Tema 9

¿Cómo
Gestionar las
Peticiones de
Oferta?
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C ONTENIDO

9.1. ¿Qué es una petición de oferta no solicitada? ............................................................................... 3

9.2. ¿Tienen importancia? .................................................................................................................... 3

9.3. La pregunta es ¿qué hacer con ellas? ............................................................................................. 4

9.4. Los pasos necesarios ...................................................................................................................... 4

9.5. El conocimiento de la solvencia del cliente .................................................................................... 5

9.5.1. Directorios de empresa ......................................................................................... 5

9.5.2. Directorios de información financiera ....................................................................... 6

9.6. La oferta o cotización..................................................................................................................... 6

9.7. Factura Pro forma .......................................................................................................................... 7

9.8. ¿qué hacer con las peticiones de oferta de colaboración? ............................................................. 9

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9. ¿CÓMO GESTIONAR LAS

PETICIONES DE OFERTA?

9.1. ¿Q UÉ ES UNA PETICIÓN DE OFERTA NO SOLICITADA ?

Así consideramos a las peticiones de oferta realizadas por empresas con las que no se ha
establecido contacto comercial previo; sino que se ponen en contacto con nuestra empresa
por sus propios medios; debido a eso pueden pertenecer a mercados prioritarios para nuestra
acción comercial o no.

9.2. ¿T IENEN IMPORTANCIA ?

Sí, porque frecuentemente son causa de la dispersión de esfuerzos y del sentido errático de la
evolución de muchas empresas que inician su proceso de exportación.

Las empresas deberían tener claro cuáles son los mercados principales a los que debieran
acudir. Pero no siempre es así.

Con frecuencia tienen dudas, y cuando reciben una petición de demanda de producto o de
oferta de colaboración por parte de otra empresa para poder ser agente o distribuidor, se
lanzan adelante sin reflexionar en que ello puede impedir la construcción de un camino sólido
en aquellos mercados que debieran ser preferenciales.

Si dedicamos nuestro esfuerzo a contestar e intentar cerrar las operaciones que se

nos plantean de esa forma, es posible que no tengamos tiempo, y menos todavía,
capacidad, para conseguir el ímpetu necesario en el mercado principal.
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9.3. L A PREGUNTA ES ¿ QUÉ HACER CON ELLAS ?

En primer lugar, no hay que mezclarlas y, sobre todo, no confundirlas con el proceso de
elección de nuestra vía de acceso al mercado. Ésta es la línea principal que no debe quedar
alterada por ocasiones puntuales.

Pero, si como hemos dicho, se presenta la oportunidad, no debe ser rechazada en todas las
ocasiones. Si no afecta al proceso principal, ¿por qué rechazar una posibilidad de venta?

Sin embargo, es necesario tener precaución, ya que pueden ser operaciones de clientes
dudosos o difíciles, aunque también pueden ser operaciones que abran la vía a un nuevo
cliente interesante.

La primera consideración es desde dónde nos vienen remitidas:

• Si vienen de países prioritarios debemos plantearnos primero si pueden estropear o

enrarecer las medidas que estamos adoptando en cuanto a nuestra presencia
permanente en el mercado.
Si pueden entorpecerlas, lo mejor es abandonarlas o remitirlas a nuestros potenciales
contactos en el mismo. De otra forma, perderíamos credibilidad y generaríamos
desconfianza en los interlocutores en los que precisamente queremos conseguir
fidelidad a nuestros propósitos.

• Si por el contrario corresponden a países donde no tenemos establecida una política

comercial, tenemos que tratarlas como una operación puntual de oportunidad.
 Le dedicaremos el tiempo suficiente y adecuado si existen buenas expectativas en
la operación.
 No nos deben afectar a nuestra dedicación a nuestros mercados principales.

9.4. L OS PASOS NECESARIOS

En todo caso tenemos de preguntarnos qué debemos hacer.

