Proceso de Reclutamiento y Selección Externo

1. Análisis y detección de las necesidades: La Empresa Orvis Internacional necesita

una Secretaria Ejecutiva, que sea bilingüe con experiencia en relaciones
interpersonales y atención al cliente, con capacidad de ser discreta en el cargo,
comprometida con sus funciones laborales en materia de redacción de documentos,
elaboración de informes, archivo de documentos, elaboración de registros y demás
funciones que le sean asignadas.

2. Reclutamiento activo: Se procede a la publicación de la oferta en los diferentes

medios: radio, prensa, página web, volantes, agencia pública de empleo Sena.
Requisitos de la oferta: Secretaria bilingüe con experiencia en relaciones
interpersonales y atención al cliente, con capacidad de ser discreta en el cargo,
comprometida con sus funciones laborales en materia de redacción de documentos,
elaboración de informes, archivo de documentos, elaboración de registros y demás
funciones que le sean asignadas.

Orvis Internacional
Solicita: secretaria bilingüe
Número de vacantes: 1

Identificación del cargo

Nombre del cargo: Secretaria bilingüe

Requisito del cargo: Secretaria ejecutiva bilingüe
Experiencia: mínima de 1 año
Habilidades complementarias: habilidades en relaciones interpersonales y atención
al cliente, discreción, comprometida con sus labores en materia de redacción de
documentos, elaboración de informes, archivo de documentos, elaboración de
registros y demás funciones asignadas.

Queremos

Personas entusiastas, positivas, orientados hacia metas y que deseen tener control
sobre sus vidas y sus ingresos, es realmente una oportunidad para aquellos que
saben lo que significa tener éxito, si usted es una de estas personas y está buscando
una oportunidad envíe su hoja de vida a nuestra página web: wwworvisinter.com.co
 Le ofrecemos

Capacitaciones y actualizaciones permanentes en su cargo

Oportunidades de ascenso
Dirección sede principal calle 71 No 71-3-45 Nit 800.436.543-9 PBX 834900

3. Recepción de candidaturas: El método de reclutamiento fue activo, los candidatos

llegaron a esta convocatoria con las correspondientes hojas de vida.

4. Preselección : recibidas las hojas de vida se procede a escoger los que cumplen con
la oferta publicada, en esta oportunidad 2 candidatas cumplen con esta oferta,
teniendo en cuenta que estas 2 candidatas cuentan con el perfil definido para el
cargo secretaria bilingüe con experiencia en relaciones interpersonales y atención al
cliente, con capacidad de ser discreta en el cargo, comprometida con sus funciones
laborales en materia de redacción de documentos, elaboración de informes, archivo
de documentos, elaboración de registros y demás funciones que le sean asignadas.

Las candidatas son Olga Martínez y Luceli Sánchez.

Olga Martínez cuenta con 30 años de experiencia en cargos similares, no domina

inglés y usa eficientemente los recursos de ofimática.

María Antonia Rojas tiene 25 años, conoce los recursos de ofimática pero acepta
que no los domina por completo, domina el inglés y las nuevas tecnologías de la
información y la comunicación, tan sólo ha tenido una experiencia de 3 meses en
cargos similares.

Empezaría teniendo claridad en el perfil que se busca, la persona debe estar acorde
y a la altura de las exigencias de ORVIS Internacional. El primer requisito es ser
Bilingüe.
Por lo tanto:
*Revisaría las hojas de vidas, para conocer sobre sus experiencias laborales, últimos
estudios realizados, referencias. De entrada en la descripción del perfil, en sus HDV
me doy cuenta de sus cualidades, fortalezas y habilidades, en este caso me centraría
en el idioma inglés y atención al cliente. En ese barrido me doy cuenta que Olga y
Lucely no son bilingües y es el primer requisito esencial, aunque cuentan con gran
 experiencia y seguramente tienen buen manejo de situaciones adversas, y María
Rojas es bilingüe pero con su poca experiencia es muy probable que no haya tenido
manejo de situaciones adversas ni manejo de clientes.

Ante esa situación como responsable de conseguir el personal idóneo, no me puedo

conformar con candidatos que solo cumplen con alguno de los requisitos pero no todos,
por lo que decido seguir reclutando más candidatos, montaría la vacante a un portal, en
redes sociales, convocatorias internas, y a las 3 chicas de igual forma las citaría para un
primer proceso y medir si pueden aplicar o no, e ir descartando.

5. Entrevista: Posteriormente, realizaría una entrevista breve individual con cada una de las
candidatas, las citaría con intervalo de 20 minutos a cada una, para que la espera no sea
muy larga. En este primer paso también me llegaron otras 2 candidatas que recluté
mediante el portal.

Algunas de las preguntas que realizaría en esta primera entrevista serían: -

* Descríbeme tu entorno laboral, con quién vives?, Con el fin de saber si alguien depende
económicamente de esta persona (hijos, esposo, etc.). Esto a mi parecer es importante
porque las personas deben tener un estímulo para permanecer en el trabajo y así evitar
futuras rotaciones del personal.

