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Manualdeusuariodevaleryadministrativo 151123163717 Lva1 App6891 PDF
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Manual de Usuario
Valery® Software Administrativo
Índice
Contenido Pág.
Introducción………………………………………………………………………..
Objetivos……………………………………………………………………………
CAPÍTULO I
Requerimientos Básicos…………………………………………………….…..
CAPÍTULO II
Configuraciones Básicas
Configuración de Parámetros Generales
¿Cómo Configurar Alícuotas de I.V.A.?..................................................
¿Cómo Seleccionar el % de Alícuota General?.....................................
¿Cómo Configurar la Tasa de Retención de I.V.A.?..............................
¿Cómo Configurar la Impresora Fiscal?................................................
¿Cómo Configurar el Método de Cálculo de Utilidad?...........................
¿Cómo definir el Costos para el cálculo de Utilidad?............................
¿Cómo definir el Redondeo del Sistema?.............................................
¿Cómo definir el Descuentos en el Sistema?........................................
¿Cómo facturar sin Existencia Disponible?...........................................
¿Cómo habilitar parámetro de Devoluciones?.......................................
CAPÍTULO III
Inventario
¿Cómo Verificar las Monedas?
¿Cómo crear un Departamento?
¿Cómo crear Depósitos?
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CAPÍTULO IV
Ventas
¿Cómo crear un Cliente?
¿Cómo crear Grupos de Clientes?
¿Cómo crear Zonas de Clientes?
¿Cómo crear Vendedores?
¿Cómo crear Servidores?
¿Cómo crear un Presupuesto?
¿Cómo crear un Pedidos?
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CAPÍTULO V
Cuentas por Cobrar
¿Cómo aplicar un pago de una Factura a Crédito?
¿Cómo aplicar una Nota de Crédito desde Cuentas por Cobrar?
¿Cómo aplicar una Nota de Debito desde Cuentas por Cobrar?
¿Cómo aplicar un Anticipo?
¿Cómo registrar una Factura?
¿Cómo registrar un Cheque Devuelto?
¿Cómo registrar un Reintegro de Dinero?
Editor de retenciones de I.V.A. de Clientes:
¿Cómo consultar Reporte de Cuentas x Cobrar?
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CAPÍTULO VI
Compras
¿Cómo crear un Proveedor?
¿Cómo crear una Orden de Compras?
¿Cómo recibir una Orden de Compras aprobada?
¿Cómo cargar Factura de Compras?
¿Cómo crear un Producto Terminado desde la Recepción de Factura
de Compras?
¿Cómo Cargar Factura de Gastos?
¿Cómo guardar una Devoluciones de Compras?
CAPÍTULO VII
Cuentas por Pagar
¿Cómo aplicar un pago de una Factura a Crédito?
¿Cómo registrar una Nota de Crédito?
¿Cómo registrar una Nota de Débito?
¿Cómo registrar un Anticipo?
¿Cómo registrar un Cheque Devuelto?
¿Cómo consultar Reporte de Cuentas x Pagar?
CAPÍTULO VIII
Bancos
¿Cómo editar Bancos precargados en el sistema?
¿Cómo crear Bancos en el sistema?
¿Cómo registrar las cuentas de Contabilidad?
¿Cómo registrar las Cuentas de Bancarias?
¿Cómo crear un Beneficiario?
¿Cómo consultar los Movimientos Bancarios?
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CAPÍTULO IX
Nómina
¿Cómo seleccionar el Tipo de Nómina?
¿Cómo Registrar los trabajadores?
¿Cómo Crear Cargos?
¿Cómo crear conceptos y asignarlos a los trabajadores?
¿Cómo asignar un nuevo Concepto a un Trabajador?
¿Cómo hacer una Hoja de Control?
¿Cómo calcular Nómina Regular?
¿Cómo Cargar el Historial de Asignaciones y Deducciones por
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Trabajador?
¿Cómo crear Préstamos?
¿Cómo calcular Vacaciones?
¿Cómo Calcular Utilidades?
¿Cómo calcular Liquidación?
CAPÍTULO X
Sucursales
¿Cómo generar una Actualización de Productos?
¿Cómo recibir una Actualización de Productos?
CAPÍTULO XI
Reportes
Clientes
Proveedores
Productos
Ventas
Impresora Fiscal
Vendedores
Servidores
Compras
Nómina
IVA Contribuyentes Ordinarios
IVA Contribuyente Especiales
Bancos
Listados
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CAPÍTULO XII
Reimprimir
Ventas
Clientes
Compras
Proveedores
Inventario
Nómina
Bancos
CAPÍTULO XIII
Utilidades
¿Cómo realizar un Respaldo de Datos?
¿Cómo recuperar un Respaldo de Datos?
¿Cómo agregar los Datos de la Empresa?
¿Cómo configurar el Correo Electrónico de la Empresa?
Conclusiones y Recomendaciones
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Introducción
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Objetivos
Por otro lado, proporcionar una guía para que tanto los empleados como los
jefes puedan conocer el funcionamiento adecuado del sistema, para facilitar
labores de auditoría y reducir los costos al aumentar la eficiencia.
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CAPÍTULO I
Requerimientos Básicos
Para que la red local tenga una óptima comunicación se recomienda colocar un
(1) Router ó Switch 150mpbs/300mpbs.
Nota: Es importante también tener en cuenta que las conexiones de dicha red
estén en perfectas condiciones para un óptimo rendimiento del sistema.
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CAPÍTULO II
Configuraciones Básicas
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Observaciones:
Para modificar alguna alícuota, debemos hacer click en el Browser (...),
seleccionar la Alícuota a modificar y cambiamos los campos deseados (Nombre,
Alícuota y clase).
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Nota: Este proceso aplica para definir las alícuotas: Reducida, General +
Adicional y Exentos con los parámetros N° 12, 13 y 14 respectivamente.
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Paso N° 1:
Para configurar la Impresora Fiscal, debemos hacer click en Utilidades, luego
en Configurar Impresora Fiscal como se muestra en la siguiente imagen:
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Paso N° 2:
Después de seleccionar la impresora, nos encontramos con nuevos campos
para la configuración de la impresora fiscal llamado: “Opciones de la Impresora
Fiscal”, como apreciamos en la imagen:
Paso N° 3:
Para continuar la configuración, nos muestra el botón para obtener el serial
de la impresora fiscal automáticamente, como muestra la imagen:
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Paso N° 4:
Adicionalmente, se debe seleccionar el modo de uso de la impresora es
decir, dentro de que módulos deseamos nos genere las facturas:
En Base al Precio
En Base al Costo
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CAPÍTULO III
Inventario
Este capítulo, tiene como objetivo indicar los aspectos fundamentales para la
organización y carga de inventario de forma ordenada, sencilla y eficiente en otras
palabras poseer un control total de su inventario. Además, de permitir adaptar su
inventario a los métodos de costeo de la nueva Ley de Precios Justos.
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Inventario – Moneda
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Paso N° 2:
Para agregar una nueva moneda, debemos proporcionar un código y
presionar ENTER, posteriormente completamos la información del formulario,
entre ellas:
- Descripción: Nombre de la moneda a ingresar.
- Símbolo de la moneda: Representación gráfica de la moneda, por
ejemplo: $ para dólar y Bs para el bolívar.
- Tasa de cambio para la Factura de Ventas: representa el factor de cambio
vigente para la moneda que se está ingresando, por ejemplo para el dólar
6.3.
- Cambiar la tasa de cambio cada: indica el número de días que se
tomaran en cuenta para cambiar nuevamente el valor de la “Tasa de
cambio para la Factura de Ventas”.
- Tasa de cambio para la Factura de Compras: Representa el factor de
cambio de la moneda que se está ingresando al sistema que se utilizara
para la compra de inventario.
- Moneda Predeterminada: se debe seleccionar una de las monedas que
se hayan registrado en el sistema como predeterminado, esto con la
finalidad de consultar los reportes en esta denominación.
- Notas: Para agregar algún comentario adicional relevante para esta
moneda.
Paso N° 3:
Para guardar los cambios, debe presionar el botón F9 Registrar, para
culminar con el proceso.
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Inventario – Departamento:
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- Computadoras
- Marcas
- Lenovo
- IBM
- Entre otros.
- Accesorios
- Mouse
- Teclados
- Cornetas
- Entre otros.
- Servicios
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Paso N° 2:
Para crear un departamento principal o independiente, debemos presionar el
botón de “Agregar”, sin embargo se recomienda seleccionar la opción de: Arrastre
hasta aquí para asignar como Departamento Principal, como se aprecia en la
siguiente imagen:
Paso N° 3:
Posteriormente, nos mostrará un formulario como el siguiente:
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A partir de estos tres (3) pasos, se pueden crear los departamentos que
desee. Sin embargo, es posible incorporar configuraciones avanzadas para
aprovechar al máximo las bondades del sistema, las cuales las podemos
encontrar en la parte inferior derecha del formulario, como se aprecia en la
imagen, en el recuadro rojo:
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Nota: Al realizar algún cambio sobre las políticas de precios este ajustara
todos los precios de los productos asociados a este departamento de forma
automática.
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Observación: Este proceso debe repetirse (Paso N° 4) para agregar los sub-
departamentos que desea, y adicional agregar departamentos dependientes de
sub-departamentos como se planteo en el ejemplo. Por otro lado, al crear sub-
departamentos no requiere realizar configuraciones avanzadas (Política de precios
y Comisiones) ya que estos tomarán dicha configuración del Departamentos
principal.
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Inventario – Depósitos
Paso N° 2:
Al seleccionar la opción de menú depósitos, nos mostrará la pantalla
siguiente:
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Inventario – Ubicaciones por Depósitos
Paso N° 2:
En el formulario que le mostrará puede incluir las ubicaciones, ingresando la
siguiente información:
Código de la ubicación.
Nombre o descripción de dicha ubicación.
Presiona F9 Registrar.
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Inventario – Unidades
Paso N° 2:
Al seleccionar la opción de menú unidades, se mostrará la pantalla siguiente:
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Inventario – Marcas
Paso N° 2:
Al seleccionar la opción de menú marcas, nos mostrará la pantalla siguiente:
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Inventario – Aranceles
Paso N° 2:
Al seleccionar la opción de menú aranceles, nos mostrará la pantalla
siguiente:
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Dentro de esta opción de menú, encontrara tres (3) fichas para ingresar esta
información (Tallas, Colores y Esquemas de tallas y colores).
Tallas: se debe ingresar todas las tallas que utiliza nuestro inventario, en el
cual se necesita ingresar un código y su descripción como se aprecia en la
imagen:
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Color: se debe ingresar los colores de los productos que utiliza nuestro
inventario, en el cual se necesita ingresar un código y su descripción como
se aprecia en la imagen:
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Inventario – Productos Terminados
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Paso N° 2:
Datos Básicos:
En el Formulario que nos muestra, en primer lugar debemos ingresar:
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Paso N° 3:
Configuración General:
Posteriormente, agregamos la configuración básica para el producto, en la
sección que se muestra en la imagen:
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Paso N° 4:
Ingresar Costos:
Adicionalmente, se debe ingresar el “Costo Proveedor”, el cual representa el
valor de adquisición del producto en base a la unidad de medida seleccionada, a
pesar que no es representa un campo obligatorio, al no ingresar este valor no
obtendremos la utilidad percibida durante la venta.
