Sistema de inventarios

Existen dos sistemas para controlar los Inventarios: Sistema periódico y Sistema
permanente o perpetuo.

Sistema de inventarios periódico

El sistema de inventarios periódico, como su nombre lo indica, realiza un control
cada determinado tiempo o periodo, y para eso es necesario hacer un conteo físico
para poder determinar con exactitud la cantidad de inventarios disponibles en una
fecha determinada.
Con la utilización de este sistema la empresa no puede saber en determinado
momento cuantos son sus mercancías, ni cuanto es el costo de los productos
vendidos.
La empresa solo puede saber tanto el inventario exacto como el costo de venta, en
el momento de hacer un conteo físico, lo cual por lo general se hace al final de un
periodo, que puedes ser mensual, semestral o anual.
Para determinar el costo de las ventas realizadas en un periodo, es preciso realizar
lo que llamamos Juego de inventarios que consiste en tomar el inventario inicial, y
sumarles las compras, restarle las devoluciones en compras y el inventario final. El
resultado es el costo de las ventas del periodo.
El sistema de inventarios periódico, al no ejercer un control constante, es un sistema
que facilita la pérdida de los inventarios. Solo se pueden hacer seguimientos y
verificaciones al final de un periodo cuando se hacen los conteos físicos, lo cual
permite o facilita posibles fraudes.
Juego de inventarios
El juego de inventarios es el procedimiento utilizado en el Sistema de inventarios
periódico para determinar el Costo de venta. Veamos en qué consiste este método.
Toda venta tiene un costo el cual debe ser determinado, o bien al momento de cada
venta o al final de un determinado periodo, y en el caso de utilizar el sistema de
inventario periódico, éste costo de venta se determina haciendo uso del juego de
inventarios.
Para realizar el juego de inventarios es necesario conocer el inventario inicial y el
final, para lo cual se requiere hacer un conteo físico de cada uno de los productos
que la empresa maneja.
Para determinar el costo de venta en el sistema de inventarios periódico, se requiera
además conocer el valor de las compras netas (Compras brutas menos
devoluciones en compra).
Una vez determinados los valores anteriores se procede a realizar el juego de
inventarios, el cual tiene la siguiente estructura:
Inventario inicial
(+) Compras brutas
(–) Devoluciones en compras
= Mercancías disponibles para la venta
(–) Inventario final
= Costo de venta
Inventario inicial.
Es el inventario con que se inicia un periodo determinado. Por lo general
corresponde al inventario final del periodo anterior. Cuando la empresa inicia
operaciones por primera vez, el inventario inicial es cero (0), a no ser que al crear
la empresa, algún socio haya aportado mercancías (Aportes en especie). Para
determinar el inventario inicial se debe hacer un conteo físico.
Compras.
Corresponde a las compras realizadas en un periodo determinado; ejemplo del 01
de enero de 2018 a 31 de diciembre de 2018.
Devoluciones en compra.
Son las compras que se han devuelto a los proveedores en el mismo periodo por la
empresa.
Mercancías disponibles para la venta.
Corresponde a las mercancías con que efectivamente cuenta la empresa en sus
bodegas una vez descontadas las que se han devuelto. Ejemplo: se inicia con 10
unidades, se compran 6 y se devuelven 2, el resultado final será de 14 unidades.
Inventario final.
Es el inventario que queda al finalizar un periodo. Si se utiliza inventario periódico
se debe hacer conteo físico.
Costo de venta.
Es lo que cuesta la mercancía vendida. Ejemplo: una empresa compra un PC en
$3.000.000 y lo vende en $3.500.000. La venta obviamente es de 3.5000.000 y el
costo de venta los 3.000.000 que lo costó el PC.
Ejemplo práctico del juego de inventarios:
Inventario inicial 1.000.000
Compras 10.000.000
Devoluciones en compra <2.000.000>
Mercancías disponibles para la venta 9.000.000
Inventario final <2.000.000>
Costo de venta 7.000.000

Los 7.000.000 son las mercancías que se vendieron en el periodo. Es decir que las
mercancías que se vendieron en el periodo costaron 7.000.000.
Sistema de inventarios permanente
El sistema de inventarios permanente, o también llamado perpetuo, permite un
control constante de los inventaros, al llevar el registro de cada unidad que ingresa
y sale del inventario.
Este control se lleva mediante tarjetas llamada Kardex, en donde se lleva el registro
de cada unidad, su valor de compra, la fecha de adquisición, el valor de la salida de
cada unidad y la fecha en que se retira del inventario. De esta forma, en todo
momento se puede conocer el saldo exacto de los inventarios y el valor del costo
de venta.
Además del control permanente de los inventarios, este sistema permite la
determinación del costo al momento de hacer la venta, debido a que en cada salida
de un producto, es registra su cantidad y costo.
Valuación de los inventarios en el sistema permanente.
La valuación de los inventarios y la determinación del costo de venta por el sistema
permanente, tiene el inconveniente con los valores de las mercancías, puesto que
éstas se adquieren en fechas diferentes con precios diferentes, por lo que es
imposible tener una homogeneidad en los valores de las mercancías compradas.
Para sortear este problema, la valuación de los inventarios se realiza mediante
diferentes métodos que buscan determinar el costo de la forma más real,
dependiendo del tipo de empresa.
Métodos de valuación de inventarios
En el sistema permanente se utilizan diferentes métodos para valuar los inventarios,
y los más utilizados son los siguientes:
Método de primeras en entrar primeras en salir (PEPS).
Este método consiste básicamente en darle salida del inventario a aquellos
productos que se adquirieron primero, por lo que en los inventarios quedarán
aquellos productos comprados más recientemente.
Método de últimas en entrar primeras en salir (UEPS).
En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron
recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos
productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los
precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en los
países con tendencias inflacionarias.
Promedio ponderado
Con este método lo que se hace es determinar un promedio, sumando los valores
existentes en el inventario con los valores de las nuevas compras, para luego
dividirlo entre el número de unidades existentes en el inventario incluyendo tanto los
inicialmente existentes, como los de la nueva compra.