Diapositiva 1

FORMULACION DE
PROYECTOS ARTISTICOS

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Diapositiva 2

OBJETIVO PRINCIPAL:

 Brindar las herramientas básicas para la

formulación de un proyecto artístico y el
procesos de producción en sus tres fases, con el
objetivo de formar una visión integral de la
composición de una producción y su entorno.

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Diapositiva 3

PRODUCCIÓN
 Concepto que hace referencia a los diversos
medios por los cuales se organiza y se presenta
un PROYECTO ARTISTICO/CULTURAL ante el
público.

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Diapositiva 4

CICLO DE LA PRODUCCION : FASES DEL PROCESO

PLANIFICACION
• Estructura de un proyecto
PRE PRODUCCION artístico
• Obtención de recursos
ORGANIZACIÓN Y CONTROL
(HERRAMIENTAS)
• Organigrama
• Carta Gantt
• Presupuesto

PROMOCION Y PUBLICOS
• Estrategia de publicidad
• Tips de captación de públicos

PRODUCCION
REALIZACION
• Otros Asociados a producción teatral
• Requerimientos Técnicos ( Ficha
Técnica)

POST PRODUCCION
EVALUACIÓN
• Entrega de informes
• Agradecimientos a auspiciadores
• Dossier de presentación

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Diapositiva 5

LA PRE PRODUCCION

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Diapositiva 6

PROYECTO ARTISTICO

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Diapositiva 7

PLAN Conjunto de directrices - Se plantea a nivel

que orientan una general
voluntad de - Mediano o largo plazo
intervención. - Conjunto de temas y
aspectos.

PROGRAMA Primera - Recoge las directrices y

Concreción las aplica a un contexto
del Plan. concreto.
- Sectores, edades,
espacios, etc.

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Diapositiva 8

PROYECTO Desarrolla los programas y los materializa en

acciones concretas que agrupamos bajo el
nombre de proyecto.

TRADUCCIÓN DE ACCIONES
IDEAS CONCRETAS

ESTRUCTURARSE

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Diapositiva 9

EJEMPLO:

PLAN Dinamización del patrimonio cultural de una ciudad.

PROGRAMA Uso de los espacios históricos para actividades de

difusión artística.

PROYECTO Festival de música de cámara en el claustro de un

monasterio.

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Diapositiva 10

De dónde nace un proyecto?

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Diapositiva 11

 De la necesidad de producir cambios

 De una idea preconcebida

 De una observación de la realidad

 De la identificación de un problema que se intenta

resolver

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Diapositiva 12

IDEA PROYECTO

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Diapositiva 13

 PROYECTO:

Este concepto hace referencia a un conjunto de

actividades concretas interrelacionadas y
coordinadas entre sí que se realizan con el fin de
producir determinados bienes o servicios capaces
de satisfacer necesidades y de resolver problemas

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Diapositiva 14

SECUENCIA EN LA GENEACION DE UN
PROYECTO
GENERACION DE UNA O MAS
IDEAS

MADURACIÓN DE LA IDEA CON

INFORMACION DISPONIBLE

DEFINICION DE UNO O MAS PROBLEMAS A

RESOLVER A PARTIR DE LA IDEA

PROPOSICION DE SOLUCIONES

EVALUACION DE VIABILIDAD

SELECCIÓN DEL PROBLEMA QUE AMERITA L A

REALIZACION DE UN PROYECTO

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Diapositiva 15

¿CÓMO PASAR MI IDEA A PROYECTO?

 Se trata de tener claras las condiciones que

provocan, influencian o motivan nuestra idea o el
inicio de nuestro Proyecto.
 Identificar el punto de partida para adaptarlo a la
realidad donde queremos actuar.

