SENA

MICROSOFT WORD

GUIA N° 2
ACTIVIDAD N°2

ENTREGADO POR:
JAIVER IBARRA

INSTRUCTOR
WILLIAN FABIAN GONZLEZ
GOOGLE.COM
2019

1
 Tabla de contenido

ACTIVIDAD 5.

Capítulo 10: Plantillas

10.1 Utilización de plantillas en Word
10.2 Modificar plantillas Capítulo
11: Imágenes y gráficos
11.1 Introducción IMÁGENES GRÁFICOS
11.2 Tipos de archivos gráficos
11.3 Insertar imágenes prediseñadas. Desde archivo
11.4 Manipular imágenes
11.5 Insertar Formas y dibujar
11.6 Añadir texto a los gráficos
11.7 Modificar gráficos
11.8 Insertar WordArt
11.9 Insertar gráficos de Excel
11.10 Insertar imágenes desde el portapapeles
11.11 Insertar imágenes desde el portapapeles
Capítulo #13: Combinar correspondencia
13.1 Conceptos previos
13.2 Crear el documento principal
13.3 La pestaña Correspondencia
13.4 Insertar campos de combinación
13.5 Ver datos combinados
13.7 Buscar un registro
13.8 Editar documentos individuales
13.9 Combinar al imprimir Capítulo

2
14: Tablas de contenido e ilustraciones
14.2 Tablas de contenido
- Preparar la tabla de contenidos
- Generar la tabla de contenidos
- Actualizar la tabla de contenidos
14.3 Tablas de ilustraciones
Preparar la tabla de ilustración:
-Generar la tabla de ilustraciones
-Utilice como material didáctico de apoyo el documento CURSO DE WORD 2016 EN
ESPAÑOL (Anexo a la Guía de Aprendizaje).

3
 Una plantilla es un documento pre-diseñado que puedes usar para crear un nuevo
documento rápidamente. Algunas de las plantillas tienen el formato y diseño de página
habitual, lo que puede ahorrarte mucho trabajo cuando empiezas un nuevo proyecto. En la
pantalla de inicio encontrarás muchas opciones de plantillas que puedes usar, dependiendo
del proyecto o documento que quieres realizar. Para utilizar una de ellas, sigue estos pasos:

Paso 1:

Abre Word 2013 y haz clic sobre la plantilla que quieras revisar.

Paso 2:
Saldrá un cuadro en donde habrá una vista previa de la plantilla, junto con información de
cómo puedes usarla. Si quieres usar esa plantilla, haz clic en el botón Crear.
Paso 3:
Aparecerá una nueva ventana de Word con la plantilla seleccionada.

4
Acceder a las plantillas una vez que estés trabajando en Word:
Paso 1:
Haz clic en la pestaña Archivo para ir a la vista Backstage.
Paso 2:
Allí, selecciona la opción Nuevo.
Paso 3:
Selecciona la plantilla que quieras usar, y una vez que se abra el cuadro de información de
la plantilla, haz clic en el botón Crear para que se abra el nuevo documento.

5
Es importante que sepas que no todas las plantillas son creadas por Microsoft. Muchas de
ellas son creadas por otros usuarios, por lo cual, algunas plantillas funcionaran mejor que
otras.

10.2 Modificar plantillas:

1. Haga clic en Archivo > Abrir.

2. Haga doble clic en este equipo. (En Word 2013, haga doble clic en equipo).
3. Vaya a la carpeta Plantillas personalizadas de Office en Mis documentos.
4. Haga clic en su plantilla y haga clic en Abrir.
5. Haga los cambios necesarios y guarde y cierre la plantilla.

Creación de plantillas

Agregar bloques de creación a una plantilla

Agregar controles de contenido a una plantilla
Agregar controles de contenido
Insertar un control de texto donde los usuarios puedan introducir texto
Insertar un control de imagen
Insertar un cuadro combinado o una lista desplegable
Insertar un selector de fecha
Insertar una casilla
Insertar un control de galería de bloque de creación
Definir o cambiar las propiedades de controles de contenido
Agregar texto informativo a una plantilla
Agregar protección a una plantilla
Agregar protección a partes de una plantilla
Asignar una contraseña a una plantilla

Agregar bloques de creación a una plantilla

Los bloques de creación son partes de contenido o partes de otros documentos que se
almacenan en galerías para poder tener acceso y reutilizarlas en cualquier momento.
También puede guardar bloques de creación y distribuirlos con plantillas.

Por ejemplo, puede crear una plantilla de informe que proporcione a los usuarios de su
plantilla dos tipos de carta de presentación entre los que elegir al crear sus propios informes
basados en la plantilla.

Agregar controles de contenido a una plantilla

6
Para que sus plantillas sean más flexibles, agregue y configure controles de contenido como
controles de texto enriquecido, imágenes, listas desplegables o selectores de fecha.

Por ejemplo, puede crear una plantilla que incluya una lista desplegable. Si permite la
edición de la lista desplegable, otros usuarios pueden cambiar las opciones de la lista según
sus necesidades.

Antes de agregar controles de contenido necesitará mostrar la ficha Programador.

Nota: Si los controles de contenido no están disponibles, puede que haya abierto un
documento o una plantilla que hayan sido creados en una versión anterior de Word. Para
usar controles de contenido deberá convertir el documento al formato de archivo de Word
2013; para ello, haga clic en Archivo > Información > Convertir y, a continuación, haga
clic en Aceptar. Guarde el documento o plantilla después de convertirlos.

1. Haga clic en Archivo > Opciones > Personalizar la cinta de opciones.

2. En Personalizar la cinta de opciones, seleccione Fichas principales.
3. En la lista, active la casilla Programador y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Agregar controles de contenido

En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo de diseño y, a

continuación, inserte los controles que desee.

7
Insertar un control de texto donde los usuarios puedan introducir texto

En un control de contenido de texto enriquecido, los usuarios pueden dar formato al texto
como negrita o cursiva y pueden escribir varios párrafos. Si quiere limitar lo que los
usuarios puedan agregar, inserte el control de contenido de texto sin formato.

1. En el documento, haga clic donde desee insertar el control.

2. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Control de contenido
de texto enriquecido o Control de contenido de texto sin formato .

Insertar un control de imagen

1. Haga clic en donde quiera insertar el control.

2. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Control de
imagen .

Insertar un cuadro combinado o una lista desplegable

En un cuadro combinado, los usuarios pueden elegir entre una lista de opciones que les
proporcione o pueden introducir la información que quieran. En una lista desplegable, los
usuarios solo pueden seleccionar una opción de la lista.

1. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Control de contenido

de cuadro combinado o Control de contenido de lista desplegable .
2. Seleccione el control de contenido y, a continuación, en la ficha Programador, en el
grupo Controles, haga clic en Propiedades.

3. Para crear una lista de opciones, haga clic en Agregar en Propiedades de cuadro
combinado o en Propiedades de lista desplegable.
4. Escriba una opción en el cuadro Nombre para mostrar, como por ejemplo Sí, No o
Tal vez. Repita este paso hasta que todas las opciones estén en la lista desplegable.

8
 5. Rellene el resto de propiedades que quiera.

Nota: Si activa la casilla No se pueden editar los contenidos, los usuarios no podrán hacer
clic en las opciones.

Inserte un selector de fecha

1. Haga clic en donde quiera insertar el control de selector de fecha.

2. En la ficha Programador, dentro del grupo Controles, haga clic en el Control de
contenido de selector de fecha .

Insertar una casilla

1. Haga clic en donde quiera insertar el control de casilla.

2. En la ficha Programador, dentro del grupo Controles, haga clic Control de contenido
de casilla de verificación .

Insertar un control de galería de bloque de creación

Use los controles de bloque de creación cuando quiera que los usuarios puedan elegir un
bloque de texto concreto.

Por ejemplo, los controles de los bloques de creación son útiles si va a configurar una
plantilla de contrato y necesita agregar diferentes textos reutilizables dependiendo de los
requisitos concretos de cada contrato. Puede crear controles de contenido de texto
enriquecido para cada versión del texto reutilizable y, a continuación, puede usar un control
de galería de bloques de creación como contenedor de los controles de contenido de texto
enriquecido.

También puede usar controles de bloque de creación en un formulario.

1. Haga clic en donde quiera insertar el control.

2. En la ficha Programador, dentro del grupo Controles, haga clic en Control de
contenido de galería de bloques de creación .
3. Haga clic en el control de contenido para seleccionarlo.
4. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Propiedades.

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 5. Haga clic en la Galería y en la Categoría de los bloques de creación que desee que
estén disponibles en el control del bloque de creación.

Definir o cambiar las propiedades de controles de contenido

1. Seleccione el control de contenido y haga clic en Propiedades en el grupo Controles.

2. En el cuadro de diálogo Propiedades de control de contenido, elija si el control de

contenido puede ser eliminado o editado por otros usuarios que abran la plantilla.
3. Para mantener juntos varios controles de contenido o incluso varios párrafos de
texto, seleccione los controles o el texto y, a continuación, haga clic en Agrupar en
el grupo Controles.

