Manejo Del Tiempo y Prioridades


Descripción General
y Trabajo Previo
Manejo del tiempo
y prioridades
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Manejo del Tiempo y Prioridades
DESCRIPCIÓN GENERAL DEL MÓDULO
Ser un Líder Responsable por lo general significa asumir una carga de trabajo mayor y más
amplia. Los gerentes enfrentan prioridades cambiantes y competitivas a medida que distintas
personas y funciones exigen su atención. Además, enfrentan cantidades abrumadoras de
información y plazos urgentes. Todos necesitamos estrategias para aumentar nuestra
productividad personal para alcanzar el éxito que merecemos y los resultados finales que
nuestra organización necesita en el mundo actual. Manejo del Tiempo y Prioridades se
centra en las destrezas fundamentales necesarias para priorizar de forma eficaz su tiempo y
garantizar que usted aporte para su organización en el nivel adecuado.
En este módulo aprenderá lo siguiente:
 Cómo identificar las prioridades fundamentales
 Un proceso claro de toma de decisiones para las nuevas tareas
 Prácticas que garantizan que las tareas de prioridad máxima se completen

Trabajo Previo para Manejo del Tiempo y
Prioridades
SUS PRIORIDADES
Indique sus cinco tareas o actividades de alta prioridad en el trabajo.
Redacción de escritos judicial de la cartera MARINASOL (estableciendo estrategias de

defensa en el estudio de los casos), y envió para su conformidad.
Asistir a las audiencias judiciales de la cartera MARINASOL en Tumbes y supervisar el

desempeño de colaboradores en las mismas.
Revisar los proyectos de escritos judiciales de los colaboradores del área Laboral.
Coordinar tareas con el equipo para mejoras la eficiencia en el manejo de la cartera laboral
Realizar seguimiento judicial de la cartera MARINASOL y estar pendiente de los eventos

programados en el calendario de la cartera MARINASOL.
REGISTRO DE TIEMPO DE UN DÍA
El registro de tiempo de un día es una herramienta que permite hacer observaciones sobre
cómo distribuye actualmente su tiempo.
Complete los registros de tiempo y tráigalos a la próxima sesión.
Ejemplo:

Para que esta auditoría de horas sea valiosa, complete el registro en tiempo real (y no trate de
completarlo después de hecho en su calendario o correo enviado). Para completar el registro,
ingrese los siguientes cuatro puntos:
 Tarea: Incluya una descripción breve de la actividad.
 Planificar con Anticipación: Indique si la actividad se planificó o no (tanto la tarea en sí,
como el plazo de la tarea).
 Cálculo correcto del Tiempo: Cuando se planificó el tiempo para la tarea en el calendario,
¿el tiempo real fue el mismo que el tiempo calculado?
 Conteo de Interrupciones: Registre todas las interrupciones que cambian su foco (por
ejemplo, decidir revisar los correos electrónicos nuevos cuando llegan, alguien que irrumpe
en su espacio de trabajo y le hace una pregunta, responder una llamada telefónica, a
menos que se relacionen con el trabajo).
 Notas: Incluya las perspectivas útiles (por ejemplo, su nivel de frustración, ya sea que haya
terminado o no una tarea, ya sea que haya planificado la actividad con anticipación).
Registro de Tiempo
¿Se planificó Cálculo

Intervalo Conteo de Notas (para
Tarea con correcto del
de tiempo interrupciones análisis)
anticipación? tiempo
Revisar correos si NO I Reenvié correos

8:40 – 9:00 electrónicos que no habían
sido enviados con
copia a Shirley.

9:00 – 12:00 Elaboración y si no I Se logró el envío
envio de
proyecto de
apelación de
sentencia
12 00 – Revisión y envío si no I Se logró el envío
01:00 de proyecto de
apelación de
sentencia de un
colaborador
2:00 a 3:00 Agregar las no no I Se logró el envío
recomendacione
s en los
proyectos de
apelación de
sentencia y
enviarlas
¿Se planificó Cálculo

