Tipos de comunicaciones escritas

La empresa, para su crecimiento y supervivencia, necesita estar continuamente en relación con

el entorno, tanto externo como interno.

Dicha relación usa como medio principal la comunicación, ya que mediante esta se facilita el
intercambio de cualquier tipo de información.

En la empresa, conviven varios tipos de comunicación escrita en función de si el mensaje tiene

como destino el interior de la empresa o el exterior, el número de personas que intervienen
(individuales y colectivas), según el documento empleado como soporte (carta, tarjeta, impreso,
informe, etc.), según el sistema de escritura utilizado (escritura normal, sistema de Braille, etc.),
según el medio tecnológico que se aplica en la creación (manuscritos, textos mecanografiados,
copias, etc.) y en función del sistema empleado en la transmisión (correo tradicional, correo
electrónico, fax, etc.).

Interna
La comunicación escrita interna agrupa todos aquellos documentos cuyo origen y destino es la
propia empresa).

Internamente, destacan las convocatorias, las actas, autorizaciones, avisos y anuncios, boletines
y revistas, memorias, notas internas y solicitudes.

Convocatorias

Actas

Autorizacionoes

Avisos y anuncios
Comunicacón
escrita interna
Boletines y revistas

Memorias

Nota interior

Solicitud

Convocatorias
Las convocatorias son unos documentos cuya finalidad es la citación de una o varias personas
de la empresa para tratar el tema que figure en la misma.
Actas
Su finalidad es recoger y detallar todos los datos de reuniones con convocatorias de carácter
oficial.

Una vez que se ha cumplimentado un acta, esta debe ser depositada en el Libro de actas (que
tiene como peculiaridad que está diligenciado y foliado).

La estructura del acta es tripartita, es decir, se dividen en tres partes: inicio, contenido y final.

Autorizaciones
Este tipo de documentos recoge tanto la petición de un trabajador a la alta dirección de alguna
cuestión como la autorización que le realiza una empresa a un trabajador para que efectúe una
determinada tarea.

Avisos y anuncios
Son documentos cuya finalidad es realizar algún tipo de información o comunicación con
carácter general.

Boletines y revistas
Son publicaciones que la empresa elabora y que suelen tener información de la empresa sobre
ocio, cultura, etc.

Memorias
Este tipo de documentos, se recogen los datos y las tareas principales realizadas por la empresa.

Nota interior
Son documentos cuya finalidad es comunicar incidencias o peticiones entre los distintos
departamentos que conforman la empresa.

Solicitud
Son documentos que utilizan los empleados de la empresa para presentar diferentes peticiones.
Es obligatorio que, al final de la solicitud, aparezca la firma y el nombre completo del trabajador.

Externas
La comunicación escrita externa engloba todos aquellos documentos que relacionan a la
empresa con el entorno externo.

Por otra parte, externamente destacan los anuncios es, las tarjetas, las invitaciones y el saluda.

Anuncios

Tarjetas
Comunicacón
escrita externa
Invitaciones

Saluda
Anuncios
Son documentos que se usan para publicar distintas informaciones acerca de la empresa y que
se destinan a un determinado sector de la población (independientemente de que sean
clientes).

Tarjetas
Las tarjetas son documentos de tamaño pequeño que, a su vez, se dividen en tarjetas de visita
y cortesía o comerciales. Ambas suelen ser gratuitas.

Invitaciones
Se usan para originar una relación de acercamiento de la empresa con cualquier otro ente.

Saluda
Es un tipo de comunicación que usa la empresa para realizar algún tipo de agradecimiento,
realizar alguna invitación a algún acto, etc.

Se estructura en tres partes: inicio (indica e3l nombre de la persona que emite el documento y
el nombre o razón social de la empresa seguido de la palabra “saluda”), contenido (datos de la
persona a la que va dirigido el saluda) y final (nombre y apellidos del remitente).

Hay que tener en cuenta que este tipo de documento posee las siguientes peculiaridades:

- Se escribe en tercera persona.

- Su contenido ha de ser conciso.
- No se firma.
- En ningún caso se releja la dirección del destinatario.
- No se marca con el sello o símbolo de la empresa.