MANEJO DEL TIEMPO Y LIDERAZGO

Presentado por:

DIANA LORENA ARDILA CASTRO COD: 1822010516

IVAN RENE BOHORQUEZ CELIS COD: 1822010517

LEONARDO CHACÓN PINEDA COD: 1822010454​

LUIS ALBERTO SUÁREZ CELIS COD: 1822010440​

Presentado a:

KAREN ALLYNSON VENEGAS CAMARGO

TUTOR

Institución Universitaria Politécnico Gran colombiano

Habilidades Gerenciales

Noviembre, 2018

Bogotá D.C.
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Introducción

El objetivo principal de este proyecto es identificar las ventajas del manejo adecuado del

tiempo, viendo este elemento como un recurso irrecuperable y fundamental para el cumplimiento

de metas y objetivos dentro de cualquier organización a nivel profesional y/o laboral.

Para el desarrollo de este trabajo, se revisaron las situaciones laborales del grupo y en

consenso se decidió escoger la empresa SNC LAVALIN, donde se desarrollan los ciclos de los

proyectos para CENIT S.A.S al desempeñarse como Gerencia de Proyectos, permitiendo aportar

problemáticas y vivencias para el ejercicio planteado.

Un liderazgo real debe contemplar siempre su hoja de ruta basado en el manejo del tiempo, ya

que como se mencionó anteriormente, este es el limitante principal y común para el

cumplimiento de todos los objetivos y metas dentro de cualquier tipo de estructura social.

La situación planteada a continuación son problemáticas reales que se viven en el día a día

dentro de la compañía, y así mismo se propondrán soluciones para garantizar la eficiencia y

eficacia en el manejo del tiempo.

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Planteamiento del caso

La problemática general que se identifica, es el incumplimiento en la presentación de

entregables, como documentos de maduración de proyectos de ingeniería y construcciones,

donde la empresa ejerce como gerencia de proyectos apoyando al cliente.

Al analizar el ¿por qué? de estas situaciones se identifican gran número de factores, que

redundan en el manejo del tiempo y liderazgo, a continuación se identifican algunos como

medida inicial para poder plantear una solución a esta problemática:

● Falta de claridad en gran parte del personal sobre la visión, misión, objetivos, metas e

indicadores corporativos.

● Procrastinación de los involucrados: Guerri (2014) la define como “.. la acción o el hábito

de postergar actividades o situaciones que deben atenderse, sustituyendolas por otras

situaciones más irrelevantes o agradables”( p. 1).

● Se atienden los requerimientos, cuando se han vuelto ​urgentes, ​no se aseguran una vez se

identifican como importantes (Naranjo, 2015).

● No hay una implementación real de las lecciones aprendidas (enseñanzas de procesos

anteriores).

● Falta de motivación del equipo de trabajo (plan de carrera).

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Lo anterior se presenta por un liderazgo ausente en una organización ineficaz e ineficiente, por

no implementar o implementar de manera inadecuada, mecanismos o indicadores que permitan

medir el desempeño de los colaboradores y generar alertas para la toma de decisiones y la

construcción de planes de acción que ayuden a desarrollar soluciones oportunas que conlleven a

la eficiencia además de la productividad.

Contexto y solución

​Frente al manejo del tiempo en las organizaciones o equipos de trabajo Ibarra (2016)

establece:

Hablando de opciones viables en el manejo del tiempo, en una organización de servicios o

productos se deberá precisar, entre el personal, la política y los objetivos de calidad, la misión

y la visión y, posterior a ello, organizar el calendario y la jornada laboral con sentido lógico,

prever lo inmediato, lo urgente, lo prioritario y las tareas a corto, mediano y largo plazo. No

hace falta decirlo, o quizás sí haya que decirlo de manera enfática: cada persona deberá estar

en el lugar donde sea más hábil, donde mejor se desempeñe, y eso significa ahorro de tiempo.

