INFORME ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de verificación y

controlque una institución debe realizar para la admisión de los documentos que son
remitidos poruna persona natural o jurídica. Al radicar se asigna un número consecutivo a
lascomunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o deenvío. Con el registro, las entidades ingresan en sus sistemas datos como:
Remitente odestinatario, Nombre o código de la dependencia competente, Nombre del
funcionarioresponsable del trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:
Definición de medios de recepciónRecibo de documentos oficiales Verificación y
confrontación de folios, copias, anexos, firmasConstancia de recibo Asignación de datos
(Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2) Asignaciónconsecutivo de envíos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS
: Asignación de consecutivo, fecha yhora 4 Impresión de rótulo de radicación Relación
entre los documentos recibidos y enviadosRegistro impreso de planillas de radicación y
control Elaboración de estadísticas

Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellasque guarden relación con la
actividad de la empresa: suministradores, distribuidores,Organismos Públicos, entidades
financieras... es decir, aquellas que ofreceninformación a la empresa. A estas
comunicaciones se las asigna un número, el cualservirá como referencia y será anotado
en el Libro Registro de Entrada deCorrespondencia.

Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobarsu corrección y prepararla
para su emisión. Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben
de estar registrados y estampados con el mismo sello. En el sello debeaparecer:

Número de registro

La fecha

El destinatario

Original: se envía al correo

Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondientecomunicación.

Correspondencia interna:
En las grandes y medianas empresa además de los deentrada y salida, se lleva un
registro para las comunicaciones internas. Según elvolumen de comunicaciones y el
organigrama de la empresa, éste puede ser:

único
existir tantos como departamentos haya (Funcionamiento igual al de registros deentrada y
salida.
RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA
Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja de
ruta,formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración deCorrespondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.
Correspondencia Recibida
Recepción