¿Qué son las preguntas de Sondeo?

El sondeo más sólido es el más simple: la pregunta “¿Por qué?”. Otros sondeos son: “¿Me
puede dar un ejemplo de un momento en el que el sistema no le haya parecido confiable?” y
“¿Podría explicarme eso?”. . El propósito del sondeo es ir más allá de la respuesta inicial para
obtener más detalles significativos, aclarar la información, y ampliar el punto del entrevistado.
Los sondeos pueden ser preguntas abiertas o cerradas.

La mayoría de los entrevistadores principiantes son reticentes en cuanto a realizar sondeos y

con frecuencia aceptan respuestas superficiales. Por lo general están más agradecidos por el
hecho de que los entrevistados hayan concedido las entrevistas y se sienten en parte obligados
a aceptar declaraciones sin argumentos con amabilidad.

Los cinco pasos para la preparación de una entrevista

ENTÉRESE DE LOS ANTECEDENTES

ESTABLEZCA LOS OBJETIVOS DE LA ENTREVISTA

DECIDA A QUIÉN ENTREVISTAR

PREPARE AL ENTREVISTADO

DECIDA SOBRE LOS TIPOS DE PREGUNTAS Y SU ESTRUCTURA

PREGUNTAS ABIERTAS

1. El entrevistado baja la guardia. 2. El entrevistador puede percibir el vocabulario del

entrevistado, lo cual refleja su educación, valores, posturas y creencias. 3. Se proveen
muchos detalles. 4. Se descubren vías de cuestionamiento adicionales que de otra
manera no se hubieran explotado. 5. El entrevistado encuentra el proceso más
interesante. 6. Se permite una mayor espontaneidad. 7. El entrevistador puede
expresar mejor las preguntas. 8. El entrevistador puede recurrir a ellas en caso de que
tenga que improvisar
desventajas:
1. Las preguntas pueden generar muchos detalles irrelevantes.
2. Se puede llegar a perder el control de la entrevista.
3. Se permiten respuestas que pueden requerir demasiado tiempo debido a la
cantidad obtenida de información útil.
4. Podría parecer que el entrevistador no está preparado.
5. Puede darse la impresión de que el entrevistador “anda de pesca”, sin objetivos
bien definidos
PREGUNTAS CERRADAS
1. Ahorro de tiempo. 2. Se pueden comparar las entrevistas con facilidad. 3. Van
directo al grano. 4. Se mantiene el control sobre la entrevista. 5. Se cubre mucho
terreno con rapidez. 6. Se obtienen datos relevantes.

desventajas Entre las más comunes tenemos: 1. Son aburridas para el

entrevistado. 2. No proporcionan detalles adicionales (debido a que el
entrevistador provee el marco de referencia para el entrevistado). 3. Se pierden
las ideas principales por la razón anterior. 4. No se puede generar una buena
comunicación entre el entrevistador y el entrevistado.
MÉTODOS DE RELEVAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Existen tres métodos básicos: Observación, cuestionario, y entrevista. Una cuarta podría ser
una combinación de ellas, al que podríamos llamar método mixto.

MÉTODO DE OBSERVACIÓN DIRECTA

Consiste en observar al empleado en pleno desarrollo de sus funciones ytomar nota

de los puntos claves de la observación.
Ventajas:
a) Veracidad de los datos,
b) No requiere que el ocupante deje de realizar sus labores,
c) Método ideal para aplicarlo en cargos simples y repetitivos,
Desventajas:
a. Costo elevado, el analista invierte gran cantidad de tiempo en
obtener los datos necesarios,
b. No siempre, la simple observación, sin contacto verbal con el
ocupante, permite obtener información importante para el
análisis.
c. No se recomienda que se aplique en cargos que no sean
simples y repetitivos.

EL MÉTODO DE CUESTIONARIOS

Según este método, la información sobre un trabajo se obtiene mediante la

respuesta que el trabajador, el supervisor, o ambos, dan a un cuestionario que
cubre todos los aspectos de un trabajo y del ambiente en el cual se realiza.

Ventajas:
1- Permite obtener los datos con mayor rapidez que cualquier otra técnica.
2- Permite la participación de mayor número de empleados.
3- Ayuda a quienes llenan el cuestionario a ver el trabajo en su
forma integral, así como en sus detalles específicos.
4- Es el método ideal para analizar cargos de alto nivel sin afectar el tiempo ni las
actividades de los ejecutivos.
Desventajas:
1- La construcción del cuestionario es sumamente difícil.
2- Los cuestionarios en general son difíciles de interpretar.
3- Raramente es posible obtener una información completa, tiende a ser superficial
y distorsionado en lo que se refiere a la calidad de las respuestas.
4- Llenar el cuestionario es muy difícil para algunas personas.
5- Las correcciones posteriores son difíciles y laboriosas.
6- El contacto personal es mucho menor.