Debemos construir un proceso claro de cómo tratar las peticiones de oferta de clientes
potenciales en las que no haya habido presión o contacto comercial por nuestra parte.

Muchas exportaciones tienen su origen en solicitudes de oferta planteadas por potenciales

clientes a los que no se ha visitado y de los que no se conoce casi nada.
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No somos la única empresa en el mercado, por lo que un inicio poco afortunado no nos
facilitará el camino.

Todo ello nos conduce a varios pasos necesarios:

• Conocer la posible solvencia del cliente potencial.
• Decidir el precio y las condiciones de oferta (Incoterms) y medios de pago.
• Lanzar la oferta.
• Enviar una factura Pro forma.

9.5. E L CONOCIMIENTO DE LA SOLVENCIA DEL CLIENTE

Cuando hablamos de solvencia estamos considerando dos aspectos diferentes:

1. La solvencia moral es tal vez el primer punto. No podemos olvidar que la mayor parte de
las peticiones nos llegarán por caminos relativamente anónimos, como puede ser un e-
mail o un fax. Estas vías, especialmente en algunos sectores, están plagadas de
intermediarios y competidores que lo que desean a través de las peticiones de oferta es
conocer nuestra posición relativa respecto al mercado, y cómo podemos querer actuar en
términos de precio o de disponibilidad de producto.

Por tanto, de alguna manera tendremos que conocer la identidad de nuestro interlocutor
su existencia real o si es un impostor, e incluso si son personas que claramente están
pretendiendo un engaño.

2. Por otro lado necesitamos igualmente disponer de unos datos previos sobre la solvencia
financiera y la capacidad crediticia que puede tener el cliente. Y no solo de su potencia
comercial.

En principio, un mercado extranjero es más opaco, y menos conocido para nosotros que el
mercado doméstico. Por ello, el establecimiento de pagos aplazados puede ser delicado.

Veamos las fuentes de que disponemos para informarnos:

9.5.1. D IRECTORIOS DE EMPRESA

Podemos encontrar en muchos casos información complementaria, facturación, personal

empleado, líneas de productos….
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• Kompass. http://www.kompass.com Directorio internacional que permite

localizar a los agentes implicados en el Comercio Internacional clasificados por
sectores económicos.

• Europages. http://www.europages.com Directorio europeo de información de

negocios en varios idiomas. En ella podemos buscar por producto y por empresa.
Facilita una clasificación por categorías. Conviene ser cuidadoso a la hora de interrogar
a la base de datos seleccionando los apartados que nos interesen y dejando cargar las
páginas ya que si no, los resultados son dispares.

• Thomas Net. http://www.thomasnet.com/ Directorio norteamericano que incorpora

información de empresas del sector industrial norteamericanas.

9.5.2. D IRECTORIOS DE INFORMACIÓN FINANCIERA

Empresas como Dun & Bradstreet, proporcionan informes de un gran número de empresa en
casi todos los países con un grado de profundidad que dependen del precio que se quiera
pagar http://www.dnb.com.

Compañías de Seguro de Crédito. Empresas como Cesce disponen de información crediticia

sobre empresas de todo el mundo http://www.cesce.es.

9.6. L A OFERTA O COTIZACIÓN

La oferta o la cotización pueden ser hechas de muchas formas y en diferentes niveles de
formalización. En realidad dependerán mucho de la naturaleza de la transacción.

En cualquier caso, para evitar problemas posteriores la cotización debe tener los siguientes
elementos.
• Descripción de la Mercancía.
• Precio y condiciones Incoterm.
• Medios de Pago.
• Periodo de validez de la oferta.
• Plazo de entrega y/o de recepción de confirmación (al menos en productos
industriales).

Para presentar la cotización: deben ser tenidas en cuenta varias recomendaciones:

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• Si considera que la cotización persigue un resultado serio, vaya directamente a la

factura pro forma. Es posible que le evite problemas.