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Diapositiva 16

ANTECEDENTES
PUNTO DE PARTIDA DEL PROYECTO
 Necesidad o deseo de cambio
 Oportunidad o amenaza
 Encargo
 Solicitud o propuesta externa
 Historia de la idea/ Antecedentes/ Relaciones con
proyectos similares

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Diapositiva 17

CONTEXTO DE LA IDEA

ANTECEDENTES
Social Cultural DIAGNÓSTICO
ENTORNO Educativo Político,
GENERAL Económico
Legal
Tecnológico
Ocio, etc
Proceso de estudio
para reconocer una
ANALISIS DE LA REALIDAD realidad
EXTERNA Territorial
Sectorial
Temático
ENTORNO
ESPECIFICO
OPORTUNIDADES Y Competitivo
AMENAZAS Directo
Indirecto
PRONÓSTICO
TRAYECTORIA ANTERIOR
años de funcionamiento, etapas, Imagen exterior, … Conjetura de algo que
debe suceder a partir
ANALISIS DE LA REALIDAD
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA de ciertas acciones
INTERNA Organigrama, mecanismos de gestión y toma de decisiones…

HUMANOS
RECURSOS ECONÓMICOS
PUNTOS FUERTES MATERIALES
Y
PUNTOS DEBILES
HIPOTESIS
Acción de voluntad
que se establece para
modificar una
situación.

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Diapositiva 18

Las 10 preguntas
 ¿QUÉ?
 ¿POR QUÉ?
 ¿PARA QUÉ?
 ¿CUÁNTO?
 ¿CUANDO?
 ¿DÓNDE?
 ¿CÓMO?
 ¿A QUIÉNES?
 ¿QUIÉNES ?
 ¿CUALES?

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Diapositiva 19

Las Respuestas

Las respuestas requieren precisión, lo que no

significa que debamos dificultar más allá de lo
necesario nuestra tarea.

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Diapositiva 20

RESUMEN EJECUTIVO

NUNCA más de una página

NOMBRE del Proyecto

* No metáforas / nombres poéticos

Claro, que permita conocer el contenido

INFORMACIÓN RELEVANTE Y PRECISA PARA EL

DESTINATARIO
¿Qué se va hacer?
¿A quién va dirigido?
¿ Dónde se va a Ejecutar?

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Diapositiva 21

Objetivo General
 El primer aspecto a tomar en cuenta es el ¿Qué? ,
ya que nos posibilita comprender :

 ¿Qué queremos hacer?

 ¿Qué deseamos lograr?
 ¿Qué buscamos?,
 ¿Qué queremos crear?
 ¿Qué queremos entregar?

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Diapositiva 22

Todo objetivo debe cumplir las siguientes

condiciones:
 Alcanzable
 Realista
 Oportuno
 Medible
 Específico (es decir concreto)

Si no cumplen eso, no son un objetivo adecuado.

Se deben hacer teniendo en cuenta el factor
tiempo, es decir que se deben poner objetivos
para diversos plazos.

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Diapositiva 23

Objetivos Específicos
Una vez determinado el ¿Qué?, mediante la
definición del objetivo, intentaremos
responder el ¿Cómo? , que nos ayudará a
conformar los Objetivos Específicos de
nuestro proyecto.

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Diapositiva 24

Fundamentación
El ¿Por qué? queremos llevar a cabo el
proyecto y la forma de plantear los
objetivos, tendrá que ver con la situación
actual que observemos :

Diagnóstico
 Necesidad
 Solución

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Diapositiva 25

Focalización
Definir la población sobre la cual tendrá
impacto el proyecto. ¿A Quiénes? está dirigido
nuestro proyecto, que será el grupo objetivo en
el cual desarrollaremos las propuestas, los
Beneficiarios.

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Diapositiva 26

Focalización
Asimismo, deberemos responder
el ¿Dónde? , que será el lugar
específico en el que se ejecutará
el proyecto, la Localización.

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Diapositiva 27

Estrategia y Acciones

El ¿Cuáles? nos hace preguntarnos por la

estrategia y acciones que llevaré a cabo para
cumplir con los objetivos específicos.

La Estrategia será aquella orientación que tendrán

las actividades que deberemos realizar para cumplir
con nuestros objetivos.