Por ejemplo, es posible que tenga un aviso de declinación de responsabilidades de tres

párrafos. Si utiliza el comando Agrupar para agrupar los tres párrafos, el aviso de
declinación de responsabilidades de tres párrafos no podrá ser editado y solo se podrá
eliminar como grupo.

Agregar texto informativo a una plantilla

El texto informativo puede mejorar la usabilidad de las plantillas que cree. Puede cambiar
el texto de instrucciones predeterminado de los controles de contenido.

Para personalizar el texto informativo predeterminado para los usuarios de sus plantillas,
haga lo siguiente:

1. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Modo de diseño.

10
 2. Haga clic en el control de contenido donde quiere revisar el texto de instrucciones
del marcador de posición.
3. Edite el texto del marcador de posición y dele el formato que usted quiera.
4. En la ficha Programador, dentro del grupo Controles, haga clic en Modo de
diseño para desactivar la característica de diseño y guardar el texto informativo.

Agregar protección a una plantilla

Puede proteger controles de contenido individuales en una plantilla para evitar que otros
usuarios puedan eliminar o editar un control de contenido concreto o un grupo de controles;
además, también puede proteger todo el contenido de la plantilla mediante contraseña.

Agregar protección a partes de una plantilla

1. Abra la plantilla que desee proteger.

2. Seleccione los controles de contenido en los que desee restringir los cambios.

Sugerencia: Para seleccionar varios controles, mantenga presionada la tecla CTRL al hacer
clic en los controles.

3. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Agrupar y, a

continuación, vuelva a hacer clic en Agrupar.

4. En la ficha Programador, en el grupo Controles, haga clic en Propiedades.

11
 5. En el cuadro de diálogo Propiedades del control de contenido, en Bloqueo, realice
una de las acciones siguientes:
o Active la casilla No se puede eliminar el control de contenido, lo que
permite editar el control de contenido pero no eliminarlo de la plantilla o
documento que esté basado en la plantilla.
o Active la casilla No se puede editar el contenido, lo que permite eliminar el
control pero no permite editar el contenido del control.

Use esta opción cuando desee proteger texto (si lo incluye). Por ejemplo, si suele incluir un
aviso de declinación de responsabilidades, puede ayudar a garantizar que el texto sea
siempre el mismo y eliminarlo en los documentos donde no sea necesario.

Asignar una contraseña a una plantilla

Para asignar una contraseña al documento para que solo los revisores que conozcan la
contraseña puedan eliminar la protección, siga estos pasos:

1. Abra la plantilla que desee proteger mediante contraseña.

2. En la ficha Programador, en el grupo Proteger, haga clic en Restringir edición.
3. En Comenzar a aplicar, haga clic en Sí, aplicar la protección.
4. Escriba la contraseña en el cuadro Escriba la nueva contraseña (opcional): y, a
continuación, confirme la contraseña.

Importante: Si elige no usar una contraseña, cualquier usuario podrá cambiar las
restricciones de edición.

Use contraseñas seguras en las que se combinen letras mayúsculas y minúsculas, números y
símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Contraseña
segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener como
mínimo 8 caracteres de longitud. En general, cuanto más larga es una contraseña, más
segura es.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla.

Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a
proteger.

Capítulo 11: Imágenes y gráficos

12
11.1 Introducción Imágenes y Gráficos:

Puede hacer un gráfico en Word. Si tiene una gran cantidad de datos para representar Excel
y, a continuación, copie desde Excel a otro programa de Office. Esta es también la mejor
manera si sus datos cambian con regularidad y desea que el gráfico refleje siempre las
cifras más recientes. En ese caso, al copiar el gráfico, manténgalo vinculado al archivo de
Excel original.

Para crear un gráfico sencillo desde cero en Word, haga clic en Insertar > Gráfico y elija el
gráfico que desee.

1. Haga clic en Insertar > Gráfico.

2. Haga clic en el tipo de gráfico y luego haga doble clic en el gráfico que quiera.

Sugerencia: Si necesita ayuda para decidir qué gráfico es mejor para sus datos, vea Tipos de
gráficos disponibles.

13
 3. En la hoja de cálculo que aparece, cambie los datos predeterminados por su
información.

4. Cuando termine, cierre la hoja de cálculo.

Sugerencia: Al insertar un gráfico, aparecerán unos botones pequeños junto a la esquina

superior derecha. Use el botón Elementos de gráfico para mostrar, ocultar o dar formato a
elementos, como, por ejemplo, títulos de eje o etiquetas de datos. O use el botón Estilos de
diseño para cambiar rápidamente el color o el diseño del gráfico. El botón Filtros de
gráfico es una opción más avanzada que permite mostrar u ocultar datos en el gráfico.

5. Si lo desea, use el botón Opciones de diseño para organizar el gráfico y el texto

de su documento.

11.2 Tipos de archivos gráficos:

Cualquier tipo de archivo de gráficos que se abre en su versión de QuickTime se puede

abrir en Office. Puede insertar cualquiera de los tipos de archivos de gráficos de la siguiente
lista en los documentos de Office. Los archivos de gráficos que inserte se guardan con los
documentos de Office.

Tipo de archivo

Formato de archivo

Cualquier tipo de archivo de gráficos que se abre en su versión de QuickTime se puede

abrir en Office. Puede insertar cualquiera de los tipos de archivos de gráficos de la siguiente

14
 lista en los documentos de Office. Los archivos de gráficos que inserte se guardan con los
Tipo de archivo Formato de archivo
BMP Windows mapa de bits
EMF Metarchivo mejorado de Windows
EMZ Metarchivo mejorado de Windows comprimido
EPS PostScript encapsulado
FPix, FPX Flashpix
GIF Formato de intercambio de gráficos
JPEG, JFIF, JPEG-2000 Formato JPEG (Joint Photographic Experts Group)
PDF Portable Document Format
PICT, PCT Imagen de Macintosh
PNG Gráficos de red portátiles
PNTG Macintosh Paint
PSD Documento de Photoshop
QTIF Formato de imagen QuickTime
SGI Silicon Graphics Incorporated
TGA, TPIC Targa
TIFF, TIF Tagged Image File Format
WMF Metarchivo de Windows
WMZ Metarchivo de Windows comprimido
documentos de Office.

11.3 Insertar imágenes:

Tipos de archivo que puede usar para guardar un archivo de gráficos independiente

Puede guardar los gráficos y los objetos que se incluyen en los documentos de Office como
archivos independientes en una gran variedad de tipos de archivo. Determinados tipos de
archivo de gráficos son más adecuados para tareas específicas que otros tipos de archivo.
La tabla siguiente le ayudará a determinar qué tipo de archivo de gráficos es más adecuado
para una tarea.

Nota: Al guardar un gráfico incluido en una aplicación de Office como un archivo

independiente, no puede controlar la compresión u otras opciones de configuración que
afectan a la calidad de la imagen. Si tiene la versión original de un archivo de gráficos,
puede controlar la compresión y otras características de la imagen con una aplicación
dedicada de software de gráficos para guardar el archivo.

15
Al guardar gráficos desde una aplicación de Office Usar este tipo de archivo de gráficos
Para usar con exploradores JPEG, GIF, PNG
Para usar en equipos con Macintosh y Windows GIF, JPEG, PNG, PDF
Con miles o millones de colores JPEG, PNG, BMP
Con 256 colores o menos GIF
Para usar en otras aplicaciones de Macintosh GIF, JPEG, PDF

Imágenes prediseñadas:

Vista “Normal”
En el “PowerPoint”, tenemos una serie de puntos de vista diferentes. Usted puede encontrar
está en la pestaña “Ver” en la “Cinta”.
Cuando creamos una nueva presentación o abrimos una presentación creada con
anterioridad, la vista “Normal” es la vista predeterminada.

16
La vista “Normal” tiene cuatro áreas que nos permiten diseñar una presentación.

Área de la “Diapositiva” (1), esta es la parte más importante de nuestra ventana y muestra
el contenido de la “Diapositiva” seleccionada. En el área de la “Diapositiva” creamos
nuestras diapositivas, añadimos el texto y los objetos como fotos y videos.

Área de “Notas” (2), que se encuentra por debajo del área de la “Diapositiva”. En el área de
“Notas”, podemos introducir “Notas” para la “Diapositiva” seleccionada.

En la parte izquierda de la ventana, se encuentra la pestaña “Diapositivas” (3), que nos

muestra una vista en miniatura de las diferentes diapositivas.
En esta área se pueden mover, añadir, copiar o eliminar diapositivas. Puede desplazarse por

17
las diapositivas haciendo clic y arrastrándolas a la posición deseada. Para copiar una
“Diapositiva” se presiona clic derecho y se selecciona “Duplicar diapositiva” en el menú
desplegable.
Puede eliminar una diapositiva, seleccionándola y presionando la tecla “Suprimir” en el
teclado.

