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SECCIONES N-2 Y N-3 DE ADMINISTRACIÓN SE…

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MODULO II LA PLANIFICACIÓN. SECCIONES N-2 Y N-3 DE ADMINISTRACIÓN


SEMESTRE I
Posted by HENRIQUEZ on Abril 5, 2013 under General

LA PLANIFICACIÓN:
Alberto Chiavenato: Es la primera función administrativa porque sirve de base a las demás funciones. Esta función determina por anticipado cuáles son
los objetivos que deben cumplirse y que deben hacerse para alcanzarlo; la planeación comienza por establecer los objetivos y detallar los planes
necesarios para alcanzarlos de la mejor manera posible.

Planear y determinar los objetivos consiste en seleccionar por adelantado el mejor camino para lograrlos. La planeación determina dónde se pretende
llegar, qué debe hacerse, cómo, cuándo y en qué orden.

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Salvador Mercado: Planear es definir los objetivos y determinar los medios para alcanzarlo, es fundamentalmente analizar por anticipado los
problemas, planear posibles soluciones y señalar los pasos necesarios para llegar eficientemente a los objetivos que la solución elegida define. La
planeación debe, por lo tanto, fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo, los principios que habrán de orientarlo, la secuencia
de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo necesarios para su conclusión.

María Isabel de Suárez: Es el proceso que requiere contar con mecanismos e instrumentos que permitan visualizar el conjunto de relaciones implícitas
en dicho proceso, que presenta herramientas a través de la cual se obtienen objetivos, métodos y recursos (humanos y materiales) que permita escoger
y relacionar hechos para prever y formular actividades propuestas que se suponen necesarias para lograr resultados deseados

NATURALEZA DE LA PLANIFICACIÓN
Es el proceso de determinar los objetivos y definir la mejor forma de alcanzarlos, es decir, desarrollar planes.

La planificación establece un puente entre una situación actual y una situación deseada.

Se divide en dos partes;

El establecimiento de los objetivos o fines de la organización; debemos responder a una serie de preguntas;

¿Qué queremos lograr?

¿A dónde queremos ir?

¿Por qué motivos?

En definitiva los objetivos expresan los estados futuros deseados.

Los planes contribuyen en forma positiva al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

La planeación tiene más relación con el control, porque la acción planificada no puede ser eficiente, si el control no mantiene a los subordinados
en la dirección adecuada, mediante la corrección de las desviaciones de los planes.
La planeación persigue eficiencia en los planes. Un plan eficiente es aquel que logra alcanzar los objetivos con un mínimo de consecuencias
imprevistas y con bajos costo.
Una vez definida la planeación, se requiere determinar el “qué” de las actividades, es decir, “qué se va a hacer”. Conociendo lo anterior seguirá
“cómo se va hacer”, posteriormente “en dónde se va hacer” y por último “cuándo se va a hacer”. En cuanto al tiempo, surge una clasificación: Si
es a corto o a largo plazo.

CARACTERÍSTICAS DE LA PLANIFICACIÓN:
Las características más importantes de la planificación son las siguientes:

1. La planificación es un proceso permanente y continuo: no se agota en ningún plan de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.
2. La planificación está siempre orientada hacia el futuro: la planificación se halla ligada a la previsión.
3. La planificación busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planificación funciona como un medio
orientador del proceso decisorio, que le da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre inherente en cualquier toma de decisión.
4. La planificación busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas: la planificación constituye un curso de acción escogido entre
varias alternativas de caminos potenciales.
5. La planificación es sistemática: la planificación debe tener en cuenta el sistema y subsistemas que lo conforman; debe abarcar
la organizacióncomo totalidad.
6. La planificación es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Es un proceso que forma parte de otro mayor: el proceso administrativo.
7. La planificación es una técnica de asignación de recursos: tiene por fin la definición, el dimensionamiento y la asignación de los recursos
humanos y no humanos de la empresa, según se haya estudiado y decidido con anterioridad.
8. La planificación es una técnica cíclica: la planificación se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutándose, la
planificación permite condiciones de evaluación y medición para establecer una nueva planificación con información y perspectivas más seguras
y correctas.
9. La planificación es una función administrativa que interactúa con las demás; está estrechamente ligada a las demás funciones –
organización,dirección y control – sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organización.
10. La planificación es una técnica de coordinación e integración: permite la coordinación e integración de varias actividades para conseguir los
objetivos previstos.
11. La planificación es una técnica de cambio e innovación: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones
en una empresa, definidos y seleccionados con anticipación y debidamente programados para el futuro.