Intervalo Conteo de Notas (para
Tarea con correcto del
de tiempo interrupciones análisis)
anticipación? tiempo
3:00: 4:05 Revisión y envío si no I Se logró el envío
pm de escrito de
contestación de
demanda de
colaborador
4:00 a 4:30 Coordinaciones No no Se coordinó y se
pm con Tumbes comprometieron a
sobre envío de enviar los aranceles
documentación el sabado o lunes.
legalizada y
remission de los
aranceles
judiciales.
4:30 a 5:30 Responder no si Terminado.
pm wasap con el Dr.
Ricardo sobre la
revision de los
escritos
alcanzados y
ordenar
pendientes
necesarios para

audiencias.
Guía del participante:

Manejo del tiempo
y prioridades
Compartamos Ideas
 Tiene $10 para gastar en lo que quiera. ¿Cómo determinaría en qué gastarlo?
Empezando por alimentación básica (desayuno, almuerzo y cena), transporte.
― ¿Cómo puede asegurarse que obtiene el máximo por el dinero pagado?
Disfrutándolo
 Tiene 10 minutos gratuitos para gastarlos en lo que quiera. ¿Cómo determinaría en qué
gastarlos?
En descansar mis vistas de las pantallas de luz, y conversar con alguien.
― ¿Cómo puede asegurarse que obtiene el máximo por su tiempo?
Concentrándome en el trabajo que realizo y delegando tareas a fin de lograr los objetivos
del día o la semana.

Desafíos de la Administración del Tiempo y las
Prioridades
 ¿Qué desafíos enfrenta cuando administra su tiempo?
Las distracciones, como llamadas de familiares, consultas particulares, el exceso de

pendientes en la semana.
ESTRÉS Y DESEMPEÑO
El nivel de organización que podemos lograr en nuestro trabajo está directamente relacionado
con el estrés. Nuestro nivel de estrés afecta nuestro desempeño.
Adaptado de *Depression & Work Function: Bridging the Gap between Mental Health Care & the Workplace*, un proyecto
patrocinado por Healthcare Benefit Trust, Great-West Life y la Unidad de Evaluación de Salud Mental y Consulta para la
Comunidad (Mheccu, por sus siglas en inglés) en UBC.

AUTOCONCIENCIA Y AUTOGESTIÓN
¿Cuántos de los siguientes enunciados son verdaderos para usted?
 La tendencia a la perfección puede retrasarme.
 Muy pocas veces priorizo y planifico mis actividades laborales.
 Tengo problemas para encontrar las cosas cuando las necesito.
 Malgasto demasiado tiempo en el teléfono, correo electrónico o mensajería.
 Por lo general, estoy en modo reactivo o de alerta. Verdad
 Dejo para más tarde algunas actividades importantes.
 Me estreso cuando no puedo terminar todo lo que hay en mi lista de lo que debo hacer.
Verdad
Notas:

¿Cuáles Son Sus Prioridades?
COMPARAR Y CONTRASTAR
 Anote cinco cosas que hizo ayer en el trabajo.
Redactar escritos judiciales.
Revisar escritos judiciales.
Agregar recomendaciones a los escritos judiciales.
Responder correos electrónicos y mensajes de wasap sobre la cartera laboral.
Coordinar con la empresa la presentación de documentos para la semana siguiente.
 ¿Cómo se compara esta lista con las prioridades principales que identificó en el trabajo
previo?
Es muy similar
 ¿Qué dice esto sobre cómo usa su tiempo?
Que mi tiempo usado dependerá de la cantidad de diligencias programadas en la cartera

laboral de MARINASOL.
Que a mayor cantidad de diligencias, mayor deber ser capacidad de gestión y

coordinación con los colaboradores.

REPASO DEL TRABAJO PREVIO: CINCO ACTIVIDADES DE
PRIORIDAD MÁXIMA
 Revise las cinco actividades de prioridad máxima que identificó en el Trabajo Previo.
¿Qué hace que sus elecciones sean de prioridad máxima?
La programación de diligencias relacionadas a la cartera MARINASOL, tales como

vencimientos de recursos de apelación o escritos de contestación de demanda, asistir a
audiencias de la cartera MARINASOL entre otros.
 ¿Cómo tomó la decisión?
En base a la cantidad de pendientes.