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Diapositiva 28

Herramientas
Las herramientas que a continuación se
detallan podrán aplicarse antes durante y
después de cada realización de un proyecto .

 Carta Gantt
 Presupuesto
 Organigrama
 Análisis de viabilidad
 Análisis FODA

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Diapositiva 29

Presupuesto
Para calcular el Presupuesto, deberemos
solicitar cotizaciones de determinados bienes
o servicios, ya sea desde el punto de vista de
precios, calidad, disponibilidad y condiciones
de pago, entre otras.

Un presupuesto posee generalmente

ingresos y egresos.

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Diapositiva 30

Plan de distribución de gastos

1. Contrato del personal :
En un documento escrito se deberá especificar la
duración del contrato, los derechos, la
responsabilidad y obligaciones de cada parte.
2. Contrato de Arriendos :
En un documento escrito se deberá especificar el
periodo del arrendamiento en relación con el costo.
3.Compras:
Cuando se investigan las condiciones de compra, es
importante definir varios factores
4. Presupuesto de Realizaciones
Se deberá contar con la estimación de costos y
presupuestos individuales.

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Diapositiva 31

Presupuesto

 Costo del Personal u honorarios

 Costos de Operación
 Costos de Inversión
 Costos de difusión
 Derechos de autor
 Impuestos
 Imprevistos (5%)

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Diapositiva 32

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Diapositiva 33

Organigrama
Es la determinación de roles y atribuciones.
Algunas funciones son :

 Coordinador General
 Productor
 Encargado de Finanzas
 Asistente de Producción
 Relacionador Público:
 Coordinador de Difusión y/o Prensa:
 Equipos - Comisiones:

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Diapositiva 34

ORGANIGRAMA FITAM

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Diapositiva 35

Organigrama

• Orden Jerárquico de cargos

• Cargos de los ejecutores
• Definición de áreas de trabajo
• Funciones del personal
• Relaciones e Interacciones del personal
y sus respectivos departamentos

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Diapositiva 36

Carta Gantt
La importancia que tendrá el diseño
de nuestro cronograma nos permitirá
estar en permanente interacción con
las actividades como un conjunto, es
decir, cada una de ellas coherentes
entre sí.

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Diapositiva 37

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Diapositiva 38

Carta Gantt

 Listado y ordenamiento de las

actividades
 Estimación de plazos de ejecución
 Responsables
 Construcción de barras

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Diapositiva 39

FODA
 Una herramienta simple para nuestro proceso de
evaluación que incluye la observación de la
realización de las actividades y cómo las
capacidades internas y el medio externo influyen
en ellas.
 El F.O.D.A incluye la evaluación de las fortalezas,
oportunidades, debilidades y amenazas en el
desarrollo y proyección del proyecto.

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Diapositiva 40

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Diapositiva 41

ETAPAS GLOBALES DE UN PROYECTO

 DIAGNOSTICO
 OBJETIVOS
 PLANIFICACION
 PRODUCCION
 EJECUCION
 EVALUACION
 EXPLOTACION

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Diapositiva 42

¿Cómo compruebo si mi proyecto

es viable?

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Diapositiva 43

Análisis de viabilidad

En el análisis de viabilidad se debe preguntar

 Cuánto dinero va acostar ?
 Cuanto dinero puede generar ?
 Cuales son los ingresos provenientes de todos los
recursos disponibles ?
 Cálculo de déficit o superávit
 Número de localidades del teatro
 Precios de entradas y descuentos
 Derechos autorales
 Duración de la temporada
 Comercialización y explotación de la obra
 Comportamiento del teatro y frecuencia de público

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Diapositiva 44

ANALISIS DE VIABILIDAD
% N Cap. Prom. Total 10% Saldo 50 % Saldo otros egre Deficit/
° sala $ DA sala Ingres sos Superha
F. entrad os bit
a
100 8 150 4000 600.000 60.000 540.000 270.000 270.000 300.000 500000 70000
%

