TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Realice el taller Realización de la auditoria interna – AA3 que se muestra a

continuación:
Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un
(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora
continua) y realice los siguientes puntos:
a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando,
a la asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la
corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe
plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de
auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una
columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de
la auditoría.

Valledupar, 02 de Septiembre de 2019

Señores:
Empresa: Kt Distribuciones
Dirección: Cra 15 #23-56
Representante: Karin Tatiana Villa
Cargo: Jefe de Calidad
Correo electrónico: KarinT@gmail.com

De manera formal y respetuosa me dirijo a usted(es) para informar que el equipo

auditor de gerencia de Compras realizará una auditoria interna de seguimiento al
proceso del cual se hace mención en el alcance de este documento el día 2 de
Octubre del presente año. Con el fin de verificar y evaluar los procedimientos del
área de compras, consignados en cada uno de los documentos relacionados como
criterios de auditoria. La visita será realizada por un equipo de dos auditores de
calidad. Ésta auditoría se realizará en las instalaciones de la empresa Kt
DISTRIBUCIONES. Adjunto lista de Chequeo
En caso de tener alguna observación o aclaración, por favor comunicarla al líder del
grupo auditor, antes del día 30 del presente mes.
De manera cordial se solicita completar el formato adjunto con las personas que
asistirán a la auditoria.
Criterios de Auditoria
 Política de calidad
 Manual de procedimientos
 Norma ISO 9001:2008
 Manual de procedimientos de Calidad
 Instructivos

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y producción
 VERSION: 001
ACTA DE APERTURA DE AUDITORIA
Kt DISTRIBUCIONES CODIGO:
INTERNA PROCESO DE CALIDAD
EDICION: Sept 2019

Lugar y fecha:
Instalaciones de Kt Distribuciones Hora: 08:00 AM
02/10/19

Auditoria
Certificacion
Interna: X
Objetivo de la auditoria:
Verificar mediante una auditoria interna el cumplimiento del programa de Sistema
de Gestión de Calidad de Kt Distribuciones, en los procedimientos de calidad

Criterios de la auditoria:
. Politica de calidad
. Manual de procedimientos
.Norma ISO 9001:2008
.Manual de procedimiento de calidad
.Instructivos
Fecha de cierre de auditoria: 02/10/19
Orden del dia
1. Reunion de Apertura
2. Presentación del equipo auditor
3. Ejecucion de la Auditoria
4. Presentacion de hallazgos

Grupo Auditor
Nombres y Apellidos Cargo Firma
Kiara Sarith Guerra Gerente de Compras y mercadeo
Ana Sugey Arzuaga Gerente recursos Humanos

Asistentes
N° Nombres y apellidos Cargo Firma
1 Karin Tatiana Villa Jefe de calidad
2 Clara Beatriz Costa Asistente de Calidad

OBSERVACIONES:
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento
revisado Observaciones del documento.
No. Documento revisado Observaciones del documento
Política de calidad Actualización febrero 28 de 2017
Manual de procedimientos de calidad Actualización Diciembre 15 de 2018
Listado de proveedores Actualización Enero 20 de 2019

c- Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de

comunicación que usará durante la auditoría.
d- Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de
recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista
de Chequeo).

LISTA DE CHEQUEO
Manual de calidad: Si
¿Se encuentran documentadas las responsabilidades de cada puesto de trabajo? :
Si, se encuentran señaladas en el manual de calidad.
Procedimientos operativos:
¿Existen manuales, instructivos, y/o procedimientos que unifiquen los criterios en la
realización de actividades?: Si.
¿Existe evidencia documentada del conocimiento de manuales, normas,
instructivos y procedimientos de compra y venta?:
No, el personal conoce sus funciones pero no existe registro de inducción al mismo
Instrucciones de trabajo paso a paso:
¿Existen registros de las acciones de trabajo asignadas?: Si.
¿Formatos y registros? : Si.
¿Se lleva una bitácora de análisis con sus respectivos registros?: Si.
¿Existe una metodología definida para el almacenamiento y retención de los
documentos que evidencian venta, pérdidas y ganancias?: Si, Documentación
completa.
¿Son los protocolos, manuales, instructivos y métodos vigentes y actuales?: Si,
aunque La información no se encuentra en orden consecuente.
¿Se emprenden acciones para conocer y realizar un análisis de satisfacción del
cliente?: No

e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: 3 de octubre de 2019 Auditor (es): Grupo auditor gerencia
de calidad
Proceso Auditado: Instalaciones Auditado (s): Personal de la empresa
KT DISTRIBUCIONES
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No. C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
1 manuales, No hay No existe x
normas, registro actualización
instructivos y reciente, los
procedimientos trabajadores en
de compra y su mayoría no la
venta conocen
2 identificación si Si existe registro x
planes de y control
trabajo para los
miembros del
área de control
de calidad
3 bitácora de si Existen pero No x
análisis con se encuentran
sus organizadas
respectivos
registros
4
5
6
7
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor

f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar
la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).
h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el
desarrollo de esta actividad.
Para realizar esta actividad de aprendizaje debe:
• Leer y analizar el material de formación de la actividad de aprendizaje 3: Objeto
de aprendizaje llamado Desarrollo de la Auditoría.
• Hacer otras consultas del tema en internet si lo considera necesario.
CONCLUSIONES
 Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro, y venta de
productos
 Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer
indicadores que permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos
 La información de las bitácoras podría ser de mayor utilidad si sus registros
se llevaran sistematizados y no en documentos físicos

CONCLUSIONES DE APRENDIZAJE

 La actividad sirvió para tener una visión más amplia de los parámetros a
seguir al momento de realizar una auditoría interna de calidad bajo los
lineamientos de la ISO 9001
 La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y
para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC, se debe tener
un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con una
frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos,
garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo
económico