Actividad 7

Archivo
Los archivos administrativos que significa “lugar donde se guardan las arcas” y proviene del
latín archividium que era el lugar donde se guardaban los documentos públicos, actualmente
entendemos como archivo tanto el edificio que alberga los documentos como el conjunto de
fondos documentales producidos por una institución.

Archivos administrativos

Son aquellos que tienen la como finalidad la gestión administrativa. En ellos se guarda los
documentos mientras tiene vigencia administrativa, se caracterizan por el gran volumen de
información que poseen, puesto que es una documentación que se genera y circula para resolver
el trabajo diario de la institución. No admite destrucción y selecciona algún puesto que se trata de
documentos que establecen derechos, relacione o vínculos, etc. Y son la única garantía de
autoridad y estos son de uso exclusivo de la institución.

Característica de los archivos administrativa.

- Nombre y extensión.
- Contiene diferente información archivo de texto, de imagen, de audio y de video.
- Se organiza en carpetas (directorios) y subcarpetas (subdirectorios) de forma jerárquica.
- No puede haber archivos con el mismo nombre y extensión en la misma carpeta.

Clases de archivos.

Se clasifica en:

- Archivos que se adscriben al Derecho Público, que según el ámbito de actuación del organismo
serían.

- Archivos que se adscriben al Derecho Privado. Dejando a un lado a los archivos militares,
tendríamos.

- Archivos de gestión o de oficina (conserva 5 o 6 años: 1ª edad del documento).

- Archivos centrales: recoge la documentación de los distintos archivos de gestión (conserva 10

años: 1ª edad del documento). Puede estar unificado en un único archivo intermedio.

- Archivos intermedios: se le transfiere la documentación desde los distintos archivos centrales, y

es el paso previo de la documentación hacia el archivo histórico (conserva 15-30 años: 2ª edad del
documento).

- Archivos históricos (conserva indefinidamente: 3ª edad del documento).

- Archivos activos: aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que la
documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por lo
general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada más de
una vez al mes. Corresponden a los archivos de gestión.

- Archivos semiactivos: aquellos que conservan los documentos que han sido retirados del archivo
activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Su finalidad es suministrar
información para comprobar operaciones realizadas. Corresponden a los archivos centrales y/o
intermedios.

- Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco frecuente, que tienen
utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los mismos una
vez que ya han cumplido su función o su conservación definitiva. Corresponden a los archivos
centrales y/o intermedios.

- Los que se ocupan de documentación cartográfica: planos y mapas, manuscritos e impresos.

- Los que se ocupan de documentación iconográfica y audiovisual: ilustraciones, grabados,

calendarios, fotografías, postales, diapositivas, películas y vídeos, entre otros.

- Los que se ocupan de documentos orales o sonoros.

- Los que se ocupan de material textual impreso que por su naturaleza es coherente con otras
series orgánicas.

- Los que se ocupan de los registros procedentes de la utilización de la tecnología informatización

de determinadas tareas burocráticas y administrativas.

Selección de los documentos de archivo.

Consiste en escoger entre los documentos entre los documentos que se producen
mundialmente (publicados o inéditos), aquellos que cubaran el campo definido por el centro,
servicio o sistema documental y que por su utilidad merezcan registrarse en el fondo. Este es el
destino final de los documentos dependiendo de su valor, es decir, los pasos de tiempo límite para
su conservación y destrucción.

Pasos para la selección documental:

 Identificar los documentos susceptibles de selección.

 Seleccionar los documentos.
 Preparar inventarios de selección y eliminación de documental.
 Presentar la solicitud de selección documental.
 Aprobar la propuesta de selección documental.
 Trasferir los documentos a conservar al archivo histórico.
Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas

financieras y contables de las empresas.

Contribuir a la solución de los interrogantes y consultas de la empresa, en el ámbito y

archivistas responder a las necesidades de consulta asesoría y orientación que requiere la
empresa. En cuanto a los sistemas de gestión y desarrollo de un ambiente de carácter pedagógico
por la función de una cultura archivística, con el apoyo de recursos humanos y técnicos generar un
ambiente de trabajo inter y multidisciplinario entre las directivas y todas las áreas que potencian
recursos de investigación y buen servicio.

Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología.

internet: La última revolución para el mundo de los archivos llega con la Word Waif Web, que
multiplica hasta el infinito las posibilidades de difusión y comunicación de los archivos. Las
utilidades de Internet en un archivo son amplias y variadas. Es necesario conocerlas para
aprovechar todo el potencial que nos ofrece y maximizar la eficacia y rentabilidad de los servicios
del archivo.

Internet es, principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de que

disponemos actualmente. es enormemente útil para el trabajo del archivero, pero también como
medio de difusión del archivo.

Correo electrónico: tiene relación con el recibo de información o producción de un

documento, a medidas que las redes se popularicen la información será intercambiada
electrónicamente. Permite producir en pantalla cualquier tipo de información, permite la
trasferencia de mensajes y documentos almacenándolos en un lugar y permitiendo su extracción.

Redes sociales: en estas redes se pueden compartir recursos de información, en este trámite
se puede hacer consultas desde cualquier punto de acceso sin necesidad de pasar por una oficina
que tramite el documento.

Conclusiones

No existe el soporte electrónico que nos permita deshacernos del soporte tradicional en
forma definitiva. Las nuevas tecnologías nos brindan la posibilidad de automatizar los procesos
archivísticos, y la difusión de los archivos. Sirven como soportes de conservación más no de
sustitución de los documentos. Las nuevas tecnologías de la información debemos verlas como
aquella herramienta que facilita nuestro quehacer laboral, profesional y académico.