(p.202)

A nivel general las situaciones reseñadas en la sección anterior obedecen a una organización

que no presenta un liderazgo claro y enfocado, para que sus miembros tengan definido hacia

dónde deben ir, como lo deben hacer y en qué momento es requerido su esfuerzo. Chiaveanato
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(2009) afirma: “Liderazgo es la influencia de una persona a otra o a un grupo de acuerdo a una

determinada situación y se aplica a través del proceso de comunicación humana con el fin de

alcanzar objetivos específicos”.(p. 458)

Es claro que debe definirse la persona que asuma el rol de líder, teniendo claridad en la visión,

misión, valores, recursos, riesgos y habilidades de su equipo de trabajo, para así lograr alinearlos

en el cumplimento de los objetivos, dentro de los tiempos establecidos.

(Bucero, 2013) establece que la influencia del líder se hace relevante e importante desde la

misma conformación del equipo de trabajo, priorizando la formación y experticia de los

miembros en el campo de desarrollo del proyecto a adelantar, de manera que permita una curva

de aprendizaje rápida y resultados tempranos en oportunidad y calidad; adicionalmente debe

establecer roles y responsabilidades al equipo de trabajo que permitan el enfoque en tareas

específicas y no generar reprocesos.

De igual manera el líder debe establecer, aprovechando la experticia de su equipo de trabajo,

los riesgos a que se estará expuesto en el desarrollo del proyecto, identificándolos de manera

clara y estableciendo planes de acción para tratarlos, asignando un responsable definido de los

mismos (Project Management Institute, 2017). Una vez se cuente con objetivos y metas, un

equipo de trabajo con roles, valores y responsabilidades definidas y se hayan establecido los

riesgo propios del desarrollo del proyecto, se debe establecer indicadores de cumplimientos de

acuerdo a los entregables o productos a desarrollar, estos pueden ser indicadores de Gestión,
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producto y efecto (Departamento Nacional de Planeación de Colombia, 2009), el establecer

indicadores organizacionales permite al líder medir el desempeño general y particular del equipo

de trabajo respecto al objetivo conjunto y establecer planes de acción oportunos para mejorar los

desempeños.

El paso a seguir es desarrollar un cronograma de recursos basado en el equipo humano y físico

con el que se cuenta, así como considerando los materiales a implementar y basado en este

determinar los costos que tomarían desarrollar los objetivos y metas contemplados en el

proyecto. Si la organización conoce los objetivos, metas, roles y responsabilidades, indicadores

de desempeño, riesgos y el tiempo de desarrollo (cronograma), se hace más fácil generar un

sentido de pertenencia de los miembros que permitiría minimizar el riesgo de procrastinación y

haría un equipo de trabajo más productivo, dinámico y de alto desempeño (PMI, 2017).

Adicional a lo anterior es fundamental establecer una plan de comunicaciones claro, que no

afecte el desempeño de los integrantes del equipo de trabajo por indefiniciones o definiciones

tardías que pueden llegar a ser muy costosas o irreparables, se debe establecer una matriz de

comunicaciones y enfatizar en la importancia de las comunicaciones asertivas, siempre

expresarse buscando ser simple y haciendo que el mensaje sea claro y no permitir otras

interpretaciones y apelando a la retroalimentación para validar si el mensaje fue entendido por la

totalidad del equipo; Las comunicaciones son definitivas para evitar reprocesos y garantizar la

oportunidad y el desarrollo de las actividades de acuerdo al cronograma establecido.

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Alineado al manejo de comunicaciones es importante que el líder considere siempre el valor

del tiempo de los miembros de su equipo de trabajo por esto se vuelve relevante la planificación

de reuniones, las cuales deben ser efectivas, por lo que deben planearse con un objetivo, con

solamente los involucrados en el tema a discutir y con una agenda y límite de tiempo para

optimizar su desarrollo, es importante también valerse de los medios tecnológicos actuales que

no hacen necesaria la presencia física para desarrollar un intercambio de ideas (Aguilar y

Vargas, 2010).

Con el esquema planteado en los párrafos anteriores se puede afirmar que se contaría con

bases sólidas para el desarrollo del proyecto, pero de nada serviría si no se establece una

estrategia de control apoyado en los indicadores de desempeño, (estableciendo una línea base o

patrón, contra que medir el desempeño de manera periódica, ya sea semanal o mensual), según la

magnitud del proyecto en desarrollo. De tal manera que se pueda determinar el avance en el

momento deseado y en caso de requerir establecer un plan de acción. Posteriormente realizando

un adecuado seguimiento se permitirá identificar lo importante de lo urgente, dando paso a

acciones efectivas reflejando optimizaciones en tiempo y ahorros en costos. (Cuadro de mando

workmeter)

Es importante establecer siempre planes de acción medibles en tiempo y costos que estén

alineados a los objetivos y metas corporativos, en este punto es fundamental la participación del
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equipo de trabajo que puede aportar desde su conocimiento y experticia soluciones para cumplir

con las metas propuestas (PMI, 2017).