Utilice correctamente los Incoterms. Las empresas con pequeña experiencia exportadora
tienen tendencia a pretender realizar las cotizaciones en condiciones Exworks o en algunos
casos FOB, es decir, bien puestos en los almacenes de origen o bien a pie de la carga del
transporte internacional. La razón es clara, tienen miedo a comprometerse en la gestión y
contratación del transporte internacional y del seguro. Tenemos que tener en cuenta, sin
embargo, que los compradores, normalmente, para hacer su cómputo de precios suelen pedir
que las cotizaciones sean CIF puerto destino.

Por tanto, si no dominamos la cadena de precios de la que hemos hablado en el capitulo

anterior, es muy posible que nuestra oferta no pueda ser tenida en cuenta si el comprador, a
su vez, no es un buen experto en transporte internacional.

Merece la pena el esfuerzo de disponer de esa cadena de precios para facilitar la

transacción.

9.7. F ACTURA P RO FORMA

Supone una cotización, pero también es un documento precontractual necesario donde debe
constar claramente la mención de “Factura Pro-Forma” o “Pro forma Invoice”.

Normalmente la factura pro forma es un paso posterior a la cotización, cuando el posible

comprador está intentando cerrar los detalles definitivos para concretar su operación de
compraventa.

No siempre es así y algunas veces la factura pro forma puede ser lanzada desde el primer
momento, pero no es lo más habitual.

Desde un punto de vista contractual, tener en la operación una factura pro forma bien
redactada y aceptada por el cliente da mucha tranquilidad.

Dado que puede considerarse como un documento contractual, hay que prestar atención a los
diversos elementos de la factura Pro-Forma:

• Fecha de Emisión
• Exportador (nombre, dirección, NIT….)
• Importador/Cliente (Nombre, Dirección)
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• Referencias y fecha de solicitud oferta cliente

• Descripción de Producto
• Precios unitarios y descuento (si lo hubiese)
• País de origen de la mercancía
• Peso (Bruto y neto), Volumen (Bruto y Neto)
• Punto de entrega e Incoterm
• Medios de Pago y Moneda
• Costo, seguro y flete (indicando el pagador)
• Gastos a pagar por el cliente
• Plazo previsto Franco- Fábrica o FOB
• Plazo de Transporte
• Fecha de expiración de la oferta
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Podemos encontrar referencias sobre la elaboración de la factura Pro-forma y modelos en

inglés, en la siguiente dirección:

• http://www.plancameral.com/GuiaDocumentos/GuiaDocumentosPresentacion.asp

9.8. ¿ QUÉ HACER CON LAS PETICIONES DE OFERTA DE

COLABORACIÓN ?

Este es un tema diferente en naturaleza pero parecido en cuanto al tratamiento.

Con frecuencia, y sobre todo si nuestro producto puede tener un cierto interés, se nos
acercarán diferentes compañías o profesionales ofreciendo sus servicios de intermediación o
de colaboración en el mercado etc.

Estaríamos ya más bien en un caso de negociación, que en un caso de estricta compraventa.

Nuevamente difiere el tratamiento si estamos hablando de:

• Mercados prioritarios. El problema será si nos puede interferir o dificultar las

estrategias de acceso que hayamos determinado para el mercado principal. Ese es el
razonamiento básico y no debemos olvidarnos del objetivo que guía nuestras acciones.

• Mercados no prioritarios. Sólo en el caso de que lo planteado pudiera ser resuelto sin
diversificar nuestros escasos recursos y nuestro potencial comercial, tendríamos que
hacer caso a una eventual operación o colaboración con nuestra empresa.

Tenga en cuenta los comentarios que aparecerán en el Tema 13 (¿Cómo actuar en el

mercado elegido?), especialmente los relativos a la necesidad de escoger la fórmula
más adecuada a nuestro interés y la protección de nuestros derechos y obligaciones
mediante un contrato adecuado. ¡¡No lo olvide!!