ELEMENTOS DE LA PLANIFICACIÓN
– Propósitos o misiones: tal como lo señalan Koontz y Weihrich (2004), en la misión o propósito se identifica la función o tarea básica de una empresa.
Por su parte, Chiavenato (2006) establece que en el fondo, toda organización se crea para cumplir la finalidad de ofrecer un producto o un servicio a la
sociedad. Parte de esta finalidad la representa la misión que es la razón esencial de ser y existir del organismo, además de su papel en la sociedad.

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En este sentido, la misión o propósito es un elemento importante en el proceso de planificación porque es a partir de ella que se formulan objetivos
detallados que guiarán a la empresa u organización.

– Objetivos o metas: de acuerdo con Münch y García (2008), los objetivos representan los resultados que la empresa espera obtener, son fines para
alcanzar, establecidos cuantitativamente y determinados para realizarse transcurrido un tiempo específico. Dos características primordiales que
permiten diferenciarlos de cualquier otra etapa de la planeación son:

1. Se establecen a un tiempo específico.

2. Se determinan cuantitativamente.

Dentro de esta perspectiva, Hernández (2002) señala que la planificación busca predeterminar un curso de acción a seguir para lograr los objetivos
establecidos.

– Estrategias: Münch y García (2008) señalan que las estrategias en la empresa nacen como una respuesta para afrontar los retos que implican la
competencia y la vida de la empresa en sí. Son cursos de acción general o alternativa, que muestran la dirección y el empleo general de los recursos y
esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más ventajosas.

En consecuencia, las estrategias denotan casi siempre un programa general de acción y un despliegue de esfuerzos y recursos para alcanzar objetivos
amplios. Se definen como el resultado del proceso a decidir sobre los objetivos de la organización, los cambios en estos, los recursos usados para
alcanzarlos, además de las políticas que han de regular la adquisición, el uso y la disposición de estos recursos.

– Políticas: para Münch y García (2008) las políticas son guías para orientar la acción; son los criterios, lineamientos generales a observar en la toma
de decisiones, acerca de problemas que se repiten una y otra vez dentro de una organización.

En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian el logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias,
habiendo sido establecidas en función de éstas. También forman parte de los planes por consistir en enunciados o criterios generales que orientan o
encausan el pensamiento en la toma de decisiones.

– Procedimientos: sobre este particular, Münch y García (2008) agregan que los procedimientos permiten establecer la secuencia para efectuar las
actividades rutinarias y específicas; se establecen de acuerdo con la situación de cada empresa, de su estructura organizacional, clase del producto,
turnos de trabajo, disponibilidad del equipo y material, incentivos y muchos otros factores. Determina el orden en que debe realizarse un conjunto de
actividades.

En tal sentido, los procedimientos son el cauce formal que contiene la descripción de actividades cronológicas que deben seguirse en la realización de
la serie de actos en que se concreta la actuación administrativa para la realización de un fin. Constituyen los planes porque establecen un método o
forma habitual para manejar actividades futuras, es decir, son medios relacionados con métodos de trabajo o ejecución.

– Reglas: según Münch y García (2008), son mandatos precisos que determinan la disposición, actitud o comportamiento, que deberá seguir o evitar en
situaciones específicas el personal de una empresa. En las reglas se exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada
persona.

De todo esto se desprende que las reglas constituyen la forma más simple de un plan y tienen que ver con el comportamiento solicitado a las personas.
Requiere que se tome o no una acción determinada y específica con respecto a determinada situación.

– Programas: al respecto, Münch y García (2008) catalogan como programa a un esquema en el cual se establece la secuencia de actividades
específicas que habrán de realizarse y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes. Cada programa tiene una estructura propia y puede ser
un fin en sí mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más general.