EL MÉTODO DE ENTREVISTAS
El enfoque más flexible en el análisis de cargos es probablemente la entrevista que
el analista hace al ocupante del cargo. Si está bien estructurada, puede obtenerse
información acerca de todos los aspectos del cargo, de la naturaleza y la secuencia
de las diversas tareas que comprende el cargo, y de los porqués y los cuándo.
Ventajas:
1- Permite la obtención completa y precisa de la información ya que los datos
relativos a un cargo se obtienen a partir de quienes lo conocen mejor.
2- Evita que los empleados describan su propio trabajo por escrito, lo que en
algunos casos es muy difícil.
3- Evita que los empleados tengan que llenar sus cuestionarios fuera de las horas
normales de trabajo, cuando sus puestos no permiten abandonarlos.
4- Permite al analista separar los datos importantes de los menos.
5- Permite estandarizar el lenguaje de empleados y supervisores.
6- Permite que los entrevistados obtengan información sobre la
valuación, de alguien preparado para proporcionarla.
7- Puede aplicarse a cualquier tipo de cargo, no tiene
contraindicaciones.
Desventajas:
1- Una entrevista mal dirigida puede conducir a que el personal
reaccione negativamente, lo que resulta en falta de
comprensión y no aceptación de sus objetivos.
2- Puede generar confusión entre opiniones y hechos.
3- Si el analista no se preparó bien para realizarla, se pierde
demasiado tiempo.
4- Costo operativo elevado, exige analistas expertos y que el
ocupante deje de hacer su trabajo.

Combinación del método de cuestionario y de entrevistas:

Para la utilización de este método deben elaborarse cuestionarios con instrucciones
sobre su respuesta.
Ventajas:
1- Permite una participación máxima.
2- Se prepara a quienes van a ser entrevistados para la
entrevista.
3- Se requiere menos tiempo en la entrevista.
4- Ayuda a quienes llenan los cuestionarios para ver el puesto y
sus condiciones en forma más completa.

Desventajas:
1- Con facilidad puede confiarse demasiado en los datos del
cuestionario y realizar menos entrevistas que las necesarias.
2- Puede elevar el costo, la confección del cuestionario.
3- La construcción de un cuestionario adecuado es difícil.
4- La interpretación de las respuestas es difícil y laboriosa.

diagrama de contexto

El diagrama de contexto inicial debe ser una vista general que incluya las entradas básicas, el
sistema general y las salidas. Este diagrama será el más general, una verdadera vista
panorámica del movimiento de datos en el sistema y la conceptualización más amplia posible
del sistema. El diagrama de contexto es el nivel más alto en un diagrama de flujo de datos y
contiene sólo un proceso, el cual representa a todo el sistema. El proceso recibe el número
cero. Todas las entidades externas se muestran en el diagrama de contexto, así como el flujo
de datos principal que entra y sale de ellas. El diagrama no contiene almacenes de datos y es
bastante simple de crear una vez que los analistas conocen las entidades externas y el flujo de
datos que entra y sale de ellas.

FLUJO DE DATOS Para que los analistas de sistemas puedan comprender los requerimientos de
información de los usuarios, deben ser capaces de conceptualizar la forma en que los datos se
mueven a través de la organización, los procesos o la transformación por la que pasan los
datos y las salidas de los mismos. Aunque las entrevistas y la investigación de datos “duros”
proveen una narrativa verbal del sistema, una descripción visual puede cristalizar esta
información para los usuarios y analistas de una manera útil. Por medio de una técnica de
conocida como diagramas de flujo de datos (DFD), el analista de sistemas puede ensamblar
una representación gráfica de los procesos de datos a través de la organización. Al usar
combinaciones de sólo cuatro símbolos, el analista puede crear una descripción ilustrada de
los procesos con el fin de elaborar una documentación sólida para el sistema.
El cuadrado doble se utiliza para describir una entidad externa (otro departamento, una
empresa, una persona o una máquina) que pueda enviar/recibir datos hacia/desde el sistema.
La entidad externa, o simplemente entidad, también se conoce como origen o destino de los
datos, y se considera externa al sistema que se está describiendo. Cada entidad se identifica
con un nombre apropiado. Aunque interactúa con el sistema, se considera fuera de los límites
de éste. Se debe denominar a las entidades con un sustantivo. Se puede utilizar la misma
entidad más de una vez en un diagrama de flujo de datos para evitar cruzar las líneas de flujo
de datos.

La flecha muestra el movimiento de los datos de un punto a otro; la cabeza de la flecha apunta
hacia el destino de los datos. Los flujos de datos que ocurren al mismo tiempo se pueden
describir mediante el uso de flechas paralelas. Como una flecha representa datos sobre una
persona, lugar o cosa, también se debe describir con un sustantivo.

Se utiliza un rectángulo con esquinas redondas para mostrar la ocurrencia de un proceso de

transformación. Los procesos siempre expresan un cambio o transformación en los datos; por
ende, el flujo de datos que sale de un proceso siempre se identifica de manera distinta al flujo
que entra al proceso. Los procesos representan el trabajo que se realiza en el sistema y se
deben denominar mediante el uso de uno de los siguientes formatos. Un nombre claro facilita
la acción de entender lo que el proceso lleva a cabo.

El almacén de datos puede representar un almacén manual como un archivero, o un archivo o

una base de datos computarizada. Como los almacenes de datos representan a una persona,
lugar o cosa, se denominan con un sustantivo. Los almacenes de datos temporales, como el
papel de borrador o un archivo temporal de computadora, no se incluyen en el diagrama de
flujo de datos. Hay que dar a cada almacén de datos un número de referencia único, como D1,
D2, D3, por ejemplo.

Ventajas de la metodología del flujo de datos La metodología del flujo de datos tiene cuatro
ventajas importantes en comparación con las explicaciones narrativas sobre la forma en que se
mueven los datos a través del sistema: 1. No hay que comprometerse demasiado pronto con la
implementación técnica del sistema. 2. Permite comprender con más detalle la capacidad de
interrelación de los sistemas y subsistemas. 3. Se puede comunicar el conocimiento del
sistema actual a los usuarios por medio de diagramas de flujo de datos. 4. Se puede analizar un
sistema propuesto para determinar si se han definido los datos y procesos necesarios.