La segunda pestaña de la parte izquierda de la ventana es la pestaña “Esquema” (4).

La pestaña “Esquema” nos da el contenido de cada “Diapositiva”.
Una vez más, podemos personalizar el texto, borrar, copiar y reorganizar las diapositivas de
la misma manera como se ha explicado anteriormente.

Otra forma de cambiar la visualización de nuestra presentación es mediante el uso de los

“botones de la pantalla” en la parte inferior de la ventana.

Vista “Clasificador de Diapositivas”

Seleccione la pestaña “Ver” en la “cinta” y haga clic en el botón “Clasificador de
diapositivas”.
O haga clic en el botón “Clasificador de diapositivas”, que está en el medio de los botones
de la parte inferior, en la “Barra de estado”.

Al hacer clic en este botón podemos ver todas nuestras diapositivas de la presentación
como miniaturas en la parte izquierda de la ventana.
Una vez más, podemos mover las diapositivas haciendo clic y arrastrando.
Elimine una “Diapositiva”, seleccionándola y pulsando la tecla “Suprimir” de su teclado.
También puedes añadir una “Diapositiva” haciendo clic derecho en la ventana y seleccione
“Nueva diapositiva”.
El contenido de las diapositivas no se puede cambiar en esta vista.

Para volver a la vista “Normal”, puede hacer clic en el botón “Normal” en la “Cinta” o haga
clic en el botón “Normal” en la parte inferior, o lo que parece ser la forma más rápida para
mí, haga doble clic en la “Diapositiva”.

Vista “Página de Notas”

En vista “Normal”, tenemos un área pequeña para añadir notas.

18
Sin embargo, si quiere más espacio para escribir sus notas, debe cambiar a “Página de
notas” de la pantalla.
Simplemente haga clic en la “Página de notas” en la pestaña “Ver” en la “Cinta”.
No encontramos este botón en la parte inferior de la ventana con los “Botones de
visualización”.

Cuando se hace clic en el botón “Página de notas”, aparece la “Diapositiva” en la parte

superior y un “Cuadro de texto”. Ahí es donde puede escribir sus notas.
Para volver a la vista “Normal”, haga clic en este botón de la “Cinta” o doble clic en la
“Diapositiva” en la página de “Notas”.

Vista “Presentación de Diapositiva”

Para ver la “presentación de diapositivas”, haga clic en el botón “Presentación” en la
“Cinta” o haga clic en el botón al final de los “botones de la pantalla”.
La presentación de diapositivas se muestra en pantalla completa.

Para salir de la “Presentación de diapositivas” y volver a la vista anterior, pulse la tecla

“Esc” en su teclado.

Cambiar la vista predeterminada

De forma predeterminada, la pantalla se ajusta a la vista “Normal”. En otras palabras,
cuando se hace una nueva presentación o abrimos una antigua, la pantalla por defecto será
el modo “Normal”. Esto se puede cambiar.

Para cambiar esto, haga clic en la pestaña “Archivo” de la “Cinta”.

En la vista “Backstage”, podemos ver el botón “Opciones”.
Si hace clic en este botón se abre el cuadro de diálogo “Opciones de PowerPoint”.
Seleccione la pestaña “Avanzado” a la izquierda del cuadro de diálogo.
Y en la “Vista”, haga clic en la flecha que apunta hacia abajo junto a “Abrir todos los
documentos con este punto de vista.”
Usted puede elegir entre diferentes variantes de la vista “Normal”, “Esquema”,
“Clasificador de diapositivas” y “Página de notas”.
Haga su elección y haga clic en el botón Aceptar para guardar los cambios.

11.4 Manipular imágenes: Paso 1

Para insertar la imagen a editar en Word 2016 vamos al menú “Insertar” y pulsamos en el
botón “Imágenes” ubicado en el grupo “Ilustraciones”:

19
Nota
También es posible insertar imágenes en línea usando el propio buscador o usando la URL de
la imagen.
Paso 2
Una vez pulsemos allí, iremos a la ubicación de la imagen a trabajar y pulsamos en el botón
Insertar para agregarla:

20
2. Cambiar el Formato de imagen en Word 2016
Paso 1
Una vez insertemos la imagen, es hora de proceder con la edición de ésta, para ello damos
clic derecho sobre la imagen seleccionada y seleccionamos la línea “Formato de imagen”:

Paso 2
En el costado derecho veremos las siguientes opciones de edición. Como vemos es posible
aplicar efectos como sombras, reflejos, efectos 3D, etc.

Además, en la parte superior encontramos diversas herramientas cada una con utilidades
ideales para mejorar y editar la imagen actual.

21
Paso 3
Es importante mencionar que todos los cambios que sean aplicados a la imagen serán vistos
en tiempo real. En primer lugar, vamos a ajustar la imagen para corregir algún tipo de
imperfección, para ello, pulsamos en el último icono del formato de imagen y damos clic sobre
la línea “Correcciones de imágenes” donde veremos lo siguiente:

Paso 4
Allí podremos definir ajustes como el brillo, contraste o nitidez usando el control deslizante
hasta el porcentaje deseado. En caso de que los cambios no sean los deseados, podemos
pulsar en “Restablecer” y así dejar la imagen a sus valores por defecto.

22
3. Ajustar el color en Word 2016

Un tema que se trabaja frecuentemente sobre las imágenes son los colores de esta ya que
estos son la base de la imagen.

Paso 1
En este punto Word 2016 nos ofrece una gama bastante amplia de opciones a nivel de color
con un solo clic, para acceder a estas opciones, seleccionamos la imagen y podremos ver que
se crear un nuevo menú llamado “Formato”, daremos clic allí y nos dirigimos al grupo “Ajustar”
donde desplegamos las opciones del botón “Color” y veremos lo siguiente:

23
Pasó 2
Por defecto, tenemos una serie de opciones asociadas por categorías como saturación, tono o
simplemente aplicar un color personalizado.

Paso 3

Pero más allá de esto, podemos ver que contamos con opciones como:

Más variaciones
Esta opción nos permite seleccionar un rango de colores adicional para la imagen.

Definir color transparente

Esta opción permite que los pixeles seleccionados sean transparentes:

24
Opciones de color de imagen
Esta opción abre el panel lateral donde podremos establecer ajustes como saturación, nitidez,
brillo, etc.

4. Aplicar efectos a la imagen en Word 2016

Sin lugar a duda los efectos crean un impacto muy alto en una imagen sin importar lo sencilla
que esta pueda llegar a ser ya que podemos añadir un fondo, un realce, etc.

Word 2016 no se queda atrás y por esto añade los efectos artísticos los cuales nos permiten
jugar con la imagen de múltiples formas.

Pasó 1
Para esto, seleccionamos la imagen, vamos al menú “Formato” y en el grupo “Ajustar”
desplegamos las opciones del botón “Efectos artísticos” donde veremos lo siguiente:

25
Pasó 2
Basta con dar clic sobre el efecto deseado y ver como este altera la imagen en mención:

6. Guardar como imagen en Word 2016

7. Word 2016 nos da la posibilidad de guardar una foto o imagen en un formato
compatible de imágenes en el sistema operativo.

Pasó 1
Para esto, una vez apliquemos los cambios deseados, debemos dar clic derecho sobre la
imagen y seleccionar la opción “Guardar como imagen”:

26
Pasó 2
En la ventana desplegada, podremos guardar la imagen como PNG, JPEG, GIF, etc.

27
La vista predeterminada se ha cambiado ahora. Sólo verá esto cuando salga del archivo y lo
abra de nuevo.

11.5 Insertar Formas y dibujar:

Agregar un dibujo a un documento

1. Haga clic en el documento donde desea crear el dibujo.

2. En la pestaña Insertar, en el grupo Ilustraciones, haga clic en Formas.

3. Puede realizar cualquiera de las siguientes opciones en la ficha formato, que aparece
después de insertar una forma de dibujo:
o Insertar una forma. En la ficha formato, en el grupo Insertar formas, haga
clic en una forma y, a continuación, haga clic en algún lugar en el
documento.
o Cambiar una forma. Haga clic en la forma que desea cambiar. En la
ficha formato, en el grupo Insertar formas, haga clic en Editar forma,
elija Cambiar forma y, a continuación, elija una forma diferente.
o Agregar texto a una forma. Haga clic en la forma que donde desea que el
texto y, a continuación, escriba.

28
 o Grupo las formas seleccionadas. Seleccionar varias formas en un momento
presionando CTRL en el teclado y haga clic en cada forma que desee incluir
en el grupo. En la ficha formato, en el grupo Organizar, haga clic
en grupo para que todas las formas se tratará como un solo objeto.
o Dibujar en el documento. En la ficha formato, en el grupo Insertar formas,
expanda las opciones de formas, haga clic en la flecha. En líneas, haga clic
en forma libre o a mano alzada.
o Ajustar el tamaño de las formas. Seleccione la forma o formas que desea
cambiar el tamaño.

