TABLA DE CONTENIDO

1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

La dinámica del entorno en la educación superior obliga a las universidades a mirar

constantemente las maneras de mejorar sus diferentes procedimientos con el fin de

mantenerse competitivas, rentables y de calidad; siendo necesaria la revisión y el

entendimiento particular de cada una de estas para la mejora continua.

La tecnología de hoy día permite simular diferentes escenarios y visualizar los

posibles resultados que se obtendrán bajo ciertos parámetros establecidos, sin quejas

institucionales que tengan que incurrir en los riesgos y el costo de implementar

modificaciones en su actuar diario. Los resultados de dichas simulaciones permiten a los

directivos tomar las decisiones sobre la dirección que se debe tener dentro de un panorama

más definido.

Teniendo en cuenta lo anterior, la Corporación Autónoma de Nariño, específicamente

presente problemas en el proceso de compra, empezando por la requisición de compra que

sirve para que el personal de los diferentes departamentos de la institución notifiquen al

departamento de compra lo que necesitan, la cantidad y el marco de tiempo de entrega; la

requisición es una herramienta de control que el director debe autorizar para darle

continuidad al proceso de compra expedida desde el departamento financiero hacia los

proveedores.

Finalmente podríamos determinar que la pregunta problema que surge de esta

investigación es ¿cómo diseñar un proceso de compra eficiente para la Corporación

Universitaria Autónoma De Nariño? Esto lo podemos hacer desarrollando e implementando

nuevos procedimientos, sin los que vamos a analizar y apelar (para su uso) en este trabajo, y

que con estos cambios vengan nuevos y buenos resultados.

 OBJETIVOS

(a) OBJETIVO GENERAL

Diseñar un proceso de compra eficiente, que cumpla con todos los requisitos inmersos en

la adquisición de productos y servicios para el buen funcionamiento de la universidad y por

consiguiente la satisfacción de los grupos de interés.

(b) OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Evaluar el proceso de compra que se lleva actualmente en AUNAR.

 Crear formatos de requisiciones y orden de compra de tal manera que incluya toda

la información requerida según la estructura de este tipo de documentos.

 JUSTIFICACIÓN

La conjugación de los principios de la administración (planear, organizar, controlar y

dirigir) son de suma importancia para la consecución de los objetivos en una entidad, y están

inmersos en todos los procesos desarrollados por la misma.

Partiendo de esta perspectiva, el proceso de compra debe contar con características

fundamentales para excluir problemas originados posiblemente, por la carencia de

organización y control interno en las etapas de dicho proceso.

Por tal motivo la investigación presente busca mejorar el proceso de compra llevado por

la universidad autónoma de Nariño, mediante la elaboración de formatos de requisiciones y

órdenes de compra, que cumplan con todos los requisitos establecidos para estos tipos de

documentos, pretendiendo que haya un desarrollo adecuado en el proceso que lleva a la

adquisición de productos y servicios necesarios para las actividades cotidianas de la

universidad brindando así completa satisfacción a los departamentos involucrados y otros

grupos de interés.
 MARCO REFERENCIAL

(a) ANTECEDENTES
Laura Ayala realizó una investigación sobre el plan de mejoras en los procesos de

compra internacional, donde se basó en el manual de Compras es uno de los elementos con

el que debe contar toda empresa como compendio formal de la estructura orgánica de la

misma. Se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del

área de Compras El manual de Compras es un compendio particular a diferencia del general,

pues comprende a la organización del área de Compras, así como la definición de las

operaciones de la misma. Por esta razón el contenido del manual de Compras no se opondrá

al manual general establecido en la empresa y así se someterá a sus disposiciones generales.

Luisa Jiménez realizó una investigación donde se basó en la situación actual del proceso de

compra en el departamento de adquisiciones para hallar la debilidades, donde esta se basó en

que el departamento de compra es el responsable de comprar los productos o materias primas

necesarias para producir el producto o servicio que vende la compañía, dicho departamento

debe saber cuánto hay en el inventario de la compañía en cualquier momento para que la

producción de productos y servicios no se pare por falta de materias primas. Debido a que el

proceso de compra cuenta con varios aspectos que pueden salir mal, el departamento de

compras puede tener algunas debilidades, que generalmente se resuelven con el tiempo.