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Además, del costo del proveedor puede incorporar “Otros Costos” para el
control especifico de su inventario, y de esta forma realizar el cálculo de la utilidad
correctamente. Para efectuar este proceso, se debe presionar el botón “F4 – Ver
Detalles” como se aprecia en la imagen anterior con la flecha y de esta forma nos
mostrará el formulario siguiente:
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Ultimo Costo: indica el costo anterior del artículo una vez que este se
haya modificado.
Costo Promedio: indica el valor de tu inventario en base a los diferentes
costos y cargas realizadas de inventario.
Paso N° 5:
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de la imagen anterior, allí podrá observar los precios sin impuesto, el porcentaje
de utilidad obtenido y el precio con impuesto.
Paso N° 6:
Configuración Adicional:
Estas opciones, le permitirán realizar configuraciones adicionales para el uso
personalizado del producto y adaptación a los procesos de la organización, entre
las cuales encontramos: Unidad Alterna, Descuentos E incluir una Foto como se
puede apreciar en la imagen.
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Paso N° 7:
Configuración Avanzada:
Estas opciones proporcionan al usuario, alternativas que le permitirán
agregar funciones o características específicas a cada producto, las cuales se
ubican en la parte derecha de la ficha de “Productos terminados”:
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Ingresamos los códigos que deseamos asociar este mismo artículo (los
cuales pueden ser usados para las búsquedas al igual que su código principal).
Seriales:
Este método, nos permite indicarle al producto que utiliza seriales únicos que
serán solicitados durante la venta, este método es usado usualmente para
productos como: computadores, electrodomésticos, vehículos, teléfonos, entre
otros. Para realizar este proceso, debemos presionar el botón “No Configurado”, y
nos mostrará el formulario siguiente:
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Talla/Color:
Esta opción, le proporciona una alternativa para clasificar u organizar nuestro
inventario por tallas y/o colores, es decir, poder ingresar un único artículo y
detallarlo por las diferentes tallas y/o colores que este posee, como por ejemplo:
una tienda departamental, donde un mismo pantalón Jean puede tener diferentes
colores y tallas, para controlar nuestro inventario a detalle.
Para realizar este proceso, debemos presionar el botón “No Configurado”, y
nos mostrará el formulario siguiente:
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Paso N° 8:
Guardar/Registrar Producto Terminado: una vez definida cada una de las
partes que identificaran el producto, debe proceder a guardar los cambios de
forma definitiva, para lo cual debe presionar el botón F9 registrar, como se aprecia
en la imagen:
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Inventario – Servicios
Paso N° 2:
Una vez seleccionada la opción, nos mostrará el siguiente formulario:
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Estatus Actual: representa si el servicio puede ser facturado o no, para ello
podemos pasarlo de Activo a Inactivo.
Solicitar Ser. al Fact.: esta opción permite indicar al servicio, si para poder
facturarlo es necesario que solicite el “Servidor” quien será la persona u
organismo que realizará el trabajo o será el responsable del mismo.
(Servidor: Representa la persona o ente quien preste un servicio).
Decimales en Cantidad: se refiere a que si se requiere que el servicio
acepte decimales durante su facturación y no solo números enteros.
Editar Nombre en Fact.: permite modificar la descripción del servicio
durante su facturación, sin embargo esta modificación solo afectara la factura
ya que el nombre del servicio dentro de su ficha se mantendrá.
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Paso N° 3:
Al cargar la información anterior, puede proceder a guardar el servicio para
completar la operación, para lo cual debe presionar F9 Registrar.
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Inventario – Producto Compuesto:
Paso N° 2:
Una vez seleccionado la opción de menú nos mostrará el formulario
siguiente:
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Paso N° 3:
Asignar los productos terminados o Servicios, que formaran parte del
producto compuesto, para realizar el siguiente proceso:
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Por otro lado debe tomar en cuenta que las cantidades indicadas se tomaran en
cuenta en función a la Unidad Principal del Producto Terminado.
Observación:
En la parte inferior de la pantalla se apreciara la suma de los costos de
todos los productos y el precio que el sistema propondrá para este producto
(el cual está formado de la suma de todos los precios de los productos
seleccionados y sus cantidades) sin embargo usted podrá modificar este
precio y asignar el que desee.
Configuración Avanzada:
Paso N° 4:
Para completar la transacción debe presionar F9 Registrar.
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Consideraciones:
El Impuesto sobre la Renta (ISLR) es un Impuesto que se le paga al estado
venezolano (a través del SENIAT) sobre las ganancias obtenidas en el año fiscal.
La Ley de Impuesto sobre la Renta, nos define este proceso en el siguiente
artículo:
Artículo 1. “Los enriquecimientos anuales, netos y disponibles obtenidos en
dinero o en especie, causarán impuestos según las normas establecidas en esta
Ley. Salvo disposición en contrario de la presente Ley, toda persona natural o
jurídica, residente o domiciliada en la República Bolivariana de Venezuela, pagará
impuestos sobre sus rentas de cualquier origen, sea que la causa o la fuente de
ingresos este situada dentro del país o fuera de él.”
Para verificar e ingresar estos conceptos, debe realizar los siguientes pasos:
Paso N° 1:
Opción de Menú: Inventario – Conceptos de Retención de I.S.L.R.
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Paso N° 2:
Dentro del formulario, se debe ingresar el código de I.S.L.R. como se aprecia
en la imagen, allí se podrán hacer la modificaciones necesarias para este conceto.
Paso N° 3:
Presiona F9 Registrar, para guardar los cambios.
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Operaciones de Inventario:
Por medio de esta opción de menú, el usuario tiene la posibilidad de realizar
ajustes en su inventario, esto con la finalidad de agregar o desincorporar
existencia de los productos terminados en cada uno de los depósitos que posea.
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Paso N° 1:
Para realizar esta operación de Inventario, debemos hacer click en el módulo
de “Operaciones de Inventario”, y seleccionamos la opción uno (1) Cargas, como
lo muestra la siguiente imagen:
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Paso N° 2:
Realizamos la selección del o los artículos a cargar donde nos mostrará la
información del producto (Nombre, Existencia Actual, Unidad y Costo), como se
muestra en la pantalla siguiente:
Paso N° 3:
Una vez culminado la carga de todos los productos, nos dirigimos a la parte
inferior del formulario, y presionamos F9 REGISTRAR y culminamos el proceso de
registro de la operación de inventario.
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Paso N° 1:
Para realizar esta operación de Inventario, debemos hacer click en el módulo
de “Operaciones de Inventario”, y seleccionamos la opción uno (2) Descargas,
como lo muestra la siguiente imagen:
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Paso N° 2:
Realizamos la selección del o los artículos a descargar donde nos mostrará
la información del producto (Nombre, Existencia Actual, Unidad y Costo), como se
muestra en la pantalla siguiente:
Paso N° 3:
Una vez culminado la carga de todos los productos, nos dirigimos a la parte
inferior del formulario, y presionamos F9 REGISTRAR y culminamos el proceso de
registro de la operación de inventario.
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Paso N° 1:
Para realizar esta operación de Inventario, debemos hacer click en el módulo
de “Operaciones de Inventario”, y seleccionamos la opción uno (3) Traslados,
como lo muestra la siguiente imagen:
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Paso N° 2:
Realizamos la selección del o los artículos a trasladar donde nos mostrará la
información del producto (Nombre, Existencia Actual, Unidad, Del Depósito, Al
Depósito, Costo), como se muestra en la pantalla siguiente:
Paso N° 3:
Una vez culminado la carga de todos los productos, nos dirigimos a la parte
inferior del formulario, y presionamos F9 REGISTRAR y culminamos el proceso de
registro de la operación de inventario.
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Paso N° 1:
Para realizar esta operación de Inventario, debemos hacer click en el módulo
de “Operaciones de Inventario”, y seleccionamos la opción uno (4) ajustes, como
lo muestra la siguiente imagen:
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Paso N° 2:
Realizamos la selección del o los artículos a ajustar donde nos mostrará la
información del producto (Nombre, Existencia Actual, Unidad, Costo, entre otros),
como se muestra en la pantalla siguiente:
Paso N° 3:
Una vez culminado la carga de todos los productos, nos dirigimos a la parte
inferior del formulario, y presionamos F9 REGISTRAR y culminamos el proceso de
registro de la operación de inventario.
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Paso N° 1:
Para realizar esta operación de Inventario, debemos hacer click en el módulo
de “Operaciones de Inventario”, y seleccionamos la opción uno (5) Descargas de
uso Interno, como lo muestra la siguiente imagen:
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Paso N° 2:
Realizamos la selección del o los artículos a descargar y nos mostrará la
información del producto (Nombre, Existencia Actual, Unidad, Costo, entre otros),
como se muestra en la pantalla siguiente:
Paso N° 3:
Una vez culminado la carga de todos los productos, nos dirigimos a la parte
inferior del formulario, y presionamos F9 REGISTRAR y culminamos el proceso de
registro de la operación de inventario.
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Paso N° 1:
Seleccionar la opción de menú de Inventario – Operaciones de Precios –
Ofertas y promociones, como se aprecia en la imagen:
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Paso N° 2:
En el formulario siguiente (ver imagen), debe indicar el nombre de la
promoción y el rango de fechas en la que esta aplicara y presionar F2 Editar.
Paso N° 3:
Al presionar F2 Editar, les mostrará una pantalla como la que vemos a
continuación:
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Paso N° 4:
Posteriormente, se deben indicar los productos que aplican para la
promoción, para realizar este proceso puede seleccionar cada producto (ver
imagen donde apunta la flecha) es decir, producto por producto.
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Paso N° 5:
Una vez culminado la configuración de la promoción, y sus productos, nos
dirigimos a la parte inferior del formulario, y presionamos F9 Aceptar.
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Paso N° 1:
Seleccionar la opción de menú de Inventario – Operaciones de Precios –
Ajustar Precios o Impuestos, como se aprecia en la imagen:
Paso N° 2:
Dentro de la siguiente pantalla, encontrar tres (3) formas de ajustes:
a- Ajuste de Costos y Precios de forma Lineal.
b- Ajuste de Precios para obtener un % de Utilidad del precio o del costo.
c- Ajustar el porcentaje de Impuesto (I.V.A.).
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CAPÍTULO IV
Ventas
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Ventas – Clientes
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Paso N° 2:
Ingresar datos generales del Cliente:
Dentro del siguiente formulario, se debe ingresar la siguiente información:
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Propiedades de cliente:
Paso N° 3:
Para completar el proceso debe presionar “F9 Registrar”.
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Ventas – Grupos
Paso N° 2:
Al seleccionar la opción de menú Grupos, nos mostrará la pantalla siguiente:
Paso N° 3:
Debe presionar F9 Registrar para completar la operación.
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Ventas – Zonas
Paso N° 2:
Al seleccionar la opción de menú Zonas, nos mostrará la pantalla siguiente:
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Ventas – Vendedor
Paso N° 2:
Al seleccionar la opción de menú Vendedor, se mostrará la pantalla
siguiente:
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Paso N° 3:
Definir comisiones (Datos Opcionales):
Dentro de la ficha, se pueden definir las comisiones de dos (2) forma:
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Paso N° 4:
Configuración adicional para cálculo de Comisiones por Cobranza y
Ventas (Datos Opcionales):
En esta sección, puede definir configuraciones avanzadas relacionadas a los
métodos que le proporciona el sistema para el cálculo de comisiones para
vendedores.
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Paso N° 5:
Debe presionar F9 Registrar para completar la operación.
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Paso N° 1:
Opción de Menú: Ventas – Servidores
Paso N° 2:
En el formulario que se mostrará, debe ingresar un Código para el servidor y
su Nombre como información obligatoria, además información opcional de
referencia tales como: Dirección, Correo, Teléfono. Entre otros.