FILTRAR LAS PRIORIDADES
¿Cuáles son algunos indicadores clave de que sus prioridades están alineadas con las
prioridades de la organización?
Evaluar sus actividades. Si la respuesta a alguna de estas preguntas es "Sí", es probable

que la actividad sea una prioridad para su organización.
 ¿Tiene la actividad un valor obvio en tiempo y dinero?
 ¿Esta actividad se controla, mide o evalúa regularmente?
 ¿La evaluación de su desempeño se basa en esto?
 ¿Es esta actividad fundamental para las prioridades de la organización ? SI
 ¿Llevar a cabo la actividad evitará la aparición de problemas en el futuro? SI
 Si no se lleva a cabo de forma correcta, ¿serán graves las consecuencias de largo

plazo? SI

EVALUAR LA FORMA EN QUE USAMOS NUESTRO TIEMPO
Revise su registro de tiempo de un día y considere las perspectivas que proporciona.
 ¿Se usó el tiempo en las prioridades más importantes? SI

 ¿Pudo centrarse durante un tiempo continuo en una tarea importante? SI ¿O el trabajo se
vio constantemente interrumpido? NO SIEMPRE
 ¿Cómo se llevó a cabo el trabajo? DE MANERA NORMAL ¿Podría haberse usado un
método más corto para lograr el mismo resultado? NO
 ¿Qué reuniones sostuvo? NINGUNA ¿Fueron tan productivas como se esperaba?
¿Asistió a las reuniones correctas y fue productivo el tiempo que pasó en ellas?
 ¿Cuántas horas extra trabaja? DEPENDIENDO DE LA CANTIDAD DE PENDIENTES, EN
TUMBES LO MAXIMO HAN SIDO 6 HORAS, EN PIURA 4. ACTULAMENTE EN PIURA
NO SOBREPASO MI HORARIO ¿Está alineado con sus propios valores o considera que
las cosas deben cambiar? AVECES NO.
 ¿Hay algún factor externo que dificulte la administración o el cambio de las cosas? NO
¿Qué cree que funciona?
Notas:
EL EQUIPO DE TRABAJO.
¿Qué cree que no está funcionando o necesita mejorar?
Notas:
LA CAPACIDAD DE DETERMINAR UNA ESTRATEGIA LEGAL Y LA DE REDACCIÓN

DE LOS COLABORADORES Y LA DEL SUSCRITO.

IMPORTANCIA Y URGENCIA
Si bien todas las acciones son importantes, no tienen la misma importancia. Todos los días nos
enfrentamos a una gran cantidad de tareas. Uno de los desafíos más importantes es decidir
qué hacer y cuándo hacerlo.
Factor Abreviación Explicación
Esta es cualquier actividad que esté estrechamente alineada

con sus prioridades. Esta actividad tendrá un gran impacto en
Importancia I
sus propias responsabilidades, las de su equipo, su unidad
comercial u organización como un todo.
Esto se refiere a cualquier actividad que le haga sentir la

necesidad de responder inmediatamente. Esta actividad es
Urgencia U
urgente. Si no la aborda con rapidez, se perderá cualquier
valor potencial de la actividad.
MODIFICAR LA FORMA EN QUE USAMOS NUESTRO TIEMPO
En su tabla de resumen del uso del tiempo en la página siguiente, asigne una clasificación de
Importancia (I) y Urgencia (U) (de acuerdo con la siguiente escala) a las tareas que dedicó su
tiempo de acuerdo con el registro de tiempo.

RESUMEN DEL USO DEL TIEMPO
Indique los 5 a 10 elementos más importantes que consumen la mayor parte de su tiempo de
acuerdo con su hoja de registro. De acuerdo con la escala de clasificación anterior, evalúe los
siguientes puntos en relación con su Importancia y Urgencia.
Redacción de escritos judicial de la cartera Asistir a las audiencias judiciales de la cartera MARINASOL
MARINASOL (estableciendo estrategias), y en Tumbes y supervisar el desempeño de colaboradores en
envió para su conformidad U4 las mismas U-4
Revisar los proyectos de escritos judiciales Realizar seguimiento judicial de la cartera MARINASOL y
de los colaboradores del área Laboral. U- estar pendiente de los eventos programados en el
4 calendario de la cartera. U4
Coordinar tareas con el equipo para
mejoras la eficiencia en el manejo de la
cartera laboral I4
I = Importancia U = Urgencia

