de la pirámide organizacional.

El segundo nivel en la pirámide es el nivel gerencial, al que también podríamos llamar

nivel de mandos medios. Este nivel está formado por todos los gerentes o jefes o líderes a
quienes reportan los trabajadores que pertenecen al nivel operativo que mencionamos
anteriormente. La tarea principal de quienes pertenecen al nivel gerencial es la toma de
decisiones.

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Y finalmente el tercer nivel en la pirámide es el nivel estratégico y está formado por el
máximo nivel de la organización: el CEO y el top management. Su tarea principal consiste
en la toma de decisiones del más alto nivel.

A cada uno de esos niveles de la pirámide organizacional le podemos asociar diferentes

tipos de sistemas de información que son usados por las personas que lo componen.

Al nivel operativo de la pirámide organizacional le podemos asociar un tipo de sistemas de

información que llamamos sistemas transaccionales. Los sistemas transaccionales son
aquellos sistemas de información que dan soporte a los procesos de negocios, y por lo
tanto, que los reflejan. Siguiendo con el ejemplo del proceso de Compras que
mencionábamos más arriba, a cada uno de los pasos de ese proceso le corresponde una
función, y eventualmente un documento, elaborado por un sistema de información. La
generación o ingreso de una solicitud de compra, una orden de compra, una recepción de
materiales, una factura de proveedores, o un pago a proveedores, son todas funciones de
un sistema de información transaccional que da soporte a un proceso de Compras, y
normalmente el sistema generará un documento o una transacción por cada uno de esos
pasos del proceso de negocio. Lo mismo sucederá con otros procesos de negocio en la
empresa.

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De esta manera, podemos dar una gran cantidad de ejemplos de sistemas transaccionales
que normalmente encontramos en las empresas: sistemas de facturación, sistemas de
cuentas a pagar, sistemas de liquidación de sueldos, sistemas de producción, sistemas de
contabilidad, sistemas de ingreso de pedidos, etc. Los sistemas transaccionales son los
sistemas más numerosos y frecuentes en las organizaciones, y los que cuentan
normalmente con mayor cantidad de usuarios. La mayor parte de los sistemas de
información que encontramos en las empresas pertenecen a esta categoría.

Al nivel gerencial de la pirámide organizacional le podemos asociar un tipo de sistemas de

información que llamamos sistemas de soporte a las decisiones, también llamados
sistemas de business intelligence. Estos sistemas de información son bien distintos a los
sistemas transaccionales, porque su objetivo principal no es soportar ningún proceso de
negocio sino proveer información a los usuarios para que tomen decisiones de algún tipo.
Se trata de sistemas cuya función principal es mostrar consultas por pantalla, o
eventualmente listados impresos, con información relevante para que determinados
gerentes o jefes o supervisores de una empresa puedan tomar distintas decisiones de
negocio.

Finalmente, al nivel estratégico de la pirámide organizacional le podemos asociar un tipo

de sistemas de información que llamamos sistemas de soporte a ejecutivos, que no dejan
de ser una variante de los “sistemas de soporte a las decisiones” que mencionamos
anteriormente. También son sistemas cuyo objetivo primordial es mostrar información
para tomar decisiones. Técnicamente son sistemas muy similares a los del nivel gerencial,
sólo que son distintos los usuarios que los van a utilizar, que ahora pertenecen a la alta
dirección de la empresa.

Sistemas ERP
Los sistemas ERP, también llamados “Paquetes integrados”, son sistemas transaccionales
integrados que proveen las funciones necesarias para llevar a cabo todas las operaciones
básicas de una empresa. Entendemos por operaciones básicas, todo aquello que una
empresa necesita de manera imprescindible para poder funcionar. Por ejemplo, funciones
de facturación, ingreso de pedidos, manejo de inventario, contabilidad, pagos a
proveedores, etc. Si la empresa necesita funciones más avanzadas o más específicas para
su negocio / industria, puede implementar otros sistemas transaccionales más
especializados en esas funciones ya sea como complemento del ERP existente o bien

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escogiendo un ERP “vertical” u orientado para una industria o nicho de mercado en
particular.

Las siglas ERP provienen de la expresión “Enterprise Resource Planning”, es decir

Planeamiento de Recursos Empresariales. Pero estas siglas no describen con precisión las
funciones que realiza este tipo de sistemas ya que estos sistemas no incluyen solamente
funciones de planeamiento, sino también muchas otras que son necesarias para el
funcionamiento de la empresa. Por esto es preferible guiarse por la definición de Sistemas
ERP expuesta en el párrafo de más arriba.

Existe una innumerable cantidad de marcas comerciales de sistemas ERP. Y existen

sistemas ERP globales (empresas que fabrican sistemas preparados para operar en casi
todos los países del mundo) y locales (empresas que fabrican sistemas preparados para
operar en uno o unos pocos países del mundo). Entre las marcas comerciales más
conocidas de los sistemas ERP globales podemos mencionar a SAP, Oracle E-Business
Suite, Microsoft AX / Navision / Great Plains, J. D. Edwards, y Peoplesoft. Entre las marcas
comerciales más conocidas de los sistemas ERP locales de Argentina podemos mencionar
a Tango, Calipso, Finnegans, Softland Argentina, y Neuralsoft.

Los sistemas ERP están subdivididos en “módulos” o partes que lo componen. Algunos de
los módulos básicos que típicamente componen un sistema ERP son: Contabilidad,
Cuentas a Pagar, Tesorería, Cuentas a Cobrar, Compras, Producción, Inventario, Ventas y
Distribución. Una empresa puede comprar e implementar la totalidad de los módulos de
un sistema ERP o sólo algunos de ellos. Y también una empresa puede tener
implementado un solo sistema ERP para toda la organización, o bien tener distintos
sistemas ERP para distintos negocios, unidades o funciones de la empresa.

Los sistemas ERP son paquetes standard que una empresa compra y que, al tratarse de
“paquetes” o sistemas ya desarrollados, tienen como primera ventaja el hecho de que la
empresa no necesita desarrollarlo por sí misma, sino que compra un sistema que ya está
“listo para ser implementado”. Lo cual le evitará mucho tiempo, costo y esfuerzo. Sin
embargo, al comprar un sistema ERP, la empresa no sólo está comprando un sistema ya
desarrollado, sino que está comprando un conjunto de procesos de negocio definidos de
acuerdo con mejores prácticas de clase mundial. Por lo tanto, está comprando una
“manera de operar” la empresa. Y esta última ventaja va mucho más allá de la
mencionada en primer término.

De aquí que la compra e implementación de un sistema ERP no es una cuestión que

compete exclusivamente al área de sistemas de una empresa, sino a todas las áreas o

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funciones de la organización, que son las encargadas de ejecutar los procesos de negocio
que vendrán incluidos en el ERP y que hay que implementar.

De este modo, antes de realizar la compra del sistema ERP, los procesos definidos en el
mismo (o la “manera de operar” que viene con el sistema ERP) deben ser evaluados con
mucho detalle para comprobar que sean adecuados para esa empresa.

Típicamente, la situación de una empresa que no implementó nunca un sistema ERP es la

una organización fragmentada en silos funcionales. Cada una de sus áreas tiene procesos
de negocio y sistemas de información propios desarrollados normalmente a medida en
forma artesanal a lo largo de muchos años, que comparten poca información con los
sistemas de las restantes áreas de la empresa. Es una organización con problemas de
coordinación interna, formando “islas de información”, cuya situación se puede
representar en el siguiente esquema:

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