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Paso N° 3:
Configuración Avanzada:
En esta sección, podrá definir el estatus de su servidor y agregar los
porcentajes de comisión:
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Consideraciones:
Documentos que se pueden generar en el módulo de Ventas:
Dentro de las características, que posee Valery Software Empresarial, en la
de generar cuatro (4) tipos de documentos:
1- Presupuesto.
2- Pedidos:
3- Notas de Entrega.
4- Factura de Ventas o Punto de Venta.
Estas alternativas, brindan la posibilidad de llevar el proceso de ventas de
forma metodológica y organizada desde la cotización hasta la emisión de la
factura fiscal.
De esta forma, de acuerdo al tipo de empresa podremos llevar a cabo las
transacciones que aplique en el proceso de venta, por ejemplo:
Iniciamos con la emisión de un Presupuesto, donde cotizamos una cantidad
de productos a nuestro cliente, a partir de la aprobación del mismo podremos
generar un Pedido (para apartar la mercancía), adicionalmente se puede emitir
una Nota de Entrega para enviar los productos solicitados, hasta emitir la factura.
Es decir, se debe mantener este orden:
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Paso N° 1:
Opción de menú: Ventas – Presupuestos
Paso N° 2:
Ingresar los datos del cliente:
Se debe introducir los datos del cliente a cotizar, en la sección que se
muestra en la imagen:
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Paso N° 3
Ingresar datos auxiliares:
Una vez cargado el cliente se pueden tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:
a- Vendedor: Se selecciona el vendedor quien está efectuando la
cotización.
b- Tipo de Precio: Se indica porque tipo de precio de va a presupuestar al
cliente (el cual será tomado en cuenta a la hora de facturar el
presupuesto)
c- Caduca en: permite definir el día de validez del presupuesto.
Paso N° 4:
Ingresar artículos:
Debemos seleccionar el artículo o los productos a presupuestar, de tres
formas:
1- Escribiendo el código del artículo.
2- Leyendo su código de barra.
3- Presionando los tres puntos para utilizar las opciones de búsquedas.
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Paso N° 5:
Una vez seleccionado el producto, indicamos la cantidad a llevar por el
cliente, presionamos ENTER hasta pasar a la siguiente línea para agregar otro
artículo.
Paso N° 6:
Cargado todos los artículos a facturar, nos dirigimos a la parte inferior de la
Cotizar, y presionamos F9 Registrar.
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Paso N° 7:
Totalizar:
Al presionar F9 Registrar, nos mostrará una pantalla como la siguiente,
donde podrá evaluar el total de la cotización y si desea o no agregar algún
descuento. (Ver Imagen):
Paso N° 8:
Presiona F9 Registrar para completar la transacción e imprimir el
presupuesto.
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Paso N° 1:
Una vez seleccionado el módulo de Pedido, como se aprecia en la imagen:
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En la parte inferior del formulario, debemos buscar el botón de: F11 Cargar:
Paso N° 2:
Al presionar el botón, nos mostrará la siguiente ficha:
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Paso N° 3:
Verificados todos los datos, nos dirigimos a la parte inferior de la pantalla, y
presionamos F9 Registrar.
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Paso N° 4:
Al presionar F9 Registrar, nos mostrará una pantalla como la siguiente,
donde podrá evaluar el total del pedido y si desea o no agregar algún descuento.
(Ver Imagen):
Presiona F9 Registrar.
Paso N° 5:
En el formulario siguiente, se debe determinar la forma de pago o adelanto
del pago que esté realizando el cliente, en su defecto también podemos colocarlo
en cero (0).
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Observación:
Existen tres formas de Emitir una Nota de Entrega:
1- Emitir directamente una Nota de Entrega: Este proceso para crear una
Nota de Entrega en ventas es similar al de crear un presupuesto, ya que
solo debemos ingresar los datos del cliente y los productos solicitados
para registrarlas.
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Paso N° 1:
Opción de menú: Ventas – Factura de Ventas
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Paso N° 2:
Ingresar los datos del cliente:
Se debe introducir los datos del cliente a facturar, para lo cual contamos con
tres casos para este proceso:
Caso 1:
Seleccionar un cliente ya registrado:
a) Se debe escribir el código del cliente y presionar ENTER, para mostrará los
datos.
b) Otra alternativa es presionar los tres puntos, para buscar el cliente por otros
criterios de búsqueda como nombre, código y persona contacto, allí
podremos seleccionar entre la opción más práctica para nosotros.
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Caso 2:
Registrar un cliente nuevo directamente en la factura de ventas:
En este caso, debe escribir el código del nuevo cliente y presionar ENTER.
(Ver imagen).
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Caso 3:
Registrar un cliente esporádico o momentáneo:
Esta alternativa nos permite, agregar los datos del cliente a la factura pero
sin agregarlo a nuestra base de datos. En este caso, solo debemos presionar
ENTER con el código que esta por defecto “01”, (ver imagen).
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Paso N° 3
Ingresar datos auxiliares:
Una vez cargado el cliente se pueden tomar en cuenta las siguientes
consideraciones:
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Paso N° 4:
Ingresar artículos a facturar:
Debemos seleccionar el artículo a facturar, escribiendo el código del artículo,
leyendo su código de barra o presionando los tres puntos para utilizar las opciones
de búsquedas. (Ver imagen).
Paso N° 5:
Una vez seleccionado el producto, indicamos la cantidad a llevar por el
cliente, presionamos ENTER hasta pasar a la siguiente línea para agregar otro
artículo.
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Paso N° 6:
Cargado todos los artículos a facturar, nos dirigimos a la parte inferior de la
factura, y presionamos F9 Registrar.
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Paso N° 7:
Totalizar la Factura:
Al presionar, F9 Registrarnos nos mostrará una pantalla como la siguiente:
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Paso N° 8:
Generar la Factura:
Caso 1: Si presionamos F9 Desglose de Pago:
De esta forma, podremos ingresar la forma de pago con la que nos vaya a
cancelara la factura el cliente, de este modo solo seleccionamos la forma de pago
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Nota: cabe destacar, que se puede usar más de una forma de pago para una
factura, por ejemplo: si del total de la venta se desea cancelar un monto en
efectivo y otro en tarjeta de debito, se debe escribir el monto a cancelar en efectivo
y presionamos ENTER, para luego ir a la otra forma de pago seleccionada. Esto
se puede usar en todas las formas de pagos que nos muestra el sistema.
Presionamos F9 registrar, para registrar en su totalidad la factura e
imprimirla.
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Una vez presionado el botón F8 Crédito, nos mostrará una pantalla como la
siguiente, donde podremos apreciar los días de créditos disponibles para este
cliente así como la fecha de vencimiento de la misma. Cabe destacar que se
pueden realizar modificaciones de los días de crédito solo para esta factura de
forma descendente.
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Observación:
Antes de comenzar a usar este modulo se pueden tomar ciertas
consideraciones en función a la apariencia visual para este módulo, las cueles
pueden ser en:
Modo Botones: permite la facturación a partir de los departamentos
de los productos, es decir, se selecciona el departamento y luego el
producto por medio de las imágenes de la pantalla.
Modo Gid: permite realizar la facturación a partir de la búsquela de los
productos por medio de la lectura de su código.
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En esta ventana podrá seleccionar entre las dos alternativas para el módulo
de facturación, y presionamos Esc Cerrar.
Paso N° 1:
Opción de menú: Ventas – Punto de Ventas
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Paso N° 2:
Caso N° 1: Facturación de Modo Gid:
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Paso N° 3:
Una vez ingresado los renglones a facturar y los clientes, debe presionar F9
Registrar.
Paso N° 4:
En esta interfaz, podremos ingresar la forma de pago con la que nos va a
cancelara la factura el cliente, es decir, seleccionamos la forma de pago a usar
entre las alternativas y presionamos F9 Registrar para emitir definitivamente la
factura.
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Paso N° 1:
En la parte inferior de la pantalla, debe ubicar el botón de “Ct + F6 Anular”,
como se aprecia en la imagen:
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Paso N° 2:
En el formulario que se muestra, debe ingresar el número de la factura a
“Anular”, o buscarla presionando los tres puntos (…)
Paso N° 3:
Por último, verificamos la información que nos muestra y debe presiona el
botón de F9 – Anular para terminar el proceso.
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Paso N° 1:
Dirigirse al módulo de Ventas y seleccionar la opción Devoluciones de ventas
automáticas.
Paso N° 2:
Una vez seleccionada la opción Devoluciones de ventas automáticas,
aparecerá una nueva ventana donde se debe seleccionar el tipo de documento a
devolver:
Factura de Ventas
Notas de Entrega
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Paso N° 3:
Luego de seleccionar el tipo de documento a realizar la devolución, se debe
buscar el número de documento por el cual se va a procesar la devolución el
mismo se puede buscar en la opción Ingrese número de Documento haciendo
click en los tres puntos y saldrá una nueva ventana con todos los documentos de
Notas de Entrega y/o Facturas de Ventas emitidos en Valery según sea el caso.
Selecciona el documento y Aceptar.
Paso N° 4:
Una vez seleccionado el documento al cual procesará la devolución, se debe
colocar el número de control de la factura, colocado en número de control si los
ítems a devolver no son solo una parte de la Factura de ventas se debe hacer click
en Modificar Renglones.
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Paso N° 5:
Al hacer click en Modificar Renglones saldrá una nueva ventana el cual
presenta el detalle de toda la Factura de ventas con los productos y cantidades
facturadas, el cual se deben quedar solo aquellos productos y cantidades que se
está devolviendo el resto debe eliminarse de esta pantalla y luego presiona el
botón Aceptaren la parte inferior de la pantalla.
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Paso N° 6:
Luego de modificar los renglones de la factura con los productos a los cuales
se procesa la devolución se debe hacer click en Procesar.
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Nota: Es importante tener en cuenta que ambas opciones generan una Nota
de crédito por la devolución de la factura.
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2) Devoluciones Manuales:
Paso N° 1:
Dirigirse al módulo de Ventas y seleccionar la opción Devoluciones
Manuales:
Paso N° 2:
Luego de seleccionar Devoluciones Manuales saldrá una ventana similar a la
de Factura de Ventas donde se deben incluir los siguientes datos:
Cliente.
N° Factura.
N° Control de Factura.
Fecha de la factura.
Monto total de la factura.
Si la factura fue emitida por impresora fiscal también debe agregarse Serial
de la impresora y el Número Z de esa factura, como se aprecia en la imagen:
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Paso N° 3:
Una vez ingresado los datos de la factura se procede a seleccionar los
productos que se están devolviendo y se hace de forma similar a Modificar
Renglones en devoluciones de ventas automáticas, solo se le selecciona el o los
productos y las cantidades que van a devolver al inventario; luego presiona F9
Registrar la transacción.
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Paso N° 4:
Luego de seleccionar el o los productos y las cantidades a devolver y
registrar saldrá una ventana con el monto a devolver, hacer click en Registrar y se
generará la Nota de Crédito por la devolución.
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Paso N° 2:
Posteriormente, le mostrará el formulario siguiente:
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Paso N° 3:
Por último, debe presionar F9 Aceptar en el formulario que se muestra a
continuación para completar la operación.
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Paso N° 2:
En el formulario siguiente, debe incluir la siguiente información:
Paso N° 3:
Posteriormente, el sistema solicitara que indique los montos del total de
cierre de acuerdo a cada forma de pago recibida por los clientes. (En el ejemplo se
tomara todo en efectivo).