Sugerencia: Para dejar de dibujar con las líneas de forma libre o a mano alzada, haga doble
clic en.

o En la ficha formato, en el grupo tamaño, haga clic en las flechas o tipo

nuevas dimensiones en los cuadros alto y ancho.
o Aplicar un estilo a una forma. En el grupo Estilos de forma, coloque el
puntero sobre un estilo para ver qué aspecto tendrá la forma cuando le
aplique dicho estilo. Haga clic en el estilo para aplicarlo. O bien, haga clic
en Relleno de forma o Contorno de forma y seleccione las opciones que
desee.

Nota: Si desea aplicar un color y el degradado que no están disponibles en el grupo Estilos
de forma, seleccione primero el color y, a continuación, aplique el degradado.

o Agregar diagramas de flujo con conectores. Antes de crear un diagrama de

flujo, agregar un lienzo de dibujo haciendo clic en la ficha Insertar, haga clic
en formas en el grupo ilustraciones y, a continuación, haciendo clic
en Nuevo lienzo de dibujo. En la ficha formato, en el grupo Insertar formas,
haga clic en una forma de diagrama de flujo. En líneas, seleccione una línea
de conector como el Conector curvado de flecha.
o Sombra de uso y efectos tridimensionales (3D) para agregar interés a las
formas del dibujo. En la ficha formato, en el grupo Estilos de forma, haga
clic en Efectos de formas y elija un efecto.
o Alinear los objetos en el lienzo. Para alinear los objetos, mantenga
presionado CTRL mientras selecciona los objetos que desea alinear. En la

29
 ficha formato, en el grupo Organizar, haga clic en Alinear para elegir entre
una gran variedad de comandos de alineación.

11.6 Añadir texto a los gráficos:

1. Haga clic en el gráfico al que desea agregar un cuadro de texto.

2. En Office 2013 y versiones posteriores: en la ficha formato, en el grupo Insertar
formas, haga clic en el icono de Cuadro de texto .

Office 2010: En la ficha Diseño, en el grupo Insertar, haga clic en Cuadro de texto .

3. En el gráfico, haga clic donde desee empezar una esquina del cuadro de texto y, a
continuación, arrastre hasta el cuadro de texto tenga el tamaño que desee.
4. En el cuadro de texto, escriba el texto que desee.

El texto se ajusta en el cuadro de texto. Para iniciar una nueva línea en el cuadro de texto,
presione ENTRAR.

5. Cuando termine de escribir, presione Esc para cancelar el modo de edición o haga
clic en cualquier lugar fuera del cuadro de texto.

Vea también

Agregar, copiar o eliminar un cuadro de texto

Vincular un gráfico título, etiqueta o cuadro de texto a una celda de hoja de cálculo

Mover o cambiar el tamaño de un cuadro de texto

1. En el gráfico, haga clic en el cuadro de texto que desea mover o cambiar su tamaño.
2. Siga uno de estos procedimientos:

Para mover el cuadro de texto, coloque el cursor en el borde del cuadro de texto para que se
convierta en una flecha de cuatro puntas y, a continuación, arrastre el cuadro de texto a la
ubicación que desee.

Para cambiar el tamaño del cuadro de texto, utilice una de las siguientes maneras:

30
 Haga clic en cualquier controlador de tamaño y arrástrelo hasta el cuadro de texto tenga el
tamaño que desee.
 Para las medidas de tamaño precisos en Windows, seleccione el cuadro de texto y en la
ficha formato, en el grupo tamaño, escriba el tamaño que desee en los cuadros alto y ancho.

Para las medidas de tamaño precisos en Mac, seleccione el cuadro de texto y en la

ficha Formato de forma, escriba el tamaño que desee en los cuadros Alto de
forma y Ancho de la forma.

o Para girar el cuadro de texto, haga clic en el controlador de giro y, a

continuación, arrastre el cuadro de texto para el grado de rotación que desee.

Sugerencia: Para preciso giro, en la ficha formato, en el grupo Organizar, haga clic en Girar
y, a continuación, haga clic en la opción de rotación que desee.

Quitar un cuadro de texto

En el gráfico, haga clic en el borde del cuadro de texto que desea eliminar y, a
continuación, presione la tecla Suprimir.

11.7 Modificar gráficos:

Se podrán editar las imágenes (dibujos) que no sean mapa de bits (imagen creada con
una serie de puntos pequeños, como un trozo de papel milimetrado donde se han
rellenado algunos cuadros para crear formas y líneas. cuando se almacenan como
archivos, suelen tener extensión .bmp, también pueden ser jpg o .gif.
Para saber la extensión de una imagen habrá que mantener el puntero del ratón sobre el
indicador del desplegable hasta que aparezca la etiqueta de sus propiedades.

Editar el contenido de la imagen significa cambiar el dibujo en sí. Para llevar a

cabo esta operación, habrá que hacer clic con el botón derecho sobre la imagen y
seleccionar el comando Modificar imagen. Word mostrará el siguiente mensaje

31
Ejemplo:
Seleccionar un dibujo de la galería y del menú emergente elegir Modificar imagen. El dibujo
aparece dentro del lienzo. La imagen se descompone en diferentes elementos a de manera que a
cada uno de ellos se le puede dar un formato distinto.

Las autoformas son dibujos predeterminados de Word.

1\ Clic en el lugar del documento donde desea crear el dibujo.
2\ En la ficha Insertar, en el grupo Ilustraciones, clic en Formas.

3\ Puede realizar cualquiera de estas acciones en la ficha Formato, que aparece tras insertar
una forma de dibujo:

 Insertar una forma. En el grupo Insertar formas de la ficha Formato, clic en una forma
y, a continuación, clic en cualquier parte del documento.
 Cambiar una forma. clic en la forma que desee cambiar. En el grupo Insertar formas de
la ficha Formato, clic en Editar forma, elija Cambiar forma y, a continuación, elegir una
forma diferente.
 Agregar texto a una forma. clic en la forma en la que desee el texto y, a continuación,
escribir.

32
 Agrupar formas seleccionadas. Seleccionar varias formas al mismo tiempo presionando
CTRL en el teclado y haciendo clic en cada forma que desee incluir en el grupo. En la
ficha Formato, en el grupo Organizar, clic en Agrupar para que todas las formas se
consideren como un solo objeto.
 Dibujar en el documento. En el grupo Insertar formas de la ficha Formato, expandir las
opciones de formas haciendo clic en la flecha. En Líneas, clic en Forma libre o A mano
alzada.
 Ajustar el tamaño de las formas. Seleccionar la forma o las formas cuyo tamaño desee
cambiar. En el grupo Tamaño de la ficha Formato, clic en las flechas o escriba
dimensiones nuevas en los cuadros Alto y Ancho.
 Aplicar un estilo a una forma. En el grupo Estilos de forma, colocar el puntero sobre un
estilo para ver el aspecto que tendrá la forma cuando le aplique dicho estilo. clic en el
estilo para aplicarlo. O bien, clic en Relleno de forma o en Contorno de forma y
seleccionar las opciones que desee usar.

Si se desea aplicar un color y un degradado que no están disponibles en el grupo Estilos de

forma, mediante el iniciador de cuadro de diálogo se abre Formato de forma, desde el
comando Relleno se pueden realizar configuraciones personalizadas de degradado.

 Agregar diagramas de flujo con conectores. Antes de crear un diagrama de flujo,

agregar un lienzo de dibujo. Para ello, Clic en la pestaña Insertar, elija Formas en el
grupo Ilustraciones y, a continuación, clic en Nuevo lienzo de dibujo. En el
grupo Insertar formas de la ficha Formato, clic en una forma de diagrama. En Líneas,
elegir un conector como el Conector curvado de flecha.
 Usar sombras y efectos tridimensionales (3D) para agregar atractivo a las formas del
dibujo. En el grupo Estilos de forma de la ficha Formato, clic en Efectos de formas y
elegir un efecto.
 Alinear los objetos en el lienzo. Para alinear los objetos, mantener presionada la tecla
CTRL mientras se seleccionan los objetos que desea alinear. En el grupo Organizar,
clic en Alinear para elegir el tipo de alineación entre diversos comandos de alineación.

33
11.8 Insertar WordArt:

Es una galería de estilos de texto que se pueden agregar a los documentos de 2007
Microsoft Office System para crear efectos decorativos, por ejemplo, texto sombreado o
reflejado. También puede convertir en WordArt texto existente. Puede cambiar el texto de
WordArt del mismo modo que cambia otro tipo de texto en una forma.

WordArt es una forma rápida de conseguir que el texto destaque con efectos especiales.
Para empezar, seleccione un estilo de WordArt en la galería de WordArt, en la
pestaña Insertar, y personalice el texto como desee.