80 8 120 4000 480.000 48.000 432.000 216.000 216.000 300.000 500000 16.000
%

60 8 90 4000 360.000 36.000 324.000 162.000 162.000 300.000 500000 -38.000

%

40 8 60 4000 240.000 24.000 216.000 108.000 108.000 300.000 500000 -84.000

%

20 8 30 4000 120.000 12.000 108.000 54.000 54.000 300.000 500000 -146.000

%

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Diapositiva 45

Pasos a seguir
para elaborar un proyecto?
1. Concretar y precisar lo que se quiere realizar

2. Instrumentar de manera efectiva las decisiones

tomadas mediante el uso de recursos humanos y no
humanos

3. Seguir cursos de acción que conduzcan a la

obtención de determinados productos y resultados

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Diapositiva 46

Un buen proyecto debe contener lo

siguiente:

 Razones por la que se necesita realizar un proyecto

 A qué fin contribuirá el logro de los objetivos del
proyecto
 Qué se espera obtener del proyecto en caso de que
tenga éxito
 A quién va dirigido el proyecto

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Diapositiva 47

 Qué debe producir un proyecto para crear las

condiciones básicas que permitan la consecución
del objetivo
 Con qué acciones se generarán los productos
 Qué recursos se necesitan para obtener el producto
y lograr el objetivo propuesto
 Quién ejecutará el proyecto
 Cómo se ejecutará el proyecto

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Diapositiva 48

 En cuánto tiempo se obtendrán los productos y se

lograrán los objetivos
 Cuáles son los factores externos que deben existir
para asegurar el éxito del proyecto

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Diapositiva 49

Características de los Proyectos

Artísticos y culturales
 Son creativos, se hacen con energía humana,
suelen crecer y en muchas ocasiones varían
respecto de la idea original.

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Diapositiva 50

La Administración del proyecto

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Diapositiva 51

Obtención de recursos

-Definiciones generales
-¿Como elaboro una estrategia para
conseguir recursos?

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Diapositiva 52

TIPOS DE PROCEDENCIA DEL

FINANCIAMIENTO

 DIRECTA:
Presupuesto capital inicial propio
 INDIRECTA:
 Patrocinios
 Auspicios de la empresa privada
 Subvención Estatal
 Donativos
 Ingresos derivados de la actividad
 Eventos Especiales
 Canjes – media parners

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Diapositiva 53

Patrocinios

 Solicitud de cartas de apoyo a entidades

reconocidas, especialmente que tengan relación
con el objetivo del proyecto

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Auspicios de la empresa privada

 Fondos obtenidos mediante solicitud de recursos

a una empresa privada a cambio de beneficios
directos, especialmente en presencia corporativa

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Subvención Estatal
 Fondos obtenidos mediante postulación ,
evaluación y resultados de un concurso,
derivados de una entidad gubernamental

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Co Producción
 Una producción en común donde dos o más
fuentes financieras invierten su capital para
financiar una actividad artística.

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Donativos
 Se pueden obtener ya sea en dinero o especies,
bienes o servicios.

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Ingresos derivados de la actividad

Ingresos obtenidos de la venta directa del

producto o de anexos que tengan directa relación
( merchandising)

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Diapositiva 59

Eventos Especiales

 Producciones que originen ingresos para el

desarrollo o ejecución del proyecto, con la
participación colectiva de los involucrados

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Diapositiva 60

Canjes -Media partners

 Son socios relacionados con el sector de los
medios de comunicación

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Diapositiva 61

Mecenazgo y Filantropía
 Se refiere al apoyo desinteresado a proyectos
no lucrativos a través de dinero, mediación para
contactos o información.

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Diapositiva 62

Plan de obtención de recursos:

1.Elaborar el presupuesto para definir cuales
serán las fuentes internas o externas, directas o
indirectas .

2.Definir los mecanismos de participación y

colaboración que se pueden establecer con las
diversas fuentes de financiamiento

3. Investigar sobre posibles donantes y fuentes

de financiamiento de acuerdo con el tipo de
proyecto.