Sara Ferrera realizó una investigación donde se basó en determinar el proceso interno

para realizar una cotización donde en esta el técnico encargado realiza la requisición

respectiva, el supervisor de servicios autoriza o no este pedido, el técnico lleva la requisición

al almacén para verificar cuáles de éstos repuestos se encuentran allí, si hacen falta repuestos,

el técnico lleva requisición a compras, y compras cotiza con sus diferentes proveedores los
repuestos o servicios solicitados. Una vez compras tenga dichos valores, se los entrega a

planear, y éste realiza la cotización con las modificaciones correspondientes y la envía al

cliente.

Raquel Galván realizó una investigación donde se basó en determinar las 4 fases del

proceso de compra: La primera fase es la concienciación, que tiene lugar en un proceso de

compra es aquella en la que el usuario se da cuenta que tiene una necesidad, problema o

motivación que quiere solucionar, la segunda fase es la investigación a partir de que el

usuario se da cuenta de que tiene esa necesidad, comienza una investigación para conocer y

recopilar información sobre su problema, necesidad o motivación, la tercera se produce la

fase de decisión en el proceso de compra. En esta etapa, el usuario ya conoce y comprende

su problema, necesidad o motivación y hace una investigación en profundidad sobre qué

alternativas existen en el mercado para solucionarlo, esta fase termina cuando, entre todas las

alternativas, el usuario selecciona aquella que le encaja mejor y la última de las fases del

proceso de compra implica que el usuario ya tiene claro qué producto va a comprar y recopila

información sobre empresas que le ofrecen este producto o servicio. Finalmente, va a pasar

a la acción y va a comprarlo.
(b) MARCO TEORICO
- El jefe de compras es el responsable directo de cumplir y hacer cumplir este

procedimiento.

- Solicitud de pedido: documento en el que las dependencias solicitantes, especifican

los artículos o servicios que requieran, indicando la justificación de la compra y su prioridad.

Debe estar firmada por el solicitante, el jefe de la dependencia y la persona que evalúa

la compra.

- Orden de compra: documento formal mediante el cual se le comunica al proveedor

la intención de la compra de un bien o contratación de servicio.

- Verificación de disponibilidad presupuestal.

- Solicitudes de cotización.

- Trámite de la orden de compra: una vez seleccionado el proveedor, el jefe de compra

elabora la orden de compra y obtiene la cotización del ordenador del gasto.

- Todas las compras están respaldadas por una orden de compra emitida por la oficina

de compra.

- La adquisición de bienes y servicios se realizará a fabricantes, productores,

distribuidores y personas naturales o jurídicas prestadoras de servicios profesionales no

académicos, legalmente constituidos y reconocidos.

- No se podrá incluir en una misma solicitud de pedido elementos consumibles y no

consumibles.

Los pedidos de papelerías y útiles de oficina se realizarán semestrales.

Los pedidos de elementos de aseo y cafetería se realizarán trimestralmente.

 DESARROLLO

En primera instancia el departamento que requiere el producto para desarrollar su

actividad, pasa una solicitud por escrito para informar que ejecuta la compra sobre la

necesidad de materiales o suministros, dicha solicitud debe cumplir con ciertos requisitos que

aportan claridad y permiten excluir errores, para continuar con el proceso de compra la

solicitud debe ser aprobada en este caso por el director de la universidad, en caso de no

autorizar la requisición esta finaliza su proceso; que entre los casos posibles puede ser porque

el encargado de la autorización considera que los productos solicitados no son necesarios.

Por consiguiente, si la requisición es autorizada y el producto requerido es nuevo, se pasa

una solicitud de cotización para posteriormente el departamento de financiera elaborar la

orden de compra y verificar especificaciones para determinar si cumple o no con lo requerido

para pasarla al proveedor, quien demanda que el cliente en este caso la universidad cumpla

con unas condiciones inmersas en la adquisición de productos o servicios, condiciones como

que se cumpla con el pago oportuno. Posterior a esto el proveedor suministra el producto a

la universidad y esta hace entrega al departamento solicitante, para después cancelar lo

adquirido y culminar de esta manera con el proceso de compra.