Insertar WordArt

1. Haga clic en Insertar > WordArt y elija un estilo de WordArt.

En la galería de WordArt, la letra A representa los diferentes diseños que se aplican a todo
el texto que escribe.

Nota: El icono de WordArt se encuentra en el grupo Texto y es posible que tenga una
apariencia distinta según el programa que use y el tamaño de la pantalla. Busque uno de
estos iconos:

34
 2. Se mostrará el texto de marcador de posición "Espacio para el texto", con el texto
resaltado.

Escriba su propio texto para sustituir el texto de marcador de posición.

11.9 Insertar gráficos de Excel:

La manera más sencilla de insertar un gráfico desde una hoja de cálculo Excel en el
documento Word es usar la copia y pega los comandos.

35
Puede cambiar el gráfico, actualícelo y rediseñar sin salir de Word. Y si cambian los datos
de Excel, que puede actualizar automáticamente el gráfico en Word

Si prefiere crear un gráfico de Excel en Word desde cero, vea crear un gráfico de Excel en
Word.

1. En Excel, haga clic en el gráfico y, a continuación, presione CTRL+c o haga clic

en Inicio > Copiar.
2. En el documento Word, haga clic donde desee el gráfico aparece y presione
CTRL+c o haga clic en Inicio> Pegar.
Nota: El gráfico está vinculado a la hoja de cálculo Excel original. Si cambian los datos de
la hoja de cálculo, el gráfico se actualiza automáticamente.
Actualizar un gráfico
1. Haga clic en el gráfico.
2. En la ficha Diseño de herramientas de gráfico, en el grupo datos, haga clic
en Actualizar datos.

11.10 Insertar imágenes desde el portapapeles:

El Portapapeles de Office le permite copiar hasta 24 elementos de documentos de Office u

otros programas y pegarlos en otro documento de Office. Por ejemplo, puede copiar texto
de un mensaje de correo electrónico, datos de un libro u hoja de datos y un gráfico de una
presentación y luego pegarlos todos en un documento. Al usar el Portapapeles de Office,
puede organizar los elementos copiados de la forma que desee en el documento.

Con el panel de tareas Portapapeles no solo puede pegar el último elemento copiado o
cortado. El panel de tareas Portapapeles guarda muchas de las últimas imágenes y texto que
copió o pegó.

Nota: Aún puede cortar, copiar y pegar como hacía hasta ahora, ya sea mediante los
botones de la cinta o con métodos abreviados de teclado. CTRL+X (Cortar), CTRL+C
(Copiar), o CTRL+V (Pegar).

Abrir el panel de tareas Portapapeles de Office

Para abrir el panel de tareas Portapapeles, haga clic en Inicio y después en el iniciador del
cuadro de diálogo Portapapeles. Haga doble clic en la imagen o el texto que quiera pegar.

36
Nota: Para abrir el panel de tareas Portapapeles en Outlook, en un mensaje abierto, haga
clic en la pestaña Mensaje y, después, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo
Portapapeles en el grupo Portapapeles.

Copiar y pegar varios elementos con el Portapapeles de Office

1. Abra el archivo del que desea copiar elementos.

2. Seleccione el primer elemento que desee copiar y presione CTRL+C.
3. Siga copiando elementos del mismo archivo u otros hasta que haya reunido todos
los elementos que desee. El Portapapeles de Office puede contener hasta 24
elementos. Si copia un vigésimo quinto elemento, se elimina el primer elemento del
Portapapeles de Office.

Cuando se agregan elementos en el Portapapeles de Office, se muestra una entrada en el

panel de tareas Portapapeles. La entrada más reciente siempre se agrega a la parte superior.
Cada entrada incluye un icono que representa el programa de origen de Office y una parte
del texto copiado o una miniatura de un gráfico que haya copiado.

4. Haga clic en el lugar donde desee pegar los elementos. Puede pegar elementos
recopilados en cualquier programa de Office.
5. Siga uno de estos procedimientos:
o Para pegar elementos de uno en uno, en el panel de tareas Portapapeles, haga
doble clic en cada elemento que desee pegar.
o Para pegar todos los elementos que ha copiado, en el panel de
tareas Portapapeles, haga clic en Pegar todo.

37
Eliminar elementos del Portapapeles de Office
Puede eliminar elementos del Portapapeles de Office individualmente o todos a la vez.
En el panel de tareas Portapapeles, siga uno de estos procedimientos:
 Para borrar un elemento, haga clic en la flecha situada junto al elemento que desea
eliminar y, después, haga clic en Eliminar.

 Para borrar todos los elementos, haga clic en Borrar todo.

Controlar cómo se muestra el Portapapeles de Office
Para controlar cómo se muestra el Portapapeles de Office, haga clic en Opciones en la parte
inferior del panel de tareas.

38
Opción
Mostrar automáticamente el
Portapapeles de Office
Mostrar Portapapeles de
Office al presionar Ctrl+C dos
veces
Recopilar sin mostrar el
Portapapeles de Office
Mostrar el icono del
Portapapeles de Office en la
barra de tareas
Mostrar estado cerca de la
barra de tareas al copiar
Descripción
Muestra el Portapapeles de Office automáticamente al copiar los
elementos.
Muestra el Portapapeles de Office automáticamente al presionar Ctrl+C
dos veces.
Copia automáticamente elementos en el Portapapeles de Office sin
mostrar el panel de tareas Portapapeles.
Muestra el icono Portapapeles en el área de estado de la barra de tareas
del sistema cuando el Portapapeles de Office esté activo. Esta opción
está activada de manera predeterminada.
Muestra el mensaje de elementos recopilados al copiar elementos en el
Portapapeles de Office. Esta opción está activada de forma
predeterminada.

Capítulo #13: Combinar correspondencia

13.1 Conceptos previos

Una hoja de cálculo de Excel para una combinación de correspondencia Asegúrese de lo

siguiente:

39
  Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo
que desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para
dirigirse a los lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de
nombre y apellidos.
 Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de
cálculo.
 Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el formato
correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los valores.
 La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se
almacena en su equipo local.
 Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte
a su documento de combinación de correspondencia Word.

Puede importar información de su hoja de cálculo de Excel importando información de un

archivo de valores separados por comas (.casi) o de texto (.txt) y usar el Asistente para
importar texto para crear una nueva hoja de cálculo.

• Para más información, vea Preparar el origen de datos de Excel para combinar
correspondencia en Word.

Conectar y editar la lista de distribución de correo

Conecte con el origen de datos. Para obtener más información, consulte Orígenes de datos
que puede usar para una combinación de correspondencia.

Editar la lista de distribución de correo

1. Elija Editar lista de destinatarios.

2. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinación de correspondencia,

desactive la casilla junto al nombre de cualquier persona que no desee que reciba
sus correos.

40
Nota: También puede ordenar o filtrar la lista para que le resulte más fácil encontrar los
nombres y las direcciones. Para obtener más información, consulte Ordenar los datos para
una combinación de correspondencia o Filtrar los datos para una combinación de
correspondencia

La combinación de Correspondencia es un proceso a través del cual los datos de una lista
de direcciones son insertados y colocados en una carta o documento modelo, creando así
una carta personalizada para cada uno de los miembros de la lista de direcciones tomada
como base.
Pasos para combinar correspondencia
Abrimos Microsoft Word 2013

Escribimos la carta dejando los espacios necesarios y/o suficientes para realizar la
combinación, como se muestra en la imagen en los espacios en rojo. Nota: el archivo se
guarda con el nombre carta modelo:

41
Creamos la base de datos con la información que vamos a combinar en la carta:

42
Nuevamente volemos al archivo de Word Donde tenemos la carta y nos vamos a la pestaña
correspondencia, no se nos olvide dejar lo espacios necesarios para la combinación como se
muestra en la imagen:

Dentro de la pestaña correspondencia seleccionamos iniciar combinación de

correspondencia y luego seleccionamos la opción Paso a paso por el Asistente ara combinar
correspondencia…

43
No aparece un panel al lado derecho donde seleccionamos la opción carta y damos
siguiente, esta opción aparece n el parte de abajo del panel como se muestra en la figura:

En este paso escogemos la opción utilizar el documento actual y damos siguinete:

44
En este paso elegimos la opción utilizar una lista existente y luego damos clic en Examinar:

Buscamos el archivo Base de Datos y le damos abrir:

45
Nos sale la siguiente venta indicando que los datos están en la Hoja 1 del archivo
de Excel y damos aceptar

Paso seguido debemos ver la lista de los datos que están en el archivo de Excel y damos
Aceptar.