* Háblame de tu proyecto de vida, aspiraciones, metas?, Para tener claro su visión y

aspiración, así mismo medir su crecimiento y disposición para seguir aprendiendo.

Se entrevistaron las candidatas de forma individual, por una psicóloga para así ver
su lenguaje corporal e intentar descubrir de forma directa sus habilidades y su
experiencia, se les realizó las mismas preguntas a las 2 candidatas.

a.) Hábleme sobre usted (vida personal)?

b.) Cuál es su experiencia académica?
c.) Cómo se enteró de la vacante?
d.) Por qué le interesa el puesto?
e.) Qué sabe de la organización?
f.) Cuáles son tus pretensiones salariales?
 g.) Por qué deberíamos contratarte?
h.) Qué idiomas hablas?
i.) Cuál es su experiencia laboral general y con respecto al perfil solicitado?
j.) Qué programas de computación sabes utilizar?
k.) Qué tan importante crees que es la atención al cliente, tanto interno como
externo?
l.) Por qué quieres cambiar de empleo?
m.) Qué te gusta hacer en tu tiempo libre?
n.) Cuáles son sus metas, tanto personales como profesionales?
o.) Cuál es tu mayor debilidad o defecto?
p.) Cuál es tu mayor habilidad o cualidad?
q.) Qué es lo que más te molesta, te irrita de una persona?

Con estas preguntas se buscaba conocer a fondo y de manera individual la personalidad,

fortalezas y características de cada una de las aspirantes.

6. Resultado de la entrevista: Como resultado de esa primer entrevista, me di cuenta que

Olga Martínez y Luceli Sánchez con 30 años de experiencias tienen buen manejo de clientes,
resolución de conflictos, pero no tienen dominio del inglés, y no es algo que se pueda
aprender en poco tiempo, además, su avanzada edad (posiblemente tengan 45 años o más)
puede ser una dificultad para aprender el uso de las TIC, y sabemos que cada día la
tecnología va evolucionando y las empresas se van acoplando a ellas. Por lo que decido
descartarlas a las dos.

María Antonia Rojas de 25 años de edad, puede continuar en el proceso, por su

conocimiento en inglés, además de que es joven y planea seguir estudiando y capacitarse
para fortalecer sus conocimientos, pero necesito medir su poca experiencia con situaciones
que se puedan presentar con clientes. Procedo a entrevistas a mis otras dos candidatas, y
que en su hoja de vida además veo que tienen experiencia en redacción de documentos y
archivos, lo que las otras 3 chicas no tienen. Una vez finalice esta primera entrevista
realizaría una retroalimentación a gerencia.

Una vez preseleccionadas las candidatas, precedería a realizar algunas pruebas, citaría a
María y mis dos nuevas candidatas para realizar las pruebas, una para conocer su
personalidad, por ejemplo el Warteg, y otra para medir su conocimiento con respecto a la
atención al cliente. En esta última parte sería de manera grupal y se les plantearía una
situación de un cliente de otro país molesto para que ellas respondan cómo actuarían.
7. Pruebas: Las candidatas preseleccionadas pasaron por la prueba psicotécnica wartegg de
forma individual, para detectar las habilidades y competencias requeridas para el puesto
que queremos cubrir.

El test de Wartegg consiste básicamente en llevar a cabo un dibujo dividido en 8

cuadrantes que se encuentran sobre un fondo blanco. La razón por la cual se llevan
a cabo sobre un fondo blanco es para favorecer a que la persona se proyecte sobre
el dibujo (figura-fondo). La prueba contiene 8 cuadros de 4 cm por 4cm cada uno y
están limitados entre ellos por un marco negro grueso.

Para comenzar a realizar la prueba, se le indica a la persona que complete los dibujos
que están en cada cuadro con un lápiz, haciéndole hincapié en que no existe ninguna
regla general en cuanto a la manera de elaborar los dibujos y que no tiene de que
preocuparse ya que tampoco importa si sabe dibujar bien o no ya que eso no es lo
que se va a evaluar en la prueba y por lo tanto es totalmente irrelevante.

Una vez que haya terminado los dibujos, se le pide a la candidata que enumere de
la manera que lo deseen los 8 cuadros tratando de seguir un orden consecutivo.
Finalmente se le pide que en las 8 líneas que se encuentran en la parte inferior, de
acuerdo al número que tiene cada cuadro con su respectivo dibujo, les coloque el
título de lo que dibujó.

Ejemplo de la prueba realizada:

8.Resultado de la prueba wartegg: Con las pruebas realizadas me di cuenta que María Rojas
de 25 años, aunque cuenta con un dominio en inglés, no está preparada en lo absoluto para
manejar temas de clientes, fue muy tímida en sus respuestas y se mostró muy insegura con
el manejo de las situaciones. Posiblemente esa sería la causa por la que ha tenido poca
experiencia en ese sector y no duró en su anterior trabajo.