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Paso N° 4:
Al seleccionar, cualquier forma de pago el sistema nos solicitara información
adicional de los detalles del monto ingresado, en este caso al indicar efectivo se
debe ingresar la denominaciones de los billetes y la cantidad de los mistos hasta
obtener el monto total de la caja (efectivo).
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Paso N° 1:
Se debe seleccionar la opción de menú, Ingreso de Caja, como se muestra
en la imagen:
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Paso N° 1:
Se debe seleccionar la opción de menú, Egresos de Caja, como se muestra
en la imagen:
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145
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CAPÍTULO V
Paso N° 1
Opción de menú: Cuentas x Cobrar – Cuentas por Cobrar:
Paso N° 2
Se debe seleccionar el cliente quien posee la factura(s) a crédito, para
realizar este proceso escribimos el código del cliente en el recuadro rojo como se
muestra en la imagen y presionamos ENTER, o presionamos los tres puntos (…) y
podremos realizar la búsqueda por: Nombre, Código o Persona Contacto.
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Paso N° 3
Para comenzar el proceso de registro del pago, presionamos el botón F1-
Pago:
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Paso N° 4
En la pantalla de “Pagos” podremos apreciar la fecha de registro del pago,
además un botón “F11 – Seleccionar” donde podremos seleccionar la(s) factura(s)
a cancelar.
Presionamos el botón F11 – Seleccionar:
Paso N° 5
Dentro del nuevo formulario, podremos apreciar:
A- Lista de facturas que podemos cancelar en su totalidad o aplicar un abonar.
B- Botones de operaciones para registrar Retenciones, descuentos y pagos
(Accesos Rápidos, recuadro rojo B).
En este caso, damos click sobre cualquiera de las facturas a la que
deseamos realizar el pago, (recuadro rojo A):
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Paso N° 6
Una vez seleccionada la factura a la cual se le asignara el pago, nos
mostrará el siguiente formulario:
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Paso N° 6.1
Registro de Retenciones de I.V.A. en Cuentas por Cobrar:
Presionamos el botón “F4 Editar”, como se muestra en la imagen:
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Paso N° 6.2
Retenciones de I.S.L.R. en Cuentas por Cobrar:
Presionamos el botón “F5 Editar”, como se muestra en la imagen:
Por otro lado, se debe seleccionar el código del concepto que fue retenido
(Conceptos de Retención de I.S.L.R. del Seniat), adicionalmente indicar la base
imponible sobre la cual fue realizada la retención, entre otros si aplican en el caso
(Sustarendo).
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Paso N° 7
Presiona “F9 Registrar” en las tres (3) formularios siguientes, una vez
ingresada y verificada la información de:
- Monto del Pago.
- Descuento aplicados (Opcional).
- Retenciones generadas (I.V.A., I.S.L.R., Municipales y Adicionales).
1 2
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Paso N° 8
Posteriormente, en el formulario de “Totalizar” se podrá indicar la forma de
pago con la cual se ha percibido el monto de la factura cancelada.
Para seleccionar la forma de pago, solo se deberá hacer Click sobre
cualquiera de las alternativas y presionar ENTER.
Nota: cabe destacar, que se puede usar más de una forma de pago para una
factura, por ejemplo: si del total de la venta se desea cancelar un monto en
efectivo y otro en tarjeta de débito, se debe escribir el monto a cancelar en efectivo
y presionamos ENTER, para luego ir a la otra forma de pago seleccionada. Esto
se puede usar en todas las formas de pagos que nos muestra el sistema.
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Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F2 – Nota de
Crédito (ver Imagen):
Paso N° 2
Dentro del formulario, debe indicar la fecha de la Nota de Crédito, además:
Factura Relacionada: debe ingresar la factura a la cual va aplicar el
crédito (la factura debe estar a crédito para utilizar esta opción).
Monto de Crédito: ingresar el monto de la Nota de Crédito.
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Paso N° 3
Cargar Retención (Opcional):
En esta sección podrá cargar las retenciones emitidas por sus clientes a las
Notas de Crédito, presionando F3 – editar retenciones de I.V.A.
Paso N° 4
Presiona F9 Registrar para completar e imprimir la Nota de Crédito.
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Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F3 – nota de
Débito (ver Imagen):
Paso N° 2
Dentro del formulario, debe indicar la fecha de la Nota de Crédito, además:
Factura Relacionada: debe ingresar la factura a la cual va aplicar el
crédito (la factura debe estar a crédito para utilizar esta opción).
Monto de Crédito: ingresar el monto de la Nota de Crédito.
156
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Paso N° 3
Cargar Retención (Opcional):
En esta sección podrá cargar las retenciones emitidas por sus clientes a las
Notas de Crédito, presionando F3 – editar retenciones de I.V.A.
Paso N° 4
Presiona F9 Registrar para completar e imprimir la Nota de Crédito.
157
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Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F4 – Anticipo
(ver Imagen):
Paso N° 2
En el formulario que siguiente debe ingresar:
Fecha: indicar la fecha en que se recibió el adelanto.
Concepto: descripción del motivo del anticipo.
Monto: total del adelanto percibido.
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Paso N° 3
Por último, debe ingresar la forma de pago que uso el cliente para realizar el
adelanto, de este modo solo seleccionamos la forma de pago a usar entre las
alternativas y presionamos F9 Aceptar para emitir definitivamente el Anticipo.
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Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F5 – Factura
(ver Imagen):
Paso N° 2
Dentro del la ficha de Factura Manual, debe tomar en cuenta:
A. Fecha de Emisión: fecha en la que genero la factura de contingencia o
manual.
B. Número de Factura y de Control: ingresar los datos del documento físico
(Factura Manual)
C. Concepto: describir el motivo de la venta.
D. Base Imponible: ingresar el monto de la factura sin I.V.A. en la fila del
porcentaje de impuesto correspondiente (12%, 8%, 22% o Exento).
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161
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Paso N° 4
En la ficha siguiente, de Totalización debe indicar la forma de pago (Contado
ó Crédito) dentro de las opciones que se muestran a continuación:
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Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F6 – Cheque
Devueltos (ver Imagen):
Paso N° 2
Dentro del la ficha de devolución de cheques, debe tomar en cuenta:
E. Concepto: Motivo de la devolución.
F. Vendedor: persona en cargada de generar la venta.
G. Fecha: fecha de emisión del cheque.
H. Banco: Entidad Bancaria en la que fue emitido.
I. Monto: valor del cheque devuelto.
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Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F7– Reintegro
de Dinero (ver Imagen):
Paso N° 2
Dentro del la ficha de Reintegros, debe hacer click sobre el ó los documentos
a los cuales realizara la operación:
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Paso N° 3
Para finalizar, debe indicar el método de reintegro de dinero entre las
opciones disponibles y presionar f9 aceptar para completar el registro.
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Paso N° 1:
Selecciona la opción de menú: Cuentas x Cobrar - Editor de retenciones de
I.V.A. de Clientes:
Paso N° 2:
En el formulario que nos muestra, se debe cargar la siguiente información:
166
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Paso N° 3:
Por otro lado, se debe presionar los tres puntos (…) para seleccionar la
factura o Nota de crédito de la Lista de Documentos que se mostrará, a la cual se
la va aplicar la Retención de I.V.A.
Paso N° 4:
Una vez seleccionado el documento, se debe confirmar el porcentaje de
retención aplicado, y presiona F9 – Registrar, para completar la operación.
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Dentro de los reportes que podemos consultar una vez emitida una de ventas
a crédito, pagos y abonos a estas facturas, se encuentran los siguientes:
a. Estado de Cuenta del Cliente: muestra las facturas a crédito para los
clientes así como sus pagos, abonos, notas de crédito y débitos,
organizados por fecha de transacción y mostrando el saldo del cliente.
b. Cuentas por Cobrar Clientes: permite verificar las facturas de los
clientes pendientes por cobrar hasta una fecha en específico.
c. Relación de Cobros a Clientes: indica las facturas a crédito con sus
respectivos pagos registrados.
d. Análisis de Vencimientos de Clientes: muestra las facturas
pendientes por cobrar y a su vez los días por vencer o vencidos de la
factura.
168
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CAPÍTULO VI
Compras
169
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Paso N° 1
Opción de menú: Compras – Proveedores:
Paso N° 2
EN primer lugar, debe ingresar el código del proveedor, como se muestra en
la imagen y persona ENTER para consultar si no está registrado.
Nota: Para los códigos se recomienda usar el RIF, del proveedor para
mantener un estándar, sin embargo esto que a criterio del usuario.
170
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Paso N° 3
Por otro lado, debe determinar:
Tipo de Persona: se debe indicar la naturaleza del proveedor entre
las opciones que se muestran en el sistema.
R.I.F.: Ingresamos el Registro Único Fiscal y presionar el botón de F2-
Validar Portal Seniat, para que nos consulte la Razón Social del
proveedor (Es necesario el acceso a internet). En caso contrario debe
ingresar el nombre del proveedor.
Paso N° 4
Además, en la sección de Información puede ingresar:
Tipo de Proveedor: Nacional o Extranjero.
Referencia: este campo es opcional y permite ingresar información
referencial al proveedor.
171
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Por otro lado, debe indicar los datos ubicación del proveedor:
Datos Obligatorios:
Dirección.
Teléfono.
Datos Opcionales:
Correo Electrónico.
Fax.
País, entre otros.
Paso N° 5
Para el caso, de los proveedores que ofrecen crédito se debe definir la
cantidad de días que se mantienen y el límite de los créditos en caso que fuese
necesario como se muestra en la sección de la imagen siguiente.
172
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Paso N° 6
Para completar el formulario, debe presionar F9 Registrar.
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Paso N° 1
Opción de menú: Compras – Orden de Compras
Paso N° 2
En el formulario de Órdenes de Compra, debe seleccionar el proveedor al
cual emitir el documento y presionar el botón F4 Órdenes Manuales. Ver Imagen:
174
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Paso N° 3
Dentro de la ficha, debe indicar los productos que desea solicitar y su
cantidad.
Paso N° 4
Una vez ingresados todos los productos, presiona F9 Registrar para
completar el proceso.
Observación:
Al completar la orden, podrá verificar la misma en la pantalla inicial como se
muestra en la imagen:
175
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Paso N° 1
Opción de menú: Compras – Recepción de Órdenes de Compras
Paso N° 2
Dentro de este módulo, podrá realizar al recepción de la Orden de Compra,
mediante una Nota Entrega o Factura de Compras, presionando la opción que
necesite, como se muestra en la imagen:
176
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Paso N° 3
Caso 1: Al presionar “Recepción”
177
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178
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Paso N° 1
Opción de menú: Compras – Resección de Facturas de Compras
Paso N° 2
Al presionar, “Recepción de Facturas de Compras” nos mostrará un
formulario para agregar la información fundamenta para la compra, entre las
cuales tenemos:
1. Proveedor
2. Número de Factura
3. Número de Control
4. Fecha de Factura (fecha impresa en el documento de compra)
5. Fecha de Registro (corresponde a la fecha en que fue recibida la factura, en
la cual se va a presentar en el libro de compras)
6. Código del Producto Terminado o Servicio.
179
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Paso N° 3
Una vez seleccionado el producto de la compra, presiona ENTER y agrega la
“Cantidad” de la compra como se aprecia en la siguiente imagen, sin embargo
también contamos con:
1. Costo Unitario: este corresponde al costo del articulo por la unidad de
medida configurada (este es tomado de la ficha del producto terminado
o a su vez puede ser agregado por este formulario y actualizarse)
2. Descuento: para este caso el descuento es por cada artículo en
específico.