De acuerdo con los autores, los programas son planes relacionados con el tiempo y comprenden la correlación que se da entre este último con las
actividades que deban realizarse, permitiendo mantener las actividades en orden, sirviendo como herramienta de control. Evita la duplicidad de
esfuerzos, y en él se incluyen únicamente las actividades que son necesarias, determinándose el tiempo de iniciación además de la terminación de las
tareas.

– Presupuestos: tal como lo señalan Koontz y Weihrich (2004), un presupuesto es la formulación de resultados esperados expresada en términos
numéricos, éste obliga a una empresa a realizar por adelantado una recopilación numérica de sus proyecciones de flujo de efectivo, ingresos y egresos,
desembolsos de capital. Están relacionados con dinero, ya sea a través de ingresos o gastos de un determinado periodo de tiempo.

FASES DE LA PLANIFICACIÓN
Descripción de lo planificado tal y como es en la realidad.

Diagnostico. Descripción de lo planificado tal y como es en la realidad. Explicación


deporque lo planificado es como es y no como debería ser. Prognosis:descripción de cómo evoluciona lo planificado de sus condiciones actuales
continúan actuando igual que hasta el presente.

Prospectiva: Cuadro general del futuro deseable y posible, que aglutina los objetivos perseguidos Selección de instrumentos para transformar lo
existente en lo deseable y
posible.SelecciónpreliminarEvaluación. Selección final deconjuntosdeinstrumentos factibles, compatibles y complementarios. Definición demecanismos
para implementar y revisar los planes. La previsión presupuestal garantiza la ejecución de planes, programas
ypresupuesto, cuyo objetivo es el cumplimiento de acciones yresponsabilidades asignadas a diferentes agentes o instituciones. Requiere de un análisis
de la realidad o diagnostico que contiene:-Fortalezas y Debilidades.- Oportunidades y riesgos(amenazas) del desarrollo de una organización.

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17/3/2019 Blog de Lcdo. Gilber Henriquez. » Blog Archive » MODULO II LA PLANIFICACIÓN. SECCIONES N-2 Y N-3 DE ADMINISTRACIÓN SE…

TIPOS DE PLANIFICACIÓN:
El plan es un producto de la planificación, es un resultado inmediato, es el evento intermedio entre el proceso de planificación y el proceso de
implementación del mismo. El propósito de los planes se encuentra en: La previsión, la programación y la coordinación de una
secuencia lógica deeventos. Los planes deben responder al qué (objeto), cómo (medios), cuándo (secuencia), dónde (local) y por quién (ejecutante
o persona).

Los diferentes planes se pueden ejecutar apropiadamente en los siguientes períodos:

CORTO PLAZO

También llamada planificación operativa; se lleva a efecto en cada planta y almacén. Es una extensión de la planificación a mediano plazo, con gran
énfasis en los presupuestos flexibles, los relacionados con los niveles de producción específicos durante el período no mayor a un año.

Incluye el uso de pronósticos trimestrales de ventas suministrados por mercadotecnia.

MEDIANO PLAZO

Es un subconjunto de la planificación a largo plazo.

Se centra en las mismas áreas que la planificación a largo plazo, pero dentro de un marco de tiempo menor (de dos a cinco años). Los estados
financieros pro forma en este período son más detallados que aquellos para la planificación a largo plazo. En definitiva se refinan los planeas
estratégicos a largo plazo de la organización al desarrollar planes financieros más específicos. El resultado de este nivel de planeación sirve como
entrada para la planeación a corto plazo.

Se relaciona primordialmente con la planificación financiera, de manera que pueda colocar a la organización en la mejor postura financiera para
materializar las oportunidades descubiertas por la planificación a largo plazo.

LARGO PLAZO

Su parte central está formada por las consideraciones estratégicas en cuanto a oportunidades futuras de mercado y a productos nuevos para
satisfacerlas. Una característica distintiva de este tipo de planificación es el descubrir oportunidades, y después desarrollar estrategias y programas
efectivos para capitalizar dichas oportunidades.