Si realizamos todos los pasos hasta aquí en este punto debemos ver en la pantalla en
nombre del archivo como se ilustra en la figura y damos siguiente:

46
Ahora nos paramos debajo de la palabra Señor y nos vamos a la opción Insertar campo
Combinado y Seleccionamos nombre y debemos ver como aparece en la imagen:

Realizamos lo mismo con el resto de opciones para que nos quede como está en la figura:

47
Paso Seguido damos siguiente en la parte inferior del panel y
debemos ver la pre visualización del primer registro de la base de datos correspondiente a
Ana Vergara; en los botones de podemos el resto de las cartas. Por ultimo
damos clic en Siguiente:

Damos clic en la opción Siguiente:

48
Damos clic en la opción editar cartas individuales:

En la venta que nos aparece damos clic en todos y decimos aceptar:

Y debemos el ver el archivo con todas las cartas, lo guardamos en el nombre Taller
Combinar correspondencia:

49
13.2 Crear el documento principal:
El documento principal es aquél que contiene el texto (gráficos, etc.), que va a contener
datos comunes, en el que se dejarán unas “zonas” sin escribir, aquellas que son propias de
cada documento (nombres, cifras, direcciones, etc.), para después insertar esos
datos personalizados de cada documento, utilizando la función Combinar
correspondencia.
Se crea un documento con el texto que se repite en todas las cartas y se “dejan los zonas”
en las que irán los datos que van a variar, como el nombre del destinatario, su dirección,
etcétera. Este documento se llama documento principal.

13.3 La pestaña Correspondencia:

50
En la ficha Correspondencia de Word, tenemos todas las herramientas para preparar
nuestros emails y comunicaciones comerciales bien por correo tradicional (postal) como a
través de Internet (emails).

El grupo Crear sobres y etiquetas.

Básicamente esta opción permite utilizar plantillas pre configuradas para diversos tipos de
papel y distintos tipos de documentos. Como por ejemplo la impresión de cartas y sobres
estándar o pliegos de etiquetas adhesivas.

Están recogidos todos los tipos estándar de documentos tanto

O para el envío de cartas personales (postales, felicitaciones,…) como profesionales (A4,

etiquetas, sobres,…)

Iniciar combinación de correspondencia.

En el siguiente grupo de herramientas podemos Seleccionar destinatarios, escribiendo
una Nueva lista, o utilizar y editar una lista existente como por ejemplo un listado de Ms
Excel o incluso eligiendo los contactos registrados en la agenda de Outlook.

En general, el proceso de combinar correspondencia en Word consiste en elaborar un

documento maestro que irá tomando datos del listado de contactos que generemos.

Esta lista suele realizarse en Excel por mayor comodidad y suele contener datos de contacto
como por ejemplo el nombre, el tratamiento, cargo, la empresa, dirección y código postal,
la población y provincia, etc.

51
Una vez disponemos del texto o plantilla de etiquetas y el listado de direcciones hacemos
coincidir el nombre del campo de la lista con el campo combinatorio del documento
maestro, insertando campos.

Finalmente los combinamos generando un nuevo documento con todas las direcciones de la
base de datos. Si por ejemplo se tratase de cartas, se generaría un documento con tantas
páginas o cartas como registros de Excel.

Sigue los pasos del Asistente Combinar correspondencia de Word para personalizar tus
plantillas y conseguir los resultados en unos cuantos sencillos pasos.

Personalizar los documentos combinados:

En el grupo de herramientas Escribir e insertar campos podemos Resaltar campos de
combinación, editar el Bloque de direcciones, la Línea de saludo o Insertar un campo
combinado.

Vista previa de resultados se utiliza para revisar las comunicaciones generadas antes de
imprimir o guardar en un fichero. Este grupo reúne las herramientas Buscar
destinatario y Comprobación de errores.

Finalmente tenemos el grupo Finalizar y combinar.

Entradas relacionadas.
Combinar correspondencia en Word 2013. Cómo hemos indicado, Combinar
correspondencia ahorra mucho tiempo a la hora de elaborar documentos con direcciones
para imprimir. Podemos escoger entre cartas, emails, sobres, etiquetas…

Si es la primera vez que realizas ésta tarea, recomendamos que escojas la opción Paso a
paso por el Asistente para combinar correspondencia, se abrirá un panel… seguir leyendo.

13.4 Insertar campos de combinación:

Cuando haya conectado un origen de datos al documento, agregar campos de combinación

es una forma de personalizar un documento con información del origen de datos. Los
campos de combinación proceden de los encabezados de columna del origen de datos

Aquí se muestra un ejemplo de cómo las colecciones de Bloque de direcciones y Línea de

saludo de los campos de combinación podrían extraer datos de una hoja de cálculo de Excel
en una circular.

52
Los campos Bloque de direcciones y Línea de saludo son colecciones de campos de
combinación.

Nota: Si los comandos del campo de combinación aparecen atenuados, haga clic en
Seleccionar destinatarios y elija el tipo de lista de distribución de correo en uso. Si todavía
no tiene una lista de distribución de correo, haga clic en Escribir nueva lista para crear una
lista en Word

Agregar un Bloque de direcciones

1. Haga clic o pulse en el lugar del documento donde quiera agregar el bloque de
direcciones.
2. En la pestaña Correspondencia, elija Bloque de direcciones.
Word ofrece opciones para elegir la formalidad del nombre en la dirección.
Agregar una Línea de saludo
1. Haga clic o pulse en el lugar del documento donde quiera agregar el saludo.
2. Elija Línea de saludo.
3. Elija el estilo de nombre que quiera usar y establezca otras opciones.

53
Agregar campos de combinación individuales

Para incluir datos como números telefónicos o direcciones de correo electrónico, debe
insertar esos campos de combinación específicamente. Asimismo, un campo de
combinación como Nombre no tiene que formar parte de un Bloque de direcciones o Línea
de saludo. Si quiere personalizar un documento incluyendo los nombres de los
destinatarios, inserte el campo de combinación Nombre por sí solo.

1. Haga clic o pulse en el lugar donde quiera el campo de combinación.

2. Elija la flecha abajo situada junto a Insertar campo de combinación y seleccione un
campo.

54
 3. Si no ve el nombre del campo en la lista, elija Insertar campo de combinación.
4. Elija Campos de base de datos para ver la lista de campos que están en el origen de
datos.
5. Elija Insertar.

Nota: Si algunos números, monedas o fechas no tienen el formato correcto, vea Preparar el
origen de datos de Excel para una combinación de correspondencia de Word

Usar reglas para una personalización más sofisticada

Es posible que quiera que el mensaje sea diferente en función de los datos de determinados
campos del origen de datos. Por ejemplo, las facturas podrían incluir las palabras
"Vencido" para los clientes cuyo valor del campo Fecha de vencimiento sea una fecha en el
pasado.

Este nivel de sofisticación varía en función de la configuración de reglas y códigos de

campo. En la pestaña Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos,
elija Reglas y seleccione el tipo de regla que quiere agregar.

Para obtener más información sobre cómo puede usar las reglas de combinación de
correspondencia, vea Configurar reglas de combinación de correspondencia.

13.5 Ver datos combinados:

1. Abra la base de datos de Access que contiene las direcciones que desea combinar
con Word.

55
 2. Si no se abre el panel de navegación, presione F11 para abrirlo.
3. Seleccione la tabla o la consulta que contiene las direcciones. Si los campos de
dirección están dispersos entre varias tablas, cree una consulta que contenga los
campos que necesita y seleccione dicha consulta para la tarea de combinación.
4. Haga clic en Datos externos > Word Marge.
5. Elija entre dejar que el asistente combine las direcciones en un documento de Word
que ya existe o empezar con un documento nuevo, en blanco.
6. Haga clic en Aceptar.

Word se iniciará y aparecerá la pestaña Correspondencia y el panel Combinar

correspondencia.

1. Vaya avanzando por los pasos del asistente, haciendo clic en los
vínculos Siguiente o Anterior de la parte inferior del panel Combinar
correspondencia.
2. En el paso 3 del asistente no será necesario que seleccione la lista de destinatarios
porque ya la seleccionó en Access. Ahora bien, puede que quiera precisar la lista
haciendo clic en Editar lista de destinatarios. En el cuadro que se abre, puede
eliminar destinatarios individuales de la combinación, aplicar filtros, ordenar la
lista, etc.
3. En el paso 4 del asistente, escriba la carta (a menos que esté trabajando con un
documento que ya existe).
4. Ponga el cursor en la ubicación donde quiera que aparezcan los datos y haga clic
en Bloque de direcciones, Línea de saludo o Más elementos en el panel Combinar
correspondencia para insertar los datos de Access en el documento. En los cuadros
que aparezcan, seleccione el formato que quiere y haga clic en Asignar campos para
asegurarse de que los campos se asignan correctamente.
5. En el paso 5 del asistente, haga clic en los botones Siguiente (>>) o Anterior (<<)
para obtener una vista previa y tener una idea del aspecto que tendrán los datos
combinados cuando imprima el documento.
6. En el paso 6 del asistente, haga clic en Imprimir y seleccione las opciones de
impresión que desee.
7. Guarde y cierre el documento de Word.