3. Alícuota: porcentaje de impuesto de la compra de este artículo.
180
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Paso N° 4
Al cargar el detalle del artículo y presionar ENTER para pasar a la siguiente
línea para agregar el siguiente articulo. Ver imagen:
Paso N° 5
Una vez culminado la carga de todos los productos de la compra, nos
dirigimos a la parte inferior del formulario, y presionamos F9 Registrar y
culminamos el proceso de registro de nuestra compra.
181
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Paso N° 6
Luego nos mostrará una pantalla como la que se presenta a continuación:
182
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Caso N° 1:
Presionar el botón de F8 Crédito:
Al presionar el botón F8 Crédito, nos mostrará nos mostrará la siguiente
pantalla:
En este punto, se debe ingresar los días de crédito para esta factura y el
sistema le indicara automáticamente la fecha de vencimiento, y presionamos F9
Aceptar para el registro definitivo de la factura de compras.
183
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Caso N° 2:
Presionar el botón de F9 Desglosar Pago
Al presionar, F9 Desglosar Pago, nos mostrará el siguiente formulario donde
se deberá seleccionar la forma de pago.
184
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Paso N° 1
Opción de menú: Compras – Resección de Facturas de Compras
Paso N° 2
Ingresar la información general de la factura como se indico en la sección
anterior.
Paso N° 3
En la parte central del formulario, ingresar el código del producto y presionar
ENTER, lo cual permitirá verificar si el artículo ya existe en nuestra base de datos,
en caso contrario nos mostrará un nuevo formulario. Ver imagen:
185
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Paso N° 4
En el formulario de Crear Producto, deberá ingresar y tomar en cuenta la
siguiente información:
Información Obligatoria:
A. Nombre: indicar el nombre o descripción del producto terminado.
B. Departamento: Seleccionar el departamento al cual pertenece dicho
producto.
C. Unidad: determinar la unidad de medida que aplicara para este artículo.
D. % I.V.A. Compra y Venta: seleccionar la alícuota de impuesto que aplica
para el producto.
E. Configuración adicional: indicar si el producto utilizara seriales o
decimales en cantidad.
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Información Opcional:
A. Indicar al producto si utiliza: Referencia, Marca y Modelo.
B. Unidad Alterna.
Paso N° 5
Presiona F9 Registrar para continuar con la carga de la compra y registro del
producto.
187
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Paso N° 6
Una vez cargada la información referencial del producto, debe indicar la
cantidad de la compra y el costo unitario, y presionara ENTER hasta pasar a la
siguiente línea y crear un nuevo artículo.
188
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Paso N° 1
Opción de menú: Compras – Resección de Facturas de Gastos
Paso N° 2
Al presionar, “Recepción de Facturas de Gastos” nos mostrará un formulario
para agregar la información fundamenta para la compra, entre las cuales tenemos:
1. Proveedor
2. Número de Factura
3. Número de Control
4. Fecha de Factura (fecha impresa en el documento de compra)
5. Fecha de Registro (corresponde a la fecha en que fue recibida la factura, en
la cual se va a presentar en el libro de compras)
6. Descripción del la Compra.
189
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Paso N° 3
Al cargar el detalle de la compra y presiona ENTER hasta pasar a la
siguiente línea para agregar la siguiente descripción:
Paso N° 4
Una vez culminado la carga de toda la compra, nos dirigimos a la parte
inferior del formulario, y presionamos F9 Registrar:
190
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Paso N° 5
Luego nos mostrará una pantalla como la que se presenta a continuación:
191
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Caso N° 1:
F8 Crédito
Al presionar el botón F8 Crédito, nos mostrará nos mostrará la siguiente
pantalla:
En este punto, se debe ingresar los días de crédito para esta factura y el
sistema le indicara automáticamente la fecha de vencimiento, y presionamos F9
Aceptar para el registro definitivo de la factura de compras.
192
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Caso N° 2:
F9 Desglosar Pago
Al presionar, F9 Desglosar Pago: nos mostrará el siguiente formulario donde
se deberá seleccionar la forma de pago.
193
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Paso N° 1
Dirigirse al módulo de: Compras - Devoluciones de Compras.
Paso N° 2
Una vez seleccionada la opción Devoluciones de Compras, aparecerá una
nueva ventana, donde debe seleccionar el tipo de documento a devolver:
Factura de Compras.
Notas de Entrega.
194
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Paso N° 3:
Seleccionar el documento a procesar por devolución hacer click en los tres
puntos (…) del recuadro Documento o mediante la tecla F12. (Ver imagen)
Paso N° 4
Hacer click en Cargar o mediante la tecla F9.
195
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Paso N° 5
Ingresar los siguientes datos en la ventana Devolución de Compra:
Número de control de la factura.
Fecha de la devolución.
Número de la nota de crédito emitida por el proveedor.
Seleccionar los productos y cantidades a devolver.
Una vez ingresado los datos anteriores Registrar.
196
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Paso N° 6:
En la ventana Totalizar Devolución realizar lo siguiente:
197
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Observaciones:
1. Para procesar una devolución de compra es necesario tener la nota de
crédito emitida por el proveedor.
2. Al procesar una devolución de compra será reflejada en el Libro de
Compras según Art. 75.
198
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CAPÍTULO VII
Paso N° 1
Opción de menú: Cuentas x Pagar – Cuentas por Pagar:
Paso N° 2
Se debe seleccionar el proveedor quien posee la factura(s) a crédito, para
realizar este proceso escribimos el código de dicho proveedor en el recuadro rojo
como se muestra en la imagen y presionamos ENTER, o presionamos los tres
puntos (…) y podremos realizar la búsqueda por: Nombre, Código o Persona
Contacto.
199
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Paso N° 3
Para comenzar el proceso de registro del pago, presionamos el botón F1-
Pago:
200
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Paso N° 4
En la pantalla de “Pagos” podremos apreciar la fecha de registro del pago,
además un botón “F11 – Seleccionar” donde podremos seleccionar la(s) factura(s)
a cancelar.
Presionamos el botón F11 – Seleccionar:
Paso N° 5
Dentro del nuevo formulario, podremos apreciar:
A- Lista de facturas que pendientes por pagar un monto total o aplicar.
B- Botones de operaciones para registrar Retenciones, descuentos y pagos
(Accesos Rápidos, recuadro rojo B).
201
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Paso N° 6
Una vez presionada la factura a la cual se le asignara el pago, nos mostrará
el siguiente formulario:
202
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Paso N° 6.1
Registrar Descuentos por pronto pago:
Ingresa el monto del descuento ó porcentaje y presionamos el botón “F7 -
NCR”, como se muestra en la imagen:
203
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204
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Paso N° 6.2
Emitir Retenciones de I.S.L.R.:
Presionamos el botón “F5 Editar”, como se muestra en la imagen:
205
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Paso N° 6.3
Emitir Registro de Retenciones de I.V.A.:
Presionamos el botón “F4 Editar”, como se muestra en la imagen:
206
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Paso N° 7
Presiona “F9 Registrar” en las tres (3) formularios siguientes, una vez
ingresada y verificada la información de:
- Monto del Pago.
- Descuento aplicados (Opcional).
- Retenciones generadas (I.V.A. e I.S.L.R.)
1 2
207
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Paso N° 8
Posteriormente, en el formulario de “Totalizar” se podrá indicar la forma de
pago con la cual se cancelara la factura.
Para seleccionar la forma de pago, solo se deberá hacer Click sobre
cualquiera de las alternativas y presionar ENTER.
Nota: cabe destacar, que se puede usar más de una forma de pago para una
factura, por ejemplo: si del total de la venta se desea cancelar un monto en
efectivo y otro en tarjeta de débito, se debe escribir el monto a cancelar en efectivo
y presionamos ENTER, para luego ir a la otra forma de pago seleccionada. Esto
se puede usar en todas las formas de pagos que nos muestra el sistema.
208
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Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F2 – Nota de
Crédito (ver Imagen):
Paso N° 2
Dentro del formulario que se muestra, debe cargar la siguiente información:
a. Datos de la Nota de Crédito, como Fecha de Emisión, Fecha de Registro,
N° de Nota de Crédito o Documento y Número de Control.
b. Factura Relacionada: debe seleccionar la factura a la cual pertenece esta
Nota de Crédito.
209
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Paso N° 3
Posteriormente, se debe ingresar el monto de la Nota de Crédito sin
impuesto, en la fila que corresponda.
Paso N° 4
Presiona F9 – Registrar para completar la transacción.
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Observación:
Cargar Retención de I.V.A. en la Nota de Crédito: por medio de esta
alternativa podrá generar la retención de impuesto de valor agregado para la Nota
de Crédito en caso que fuese necesaria. (Paso opcional, solo para Contribuyentes
Especiales en el que se necesite emitir un comprobante de retención único para la
Nota de Crédito).
211
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Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F3 – Nota de
Débito (ver Imagen):
Paso N° 2
Dentro del formulario que se muestra, debe cargar la siguiente información:
a. Datos de la Nota de débito, como Fecha de Emisión, Fecha de Registro,
N° de Nota de Crédito o Documento y Número de Control.
b. Factura Relacionada: debe seleccionar la factura a la cual pertenece esta
Nota de Débito.
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Paso N° 3
Posteriormente, se debe ingresar el monto de la Nota de Débito sin
impuesto, en la fila que corresponda.
Paso N° 4
Presiona F9 – Registrar para completar la transacción.
213
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Observación:
Cargar Retención de I.V.A. en la Nota de Débito: por medio de esta
alternativa podrá generar la retención de impuesto de valor agregado para la Nota
de Débito en caso que fuese necesaria. (Paso opcional, solo para Contribuyentes
Especiales en el que se necesite emitir un comprobante de retención único para la
Nota de Débito).
214
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Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F4 – Anticipos
(ver Imagen):
Paso N° 2
En el formulario que siguiente debe ingresar:
Fecha: indicar la fecha en que se recibió el adelanto.
Concepto: descripción del motivo del anticipo.
Monto: total del adelanto percibido.
215
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Paso N° 3
Por último, debe ingresar la forma de pago que uso para realizar el adelanto,
de este modo solo seleccionamos la forma de pago entre las alternativas y
presionamos F9 Aceptar para emitir el Anticipo.
216
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Paso N° 1
Seleccionar en el módulo de Cuentas por Cobrar, la opción de F5 – Cheques
Devueltos (ver Imagen):
Paso N° 2
Dentro del la ficha de devolución de cheques, debe tomar en cuenta:
a. Concepto: Motivo de la devolución.
b. Fecha de Cheque.
c. Banco: Entidad Bancaria en la que fue emitido.
d. Monto: valor del cheque devuelto.
217
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Dentro de los reportes que podemos consultar una vez registrada una de
factura a crédito, pagos y abonos, se encuentran los siguientes:
218
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CAPÍTULO VIII
Bancos
Paso N° 2:
Al seleccionar la opción Bancos le aparecerá el siguiente formulario:
219
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Paso N° 3:
Al hacer doble click sobre cualquiera de estos, podrá verificar la
configuración que este posee y si es necesario editarla y adaptarla a sus
necesidades.
220
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Paso N° 1:
Opción de menú: Bancos – Bancos
221
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Paso N° 2:
Al seleccionar la opción Bancos le aparecerá el siguiente formulario, en el
cual debe ingresar:
- Código: ingresar el valor único para la entidad financiera y presiona
ENTER.
- Nombre: Nombre del banco.
Observaciones:
- Si posee más de una cuenta de un mismo banco no es necesario crear dos
veces en este formulario ya que el sistema permite registrar los números de
cuenta de forma separada.