Es también función del líder mantener su equipo motivado, para esto es importante destacar

las participaciones relevantes de cada miembro, dar oportunidades de crecimiento laboral y

personal, buscando que los miembros estén a gusto pues siempre se debe tener en cuenta que el

personal está por sus capacidades y que cada elemento es vital para el desarrollo del proyecto de

acuerdo a la planeación realizada.

El líder debe defender el tiempo de acuerdo a los siguientes cuatro aspectos generales

descritos en la cartilla Gestión del tiempo:

a. La autonomía para la toma de decisiones, un concepto que permite optimizar el tiempo

porque lo que hay que hacer se hace de manera más oportuna sin tener que esperar a

que otros decidan por uno (...).

b. Participe y proponga reuniones de trabajo o de estudio que sean altamente efectivas.

Si bien para algunos las reuniones son una forma elegante y aburrida de matar el

tiempo, para otros es una forma altamente efectiva para lograr los mejores resultados

en la gestión estratégica y en la gestión diaria (...).

c. Maneje sus interrupciones, empezando por reconocer que uno mismo es el principal

interruptor que uno tiene, al permitirse distracciones, tales como, teléfonos móviles,
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correos electrónicos, mirando lo que no debe estar mirando, es decir, actividades que

uno efectúa desconcentrándose de lo que quiere lograr(...).

d. Maneje adecuadamente su espacio, ya sea en su casa o en su oficina ubicando cada

cosa en su lugar y teniendo un lugar para cada cosa: nada “quema” más tiempo que

andar buscando lo que debería estar en un sitio preestablecido.(p.9 - 13)

En un estudio reciente ("Procrastinación laboral", s.f.) se describe los siguientes cinco

consejos que un líder debe tener presente para no tener procrastinadores en la empresa:

1.- Reconocer.- es importante concientizar a los trabajadores sobre las actividades que

provocan mermas en la productividad e identificar aquellos hábitos que los están afectando.

2.- Delimitar.- es necesario asignar tiempos específicos y fechas límite para cada tarea, con la

finalidad de saber si se está dedicando el tiempo necesario al trabajo.

3.- Establecer.- cuando ya se tengan actividades específicas, es momento de plantear objetivos

y metas que cumplir por hora, día, semana y mes.

4.- Enfocar.- eliminar distracciones es una manera de hacer más eficiente el tiempo de

trabajo; por ejemplo, no usar tanto tiempo el celular o evitar búsquedas personales en internet.

5.- Aprender.- si se cuenta con demasiado tiempo libre y se invierte en actividades lúdicas, es

mejor dedicar ese tiempo extra a actividades dirigidas a aprender algo nuevo, que beneficie el

desarrollo profesional dentro de la empresa.

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Conclusiones

​Manene (2013) establece que “necesitamos pensar en una manera de manejar el tiempo que

desplace a los métodos tradicionales basados primordialmente en la Urgencia y la Eficiencia y

alcanzar un nuevo modelo que se asiente en la Importancia y la Efectividad”​.

La solución a las deficiencias en el manejo del tiempo en organizaciones laborales, estaría dada

por los siguientes puntos:

● Formalización del líder del proyecto.

● Planteamiento de misión, visión, objetivos generales y específicos.

● Tener claro los clientes, patrocinadores e involucrados del proyecto.

● Conformación del equipo de trabajo, priorizando perfiles con formaciones afines a los

objetivos requeridos en el proyecto.

● Establecer matriz de riesgos del proyecto.

● Establecer indicadores de desempeño (tiempo, costos, calidad, entre otros.)

● Cronograma de desarrollo del proyecto.

● Plan de comunicaciones (comunicaciones efectivas y asertivas).

● Estrategia de seguimiento y control (seguimientos periódicos).

● Elaboración de planes de acción medibles.

● Mantener motivado el equipo de trabajo.

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