56
13.7 Buscar un registro:

A medida que crece la base de datos, la localización de registros específicos implicará algo
más que un vistazo rápido a la hoja de datos. En este artículo, aprenda cinco maneras de
encontrar registros específicos según sus necesidades.

¿Qué desea hacer?

Examinar todos los registros

Ir a un registro específico

Buscar un registro específico

Filtro para ver un número limitado de registros

Crear una consulta para buscar un registro específico

Examinar todos los registros

Puede examinar los registros mediante la tecla TAB cuando desee desplazarse por un
registro a la vez, para buscar un registro específico por orden. También puede examinar los
registros de una tabla en Vista de hoja de datos con los botones de navegación de registros.
Los botones de navegación por registros están disponibles en la parte inferior de la tabla o
el formulario.

57
1. ir al primer registro
2. ir al registro anterior
3. cuadro registro actual
4. ir al Registro siguiente
5. ir al último registro
6. abrir un registro nuevo (en blanco)
7. Indicador de filtro

8. cuadro de búsqueda

Principio de página

Notas:

• Al hacer clic en el cuadro registro actual, puede escribir un número de registro y, a

continuación, presionar entrar para desplazarse a ese registro. El número de registro se
cuenta secuencialmente desde el inicio del formulario o de la hoja de papel. No se
corresponde con ningún valor de campo.

• Para saber si se ha aplicado un filtro, vea el botón del indicador de filtro. Si no se ha

aplicado ningún filtro o se han borrado todos los filtros, no se muestra ningún filtro.
Cuando se muestra filtrado, puede hacer clic en este botón para quitar el filtro. De forma
similar, cuando muestra sin filtrar, puede hacer clic en este botón para aplicar el último
filtro que ha usado, si lo hay.

Cuando escribe texto en el cuadro de búsqueda, el primer valor coincidente se resalta en

tiempo real a medida que escribe cada carácter. Puede usar esta característica para buscar
rápidamente un registro con un valor coincidente

Ir a un registro específico

Puede ir a un registro específico en Access cuando sepa qué registro desea buscar. El
cuadro ir a le permite elegir un registro concreto de una lista desplegable y normalmente se
agrega a los formularios.

58
  Para ir a un registro específico, haga clic en la flecha situada a la derecha del
cuadro ir a y, a continuación, seleccione un registro de la lista desplegable.

Nota: Si conoce los primeros caracteres del registro al que desea desplazarse, puede escribir
esos caracteres en el cuadro ir a para ayudarle a encontrar rápidamente ese registro.

El cuadro ir a muestra solo los datos suficientes para identificar de forma exclusiva cada
registro. Cuando selecciona un registro de la lista, Access muestra el resto de los datos del
registro en el área principal del formulario.

Principio de página

Buscar un registro específico

Puede buscar un registro específico en una tabla o formulario mediante la

pestaña Buscar del cuadro de diálogo Buscar y reemplazar. Esta es una opción eficaz para
buscar un registro específico cuando el registro que desea localizar cumple unos criterios
específicos, como los términos de búsqueda y los operadores de comparación, como "es
igual a" o "contiene".

Actualmente muestra datos. Esto es así incluso si no hay registros visibles porque se ha
aplicado un filtro.

1. Abra la tabla o el formulario y, a continuación, haga clic en el campo en el que

desea buscar.
2. En la pestaña Inicio, en el grupo Buscar, haga clic en Buscar (o presione CTRL+B).

Aparece el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Buscar seleccionada.

3. En el cuadro Buscar, escriba el valor que desea buscar.

4. Para cambiar el campo en el que desea buscar o para buscar en toda la tabla
subyacente, haga clic en la opción correspondiente en la lista Buscar en.
5. En la lista Buscar, seleccione todo y, a continuación, haga clic en Buscar siguiente.

Sugerencia: La lista coincidir representa el operador de comparación (por ejemplo, "es

igual" o "contiene"). Para ampliar la búsqueda, en la lista coincidir, haga clic en cualquier
parte del campo.

6. Cuando el elemento que está buscando esté resaltado, haga clic en Cancelar en el
cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cerrar el cuadro de diálogo. Los
registros que coinciden con las condiciones están resaltados

59
Para obtener más información sobre cómo usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar,
vea el artículo usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos.

Principio de página

Filtro para ver un número limitado de registros

Puede filtrar para ver un número limitado de registros cuando desee ver solo los registros
que cumplen los criterios específicos y los operadores de comparación. Por ejemplo, para
restringir rápidamente los registros que se muestran, haga clic con el botón secundario en
un campo cuyo valor desee hacer coincidir y, a continuación, seleccione es iguala, no es
iguala, contiene no contiene en la parte inferior del menú contextual. Un filtro puede estar
activado o desactivado, lo que facilita el cambio entre vistas filtradas y sin filtrar de los
mismos datos. A diferencia de la búsqueda, un filtro solo limita los registros que
se muestran.

1. Para aplicar un filtro basado en una selección, abra una tabla o un formulario.
2. Para asegurarse de que la tabla o el formulario no están filtrados, en la
pestaña Inicio, en el grupo filtro ordenar &, haga clic en avanzadas y, a
continuación, haga clic en borrar todos los filtros si el comando está disponible.
3. Vaya al registro que contiene el valor que desea usar como parte del filtro y, a
continuación, haga clic dentro de la columna (en la vista Hoja de información) o del
control (en la vista formulario, informe o presentación). Para filtrar según una
selección parcial, seleccione solo los caracteres que desee.
4. En la pestaña Inicio, en el grupo de filtros ordenar &, haga clic en selección y, a
continuación, haga clic en el filtro que desee aplicar.
5. Para filtrar otros campos en función de una selección, repita los pasos 3 y 4.

Para obtener más información sobre cómo aplicar un filtro, vea el artículo aplicar un filtro
para ver los registros seleccionados en una base de datos de Access.

Principio de página

Crear una consulta para buscar un registro específico

Las técnicas que puede usar para buscar y filtrar registros son muy útiles para encontrar
registros específicos para el caso que tiene a mano. Sin embargo, es posible que desee
realizar la misma operación de búsqueda o filtro con frecuencia. En lugar de reproducir un
conjunto de pasos de búsqueda y filtro cada vez, puedes crear una consulta. Una consulta es
una forma eficaz y flexible de buscar registros específicos porque le permite realizar
búsquedas personalizadas, aplicar filtros personalizados y ordenar registros. Puede crear sus
propias consultas para ayudarle a centrarse en registros específicos y responder a preguntas

60
específicas. Una vez creada, una consulta se puede guardar y reutilizar, y también puede
usarse para crear formularios e informes.

Cuando usa una consulta para buscar o filtrar, usa criterios basados en el tipo de datos que
está buscando. Los diferentes tipos de información se almacenan como diferentes tipos de
datos. Por ejemplo, los cumpleaños se almacenan como datos de fecha y hora, mientras que
los nombres se almacenan como datos de texto.

A veces no puede encontrar un registro determinado que sabe que existe. Esto puede ocurrir
si está viendo registros en un formulario o consulta que no muestra determinados registros
debido al valor de un campo concreto. En el siguiente ejemplo se muestra cómo usar una
consulta para buscar registros.

Suponga que está usando una base de datos creada con la plantilla problemas de acceso
para realizar un seguimiento de los problemas. La tabla sisees tiene un campo denominado
status, que indica si un problema en particular está activo, resuelto o cerrado. Puede crear
una consulta que muestre los problemas cuyo estado es cerrado siguiendo estos pasos:

1. En la pestaña Crear del grupo Consultas, haga clic en Diseño de consulta.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en problemas y, a
continuación, haga clic en cerrar.
3. En el diseñador de consultas, haga doble clic en el asterisco (*) en la
tabla problemas. Esto ayuda a asegurarse de que la consulta mostrará todos los
campos de los registros que devuelve.

Aparece sisees. * En la primera columna de la cuadrícula de diseño, en la fila campo. Esto

indica que deben devolverse todos los campos de la tabla problemas.

4. En el diseñador de consultas, haga doble clic en Estado en la tabla problemas.

El Estado aparece en la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila campo.

5. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, desactive la casilla en la

fila Mostrar. Esto ayuda a asegurarse de que la consulta no muestra el campo
Estado.

Si no desactiva la casilla de verificación Mostrar en la columna Estado, el campo Estado se

mostrará dos veces en los resultados de la consulta.

6. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila criterios, escriba =

"cerrado". Este es el criterio de búsqueda. Así es cómo se asegura de que la consulta
devolverá solo los registros en los que el valor de Estado sea "cerrado".

La consulta está lista para ejecutarse y tiene un aspecto similar al siguiente:

61
Nota: En este ejemplo, solo se usa un criterio de búsqueda. Puede usar muchos criterios de
búsqueda para una búsqueda concreta agregando criterios a más campos y usando la fila o y
las filas adicionales que aparecen debajo de o.