222
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223
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que puede ser un número, una letra o una combinación de ambos, a cada cuenta.
Como por ejemplo:
Antes de continuar hay que tener presente la diferencia entre una cuenta de
movimiento y una cuenta de grupo, donde una cuenta de grupo se utiliza con fines
informativos, es decir es una cuenta que contiene un conjunto de sub-cuentas
además, de no presentar movimientos. A diferencia de la cuenta de movimientos,
que como su nombre lo indica es una cuenta donde estarán registrándose los
movimientos de las transacciones creadas en el sistema.
224
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Paso N° 1:
Selecciona la opción de menú: Banco - Cuentas Contables
Paso N° 2:
Dentro del formulario, debe ingresar el código de la primera cuenta que
queremos crear, para ello primero debe seguir un orden específico; ya que primero
debe crear la cuenta de grupo para luego crear las cuentas de movimiento.
Paso N° 3:
Para finalizar, debe presionar F9 Registrar para guardar la cuenta y pasar a
la siguiente cuenta.
225
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Para continuar con el registro de las cuentas, en este caso de segundo nivel,
en el cual debe indicar el código de la nueva cuenta. Cabe destacar, que el código
de la nueva cuenta debe contener el primer dígito de la cuenta de grupo a la cual
pertenece, así como su nombre y tipo de cuenta (Grupo ó Movimiento) por
ejemplo:
1 – 1: Activos Circulantes.
Nota: no es obligatorio crear una cuenta de Grupo para poder crear una
cuenta de movimiento, ya que podríamos crear banco con el primer código, sin
embargo es recomendable crearlas para una mejor organización de nuestra
información contable.
Observaciones:
- En la ventana “Cuentas Contables” muestra en la parte superior izquierda
el último código registrado.
- Para las opciones “Usa Terceros” y “Usa Centros de Costo” se debe
adquirir el programa Valery Contabilidad.
- Una vez que se hayan realizado transacciones con la cuenta creada, no
será posible eliminarla, solo podrá ser editadas.
226
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Paso N° 1:
Nos dirigimos a la opción cuentas bancarias
Paso N° 2:
Comienza ingresando los datos de número de cuenta y presiona ENTER,
luego selecciona la entidad bancaria correspondiente a nuestra cuenta de la lista
haciendo click en los tres puntos (…).
227
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Paso N° 3:
Posteriormente debe ingresar los datos informativos de “Cuenta Bancaria”
donde solo es obligatorio el campo de Descripción.
Paso N° 4:
Luego debe seleccionar la cuenta contable que estará ligada a este número
de cuenta, en este caso utilizaremos la creada en la sección anterior haciendo
click en los tres puntos (…):
Paso N° 5:
Además, puede seleccionar el formato de impresión para cheques y el
próximo número de cheque a imprimir.
228
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Paso N° 6:
Por finalizar, debe ingresar los saldos de nuestra cuenta, colocamos el Saldo
Inicial correspondiente al mes con el que va a comenzar a usar el sistema, así
como también saldo del último mes conciliado tomando en cuenta la fecha del
“Próximo Período de Conciliación”
Paso N° 7:
Por último selecciona F9 Registrar y para el registro de nuestra cuenta.
Nota: una vez que se hayan realizado transacciones con el banco creado, no
será posible eliminarlo.
229
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Paso N° 1:
Nos dirigimos a la opción Beneficiarios.
Paso N° 2:
Realizamos los registros pertinentes dentro del formulario, colocando el
código, además de su Nombre y colocamos el RIF o el NIT dependiendo del caso
y seleccionamos “F9 Registrar”
Nota:
Se recomienda que el código sea el mismo número de RIF.
Una vez que se hayan realizado transacciones con el beneficiario creado, no
será posible eliminarlo, solo modificarlo.
230
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Paso N° 1:
Nos dirigimos a la opción Bancos - Movimientos Bancarios.
Paso N° 2:
Una vez que se abre la ventana de consulta de las cuentas bancarias solo
debemos hacer click en los tres puntos (…) y seleccionar la cuenta que deseamos
verificar.
231
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232
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233
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Nota: Cada botón tiene una tecla asignada para acceder de forma rápida,
por ejemplo F2 para iniciar un Cheque.
234
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Paso N°1
Accedemos haciendo click sobre el botón “F2 – Cheques” o bien usamos la
tecla F2:
235
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Paso N° 2
Procedemos a llenar los datos para el desglose del cheque:
Número: Esta opción automáticamente colocará el próximo número de
cheque a emitir, basado en la información registrada previamente al crear
nuestra cuenta bancaria, bien sea el caso registraremos el número
correspondiente.
Monto: colocaremos en números el monto por el cual hemos emitido el
cheque.
Páguese a la orden de: En este campo colocaremos a nombre de quien
está el cheque, podemos escribirlo o seleccionar del browser (…) donde
podremos elegir entre nuestro listado de Beneficiarios.
La Cantidad de: Este campo se autocompleta automáticamente luego de
haber colocado en monto en números.
Fecha: Aquí registraremos la fecha en la que fue emitido el cheque
Fecha de registro: En este renglón registraremos la fecha de inclusión de
este cheque en el sistema.
Descripción: aquí se registrarán tanto una descripción del motivo por la que
se está emitiendo el cheque.
Comentarios: Observación adicional para completar alguna referencia del
cheque (opcional).
236
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Paso N° 3
Registramos el desglose del cheque, donde vamos a registrar las cuentas
contables que afectan el cheque emitido, de forma automática la primera fila
tendrá el registro de la cuenta de banco, descripción y monto correspondiente,
luego debemos ingresar la contrapartida para el registro de esta transacción.
Paso N° 4
Para finalizar seleccionamos F9 – Registrar.
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Paso N° 1
Accedemos haciendo click en la opción F3 – Depósitos, también usando la
tecla F3.
Paso N° 2
Ingresar los datos correspondientes al depósito:
Fecha: se registrará la fecha en la que fue realizado el depósito.
Número: colocamos el número de comprobante de depósito.
Descripción: Damos una breve descripción del motivo del depósito.
238
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Paso N° 3
Registramos las cuentas contables a afectar por el depósito.
Para completar el asiento de registro, primero hacemos click debajo de la
cuenta contable de banco y procedemos colocar la cuenta, también puede hacer
click en el browser (…) y se abrirá la ventana de cuentas contables, de la cual
podrá elegir la indicada, y presionamos ENTER, este proceso lo debe repetir con
el numero de asiento necesarios para justificar el movimiento de dinero.
239
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Paso N° 4
Para finalizar seleccionamos F9 – Registrar
240
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Paso N° 1
Hacemos click en la opción F4 – Nota de Débito:
Paso N° 2
Procedemos a cargar los datos correspondientes:
Fecha: Registraremos la fecha en que se efectuó la Nota de Débito.
Número: Registraremos el número de documento correspondiente.
Monto: El monto de la nota de débito.
241
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Paso N° 3
Registramos las cuentas contables a afectar por el débito:
Para completar el asiento de registro, primero hacemos click debajo de la
cuenta contable de banco y procedemos colocar la cuenta, también puede hacer
click en el browser (…) y se abrirá la ventana de cuentas contables, de la cual
podrá elegir la indicada, y presionamos ENTER, este proceso lo debe repetir con
el numero de asiento necesarios para justificar el movimiento de dinero.
Paso N° 4
Para finalizar seleccionamos F9 – Registrar
242
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Paso N° 1
Empezamos seleccionando la opción F5 - Nota de Crédito o bien
presionamos la tecla F5:
Paso N° 2
Registramos los campos correspondientes:
Fecha: Registraremos la fecha en que se efectuó la Nota de Crédito.
Número: Registraremos el número de documento correspondiente
Monto: El monto de la Nota de Crédito.
243
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Paso N° 3
Registramos las cuentas contables a afectar por el Crédito.
Para completar el asiento de registro, primero hacemos click debajo de la
cuenta contable de banco y procedemos colocar la cuenta, también puede hacer
click en el browser (…) y se abrirá la ventana de cuentas contables, de la cual
podrá elegir la indicada, y presionamos ENTER, este proceso lo debe repetir con
el numero de asiento necesarios para justificar el movimiento de dinero.
Paso N° 4
Para finalizar seleccionamos F9 – Registrar
244
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Paso N° 1
Hacer click sobre “Recibir Transferencia”
245
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Paso N°2
Realizamos los datos correspondientes:
246
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Paso N° 3
Registramos las cuentas contables a afectar por la Transferencia.
Paso N° 4
Para finalizar seleccionamos F9 – Registrar.
247
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Paso N° 1
Hacer click sobre la opción “Hacer Transferencia
Paso N° 2
Registramos los datos correspondientes:
Fecha: Registraremos la fecha en que se efectuó la transferencia
Número: Registraremos el número de documento correspondiente
248
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Paso N° 3
Registramos las cuentas contables a afectar por la Transferencia.
249
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Paso N° 4
Para finalizar seleccionamos F9 – Registrar
Paso N° 1
Hacemos click sobre la opción “Hacer Transferencia a Otros Bancos”
250
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Paso N° 2
Procedemos a registrar los datos correspondientes:
Fecha: Registraremos la fecha en que se efectuó la transferencia.
Número: Registraremos el número de documento correspondiente.
A la Cuenta: Ingresamos la cuenta la que haremos la transferencia, o bien
podemos hacer click en el browser (…) y seleccionar entre las cuentas que
tenemos registradas.
Descripción: Damos una breve descripción del motivo de la transferencia.
Transferencias del mismo banco: Colocamos el monto y la fecha en que
se hará efectivo el pago.
Transferencias de otro banco: Colocamos el monto y la fecha en que se
hará efectivo el pago.
Comentarios: en este renglón colocamos información adicional además de
la descripción, si desea imprimir un comprobante de esta transacción active
la opción Imprimir Comprobante.
251
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Paso N° 3
Registramos las cuentas contables a afectar por la Transferencia.
Paso N° 4
Para finalizar seleccionamos F9 – Registrar.
252
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Paso N° 1
Hacer click en la opción F7 - Orden de Pago:
Paso N° 2
En la parte superior de la pantalla posee dos métodos de filtrar los datos, que
muestra las órdenes de pago pendiente por generar el cheque:
253
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Paso N° 3
Seleccionamos la orden de pago que deseamos cancelar, y luego
presionamos el botón F7 Emitir Cheque:
De esta forma, se mostrar una ventana para el desglose de los datos del
cheque:
254
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Paso N° 4
Al igual que en la opción Cheques anteriormente descrita, procederemos a
llenar los datos para registrar el movimiento, en este caso ya estarán pre cargados
los datos del beneficiario, por ello en la primera sección de la ventana solo será
necesario indicar si desea imprimir “Comprobante” o “No endosable” y algún
Comentario que desee agregar, posteriormente ingresamos la cuentas contables
correspondiente para poder registrar el pago.
Paso N° 5
Para finalizar seleccionamos F9 – Registrar.
255
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Paso N° 1
Hacemos click en la opción “CxP”:
Paso N° 2
Para empezar seleccionamos el proveedor a quien desea emitir el pago de
una factura registrada a crédito, ingresando el código del mismo o presionando los
tres puntos (…) y seleccionamos el proveedor con quien tenemos la cuenta por
pagar.
256
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Paso N° 3
Seleccionamos la fecha de pago, y posteriormente presionamos el botón
“F11 – Seleccionar” para seleccionar la (s) facturas que vamos a cancelar.
Paso N° 4
Dentro del nuevo formulario, podremos apreciar:
A- Lista de facturas que pendientes por pagar un monto total o aplicar.
