“APLICACIÓN TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL”

PRESENTADO POR:

GERSON PABON ORETEGA

PRESENTADO A:

CARLOS ARTURO CESPEDES

(SENA)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

AGOSTO 2019
 ENSAYO TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL.

Mi concepto de Tablas de Retención Documental (T.R.D) es el listado de series con sus

correspondientes tipos documentales, producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus funciones, a las
cuales se les asignan el tiempo de permanencia en cada fase de archivo.

ARCHIVO DE GESTION, ARCHIVO CENTRAL O INTERMEDIO, ARCHIVO HISTORICO

O PERMANENTE.

La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la

producción documental y la institucionalidad del ciclo de vida de los documentos en los
archivos de Gestión, Central e Históricos de las entidades.

Según la Ley General de Archivos (Ley 594-2000) en su artículo 24 expresa:

Obligatoriedad de las tablas de retención: Será obligatorio para las entidades del estado
elaborar y adoptar:
 Las respectivas Tablas de Retención Documental.
 La administración Central: Presidencia, Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías.
 Los entes descentralizados ya que sea por sus servicios como :
 Establecimientos Públicos.
 Empresa Social del Estado.
 Industriales y Comerciales del Estado.
 Empresas de Economía Mixta.
 Entidades Descentralizadas Indirecta.
 Unidades Administrativas Especiales.

E igualmente los entes descentralizados por administración territorial tales como:

 Comunas.
 Corregimientos.

Los cuerpos o instituciones Legislativos:

 Senado de la Republica
 Cámara de Representantes.
 Asambleas Departamentales.
 Concejos municipales.
 Los Organismos de Control.
 Personería.
 Contraloría.
 Procuraduría.
 Veedurías.
 Los Órganos de Administración de Justicia.
 Cortes.
 Concejo de la Adjudica tura.
 Fiscalía general de la Nación.
 Juzgados.
Las T.R.D se basan en:

 La estructura funcional de la entidad productora para identificar las series y

subseries.
 Los periodos de retención en cada fase de archivo. La presentación, aprobación,
difusión, aplicación, y actualización.

Tienen sus ventajas;

 Facilitan el manejo de la información.

 Racionalizan la producción documental.
 Permite brindar servicios eficaz y eficiente.
 Facilitan el control y acceso a los documentos.
 Garantizan conservación de documentos históricos.
 Regulan transferencias primarias y secundarias.
 Racionalizan procesos administrativos archivísticamente.
 Facilitan todos los procesos.