9. Valoración y decisión:

Una vez realizada la entrevista personal a las 2 candidatas, analizamos los pros y los contras
de cada una.

a) Características específicas: Ambas candidatas tienen edad para adquirir la

vacante, ya que la edad es indiferente para dicho cargo.

b) Conocimientos: La candidata Olga Martínez cuenta con más años de experiencia

(30 años) y usa eficientemente los recursos de ofimática que María Antonia
Rojas que sólo cuenta con 3 meses de experiencia en cargos similares y no
domina por completo los recursos de ofimática, sin embargo Olga Martínez no
domina el inglés a diferencia de María Antonia Rojas que domina el inglés y las
nuevas tecnologías de la información y la comunicación, las cuales son
fundamentales para el cargo solicitado (Secretaria Bilingüe).
c) Aptitudes y Rasgos de Personalidad: con la prueba psicotécnica wartegg y la
entrevista física, se evidencia los aspectos de personalidad de ambas candidatas,
su posición frente al mundo, las relaciones interpersonales, preferencias, el nivel
de inteligencia, aptitud verbal y numérica, capacidad de análisis, razonamiento,
habilidades y capacidades, control emocional, seguridad en sí mismo,
creatividad, responsabilidad, liderazgo; esto permite la posibilidad de desarrollar
con eficacia el trabajo asignado, permite un correcto desempeño del puesto.
d) Motivación: La candidata Olga Martínez como tiene más años de experiencia,
tiene una expectativa salarial más alta que la de la candidata María Antonia
Rojas, a las dos candidatas las motiva el puesto de trabajo porque es lo que más
les gusta hacer, incluyendo el servicio al cliente, también las motiva la
oportunidad que brinda la organización de capacitaciones y actualizaciones
permanentes en su cargo y oportunidades de ascenso.
10.Conclusión y resultado final: Puedo concluir que escogería otra candidata distinta de las
3 planteadas en un principio (por eso se decidió reclutar otras candidatas desde un
comienzo), porque dos de ellas carecían de una condición primordial: El idioma Inglés, que
aunque bien puede ser aprendido, no es un proceso de unas cuantas semanas, y la otra
chica aunque dominaba el inglés, tenía muy poca experiencia en manejo de situaciones con
clientes y posiblemente no maneja la presión ante un conflicto. La candidata escogida es
Bilingüe, es joven y conoce el manejo de las TIC, ha realizado varios cursos de secretariado,
tiene experiencia en el sector comercial y con clientes, ha estado en cargos similares y tiene
aproximadamente 8 años en un cargo muy similar, su prueba de personalidad arrojó que
tiene cualidades para ser líder y buen manejo de trabajo bajo presión, a lo que voy es que
para escoger a la persona adecuada se debe realizar un buen reclutamiento, y siempre
profundizar en la búsqueda de los candidatos, siempre hay personas que cumplan con el
perfil, dispuestas a trabajar y si se presentan 1 o 2 candidatos que apenas cumplen 2
requisitos de 10, lo ideal es seguir reclutando hasta agotar todos los recursos. Y mientras la
persona encargada del proceso de selección tenga claridad del perfil y sus funciones y
además sea conocedora de la misión y visión de la empresa, sabrá entonces si la persona es
o no es la indicada.

11. Posteriormente se realizan los siguientes pasos:

Contratación: Incorporaremos a nuestra organización a la candidata elegida.

Una vez seleccionada la nueva candidata, se procede a enviar sus exámenes de ingreso al
respectivo laboratorio donde ORVIS INTERNACIONAL tienen su respectivo contrato, se
inicia el proceso de afiliaciones, como el pago es por consignación se diligencia el formato
para la apertura de la cuenta bancaria para la nueva candidata seleccionada que cumplió
con todos los requisitos del perfil.

Incorporación: Una vez contratada la sra María Antonia Rojas, la organización procede a
incorporarla a la Compañía, le presentamos a todos sus compañeros y todos los
departamentos de la organización, se le asignó una persona para que le diera inducción en
su nueva labor y le mostrara las instalaciones de la compañía.

Seguimiento: se hace seguimiento mediante encuestas de satisfacción y valoraciones de

desempeño.
Orientación al logro:

- Es constante en el desarrollo de las actividades adicionales para lograr los

objetivos.
- Orienta sus acciones hacia el cumplimiento de los objetivos.
- Es organizado en la realización de las actividades encaminadas a lograr los
objetivos.
- Aporta conocimientos adicionales que contribuyen al logro de los objetivos.

Calidad de Trabajo:

- Informa de manera oportuna las novedades que se le presentan.

- Utiliza correctamente los recursos asignados.
- Respeta las políticas y cumple con sus responsabilidades.
- Realiza sus funciones en el tiempo asignado y sin necesidad de que lo estén
supervisando.

ASPECTOS EVALUADOS

- Presentación personal
- Aspecto saludable y de Higiene
- Seguridad para expresar sus ideas
- Fluidez Verbal y expresión
- Madurez personal
- Nivel de atención
- Forma de comprensión y análisis
- Motivación al cargo
- Trabajo en equipo
- Actitud de servicio