B- Botones de operaciones para registrar Retenciones, descuentos y pagos
(Accesos Rápidos, recuadro rojo B).
257
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Paso N° 5
Una vez presionada la factura a la cual se le asignara el pago, nos mostrará
el siguiente formulario:
258
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Paso N° 6
Presiona “F9 Registrar” en las tres (3) formularios siguientes, una vez
ingresada y verificada la información de:
- Monto del Pago.
- Descuento aplicados (Opcional).
- Retenciones generadas (I.V.A. e I.S.L.R.)
1 2
259
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Paso N° 7
Posteriormente, en el formulario de “Totalizar” se podrá indicar la forma de
pago con la cual se cancelara la factura.
Para seleccionar la forma de pago, solo se deberá hacer Click sobre
cualquiera de las alternativas Cheque o mediante transferencia bancaria y
presionar ENTER. No es obligatorio utilizar solo una de las opciones, ya que
puede cancelar una parte en cheque y la otra por transferencia.
Paso N° 8
Para finalizar presiona el botón F9 Aceptar para generar el pago.
260
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Paso N° 1
Seleccionamos el registro que deseamos eliminar
Paso N° 2
Presiona el botón F6 Eliminar.
261
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Paso N° 1
Seleccionamos el registro que deseamos modificar y posteriormente la
opción “Detalles”:
262
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Paso N° 2
Se mostrará una ventana de desglose desde la cual podremos realizar los
ajustes necesarios:
263
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Un primer grupo, las cuales nos permiten ver o imprimir el comprobante del
documento seleccionado en la pantalla principal.
Un Segundo grupo, con las siguientes opciones:
Actualizar diferidos: en esta opción se actualizará los débitos o
créditos diferidos en nuestra pantalla de desglose, y actualización de los
saldos.
Reversar conciliación: al seleccionar esta opción reversar la última
conciliación realizada.
Recalcular saldo: nos permitirá actualizar el cuadro de Saldo según
libros, luego de haber realizado algún ajuste o cambio dentro de la
pantalla de desglose.
Un tercer grupo con la opción de Anular Cheque, que nos permitirá reversar el
cheque que tengamos seleccionado, esta opción estará activa únicamente si
tenemos seleccionado un cheque.
Un cuarto grupo con la opción Pre-Cierre, esto nos permite pasar al realizar los
registros del mes siguiente sin haber realizado la conciliación del mes actual,
para no detener los registros de sus cuentas conforme al paso del tiempo, es
264
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Nota: Para cambiar entre los periodos activos utilice el botón Trabajar con el Pre-
Cierre.
.
265
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Paso N° 1
Seleccionar los movimientos que hayan sido verificados en el estado de
cuenta utilizando el botón de Conciliar sobre cada registro:
Paso N° 2
Luego de haber revisado y tildado todos los registros del mes a conciliar en
nuestra pantalla de desglose seleccionamos la opción Conciliación.
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Paso N° 3
Luego colocaremos el saldo según el estado de cuenta bancario en el campo
Saldo según estado de Cuenta del Banco, como se muestra en la imagen:
268
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269
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Paso N° 1
Seleccionar la opción de menú: Bancos - Depositar Ventas y Cobros:
Paso N° 2
Dentro del formulario de Registro de Depósitos, nos mostrará las movimientos
pendientes por ingresar al banco, los cuales se mostrarán en dos pestañas (una
con el Efectivo y Cheques, y otra con Depósitos y Transferencias), como se
aprecia en la siguiente imagen:
270
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Paso N° 3
3.1. Depositar Efectivo y Cheques:
Para llevar a cabo este proceso, debe ingresar el “Número de Depósito” que
se realizo en nuestra cuenta bancaria.
271
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Paso N° 4
Luego debe seleccionar las operaciones correspondientes al depósito que
hemos realizado, como se aprecia en la imagen:
Paso N° 5
Luego nos aparecerá una nueva ventana donde estará ya pre-configurado el
asiento contable correspondiente al movimiento que estamos registrando
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273
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CAPÍTULO IX
Nómina
Modulo de Nómina
Para llevar a cabo, la generación de los recibos en el cálculo de Nómina de
debe conocer lo que es un recibo de pagos.
Nota: un recibo de pago, es una constancia que sirve para certificar que se
ha pagado por un servicio.
Recibo de pago
“Artículo 106. El patrono o patrona otorgará un recibo de pago a
los trabajadores y trabajadoras, cada vez que pague las
remuneraciones y beneficios indicando el monto del salario y,
detalladamente, lo correspondiente a comisiones, primas,
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Por otro lado, debemos conocer las partes que conforman un recibo de pago:
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Sueldo Diario.
Sueldo.
Sueldo.
Seguro social Obligatorio.
Paro Forzoso.
Fondo de Ahorro Obligatorio para la vivienda.
Comisiones.
Días no trabajados, entre otros.
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particular, como por ejemplo Bono Alimenticio ó Días Feriados Trabajados, donde
se debe definir el número de días que aplican en ese momento en particular.
Concepto Fijo: corresponde a los conceptos programados sobre el sistema
mediante una fórmula definida la cual será aplicada al trabajador por cada cálculo
de nómina, como por ejemplo Seguro social Obligatorio.
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Paso N° 1
El primer paso a realizar, en la configuración de la Nómina es seleccionar el
tipo de nómina con el que se va a trabajar, para lo cual debe dirigirse a la opción
de menú: Nómina –> Seleccionar Tipo de Nómina. (Ver imagen):
Paso N° 2
Al hacer click, en esta opción “Seleccionar Tipo de Nómina” saldrá una
ventana en la cual debe seleccionar la nómina a utilizar, y presionar F9 Aceptar.
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Paso N° 1
Dentro del módulo de nómina, en la opción de menú: Nómina -> Ingreso
Trabajadores, encontrara dos opciones para realizar la carga de los trabajadores,
(Ingreso Rápido de Trabajadores e Ingreso de Trabajadores), como se muestra en
la imagen siguiente:
Nota: La diferencia que existe entre los dos métodos para el ingreso del
trabajador, viene ligado a la cantidad de información que se puede ingresar de
dicho trabajador durante su registro (datos del empleado).
Por ejemplo:
- En el método “Ingreso Rápido de Trabajadores”, solo se puede ingresar
los datos fiscales de la persona, sueldo, cargo, fecha de ingreso y tipo
de prestaciones; por otro lado en el caso de “Ingreso de Trabajadores”,
se podrá ingresar una mayor cantidad de información asociada a dicho
trabajador.
- Por lo cual, para efectos de manual se tomara como referencia el
registro del empleado mediante la opción de “Ingreso de Trabajadores”.
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Paso N° 2
Dentro de este formulario “Ingreso de Trabajadores”, debe colocar el código
del trabajador (se recomienda usar su número de cedula de identidad ó RIF), y
presiona ENTER, además se debe cargar todos los datos del trabajador
(Nombres, Apellidos, Cedula de identidad, entre otros):
281
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Paso N° 3
Adicionalmente, debe ingresar los datos del contrato (Fecha de ingreso,
Sueldo, Cargo, entre otros), como se muestra en la siguiente imagen:
282
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Paso N° 4
Se debe verificar la siguiente pestaña de “Conceptos”, la cual nos muestra
los conceptos de: Asignaciones, Deducciones y Patronales, como se muestran en
el siguiente gráfico:
Nota: En este punto, solo deberá destildar o tildar los conceptos que aplican
para el trabajador en específico. Además, los conceptos son seleccionados para
cada trabajador en específico.
Paso N° 5
De igual forma, en la pestaña siguiente “Constante” debe colocar los días de
pago de utilidades, como se muestra a continuación:
283
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Paso N° 6
Presione “F9 Registrar”, para finalizar la operación y guardar el trabajador.
Observaciones:
1- Para poder eliminar un trabajador se debe escribir su número su código
(cedula de identidad ó RIF) y presionar ENTER para que se muestren
todos sus datos, y presionamos el botón F6 Eliminar:
284
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Paso N° 1:
Seleccionar la opción de menú: Nómina - Inicio - Cargos.
En este formulario, que nos mostrará debe ingresar el código del cargo así
como la descripción del mismo y se procede a presionar F9 Registrar para
completar el proceso.
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Paso N° 1:
Dirigirse a la opción de menú de conceptos en: Nómina - Conceptos:
286
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Notas:
a. Se recomienda que si desea aplicar un concepto el cual es variante para
cada cálculo de nómina, tildar la opción de “¿Usa en hoja de control?”.
b. Si es necesario que dicho concepto se muestre en el recibo de pago,
seleccionar la opción de “Se imprime en detalle”.
c. Además, puede tildar las opciones a las que aplica este concepto, como
por ejemplo: Vacaciones, utilidades, Liquidación, entre otros.
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1- Se ingresa el código del concepto y la descripción del mismo, debe ser una
descripción que indique la función que hace este concepto:
291
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Notas:
a. Si es necesario que dicho concepto se muestre en el recibo de pago,
seleccionar la opción de “Se imprime en detalle”.
b. Además, puede tildar las opciones a las que aplica este concepto, como
por ejemplo: Vacaciones, utilidades, Liquidación, entre otros.
7- Presionamos F9 Registrar.
293
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294
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Paso N° 2
Le proporcionamos un código y presionamos ENTER, de esta forma
podremos apreciar el período al que corresponde dicha hoja de tiempo o control; y
se cargan todos los trabajadores automáticamente registrados en ese tipo de
nómina:
295
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Paso N° 3
Posteriormente, se debe agregar las cantidades a los conceptos (horas, días
o motos); Este proceso se efectúa por trabajador, por ejemplo: Horas Extras
diurnas y Días no trabajados, como lo muestra la imagen:
Paso N° 4
Presiona F9 Registrar para guardar la hoja de control con las modificaciones
aplicadas.
296
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Paso N° 1
Una vez creada la Hoja de Control se debe realizar el cálculo de Nómina,
para lo cual nos dirigimos a: Nómina – Cálculo de Nómina.
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Paso N° 2
Se debe seleccionar la hoja de control que se haya creado para el rango de
la fecha de la nómina a calcular e indicar la fecha de pago.
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Paso N° 3
Posteriormente, presionamos el botón “F7 - Calcular Prenómina”,
adicionalmente presionamos “YES” en la pantalla siguiente. (Ver Imágenes
siguientes):
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Paso N° 4
Una vez generada la Prenómina, como se aprecia en la imagen. El proceso
siguiente es imprimir la misma para su validación (opcional) en el botón de “F8
Imprimir” o cerrar el proceso para culminar la transacción en F9 Cerrar Nómina”.
Observaciones:
- Al Imprimir solo la Prenómina, usted podrá realizar cualquier cambio y
realizar la prenómina el número de veces necesarias para obtener el
resultado esperado.
- Al cerrar la nómina, este es un proceso irreversible, el cual guardara los
saldos mostrados al historial del empleado.
300
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Paso N° 5
Presionamos el botón “F9 Cerrar Nómina”, para culminar la operación, sin
embargo se mostrará un mensaje de confirmación al cual debemos presionar
“YES”.
301
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Paso N° 1
Una vez creado el trabajador, es necesario agregar el historial de salarios
anteriores al uso del sistema Valery. Para llevar a cabo, este método
seleccionamos la opción de menú: Nómina – Nómina Histórica - Historial de
Asignaciones y Deducciones por Trabajador:
Paso N° 2
Se mostrará un formulario donde tenemos que seleccionar al trabajador que le
vamos a ingresar el histórico de su nómina y además, colocar el año que vamos a
registrar.