7. En la pestaña Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

8. Presione CTRL+G para guardar la consulta.
9. En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la consulta en el
campo Nombre de la consulta, como por ejemplo problemas cerrados y, a
continuación, haga clic en Aceptar.

Nota: A menos que ya haya empezado a controlar problemas y, por lo tanto, tenga datos en
la tabla problemas y haya establecido el estado de al menos un problema en "cerrado", la
consulta no devolverá ningún resultado. Sin embargo, puede guardar la consulta y usarla en
cualquier momento en el futuro.

Ahora tiene una consulta que muestra los problemas cuyo estado es cerrado.

Para obtener más información sobre cómo crear consultas para ayudarle a encontrar
registros, vea el artículo crear una consulta de selección sencilla.

Para obtener más información sobre los criterios de búsqueda y filtro, vea el
artículo ejemplos de criterios de consulta.

Principio de página

13.8 Editar documentos individuales

 El documento principal contiene el texto básico, que es el mismo en todos los

documentos resultantes. Puede contener un membrete, texto e instrucciones
de combinación de campos para insertar texto (como nombres y direcciones de
destinatario) que varía de un documento resultante a otro.

62
  La lista de destinatarios es una base de datos, por ejemplo una base de datos de
Microsoft Access 2002 o una hoja de cálculo de Excel 2002, que contiene los datos
que se van a combinar en los documentos resultantes. Esta base de datos es
habitualmente una lista de nombres, direcciones, números de teléfono y otras
categorías de información personal.
 Los documentos resultantes son el resultado de la combinación de correspondencia. El
texto de un documento resultante puede ser el mismo en todos los documentos
resultantes, pero puede aplicar formato a documentos específicos.

Paso 1: configurar el archivo de datos de Excel

Antes de proceder con el Asistente para combinar correspondencia, compruebe que la hoja
de cálculo de Excel está bien estructurada para este propósito. Tenga en cuenta los
siguientes requisitos para la tabla de datos:

 La primera fila debe contener los nombres de campo de cada columna, por ejemplo
Cargo, Salutación, Nombre, Segundo nombre, Apellido, Dirección1 y Dirección2.
 Cada nombre de campo debe ser único.
 Cada fila debe proporcionar información acerca de un elemento particular. Por
ejemplo, en una lista de correo cada fila puede incluir información acerca de un
destinatario particular.
 La tabla no debe contener filas en blanco.

Cree el archivo de datos de Excel y organícelo después utilizando los campos que
quiere usar para la carta, tal como se muestra en el siguiente archivo de datos de
ejemplo.

Después de crear el archivo de datos de Excel, guárdelo y después cierre el archivo de

datos.

Para obtener información adicional acerca de cómo crear una lista de filtros de
direcciones de combinar correspondencia, haga clic en el número de artículo siguiente
para verlo en Microsoft Base:

63
13.9 Combinar al imprimir

La opción Imprimir documentos permite enviar a la impresora el resultado de la

combinación.
Al hacer clic en él aparece el cuadro de diálogo siguiente.

64
Podemos imprimir Todos los registros combinados (todos los destinatarios después de
aplicar los filtros), el Registro actual (el que estamos visualizando en este momento, o un
grupo de registros (Desde: … Hasta: …).
En Desde: ponemos el número de orden del primer registro a combinar, dejarlo en blanco
indica desde el primero.
En Hasta: ponemos el número de orden del último registro a combinar, dejarlo en blanco
indica hasta el último.
Por ejemplo del segundo al quinto (Desde: 2 Hasta: 5); a partir del segundo
(Desde: 2 Hasta: en blanco); los tres primeros (Desde: en blanco Hasta: 3).
Al pulsar Aceptar se abrirá el cuadro de diálogo Imprimir que ya conoces.

Capítulo 14: Tablas de contenido e ilustraciones

65
Actividad 2
Que es ofimática:

La ofimática es un conjunto de herramientas de informática que se utilizan para

optimizar, mejorar y automatizar los procedimientos que se realizan en una
oficina. La palabra ofimática es un acrónimo formado por oficina e
informática.

Fuente: https://concepto.de/ofimatica/#ixzz5y8Cw6puB
Para qué sirve la ofimática:
Las herramientas de ofimática permiten idear, crear, almacenar y manipular
información, pero deben estar las computadoras sí o sí conectadas a una red de internet. La
estructura ofimática suele estar constituida por las computadoras y sus periféricos.

Fuente: https://concepto.de/ofimatica/#ixzz5y8DPW100
Quien descubrió la ofimática
La ofimática nació en los años setenta cuando se empezó a producir el reemplazo de las
máquinas de escribir por las herramientas de procesamiento de texto dentro de las empresas.
Esto hizo que todo proceso que involucrara la escritura se volviera mucho más eficiente.
Muchas de las actividades empresariales que antes se realizaban de forma manual, comenzaron
a automatizarse y así, la acción humana dentro de la empresa empezó a perder fuerza y a
substituirse por la presencia de la informática.

Campos de la ofimática

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Word: Es un procesador de textos. Se utiliza para redactar y darle formato a cualquier tipo
de texto. También pueden realizarse otro tipo de cosas, como páginas web.
Excel: Su función principal es la hoja de cálculo, allí se pueden crear archivos de, por
ejemplo, facturas, llevar el control de un estado de cuenta, elaborar estadísticas y demás.
Access: Es una herramienta de gestión de bases de datos. Aquí se puede controlar un
inventario, llevar un registro de libros y otras acciones similares.
Power Point: Es el programa ideal para desarrollar presentaciones. Es ideal para acompañar
discursos. Se pueden insertar imágenes, sonidos, videos y demás.
Outlook: Sirve para administrar el correo electrónico. Incluye además la posibilidad de
llevar control de una agenda con calendario. Tiene también recordatorios

Fuente: https://concepto.de/ofimatica/#ixzz5y8EHLgBp

Preparar la tabla de contenidos

1. Coloque el cursor en el lugar donde desea agregar la tabla de contenido.

2. Vaya a Referencias > Tabla de contenido. y elija un estilo automático.

67
 3. Si realiza cambios en el documento que afectan a la tabla de contenido, actualice la
tabla de contenido haciendo clic con el botón secundario en la tabla de contenido y
seleccionando Actualizar campo.

Para actualizar la tabla de contenido manualmente, consulte actualizar una tabla de

contenido.

Si faltan entradas

Las entradas que faltan suelen suceder porque los títulos no tienen formato de título.

1. Para cada título que desee en la tabla de contenido, seleccione el texto del título.
2. Vaya a la Página de inicio > estilos, después, haga clic en Título 1.

3. Actualice la tabla de contenido.

Para actualizar la tabla de contenido manualmente, consulte actualizar una tabla de

contenido.

14.3 tabla de ilustraciones

Puede crear una tabla de ilustraciones, por ejemplo, una lista de ilustraciones que se
incluyen en el documento, aplicando estilo a las ilustraciones y, a continuación, usar esos
títulos para generar una tabla de ilustraciones. Para obtener información sobre cómo
insertar ilustraciones y aplicar estilos en ellos, vea títulos de uso y personalizar estilos en
Word para Mac.

Puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

Crear una tabla de ilustraciones mediante estilos integrados

1. Haga clic en el documento donde quiere insertar la tabla de ilustraciones.

2. En el menú Insertar, haga clic en Índice y tablas y, después, en la pestaña Tabla de
ilustraciones.
3. Haga clic en Opciones y active la casilla de verificación Estilo.
4. En el menú emergente Estilo, haga clic en el nombre del estilo que usa para el título
de las ilustraciones y haga clic en Aceptar.

68
 5. En el cuadro Formatos, seleccione uno de los diseños.
6. Seleccione las opciones que quiera.

Actualizar una tabla de ilustraciones

Si agrega más ilustraciones a un documento con una tabla de ilustraciones existente, puede
actualizar la tabla de ilustraciones para incluir los elementos nuevos. Word vuelve a crear la
tabla de ilustraciones existente para mostrar los cambios. Puede actualizar toda la tabla o
solo los números de página.

1. Presione CONTROL, haga clic en la tabla de ilustraciones y luego haga clic

en Actualizar campo.
2. Haga clic en la opción que quiera.

Cambiar el estilo de una tabla de ilustraciones

Cuando cambia los estilos de una tabla de ilustraciones, Word vuelve a crear la tabla para
mostrar los cambios.

1. Haga clic en la tabla de ilustraciones.

2. En el menú Insertar, haga clic en Índice y tablas y, después, en la pestaña Tabla de
ilustraciones.
3. Haga clic en Opciones y active la casilla de verificación Estilo.
4. En el menú emergente Estilo, haga clic en el nombre del estilo que usa para el título
de las ilustraciones y haga clic en Aceptar.
5. En el cuadro Formatos, haga clic en Estilo personal y luego en Modificar.
6. En el cuadro de diálogo Estilo, haga clic en Modificar.
7. Seleccione las opciones que quiera.

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