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Diapositiva 63

4. Tener claridad de qué se solicitará para qué y a quién

5. Elaboración o revisión del proyecto que se presentará

6. Definir las propuestas para donantes con una

exposición clara de lo que se propone a cambio del
patrocinio, estableciendo por ejemplo distintas
categorías de beneficios.

7.Desarrollo de contactos, relaciones y acercamientos con

los patrocinadores y los interlocutores

8.Especificar los mecanismos de acercamiento y

comunicación con los patrocinadores

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Diapositiva 64

9.Elaboración y presentación de solicitudes a

través de las convocatorias que ofrecen las
instituciones, organizaciones y fundaciones ,
cuidando de cumplir todos los requisitos.

10.Compenetración con el auspiciador a partir de

que se notifica su participación del proyecto

12. Cuando la solicitud sea negada conviene

investigar las razones para tomarlas en cuenta
en futuras negociaciones .

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Diapositiva 65

REGISTRO DEL AUSPICIADOR

Fecha :

Nombre de la organización:

Nombre del contacto:

Cargo o puesto que ocupa:

Teléfono oficina:

Teléfono celular:

Tema de la entrevista:

Resumen conversación:

Apoyo Solicitado:

Apoyo Concedido:

Plan de intercambio:

Compromiso adquirido :

Próxima actividad :

Observaciones:

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Diapositiva 66

Estudio de auspiciantes

• Investigue a su potencial auspiciante.

• Asegúrese que se dirige a la persona
correcta en el momento correcto.
• Ser claro sobre qué es lo que se quiere y
por qué.
• Ser breve.
• Adjunte una carta personal sobre la
propuesta.
• Explique lo que va a pasar después.

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Diapositiva 67

¿Por qué las empresas

deben apoyar un producto
cultural?

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Diapositiva 68

 Historia y misión de la empresa.

 Existencia de empresas intermediarias.

 Criterio en los asuntos corporativos de la empresa.

 Incentivo del Gobierno para acogerse a la ley de

donaciones culturales

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Diapositiva 69

 Para promover su nombre, productos y servicios.

 Para dar una buena imagen.

 Para administrar el impacto negativo de sus

empresas en la comunidad.

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Diapositiva 70

 Para intervenir en problemas sociales o temas que

entorpecen el proceso de las empresas.

 Para mejorar las relaciones de los empleados al

interior de las empresas.

 Para obtener incentivos fiscales.

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Diapositiva 71

Algunas razones por las cuáles las

empresas dicen que NO
 Se presentó demasiado tarde.

 Propuesta mal preparada.

 La propuesta no va dirigida.

 Desconocimiento de los intereses de la empresa

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Diapositiva 72

 No existe relación alguna entre el auspiciante y el

proyecto

 Propuesta mal diseñada.

 No se ofrece nada al auspiciante.

 La solicitud no es realista

 La solicitud no es viable

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Diapositiva 73

Lo que nunca debe hacer

 Enviar mailing list o cartas a modo de circular.
 Nunca incluya la solicitud económica en su carta
de presnetación
 Nunca dé sermones.
 Ser impreciso o dudoso.
 No envíe demasiado material por correo
electrónico
 Nunca prometa lo que no puede cumplir.

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Diapositiva 74

Formas de obtención de Recursos

Financieros
Existen dos vías de involucración de
la empresa privada

1. Responsabilidad Social Empresarial

(RSE)

1. Marketing Cultural.

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Diapositiva 75

¿Qué es la Responsabilidad Social

Empresarial (RSE)?

 En general, la Responsabilidad Social Empresarial

conlleva servir bien a los clientes, ofrecer buenos
productos y buenas condiciones laborales a los
trabajadores y convivir con el medio ambiente de
manera responsable

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Diapositiva 76

Marketing Cultural

 El concepto de Marketing Cultural se entiende

como un conjunto de herramientas de gestión
que tienden a desarrollar un proyecto de
índole cultural.
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