ARCHIVO GENERAL

DE LA NACIÓN

© Archivo General de la Nación 2004

INTRODUCCIÓN A LA
ORGANIZACIÓN DE
ARCHIVOS
Archivos electrónicos
Presentador: Ing. Benjamín Torres Bautista

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btorres@segob.gob.mx
 Introducción
• Paradigma actual: Los archivos al
sótano.
• Realidad de los archivos.
• Algunas vertientes de desarrollo del
AGN:
Abatir el rezago en el ordenamiento y
descripción de fondos documentales e
impulsar la homologación y aplicación de
las normas internacionales,
considerando el incremento de los
archivos digitales.

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• Diseñar e implantar un Programa de
archivos virtuales para estimular la
consulta a distancia de los acervos del
Archivo General de la Nación.
• Sistema Administración de Archivos.
 Requerimientos
Generales del Sistema
• Gestión integral de archivos: descripción,
búsqueda de referencias, visualización de
imágenes digitales y multimedia, gestión de
archivos y control de investigadores.
• Basado en las normas ISAD(G),
ISAAR(CPF).
• Consulta de la información descriptiva de las
imágenes.
• Interfase para WEB.
• Base de datos documental, para facilitar la
organización jerárquica de la información y

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entrada de datos descriptivos.
• Facilidades para asociación de imágenes y
objetos multimedia.
• Base de datos relacional con estándar de
conexión abierta ODBC.
 Módulos del Sistema

• Descripción de archivos
– Cuadro de clasificación, áreas
temáticas y áreas de descripción.
– Descripción en áreas temáticas.
– Reglas de descripción de
autoridades, áreas de tipo de
autoridad.
– Normalización de descriptores.
– Descripción multinivel.
– Descripción de documentos.

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– Integración de imágenes y objetos
multimedia.
 Módulos del Sistema
• Consulta
– Consulta de descripciones e
imágenes por cuadro de clasificación,
de forma jerárquica, texto libre con
operadores lógicos y/o sobre campos
específicos.
– Acotación de consulta por ámbito
jerárquico, cronológico y por tipología
documental.
– Consulta a partir de autoridades.
– Visualización y manejo de imágenes
digitalizadas.
– Consulta por medio de la WEB.

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• Preparación de instrumentos de consulta
– Preparación de instrumentos de
descripción (guías, inventarios,
catálogos, etc.).
– Generación de publicaciones e
índices.
 Módulos del Sistema

• Gestión documental
– Control del ciclo de vida de los
documentos desde archivos
administrativos hasta históricos.
– Control de Transferencias (enviados,
recibidos, por fecha, por política).
– Control de expurgos.
– Control de valoraciones.
– Control de baja documental.

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• Gestión de fondos y depósitos
– Control de ubicación de fondos.
– Control de movimientos de fondos en
el archivo.
 Módulos del Sistema

• Gestión de usuarios
– Registro de usuarios investigadores y
personal interno, además de
expedición de credenciales. 3000
2673

– Definición de perfiles de usuario. 2500

Investigadores
2000 1840
– Control de solicitud y acceso a los 1500
fondos. 1027 1145
1000
– Control de servicios de reproducción 500
de documentos. 0
– Control de emisión de certificados. 2000 2001 2002 2003

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– Generación de informes, estadísticas y Investigadores por Año

memorias.
 Módulos del Sistema

• Gestión de conservación y restauración

– Control de estado de conservación de
fondos.
– Control y seguimiento de los procesos de
conservación y restauración.
• Gestión de archivo de concentración
– Planificación y control de transferencias,
ingresos y prestamos de documentos.
– Análisis y valoración de series
documentales.

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– Calendarios de transferencia y
eliminación de fondos.
– Registros de altas y bajas de fondos.
Ventajas del Software
Comercial
• Aplicación desarrollada de forma
integral, por lo que comprende opciones
de catalogación y descripción de
información, así como incorporación de
imágenes digitalizadas y su puesta a
disposición para su consulta en red.
• Se apega a estándares internacionales.
• Implantación en menor tiempo que en el
caso de desarrollos internos.

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• Se puede contratar mantenimiento,
asesoría y soporte especializado del
personal del proveedor.
 Desventajas del
Software Comercial
• Además de estar asociado un costo de
adquisición del software, se tienen otros
costos como:
– Costo de asesoría para Implantación.
– Costo de mantenimiento de la base de
datos y de la aplicación para tener
actualización de las últimas versiones y
recibir soporte especializado.
• Dependencia del fabricante del software, en

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cuanto a modificaciones de la aplicación.
• No sería posible distribuir este software
libremente.
 Desarrollo propio
Beneficios:
• Diseño específico para satisfacer las
necesidades de los usuarios del Archivo.
• Se pueden hacer las adecuaciones
necesarias a la aplicación.
• Apegado a estándares internacionales.
• Se puede integrar como parte de un
proceso certificado bajo la norma ISO
9000.
• Puede ser proporcionado a otros
archivos del país con infraestructura

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informática suficiente, lo que permitiría
integrar al Sistema Nacional de Archivos.
Desventajas:
• Tiempo de Desarrollo.
• Retrazo frente al software comercial.
 Requerimientos
• Apoyo económico.
• Personal especializado en análisis de
procesos.
• Personal especialista en archivonomía.
• Personal especializado en análisis y
desarrollo de sistemas.
• Hardware
– Servidor de página WEB.
– Equipo de seguridad para la red de
datos.
– Servidor de aplicaciones.
– Computadoras personales para el
personal operativo.

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• Software
– Windows 2003 Server.
– Visual Studio .NET 2003.
– Microsoft SQL Server 2000.
– Microsoft Project.
– Microsoft Visio.
 Conclusiones

• Se esta gestionando el patrocinio para

el desarrollo del Sistema de
Administración de Archivos.

• El AGN esta probando el sistema de

descripción documental el que sirve
para captura y consulta de fondos

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documentales, series, documentos y
expendientes bajo la norma ISAD (G).