LOS CUATRO CUADRANTES
Si bien las demandas específicas de cada profesión son únicas; por lo general, lo deseable es
dedicar el mayor esfuerzo posible a las tareas de mayor importancia.
Importancia
Notas:

PRIORIDADES DEL CUADRANTE II
Piense en actividades que podrían tener un mayor impacto en la organización a futuro, un

impacto positivo si se hacen bien y un impacto negativo si no se realizan.
Ejemplos:
Revisiones
Reflexión

ALGUNAS RAZONES IMPORTANTES DE POR QUÉ NO SE HACEN
LAS COSAS
Notas:

Optimización De Su Flujo De Trabajo
PLANIFICACIÓN
Lo fundamental de la administración del tiempo es la planificación. La capacidad de planificar

de forma eficaz es, por lo general, la diferencia entre los empleados más productivos y los
menos productivos. Se debería planificar en detalle una vez a la semana, con modificaciones
diarias para no desviarse de la meta. A continuación, se sugiere un enfoque:
Consejos Para La Planificación Consejos Para La Planificación

Semanal Por Hora
Notas: Notas:

USAR EL SISTEMA DE FLUJO DE TRABAJO CON LAS 4D
Clasificar el trabajo a medida que llega
 Cuando llega trabajo nuevo, tiene cuatro opciones básicas sobre lo que puede hacer con él.
En muchos casos, dejamos las cosas para más tarde y terminamos revisando la misma
solicitud más de una vez.
 Además, a muchas personas les cuesta decir no y fijar límites adecuados y terminan
sintiéndose sobrepasados o no pueden cumplir sus compromisos.
 A medida que llega trabajo nuevo, trate de desarrollar y mantener una disciplina estricta en
la clasificación inmediata del trabajo en una de las "4D".
*Eliminar = Delete en inglés
*Hacer = Do en inglés
Notas:

ORGANIZACIÓN: UN FLUJO DE TRABAJO ÓPTIMO CON LAS 4D
Notas:

FLUJO DE TRABAJO: RESUMEN Y CONSEJOS
 Identificar y programar el tiempo para completar sus tareas.
 Hacer todo lo posible para disminuir las interrupciones y las tareas de menor importancia.
 Agrupar las tareas similares para optimizar el tiempo (llamadas telefónicas, revisar el correo
electrónico, tareas administrativas).
 Desactivar su correo electrónico para no perder la concentración.
 Usar las horas de mayor y menor energía de forma eficaz y tomar descansos para evitar el
cansancio.
Notas:
CONSEJOS SOBRE EL MANEJO DE REUNIONES

 Enfocarse en lo importante
 Determinar quién es dueño de la reunion
 Considerar estructura antes, durante y después para cada reunion:
o Antes: Preparación de la reunion (objetivos, participantes, agenda, responsables
y qué aportes se deben lograr)
o Durante: recorder el objetivo, cumplimiento de la agenda, cerrar con un resumen
de acuerdos, compromisos y responsables de llegar las ideas a la acción
o Después; ejecución de acuerdos y seguimiento
CONSEJOS SOBRE EL CORREO ELECTRÓNICO

 Reconozca las limitaciones del correo electrónico
 Mande mensajes breves
 Identifique las solicitudes de acción con claridad
 Tenga cuidado de no reenviar a otras personas correos electrónicos sin consentimiento
del remitente
 Compórtese como si su correo electrónico no fuera confidencial ni seguro
Notas:

Reflexiones
 ¿Qué tuvo más impacto en usted?
Las prioridades bien establecidas entre importante y urgente nos permiten efectivizar nuestro
trabajo en el camino correcto.
 ¿Qué dudas tiene aún?
ninguna

Trabajo Práctico:
Administrar el
Tiempo y las
Prioridades

Trabajo Práctico
¿Qué cambiaría para ganar más tiempo para lo que es más importante?
Prioridades Planificación
Ejemplo: Distribuir mi tiempo de forma Ejemplo: Planificar con mayor regularidad

distinta (centrarse más en las tareas de (programar tareas en el calendario para que
mayor importancia). las expectativas sean más realistas).
Notas: Distribuir tareas importantes entre el Notas: Planificar con anticipación a los
equipo con la anticipación debida. eventos las formas de conclusión rápida.
Foco (4D) Organización
Ejemplo: Practique las 4D, en especial Ejemplo: Reduzca las distracciones y las
Demorar y Eliminar con mayor frecuencia. interrupciones debido al correo electrónico
(revisarlo con menor frecuencia).
Notas:
Notas:

OPORTUNIDADES PARA EXIGIRSE
Si quiere emplear al máximo sus destrezas de administración del tiempo y las prioridades,
considere las siguientes oportunidades:
Reúnase con su gerente para confirmar cuáles son sus prioridades principales y compartir la
lista de sus cinco prioridades principales para corroborar que enfoca su tiempo y energía en
las tareas que apoyan las estrategias y las metas de la organización.
Reflexión
¿Cuáles son las prioridades de su gerente?
Aprovechar el tiempo en de manera eficiente, a efectos de evitar contingencias y estrés

laboral.
¿Qué tan alineadas están sus prioridades con las prioridades de su gerente?
Tenemos el mismo objetivo
¿Dónde necesita hacer modificaciones o enfocarse?

En la próxima reunión de equipo, pregunte a su equipo cuáles piensan que son las cinco
prioridades principales para corroborar y alinear lo que el equipo considera que es más
importante enfocarse.
Reflexión
¿Cuáles son las prioridades principales de su equipo?
Considero que las mismas que he señalado
¿Qué tan alineadas están sus prioridades con las prioridades de su equipo?
Considero que las mismas que he señalado
Cómo puede apoyar a su equipo para volver a centrarse en las prioridades correctas?

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Asistir a las audiencias judiciales de la cartera MARINASOL en Tumbes y supervisar el

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¿Se planificó Cálculo

Revisar correos si NO I Reenvié correos

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¿Se planificó Cálculo

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Guía del participante:

Empezando por alimentación básica (desayuno, almuerzo y cena), transporte.

― ¿Cómo puede asegurarse que obtiene el máximo por el dinero pagado?

En descansar mis vistas de las pantallas de luz, y conversar con alguien.

― ¿Cómo puede asegurarse que obtiene el máximo por su tiempo?

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Las distracciones, como llamadas de familiares, consultas particulares, el exceso de

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Redactar escritos judiciales.

Revisar escritos judiciales.

Agregar recomendaciones a los escritos judiciales.

Responder correos electrónicos y mensajes de wasap sobre la cartera laboral.

Coordinar con la empresa la presentación de documentos para la semana siguiente.

 ¿Qué dice esto sobre cómo usa su tiempo?

Que mi tiempo usado dependerá de la cantidad de diligencias programadas en la cartera

Que a mayor cantidad de diligencias, mayor deber ser capacidad de gestión y

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La programación de diligencias relacionadas a la cartera MARINASOL, tales como

 ¿Cómo tomó la decisión?

En base a la cantidad de pendientes.

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Evaluar sus actividades. Si la respuesta a alguna de estas preguntas es "Sí", es probable

 ¿Tiene la actividad un valor obvio en tiempo y dinero?

 ¿Esta actividad se controla, mide o evalúa regularmente?

 ¿La evaluación de su desempeño se basa en esto?

 ¿Es esta actividad fundamental para las prioridades de la organización ? SI

 ¿Llevar a cabo la actividad evitará la aparición de problemas en el futuro? SI

 Si no se lleva a cabo de forma correcta, ¿serán graves las consecuencias de largo

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 ¿Se usó el tiempo en las prioridades más importantes? SI

¿Qué cree que funciona?

¿Qué cree que no está funcionando o necesita mejorar?

LA CAPACIDAD DE DETERMINAR UNA ESTRATEGIA LEGAL Y LA DE REDACCIÓN

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Factor Abreviación Explicación

Esta es cualquier actividad que esté estrechamente alineada

Esto se refiere a cualquier actividad que le haga sentir la

MODIFICAR LA FORMA EN QUE USAMOS NUESTRO TIEMPO

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MARINASOL (estableciendo estrategias), y en Tumbes y supervisar el desempeño de colaboradores en

envió para su conformidad U4 las mismas U-4

Coordinar tareas con el equipo para

mejoras la eficiencia en el manejo de la

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Piense en actividades que podrían tener un mayor impacto en la organización a futuro, un

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Lo fundamental de la administración del tiempo es la planificación. La capacidad de planificar

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