 DISEÑO METODOLÓGICO

TIPO DE INVESTIGACIÓN
El desarrollo de este trabajo refleja de manera puntual que la investigación realizada es

de tipo aplicada, puesto que busca la resolución de problemas identificados gracias a la

evaluación de etapas del proceso estudiado, aplicando el conocimiento adquirido con la

idea de consolidar saberes para resolver situaciones.

ENFOQUE DE LA INVESTIGACIÓN
El enfoque de la investigación llevada a cabo es cualitativo, debido a que no incluye datos

números o estadísticos para reflejar en cuantías resultados obtenido.

Por el contrario, hace énfasis en la observación e interpretación de datos característicos

y descriptivos pertenecientes al proceso de compra de aunar, para realizar inferencias y

proponer un sistema que de manera proporcional, satisfaga necesidades emergentes de la

obtención de productos o servicios para el buen funcionamiento de la universidad.

DESCRIPCION DE LA METODOLOGÍA
 Para darle forma a la investigación, primeramente, se recopilaron datos

correspondientes al proceso de compra de la universidad autónoma de Nariño, para evaluar

a través de estos, el mencionado proceso. Los recursos utilizados para la evaluación

constaron del diseño de una matriz de árbol problema que reflejo de manera concreta arrojo

resultados puntuales que permitieron determinar que los documentos necesarios para

cumplir con el esquema del proceso no eran del todo eficientes puesto que algunos puntos

de gran importancia, no estaban incluidos en estos.

Para culminar con la investigación y brindarles solución a los problemas identificados se

diseñaron formatos completos y claros, que no dieran lugar a errores de estructura y

ayudarán a facilitar todo el proceso, para que desde la petición hasta la entrega del producto

o servicio requerido se brinde total satisfacción a los interesados, siguiendo el orden lógico

de dicho proceso.
ARBOL MATRIZ PROBLEMA
 RESULTADOS

Los resultados en una investigación nos ayudan a mirar de forma concreta y objetiva puntos

específicos a alcanzar que determinan el éxito de la misma.

Teniendo claro esto, es oportuno destacar en primera instancia que, gracias a la evaluación

del proceso de compra en aunar, se logra determinar la eficiencia de este en cuanto al

cumplimiento de la estructura formal de la documentación necesaria, ayudando así a brindar

soluciones dodo el caso que no cumpla con lo mencionado.

Creando formatos idóneos de requisiciones y órdenes de compra, que incluyan todo lo que

se requiere por medio de estructuras sólidas, para que a través de lo anterior se logre diseñar

un proceso de compra que excluya problemas como los identificados mediante la evaluación,

para causar la conformidad completa de los diferentes grupos de interés.

 CONCLUSION

Gracias al desarrollo de la investigación que tuvo como punto de partida, la evaluación

del proceso de compra llevado a cabo por la CORPORACIÓN UNIVERSITARIA

AUTÓNOMA DE NARIÑO, es posible inferir que este no cuenta con todos los

requerimientos necesarios inmersos en los documentos de requisiciones y órdenes de

compra, que hacen que este proceso arroje buenos resultados y excluya problemas, los

cuales pueden repercutir de manera significativa causando inconvenientes a la hora de

adquirir o distribuir los implementos requeridos.

Para brindar solución a lo anterior, se crean formatos completos de órdenes y

requisiciones de compra que hacen que la información a describir, se plasme de manera

clara y concisa anexando consecutivos para distinguir, diferenciar Y organizar cada

requisición en el orden que establezca la universidad, para facilitar la distribución de los

productos o servicios a los departamentos solicitantes.

 REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS

http://gerence.com/?fbclid=IwAR07c16ZjNsMgPL73onw27ollI-

RmZ8kYwkQLXKGk96qxqOmtlsXfMGX3pQ

http://file:///C:/Users/Alfo/Pictures/Capitulo2.pdf
ANEXOS