Se concentra en la extrapolación de datos recopilados de fuentes externas e internas para proyectar la información relacionada con la comercialización
y distribución, técnica y de instalaciones, financiera, de recursos humanos y otros aspectos. Comienza con un entendimiento realista de los mercados,
productos, plantas, almacenes, márgenes, utilidades, retorno sobre la inversión, flujo de efectivo, disponibilidad de capital, capacidades de ingeniería y
habilidades y capacidades del personal

IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN:

Es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a través de ella se prevén las contingencias y los cambios que pueda
deparar el futuro, estableciendo las medidas necesarias para afrontarlas, por otra parte el reconocer hacia donde se dirige la acción permite encaminar y
aprovechar los esfuerzos.

Los Fundamentos Básicos que muestran la importancia de la Planificación son:

Propicia el desarrollo de las empresas, al establecer métodos para utilizar racionalmente los recursos.

Reduce los niveles de incertidumbre que se puedan presentar en el futuro.

Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias.

Mantiene mentalidad futurista teniendo más visión del porvenir, y un afán de lograr y mejorar las cosas.

Reduce al mínimo los riesgos y aprovecha al máximo las oportunidades.

Promueve la eficiencia ya que elimina la improvisación.

Promueve los elementos para llevar a cabo el control.

Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa.

Las decisiones se basan en hechos y no en emociones.

Permite evaluar alternativas, antes de tomar decisiones.

VENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN

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Existen muchas ventajas para la planificación que deben estimular a todos los gerentes en todos los niveles de cualquier organización. Entre las cuales
podemos mencionar las siguientes:

1. Requiere actividades con orden y propósito. Se enfocan todas las actividades hacia los resultados deseados y se logra una secuencia efectiva de
los esfuerzos.
2. Señala la necesidad de cambios futuros. La planificación ayuda al gerente a visualizar las futuras posibilidades y a evaluar los campos clave para
posible una posible participación.
3. Contesta a las preguntas “y que pasa si…” Tales preguntas permiten al que hace la planificación, a través de una complejidad de variables ver e
intuir los posibles planes de contingencia.
4. Proporciona una base para el control. Este se ejecuta para cerciorarse que la planificación esta dando los resultados buscados.
5. Estimula la realización. El hecho de poner los pensamientos en papel y formular un plan proporciona al que hace los planes la orientación y el
impulso de realizar y lograr los objetivos.
6. Obliga a la visualización del conjunto. Esta comprensión general es valiosa, pues capacita al gerente para ver las relaciones de importancia,
obtiene un entendimiento más pleno de cada actividad y aprecia la base que apoya a las actividades administrativas.
7. Aumenta y equilibra la utilización de las instalaciones. Se hace un mejor uso de lo que se dispone.
8. Ayuda al gerente obtener status. La planificación adecuada ayuda al gerente a proporcionar una dirección confiada y agresiva.

DESVENTAJAS DE LA PLANIFICACIÓN
Por otra parte, existen desventajas o limitaciones del uso de la planificación.

1. La planificación está limitada por la exactitud de la información y de los hechos futuros. La utilidad de un plan está afectada por la corrección de
las premisas utilizadas como sub-secuentes. Si las condiciones bajo las cuales fue formulado el plan cambian en forma significativa, puede
perderse gran parte del valor del plan.
2. La planificación cuesta mucho. Algunos argumentan que el costo de la planificación excede a su contribución real. Creen que seria mejor
gastar el dinero en ejecutar el trabajo físico que deba hacerse.
3. La planificación tiene barreras psicológicas. Una barrera usual es que las personas tienen más en cuenta el presente que el futuro.
4. La planificación ahoga la iniciativa. Algunos creen que la planificación obliga a los gerentes a una forma rígida de ejecutar su trabajo.
5. La planificación demora las acciones. Las emergencias y apariciones súbitas de situaciones desusadas demandan decisiones al momento. No
puede dejar pasar el tiempo valioso reflexionando sobre la situación y diseñando un plan.
6. La planificación es exagerada por los planificadores. Algunos críticos afirman que quienes hacen la planificación tienden a exagerar su
contribución.
7. La planificación tiene limitado valor práctico. Algunos afirman que la planificación no solo es demasiada teórica.

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