302
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Paso N° 3
El paso siguiente, es escribir el sueldo del empleado correspondiente a cada
mes, en este caso será desde Enero del 2012 (Fecha de ingreso del empleado de
este ejemplo) hasta Diciembre del 2012, hasta llegar a la fecha en la que
comenzaremos a calcular las nóminas de este trabajador con el sistema Valery.
Nota: Esto se debe realizar con todos los años que tenga el empleado
trabajando con la empresa. Es importante debido a que estos datos ingresados el
sistema Valery los toma en cuenta para el cálculo de las prestaciones sociales.
Paso N° 4
Cuando estemos seguros que ya registramos el histórico completo hacemos
click en la opción “F9 Cerrar Nómina” para guardar los datos ingresados.
303
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Paso N° 1
Dentro del módulo de nómina, en la opción de menú: Nómina - Préstamos,
como se muestra en la imagen siguiente:
Paso N° 2
En el formulario siguiente, debe seleccionar el trabajador al cual se le va a
realizar el préstamo:
304
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Paso N° 3
Ingresamos los datos para el préstamo:
1- Descripción: se debe agregar un detalle del motivo del préstamo, el cual
saldrá impreso en el recibo.
2- Fecha de Aprobación.
3- Monto del Préstamo.
4- Número de Cotas: representas el número de cuotas o deducciones en la
que el empleado va a cancelar dicho préstamo.
5- Fecha de 1ra Cuota: indica la fecha a partir de la cual se comenzara a
deducir el préstamo.
Paso N° 4
Presiona “Registrar” para completar el proceso
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CAPÍTULO X
Sucursales
Este capítulo, tiene como objetivo facilitar el trabajo para aquellas empresas
que posee sucursales, por medio de una herramienta que facilite la actualización
de precios de inventario de forma automática.
Este proceso permite, que los usuarios puedan ahorrar trabajo y tiempo
valioso en la ejecución de este proceso, el cual a partir de la generación de un
archivo plano “XML”, que puede ser enviado a cada sucursal para que esta pueda
ejecutarlo y pueda actualizar de forma automática, rápida y practica la lista de
precios de los productos ya existentes y crear aquellos artículos que no se
encuentren en la base de datos de inventario.
Paso N° 1
Seleccionar la opción de menú: Sucursales – Generar Actualización de
Productos:
309
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Paso N° 2
En el formulario de: Exportar Productos, puede tomar en cuenta que para
exportar los productos que desea actualizar de los inventarios de las sucursales,
puede realizarlos por categorías:
1- Dptos: se refiere a si desea realizar la actualización en base a los
departamentos que especifique.
2- Proveedor: indicar al sistema que dicha actualización se realizara en
base a un proveedor específico.
3- Productos: hace referencia que se indicara el rango de los artículos a los
cuales se le realizara la actualización en las sucursales.
Dentro del formulario, también puede observar en la sección central con los
óvalos azules la lista de los productos creados en inventario en sus tres (3)
categorías.
Una vez realizada la selección de los productos, presiona “Aplicar” para
continuar la transacción.
310
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Paso N° 3
En la pestaña siguiente, podrá verificar la ruta donde se guardara el archivo
de actualización como se muestra en la imagen (Flecha), esta ruta puede ser
modificada si lo necesita por medio del botón de tres puntos (…) que se encuentra
en el campo.
Observaciones:
- En el paso anterior (Paso N° 3) puede enviar automáticamente por correo el
archivo de actualización si lo desea, presionando la opción de Enviar
también por correo electrónico e indicar el destinatario.
- Dentro de la carpeta que selecciono para guardar la actualización de
inventario encontrara dos archivos de los cuales tomara en cuenta para
enviar a las sucursales el archivo que esta comprimido o .zip:
311
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Paso N° 1
Seleccionar la opción de menú: Sucursales – Recibir Actualización de
Productos:
Paso N° 2
En el formulario de: Actualización de Productos, debe buscar al archivo
recibido para la actualización, para esto debe presionar el botón de F5 – Importar,
y ubicar el archivo comprimido (.ZIP) y seleccionarlo, como se muestra en la
imagen:
312
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Paso N° 3
Una vez seleccionado al archivo de actualización podrá observar en el
formulario la lista de los productos que serán editados en su base de datos de
inventario.
Nota: una vez realizado el proceso, debe verificar un par de productos para
garantizar que realizo los pasos de forma adecuada.
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CAPÍTULO XI
Reportes
1. Clientes
En este modulo, podremos consultar la información de clientes registrados
en el sistema, donde podremos encontrar desde datos comerciales, por ventas,
zonas, grupos, entre otros.
Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Clientes:
Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):
314
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2. Proveedores
En este modulo, podremos consultar la información de Proveedores
registrados en el sistema, donde podremos encontrar desde datos comerciales,
entre otros.
Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Proveedores:
Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):
315
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3. Productos
En este modulo, podremos consultar la información de Productos registrados
en el sistema.
Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):
316
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4. Ventas
En este modulo, podremos consultar la información de Ventas emitidas en el
sistema.
Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):
317
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5. Impresora Fiscal
En este modulo, podremos emitir los reportes de Impresora Fiscal de ventas
emitidas en el sistema.
Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):
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6. Vendedores
En este modulo, podremos consultar la información de Vendedores y
transacciones registradas en el sistema.
Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):
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7. Servidores
En este modulo, podremos consultar la información de Servidores y
transacciones registradas en el sistema.
Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):
320
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8. Compras
En este modulo, podremos consultar la información de Compras registradas
en el sistema.
Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Compras:
Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):
Entre los reportes que puede consultar para el análisis de las compras,
puede considerar:
321
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9. Nómina
En este modulo, podremos consultar la información de las Nóminas
Calculadas en el sistema.
Dirigirnos a la opción de menú: Reportes – Nómina:
Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):
322
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Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):
Entre los reportes a consultar puede encontrar los libros de I.V.A. de las
ventas y compras realizadas y los cuales son exigidos por el Seniat.
1. Libro de Ventas según artículo 76 del Reglamento de IVA.
2. Libro de Ventas según artículo 76 y 77 del Reglamento de IVA.
3. Libro de Venta IVA Resumido.
4. Resumen mensual de IVA (Contribuyentes Ordinarios y Formales).
5. Libro de Ventas (IVA) Impresora Fiscal.
6. Libro de Compras según artículo 75 del Reglamento de IVA.
323
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325
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12. Bancos
En este modulo, podremos consultar la información de los Movimientos
Bancarios registrados en el sistema.
Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):
326
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13. Listados
En este modulo, podremos consultar la información gerencial de todas las
transacciones registradas en el sistema.
Entre los reportes que se pueden consultar encontramos los siguientes (ver
imagen):
327
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CAPÍTULO XII
Reimprimir
1. Ventas
Presupuestos de Ventas
Notas de Entrega de Ventas
Facturas de Ventas
Devoluciones de Ventas
Comprobantes de Ingresos de Caja
Comprobantes de Egresos de Caja
Entre otros
2. Clientes
Comprobantes de Nota de Débito de Clientes
Comprobantes de Nota de Crédito de Clientes
Comprobantes de Pagos de Clientes
Comprobantes de Anticipos a Clientes
Entre otros
328
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3. Compras
Orden de Compra
Notas de Entrega de Compras
Factura de Compras
Devoluciones de Compras
Comprobantes de Retención de I.V.A. a Proveedores
Comprobantes de Retención de I.S.L.R. a Proveedores
4. Proveedor
Comprobantes de Nota de Débito de Proveedores
Comprobantes de Nota de Crédito de Proveedores
Comprobantes de Pagos a Proveedores
Comprobantes de Cheques Devueltos a Proveedores
Comprobantes de Anticipos a Proveedores
5. Inventario
Cargas de Inventario
Descargas de Inventario
Ajustes de Inventario
Traslados de Inventario
6. Nómina
Recibo de Pago de Nómina
Recibo de Pago de Utilidades
Recibo de Pago de Vacaciones
Recibo de Pago de Liquidación
Entres otros.
7. Bancos
Conciliación Bancaria
329
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CAPÍTULO XIII
Utilidades
Paso N° 1
Seleccionar la opción de menú: Utilidades – Respaldo – Respaldo de Datos:
Paso N° 2
Dentro del formulario, podrá observar la ruta donde se guarda el respaldo de
su sistema (Esta no puede ser modificada por este modulo), posteriormente
deberá presionar el botón Hacer Respaldo. Ver Imagen:
330
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Una vez presionado el botón debe esperar unos minutos hasta completar el
proceso de respaldo, una vez culminada la operación el sistema le indicara
mostrando un mensaje como el siguiente:
Observación:
Luego dentro del directorio de Valery ubique una carpeta llamada
"respaldos", en ella habrá dos (2) archivos uno que termina con la extensión .GDK
y otro con extensión .ZIP. (Por cada vez que presiona el botón de hacer respaldo
se crearan dos nuevos archivos con las mismas características). Por lo cual, si
posee más de un archivo .ZIP en la carpeta de "respaldos" para ubicar el último
que haya sido generado tome en cuenta lo siguiente:
Si efectuó el respaldo en esta fecha: 01/01/2014 a las 2:00 PM, el archivo
estará identificado de la siguiente manera: Valery3_2014_01_01_14_00.zip es
decir: "Valery 3 + año + mes + día + hora militar".
331
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Consideraciones:
Para llevar a cabo, este proceso es necesario que no existan usuarios
utilizando el sistema.
Una vez comenzada la operación el proceso es irreversible.
Los datos Actuales del sistema se perderán y se incluirán solo los que posee
el respaldo.
Paso N° 1
Seleccionar la opción de menú: Utilidades – Respaldo – Recuperar Respaldo
de Datos:
Paso N° 2
El sistema le mostrará un mensaje de alerta donde le indica las condiciones
anteriores, además de preguntarle: ¿Desea realizar un Respaldo de Datos antes
de ejecutar el Proceso?, Ver Imagen:
332
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En caso de estar seguro de los resultados a obtener, debe escribir que “NO”
y presionar Aceptar, en caso contrario escribir “SI”, eso significa que el sistema
realizara un respaldo preventivo antes de recuperar los datos por seguridad.
Paso N° 2
En el formulario siguiente, debe ubicar el archivo que desea recuperar
presionando los tres puntos (…) como se muestra en la imagen y luego presiona
Recuperar Respaldo.
333
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Paso N° 3
Posteriormente, nos indicara nuevamente las consideraciones y nos
pregunta: ¿Desea realizar la Recuperación de este Respaldo?
Dentro de esta ficha debe escribir “SI” y presionar Aceptar. En este punto
debe esperar unos minutos hasta culminar el proceso (este proceso tardara
dependiendo la cantidad de información que se está recuperando en el respaldo).
334
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Paso N° 1
Seleccionar la opción de menú: Utilidades – Configuración – Datos de la
Empresa:
335
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Paso N° 2
Dentro de la ficha deberá agregar los datos de contacto de la empresa estos
correspondes a datos opcionales por el usuario:
Persona Contacto.
Teléfono.
Fax.
Correo Electrónico.
Paso N° 3
Para Finalizar, presiona F9 Registrar.
336
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Paso N° 1
Seleccionar la opción de menú: Utilidades – Configuración – Datos de la
Empresa:
Paso N° 2
En el formulario, debe presionar el botón resaltado el rojo:
337
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Paso N° 3
En la ficha siguiente, debe ingresar los datos de su correo electrónico, como:
Paso N° 4
Para finalizar debe presionar F9 Registrar en los dos (2) formulario para
guardar la configuración.
338